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COLOCAR
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
LOGO Y
NOMBRE
LABORATORIO DE CALIBRACIÓN
PONER NOMBRE O RAZÓN SOCIAL
CONTROL DE DOCUMENTOS.
PROPIETARIO: ____________________________
TODA REPRODUCCÍON PARCIAL O TOTAL DEBE HACERSE CON AUTORIZACIÓN DEL PRESIDENTE
DEL LABORATORIO DE CALIBRACIÓN EN MASA Y FLUJO
VIGENCIA.
REVISIÓN OBSERVACIONES VIGENCIA DESDE SUSTITUYE A
COLCAR NÚMERO DE ANOTAR LOS COPIAR LA FECHA COLOAR EL NÚMERO
LA REVISIÓN ACTUAL MOTIVOS DE LOS QUE SE COLOCA A LA DE LA REVISIÓN
CAMBIOS Y LOS IZQUIERDA DEL PIÉ DE ANTERIOR
DETALLES PÁGINA
AUTORIZACIONES.
ELABORÓ:
NOMBRE DE QUIEN ELABORA
REVISÓ:
NOMBRE DE QUIEN REVISA
APRUEBA SU USO:
NOMBRE DE QUIEN APRUEBA SU USO
ÍNDICE DE CONTENIDO.
SECCIÓN DESCRIPCIÓN PÁGINA
CONTROL DE DOCUMENTOS
VIGENCIA
AUTORIZACIONES
ÍNDICE
DISTRIBUCIÓN
DEFINICIONES
1 OBJETIVO
2 ALCANCE
3 GENERALIDADES
4 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
5 ANEXOS
6 INDICADORES
DISTRIBUCIÓN.
TIPO DE COPIA PROPIETARIO
FECHA Y
NO FIRMA DE
CONTROLADA CONTROLADA NOMBRE Y PUESTO PROCESO RECIBIDO
01 Gerente de Calidad
02
03
ESTE CONTROL SE COMPLETA ÚNICAMENTE PARA LA COPIA CONTROLADA NÚMERO 1.
DEFINICIONES.
Documento: cualquier instrucción escrita en la que se explican políticas, lineamientos,
procesos y actividades del Laboratorio.
Dato: cualquier elemento conocido de alguna característica de calidad de los productos y
servicios que proporciona el Laboratorio.
Política de Calidad: es la declaración escrita del sentir del Laboratorio respecto de la calidad y
sus clientes, firmada por el Director General.
Objetivo de Calidad: pretensiones del Laboratorio relacionadas con la Calidad.
Manual de Calidad: es el documento que resume las políticas y procedimientos del sistema de
calidad del Laboratorio.
Procedimiento: es un documento que indica las instrucciones para realizar una actividad,
incluyendo al menos, al responsable y a la actividad a realizar. Generalmente se documentan
para describir las actividades propias de un proceso.
Instrucciones de trabajo: es un documento que indica las instrucciones para realizar una
actividad, incluyendo al menos, al responsable y a la actividad a realizar. Generalmente se
documentan para describir las actividades propias de una sola persona, máquina, estación de
trabajo, etc.
Documento externo: cualquiera que no es emitido por el Laboratorio, pero que debe acatarse
para la operación del mismo.
Registro: cualquier evidencia objetiva de que el sistema de gestión de la calidad del
Laboratorio ha sido establecido y funciona. Puede referenciarse como un formato cuando el
formulario está vacío, una vez lleno, se convierte en registro.
Elaborar un documento: registrar información referente al documento. Se trata de
estructurarlo, formarlo, diseñarlo.
Revisar un documento: examinar y evaluar el apego del mismo a la realidad descrita, a los
requisitos necesarios para su aplicación y a los requisitos del Sistema de Calidad.
Aprobar un documento: ratificar su uso, autorizar el empleo del mismo.
Emitir un documento: distribuir un documento y ponerlo al alcance de los involucrados en su
uso.
REFERENCIAS NORMATIVAS.
Manual de Calidad MC-CAL-001.
Norma NMX-EC-17025-IMNC-2006.
1 OBJETIVO.
Establecer los lineamientos para controlar los documentos del Sistema de Calidad del
LABORATORIO.
2 ALCANCE.
Todos los documentos incluidos en la estructura documental del Laboratorio, según se describe en
el apartado 4.2.1 del Manual de Calidad MC-CAL-001 del Laboratorio.
3 GENERALIDADES.
Cualquier persona que labore en el Laboratorio puede sugerir la elaboración de un documento
nuevo o la revisión de los existentes, a través del Gerente de Calidad o el Representante de la
Dirección.
Los documentos pueden actualizarse cada dos años, en caso de que el último nivel de revisión
indique que no ha sido modificado en ese periodo.
A menos que se indique otra cosa, cada registro es mantenido por quien se señale en cada
documento que lo incluya.
Generalidades.
Descripción de las actividades. Pueden describirse en prosa común e
incluir diagramas de proceso o de flujo. Las actividades se describen en el
orden en que deben realizarse, iniciando con el responsable de ejecutar
cada una de ellas, siguiendo con la acción en verbo presente (registra,
evalúa, etc.). Se incluyen los parámetros de decisión cuando se requiera,
así como especificaciones para evaluar los resultados de las actividades
descritas. Se incluyen las herramientas y equipos a emplear para su
realización.
Referencia a quien retiene los registros involucrados.
Indicadores. Son los parámetros de medición que permiten evaluar
cuantitativa o cualitativamente los procesos y sus resultados,
mencionando el nombre del indicador, responsable de aplicarlo, unidad
de medida y periodicidad.
o Y para las Instrucciones de Trabajo:
Descripción de las actividades. Pueden describirse en prosa común e
incluir diagramas de proceso o de flujo. Las actividades se describen en el
orden en que deben realizarse, iniciando con el responsable de ejecutar
cada una de ellas, siguiendo con la acción en verbo presente (registra,
evalúa, etc.). Se incluyen los parámetros de decisión cuando se requiera,
así como especificaciones para evaluar los resultados de las actividades
descritas. Se incluyen las herramientas y equipos a emplear para su
realización.
Referencia a quien retiene los registros involucrados.
Indicadores. Son los parámetros de medición que permiten evaluar
cuantitativa o cualitativamente los procesos y sus resultados,
mencionando el nombre del indicador, responsable de aplicarlo, unidad
de medida y periodicidad.
Hoja de Distribución RE-CAL-001-007. Se describe en el anexo 5.6. La completa el que emite el
documento. Las firmas de recibido de los propietarios de las copias señaladas en cada
documento, se incluyen solo en la copia controlada número 1, que siempre será propiedad del
que emite el documento. Puede excluirse para registros si no se distribuye el mismo.
Definiciones. Se pueden incluir abreviaciones, traducciones y todo término de referencia para
ejecutar lo indicado en el documento. Pueden excluirse para registros, ya que éstos siempre
forman parte de un procedimiento o instrucción de trabajo. Puede excluirse para registros.
Anexos. Se incluyen registros y documentos complementarios. Puede excluirse para registros.
AA-BBB-CCC-DDD-EEE
AA
TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO
Política de calidad (1)
Objetivos de Calidad (1)
Manual de calidad MC
Procedimientos PR
Instrucciones de trabajo IT
Documentos externos DE(2)
Registros RE
(1) No se codifican estos documentos, al estar integrados al Manual de Calidad.
(2) Únicamente cuando el usuario principal del documento decide integrarlo como documento
propio del Laboratorio.
CCC
CONSECUTIVO
PARA EL
PROCESO SUBPROCESO BBB SUBPROCESO DDD(5) EEE(6)
Dirección General Todos DIG
Ventas VTA
Gerencia de Ventas
Recepción REC
Gerencia de
Supervisión SUP
Mantenimiento Iniciando con
Producción masa PMA 001 Iniciando Iniciando
Gerencia de Ingeniería
Producción flujo PFL (3) con 001 con 001
Gerencia de Calidad Todos CAL (4)
Contabilidad CON
Gerencia de Administración ADM
Administración Recursos Humanos RHU
Compras COM
Se selecciona siempre con base a quién elabora el documento.
(3) Para Instrucciones de Trabajo se conserva el mismo número CCC del Procedimiento al que
pertenece la Instrucción de Trabajo.
(4) Únicamente cuando el usuario principal del documento externo decide integrarlo como
documento propio del Laboratorio.
(5) Sólo se emplea para Registros que forman parte de un Procedimiento o para Instrucciones de
Trabajo.
(6) Sólo se emplea para Registros que forman parte de una Instrucción de Trabajo.
RE-REC-001-001.
Si se tuviera una instrucción de trabajo sobre la inspección del equipo recibido, se codifica
como:
IT-REC-001-001.
Y si se contara con un registro de inspección para esta instrucción de trabajo, su código sería:
RE-REC-001-001-001.
El nivel de revisión se mantiene cuando los cambios al documento son solo ortográficos.
Dispone del
documento
Documento: Elabora: Revisa: Aprueba: Actualiza: Emite: obsoleto(1):
Política de
Calidad Director Director
Objetivos de General General
Calidad Director
Manual de General
Gerente
calidad Gerente
de
Procedimientos de Calidad
Calidad
de Calidad
Gerente o
Procedimientos Gerente
Jefe de Gerente de Gerente de
de Operación de
proceso Calidad Calidad
Calidad
Gerente o Gerente o
Instrucciones
Jefe de Jefe de
de trabajo Gerente
proceso(3) proceso
o Jefe de
Gerente o
Documentos proceso
Jefe de
externos
proceso(2)
Gerente o Gerente o
Registros Jefe de Jefe de
proceso(4) proceso(5)
Tabla 1.
(1) Cuando el propietario de una copia controlada deja de laborar en el Laboratorio, entrega la
copia del documento al Jefe de Recursos Humanos, quien lo entrega a la persona que
corresponda en sustitución de la anterior. Si no se sustituye a la persona, el Jefe de Recursos
Humanos entrega la copia controlada al Representante de la Dirección o gerente de Calidad,
quien la destruye.
(2) El Documento Externo es recibido por el gerente o Jefe del proceso en que se emplea. No es
necesario elaborarlo en términos de este procedimiento, a menos que el proceso lo requiera,
bajo criterio del usuario principal. Los demás términos el control sí se ejercen sobre los
documentos externos.
5 ANEXOS.
5.1 Formato de documento RE-CAL-001-003.
AQUÍ
COLOCAR
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
LOGO Y
NOMBRE
LABORATORIO DE CALIBRACIÓN
PONER NOMBRE O RAZÓN SOCIAL
CONTROL DE DOCUMENTOS.
PROPIETARIO: ____________________________
VIGENCIA.
REVISIÓN OBSERVACIONES VIGENCIA DESDE SUSTITUYE A
Se coloca la razón Se anotan los motivos Se anota la misma Se coloca la razón
(“borrador” o el de los cambios y los fecha que se anote en (“borrador” o el
número) de la detalles de éstos, el pié de página, de número) de la
revisión. Se anota respecto del acuerdo al formato revisión anterior.
igualmente en la Lista documento o vigencia de documento. Se
de Documentos. anterior. anota igualmente en
la Lista de
Documentos.
AUTORIZACIONES.
ELABORÓ:
NOMBRE DE QUIEN ELABORA
REVISÓ:
NOMBRE DE QUIEN REVISA
APRUEBA SU USO:
NOMBRE DE QUIEN APRUEBA SU USO
ÍNDICE DE CONTENIDO.
SECCIÓN DESCRIPCIÓN PÁGINA
CONTROL DE DOCUMENTOS
VIGENCIA
AUTORIZACIONES
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN AL LABORATORIO
CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD
DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
DEFINICIONES
NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIÓN
1 Anotar los contenidos, de acuerdo al documento.
1.1
1.2
1.3
DISTRIBUCIÓN.
TIPO DE COPIA PROPIETARIO:
FECHA Y
NO FIRMA DE
CONTROLADA CONTROLADA NOMBRE Y PUESTO PROCESO RECIBIDO
01
02
03
ESTE CONTROL SE COMPLETA ÚNICAMENTE PARA LA COPIA CONTROLADA NÚMERO 1.
NIVEL DE
CÓDIGO NOMBRE REVISIÓN VIGENCIA DESDE PROCESO PROPIETARIO
FECHA DE SOLICITUD:
NOMBRE PUESTO
SOLICITA:
Política de calidad
NUEVO DOCUMENTO
Objetivo de Calidad
Manual de calidad
Procedimiento
TIPO DE DOCUMENTO
Instrucción de
trabajo
Documento externo
Registro
NIVEL DE
SOLICITUD PARA:
Objetivos de
Calidad
Manual de
calidad
Procedimientos
Instrucciones de
trabajo
Documentos
externos
Registros
ANVERSO
NOMBRE PUESTO
NOMBRE PUESTO
NOMBRE PUESTO
REVERSO
6 RETENCIÓN DE REGISTROS.
Registro Código Retiene
Formato de documento RE-CAL-001-003
Formato de portada RE-CAL-001-004
El que mantiene la copia
Hoja de control de documentos RE-CAL-001-005
controlada número 1 del
Formato de vigencia y
RE-CAL-001-006 documento.
autorizaciones
Hoja de distribución RE-CAL-001-007
Solicitud de nuevo documento o
RE-CAL-001-001
cambio a uno existente Gerente de Calidad.
Lista de documentos RE-CAL-001-002
7 INDICADORES.
Indicador: Cumplimiento de vigencia de los documentos del Sistema de Calidad.
Lo aplica: Gerente de Calidad.
Unidad de medida: documentos encontrados en uso fuera de vigencia vs. Total de
documentos registrados en la Lista de Documentos.
Periodicidad: bimestral.