I.

-DATOS GENERALES
ALUMNO: CUEVA HUAMAN EDWIN JONATHAN

II CÓMO REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL

(PROGRAMA CERO PAPEL)
I.II-RESUMEN
En la presente monográfica se explica programa cero papeles puesto que las
organizaciones avanzan en su desarrollo y crecimiento tecnológico, la producción,
distribución y gestión de información se eleva en forma exponencial, dado que los medios
de procesamiento, recibo, envío y distribución de información se han diversificado y
masificado en la empresa; dando origen a procesos como:

 El reemplazo (en parte) de los documentos en papel, que sirven como

soporte de las transacciones y operaciones del negocio de la empresa,
por bases de datos y medios de información estructurada.
 El relevo de los medios tradicionales de comunicación al interior y/o
exterior de la organización por medios de comunicación impersonal e
informal como el correo electrónico, o por documentos enviados vía fax.
También se desarrollarán las consecuencias de la gran demanda de utilización de papel
en el medio ambiente y las estrategias en la empresa y en cada persona para la menos
utilización de papel.
IV-INTRODUCCION:
Este documento ofrece una guía para la utilización responsable de los recursos naturales
(en especial a los bosques) a través de la reducción del consumo y la mejora de la
producción, uso y reciclaje de papel y sus derivados.
Este documento pretende:

 Dar a conocer la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública basa gran

parte de su estrategia en una eficiente gestión documental a través de la
tecnología
 Recomendaciones específicas para el consumo de papel responsable con el
Medio Ambiente.

Este documento contiene algunas acciones propuestas para reducir el consumo de

papel mediante la adopción de buenas prácticas en la gestión documental y un buen
uso de las herramientas disponibles por parte de los servidores públicos.

Por ello el trabajo se divide en 3 capítulos, el primer capítulo se presenta

…ASPECTOS GENERALES El segundo capítulo trata DESCRPICION DEL
PROGRAMA CERO PAPEL.
 . Y por el ultimo el tercero: ESTRATEJIAS

El presente trabajo pretende contribuir a dar a conocer el programa, su

funcionamiento y los beneficios al medio ambiente en especial a nuestra
flora(bosques).

V-OBJETIVOS:

1. OBJETIVO GENERAL:

 El objetivo principal del presente documento es proporcionar un conjunto de

herramientas, en su mayoría de tipo cultural, que permitirán cambiar los
malos hábitos en el consumo de papel, como un primer paso para la
implementación de estrategias Cero papel y avanzar en una administración
pública eficiente, amigable con el medio ambiente

2.-OBJETIVO ESPECIFICO:

 Aportar mediante el diseño y desarrollo de la campaña de reciclaje de papel

a la conservación y mejoramiento del medio ambiente en beneficio del
planeta y de la calidad de vida de quienes lo habitamos.
 Promover entre los directivos de las entidades un compromiso con las
políticas de eficiencia administrativa y Cero Papel en la administración
pública.

VI.-METODOLOGIA.

 Formulacion del problema

 Análisis del problema
 Recopilar información de libros, internet, revistas científicas.
 Resúmenes de la información obtenida
 Utilización de dispotivos electrónicos para su digitación y impresión.

VII.-DESARROLLO TEMATICO. –

CAPITULO 1.-

1.1 DEFINICIONES GENERALES

1.1.1 PROGRAMA CERO PAPEL

 Relaciona con la reducción sistemática del uso del papel mediante la
sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios
electrónicos.
 1.1.2 MEDIO AMBIENTE

 Es el conjunto de componentes físicos, químicos y biológicos externos

con los que interactúan los seres vivos.
1.1.3 BOSQUES

 Es un ecosistema donde la vegetación predominante la constituyen

los árboles y matas.
1.1.4 DOCUMENTO ELECTRÓNICO

 Documento Electrónico Es la información generada, enviada, recibida,

almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
1.2 CARACTERISTICAS

 EFICIENTE.
 RAPIDO.
 FACIL DE UTILIZAR.
 ECONOMICO.

CAPITULO 2.-DESCRIPCION DEL PROGRAMA CERO PAPEL

2.1 EXPLICACION:
“El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción
ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por
soportes y medios electrónicos.
Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y
almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la
utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La oficina Cero Papel
no propone la eliminación total de los documentos en papel.
La experiencia de países que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado que
los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos ya que el
Estado no puede negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la utilización de
medio físicos o en papel.
2.2 BENEFICIOS:
2.2.1 PARA LAS ENTIDADES Y SERVIDORES PÚBLICOS:

 Organizaciones más productivas.

 Procesos y servicios más efectivos.
 Uso óptimo de los recursos.
  Buenas prácticas de gestión documental.
 Disminución de papel, materiales de archivo y almacenamiento.
 Mejorar el acceso a la información.
 Mayor control y seguridad de la información.
 Eliminar la duplicidad de documentos.
 Disminuir el tiempo de localización y búsqueda de documentos.
 Reducir necesidades de espacio y almacenamiento.
 Mejorar el entorno de trabajo.
 Mejorar las comunicaciones
2.2.2 PARA EL AMBIENTE.

 Ahorro de papel
 Reducción de emisión de residuos.
 Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación
del papel: árboles, agua y energía.

 Reducir los contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, etc.

2.3 COMPONETES PRINCIPALES

1.-Los procesos y procedimientos.

2. La cultura organizacional.
3. El componente normativo y de gestión documental.
4. El componente de tecnología.

2.4. FASES DEL DESARROLLO DEL PROGRAMA CERO PAPEL

Una forma de representar el paso de un modelo basado en papel a un modelo

electrónico es el siguiente
Fase 1: uso exclusivo de papel, toda la administración es manual.
Fase 2: uso exclusivo de papel, la administración se apoya en aplicaciones de
tecnología.
Fase 3: combinación de papel con documentos digitalizados y electrónicos, la
administración se apoya en aplicaciones de tecnología
. Fase 4: uso exclusivo de documentos electrónicos, toda la administración
utiliza únicamente aplicaciones de tecnología.

CAPITULO 3.-ESTRATEJIAS
3.1 Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel
  Usando el papel de forma racional (reducir) (Fotocopiar e imprimir a doble cara)
 Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar.
 Elegir el tamaño y fuente pequeños (Elegir el tipo de letra más pequeño posible en
la impresión de borradores)
 Evitar copias e impresiones innecesarias (Es importante determinar, antes de
crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento)
 Reutilizar el papel usado por una cara (Se utilizarán las hojas de papel usadas por
una sola cara para la impresión de borradores, toma de notas, impresión de
formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otros)

3.2 PROMOVER LA IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS DE TECNOLOGÍA

 Uso de la Intranet (La mayoría de las entidades deben aprovechar al máximo sus
servicios de red interna y sus portales de Intranet)
 Uso del correo electrónico (El correo electrónico debe constituir la herramienta
preferida para compartir información evitando el uso de papel)

VIII.-DISCUSIÓN

Dentro de los planes del gobierno existe una apuesta grande, llegar a un estado cero
papeles, desde que leí esta iniciativa llamó mi atención por ecológica y necesaria;
actualmente contamos con suficientes herramientas tecnológicas para lograr reducir el
uso del papel al mínimo, no sólo en el estado, sino también en el sector privado.

Sin embargo, entre más pienso, más me convenzo de lo difícil de esta meta. En primer
lugar hay que entender que cero papel, no es imprimir y digitalizar, percibí que
erróneamente se caía en esta idea, ya que cuando comentaba con amigos este tema,
automáticamente la respuesta era “…en mi empresa intentamos digitalizar, pero…“, la
digitalización puede ayudar un poquito al reducir el número de fotocopias y seguramente
bajar costos de archivo, pero claramente no debe ser la solución. Tenemos que llegar a
crear una cultura de aceptación del documento electrónico, crear ese documento,
masificar la firma electrónica, aceptar como lo dice nuestra ley que, al igual que existe el
contrato verbal, también existe el contrato electrónico, es cierto y no muchos lo tienen
claro, una propuesta aceptada por correo electrónico constituye un contrato, nuestra
legislación desde 1999 prevé esto, sin embargo todavía no hemos interiorizado la idea
que el correo electrónico también pude ser un documento formal.

Otro tema muy complejo es cambiar la mentalidad, en este caso principalmente en el

estado, lograr hacer entender a funcionarios, jóvenes y viejos, que un expediente puede
ser conformado por archivos y documentos creados electrónicamente y no
necesariamente por una gran cantidad de folios en una carpeta; este es un reto difícil,
hasta ahora el archivo general no ha logrado evitar la duplicidad de documentos (varias
fotocopias de un mismo documento en cuanta carpeta lo menciona), no me imagino la
lucha para lograr que se acepte que una resolución con firma digital, creada, archivada,
notificada y conservada electrónicamente.

Lo importante es que ya existe la voluntad y hay una iniciativa en ese sentido, un primer
paso importante y confiamos que sea el punto para un rápido avance. En la medida en
más personas nos concienticemos de la importancia de reducir el uso del papel, tanto en
el sector público como en el privado y, de un modo u otro apoyemos este tipo de
iniciativas, es posible que en el mediano plazo logremos llegar a ese mundo cero
papeles.

María Beatriz Jaime Acevedo

Asesora jurídica – Programa Conexión Total

Corporación Colombia Digita

IX.CONCLUSIONES

 Es de vital importancia la implementación de una política activa de

generación de cero papeles siguiendo las directrices dadas por la
Presidencia de la República.

 Aplicación del programa cero papeles brindaran beneficios como para

las empresas o entidades públicas y como para el cuidado del medio
ambiente

X.-BIBLIOGRAFIA
http://blogs.eltiempo.com/colombia-digital/2011/08/08/algo-mas-sobre-cero-papel/
http://www.upt.edu.mx/Contenido/CERO%20PAPEL.pdf
http://www.utvm.edu.mx/wp-content/uploads/2015/09/Manual-Programa-Ceropapel.pdf
file:///C:/Users/CARLOS%20SANCHEZ/Downloads/3-Programa-de-Cero-Papel-
PCP%20(8).pdf
https://es.calameo.com/read/004804282c253f64673a4
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8257_papel_buenaspracticas.pdf
https://es.wikipedia.org/wiki/Bosque
10.-ANEXOS
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