GESTIÓN DE PROYECTOS I

Profesor: Romel Alvarez Llanos

1
Ciclo de vida de un proyecto
• Descripción General
• Proyectos vs. Trabajo Operativo
• Interesados
• Organización en la Dirección de Proyectos

2
 Descripción General

Características del Ciclo de Vida de un proyecto

• Es un conjunto de fases del proyecto
• Normalmente son secuenciales aunque en ocasiones pueden
estar superpuestas
• El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para
dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico
involucrado
• El ciclo de vida se define por proyecto

3
 Descripción General

• Si bien los proyectos pueden variar en cuanto a tamaño y

complejidad, todos pueden configurarse dentro de la siguiente
estructura del ciclo de vida:
– Inicio
– Organización y preparación
– Ejecución del trabajo
– Cierre

4
 Descripción General

Niveles Típicos de Costo y Cantidad de Personal

durante el Ciclo de Vida del Proyecto

5
 Descripción General

Influencia de los interesados y costo de los

cambios en función del tiempo del proyecto

Características:
– La influencia de los
interesados, los riesgos y la
incertidumbre son mayores
al inicio del proyecto
– Estos factores disminuyen
durante la vida del proyecto
– La capacidad de influir en
las características finales
del producto del proyecto,
sin afectar mucho a los
costos, es más alta al inicio

6
 Descripción General

Beneficios del Ciclo de Vida

• Conocer el ciclo de vida del proyecto nos va a permitir:
– Gestionar mejor el riesgo
– Identificar y ejecutar tareas de control
– Manejar la incertidumbre
– Manejar de manera más adecuada los conflictos

7
 Descripción General

Ciclo de Vida
• Qué se debe definir en el Ciclo de Vida:
– Trabajo a realizar
– Los recursos requeridos
– Los entregables del proyecto
– Los controles a realizar
– El procedimiento para las aprobaciones

8
 Descripción General

Ciclo de Vida del Producto y del Proyecto

• El ciclo de vida del producto consta de fases del producto

generalmente secuenciales y no superpuestas
• Las fases del ciclo de vida del producto se determinan en
función de las necesidades de fabricación y control
• La ultima fase del ciclo de vida del producto, normalmente es su
retiro
• Usualmente, el ciclo de vida del proyecto está contenido dentro
de uno o mas ciclos de vida del producto
9
 Proyectos vs. Trabajo Operativo

• Tanto los proyectos como el trabajo operativo tiene como

propósito alcanzar una serie de objetivos
• Estos dos tipos de trabajo comparten determinadas
características:
– Son realizados por individuos
– Están limitados por restricciones (Ejemplo: restricciones de recursos)
– Son planificados, ejecutados, supervisados y controlados
– Son realizados con el fin de alcanzar los objetivos de la organización o los
planes estratégicos

10
 Proyectos vs. Trabajo Operativo

• Diferencias:
– Las operaciones son continuas y producen servicios, resultados o
productos repetitivos
– Los proyectos (junto con los miembros del equipo) son temporales y
tienen un final
– Las operaciones son continuas y se realizan a lo largo del tiempo
– Las operaciones no terminan cuando alcanzan sus objetivos sino que
siguen nuevas direcciones para apoyar los planes estratégicos

11
 Proyectos vs. Trabajo Operativo

• Interacciones:
– El director del proyecto requiere del apoyo de las áreas operativas para
elaborar especificaciones técnicas, adquirir equipos, entre otros
– La cantidad de recursos proporcionados por los departamentos
operativos dependerá del proyecto, pudiendo brindar recursos dedicados
al proyecto o a tiempo compartido

12
 Interesados

• Los interesados son personas u organizaciones que participan

activamente en el proyecto o cuyos intereses pueden verse
afectados positiva o negativamente por la ejecución o
terminación del proyecto
• Los interesados pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los
entregables y los miembros del equipo
• El equipo de dirección del proyecto debe identificar a los
interesados internos y externos, a fin de determinar los
requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes
involucradas

13
 Interesados

• El director del proyecto debe gestionar la influencia de los

interesados para asegurar un resultado exitoso

• Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y

autoridad en el proyecto

• Los interesados pueden tener un impacto adverso en los

objetivos del proyecto

14
 Interesados

• La identificación de los interesados se debe realizar a lo largo de

todo proyecto (es un proceso continuo) y puede resultar difícil

• No basta con identificar a los interesados, hay que comprender

su grado de influencia en el proyecto
– Ejemplo: estamos implementando un proyecto para Implementar una
Línea de Producción y Almacenamiento de Microformas (LPAM) y
olvidamos considerar al fedatario

15
 Interesados

• Desde el punto de vista de los interesados un proyecto puede

tener resultados positivos o negativos
– Ejemplo: Para la gerencia de TI un proyecto de automatización de copias
de respaldo podría ser beneficioso porque se ahorraría tiempo y costo en
la ejecución de esa actividad, pero algunos operadores podrían sentirse
debido a que tendrían menos actividades y podría darse una disminución
de personal

• Parte de las responsabilidades del director del proyecto es

balancear estos intereses y asegurarse de que el equipo del
proyecto interactúe con los interesados de una manera
profesional y cooperativa
16
 Interesados

A manera de resumen, entre los interesados tenemos:

• Clientes / usuarios
• Patrocinador
• Directores del portafolio/Comité de revisión del portafolio
• Directores del programa
• Oficina de dirección de proyectos
• Directores del proyecto
• Equipo del proyecto
• Gerentes funcionales
• Gerentes de operaciones
• Vendedores/Socios de negocios

17
 Interesados

Entre los interesados tenemos:

• Clientes / usuarios
– Son las personas u organizaciones que usarán el producto, servicio o
resultado del proyecto
– Pueden ser internos o externos a la organización ejecutante
– Puede haber diferentes niveles de clientes (expertos en ciertas materias,
usuarios de sistemas, secretarias, etc.)

18
 Interesados

• Patrocinador
– Es la persona o grupo que proporciona los recursos financieros para el
proyecto
– Cuando se concibe inicialmente un proyecto es quien lo defiende
– Suele ser el portavoz frente a la Alta Dirección y como vía de
escalamiento para los asuntos que están fuera del alcance del Director
del Proyecto
– Debe participar en el desarrollo inicial del alcance y del acta de
constitución del proyecto

19
 Interesados

• Directores del portafolio/Comité de revisión del portafolio

– Los directores del portafolio son responsables de la gobernabilidad de
alto nivel de un conjunto de proyectos o programas
– Los comités de revisión del portafolio seleccionan los proyectos
Normalmente, tomando como base el retorno de la inversión, el valor del proyecto y los
riesgos asociados con su ejecución

• Directores del programa

– Son responsables de la gestión coordinada de proyectos relacionados
– Se busca obtener un beneficio y control mayor al que sería posibles si los
proyectos se gestionaran individualmente
– Interactúan con los directores de cada proyecto, proporcionándoles
apoyo y guía en los proyectos individuales
20
 Interesados

• Oficina de dirección de proyectos (PMO)

– Tiene responsabilidades relacionadas a la dirección centralizada y
coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción
• Nota: No todos los proyectos tienen que estar a cargo del PMO

– Entre sus funciones se encuentran:

• Apoyo administrativo como políticas, metodologías y plantillas
• Capacitación y asesoría a los directores del proyecto
• Centralización de la comunicación entre directores del proyecto, patrocinadores,
directores y otros interesados

21
 Interesados

• Directores del proyecto

– Designados para alcanzar los objetivos del proyecto
– Rol con responsabilidad significativa y prioridades cambiantes
– Requiere de buen juicio, liderazgo y habilidades para la negociación
– Requiere sólidos conocimientos de las prácticas de dirección de
proyectos
– Debe ser capaz de comprender los detalles del proyecto
• Nota: sin necesariamente tener la formación académica de los expertos

22
 Interesados

• Directores del proyecto (continuación)

– Los directores del proyecto tiene a su cargo, entre otros:
• Desarrollar el plan para la dirección del proyecto y todos los planes complementarios
relacionados
• Mantener el proyecto encaminado en términos de cronograma y presupuesto
• Identificar, hacer seguimiento y responder a los riesgos
• Proporcionar informes precisos y oportunos sobre las métricas del proyecto
– Es el responsable de la comunicación con todos los interesados y en
particular con el patrocinador, el equipo del proyecto y otros interesados
clave

23
 Interesados

• Equipo del proyecto; conformado por:

– El director del proyecto
– El equipo de dirección del proyecto
– Otros miembros del equipo que desarrollan el trabajo

• Gerentes funcionales
– Personas clave que desempeñan el rol de gestores dentro de un área
administrativa o funcional de una empresa
– Cuentan con personal permanente asignado
– Puede aportar su experiencia en una materia o puede proporcionar
servicios al proyecto

24
 Interesados

• Gerentes de operaciones
– Desempeñan una función de gestión en un área medular de la empresa
• Ejemplo: investigación y desarrollo, diseño, fabricación, entre otros
– A diferencia de los gerentes funcionales, tienen que ver directamente
con la producción y el mantenimiento de los productos o servicios que
vende la empresa
– En función del tipo de proyecto, una vez que éste se termina, se realiza
una entrega formal de la documentación técnica del proyecto y de otros
registros permanentes al grupo de gerentes de operaciones

25
 Interesados

• Vendedores/Socios de negocios (proveedores o contratistas)

– Los vendedores son empresas externas que firman un contrato para
proporcionar componentes o servicios para el proyecto
– Los socios de negocios también son compañías externas, pero que tienen
una relación especial con la empresa y proporcionan experiencia
especializada

26
Organización en la Dirección de Proyectos

• La forma en la que los proyectos son ejecutados es influida,

entre otros, por:
– La cultura, estilo y estructura de la organización
– El grado de madurez de la dirección de proyectos de una organización
– Sus sistemas de dirección de proyectos
• Cuando en el proyecto participan entidades externas (como
resultado de una unión temporal de empresas o de un
convenio) el proyecto recibe la influencia de más de una
empresa

27
Organización en la Dirección de Proyectos

Culturas y Estilos de la Organización

• Las culturas y estilos pueden tener una fuerte influencia en la
capacidad del proyecto de alcanzar sus objetivos
• Conjunto de normas, hábitos y valores

• Entre los aspectos que se muestran como parte de una cultura

tenemos:
– Visión, valores, normas, creencias y expectativas compartidas
– Políticas, métodos y procedimientos
– Percepción de las relaciones de autoridad
– Ética laboral y horario de trabajo
28
Organización en la Dirección de Proyectos

Culturas y Estilos de la Organización

• Un director del proyecto debe comprender las diferentes

culturas y estilos de la organización que pueden influenciar un
proyecto

29
Organización en la Dirección de Proyectos

Estructura de la Organización
• La estructura de la organización puede afectar la disponibilidad
de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos
• Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta
una estructura orientada a proyectos, con una variedad de
estructuras matriciales

Matricial
Orientada a
Funcional Equilibrada
Matricial Débil Matricial Proyectos
Matricial
Fuerte

30
Organización en la Dirección de Proyectos

Estructura de la Matricial
Orientada a
Características Organización Funcional Equilibrada
Matricial Débil Matricial Proyectos
del Proyecto Matricial
Autoridad del Director del Baja a Fuerte a
Moderada Alta a Casi
Poca o Ninguna Limitada
Proyecto Moderada Alta Total
Baja a Moderada a Alta a Casi
Disponibilidad de recursos Poca o Ninguna Limitada
Moderada Alta Total
Quién controla el Presupuesto Gerente Gerente Director del Director del
Mixta
del Proyecto Funcional Funcional Proyecto Proyecto
Dedicación Dedicación Dedicación Dedicación Dedicación
Rol del Director del Proyecto
Parcial Parcial Completa Completa Completa
Personal Administrativo de la Dedicación Dedicación Dedicación Dedicación Dedicación
Dirección de Proyectos Parcial Parcial Parcial Completa Completa

31
Organización en la Dirección de Proyectos

• Organización Funcional
– Jerarquía en la que cada empleado tiene un superior claramente definido
– En el nivel superior el personal está agrupado por especialidades
• Por ejemplo: producción, comercialización, ingeniería
– Las especialidades pueden subdividirse en organizaciones funcionales
más especializadas
– Cada departamento de
una organización
funcional realizará el
trabajo del proyecto de
forma independiente a
los demás
departamentos
32
Organización en la Dirección de Proyectos

• Organización Matricial
– Presentan una mezcla de características de las organizaciones
funcionales y de las orientadas a proyectos

– Tipos de organizaciones matriciales:

• Matricial débil
• Matricial equilibrada
• Matricial fuerte

33
Organización en la Dirección de Proyectos

• Organización Matricial Débil

– Mantienen muchas de las características de una organización funcional
– El rol del director del proyecto es más el de un coordinador que el de un
verdadero director del proyecto

34
Organización en la Dirección de Proyectos

• Organización Matricial Fuerte

– Tienen muchas de las características de la organización orientada a
proyectos
– Pueden tener directores de proyecto a tiempo completo y una autoridad
considerable, así como, personal administrativo dedicado

35
Organización en la Dirección de Proyectos

• Organización Matricial Equilibrada

– Se considera contar con un director del proyecto pero no le otorga
autoridad plena sobre el proyecto ni su financiamiento

36
Organización en la Dirección de Proyectos

• Organización Orientada a Proyectos

– Los miembros suelen estar un mismo lugar
– La mayor parte de los recursos participa en el trabajo de los proyectos
– Los directores del proyecto tienen mucha independencia y autoridad
– Estas organizaciones
suelen contar con
departamentos que
prestan sus servicios a
varios proyectos

37
Organización en la Dirección de Proyectos

Activos de los Procesos de la Organización

• Abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de las
organizaciones participantes en el proyecto

• Consideran:
– Planes, políticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o
informales
– Bases de conocimiento de la organización como las lecciones aprendidas
y la información histórica
– Cronogramas completados, datos sobre riesgos y datos sobre el valor
ganado
38
Organización en la Dirección de Proyectos

Activos de los Procesos de la Organización

• Las actualizaciones y adiciones suelen ser responsabilidad del
equipo del proyecto
• Pueden agruparse en dos categorías:
– Procesos y Procedimientos
– Base Corporativa de Conocimiento

39
Organización en la Dirección de Proyectos

Procesos y Procedimientos
• Para realizar el trabajo incluyen, entre otros:
– Procesos estándar de la organización
• Ejemplo: normas, políticas (de seguridad, de ética, de dirección de proyectos), ciclos
estándar de vida del producto y del proyecto, políticas y procedimientos de calidad
– Lineamientos, criterios para la evaluación de propuestas y criterios para
la medición del desempeño
– Plantillas
• Ejemplo: plantillas de riesgos, de estructura de desglose del trabajo, de diagrama de
red del cronograma del proyecto y de contratos
– Requisitos de comunicación de la organización
• Ejemplo: medios de comunicación permitidos y políticas de retención de registros y
requisitos de seguridad
40
Organización en la Dirección de Proyectos

Procesos y Procedimientos
• Para realizar el trabajo incluyen, entre otros:
– Lineamientos o requisitos de cierre del proyecto
• Por ejemplo: auditorías finales del proyecto, evaluaciones del proyecto, validaciones
del producto y criterios de aceptación
– Procedimientos de control financiero
• Por ejemplo: informes de tiempo, revisiones de gastos y desembolsos y disposiciones
contractuales estándar
– Procedimientos para la gestión de problemas y defectos
– Procedimientos de control de cambios que considere las etapas por las
cuales se modificarán las normas, políticas, planes y procedimientos

41
Organización en la Dirección de Proyectos

Procesos y Procedimientos
• Para realizar el trabajo incluyen, entre otros:
– Procedimientos de el control de riesgos que consideren las categorías de
riesgos, definición de la probabilidad e impacto y la matriz de la
probabilidad e impacto
– Procedimientos para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo

42
Organización en la Dirección de Proyectos

Base Corporativa de Conocimiento

• Para almacenar y recuperar información incluye, entre otros:
– Bases de datos para la medición de procesos
– Archivos del proyecto
• Por ejemplo: líneas base de alcance, costo, cronograma y calidad, registros de riesgos y
acciones planificadas de respuesta e impacto definido del riesgo
– Información histórica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas
• Por ejemplo: registros y documentos del proyecto, toda la documentación de cierre del
proyecto, información sobre los resultados de las decisiones de selección y sobre el
desempeño de proyectos previos

43
Organización en la Dirección de Proyectos

Base Corporativa de Conocimiento

• Para almacenar y recuperar información incluye, entre otros:
– Bases de datos sobre la gestión de problemas y defectos
• Contiene: el estado de los problemas y defectos, información del control, resolución de
los problemas y defectos, entre otros
– Base del conocimiento de la gestión de configuración, que contiene las
versiones y líneas base de todas las normas, políticas y procedimientos
oficiales
– Bases de datos financieras que contienen informaciones tales como
horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y cualquier déficit
presupuestario del proyecto

44
GESTIÓN DE PROYECTOS I

Profesor: Romel Alvarez Llanos

45