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Greffon de gestion
de Ressources
Humaines
Greffon resources - Guide Utilisateur
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Description
Le module Ressources humaines de GLPI permet la gestion des ressources humaines. Il permet de
gérer l’arrivée et le départ des ressources avec la gestion des besoins, les actions à entreprendre,
l’envoi de rapport de création de ressources.
Prerequis
Avant de démarrer l’installation du plugin, il faut vérifier la compatibilité entre le greffon et GLPI.
Voir colonne Description : https://forge.indepnet.net/projects/resources/files
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Configuration du plugin
Activation du plugin
Connectez-vous à GLPI.
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Droits et Menus
Gestion des droits
Différents niveaux de droits sont présents dans le plugin et sont à configurer :
Sélectionnez le profil puis dans l’onglet « Ressources humaines », configurez les droits.
Icone Action
Déclarer une nouvelle ressource
Consulter l’annuaire
Configuration du plugin
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Détail du Menu
Icone Action
Consulter l’annuaire
1. Déclaration d’une nouvelle ressource par un chef de service ou RH (après avoir créés et
configurés Types de contrats et gabarits)
2. Utilisation des actions de checklists ou des tâches pour la création de l’utilisateur au niveau
Informatique (système de notifications et d’alertes inclus).
3. Importation de l’utilisateur depuis l’annuaire de l’entreprise ou création manuelle dans GLPI.
4. Liaison de l’utilisateur à la ressource.
5. Envoi du rapport de création au responsable ou déclarant de la ressource.
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Processus de mise en place du greffon
Voici un exemple de mise en place du greffon de gestion de ressources humaines.
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Utilisation du greffon
Voici le processus à suivre par la bonne mise en place du greffon.
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Les types de contrat
But : Permettre la première configuration du greffon afin de définir la liste des contrats utilisés dans
votre organisation.
Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, le code, si durant la création d’une ressource
ayant ce type de contrat il faut ajouter les informations employeurs, les besoins et une
photo.
Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ».
Le type de contrat est créé.
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Les états de ressource
But : Contrôler l’état de création de la ressource au niveau informatique.
Les départements
But : Classifier les ressources par services.
Exemple : Administratif…
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Les employeurs
But : Attribuer l’employeur de la ressource.
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Les types de besoin
But : Lister et affecter des besoins par type de contrat.
Exemple : Accès à la messagerie, accès aux locaux, droits réseaux spécifiques, matériel…
Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, l’arborescence, si le type de besoin est visible
dans l’interface simplifiée.
Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ».
Le type de besoin est créé.
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Création des gabarits de ressource
Dans la barre de tâches du greffon, sélectionnez l’icône « », puis sélectionnez « Ajouter
un gabarit… ». Un formulaire de gabarit de ressource s’affiche.
Il faut au minimum renseigner le nom du gabarit et le type de contrat. Les autres champs
sont facultatifs.
Validez le formulaire en cliquant sur « ajouter ».
Le gabarit d’une ressource est créé.
Vous pouvez ajouter des besoins à votre gabarit. Ces besoins seront alors ajoutés à chaque
ressource créée à partir de ce gabarit. Sélectionnez l’onglet « Besoins » dans la fiche du
gabarit.
Vous pouvez ajouter des informations employeurs. Ces informations employeurs seront alors
ajoutées à chaque ressource créée à partir de ce gabarit. Sélectionnez l’onglet « Infos
employeurs » dans la fiche du gabarit.
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Vous pouvez aussi ajouter des tâches. Ces tâches seront alors ajoutées à chaque ressource
créée à partir de ce gabarit. Sélectionnez l’onglet « Tâches » dans la fiche du gabarit. Une
tâche est une action à réaliser qui est planifiée et assignée à un groupe ou à un technicien.
Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires aux rapports de création RH. Ces
informations supplémentaires seront ajoutées à chaque ressource créée à partir de ce
gabarit. Sélectionnez l’onglet « Rapports de création RH » dans la fiche du gabarit.
Ainsi lors de l’envoi du rapport de création, ces informations complémentaires
seront aussi envoyées.
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Sélectionnez « Ressources humaines – Règles d'affectation de champs obligatoires par type
de contrat ».
Cliquez sur l’icône « + » de la barre des tâches. Un formulaire de création de règle s’affiche.
Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, une description, l’opérateur logique, le statut
actif et un commentaire.
Validez le formulaire en cliquant sur « ajouter ». La règle est créée.
Il vous faut à présent ajouter les critères de cette règle.
Ces checklists ne sont pas planifiables et ne sont pas assignables à un groupe ou à un technicien. Il
est possible de les planifier et de les assigner en les liants à des tâches.
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La liste des règles disponibles s’affiche.
Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, une description, l’opérateur logique, le statut
actif et un commentaire.
Validez le formulaire en cliquant sur « ajouter ». La règle est créée.
Il vous faut à présent ajouter les critères de cette règle.
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Vous pouvez ajouter le critère type de checklist ou type de contrat avec sa valeur.
Dans les actions, vous pouvez lister les actions de checklist qui seront ajoutées pour ce type
de contrat et ce type de checklist.
Les actions de checklist peuvent aussi être ajoutées à une ressource donnée :
Sélectionnez l’onglet « Checklists » d’une ressource et ajoutez une action de checklist grâce au
formulaire disponible.
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Déclaration d’une nouvelle ressource
Dans le menu général du greffon, sélectionnez l’icône « Déclarer une arrivée » ou le « + » de
la barre des tâches.
L’assistant d’ajout d’une ressource commence. Sélectionnez le type de contrat. Les types de
contrat listés sont les noms des gabarits existants.
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Un formulaire demandant les informations générales de la ressource s’affiche. Vous pouvez
renseigner ces informations. Des informations peuvent être pré-remplies si celles-ci sont
présentes dans le gabarit. Vous pouvez les modifier pour cette ressource. A noter que les
champs en rouge correspondent aux champs obligatoires que vous avez créés avec la règle
« Ressources humaines – Règles d'affectation de champs obligatoires par type de contrat ».
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Un formulaire demandant les informations employeurs s’affiche si vous avez coché « oui »
l’option « Ajouter les informations employeurs » pour ce type de contrat. Vous pouvez
renseigner l’employeur et le client affecté. Des informations employeurs peuvent être pré-
remplies si celles-ci sont présentes dans le gabarit. Vous pouvez les modifier pour cette
ressource.
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Liaison à un utilisateur
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La liste des utilisateurs de cette ayant une habilitation dans cette entité s’affiche par ordre de
prénom nom.
Sélectionnez un utilisateur.
Validez l’affectation en cliquant sur « Ajouter ».
Cette ressource est associée à l’utilisateur.
Côté Utilisateur
Dans le menu « Administration », sélectionnez « Utilisateurs ».
La partie 1 permet d’associer une ressource existante dans les entités où l’utilisateur possède
des habilitations. Sélectionnez le type de contrat puis sélectionnez la ressource. Validez
l’association en cliquant sur « Ajouter ». La ressource est liée à l’utilisateur.
La partie 2 permet de créer une nouvelle ressource à partir du profil utilisateur. Sélectionnez
le type de contrat. Validez en cliquant sur « Ajouter ». La ressource est créée et liée à
l’utilisateur.
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Notifications
Des notifications sont disponibles pour ce greffon :
« Alert Arrival Checklists » : envoi un email informant qu’il y a des actions à effectuer pour
ces nouvelles ressources.
« Alert Expired Resources Tasks » : envoi un email informant des tâches expirées.
« Alert Leaving Checklists » : envoi un email informant qu’il y a des actions à effectuer pour
ces ressources partantes.
« Alert Leaving Resources » : envoi un email informant que ces ressources ont normalement
quitté l’entreprise. (Date de départ indiquée mais non pas partante dans le formulaire des
ressources concernées)
« Delete Resource » : envoi un email informant de la suppression d’une ressource.
« Delete Resource Task » : envoi un email informant de la suppression d’une tâche pour une
ressource.
« Leaving Resource » : envoi un email informant qu’une ressource a été déclarée partante.
« New Resource » : envoi un email informant l’ajout d’une ressource.
« New Resource Task » : envoi un email informant l’ajout d’une tâche sur une ressource.
« Resource Report Creation » : envoi un email contenant le rapport de création RH.
« Update Resource » : envoi un email informant de la modification d’une ressource.
« Update Resource Task » : envoi un email informant de la modification d’une tâche sur une
ressource.
Vous avez la possibilité d’activer ou non ces notifications.
Actions automatiques
Des actions automatiques sont disponibles pour ce greffon :
« Resources » : vérifie si les ressources ayant une date de fin inférieure à la date du jour sont
bien identifiées comme partante. Si c’est le cas, envoi de la notification « Alert Leaving
Resources ».
« ResourcesChecklist » : vérifie si des actions de checklists restent non effectuées. Si c’est le
cas, envoi de la notification « AlertArrivalChecklists » si cela concerne des ressources non
déclarées partantes ou envoi de la notification « AlertLeavingChecklists » si cela concerne des
ressources déclarées partantes
« ResourcesTask » : vérifie si des tâches ayant une date de fin inférieure à la date du jour ne
sont pas terminées. Si c’est le cas, envoi de la notification « AlertExpiredTasks ».
Vous avez la possibilité d’activer ou non ces actions automatiques, de choisir la fréquence
d’exécution de ces actions.
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Déclaration d’un départ
Dans le menu général du greffon, sélectionnez l’icône « Déclarer un départ ».
L’assistant de départ d’une ressource commence. Sélectionnez la ressource concernée, la
date du départ et la raison du départ.
Consultation de l’annuaire
But : Rassembler les informations des ressources et de utilisateurs liés comme le matricule, l’adresse
mail, le téléphone, le client affecté, le responsable…Afin de générer un annuaire global pour
l’organisation (Exportable en CSV /PDF)
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