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CAPITULO I
GENERALIDADES
I. FINALIDAD
Para dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la
empresa, determinando las funciones generales y específicas de su
estructura interna, los niveles de responsabilidad y autoridad, delegadas a
cada una de las áreas y las relaciones internas y externas de las mismas.
A través del presente Manual de Organización y Funciones – MOF,
permitirá exponer con detalle la estructura la Empresa Q´IXU S.A.C., y las
funciones de los cargos contenidos de la entidad.
II. ALCANCE
El presente Manual de Organización y Funciones es de tipo General, cubre
la organización estructural funcional de Q´IXU S.A.C., siendo su ámbito de
aplicación todo el Personal que labora en las distintas áreas de la Empresa.
III. OBJETIVOS
a. Gerente General
b. Gerente De Operaciones
c. Jefe De Contabilidad y Administración
d. Asistente De Contabilidad y Administración
e. Jefe De Recursos Humanos
f. Asistente De Recursos Humanos
g. Jefe De Logística y Almacén
h. Jefe De Seguridad
i. Supervisor De Seguridad
j. Jefe De Operaciones
k. Supervisor De Operaciones
l. Conductor
m. Operaciones
VII. APROBACIÓN
ASESORÍA
Supervisor de Supervisor de
Seguridad Operaciones
Asistente de Asistente de
A. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA Q´IXU S.A.C.
Contabilidad y Recursos
Líderes en servicio y soporte técnico en la industria
Administración Humanos
Conductor
Operarios
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Líderes en servicio y soporte técnico en la industria
CAPITULO III
DESIGNACIÓN DE FUNCIONES EN LOS
PUESTOS
1. GERENTE GENERAL
FUNCIÓN ESPECIFICA
Programar las actividades que desarrollan los diversos
departamentos administrativos.
Dirigir las actividades de los departamentos administrativos en el
cumplimiento de sus funciones y actividades.
Evaluar los procedimientos de los departamentos administrativos en
el desarrollo y cumplimiento de sus funciones y actividades.
Desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos de la
empresa.
Verificar el cumplimiento de los Procedimientos Administrativos.
Implantar procesos de mejora dentro de la empresa
Elaborar el Plan de Negocio, además de encargarse de su
cumplimiento.
Supervisar los departamentos de la empresa.
Plantear la Gestión Estratégica para el cumplimiento de los objetivos
de la empresa.
Hacer cumplir las normas, políticas y reglamentos todos los
departamentos de la empresa.
Supervisar la rentabilidad de la empresa.
Ser representante legal de la empresa.
Dirigir los departamentos en relación a los valores de la empresa.
Las demás que sean de su competencia.
ACTIVIDADES INTERACTIVAS
Planificar la Gestión Estratégica con el Gerente de Operaciones,
comunicando a las Jefaturas.
RESPONSABILIDADES
Responsabilizarse de toda la empresa Q’IXU SAC.
2. GERENTE DE OPERACIONES
FUNCIÓN ESPECIFICA
Encargarse del cumplimiento de la ejecución del Plan de
Actividades.
Controlar el presupuesto de la Gerencia de Operaciones.
Gestionar y agilizar los pases y órdenes para ejecutar cualquier tipo
de trabajo en las diferentes empresas y centros de producción.
Hacer seguimiento de todas las obras y trabajos que realiza la
empresa.
Gestionar la ejecución de los servicios por la cual la empresa es
contratada.
Realizar informes sobre la ejecución de las obras, proyectos,
actividades, etc., que se encargue la empresa.
Supervisar las obras dentro y fuera de la empresa.
Ejecutar planes de mejora continua en los procesos.
Ejecutar los presupuestos de las obra.
Captar y ampliar la cartera de clientes ofreciendo los servicios.
Establecer relaciones sólidas con los diversos servidores.
Coordinar con los demás departamentos para el cumplimiento de las
funciones.
Realizar documentos administrativos para el control de procesos y
organización.
Planificar, organizar, dirigir y controlar la ejecución de las obras.
Realizar informes sobre los avances de las obras.
Supervisar la ejecución de las obras.
Encargarse de verificar y aprobar las valoraciones que se presentan
los diversos clientes.
Realizar planes de mejora continua en los procesos de ejecución.
Coordinar con los demás departamentos para el cumplimiento de la
obra.
Redactar documentos administrativos.
Cumplir con las normas internas de la empresa.
Velar por los bienes de la Gerencia.
Comunicar constantemente por medios electrónicos o por celular
sobre la coordinación de la obra, así como los avances de esta.
Mantener informado al Gerente General sobre los avances, procesos
y cumplimiento de las obras, proyectos, actividades, etc.
Responsabilizarse de los bienes de la Jefatura.
Las demás que le asigne el Gerente General y que sean de su
competencia.
ACTIVIDADES INTERACTIVAS
Interactúa con todas las jefaturas para lograr objetivos en común de la
empresa.
RESPONSABILIDADES
Responsabilizarse de los bienes de la Gerencia.
Responsabilizarse del personal que tiene a su mando.
CARRERA PROFESIONAL
Contabilidad, Administración y/o Carreras afines.
IDIOMA
ESTUDIO: Estudio de un (1) idioma extranjero a Nivel
Intermedio.
INFORMATICA
Estudio del paquete del Microsoft Office a Nivel
Intermedio.
EXPERIENCIA: 5 Años como mínimo.
Empatía; Comunicar Con Disciplina; Disciplinado;
COMPETENCIAS
Trabajo En Equipo; Interactivo; Proactivo;
/
Iniciativa; Ganas De Aprender; Tolerante;
ACTITUDES:
Capacidad De Análisis; Aprender continuamente.
FUNCIÓN GENERAL
Administrar los materiales (logística) y financieros relacionados con el
proceso de negocios, servicios y producción diseñando en las políticas
y procedimientos a seguir en materia presupuestal, flujos de efectivo,
análisis financiero, movilidad del personal y control del gasto
administrativo; garantizando el suministro oportuno de los recursos
necesariamente requeridos en la implementación de los proyectos de
producción.
FUNCIÓN ESPECIFICA
Coordinar el correcto registro de las transacciones financieras y
contables de la empresa.
Desarrollar los procesos técnicos, normas, procedimientos, cuentas,
libros, comprobantes, estados financieros, relaciones con el registro
de cuentas que componen el patrimonio, así como registrar el
comportamiento del presupuesto asignado.
Presentar a diferentes usuarios la situación financiera de la empresa.
Desarrollar procedimientos para solicitar los fondos y ejercer su
control en la utilización.
Proporcionar información clara y transparente a la Gerencia General
que solicite.
Controlar los ingresos y egresos de los recursos financieros del
Servicio.
Dispone de los recursos financieros para la adquisición de productos
insumos y herramientas.
Mejorar los mecanismos de control para una adecuada
administración de los recursos financieros.
Informar al Gerente General sobre sus registros contables de los
proyectos y programas que administran.
Participar en comisiones o comités con propósitos específicos
autorizados por el Gerente General.
Supervisar que se realice el correcto registro de las operaciones
financieras y contables.
Efectuar el análisis de la situación financiera de la empresa derivado
del estado de resultados y balance general.
Presentar informes periódicamente al Gerente General sobre la
situación financiera de la empresa.
Realizar las declaraciones tributarias.
Asesor a la Gerencia en asuntos relacionados con el cargo, así como
a toda la organización en materia de control interno.
Realizar Documentos Administrativos.
Llevar control de los archivos de la jefatura en forma organizada y
oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de
información tanto internas como externas.
Elaborar la planilla del personal.
Hacer los pagos de SCTR.
Realizar gestiones con las entidades de control.
Realizar gestiones con entidades bancarias y financieras.
Responsabilizarse de los bienes de la jefatura.
Producir la información que la Gerencia requiera para el
cumplimiento de lo establecido en las normas vigentes y de la
actualización de las normas internas de la empresa.
FUNCIÓN ESPECIFICA
Apoyar en la Administración Documentaria de la jefatura.
Llevar el control de los documentos de comprobación de gastos
como facturas, boletas, etc.
Actualizar los libros contables con la autorización del Jefe inmediato.
Participar en los programas determinados de la jefatura.
Apoyar en la gestión en el pedido del material de la jefatura
Llevar el control de las fechas y vigencias de pagos y de trámites en
entidades de control, así mismo, informar al Jefe inmediato sobre las
fechas.
Apoyar en el control de ingresos y egresos de los recursos
financieros.
Realizar informes al Jefe de Contabilidad y Administración sobre la
realización de procesos, situación de la jefatura, cumplimiento de
objetivos, etc., lo que le indique el Jefe de inmediato.
Coordinar con el jefe las actividades para el cumplimiento de los
objetivos de la jefatura.
Apoyar en el desarrollo de los procesos técnicos, normas,
procedimientos, cuentas, libros, comprobantes, estados financieros,
relaciones con el registro de cuentas que componen el patrimonio.
Apoyar en la gestión de los tramites tributarios
Responsabilizarse de los bienes otorgados.
Las demás que le asigne el Jefe de Contabilidad y Administración.
ACTIVIDADES INTERACTIVAS
Todas las actividades deben ser coordinadas con el Jefe inmediato.
RESPONSABILIDADES
Responsabilizarse de los bienes que se le asignen.
ACTIVIDADES INTERACTIVAS
Coordinar con el Sindicato los diferentes asuntos sobre el personal y
la empresa.
Convocar al personal para los diferentes servicios que presta la
empresa realizando llamadas y enviando correos; información que
es extraída del legajo.
Gestionar y tramitar los documentos del personal para los trabajos
distintos en las diferentes instituciones y/o empresas (documentos de
capacitación, inducción, etc.).
Coordinar con la jefatura de seguridad para tramitar y recoger los
pases para las diferentes empresas.
Trabajar activamente con la jefatura de seguridad en materia de
permisos y pases para las empresas mineras.
Gestiona y tramita los exámenes médicos en las diferentes clínicas
Coordina con la jefatura de contabilidad para ver los pagos por la
atención o revisiones médicas.
La jefatura de contabilidad le proporcionara el recurso necesario para
hacer las llamadas para convocar el personal.
Realizar convocatorias por los medios de comunicación.
Tramitar los contratos en el Ministerio de Trabajo.
Revisar de forma diaria el correo electrónico o el medio de
comunicación que se utiliza en la empresa, para conocer la
existencia de asuntos importantes.
Realizar mejoras en los procesos, con la debida comunicación y
autorización del Gerente General.
RESPONSABILIDADES
Responsabilizarse de los bienes de la Jefatura.
Se hace responsable para convocar y reunir el personal para los
distintos trabajos.
FUNCIÓN ESPECIFICA
Apoyar en la Administración Documentaria de la jefatura.
Llevar el control de Asistencial del Personal.
Actualizar los legajos, con la autorización del Jefe de Recursos
Humanos.
Gestionar los programas determinados de la jefatura, con apoyo del
Jefe de Recursos Humanos.
Apoyar en la gestión en el pedido del material de la jefatura
Coordinar las Capacitaciones del personal.
Apoyar en la Evaluación de Personal.
Realizar informes al Jefe de Recursos Humanos sobre la realización
de procesos, situación de la jefatura, cumplimiento de objetivos, etc.,
lo que le indique el Jefe de Recursos Humanos.
Apoyar en la Gestión del Control del Personal de la empresa.
Apoyar en el proceso de Selección de Personal según autorice el
Jefe de Recursos Humanos.
Coordinar con el jefe las actividades para el cumplimiento de un
clima organizacional armonioso.
Apoyar en la Gestión de los Beneficios acorde a Ley de los
trabajadores de la empresa.
Apoyar en la actualización de los Documentos de Gestión según lo
autorice el Jefe de Recursos Humanos.
Responsabilizarse de los bienes otorgados.
Las demás que le asigne el Jefe de Recursos Humanos.
ACTIVIDADES INTERACTIVAS
Todas las actividades deben ser coordinadas con el Jefe inmediato.
RESPONSABILIDADES
Responsabilizarse de los bienes que se le asignen.
FUNCIÓN ESPECIFICA
Inventariar y codificar las herramientas, insumos y activos de la
empresa, mobiliarios, etc.
Ingresar a la base de datos de inventarios las adquisiciones y
materiales, insumos, activos, etc.
Reportarse “listo para trabajar”, con el descanso adecuado, en el
lugar y hora pactadas y sin estar bajo los efectos de drogas o
alcohol.
Realizar las actividad concentrado, con los ojos y la mente en la
tarea para garantizar su propia seguridad y la sus colegas y otras
personas.
Corregir inmediatamente actos inseguros y condiciones sub
estándares dentro del alcance de su trabajo.
Mantener operativos todos los dispositivos de seguridad, equipos
herramientas y EPPs según requiera.
Seguir todos los procedimientos, estándares, normas y reglas
aplicables a su tarea.
Realizar diagnóstico y verificación de la operatividad de los
accesorios, elementos de herramientas en materia Preventiva y
correctiva al inicio de su actividad con la colaboración y supervisión
de la jefatura de seguridad.
Rotular los diferentes sustancias e insumos; clasificarlos ya sea para
guardar en almacén o para el envió para cualquier lugar donde se
solicite el insumo y sustancias.
Realizar actividades que le sean asignadas de acuerdo a los
requerimientos de la empresa.
Redactar documentos administrativos de entrega y recepción de
insumos y materiales.
Las demás que le asigne el Gerente de Operaciones. y que sean de
su competencia.
ACTIVIDADES INTERACTIVAS
Informa a la oficina de contabilidad los insumos, herramientas que
falta en almacén para su posterior adquisición.
Trabaja coordinadamente con la jefatura de seguridad revisando el
estado de los EPPs y herramientas e insumos.
RECOMENDACIONES
Responsabilizarse de los bienes de la Jefatura.
8. JEFE DE SEGURIDAD
9. SUPERVISOR DE SEGURIDAD
FUNCIÓN ESPECIFICA
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo de SEGURIDAD Y
SALUD DE OCUPACIONAL (SSO), de la empresa según la Ley
29783 y su modificatoria de ley N° 30222.
Cumple con el reglamento según el DS-055-2010-EM. LEY N° 29783
Coordinar los trabajos a realizar con el Encargado de la empresa a la
que se brinde servicios.
Coordinar los permisos correspondientes para los diferentes trabajos
tales como PETS, PETAR, etc.
identificar los riesgos que se encuentre en el ambiente de trabajo.
Elaborar los procedimientos de seguridad.
Realizar el llenado del ANÁLISIS DE TRABAJO SEGURO (ATS) en
el ambiente de trabajo.
Realizar la IDENTIFICACIÓN, PELIGROS, EVALUACIÓN y
CONTROL DE RIEGO (IPECR)
Paralizar las obras si las condiciones de seguridad no están dadas.
Realizar capacitaciones a los trabajadores, con coordinación con el
departamento de Administración y Recursos Humanos.
Realizar informes sobre los temas de seguridad.
Revisar mensualmente los EQUIPOS DE PROTECCIÓN
PERSONAL (EPP), para determinar su vigencia y condiciones de los
equipos.
Brindar a los operarios equipos de seguridad para realizar cualquier
trabajo.
Supervisar que los técnicos y operarios cuente con el SEGURO
COMPLEMENTARIO DE TRABAJO DE ALTO RIESGO (SCTR).
Supervisar a los operarios en temas de seguridad al momento del
desarrollo de los tareos.
Las demás que le asigne el Jefe de Seguridad y que sean de su
competencia.
ACTIVIDADES INTERACTIVAS
Coordina con el personal de recursos humanos de temas de
personal.
RESPONSABILIDADES
Responsabilizarse de los bienes otorgados.
FUNCIÓN GENERAL
Ejecutar y controlar tareas productivas de acuerdo a especificaciones
técnicas y volúmenes de producción.
FUNCIÓN ESPECIFICA
Asegurar que todo el trabajo se haga en cumplimiento de los
requisitos y normas establecidas en el presente manual.
Ser completamente responsable de la seguridad y la salud en el
trabajo del personal bajo su cargo, así como asegurar que cualquier
desviación o condición subestándar detectada sea corregida
inmediatamente.
Monitorear constantemente y corregir las conductas de riesgo de los
trabajadores bajo su supervisión.
Reportar, analizar e investigar los incidentes ocurridos bajo su
supervisión.
Realizar de manera regular reuniones de seguridad en el trabajo.
Asegurar la correcta implementación de los procedimientos,
estándares, códigos, normas y reglas aplicables a sus trabajos.
Coordinar la determinación del personal necesario para el
cumplimiento del servicio a realizar.
Asegurar que el personal a su cargo es competente y tiene
experiencia necesaria para realizar las tareas asignadas.
Estar atento a las sugerencias, recomendaciones o quejas de los
trabajadores a su cargo en materia de Seguridad y Salud
Ocupacional.
Asegurar constantemente comunicación con la Supervisión,
Administrador de Contrato y área de Salud y Seguridad de SMCV,
implementando cambios, modificaciones y sugerencias en búsqueda
de la “mejora continua” del proceso de Seguridad y Salud
Ocupacional.
Es el responsable de proveer personal, equipos, herramientas,
equipo de protección personal y material.
Monitorear el buen desempeño en seguridad y productividad de la
labor.
Es el responsable de la coordinación y dirección del trabajo y de
cumplir y hacer cumplir las normas de seguridad y el procedimiento
respectivo.
Es el encargado de solicitar los permisos, inspeccionar y recorrer el
área de trabajo de manera permanente.
Es el encargado de la elaboración del Procedimiento Estándar en
coordinación con Supervisión de Seguridad de la empresa.
Elaborar documentos administrativos.
Responsabilizarse de los bienes otorgados.
Las demás que le asigne el Gerente de Operaciones y que sean de
su competencia.
ACTIVIDADES INTERACTIVAS
Interactúa con todo el personal de la obra o trabajo
RESPONSABILIDADES
Responsabilizarse de los bienes de la Jefatura.
Se responsabiliza de integridad y salud de los trabajadores a su
cargo
12. CONDUCTOR
13. OPERACIONES
PRACTICANTE