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TATIANI CARVALHO
Disciplina – GESTÃO DE PROCESSOS
Aulas: 01 A 03
GESTÃO DE PROCESSOS
(ABORDAGENS, MAPEAMENTO, ANÁLISE, MELHORIA)
O que é um processo?
Um Processo pode ser definido como um “Conjunto de atividades inter-relacionadas ou
interagentes que transforma entradas em saídas”. Essas atividades requerem a alocação
de recursos, tais como pessoas e materiais.
A abordagem de processo introduz a gestão horizontal, cruzando as fronteiras entre as
diferentes unidades funcionais e unificando seu enfoque nos principais objetivos da
organização. Além disso, também melhora a gestão das interfaces dos processos
AS IS x TO BE
As organizações são compostas por inúmeros processos, que quando produzem serviços,
informações, conhecimentos, ou seja, produtos intangíveis, torna-se difícil acompanhá-
los quando não estão mapeados e documentados.
Com o objetivo de exercer uma gestão eficiente a atender seus clientes, as empresas
cada vez mais procuram gerenciar seus processos e adotam iniciativas de BPM. Dessa
forma os gestores buscam uma visão mais clara sobre as instâncias de seus processos e
utilização dos recursos.
Para isso, precisam se estruturar, ou seja, selecionar o(s) processo(s) que serão
mapeados , identificar seus responsáveis e participantes e especificar quais recursos são
necessários. Mas então, mapear o processo já existente, ou partir para o que se considera
ideal?
Mapeamento de processos
O mapeamento de processos de negócios objetiva determinar a forma em que os insumos
recebidos de um fornecedor, são tratados e transformados em produtos que serão
entregues aos clientes (cadeia cliente/fornecedor). A essa transformação, chamada de
processo, são alocados recursos (materiais, financeiros, de pessoas, etc) destinados a
promover essa transformação com efetividade (eficiência + eficácia). O resultado do
mapeamento é o mapa de processo e o diagrama de relacionamentos, que são
representações gráficas, o fluxo operacional e a inter-relação entre diferentes processos.
Através dos mapas é possível calcular os custos totais do processo, das suas atividades
ou tarefas, o tempo de execução, os responsáveis, o pessoal alocado, o tempo de
dedicação de cada recurso, possibilitando promover melhorias ou otimizações.
No mapeamento, define-se exatamente o que uma entidade empresarial faz quem é
responsável, em que padrão um processo deve ser concluído e como o sucesso de um
processo de negócio pode ser determinado. Uma vez feito isso, não pode haver incerteza
quanto às exigências de todos os processos internos do negócio. Uma ilustração de
processos de negócios é produzida. O primeiro passo para ganhar controle sobre uma
SIPOC
A Matriz Sipoc é uma forma de visualização mais detalhada de um fluxograma, , na hora
de elaborar fluxogramas essa matriz apresenta a relação entre os diferentes processos,
seus clientes e resultados são melhor visualizados, é uma forma mais completa de
visualizar um fluxograma de informação. As informações da Matriz SIPOC são:
EXEMPLO
Fluxogramas
Fluxogramas de Processo são uma das ferramentas da Qualidade para que você possa
saber como funcionam os processos da Organização, como podem ser melhorados e onde
devem ser melhorados.
TIPOS DE FLUXOGRAMA:
Blueprinting
O blueprinting representa o fluxograma de todas as transações integrantes do processo.
Faz uso da linha de visibilidade, que separa no mapa desenhado as atividades aonde os
clientes obtêm evidencias tangíveis dos serviços das chamadas atividades de retaguarda,
não presenciadas pelos clientes.
Análise de processos
Mais do que nunca, tornou-se de suma importância a análise dos critérios e métodos
utilizados nos processos produtivos das organizações, pois toda e qualquer ferramenta
que contribua para a diminuição de custos, é bem-vinda. Portanto conhecer os
procedimentos que funcionam dentro do processo produtivo da organização é essencial
para manter-se em um mercado globalizado e cada vez mais competitivo.
Avaliações de Processos.
É essencial para as empresas atualmente medir sua capacidade de desempenho, através
de vários indicadores. Atualmente com a velocidade das informações e das mudanças
tecnológicas se a empresa não conseguir medir seus processos, será o mesmo que
navegar em um oceano sem destino, ficando a mercê do destino, podendo assim levar a
empresa a ter sérios prejuízos. A partir dos indicadores da avaliação do processo o gestor
da organização pode ter a noção exata se as metas traçadas pela empresa estão sendo
alcançadas ou se está havendo algum desvio, podendo assim corrigi-los ou precavê-los.
Existem diversos tipos de indicadores que podem avaliar o processo de uma empresa,
mas existem uns que são essenciais para cada empresa, pois cada tem suas
peculiaridades, em um restaurante fast-food a velocidade com que a comida é servida é
essencial para o sucesso da organização, já e um restaurante convencional a qualidade
pode ser considerada como fator chave para o sucesso dela.
Melhoria de processos
A. Satisfação total dos clientes
B. Busca da excelência
C. Garantia de qualidade
D. Melhoria contínua
E. Gerência participativa
F. Gestão de processos
G. Desenvolvimento humano
H. Constância de propósitos
I. Gestão de informação e comunicação
O sucesso da MP se dá quando uma atividade crucial possa vir a ser desempenha da
melhor, com mais objetividade e se possível com menos dispêndio de recursos,
funcionários e tempo. Esta nova maneira inteligente e lógica de se organizar todo e
qualquer processo, cada vez mais, está se mostrando uma ferramenta essencial nas
organizações. A utilização de novas tecnologias aliada a uma maneira criativa e racional
de desenvolvimento do trabalho, são as chaves para um melhor aproveitamento das
tarefas executadas. O gerenciamento eficiente de processos aperfeiçoa a capacidade de
ETAPAS DO PDCA
Plan (planejar): etapa que são traçados os planos com base nos problemas da
organização;
Do (fazer): etapa que são executadas as tarefas previstas nos planos;
Check (verificar): etapa que verifica e avalia os resultados;
Act (agir): etapa de ação baseada no processo de verificação.
depois de concluída a última fase do pdca cria - se ações futuras para girar
novamente o pdca
MATRIZ GUT
Primeiro, lista todos os problemas (ou riscos) relacionados com o que você irá
tratar, seja sua empresa, seu projeto, sua casa.
Em seguida, atribui uma nota para cada problema, em 3 aspectos: gravidade,
urgência e tendência (daí o nome gut).
G: a gravidade é o tamanho do impacto daquele problema, caso ele venha a
acontecer.
U: a urgência é relacionada ao tempo que esse problema deverá levar para
acontecer.
T: a tendência é o potencial do problema, ou seja, "se eu não resolver esse problema
agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?".
AS NOTAS SÃO ATRIBUIDAS DE 1 A 5
A SOMA DAS NOTAS DE CADA UM DOS ASPECTOS INDICA A PRIORIDADE
APÓS O PREENCHIMENTO DOS DADOS CLASSIFICA-SE DO MAIOR PARA O MENOR
02) Macroprocessos são grandes conjuntos de atividades por meio das quais a
organização cumpre a sua missão, gerando valor para o cliente. Correspondem às
grandes funções da organização, para as quais devem estar voltadas todas as suas
unidades internas e descentralizadas.
04) Tarefa é caracterizada como uma atividade contínua, executada por uma mesma
equipe, com início e fim definidos no tempo. Na vinculação início-início entre duas tarefas,
uma tarefa somente se pode iniciar quando a outra, a ela vinculada, também se inicia.
a) iniciação e planejamento.
b) mapeamento de processos.
c) modelagem de processos.
d) redesenho de processos.
e) implementação de processos.
a) de medição do desempenho.
b) de apoio ou suporte.
c) gerenciais.
d) estratégicos situacionais.
e) primários.
15)Um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir
um bem ou serviço que tem valor para um grupo específico de clientes é denominado
a) processo.
b) ciclo PDCA.
c) kaizen.
d) fluxograma.
e) just-in-time.
16)O modelo de gestão orientado para processos é adequado para promover maior
efetividade organizacional porque
c) cada atividade pode ser controlada de forma independente, e não como uma série
de tarefas sequencialmente interrelacionadas e organizadas com a finalidade de produzir
resultados específicos.
17)Na gestão por processo, o conjunto de várias especialidades executadas em uma única
operação com a finalidade de resolver problemas, de caráter temporário ou provisório,
pois não agregam valor nenhum e consomem recursos variáveis, é denominada
atividade:
a) secundária.
b) crítica.
c) principal.
d) transversal.
e) não crítica.
a) brainstorming.
b) balanced scorecard.
c) melhoria contínua.
d) reengenharia.
e) mapeamento de processos
a) gráfico PDCA.
b) organograma.
c) cronograma.
d) fluxograma.
23) A gestão de um processo deve contemplar a sua modelagem, etapa em que é descrita
a situação futura ou ideal do processo.
25) Um fluxograma dentro de uma organização mostra como se faz o trabalho e analisa
problemas cuja solução é compatível com o exercício de uma administração racional.
Trata-se da representação gráfica sequencial de um trabalho, caracterizando as
operações e os responsáveis pelo processo.
a) I e V.
b) IV e V.
c) II e IV.
d) III, IV e V.
e) I, II e III.
GABARITO
01 C 02 C 03 C 04 C 05 B
06 E 07 C 08 E 09 C 10 C
11 C 12 E 13 E 14 C 15 A
16 A 17 D 18 E 19 C 20 A
21 D 22 C 23 C 24 C 25 C
26 B 27 D 28 C