BAB V

ANALISA DAN PEMBAHASAN

Tahap ini merupakan kelanjutan dari tahap pengolahan data,

dimana hasil dari pengolahan data dilakukan analisa perbandingan bisnis
proses usulan dengan bisnis proses yang sedang dilakukan perusahaan
dimana penulis bisa menganalisa aspek aspek yang menjadi nilai
pembanding sehingga dapat diketahui hasil terbaik dari pemetaan yang
dilakukan.
Dalam bab ini akan dibahas pemetaan dari prosedur mutu
pembelian dalam dokumen sistem mutu CIQS 00:02 yang sedang
berlangsung dengan menggunakan metode IDEFØ dimana penulis akan
mencantumkan input, mekanisme, output serta kontrol apasaja yang
terdapat didalamnya. Proses bisnis usulan juga pada bab ini akan
dibahas, faktor apasaja yang melatarbelakangi perbaikan pada proses
bisnis sebelumnya, yang selanjutnya akan dilakukan analisa perndingan
dan evaluasi dari kedua proses bisnis tersebut dengan menggunakan
metode ESIA.

5.1 Pemetaan Proses Bisnis Aktual Dengan Metode IDEFØ

Dalam pemetaan menggunakan IDEFØ, penggambaran model
dilakukan secara bertingkat (hirarkis) mulai dari aktivitas umum
(Context Page) sampai rinciannya (Decomposition Page). Context Page
biasa disebut Diagram A0 atau Parent Diagram, selanjutnya dibuat

V-1
 V-2

Decomposition Page atau Child Diagram yang merupakan rincian lebih

jauh dari sistem.
Tahap pemetaan proses bisnis merupakan upaya awal integrasi
terhadap aktivitas-aktifitas proses perusahaan. Analisis rangkaian proses
dalam tugas akhir ini tidak akan dilakukan secara menyeluruh. Dibatasi
hanya pada aktivitas dalam sistem pembelian material kebutuhan proyek
yang dilakukan oleh Kopegtel Mitra Pratama Rangkasbitung.
Sistem pembelian material kebutuhan proyek merupakan
gambaran secara menyeluruh aktivitas yang terjadi didalam sistem.
Pemetaan sistem ini dimulai dengan aktivitas pengajuan permintaan
material sampai aktivitas penerimaan dan pemeriksaan material
Node Trees dan Node Index dari sistem pengadaan material kebutuhan
proyek adalah:

Node Index A
A0 Sistem Pembelian Material Kebutuhan Proyek
A.1 Aktivitas Pengajuan Pengadaan Material,
A11 Proses Pembuatan Rencana Pengadaan Material.
A12 Proses Pengajuan Pengadaan Material.
A13 Proses Persetujuan Surat Pengadaan Material.
A.2 Aktivitas Pengajuan SPPH (Surat Permintaan Penawaran
Harga),
A21 Proses Seleksi Supplier.
A22 Proses Pembuatan SPPH.
A23 Proses Pengiriman SPPH ke Supplier.
A.3 Aktivitas Negosiasi,
 V-3

A.4 Aktivitas Pembuatan PO (Purchase Order),

A41 Proses pembuatan PO sesuai SPH hasil negosiasi.

A42 Proses persetujuan PO.
A43 Proses Pengiriman PO.
A.5 Aktivitas Pengiriman Material, dan
A.6 Aktivitas. Penerimaan & Pemeriksaan Material
A61 Proses Penerimaan Material.
A62 Proses Pemeriksaan Material.
A63 Proses Pemeriksaan Dokumen Material.
A64 Proses Pembayaran Material.

Dalam aktivitas ini terdapat komponen-komponen ICOM yang

terdiri dari komponen input, mekanisme, kontrol dan output setiap
aktivitas dalam sistem ini. Berikut adalah komponen-komponen ICOM
yang ada didalam sistem pembelian material kebutuhan proyek ini:
1. Komponen input sistem pembelian material kebutuhan proyek
Input dari sistem pembelian material kebutuhan proyek ini terdiri
dari 4 buah input, diantaranya:
a. SPK ( Surat Perjanjian Kerjasama )Proyek,
SPK proyek merupakan surat yang diterbitkan oleh pemilik
proyek kepada perusahaan dimana didalamnya terdapat hal-hal
yang harus dilakukan dan dipenuhi oleh perusahaan terhadap
proyek yang akan dilaksanakan.
b. BoQ ( Bill of Quantity ) Proyek,
 V-4

BoQ merupakan daftar kebutuhan material dari setiap item

pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek. BoQ ini
diterbitkan oleh pemilik proyek yang diberikan kepada
perusahaan terlampir dalam SPPH (Surat Permintaan
Penawaran Harga) sebagai acuan untuk setiap kontraktor
melakukan anwijing serta penentuan pengadaan kebutuhan
material proyek.
c. Daftar Supplier.
Daftar Supplier merupakan daftar yang digunakan perusahaan
untuk mengetahui supplier yang akan menjadi pabrikan
pendukung atau yang menjadi tempat pembelian material
dimana didalam daftar supplier terdapat perusahaan perusahaan
yang dikelompokan berdasarkan produk, jenis, kualitas dan
harga yang ditawarkan.
d. Waktu Pengiriman,
Waktu pengiriman adalah merupakan data yang diperoleh dari
hasil penjadwalan proyek oleh manajer oprasional dimana
waktu pengiriman ini memuat data kapan setiap item material
harus dikirim ke perusahaan dan harus ada di lokasi proyek.

2. Komponen mekanisme sistem pembelian material kebutuhan

proyek. Mekanisme dari sistem pembelian material kebutuhan
proyek ini terdiri dari 8 pelaksana, diantaranya:
a. Manajer Oprasional,
Manajer Oprasional bertanggung jawab didalam memeriksa
dan menyetujui dan mengkoordinasikan kepada Manajer
Umum untuk setiap daftar rencana pengadaan material
 V-5

kebutuhan proyek yang dibuat oleh unit pengadaan. Apabila

daftar rencana pengadaan material kebutuhan proyek sudah
sesuai dengan BoQ dan SPK, maka Manajer Oprasional
berkewajiban untuk menyetujui, sehingga akan diterbitkan
Surat Pengadaan Material yang dibuat oleh yunit pengadaan.
b. Unit Pengadaan,
Unit Pengadaan merupakan unit yang berada dibawah
pimpinan manajer oprasional dimana bertanggung jawab
terhadap setiap pengadaan material baik material kebutuhan
proyek atau non proyek. Berikut adalah fungsi dari unit
pengadaan, diantaranya:
1. Menerima Permintaan pengadaan material kebutuhan
proyek dari teknisi lapangan yang telah melakukan
anwijing.
2. Mengevaluasi permintaan pengadaan material kebutuhan
proyek dengan mengacu kepada BoQ ( Bill of Quantity ).
3. Membuat daftar rencan pengadaan material kebutuhan
proyek yang selanjutnya akan diajukan kepada manajer
oprasional dan manajer umum untuk pemeriksaan dan
persetujuan.
4. Membuat rencana surat pengadaan material setelah daftar
rencana pengadaan material kebutuhan proyek disetujui
oleh manajer oprasional.
c. Manajer Logistik,
Manajer logistik bertanggung jawab terhadap :
 V-6

1. Mengevaluasi serta menyeleksi supplier serta

memeriksa dan menyetujui SPPH yang dibuat oleh stff-nya
yang selanjutnya dikoordinasikan kepada Manajer Umum
untuk mendapatkan persetujuan.
2. Memeriksa dan menyetujui Pembuatan PO (Purchase
Order) yang dibuat oleh stff-nya yang selanjutnya
dikoordinasikan kepada Manajer Umum untuk
mendapatkan persetujuan.
3. Menerima dan memeriksa material yang dikirim oleh
supplier yang selanjutnya dikoordinasikan kepada Manajer
Teknik untuk dilakukan pemeriksaan kembali dan
mendapatkan persetujuan.
d. Staff Logistik,
Staff logistik merupakan bagian yang mendukung kinerja
aktivitas logistik yang berada dibawah pimpinan manajer
logistik dimana bertanggung jawab terhadap setiap pelaksanaan
pengadaan material baik material kebutuhan proyek atau non
proyek. Staff logistik bertugas untuk :
1. Menyiapkan serta membuatkan SPPH yang diajukan
kepada supplier terpilih ( yang telah melewati proses
seleksi. Setelah SPPH disetujui oleh manajer logistik dan
manajer umum.
2. MengirimkanSPPH yang telah diperiksa dan disetujui.
3. Menyiapkan, membuatkan dan mengirimkan PO
(Purchase Order) yang diajukan kepada supplier.
e. Unit Akuntansi,
 V-7

Unit akuntansi merupakan bagian yang mendukung kinerja

bagian keuangan yang berada dibawah pimpinan manajer
keuangan dimana bertanggung jawab terhadap pemeriksaan
dokumen dari material yang diterima. Unit akuntansi membuat
bukti hasil pemeriksaan dari kelengkapan dokumen material
apabila dokumen material cocok.
f. Unit Kas dan Bank,
Unit kas dan bank bertanggung jawab melaksanakan
pembayaran dari setiap tagihan yang diajukan oleh supplier
setelah mendapatkan bukti dari kelengkapan dokumen material
dari unit akuntansi.
g. Fax / Phone,
Adalah merupakan sarana untuk mengirimkan SPPH dan PO
kepada supplier serta SPH dan SPH hasil negosiasi yang
dikirim ke perusahaan oleh Supplier.
h. Supplier
Adalah perusahaan pemasok material proyek yang telah
ditunjuk dan dipilih perusahaan setelah melalui tahap
penyeleksian harga dan negosiasi.
3. Komponen kontrol sistem pembelian material kebutuhan proyek
Kontrol dari sistem pembelian material kebutuhan proyek ini terdiri
dari 5 kontrol, diantaranya:
a. Manajer Umum,
Manajer Umum bertanggung jawab didalam :
1. Memeriksa dan menyetujui setiap daftar rencana
pengadaan material kebutuhan proyek serta rencana surat
 V-8

pengadaan material yang diajukan oleh manajer

oprasional.

2. Memeriksa dan menyetujui setiap penyeleksian

supplier serta pengajuan SPPH yang ditujukan kepada
supplier terpilih.
3. Melakukan negosiasi dengan para supplier untuk
mencapai harga yang sesuai dengan harga yang diajukan
perusahaan.
4. Memeriksa dan menyetujui Pembuatan PO (Purchase
Order) yang ditujukan kepada supplier terpilih.

b. Manejer Teknik,
Manajer Teknik bertanggung jawab terhadap penerimaan dan
pemeriksaan material datang yang sebelumnya telah diterima
dan diperiksa oleh manajer logistik. Apabila material yang telah
diperiksa sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati maka
material siap untuk dikirim ke lokasi proyek.
c. Manajer Keuangan,
Manajer Keuangan bertanggung jawab didalam memeriksa dan
menyetujui proses pemeriksaan kelengkapan dokumen proyek
yang dilaksanakan oleh unit akuntansi dan proses pembayaran
tagihan kepada supplier yang dilakukan oleh unit kas dan bank.
d. Material Cost,
Adalah harga acuan perusahaan dalam melakukan negosiasi
dengan pihak supplier dimana material cost ditentukan dari
 V-9

BoQ yang dikeluarkan pemilik proyek dan harga pembelian

material proyek sebelumnya.
e. Delivery & Schedule.
Delivery & Schedule merupakan jadwal yang harus
diperhatikan oleh manajer teknik serta manajer logistik untuk
mengetahui kedatangan material dari supplier dan pengiriman
kembali material ke lokasi proyek,diman halini harus menjadi
kontrol dalam melaksanakan aktivitas negosiasi, pengiriman
material oleh supplier dan penerimaan serta pemeriksaan
material.
4. Komponen output sistem pembelian material kebutuhan proyek
Output dari sistem pembelian material kebutuhan proyek ini terdiri
dari 2 Output, Yaitu:
a. Material siap Kirim,
Material siap kirim adalah material yang telah diterima dan
diperiksa oleh manajer logistik serta manajer teknik, dan siap
untuk dikirim ke lokasi proyek berlangsung.
b. Accounts Payable.
Accounts payable adalah tagihan yang akan dibayar oleh
perusahaan kepada supplier yang bersangkutan dengan cara
pembayaran sesuai kesepakatan pada tahap negoisasi.

5.2 Analisis Pemetaan Proses Bisnis Aktual pada Aktivitas-

Aktivitas Prosedur Pembelian (KMP/CIQS/PM-05)
Aktivitas yang dilakukan oleh Kopegtel Mitra Pratama ada 6
aktivitas, diantaranya adalah pengajuan pengadaan material, pengajuan
SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga), Negosiasi, Pembuatan PO
 V-10

(Purchase Order),aktivitas pengiriman material serta penerimaan dan

pemeriksaan material. Berikut adalah analisis yang diperoleh dari hasil
pemetaan proses bisnis aktivitas-aktivitas tersebut, diantaranya:
1. Banyak Aktivitas “Menkonfirmasikan” yang dipergunakan,
sehingga banyak melibatkan pihak lain dan memperpanjang
jalannya sistem.
2. Belum adanya sistem informasi yang dipergunkan oleh perusahaan
sehingga memperlambat pelaksanaan prosedur ini.
3. Tingginya frekuensi aktivitas ”memeriksa” dan aktivitas ini timbul
berulang-ulang serta berlebihan, sehingga waktu suatu proses
menjadi panjang dan tidak efektif,
4. Banyak aktivitas “Approval” pada setiap dokumen yang dibuat,
sehingga tidak jarang sistem akan terlalu lama dilaksanakan.
5. Masih tingginya penggunaan kertas kerja dalam setiap aktivitas
pada proseduer pembelian di Kopegtel Mitra Pratama, yaitu form-
form yang dikelola secara manual atau hasil cetak komputer. Hal ini
menyebabkan banyak menyita banyak tempat, menghasilkan
aktivitas baru yang tidak bernilai tambah yaitu merapikan arsip dan
membutuhkan banyak kertas yang harus dibeli.
6. Situasi proyek yang tidak menentu menyebabkan pengiriman
material memerlukan waktu yang tidak sama, sehingga proses
pembelian akan sangat tergantung pada waktu pengiriman yang
dibutuhkan oleh setiap proyek.

5.2.1 Evaluasi Proses Bisnis Aktual Pada Prosedur Pembelian

(KMP/CIQS/PM-05)
 V-11

Prosedur pembelian merupakan prosedur yang cukup penting

didalam pelaksanaan suatu proyek di Kopegtel Mitra Pratama. Prosedur
ini yang menentukan apakah suatu proyek dapat terlaksana sesuai
dengan waktu yang ditentukan dan target dari perusahaan atau tidak.
Oleh karena itu, maka proses bisnis dari prosedur pembelian ini harus
dilaksanakan sesempurna mungkin sehingga proses bisnis yang
terbentuk akan efisien dan efektif.
Setelah pada sub bab sebelumnya dipetakan aliran informasi dari
setiap aktivitas pada prosedur prmbelian, terdapat beberapa karakteristik
yang menjadi fokus untuk dievalusi, pada evaluasi ini dipakai
pendekatan sistematika berupa Elimination, Simplication, Integration
dan Automation (ESIA). Berikut adalah pengaplikasian ESIA untuk
karakteristik yang menjadi fokus yang di evaluasi, diantaranya:
1. Eliminate aktivitas ”mengkonfirmasikan”,
2. Eliminate aktivitas ”Approval” yang harus melewati beberapa
jenjang jabatan,
3. Eliminate proses yang berulang-ulang,
4. Simplify sistem dokumentasi dan prosedur proses,
5. Integrate proses birokrasi perusahaan yang terlalu panjang dan
rumit, dan
6. Automate sistem informasi perusahaan dengan menggunakan data
base dalam pelaksanaan setiap aktivitas.
Untuk memperjelas, Tabel 5.1 berikut akan lebih memperjelas
penerapan ESIA dalam evaluasi proses bisnis pada kedua aktivitas
diatas.
 V-12

Tabel 5.1 Penerapan ESIA dalam evaluasi proses bisnis

sistem pengadaan material

Eliminate Simplify Integrate Automate

 Proses  Siste  Proses  Input data
tidak bernilai m Birokrasi terkomputerisasi,
tambah, dokumentasi dan tersimpan
 Proses  Pros dalam data base
mengkonfirmasik edur proses.  Program-
an, program
 Proses pendukung.
Approval,
 Proses
berulang,
5.2.2 Pemetaan Proses Bisnis Usulan Dengan Metode IDEFØ
Usulan pemetaan proses bisnis diharapkan akan lebih
memberikan kejelasan usulan perbaikan yang diajukan. Dalam bab ini
akan dibahas mengenai usulan pemetaan proses bisnis yang dilakukan
dengan metode IDEFØ. Usulan pemetaan proses bisnis ini hanya
dilakukan pada Prosedur Pembelian (KMP/CIQS/PM-05) dalam
dokumen sistem mutu CIQS 00 :02 dan hanya pada prosedur pembelian
material kebutuhan proyek saja.
Perbaikan ini dilakukan dengan tidak merubah tugas dan
tanggung jawab dari setiap bagian pada organisasi perusahaan yang
sedang berlangsung. Perbaikan dilakukan dengan menambahkan
beberapa sarana yang dapat mendukung terlaksananya bisnis proses
yang dusulkan.
Dengan menggunakan metoda pemetaan IDEFØ (Integrated
DEFinition Method) bisnis proses yang akan diusulkan dipetakan. Hal
ini dilakukan setelah melakukan observasi dokumen sistem mutu CIQS
 V-13

00:02 dan interview pihak pihak dalam perusahaan yang terkait dengan
prosedur mutu pembelian.
Sistem pembelian material kebutuhan proyek usulan
merupakan gambaran secara menyeluruh aktivitas yang terjadi didalam
sistem. Pemetaan sistem ini dimulai dengan aktivitas input data
kebutuhan material ke dalam data base sampai aktivitas penerimaan dan
pemeriksaan material
Node Trees dan Node Index dari sistem pengadaan
material kebutuhan proyek (KMP/CIQS/PM-05) usulan
adalah:
Node Index A
A0 Sistem Pembelian Material Kebutuhan Proyek
A1. Input Data Kebutuhan Material Ke Dalam Data Base
A1.1 Pembuatan rencana pengadaan material
A1.2 Input data dan pemeriksaan
A1.3 Up load data ke data base
A2. Pemilihan Supplier Berdasarkan Kebutuhan
A2.1 Pengiriman permintaan harga material
A2.2 Pemilihan supplier berdasarkan harga
sementara
A2.3 Negosiasi
A3. Pengiriman Material
A4. Penerimaan Material dan Pemeriksaan
Kesesuaian data di Data Base
A4.1 Penerimaan material
A4.2 Pemeriksaan material
A4.3 Pemeriksaan dokumen material dan
pembayaran
 V-14

Dalam aktivitas ini terdapat komponen-komponen ICOM yang

terdiri dari komponen input, mekanisme, kontrol dan output setiap
aktivitas dalam sistem ini. Berikut adalah komponen-komponen ICOM
yang ada didalam sistem pembelian material kebutuhan proyek ini:

5. Komponen input sistem pembelian material kebutuhan proyek

usulan.
Input dari sistem pembelian material kebutuhan proyek usulan ini
terdiri dari 4 buah input, diantaranya:
a. SPK ( Surat Perjanjian Kerjasama )Proyek,
b. BoQ ( Bill of Quantity ) Proyek,
c. Waktu Pengiriman,
d. Daftar Supplier.
6. Komponen mekanisme sistem pembelian material kebutuhan
proyek usulan.
Mekanisme dari sistem pembelian material kebutuhan proyek
usulan ini terdiri dari 8 pelaksana, diantaranya:
a. Manajer Oprasional,
b. Unit Pengadaan,
c. Manajer Logistik,
d. Staff Logistik,
e. Unit Akuntansi,
f. Unit Kas dan Bank,
g. E-mail,
h. Phone, dan
i. Supplier.
 V-15

7. Komponen kontrol sistem pembelian material kebutuhan proyek

usulan.
Kontrol dari sistem pembelian material kebutuhan proyek usulan ini
terdiri dari 5 kontrol, diantaranya:
a. Manajer Umum,
b. Manejer Teknik,
c. Manajer Keuangan,
d. Cost Material,dan
e. Delivery & Schedule.
8. Komponen output sistem pembelian material kebutuhan proyek
usulan
Output dari sistem pembelian material kebutuhan proyek usulan ini
terdiri dari 2 Output, Yaitu:
a. Material siap Kirim, dan
b. Accounts Payable.
Tugas dan tanggungjawab dari setiap bagian tidak mengalami
perubahan akan tetapi aktivitas dan proses mengalami perubahan
dimulai dari :
1. Input data kebutuhan material yang dilakukan secara
terkomputerisasi dengan sarana penyimpanan data dalam sebuah
data base.
2. Dilanjutkan dengan pemilihan supplier berdasarkan kebutuhan
dimana sarana yang digunakan adalah e-mail untuk mendapatkan
rincian harga yang ditawarkan oleh masing-masing supplier
sehingga dapat dilakukan negosiasi via telepon dan e-mail.
 V-16

3. PO dikirimkan secara elektronik yaitu dengan cara dikirimkan

lewat e-mail kepada supplier terpilih.
4. Pengiriman material tidak mengalami perubahan termasuk
penagihan yang dikirim ke perusahaan, dikarenakan setiap proyek
memerlukan waktu pengiriman yang tidak selalu sama sehingga
aktivitas pengiriman tetap.
5. Penerimaan dan pemeriksaan material dilakukan oleh bagian
logistik dan bagian teknik dengan prosedur yang tidak berubah akan
tetapi pemeriksaan dokumen dilakukan hanya mencocokan antara
faktur dan data permintaan material sampai dengan PO yang
terdapat dalam data base sehingga apabila dibandingkan dengan
proses sebelumnya banyak dokumen yang tecetak sehingga dalam
proses pemeriksaan memerlukan banyak waktu.

5.3 Perbandingan Proses Bisnis Aktual dan Usulan

Perbandingan antara proses bisnis yang sedang berlangsung
dan usulan penulis tampilkan dalam table As-Is VS To-Be, dari table ini
dapat dilihat perbedaan kekurangan serta kelebihan dari masing masing
proses bisnis.berikut adalah table perbandingan tersebut :
Tabel 5.2 As-Is VS To-Be
No. Deskripsi perbandingan Proses aktual Proses usulan
1 Jumlah aktivitas 15 10
Jumlah aktivitas pengambilan
2 5 4
keputusan
3 Jumlah personil 9 9
4 Job yang selesai dikerjakan 100% 100%
 V-17

Dari tabel diatas dapat dilihat perbandingan antara proses

aktual dengan proses usulan dimana proses aktual memiliki jumlah
aktivitas sebanyak :
1. secara keseluruhan terdapat 15 aktivitas diantaranya :
1) Pembuatan Rencana Pengadaan Material.
2) Pengajuan Pengadaan Material.
3) Persetujuan Surat Pengadaan Material.
4) Seleksi Supplier.
5) Pembuatan SPPH.
6) Pengiriman SPPH ke Supplier.
7) Negosiasi,
8) pembuatan PO sesuai SPH hasil negosiasi.
9) persetujuan PO.
10) Pengiriman PO.
11) Pengiriman Material, dan
12) Penerimaan Material.
13) Pemeriksaan Material.
14) Pemeriksaan Dokumen Material.
15) Pembayaran Material.
2. aktivitas pengambil keputusan sebanyak 5 aktivitas adalah :
1) Persetujuan Surat Pengadaan Material
2) Seleksi Supplier
3) Negosiasi,
4) Pemeriksaan Material
5) Pemeriksaan Dokumen Material.
 V-18

3. Personil yang terlibat dalam prosedur pembelian akatual ini

adalaha sebanyak 9 orang terdiri dari :
1) Manajer Umum,
2) Manejer Teknik,
3) Manajer Keuangan,
4) Manajer Oprasional,
5) Unit Pengadaan,
6) Manajer Logistik,
7) Staff Logistik,
8) Unit Akuntansi,
9) Unit Kas dan Bank.
Sedangkan pada proses usulan jumlah aktivitas 10 aktivitas dimana 4
aktivitas pengambil keputusan dengan jumlah personil sebanyak 9
personil. Berikut aktivitas aktivitas yang terdapat dalam proses bisnis
prosedur pembelian usulan :
1. Jumlah seluruh aktivitas adalah 10
aktivitas :
1) Pembuatan rencana pengadaan material
2) Input data dan pemeriksaan
3) Up load data ke data base
4) Pengiriman permintaan harga material
5) Pemilihan supplier berdasarkan harga sementara
6) Negosiasi
7) Pengiriman Material
8) Penerimaan material
9) Pemeriksaan material
 V-19

10) Pemeriksaan dokumen material dan pembayaran

2. Aktivitas pengambil kepuusan
sebanyak 4 aktivitas :
1) Pemilihan supplier berdasarkan harga sementara
2) Negosiasi
3) Pemeriksaan material
4) Pemeriksaan dokumen material dan pembayaran
3. Personil yang terlibat sebanyak 9
orang tidak mengalami perubahan sama seperti proses bisnis yang
sedang berlangsung.

Berdasarkan hasil perbandingan diatas dapat dilihat bahwa

jumlah aktivitas antara proses aktual dan usulan memiliki perbedaan,
jumlah aktivitas proses bisnis usulan lebih sedikit dibanding dengan
proses bisnis aktual sehingga penggunaan waktu untuk melaksanakan
prosedur pembelian akan lebih cepat. Proses usulan dibuat berdasarkan
evaluasi yang dilakukan ”Elimination” terhadap aktivitas
”mengkonfirmasikan”, aktivitas ”Approval” yang harus melewati
beberapa jenjang jabatan, dan proses yang berulang-ulang,
”Simplication” sistem dokumentasi dan prosedur proses, ”Integration”
proses birokrasi perusahaan yang terlalu panjang dan rumit, dan
”Automation” sistem informasi perusahaan dengan menggunakan data
base dalam pelaksanaan setiap aktivitas.
Dalam table As-Is VS To-Be diatas dapat dilihat bahwa setiap
aktivitas dalam proses aktual dapat dikurangi dalam proses usulan
dengan hasil persentasi terlaksanya pekerjaan sama. Perbedaan jumlah
 V-20

aktivitas pada proses aktual dan usulan dilakukan berdasarkan hasil

evaluasi dengan metoda ESIA, dengan tidak mengurangi atau
menghilangkan tugas serta tanggung jawab dari setiap bagian didapat
proses usulan yang diharapkan akan lebih baik serta akan lebih cepat.