GESTIÓN DE PROYECTOS I

Profesor: Romel Alvarez Llanos

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4. Gestión de la Integración
• Introducción a la Gestión de la Integración
• Procesos de la Gestión de la Integración
• Detalle de los Procesos de la Gestión de la
Integración

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 4. Gestión de la Integración

Procesos de la Gestión de la Integración

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.6 Cerrar Proyecto o Fase

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 4. Gestión de la Integración

Procesos de la Gestión de la Integración

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: desarrollar un documento
que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los
requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los
interesados
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.6 Cerrar Proyecto o Fase

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 Proceso: 4.1 Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

• Consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto
o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las
necesidades y expectativas de los interesados
• El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de constitución del
proyecto
• Se selecciona y asigna un director del proyecto antes de comenzar la
planificación
• Los proyectos son autorizados por alguien externo al proyecto como un
patrocinador, una oficina de dirección de proyectos (PMO) o un comité
ejecutivo del portafolio

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 4.1 Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto: Entradas

1. Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW = Statement Of Work)

– Descripción narrativa de los productos o servicios que debe entregar el
proyecto
– El SOW hace referencia a:
• Una necesidad comercial (demanda del mercado, avance
tecnológico, requisito legal, entre otros)
• Una descripción del alcance del producto (características del
producto a crear)
• Un plan estratégico (proyecto alineado al PE de la institución)

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 4.1 Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto: Entradas

2. Caso de Negocio
– Proporciona la información necesaria desde una perspectiva comercial
para determinar si el proyecto vale o no la inversión requerida
– Se crea como resultado de: demanda del mercado, adelantos
tecnológicos, requisito legal, entre otros

3. Contrato
– En caso el proyecto se esté ejecutando para un cliente externo

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 4.1 Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto: Entradas

4. Factores Ambientales de la Empresa

– Por ejemplo: normas gubernamentales o industriales, infraestructura de
la organización y condiciones del mercado

5. Activos de los Procesos de la Organización

– Por ejemplo: políticas, definiciones de procesos, plantillas, información
histórica y la base de conocimientos de lecciones aprendidas

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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
del Proyecto: Herramientas y Técnicas

1. Juicio de Expertos
– Apoyo para evaluar las entradas que se usan para elaborar el Acta de
Constitución del Proyecto
– Fuentes de juicio experto: consultores, grupos industriales, expertos en la
materia, la oficina de dirección de proyectos (PMO), entre otros

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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
del Proyecto: Salidas

1. Acta de Constitución del Proyecto

– Es un documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto
– Autoriza formalmente la ejecución del proyecto
– Brinda al Director de Proyectos la autoridad para utilizar recursos de la
organización
– Documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las
necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el
proyecto debe proporcionar

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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
del Proyecto: Salidas

1. Acta de Constitución del Proyecto (continuación…)

– Incluye entre otros:
• Propósito o la justificación del proyecto
• Objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito relacionados
• Requisitos de alto nivel
• Descripción del proyecto de alto nivel, características del producto
• Riesgos de alto nivel
• Resumen del cronograma de hitos
• Resumen del presupuesto
• Requisitos de aprobación del proyecto
• Director del proyecto asignado

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 4. Gestión de la Integración

Procesos de la Gestión de la Integración

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: documentar las acciones
necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes
subsidiarios
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.6 Cerrar Proyecto o Fase

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 Proceso: 4.2 Desarrollar el Plan
para la Dirección del Proyecto

4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

• Consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar,
integrar y coordinar todos los planes subsidiarios
• Define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y
se cierra

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 4.2 Desarrollar el Plan para la
Dirección del Proyecto: Entradas

1. Acta de Constitución del Proyecto

2. Salidas de los Procesos de Planificación
– Las salidas de varios de los procesos de planificación se integran para
crear el plan para la dirección del proyecto
3. Factores Ambientales de la Empresa
– Por ejemplo: normas gubernamentales o industriales, sistemas de
información para la dirección de proyectos, la administración del
personal (por ejemplo, pautas de contratación y despido), entre otros
4. Activos de los Procesos de la Organización
– Por ejemplo: plantilla para el plan para la dirección del proyecto,
procedimientos de control de cambios, archivos del proyecto
pertenecientes a proyectos anteriores, información histórica y base de
conocimientos de lecciones aprendidas, entre otros
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 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección
del Proyecto: Herramientas y Técnicas

1. Juicio de Expertos
– Adaptar el proceso para cumplir con las necesidades del proyecto
– Determinar los recursos y los niveles de habilidad necesarios para llevar a
cabo el trabajo del proyecto
– Determinar el nivel de gestión de la configuración que se aplicará al
proyecto

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 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección
del Proyecto: Salidas

1. Plan para la Dirección del Proyecto

– Integra y consolida todos los planes de gestión subsidiarios y las líneas
base de los procesos de planificación. Puede incluir:
• Los procesos que se aplicarán en cada fase
• Los resultados de la adaptación del PMBOK para el proyecto:
– Los procesos seleccionados y su nivel de implementación
– Las herramientas y técnicas a ser utilizadas
– Otros
• El Plan de Gestión de Cambios (el modo en que se monitorearán y
controlarán los cambios)
• El Plan de Gestión de la Configuración (define los elementos que
requieren un control formal de cambios y el proceso para controlar
los cambios a estos elementos) 16
 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección
del Proyecto: Salidas

1. Plan para la Dirección del Proyecto (continuación…)

– El plan puede presentarse de manera resumida o detallada
– Luego de definidas las líneas base del plan sólo pueden cambiarse
mediante la aprobación de una solicitud de cambios (Control Integrado
de Cambios)
– Líneas base del proyecto:
• Línea base del alcance
• Línea base del cronograma
• Línea base del desempeño de costos
– Planes subsidiarios: Plan de Gestión de las Comunicaciones, Plan de
Gestión de Costos, Plan de Recursos Humanos, Plan de Mejoras del
Proceso, entre otros
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 4. Gestión de la Integración

Procesos de la Gestión de la Integración

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: ejecutar el trabajo definido en
el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del
mismo
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.6 Cerrar Proyecto o Fase

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 Proceso: 4.3 Dirigir y Gestionar
la Ejecución del Proyecto

4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

• Consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del
proyecto para cumplir con los objetivos del mismo
• Se consideran las siguientes actividades:
– Realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del
proyecto
– Crear los entregables
– Obtener los recursos requeridos
– Establecer y gestionar los canales de comunicación
– Recopilar y documentar las lecciones aprendidas

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 Proceso: 4.3 Dirigir y Gestionar
la Ejecución del Proyecto

4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

• Durante este proceso se requiere la implementación de los cambios
aprobados:
– Acción correctiva: es una directiva para ejecutar un trabajo que nos
permitirá alinear el desempeño futuro previsto del trabajo del proyecto
con el plan para la dirección del proyecto
– Acción preventiva: es una directiva para realizar una actividad que busca
reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativas asociadas con
los riesgos del proyecto
– Reparación de defectos: es la identificación formal de un defecto en un
componente de un proyecto, con una recomendación de reparar dicho
defecto o reemplazar completamente el componente

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 4.3 Dirigir y Gestionar la
Ejecución del Proyecto: Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Solicitudes de Cambio Aprobadas

– Son los cambios documentados y autorizados para ampliar o reducir el
alcance del proyecto.
– Las solicitudes de cambio aprobadas pueden:
• Modificar las políticas, el plan para la dirección del proyecto, los
procedimientos, los costos, entre otros
• Requerir la implementación de acciones preventivas o correctivas

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 4.3 Dirigir y Gestionar la
Ejecución del Proyecto: Entradas

3. Factores Ambientales de la Empresa

– Incluyen: la cultura y la estructura organizacionales, la infraestructura de
la empresa, la administración del personal (p.e.: contratación y despido
de personal, premios), la tolerancia al riesgo por parte de los interesados,
entre otros

4. Activos de los Procesos de la Organización

– Incluyen: instrucciones de trabajo normalizadas, requisitos de
comunicación, archivos de proyecto anteriores (tiempos, recursos
requeridos, satisfacción de los usuarios), entre otros

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 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución
del Proyecto: Herramientas y Técnicas

1. Juicio de Expertos
– Incluye: profesionales de otras unidades dentro de la organización,
consultores, interesados (usuarios y patrocinadores) y asociaciones
profesionales y técnicas

2. Sistema de Información para la Dirección de Proyectos

– PMIS = Project Management Information System
– Sistema de Información para la Dirección de Proyectos

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 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución
del Proyecto: Salidas

1. Entregables
– Un entregable aprobado es cualquier producto, resultado o capacidad de
prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar
un proceso, una fase o un proyecto

2. Información sobre el Desempeño del Trabajo

– Durante la ejecución del proyecto se debe recopilar información sobre las
actividades del mismo, por ejemplo: el estado de los entregables, el
avance del cronograma y los costos incurridos

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 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución
del Proyecto: Salidas

3. Solicitudes de Cambio
– Las solicitudes de cambio pueden ser directas o indirectas, generadas
interna o externamente, opcionales u obligatorias (por ley o según lo
definido en un contrato)
– Pueden considerar: acciones correctivas, acciones preventivas,
reparación de defectos y actualizaciones

4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

– Planes de gestión, líneas base del proyecto, entre otros

5. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

– Documentos de requisitos, registros del proyecto, registro de riesgos,
registro de interesados, entre otros 25
 4. Gestión de la Integración

Procesos de la Gestión de la Integración

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: monitorear, analizar y
regular el avance del proyecto a fin de cumplir con los objetivos de
desempeño definidos
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.6 Cerrar Proyecto o Fase

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 Proceso: 4.4 Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto

4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

• Consiste en monitorear, analizar y regular el avance del proyecto a fin de
cumplir con los objetivos de desempeño definidos
• Se debe recopilar, medir y distribuir la información relativa al desempeño,
para luego evaluar las mediciones y las tendencias
• El seguimiento continuo permite identificar las áreas que requieren mayor
atención

27
 Proceso: 4.4 Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto

4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

• Se debe considerar:
– Comparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan
– Evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción
preventiva o correctiva
– Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos
existentes
– Proporcionar proyecciones referentes al costo y al cronograma
– Monitorear la implementación de los cambios aprobados

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 4.4 Monitorear y Controlar
el Trabajo del Proyecto: Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Informes de Desempeño
– Deben ser preparados por el equipo del proyecto
– Deben incluir: detalle de las actividades, logros, hitos, incidentes
identificados y problemas
– Pueden emplearse para distribuir información clave como: el estado
actual, los logros del periodo, las actividades, las proyecciones y los
temas pendientes

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 4.4 Monitorear y Controlar
el Trabajo del Proyecto: Entradas

3. Factores Ambientales de la Empresa

– Entre los factores ambientales que pueden influir tenemos:
• Normas gubernamentales o de la industria
• Los sistemas de autorización de trabajos
• La Tolerancia al riesgo por parte de los interesados

4. Activos de los Procesos de la Organización

– Incluyen:
• Requisitos de comunicación de la organización
• Procedimientos para la gestión de incidentes y control de riesgos
• Base de datos de las lecciones aprendidas

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 4.4 Monitorear y Controlar
el Trabajo del Proyecto: Herramientas y Técnicas

1. Juicio de Expertos
– Es utilizado para interpretar la información proporcionada por los
procesos de seguimiento y control
– El director del proyecto, en colaboración con el equipo, determina las
acciones requeridas para asegurar que el desempeño del proyecto
corresponda a las expectativas

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 4.4 Monitorear y Controlar
el Trabajo del Proyecto: Salidas

1. Solicitudes de Cambio
– Como consecuencia de la comparación entre los resultados planificados y
los reales, es posible que se emitan solicitudes de cambio para ampliar,
ajustar o reducir el alcance del proyecto

2. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

– Planes de gestión, líneas base del proyecto, entre otros

3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

– Proyecciones, informes de desempeño, registro de incidentes, entre
otros

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 4.4 Monitorear y Controlar
el Trabajo del Proyecto: Conceptos

1. Control de Cambios (Change Control)

– Identificar, documentar, aprobar o rechazar y controlar los cambios a las
líneas base del proyecto

2. Comité de Control de Cambios (Change Control Board - CCB)

– Grupo de interesados formalmente constituido responsable de analizar,
evaluar, aprobar, retrasar o rechazar cambios a un proyecto y de registrar
todas las decisiones y recomendaciones

3. Sistema de Control de Cambios (Change Control System)

– Herramienta: es un conjunto de procedimientos formalmente
documentados que definen cómo se controlarán, cambiarán y aprobarán
los entregables, y la documentación del proyecto
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 4. Gestión de la Integración

Procesos de la Gestión de la Integración

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios: revisar todas las solicitudes de
cambios, aprobar las mismas y gestionar los cambios
4.6 Cerrar Proyecto o Fase

34
 Proceso: 4.5 Realizar el
Control Integrado de Cambios

4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

• Consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y
gestionar los cambios a:
– Los entregables
– Los activos de los procesos
– Documentos del proyecto
– Plan para la dirección del proyecto
• Comprende las siguientes actividades:
– Únicamente se implementen cambios aprobados
– Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio
– Gestionar los cambios aprobados
– Documentar el impacto total de las solicitudes de cambio
35
 Proceso: 4.5 Realizar el
Control Integrado de Cambios

4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

• Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios
(debe quedar registrado por escrito)
• En muchos proyectos, se otorga al director del proyecto la autoridad para
aprobar cierto tipo de solicitudes de cambio
• En algunos casos se puede crear un Comité de Control de Cambios (CCB:
Change Control Board) que será responsable de aprobar o rechazar las
solicitudes de cambio
• El control de la configuración se centra en la especificación, tanto de los
entregables como de los procesos
• El control de cambios está orientado a identificar, documentar y controlar los
cambios al proyecto y a las líneas base del producto

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 4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios: Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Información sobre el Desempeño del Trabajo
3. Solicitudes de Cambio
– Las acciones correctivas y preventivas normalmente no afectan las líneas
base del proyecto, sino solamente el desempeño con respecto a las
líneas base
4. Factores Ambientales de la Empresa
– Incluye el PMIS (herramienta de software para definir cronogramas, un
sistema de gestión de la configuración y distribución de la información)
5. Activos de los Procesos de la Organización
– Incluye: procedimientos de control de cambios, procedimientos para
aprobar y emitir autorizaciones de cambio, archivos del proyecto, bases
de conocimiento, entre otros
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 4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios: Herramientas y Técnicas

1. Juicio de Expertos
– Se puede solicitar a los interesados que aporten su experiencia y que
formen parte del Comité de Control de Cambios
– Adicionalmente se puede considerar a consultores, grupos industriales, la
oficina de dirección de proyectos (PMO), entre otros

2. Reuniones de Control de Cambios

– El Comité de Control de Cambios es responsable de reunirse y revisar las
solicitudes de cambio, y de aprobar o rechazar dichas solicitudes
– Todas las decisiones del comité de control de cambios se documentan y
se comunican a los interesados

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 4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios: Salidas

1. Actualizaciones al Estado de las Solicitudes de Cambio

– El estado de todos los cambios, aprobados o no, se actualizará en el
registro de solicitudes de cambio como parte de las actualizaciones a los
documentos del proyecto

2. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

– Incluyen: los planes de gestión y las líneas base

3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

– Incluye principalmente el registro de solicitudes de cambio

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 4. Gestión de la Integración

Procesos de la Gestión de la Integración

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.6 Cerrar Proyecto o Fase: finalizar todas las actividades para completar
formalmente el proyecto o una fase del mismo

40
 Proceso: 4.6 Cerrar Proyecto o Fase

4.6 Cerrar Proyecto o Fase

• Consiste en finalizar todas las actividades para completar formalmente el
proyecto o una fase del mismo
• El proceso también establece los procedimientos de análisis y
documentación de las razones de las acciones emprendidas en caso de que
un proyecto se dé por terminado antes de su culminación
• Incluye todas las actividades necesarias para el cierre administrativo del
proyecto o fase, incluyendo:
– Acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de
terminación
– Las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase,
auditar el éxito o fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y
archivar la información del proyecto
41
 4.6 Cerrar Proyecto o Fase: Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Entregables Aceptados
– Entregables que han sido aceptados durante la ejecución del proceso
Verificar el Alcance

3. Activos de los Procesos de la Organización

– Pueden incluir: pautas o requisitos para el cierre del proyecto o fase (por
ejemplo auditorías del proyecto y evaluaciones del proyecto),
información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas,
entre otros

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4.6 Cerrar Proyecto o Fase: Herramientas y Técnicas

1. Juicio de Expertos
– Principalmente para asegurar que el cierre del proyecto o fase se realice
de acuerdo con las normas establecidas

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 4.6 Cerrar Proyecto o Fase: Salidas

1. Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final

– Transferencia del producto, servicio o resultado final para el que se
autorizó el proyecto

2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

– Incluyen:
• Los archivos del proyecto: el plan para la dirección del proyecto, el
alcance, el costo, el cronograma, los registros de riesgos, la
documentación de la gestión de cambios, entre otros

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 4.6 Cerrar Proyecto o Fase: Salidas

• Los documentos de cierre del proyecto o fase:

– Consisten en la documentación formal que indica la terminación del proyecto o
fase y la transferencia de los entregables terminados
– Durante el cierre del proyecto, el director revisa la documentación de
aceptación y el contrato para asegurarse de que todos los requisitos del
proyecto están completos
– Si el proyecto se da por concluido antes de su terminación, la documentación
formal indica por qué se concluyó el proyecto

• Información histórica: La información histórica y la de las lecciones

aprendidas se transfieren a la base de conocimientos para su uso en
proyectos futuros

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GESTIÓN DE PROYECTOS I

Profesor: Romel Alvarez Llanos

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