GUÍA DE APRENDIZAJE N* 3

Liliana López

DOCUMENTAL EN LA ARCHIVÍSTICA

COMPLEJO TECNOLÓGICO MÍNERO AGROEMPRESARIAL

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA (632026)
PUERTO BERRIO - ANTIOQUIA
Junio 2014
 ACTIVIDAD

Actividades de contextualización e identificación de conocimientos

necesarios para el aprendizaje

La normatividad vigente y la caracterización de diferentes términos de la temática

del cuarto contenido de estudio son indispensables para una adecuada
comprensión de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas.
Por lo anterior, el aprendiz deberá realizar la lectura detallada de los siguientes
documentos:
• Archivo General de la Nación- Acuerdo 060 / 2001
• Procedimiento para la gestión de la correspondencia

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización)

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de contextualización y la

información descrita para esta actividad, el aprendiz deberá identificar y analizar
diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:

Inicialmente, el aprendiz identificará una empresa que tenga bien definida la

unidad de correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificación de
las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.

La empresa seleccionada por el aprendiz puede ser el propio lugar de trabajo o

una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el
material de estudio, es momento que el aprendiz consulte en la oficina o unidad
que seleccionó, los siguientes aspectos:

1. ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un

documento?
2. Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.
3. Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa
determinada el aprendiz deberá mencionar ¿cuáles son los pasos a seguir para
llegar a su destino?
4. Finalmente, el aprendiz elaborará un mapa conceptual donde organice la
información obtenida en esta actividad.
 DESARROLLO

NOMBRE DE LA ENTIDAD: Concejo Municipal

En Puerto Berrio Antioquia, el Concejo Municipal es un organismo de carácter normativo,

resolutivo y fiscalizador, encargado de hacer efectiva la participación de la comunidad local y
de ejercer las atribuciones que le señala la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades y
otros cuerpos normativos vigentes. Maneja archivos como actas, contratos y proyectos y se
clasifican cumpliendo la normatividad vigente.

1. ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de

un documento?

“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala
que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas
aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.”

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTO

RECEPCIÓN – clasificación – apertura – revisión – radicación- registro – reparto-

DEPENDENCIA.

 Recepción: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas

fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o
indirectos. Ahí se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y
registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
 Clasificación: consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes
grupos:
- comunicaciones oficiales: según el articulo 2 del acuerdo 060/2001: “Son
todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.” Este grupo
es conocido con el nombre de documento radicables.
- Comunicaciones personales: en el articulo 2 del acuerdo 060/2001 las
definen como: correspondencia, y son: “todas las comunicaciones de carácter
privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan tramites para las instituciones”. Es importante anotar
que cada entidad por norma interna, autoriza o prohíbe el trámite de
comunicaciones personales.
- Documentos contables
- Folletos, revistas y publicaciones
- propaganda
Estos últimos grupos reciben el nombre de documentos no radicables.
 APERTURA: se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones
oficiales, para la extracción del documento y de sus anexos.
 REVISIÓN: articulo 10 de acuerdo 060-2001: “las comunicaciones oficiales que
ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia,
los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las
remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es
competencia de la entidad, se procederá a la radicaciones del mismo.”
 RADICACIÓN: es ubicar. Decimos por ejemplo, que una persona está radicada en
Bogotá cuando vive en Bogotá, o en Medellín cuando vive en Medellín.
Para efecto de correspondencia, radicar un documento es situarlo en la empresa.
Según el articulo 2 del acuerdo 060/2001: “radicación es el procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envió, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la ley.”
 REGISTRO: una vez se han radicado las comunicaciones oficiales, se produce el
registro que consiste en la anotación de los datos mas significativos de la
comunicación en un formato de registro para su control y tramite dentro de la
entidad.
 DISTRIBUCIÓN O REPARTO: una vez registradas las comunicaciones oficiales,
se produce al reparto y distribución de las mismas, a las oficinas que deben
atenderlas o tramitarlas.

2. Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en:

 Comunicaciones externas: son las que cruzan entre las entidades o

instituciones y entre estas y personas naturales o viceversa.
 Comunicaciones internas: son las que se cruzan entre las dependencias
de la misma entidad o entre funcionarios, dentro de la misma sede o fuera
de ella, el cumplimiento de sus funciones o para cumplir alguna instrucción.

3. Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la

empresa determinada el aprendiz deberá mencionar ¿cuáles son los pasos a
seguir para llegar a su destino?

NOMBRE DE LA ENTIDAD: Concejo Municipal es un organismo de carácter

normativo, resolutivo y fiscalizador, encargado de hacer efectiva la participación de
la comunidad local y de ejercer las atribuciones que le señala la Ley Orgánica
Constitucional de Municipalidades y otros cuerpos normativos vigentes. Por ende
maneja un proceso de distribución de documento establecido por El artículo 21 del
título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia.

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTO

 Recepción
 Clasificación
 Apertura
 Revisión
 Radicación
 Registro
 Reparto
 Dependencia.

4. Finalmente, el aprendiz elaborará un mapa conceptual donde organice la

información obtenida en esta actividad.
 Clasificación
Recepción

A.D.

Apertura

Revisión

Radicación
Reparto Registro
Bibliografía

 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010
 http://www.slideshare.net/PItsalom/gestin-de-la-correspondencia-13252681
 http://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-
de-documentos.pdf
 http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental
 http://www.youtube.com/watch?v=dJwObQTi038