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Caracterización de procesos
Objetivo
Instrumento
ACTIVIDAD DETALLE
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ACTIVIDAD DETALLE
decir que cubran toda la empresa deben ser cubiertos por los
gerentes o presidentes, los demás documentos pertenecen a
gerentes de proceso o a jefes de áreas funcionales.
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ACTIVIDAD DETALLE
Cada caracterización debe tener como mínimo los requisitos de las normas
ISO9001, ISO14001 y OHSAS18001 a saber:
REQUISITO DETALLE
Código de identificación. Permite relacionar los procesos por una segunda llave de acceso
y evita que dos nombres iguales sean confundidos cumpliendo
con el código descrito en el procedimiento de control de
documentos.
Control de cambios Permite saber la historia de los documentos del proceso cuantas
veces ha sido modificado y porqué han sido cambiados.
Control de distribución. Permite relacionar quienes son las personas que reciben copia
del documento y asegura su control de distribución manual o
electrónica.(2)
Actividades Descripción de los pasos del proceso que deben ser ejecutados
para que las entradas se conviertan en las salidas. Es a nivel muy
consolidado y sin detalles.
Recursos humanos Permite definir los recursos humanos que intervienen el proceso y
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REQUISITO DETALLE
su nivel de competencia.
Recursos físicos Permite definir los recursos físicos que requiere el proceso.
Prácticas de HSEQ Permite definir en forma muy resumida las prácticas de medio
ambiente y seguridad industrial que exige el proceso.
Indicadores de proceso Permite definir los indicadores mediante los cuales va a ser
monitoreado el proceso.
Relaciones de equivalencia Permite relacionar los requisitos de la normas con el proceso para
con las normas ISO y OHSAS poder a los inspectores certificadores demostrar la conformidad
del sistema integral
Descripción de su interrelación Permite detallar otros procesos con los cuales el proceso descrito
con otros proceso de la tiene relación y los medios de comunicación.
organización.
Índice de la Documentación Permite al lector indicar dónde puede consultar en forma más
(1) que detalla las actividades detallada la manera de hacer las cosas.
descritas en el proceso.
Notas:
(2) Cuando los sistemas son manuales, la lista facilita el control del cambio al saber
quién debe recibir una copia del documento modificado. Cuando el sistema es
electrónico, permite a los usuarios tener acceso de lectura al documento y avisa
por correo electrónico cuando hay cambios.
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Logo de la DOCUMENTO DEL SISTEMA DE OHSAS18001:
organización GERENCIA INTEGRAL
ISO9001:
ISO14001:
<<NOMBRE>> Fecha:
ENTRADAS
ACTIVIDADES PRINCIPALES
SALIDAS
DIAGRAMA
RECURSOS
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MEDICIÓN Y VERIFICACIÓN DEL PROCESO
INDICADOR DE PROCESO: META
PROCESO:
DOCUMENTOS RELACIONADOS
CONTROL DE DOCUMENTOS
VERSIÓN FECHA ELABORADO REVISADO APROBADO MODIFICACIONES
ISO9001:4.1
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL OHSAS18001:4.1
ISO14001:4.1
Versión: 1.02
CARACTERIZACION DE PROCESO
GESTION HSEQ
OBJETIVO:
Establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión integral.
PROVEEDOR
Todos los Procesos
ENTRADAS
Identificación de aspectos legales
Identificación de peligros del proceso empleando el análisis de la ISO31000
Informe de epidemiología de la empresa
Cambios legales
Manejo de novedades
Informe de Auditorías
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ISO9001:4.1
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL OHSAS18001:4.1
ISO14001:4.1
Versión: 1.02
CARACTERIZACION DE PROCESO
GESTION HSEQ
Plan de mejora del sistema de gestión integral
ACTIVIDADES
Análisis de cumplimiento legal
Análisis de peligros
Análisis de la calidad de los controles
Estudio de la epidemiología de la empresa para determinar los programas que debe
continuar la entidad o los que debe abrir como nuevos.
Actualización del programa de salud ocupacional de la organización.
Actualización de la matriz de impacto ambiental significativo
Actualización de documentos y registros
Elaboración de programa anual de auditoría integral
Seguimiento a las auditorías internas
Seguimiento al cumplimiento de los programas de salud ocupacional, seguridad industrial
y prevención que la empresa considere necesarios.
Investigación de incidentes cuando se presenten incidentes de salud ocupacional o de
medio ambiente
Actualización del plan de vulnerabilidad y realizar los simulacros del plan de emergencia
Seguimiento acciones correctivas y preventivas
Reporte de eficacia del sistema de gerencia integral para la dirección.
CLIENTE
Todos los Procesos
SALIDAS
Documentos y Registros controlados
Matriz de peligros actualizada,
Matriz de aspectos ambientales significativos actualizada
Programa de salud ocupacional actualizado.
Auditorías Realizadas
Acciones correctivas y preventivas
RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS Y TECNOLOGICOS
Oficina
Internet
Coordinador HSEQ Red interna de computadores
Teléfono
Impresora
INDICADOR PROCESO SEGUIMIENTO Y CONTROL
Perfil HSEQ mensual en el cuadro de mando Comité HSEQ
integral Auditorías
Revisiones por la dirección.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de identificación y cumplimiento de aspectos legales
Procedimiento para identificación de riesgos y peligros
Procedimiento de control de Documentos y Registros
Procedimiento de comunicación interna, externa y con partes interesadas
Procedimiento de felicitaciones, quejas y reclamos
Procedimiento de auditoría interna
Procedimiento de manejo del no conforme
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas
Procedimiento de atención de emergencias
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ISO9001:4.1
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL OHSAS18001:4.1
ISO14001:4.1
Versión: 1.02
CARACTERIZACION DE PROCESO
GESTION HSEQ
Procedimiento de investigación de incidentes
Procedimiento de control de documentos
Procedimiento de control de registros
FORMATOS
Listado maestro de Documentos y Registros
Normograma
Reporte de no conformidades
Estado de las acciones correctivas y preventivas
Programa de Auditorías Internas
Notas de campo de auditoria
Informe a la dirección de auditoria.
ELABORÓ REVISÓ Y APROBÓ
Mónica Gómez Arias Martin Sánchez Cuellar
Coordinadora HSEQ Gerente General
Objetivo
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se presenta un esqueleto o témplate para que el lector pueda diligenciarlo con la
información de su organización sobre una de las actividades a documentar.
ISO14001:
OBJETIVO:
VOCABULARIO:
DETALLE:
PLANEACIÓN
OPERACIÓN
VERIFICACIÓN
ACCIÓN
CONDICIONES
SEGURAS:
ACTIVIDADES
ESPECIALES DE MEDIO
AMBIENTE:
VOCABULARIO:
OTROS DOCUMENTOS
SOBRE EL TEMA:
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REGISTROS
DE CALIDAD
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hemos convertido nuestro estándar documental en fotos, explicaciones
sencillas, registros que la persona pueda y deba diligenciar para registrar
la trazabilidad del servicio y dejar testimonio.”
ISO9001:7.1,
7.2,7.5, 8.3
ISO39001:8.2
DEFINICIONES: No hay
DESARROLLO
REGISTROS
ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE
CALIDAD
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Se revisa el estado del bus,
estanquidad (1), estado de las llantas Lista de
Conductor y
y presión, luces direccionales y de chequeo
auditor mecánico.
carretera, antes de iniciar el recorrido inicial.
y la prestación del servicio.
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Todo el tiempo llevamos el aviso de
turismo visible en la parte delantera
del vehículo. Usted es el único Orden de
Conductor
responsable por prestar un servicio servicio
de calidad, respetando las normas de
seguridad y puntualidad.
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Respetamos el horario en la medida
que el tráfico no lo permite, sea claro
con la persona coordinadora del
grupo sobre las congestiones y Conductor Planilla
demás impedimentos normales que
no permitan cumplir el horario
pactado.
Programas
Objetivo
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Instrumento
ENTREGABLES
ENTREGABLE RESPONSABLE FECHA
LECCIONES APRENDIDAS
Ejemplo Aplicativo
Una empresa asesorada por el auditor lleva a cabo la aplicación de sus programas
empleando el formato presentado a continuación, luego de realizar un detallado
análisis de sus riesgos y accidentes presentados durante el año en sus operaciones
terrestres.
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“Al analizar nuestra situación de seguridad industrial pudimos determinar que
los accidentes de vehículos representaban el 66% de las causas de retrasos en
los programas de trabajo de la empresa e impactaban directamente en el
ausentismo de los trabajadores. Por ello dedicamos un gran esfuerzo en crear
e implementar un programa de la seguridad para los vehículos terrestres
operados por nuestra empresa.”
ISO9001:7.5
ISO39001:6.1
OBJETIVO: Los vehículos terrestres son controlados a través de este FECHA INICIO:
proceso para mitigar los accidentes terrestres.
Primera semana laboral
ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES RESPONSABILIDADES
Instructor de Seguridad vehículos Cambio de cultura de los conductores para modificar sus actitudes de
trabajo.
Mecánico de seguridad vehículos Instalación de los monitores Smith en los vehículos propios y
alquilados
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Logo de la Organización DOCUMENTO DEL SISTEMA DE EQUIVALENTES:
GERENCIA INTEGRAL
OHSAS18001: 4.3.4
PROGRAMA CONTROL VEHÍCULOS ISO14001: 4.3.4
ISO9001:7.5
ISO39001:6.1
CRONOGRAMA DE TRABAJO
ACTIVIDAD 2 15 18 28 10 15 18 22
Cursos X X X
Instalación X X X
Auditoria X X
Monitoreo X X X X X X
Mejora X X X
CONTROL DE ENTREGABLES
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Logo de la Organización DOCUMENTO DEL SISTEMA DE EQUIVALENTES:
GERENCIA INTEGRAL
OHSAS18001: 4.3.4
PROGRAMA CONTROL VEHÍCULOS ISO14001: 4.3.4
ISO9001:7.5
ISO39001:6.1
LECCIONES APRENDIDAS
Se requiere llevar películas a las presentaciones para que sean más impactantes.
Notas:(1) HES. En la empresa presentada, los coordinadores laboran salud ocupacional, medio
ambiente y seguridad industrial y son conocidos como coordinadores de HES dentro de la
empresa. Son los responsables de llevar a cabo la formación de las personas en seguridad y salud
ocupacional.
(2) BBS. Behavioral Based Safety conocida en español como seguridad basada en el
comportamiento aunque la mejor traducción literal sería: “seguridad basada en la convicción”. Son
personas que llevan la seguridad interiorizada y la hacen cumplir a todas las personas en su
alrededor. En el caso se los conductores, son personas que aprenden las normas de seguridad, se
convencen que es mejor realizar buenas prácticas de industria en todas las operaciones y aprenden
a comunicarse con los usuarios del transporte, aunque sean jefes. En su comunicación siempre
aseguran el cumplimiento de las normas de seguridad y una comunicación cordial, técnica con sus
semejantes, sin llegar a una situación de conflicto, pero con frases muy convincentes y claras.
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