Archivistica Tecnologias PDF

Archivística y nuevas tecnologías: consideraciones sobre
terminología, conceptos y profesión
Lligall. Revista d'Arxivística Catalana, 1999, núm. 14. Ponencia presentada en las
Jornades d'Arxivística de Catalunya, "Arxivant bites", (Vic, 1999).
http://www.arxivers.com
Lluís-Esteve Casellas i Serra

Servicio de gestión documental, archivos y publicaciones
Ajuntament de Girona. Plaça del Vi, 1. 17004 Girona
lecasellas@ajgirona.org
La expansión del uso de los microordenadores a partir de principios de los años 80

popularizó rápidamente la aceptación del término informática como la técnica del tratamiento
automático de la información1. Su aplicación al mundo de los archivos tuvo, evidentemente,
una buena acogida, ya que suponía la posibilidad de automatizar algunos procesos
caracterizados por su penosidad como por ejemplo la búsqueda en voluminosos
instrumentos de descripción, la gestión del espacio de los depósitos, etc. Así mismo, el uso
de los medios informáticos en los ámbitos de la gestión administrativa más allá de
operaciones estrictamente instrumentales, es decir, que ya no eran la simple substitución de
la maquina de escribir, pronto motivó las primeras advertencias de alerta por la fragilidad y
obsolescencia de estas tecnologías. Aun no resueltos del todo estos problemas, a principios
de la década de los 90 se consolidan las bases de lo que llamamos la sociedad de la
información, considerada como la revolución crucial de este fin de milenio. La información y
la comunicación, ejes fundamentales de cualquier actividad humana, se han situado en
primer termino en cualquier planificación estratégica y tecnológica de una organización y los
archiveros, conscientes de las potencialidades del empuje de la sociedad de la información ,
hemos asimilado rápidamente los aspectos formales de estas tecnologías como vehículo de
la rehabilitación de nuestra profesión. De esta manera hemos pasado de archiveros y
gestores de documentos a gestores de la información y, en poco tiempo de diferencia, ya
hay quien nos sitúa en el ámbito de la gestión del conocimiento.
Sin negar la posibilidad de que nuestra profesión, como cualquier otra, evolucione de forma
habitual en relación con su contexto quizás es prematuro hablar de la reconversión de la
profesión de archivero o de la aparición de una nueva profesión, cuando en nuestro país las
nuevas tecnologías de la información prácticamente solo se han aplicado de forma
instrumental2 y, además, cuando hasta el momento no podemos calificar de normalizada
nuestra situación profesional. Más aún, si consideramos que los problemas derivados de
estas nuevas tecnologías3 están aún por resolver o en evolución en piases de más tradición
archivística en este campo. Por otra parte, hay que especificar qué queremos decir cuando
Archivística y nuevas tecnologías: Lluís-Esteve Casellas i Serra
consideraciones sobre terminología, conceptos y profesión lecasellas@ajgirona.org
hablamos de tecnologías de la información, porque de buenas a primeras a menudo ya se

obvia el añadido y de la comunicación. Todo el mundo está de acuerdo en que las
tecnologías de la información son la base de la sociedad de la información, pero no hay que
olvidar que lo son en tanto que permiten la comunicación entre sistemas y hacen posible la
captura, almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información4. Difusión
entendida en un sentido amplio, es decir, complementada con la posibilidad de establecer el
intercambio electrónico de datos y, por tanto, resultado de la combinación de la informática y
las telecomunicaciones. Igualmente, si bien los medios específicos de las
telecomunicaciones se identifican normalmente - aunque no de manera exclusiva - con las
redes telemáticas y muy especialmente con Internet, los medios informáticos permanecen
en un plano mucho mas difuso, tanto por la diversidad de productos como por su propia
efervescencia tecnológica.
1. Tecnologías de la información y profesiones de la información
¿Qué entendemos por tecnologías de la información? Si consideramos como tales aquellas

técnicas que en un sentido genérico permiten la captura, almacenamiento, tratamiento y
difusión informatizada de la información, será necesario comentar los siguientes factores
tecnológicos:
− La “revolución” en las herramientas informáticas de escritorio, es decir, pensadas para el

usuario final
− La integración de aplicaciones diferentes y el compartimento de trabajos en grupo, que
permiten la automatización de flujos de trabajo y el acceso y la gestión simultanea de la
información por parte de diversos usuarios.
− El incremento exponencial de la capacidad de los equipos y herramientas de
almacenamiento y recuperación de datos.
− El desarrollo del diseño de arquitecturas de sistemas informáticos que posibilitan el
acceso y la gestión de datos de forma rápida y segura.
− La implantación de medios y herramientas que permiten la comunicación entre sistemas
diferentes y el intercambio electrónico de datos de diferentes formato.
La interrelación de todos estos factores tiene como una de sus principales consecuencias un
aumento considerable en la producción, distribución y uso de los documentos y datos que,
por su condición “electrónica”, se caracterizan por su evolutividad constante, su volatilidad,
su desmaterialización y su carácter multiforme5. Estas características han motivado la

progresiva asimilación entre documento e información y, en determinados ámbitos, incluso
su total substitución.
Con todo, antes de centrarnos en estos dos conceptos conviene hacer una breve
aproximación a lo que comportan estas tecnologías, de una parte, en relación a la
producción y la gestión de los documentos electrónicos y, por otra, en relación a las
tendencias tecnológicas de organización, acceso, explotación y presentación de la
información y el posicionamiento de las diferentes profesiones implicadas.
Producción y gestión de documentos electrónicos
En primer lugar, hay que comentar las potencialidades que los productos, tanto de escritorio
como de carácter corporativo, según el caso, que hallamos bajo la denominación de
sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS, Electronic Document Management
Systems). La empresa independiente Doculabs6, especializada en análisis de tecnologías
emergentes en sistemas de gestión de la información, identifica la siguiente tipología:
− Document Input7. Técnicas y herramientas de captura y transformación de documentos

en papel a imagen o a texto mediante escánners, herramientas de Reconocimiento
Optico de Caracteres (OCR), etc. Muy vinculadas a los Imaging Systems, en principio no
ofrecen herramientas de almacenamiento ni de recuperación.
− Imaging o Document Imaging. Aplicaciones y/o sistemas que permiten la conversión de
documentos en papel a imagen, su almacenamiento y su recuperación.
− CD and Optical Storage. Sistemas de almacenamiento electrónico de bajo coste que
generalmente incluyen los jukeboxes (gestores de CD) así como el software que los
gestiona. También se conocen como sistemas de información near-line, en
contraposición a la disponibilidad en línea (on-line) de la información.
− Computer Output to Laser Disk (COLD). Es el volcado de datos directamente del
ordenador a CD o a disco óptico. Es una herramienta importante dentro del Document
Management.
− Search and Retrieval. Herramientas de recuperación de la información a partir de
búsquedas de texto, de tipo “documental”.
− Document Management (DM). Su objetivo es la gestión electrónica de la información
generada de forma desestructurada en un documento o grupo de documentos,
independientemente de su formato (texto, gráfico., etc) pero siempre en soporte
electrónico, y su recuperación a partir de tecnicas de indización. No ofrecen instrumentos

corporativos de clasificación ni de selección de la documentación, sino que básicamente
son funcionalidades dirigidas al usuario final. Este tipo de sistemas también se conocen
como GED (sistemas de gestión electrónica de documentos).
− Records Management (RM). Herramientas de apoyo a la gestión de documentos
entendida desde un punto de vista archivístico, es decir, la integración de los sistemas de
clasificación, descripción y conservación de la documentación independientemente de su
soporte. La gestión de los documentos se concibe desde un punto de vista corporativo.
Los procedimientos de cómo clasificar, describir, valorar y, por tanto, eliminar o
conservar, son adoptados por la organización y no a titulo individual por cada usuario.
− Workflow. Herramientas dirigidas a la integración de diferentes aplicaciones y a la
automatización de los flujos de trabajo de los procesos de gestión para obtener una
mayor rapidez de respuesta, una mayor productividad en el trabajo, un mejor servicio al
cliente y una mejora en el control de la calidad.
− Groupware. Los Groupware Systems son herramientas de “infraestructura” que permite
organizar la información y compartirla en un entorno de trabajo en grupo o comunitario
(correo electrónico, agendas electrónicas de grupo, formularios, bases de datos, etc.).
− Electronic Publishing and Intranets Herramientas de edición electrónica de documentos
sobre CD-Rom, CD Regravable o sobre tecnología Web, en Internet o en una Intranet.
El uso de estos tipos de productos, que a menudo se utilizan de forma combinada, se

traduce en:
− Un aumento de los documentos electrónicos, ya sean generados directamente en soporte
electrónico o bien transformados desde soporte papel.
− Una mayor necesidad de gestionar todo este volumen de documentos por parte del
producto/usuario final (Document Imaging, Document Management) y también por parte
de la organización (Records Management)8.
− La aparición de documentos mixtos en su composición, también llamados “documentos
dinámicos”, es decir, la inserción de un documento electrónico en otro generado a partir
de una aplicación diferente. Generalmente, el “documento invitado” mantienen la
posibilidad de acceder a su aplicación desde el “documento anfitrión” y de ser modificado.
La posibilidad de actualización automática también se da desde el documento del cual
procede. Un ejemplo seria el gráfico de una hoja de calculo insertado en un documento
de texto.
− La procedencia diversa de los datos introducidos en documentos compartidos por
diferentes departamentos de una o diversas instituciones y, por tanto, una mayor
dificultad para identificar con claridad quien es el productor.

− El incremento de la distribución y el uso de documentos electrónicos a partir de su
disposición en redes internas de una organización (Intranet) o externas (Internet).
Simplificando mucho, podríamos decir que la combinación de algunas de estas herramientas

basadas en arquitecturas de sistemas informáticos del tipo cliente/servidor9, es decir, la
conexión de un grupo definido de usuarios o un gran ordenador central donde residen los
datos que sirven de base a la gestión, es lo que ha dado lugar a los llamados sistemas de
información y, con matices, a los sistemas de gestión del conocimiento. La distinción la
podríamos establecer en que los sistemas de gestión de la información tienen por objetivo
principal el procesamiento y almacenamiento de información, mientras que los sistemas de
gestión del conocimiento enfatizan su distribución y uso. Por otra parte, mientras que los
sistemas de información integran datos generados directamente por las actividades
realizadas por la organización en el ejercicio de sus funciones, la gestión del conocimiento
incorpora esta información como “conocimiento explícito” y, además, aquella información
surgida de la experiencia de la organización en sus actividades y de las personas que
forman parte de ella, “conocimiento tácito”, la suma de los cuales es considerada como el
“capital intelectual” de la organización10. Con todo, la estructura básica de uno y otro sistema
tiene como fundamento tecnológico la filosofía de los sistemas de gestión de bases de datos
relacionales y, por tanto, los grandes sistemas de almacenamiento y recuperación de la
información, los Data Warehouse, que son otro de los aspectos importantes en las
tecnologías de la información.
Igualmente, los Data Warehouse (almacenes de datos) no se miden por su capacidad (su
equivalente a “pequeña escala”, más o menos, podrían ser los llamados Data Mart) sino por
las siguientes características11:
- Su “ubicación física” se encuentra fuera de los sistemas operacionales o de gestión para
evitar su degradación en el funcionamiento de respuesta al usuario.
- La posibilidad de integrar datos de distinta procedencia, o sea de sistemas de
aplicaciones no integradas, y de mantener sin que puedan ser modificadas en el tiempo
las relaciones existentes entre estos datos.
- Los datos que contienen se caracterizan por ser exactos, es decir, no varían según el
momento que se consulten, y por ser no-volatiles, por tanto, no actualizables. No
contienen entidades dinámicas sino solo aquellas que no cambian.
- La organización de los datos responde a una orientación especifica (subject oriented),
para facilitar rápidamente cualquier análisis, y no a procesos funcionales de gestión.
Los Data Warehouse (DW), pues, son el centro de la arquitectura de sistemas de

información de los años 90, sobre el cual se apoyan los sistemas operacionales o de gestión
y al cual el usuario puede acceder mediante Web, ya sea a partir de una Intranet o de
Internet, si es un usuario externo. Este conjunto es el que configura las arquitecturas
multinivel, es decir, la evolución de una arquitectura de dos a tres capas: la separación de
las fuentes de información de los sistemas de gestión y de las interfaces del usuario final12.
Las ventajas que supone una arquitectura de sistemas de este tipo son a grandes rasgos:
- La seguridad de los datos propios de una organización

- La puesta de estos datos a disposición de sistemas operacionales para facilitar las
tareas en cualquier tipo de gestión
- La posibilidad de interconexión con otros sistemas internos o externos de estructura
similar
- La oferta de servicios de información a usuarios externos a la organización
(administrador/clientes) sin necesidad de tener que disponer de configuraciones técnicas
especificas.
Tendencias tecnológicas y profesionales de la información
Todo hace pensar que la enorme efervescencia tecnológica de los últimos años no hará sino
acelerar las tendencias que existen actualmente especialmente las referidas a:
− La integración entre los diferentes tipos de productos que tienen por objeto la gestión
electrónica de documentos (EDMS) y, también, entre estos y algunos sistemas
operativos. De esta manera, se puede dar la circunstancia que una organización
disponga de herramientas propias de la gestión electrónica de documentos sin que
necesariamente haya adquirido alguna específica. Además, éstas tendrán la capacidad
de procesar de forma integrada voz, datos, gráficos, imágenes, etc. y en consecuencia,
definir la tipología de los documentos será mucho más complejo. Hay que tener en
cuenta que hasta ahora los fabricantes prácticamente se habían centrado en la
potenciación de herramientas dirigidas al usuario final, pero que actualmente centran sus
objetivos en las de carácter corporativo por dos razones: el hecho de que ahora existe
tecnología suficiente para desarrollarlas y la obertura de mercado que supone la
demanda generada a partir de las necesidades creadas por la reingeniería de procesos13.
− El desarrollo y la expansión del uso de arquitecturas de sistemas informáticos multinivel
basados en el Data Warehousing comportará un incremento notable en la sofisticación y
complejidad de la gestión de estas tecnologías. Como consecuencia, la gestión yu

conservación física de los documentos electrónicos estará más en manos de
especialistas de estas tecnologías14.
− La difusión de las tecnologías Web como medio de presentación de la información,
formato de intercambio y medio de acceso a sistemas. Este hecho se ve favorecido por la
facilidad de uso y la simplificación que supone para los usuarios, que no necesitan
ninguna configuración predefinida para acceder al sistema de gestión o de información, y
por el bajo coste que este sistema de distribución de información supone para las
organizaciones, cada vez, más volcadas a ofrecer nuevos servicios telemáticos al publico
(administrados/clientes) y, en el caso de las administraciones publicas, a garantizar la
transparencia en su gestión. El uso de lenguajes específicos de estas tecnologías (SGML
- Standart Generalized Makup Language-, ODA - Open Document Arcitecture -, etc)
favorecerán la creación de documentos más complejos en cuanto a tipología y a
integración de componentes dinámicos.
− El desarrollo de estándares internacionales que superen los estándares de facto
(fabricantes), los de ámbito privado y los de carácter estrictamente nacional15,
especialmente en el intercambio electrónico de datos (EDI, Electronic Data Interchange) y
a nivel de arquitectura de sistemas, es decir, que permitan la interoperabilidad entre
sistemas abiertos (OSI, Open System Interconnection). El EDI se utilizará en sistemas
abiertos sobre la base de garantizar la autenticación de la información, el control de
acceso, la confidencialidad, la integridad, el no-rechazo entre sistemas y la disponibilidad
y validez de la información. Algunas de estas cuestiones se resuelven actualmente a
partir de los mismo estándares de los sistemas abiertos (OSI) y de otros a partir de la
definición de practicas y procedimientos privados. Una de sus consecuencias será el
aumento de los documentos y las bases de datos compartidas por diferentes
organizaciones16.
Así pues, el conjunto de todas estas tendencias, previsibles a partir de la realidad actual,
permiten augurar un importante desarrollo de las bases tecnológicas necesarias para la
implantación de sistemas de información y sistemas de gestión del conocimiento.
Paralelamente, también generan nuevas dudas:
- ¿Dónde situar los límites entre qué es un documento y qué no, en medio de toda la
información electrónica?
- ¿Cómo definir y tratar la diversidad y la complejidad de estos nuevos documentos
multiformes y cambiantes?
- ¿Cómo identificar el productor de un documento compartido por diferentes
organizaciones?
- ¿Cómo evitar la actualización constante de la información y cómo garantizar su
preservación?
- ¿Los documentos continuaran teniendo el archivo como destino o entraremos en la era
de los archivos virtuales, la llamada “era de la post-custodia”?
- ¿Sobre qué base se elaboraran los estándares de descripción y de intercambio de datos
y de comunicación entre sistemas?
En cuanto a las diferentes profesiones implicadas en la “gestión de la información”17

(informáticos, ingenieros, archiveros, documentalistas, bibliotecarios...) todos han
depositado suficientes expectativas en ello como para confluir en más de un ámbito. Es
justamente en esta confluencia donde hay que situar una cuestión básica en la que también
a menudo hemos caído los mismos archiveros: ¿es posible hablar de sistemas de gestión
del conocimiento y de sistemas de gestión de la información globales, eficientes y rentables
sin habernos detenido en la necesidad de un sistema de gestión de documentos? El sentido
común nos llevaría a creer que no, porque entre otros motivos una de las tareas previas es
la identificación correcta de la naturaleza de los conocimientos y de la información, la mayor
parte de los cuales tienen como fuente los documentos18. Por tanto, la gestión de
documentos, tradicionalmente una operación más o menos discreta, sin incidencia en los
niveles de alta dirección y a menudo bastante incomprendida por parte de la misma
organización, se ha convertido en una parte importante en la estrategia de gestión de la
información y hace falta una estrecha colaboración con cada una de las profesiones
implicadas.
No obstante, en el camino de la colaboración hay que superar algunos obstáculos. El
primero es el exceso de confianza depositada en la tecnología sobre todo por parte de
informáticos e ingenieros. La experiencia ha demostrado repetidas veces que soluciones
únicamente tecnológicas, por no decir informáticas, no son precisamente la mejor garantía
de éxito. No hace mucho, la creencia que la creciente capacidad de los ordenadores seria
capaz de engullir la totalidad de la información producida y de recuperarla sólo a partir de
técnicas de indización se ha demostrado bastante desafortunada y, con el tiempo, una carga
económica considerable cuando ha sido indispensable transferir la información a nuevos
soportes y/o a nuevas tecnologías. Aún así, es frecuente encontrar propuestas de
implantación de “sistemas de planificación de recursos de la empresa “ (Enterprise Resource
Planning Systems, ERP) que entre sus objetivos está la organización y la disposición de los
“datos desestructurados” de la empresa (que en la mayor parte de los casos los archiveros
consideraríamos documentos) a partir de la “gestión de los contenidos” (Content
Management)19, o también soluciones a procesos administrativos que toman como único

sistema de clasificación la indización temática20, sin prever en ningún caso sistemas de
valoración de la información de los “contenidos”.
De la misma manera, hay que superar los planteamientos que parten de la planificación de
los sistemas de información centrados únicamente en las necesidades de los usuarios y
contextualizarlos en las del conjunto de la organización. A menudo, estos planteamientos
han estado en la base de la aplicación de sistemas fundamentales en el Document Imaging
o el Document Management, destinados a facilitar el trabajo al usuario final, pero que no
permiten una verdadera gestión corporativa de los documentos. Hay que tener presente que
el uso de estos términos ha supuesto y supone más de una confusión entre archiveros,
documentalistas, informáticos y sobre todo usuarios, ya que Document Imaging Systems se
ha traducido por “sistemas de gestión documental” y Document Management Systems por
“sistemas de gestión de documentos”. Es decir, se han asimilado unos instrumentos
tecnológicos con la denominación de un ámbito de la gestión archivística, sobre todo por
parte de los documentalistas21. No cabe duda, que en esta confusión ha contribuido el hecho
de que los records managers norteamericanos utilizan estas técnicas y que, generalmente,
su ámbito de actuación incluye también la gestión del material bibliográfico de utilidad para
la organización.
Por otra parte, es cierto que los archiveros no somos los únicos preocupados por las
cuestiones mencionadas al principio de este apartado, especialmente en los aspectos
referidos al contexto de producción de la información22, y también que los limites entre las
profesiones implicadas en la “gestión de la información” son cada vez más difusos, sobre
todo en cuanto a la descripción, el acceso y la preservación. Parece bastante evidente que
las nuevas tecnologías erosionan aquello que distingue el material archivístico del material
bibliográfico en tanto que se fundamentan en el mismo soporte y formato y que permiten
fácilmente su diseminación más allá de su contexto de creación y uso. No obstante, los
archiveros tenemos que evitar que se confundan y que el material archivístico pierda su
identidad23.
Los archiveros, por nuestra parte, a menudo hemos caído en la tentación de denominar
genéricamente los archivos como sistemas de información, pero este tipo de equiparaciones
no contribuyen para nada a reforzar la profesión, más allá de los que suponen a corto plazo
como simples operaciones de marketing. Los archiveros no tenemos que asimilar una parte
del objeto de nuestra gestión a un conjunto de técnicas y herramientas informáticas que son
el instrumento mas que el objetivo en si mismo, porque si no estaremos dificultando a
nuestros interlocutores l compresión de los rasgos identificativos y fundamentales de nuestra
profesión, los cuales son precisamente los que la consolidan como tal. En cambio, si que es
totalmente licito afirmar que un servicio de archivo eficiente, con unos criterios de
organización de la documentación homogéneos y globales e integrado a los sistemas
corporativos de gestión, constituye un elemento esencial dentro de un sistema de
información, pero principalmente por los aspectos cualitativos que aporta sobre las
operaciones de control intelectual de la documentación y no por los contenidos de los
documentos que gestiona. Control intelectual que se traducirá en el ejercicio de la profesión
como “auditor de la información”, “poseedor de estándares” o “localizador de la información”,
pero que en cualquier caso incidirá directamente sobre la gestión diaria de la organización24,
con el objetivo de facilitar la “higiene documental”25 necesaria para garantizar la calidad de la
documentación finalmente conservada.
Esta es probablemente una de las cuestiones clave en el desarrollo de la profesión
archivística en el ámbito de la gestión de los documentos electrónicos, ya que implica incidir
en el mismo diseño de cualquier sistema de gestión26 y adoptar las estrategias adecuadas
de relación con los productores de documentos27. Y este es también nuestro rasgo
diferencial en relación a profesiones cercanas, más centradas en la presentación,
distribución y uso final de la información28. Esto no excluye la posibilidad de aceptar la
progresiva tendencia a la integración de las profesiones vinculadas a las ciencias de la
documentación, tal y como sucede con los “gestores de recursos de información” (resources
information managers) en los Estados Unidos29. Integración que tiene que ser la
consecuencia de una demanda de servicios que incluya y respete las especialidades de una
y otra profesión, es decir, que a pesar de los ámbitos compartidos, incluso en cuestiones
formales de acceso, consulta y presentación de datos, parta de la base que documentos e
información no son los mismo y que implican responsabilidades de gestión diferentes.
2. Archivística y gestión de documentos electrónicos
Cuando hablamos de la gestión de documentos electrónicos desde un punto de vista

archivístico podríamos estar de acuerdo que, a grandes rasgos, los puntos clave30 son
principalmente:
- La manipulación, en un sentido genérico, de los documentos electrónicos
- La importancia del mantenimiento de la procedencia de los documentos
- La incorporación de criterios de valoración y de eliminación en el diseño de
aplicaciones de sistemas de gestión de documentos
- El mantenimiento de la accesibilidad a los documentos electrónicos en el paso
del tiempo
Los dos primeros puntos afectan directamente la esencia de los documentos y, por tanto,
teniendo en cuanta la volatilidad y la desmaterialización de los documentos electrónicos,
previamente hay que precisar qué entendemos por documento y en que los diferenciamos
de la información para poder adoptar las soluciones necesarias que garanticen la integridad
y la procedencia.
Documentos e información
El Diccionario de Terminología Archivística31, del Consejo Internacional de Archivos, define

documento como la combinación de un soporte y de la información que contiene, utilizable
con finalidad de consulta o como prueba, e información, como datos registrados. Se
entiende que cuando hablamos de información nos referimos a información fijada sobre
algún soporte, es decir, de “información grabada” (recorded information), a diferencia, por
ejemplo, de la generada a partir de las relaciones virtuales entre diferentes bases de datos,
una de las características de los sistemas de información.
Esta definición de documento no permite deducir si sus usos potenciales como prueba o
como referencia son características inherentes y simultaneas del documento. En este
supuesto, el uso en uno u otro sentido dependería de las circunstancias del usuario y del
momento en que realizara la consulta. Si consideramos la cualidad probatoria como un
hecho distintivo del documento y que esta característica no se da necesariamente de forma
simultanea con la de simple consulta, en muchos casos tendremos que admitir la
equivalencia entre los términos información registrada y documento. Así, pues, desde el
punto de vista archivístico la definición de documento tiene una utilidad más bien escasa.
Más alla de este concepto, el mismo Diccionario define documento de archivo (record//
[documents d’] archives/archives courantes) como la información registrada con

independencia de su formato y su soporte creada, recibida y mantenida por una entidad,
institución, organización o individuo en el ejercicio de sus funciones y conservada para sus
necesidades. Por tanto, añade a la primera definición lo que podríamos considerar como el
contexto en el cual el documento tiene significado.
De este planteamiento se puede deducir que la distinción entre documento de archivo y
documento, hay que situarla en la importancia de la contextualización del documento de
archivo. Este contexto es el que le confiere su valor como prueba, como condición
intrínseca, referida a los ámbitos administrativo, legal y fiscal. Desde esta perspectiva
podemos considerar que, si bien toda “información registrada” (recorded information) es un
“documento” (document) no todos los “documentos” son “documentos de archivo” (records),
porque no todos representan una transacción, tramitación o acción efectuada entre dos
partes sobre algún asunto concreto. La cuestión que se nos plantea es si todos y cada uno
de los documentos generados por una organización tienen la consideración de documentos
de archivo, porque todos se han producido en el contexto administrativo general de una
organización.
Si seguimos repasando los conceptos del Diccionario de Terminología Archivística,
encontramos entradas referidas a documentos públicos, documentos oficiales, documentos
de trabajo, documentos efímeros…Es evidente que no todos se pueden calificar como
documentos de archivo y, por tanto, hay algún factor mas a tener en cuenta en el momento
de distinguir entre aquellos documentos que son de uso auxiliar para el productor y aquellos
otros, la gestión de los cuales es competencia de la organización. Este factor, vinculado al
contexto de producción del documento, es su valor como prueba en un sentido amplio, es
decir, en su significado estrictamente jurídico y, también, en su significado administrativo,
como evidencia o testimonio de la misma actividad.
Esto, que podría parecer una obviedad puede ser especialmente importante en el contexto
de las tecnologías de la información, ya que estas permiten multiplicar la capacidad de
producir, almacenar y distribuir datos a menudo con una clara finalidad informativa. Por otra
parte, los requisitos técnicos de conservación seran diferentes según se trate de un simple
“documento” (información registrada) o de un “documento de archivo”32 y, generalmente, los
“sistemas documentales” de las organizaciones no establecen distinciones entre la gestión
de unos y otros, sobre todo en cuanto a su correcta valoración33.
Hay que tener presente que las características de los documentos electrónicos suponen una
cierta ruptura con los esquemas de las tipologías “clásicas”:
- Los documentos, además de simples o compuestos, ahora pueden ser dinámicos
- El medio de transmisión del contenido ha dejado de ser único, o eminentemente

único (texto, gráfico, imagen, audiovisual o “electrónico”), si no que los
documentos pueden combinar más de uno de manera simultanea. Los
documentos se convierten en multiformes.
- La tipificación del documento a partir de la calidad del productor, publico o
privado, se convierte en borrosa porque aumentan las facilidades para el
compartimento de documentos, especialmente en bases de datos compartidas
entre sectores de ámbitos diferentes.
- La condición de original y único entra en contradicción con la facilidad de
duplicación y distribución de los documentos electrónicos.
En un claro intento de esclarecer y homogeneizar terminología y conceptos, útil tanto en el

ámbito de los documentos tradicionales como en el de los documentos electrónicos, la
Guide de l’Information Numerique ofrece las siguientes definiciones:
- Información: indicio o suceso puesto en conocimiento de una persona o grupo de
personas y, por tanto, que puede ser transmitido.
- Dato: representación de una información elemental en un formato que permite
aplicarle un tratamiento. Si este tratamiento permite además su recuperación y
transmisión mediante un ordenador recibe el nombre de dato leible por maquina
(DLM)
- Registro: desde un punto de vista administrativo y archivístico y no informático,
conjunto de datos grabados en un soporte, o bien, fragmento particular de
información grabada generada, reunida o recibida desde el principio, durante el
seguimiento y hasta el final de una actividad institucional o personal, y que
comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir
una prueba o una evidencia de esta actividad. Si este registro esta en un formato
adecuado para la búsqueda, tratamiento y transmisión mediante un ordenador
recibe el nombre de registro numérico34.
En el contexto de los documentos electrónicos los elementos básicos que constituyen un
registro son:
- El contenido, es decir la información, que puede incluir texto, números, hojas de
calculo, imágenes, gráficos, sonido, vídeo o vínculos hipertexto.
- El contexto, también denominado información contextual o metadatos, que
básicamente recoge la descripción del contexto administrativo y la información
técnica (maquinaria, software, versión, estructura del fichero, descripción de los
datos e histórico de vínculos con otros registros)
- La estructura, es decir la disposición lógica de la información, el tipo de

documento o la presentación35.
Por otra parte, la misma Guide… considera que los datos de un registro se pueden
estructurar principalmente de dos maneras, como documento y como base de datos:
- Documento: conjunto consistente y coherente de datos estructurado para
presentar un razonamiento o servir de prueba de la ejecución de una acción.
- Base de Datos: grupo de datos estructurados para facilitar la búsqueda y los
tratamientos posteriores.
Las definiciones precedentes comportan de forma inevitable la identificación de registro con

documento de archivo. En consecuencia, a raíz de la creciente proliferación de documentos
electrónicos de tipología diversa (webs, documentos dinámicos, bases de datos, hojas de
calculo, mensajería de correo electrónico y buzones de voz, etc.) es imprescindible
identificar cuales de ellos hay que considerarlos documentos de archivo y cuales no, es
decir, identificar cuales tienen valor probatorio, ya sea de tipo jurídico o como evidencia de la
actividad de la organización. En la misma línea, se puede afirmar que la diferencia entre un
“sistema de archivo”, entendido como las aplicaciones de soporte al sistema de gestión de
documentos, y un “sistema de información”, es que el primero aporta información que
constituye en si misma una prueba de la actividad de la organización36. Hay que decir, no
obstante, que ante esta situación no faltan argumentaciones “fundamentalistas” a favor de
conservar exclusivamente aquellos documentos considerados como oficiales, o sea,
únicamente aquellos que tengan valor desde el punto de vista jurídico37. Asimismo, una
consideración de este tipo puede dificultar, a corto plazo, la propia gestión de la
organización y, a medio y largo plazo, podría resultar bastante empobrecedora a nivel
informativo y testimonial.
En cuanto al valor probatorio de un documento desde el punto de vista jurídico, éste tiene
que venir definido por el marco legal establecido y/o por la regularización de los
procedimientos a nivel interno de la organización, ya que por el hecho de que un documento
haya sido producido por una administración pública no significa que necesariamente tenga
la condición de “documento oficial” o de “documento público”. Por ejemplo: un registro de
expedientes, manual o informatizado, no tiene ningún valor jurídico si no cuenta con las
diligencias pertinentes; tampoco lo tiene una memoria de un departamento si previamente
no ha sido aprobada por el órgano competente de la institución de la cual depende, en
cualquier casa lo podrían tener las fuentes a partir de las cuales ha sido realizada. No
obstante, en ambos casos estos documentos contribuyen a dar testimonio de las funciones y
actividades de la organización.
Referente al valor como evidencia o testimonio, la calificación de un documento como
documento de archivo atañe al archivero determinarla, a partir del conocimiento a largo
plazo de las necesidades de evidencia y testimonio de la organización y de la valoración de
soporte que pueda hacer el mismo organismo que lo ha producido. Desde esta perspectiva,
hay que controlar, en el sentido de conocer, la creación de bases de datos y hojas de
cálculo por parte de los usuarios para poder valorar si responden a operaciones
estrictamente instrumentales o a procesos de alcance más general, y muy especialmente la
integración de “información” de diferente procedencia en páginas web. La proliferación de
implantaciones de sistemas de acceso a la información mediante web (Internet/Intranet)
puede llevar a la confusión entre aquellos “documentos” únicamente de carácter informativo,
ya sean “estables” o efímeros, y aquellos otros integrados en procesos de gestión. En este
último caso es necesario que este tipo de documentos se integren al sistema de gestión de
documentos de la organización y, en el caso de que incorporen documentos dinámicos, que
se prevea su conservación si se eliminan los documentos tomados como fuente38.
Igualmente, la premisa previa a cualquier consideración es que un documento de archivo
tiene que ser “consistente y persistente” y, obviamente, no puede ser ni dinámico ni
actualizable y, si lo es, hay que determinar en que momento y de que manera hay que fijar
la información que contiene.
En cuanto a las bases de datos, se desprende que cualquier fichero de datos que pueda
ofrecer información constitutiva de evidencia tendrá que contar previamente con el
reconocimiento jurídico que le corresponda como documento oficial, a causa de su
capacidad de crear “documentos potenciales”, entendidos como la combinación de las
informaciones que están contenidas y a pesar de que en el momento de la formulación de la
solicitud no existan en la forma deseada por el solicitante39. La creación de “documentos
potenciales” es un aspecto interesante para la archivística, ya que puede ser un elemento
importante que puede incidir directamente en la participación de los archiveros en los
proyectos de reingeniería de procesos de una organización. Hay que decir que los
denominados “documentos potenciales”, desde el punto de vista estrictamente archivístico,
no tendrían que ser asimilables a los resultados derivados del Data minig, o “minería de
datos”, teniendo en cuenta que su finalidad es la interrelación y el análisis de datos de
naturaleza diversa dirigidos al apoyo en la toma de decisiones, es decir, la explotación de la
información condicionada por su inmediatez de uso40.
Es evidente, pues, que para una correcta gestión de todos los documentos es necesario en
primer lugar su identificación y que para llevarla a cabo es fundamental el análisis del
contexto en el cual han sido producidos. Este análisis es el que tiene que proporcionar las
bases necesarias para determinar el valor de un documento y, por tanto, su consideración
como documento de archivo ante cualquier otro tipo de información registrada. Asimismo, si
bien puede ser relativamente sencillo para aquellos documentos producidos en el marco de
una tramitación regulada legalmente no lo será tanto para el resto. Por este motivo, se
impone la necesidad de documentar, definir y regular todos los procedimientos y procesos
que generan documentos susceptibles de ser considerados de valor para la organización y,
en definitiva, documentos de archivo.
Integridad, procedencia y gestión de documentos electrónicos
En el contexto de los documentos electrónicos la simple declaración de un documento como

documento de archivo puede no ser una garantía suficiente para asegurar su fiabilidad y su
autenticidad, precisamente por su facilidad de duplicación y manipulación. Básicamente, la
metodología para mantener la integridad de los documentos se basa en dos lineas de
trabajo: por una parte, la llevada a cabo por la University British Columbia (UBC) sobre los
criterios de autenticidad y fiabilidad a partir de los mismos documentos y, por otra, la del
proyecto de la Universidad de Pittsburg, referida a la responsabilización sobre los
documentos, además de las estrategias y directrices propuestas por el Comité de Dossieres
Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos41.
El proyecto de la UBC se fundamente en las normas y practicas ligadas a la teoría de la
Diplomática y de la Archivística, que han demostrado su validez en diferentes sistemas
jurídicos a lo largo del tiempo42. Es decir, el estudio diplomático del documento como entidad
individual y, al mismo tiempo, el estudio archivístico de sus interrelaciones. Sus objetivos
son:
- Establecer que es un documento y como puede ser identificado en un entorno
electrónico
- Determinar los tipos de sistemas electrónicos que generan documentos
- Formular los criterios que permitan la separación de los documentos del resto de
información generada electrónicamente
- Definir los requisitos que garanticen, desde diferentes puntos de vista, la fiabilidad y
autenticidad de los documentos en un contexto electrónico.
En el ámbito de este estudio se entiende por fiabilidad la autoridad y la sinceridad de los

documentos como prueba de la actividad misma que los ha generado, mientras que la
autenticidad se vincula al método de transmisión y a las modalidades de preservación y
conservación. La fiabilidad de un documento depende exclusivamente de su productor y

comporta aceptar la credibilidad de su contenido. La autenticidad es una responsabilidad
compartida entre el productor y el organismo encargado de la conservación de los
documentos y se basa en la posibilidad de garantizar que estos no han sido manipulados ni
falsificados. A partir de estas premisas, se propone:
- La necesidad de incorporar pautas de actuación en los sistemas de gestión general de
documentos que se integren en los procedimientos de administración y documentación
de la organización.
- La adopción de mecanismo que refuercen el contexto del documento en el nivel de
“vinculo de expediente”. Esta afirmación se basa en la consideración del documento
como entidad aislada, que incluye todos los atributos vinculados a su creación, pero que,
en su fase activa, la preservación de su autenticidad pasa por la integración a un
expediente y a su interrelación con el resto de documentos que lo componen.
- El convencimiento de que la autenticidad y la fiabilidad de los documentos de un fondo
sólo pueden ser preservados si son gestionados en un único “sistema de archivo”43,
independientemente de si son documentos electrónicos o documentos sobre otros
soportes.
En cuanto a los aspectos referidos específicamente a la gestión de los documentos

electrónicos, el proyecto recomienda, por una parte, el control de los procesos de
producción de los documentos con la finalidad de garantizar la fiabilidad y autenticidad en
sus fases activa y semiactiva, y por otra, como medida para mantener su autenticidad, su
transferencia al organismo responsable de la conservación de los documentos cuando estos
han pasado a ser inactivos. Este planteamiento se opone a la tendencia de no transferir
físicamente la documentación en soporte electrónico sino sólo su responsabilidad de
gestión, dentro del marco de los archivos virtuales, o de la también llamada “era de la
postcustodia”44.
Por otra parte, uno de los aspectos más interesantes es el de la recopia de los documentos
inactivos y el registro de los datos de su migración. Es decir, cada nuevo proceso de
transferencia a un nuevo soporte de substitución adjuntaría los datos del nuevo documento y
conservaría todos los anteriores. Por tanto, nos hallaríamos ante una situación de
mimetismo electrónico frente a los traslados que realizaban los notarios en épocas pasadas
(Hoc est translatum fideliter…) y que, en principio, nos merecen la misma confianza que el
original. No es necesario decir que esta propuesta entra en contradicción con la visión
estática del documento como objeto encapsulado con los metadatos de origen. Esta visión
estática viene a situar la preservación a largo plazo de los documentos de archivo dentro de
las tareas propias de las bibliotecas y servicios informáticos45 y presupone que el archivero
no tiene que intervenir en el proceso de migración de datos. Contrariamente, la UBC
defiende el papel del archivero a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos,
precisamente en calidad de experto en su autenticidad.
La otra línea de trabajo para garantizar la fiabilidad y la autenticidad de los documentos se
basa en la responsabilización, es decir, en las informaciones referidas a la organización y/o
al productor del documento, a los procedimientos y a las responsabilidades de su gestión46.
Los rasgos diferenciales de un documento son, sobre todo, el hecho de haber sido
producido en un contexto especifico y no en otro y el condicionante que supone este
contexto en su valor informativo. En el caso de los documentos electrónicos la descripción
del contexto es mucho más importante que en el de sus homólogos en papel, precisamente
por la necesidad de garantizar la fiabilidad y la autenticidad ante su facilidad de duplicación y
manipulación. Por tanto, en el ámbito de la administración pública, donde los documentos
públicos tienen que reunir las condiciones de fiabilidad, autenticidad, integridad y
accesibilidad, el proceso de descripción tiene que ser mucho más explícito en relación al
contexto original de creación y tiene que empezar necesariamente por el registro de la
información contextual, para ofrecer a los usuarios potenciales la credibilidad suficiente
sobre su autenticidad. En consecuencia, la descripción archivística de los documentos
electrónicos se convierte en la suma de la descripción del contenido, de la descripción del
proceso y de la descripción del contexto de registro47.
La adopción de estos criterios de responsabilización implica la obligación de cooperar con
los productores de los documentos para integrar los procesos documentales con los
operativos de gestión, el análisis de las funciones que realizan, la definición de los
metadatos relativos a documentos y a expedientes y la descripción de la estructura
administrativa de la organización. Consecuentemente, el fundamento de estas tareas
descansa en uno de los conceptos básicos de la archivística: el respeto al principio de
procedencia, que se convierte también en un elemento clave para los organismos
productores. Es en este sentido que la archivística puede jugar un papel esencial en la
gestión de los documentos electrónicos porque es la única disciplina que da trascendencia a
las relaciones contextuales de los documentos y proporciona las herramientas para
comprenderlas48.
No obstante, no hay uniformidad de criterios sobre que información hay que tomar del
contexto de creación de los documentos. Este hecho supone, en parte, el resurgimiento de
un problema de la “archivística clásica”: la definición de fondo y el mantenimiento del
principio de procedencia y el respeto al orden original. Por una parte, hay que tener presente
que los conceptos de respeto al fondo y al principio de procedencia provienen del siglo XIX y
de su aplicación, mayoritariamente, en fondos cerrados y que, actualmente, en una misma

organización son frecuentes las transformaciones y los cambios de organigrama. Las
instituciones tienden a adoptar las estructuras polijerarquicas en detrimento de las
monojerarquicas49.
Por otra parte, las diferencias en la identificación del fondo, de acuerdo con la tradición
archivística de cada país: desde las posiciones “maximalistas” de los antiguos países
socialistas, hasta las “minimalistas” defendidas en el ámbito anglosajón, principalmente, en
los Estado Unidos, Australia y Nueva Zelanda. Las primeras optan por la asimilación entre
institución y fondo, las segundas, situan el fondo en el nivel de cada una de las “células
funcionales” de producción de documentos. Entre ambas, aun habría que situar la posición
intermedia francesa, que acepta la consideración de fondo en el ámbito de competencias de
los ministerios y direcciones generales, y la alemana, que sólo califica de fondo los
conjuntos cerrados. Por tanto, este es un factor a tener en cuenta cuando se habla de la
dificultad de identificar la procedencia de los datos de los documentos electrónicos, porque
en determinados ámbitos cualquier compartimiento de documentos entre diferentes
departamentos de una misma institución, con un cierto grado de complejidad organitzativa,
supone hablar de datos de diferentes fondos. Además, en este marco teorico, seria
necesario añadir las diversas argumentaciones sobre si el principio de respeto al fondo
equivale al principio de procedencia, su complementariedad con el de respeto al orden
original y, además, los matices de los archiveros holandeses sobre el principio funcional y
principio de organización que componen este último50.
Tomando como base todos estos planteamientos y ante la multiplicidad de aspectos que
comportan los documentos electrónicos, han surgido algunas propuestas que intentan
solucionar la descripción del contexto de producción de los documentos desde otras
perspectivas. Estas propuestas, procedentes principalmente del ámbito archivístico
anglosajón, priman el concepto de serie sobre el de fondo como nivel más viable, si no el
único, de descripción archivística. Los defensores de esta tesis motivaron que el año 1993 el
Consejo Internacional de Archivos redactara una variante no publicada de la norma ISAD(G)
en este línea. El texto ampliaba el alcance descriptivo a nivel de serie, mientras que se
trataban mediante un “control de autoridades” la procedencia, los órganos productores y las
funciones51.
Entre estas propuestas hay que remarcar la que plantea la identificación y la organización
de los fondos a partir de los mismo documentos52. Sus objetivos se centran en la descripción
de los servicios productores y en la descripción de las series. La descripción de las series
incorpora todos los organismos que las han producido a lo largo del tiempo, en un intento de
superar la naturaleza cambiante de las organizaciones actuales: las estructuras
“multiplicadas” y la superposición, la atribución y la supresión sucesiva de competencias.

Por otra parte, presupone el uso por parte de los archiveros de métodos de trabajo próximos
a las unidades productoras básicas y la constitución de los fondos a partir de la suma de
transferencias. Así mismo, la creación de un “índice de autoridades administrativas”,
gestionado informáticamente, permite:
- La reconstrucción de la evolución de la institución a partir de la interrelación ente
unidades productoras.
- La multiplicación de los puntos de acceso a la documentación, ya que todas las unidades
existentes o que hayan existido están bajo el control del índice. Los cambios en el
organigrama se gestionan mediante la codificación de las funciones.
- La posibilidad de acceder en el futuro tanto a material bibliográfico como a material
documental a partir del mismo sistema de búsqueda.
Finalmente, la contextualización global se realiza mediante la posibilidad de acceder a los

niveles inmediatamente superiores, descritos de acuerdo a los criterios establecidos por la
norma ISAD(G). Hay que decir que, en la aplicación de este sistema, el componente
informático juega un papel decisivo para conectar toda la información.
De todo lo que se ha dicho podemos concluir que, a pesar de los diferentes puntos de vista
sobre el tema, hay una opinión consensuada sobre la necesidad de garantizar tanto la
integridad de los documentos, basada en su fiabilidad y autenticidad, como su procedencia,
y que desde la archivística se pueden hacer aportaciones importantes. Los mecanismo
básicos para conseguirlo son la descripción del contexto mediante el uso de metadatos,
tanto a nivel documental como a nivel de estructura administrativa, y el análisis de las
funciones y competencias de los organismos productores, así como de sus variaciones en el
transcurso del tiempo. Es decir, el refuerzo del principio de procedencia como base valida
para proveer a los documentos electrónicos de indicadores de fiabilidad, autenticidad y
validez especificas de la archivística y el uso de los conceptos y métodos fundamentados en
el redescubrimiento de la diplomática como instrumento auxiliar de la archivística. En este
sentido, el archivero tiene que saber transmitir su importancia y tienen que garantizar que
los diseñadores de los sistemas de recuperación y almacenamiento de los documentos
electrónicos prevean la captura de toda la información sobre su contexto administrativo y
documental.
Por otra parte, también hay que añadir que el principio de procedencia es fundamental para
definir un cuadro de clasificación adecuado a la documentación, y para poder llevar a cabo
una correcta valoración de la documentación, basada en las funciones de los órganos
productores y no en el valor informático de los documentos. Estos aspectos referidos a la
gestión de los documentos electrónicos requieren una intervención decidida por parte del
archivero, no ya desde el momento de la creación sino desde la fase de concepción de los
sistemas de gestión. Las características de los documentos electrónicos exigen adoptar,
antes de que sean producidos, los criterios “preventivos” pertinentes a cualquiera de los
ámbitos de la gestión archivística, y muy especialmente de los relativos a la evolución
documental. Esto incide en el ciclo de vida de los documentos, que se define a partir de las
fases siguientes:
- La fase de concepción, en la cual se define la estrategia global
- La fase de creación del documento
- La fase de mantenimiento de los documentos, que incluye su uso y conservación53.
Hay que tener presente que, en la actual tendencia de gestión por procesos, aquellos que
requieren la compartimiento de datos por parte de organizaciones diferentes tendrán que
contar con unas bases comunes de actuación en cuanto a terminología y conceptos, sobre
todo en lo referente a la información contextual y al ciclo de vida. Con todo, si bien todo el
mundo está de acuerdo en avanzar las actuaciones archivísticas de clasificación,
descripción y valoración en el momento en que los diferentes actores implicados
(productores de documentos, gestores, especialistas en tecnologías de la información…)
ponen sobre la mesa sus exigencias sobre el diseño de los sistemas, es decir, su
concepción, no pasa lo mismo con la definición de las fases del ciclo de vida.
En el ámbito archivístico anglosajón se enfatiza la necesidad de establecer un “ciclo
continuo” de la documentación en una sola fase (continuum)54, pero dividida en cuatro
etapas: la creación y distribución de los documentos, su organización en un sistema
predefinido, la inscripción en un reglamento de selección y eliminación y su gestión y uso.
Entre la ventajas cuenta con la proximidad del servicio a los usuarios potenciales y con la
integración de las funciones “tradicionales” de los records managers y de los archivists.
Entre los inconvenientes hay que remarcar que favorece la confusión en la distribución de
funciones y responsabilidades y que olvida los aspectos relativos a la conservación a largo
plazo, sobre todo cuando, a pesar de que la responsabilidad intelectual haya sido
transferida, la gestión física de los datos sigue bajo la responsabilidad del organismo
productor.
Por otra parte, la UBC sitúa la continuidad del ciclo de vida orientada en la consecución de
la fiabilidad y autenticidad de los documentos y establece dos fases en la actividad de
gestión de la documentación: el control de la producción de documentos con el objetivo de
garantizar su fiabilidad y autenticidad en la fase activa y semiactiva, y la conservación de los
documentos inactivos como medio para asegurar su autenticidad. Por esto, enfatizan la
transferencia física de los documentos de archivo en soporte electrónico al organismo

específico responsable de la conservación de la documentación con independencia de su
soporte, ya que los métodos intelectuales requeridos para garantizar su integridad difieren
en función de si el usuario es el mismo organismo productor o si se prevén otros usos
desvinculados a los de su producción. En cualquier caso, la tesis de la UBC mantiene que la
autenticación de los documentos inactivos se garantiza desde el momento de su
transferencia, mediante su integración, descripción y clasificación dentro de los fondos al
cual corresponden, por tanto, los métodos tradicionales son aún válidos para la
autenticación a largo plazo.
Hay que decir que, en uno y otro caso, la definición del ciclo de vida de los documentos se
centra en las actividades de gestión de la documentación y no en relación a sus valores.
Generalmente, la representación “orgánica” de los valores propios de los documentos se ha
vinculado a los diferentes estadios en los cuales el archivero llevaba a cabo una u otra
actuación (valoración, descripción…) principalmente a partir de la segunda etapa, cuando
los documentos se convierten en semiactivos. Esta percepción del ciclo de vida se ha
reforzado a menudo por la periodización “clásica” de cada estadio55 (cinco años, diez,
veinte…). Diferentes autores han puesto en duda la posibilidad de fijar plazos para los
valores de los documentos si no es a partir de su vigencia especifica56. En cualquier caso,
hay que remarcar que el uso de los documentos electrónicos no afecta a los principios
teóricos sobre los valores de los documentos sino sólo a los aspectos referidos a su gestión.
Incluso, habría que reflexionar con más calma sobre si la fase de concepción es sólo
aplicable a los documentos electrónicos57. La definición previa de procedimientos, pautas de
clasificación, criterios de valoración previa, etc., referidos a los documentos tradicionales en
papel podrían estar incluidas . en este sentido, su primera aplicación a los documentos
electrónicos seria sólo la consecuencia de un tiempo de respuesta más corto, por parte del
archivero, a las nuevas necesidades técnicas planteadas.
3. Consideraciones finales
En un campo tan amplio , diverso y cambiante se hace dificl establecer conclusiones sobre
el tema, igualmente sí que es conveniente aportar una serie de consideraciones al respecto.
Desde el punto de vista tecnológico se puede asumir que:
- Las tecnologías llamadas de la información tienden progresivamente a su integración,
que tiene como resultado más evidente la facilidad para la producción, almacenamiento
y recuperación de documentos electrónicos y para su compartimiento en tareas de grupo

por parte de diferentes usuarios.
- La tendencia actual del diseño de arquitecturas de sistemas se fundamenta en el
aislamiento del núcleo de duro de los datos de una organización para mantener su
seguridad, facilitar su acceso a los diferentes sistemas de gestión y mejorar las
prestaciones en cuanto a rapidez de respuesta al usuario, tanto de la gestión como de la
presentación de resultados.
- Las necesidades de comunicación potencian la implantación de sistemas abiertos en las
organizaciones con el objetivo de conseguir la interoperabilidad entre cualquier tipo de
sistema de cualquier organización y facilitar el intercambio de información y la
coparticipación en la gestión de determinados procesos.
- La tecnología Web es el método más barato, fácil de utilizar y operativo en el momento
de acceder a los sistemas de gestión y a los sistemas de almacenamiento de la
información, por tanto, parece razonable que su uso se introduzca cada vez más en los
mismos ámbitos de gestión de procesos de una organización.
Desde el punto de vista archivístico podemos apuntar las siguientes implicaciones:

- La tipología de los documentos se diversifica considerablemente. Esto requiere la
adopción de criterios homogéneos en cuanto a descripción y a clasificación, pero sobre
todo referidos a la identificación de qué es un documento de archivo y qué no.
Inevitablemente, es necesario un control lo más exhaustivo posible de toda la
información producida por una organización para poder realizar la discriminación de
forma correcta.
- La identificación de los documentos de archivo tiene que fundamentarse en su valor
desde el punto de vista legal y jurídico y/o en la definición y regulación de los procesos y
procedimientos de gestión que la organización lleve a cabo. En el caso de procesos
compartidos entre diferentes organizaciones el análisis de las relaciones entre las series
tiene que hacerse extensiva a cada una de las partes implicadas con tal de definir sus
responsabilidades y permitir su valoración.
- La integración de los sistemas de gestión de documentos en los sistemas de información
de una organización comporta, de forma ineludible, situar la intervención archivística en
la fase de concepción del sistema, con el objetivo de garantizar la integridad de los
documentos producidos y su correcta clasificación, descripción y sobre todo, valoración.
- La preservación de la integridad de los documentos electrónicos tiene que pasar por la
definición de los procedimientos que garanticen la fiabilidad y autenticidad de los
documentos, tanto individualmente como en relación al expediente al cual pertenezcan y
con independencia de su soporte y, por la identificación de su procedencia, mediante la

descripción del contexto en el cual han sido producidos, tanto del proceso del cual son
resultado como del mismo registro.
- El mantenimiento a largo plazo de la integridad de los documentos electrónicos tiene que
tener en cuenta la integración de la información del contexto en el cual se efectúe
cualquier migración de datos y, también, el análisis de las funciones de los órganos
productores y de sus variaciones a lo largo del tiempo.
- El desarrollo de las arquitecturas de sistemas multivinel, es decir que mantengan los
sistemas de almacenamiento de información separados de los sistemas de gestión,
implica evaluar las posibles consecuencias para los archivos sobre la custodia de los
documentos electrónicos. La dificultad que puede suponer la duplicación de estos
sistemas de almacenamiento, especialmente para pequeñas organizaciones, hace
necesaria la definición de las pautas a seguir en la transferencia únicamente de la
responsabilidad intelectual sobre los documentos. En el caso de las administraciones
públicas, hay que analizar la posible implicación de aquellas de rango superior en el
establecimiento de grandes centros receptores de esta información, pero que permitan
mantener la responsabilidad de la gestión a los servicios de archivo de la organización
propietaria de la documentación.
- La posibilidad de compartir tareas y procesos entre diferentes organizaciones tiene que
basarse, a nivel archivístico, en el establecimiento de unas bases comunes de trabajo y,
por tanto, en la adopción de estandarts adecuados en cada una de las actuaciones a
realizar, que más alla de quien sea su responsable, definen que hay que hacer y como y
cuando tiene que llevarse a cabo.
Finalmente, se puede concluir que los principios teóricos de la archivística respecto a la

gestión de los documentos electrónicos no tan sólo son vigentes, sino que son
fundamentales para poderla llevar a cabo de forma eficiente, eficaz y económica. Por tanto,
no hay que reescribir la teoría sino adecuar a ella la practica de su gestión. Por otra parte, si
bien es cierto que las tecnologías de la información y de la comunicación diluyen los límites
entre las profesiones vinculadas a la gestión de la información, no lo es menos que la
tendencia a su integración debe responder a la suma de los objetivos y funciones de cada
una de estas profesiones y no únicamente a una pretendida demanda del mercado que aun
hoy no existe de forma explícitamente formulada.
En cualquier caso, parece oportuno remitirse a Ch. M. Dollar, cuando afirma que “si ahora lo
resolvemos, dentro de 10 ó 20 años, los archiveros ya no hablaran de estas tecnologías,
porque la revolución de las tecnologías es tan fundamental que por ellas mismas pasaran a
un segundo plano, como ya pasó con la imprenta y el teléfono, y la discusión se centrará en

los productos y su finalidad, no en las tecnologías…Los archiveros se concentraran en los
fundamentos archivísticos sobre el contexto y significado de los documentos y como estos
son entendidos y apreciados por los usuarios de la información electrónica”58.
NOTAS
1
M.T.MOLINA. “El archivero en la sociedad de la información”. ANABAD, 1994, vol. XXXVI, extraido de J.R.
CRUZ MUNDET. Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez-Ruipérez. Ediciones
Pirámide, 1994, p. 87-88
2
Una muestra clara de estas limitaciones en el uso de medios informáticos – por no decir telemática – es la
escasez de referencias sobre el tema, cuando las hay, en los diversos manuales archivísticos editados en
el Estado en los últimos diez años. Incluso en las aplicaciones informáticas específicas de archivos estos
manuales no suelen ir más allá de la informatización de instrumentos de descripción, la gestión del
depósito, de las consultas y los préstamos y más excepcionalmente de las transferencias.
3
Para una aproximación a los problemas básicos planteados entorno a los documentos electrónicos “Gestión
y almacenamiento de los documentos informáticos (DLM)”. En: Los archivos en la Unión Europea.
Luxemburgo: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea, 1994, p. 51-66. Para un estudio
más profundizado Guide for managing electronic records from an archival perspetive. Consejo Internacional
de Archivos, Comité sobre Documentos Electrónicos, ICA/ Studies, 8, 1997
4
J.R. CRUZ MUNDET. (1994), p. 87-88, véase nota 1.
5
En este sentido es muy interesante el analisis que hace Christine NOUGARET. “L’impact des tecnologies
de l’information sur les archives et le travaill de l’archiviste”. Archivum, 1197, vol. XLIII, p. 283-309 y,
concretamente, sobre las características de los documentos informáticos en las páginas 288 y 289
6
Doculabs tiene como objetivo beneficiar tanto a los proveedores como a los usuarios a partir de estudios
comparativos de diferentes productos existentes en el mercado y de la definición de indicadores de
referencia sobre que tipo de prestaciones técnicas son mejores. DOCULABS. Special Report on Records
Management Systems (1ª edición 1.1). Chicago: 1998, 128 p.
(http://wwww.doculabs.com)
7
Se ha optado por el mantenimiento de la terminología inglesa porque en algunos casos no hay traducción
“aceptada” del concepto y en otros la traducción que se le hace induce a la confusión.
8
DOCULABS (1998,vease nota 6)ofrece en su informe una comparación detallada entre el Document
Management Systems y los Records Management Systems. Otro estudio que muestra claramente las
diferencias y, al mismo tiempo, las posibilidades de integración de la “gestión archivística de los
documentos” con las tecnologias GED es el trabajo de SERRA, Jordi; CAMPOS, Isabel; CANELA,
Montserrat; DOMINGO, Joan. “La digitalización como solución a los problemas de gestión de la
documentación: la realidad de su aplicación”. En: 6es Jornades Catalanes de Documentació. Cap a la
societat digital: un món en contínua transformació. Barcelona: Societat Catalana de Documentació i
Informació, Col.legi Oficial de Bibliotecaris – Documentalistes de Catalunya, 1997, p. 181-188
9
Sobre el diseño de arquitecturas de sistemas DOCULABS (1998, véase nota 6) establece tres tipos:
sistemas basados en estructura cliente/servidor, sistemas basados en Web y sistemas basados en
Groupware; y detalla sus características y las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.
10
La distinción entre el conocimiento explicito y el conocimiento tácito de una organización ha sido definida
por Ikujiro Nonaka y se puede encontrar en CORRALL, Sheila, “Knowledge Management. Are We in the
Knowledge Managemente Business?”. Ariadne, 18. [http://www.ariadne.ac.uk/issue18/knowledge-mgt/], que
permite una interesante aproximación a la gestión del conocimiento.
11
Para información básica sobre el Data Warehouse:
GUPTA, Vivek R. “An Introduction to Data Warehousing”. [htp://sysem-services.com/wintro.htm]. System
Services Corporation.
INMON, W.H.. “Tech topic. What is Data Warehouse”. Prism, 1995, vol. 1, núm. 1.
[http://www.cait.wust.edu/cait/papers/prims/vol.1_no1/]
Mas información en DATA WAREHOUSE INFORMATION CENTER.
[http://pwp.starntinc.com/larryg/politics.html]
12
Un interesante ejemplo del funcionamiento de estos sistemas es el del Babson College, en KESNER,
Richard M. “Archives in the Information Society”. Lligall / Janus, 1998, núm. 12 / 1998. 1, p. 246-263
13
GAVREL, Sue. “Information Techonology Standards: tools for the Archivists”. Archivum, 1994, vol. XXXIX, p.
241-250.
14
Christine NOUGARET (1997), vease nota 5
15
GAVREL, Sue (1994), vease nota 13
16
Kent M. HAWORTH presenta un ejemplo muy interesante en el que están implicadas diferentes
administraciones y agentes del sector privado de Nueva Escocia en “Standardizing archival description”.
Archivum, 1994, vol. XXXIX, p. 187-199.
17
En cuanto a la confluencia profesional entre archiveros, ingenieros e informáticos: CASELLAS SERRA,
Lluís-Esteve. “L'arxiver i la societat de la informació”. Lligall, 1998, núm. 13, p. 85-126.
18
Sobre la experiencia del diseño e implantación de un sistema de gestión del conocimiento WEB, Phillip J.
“Mise en oeuvre d’un système de gestion des connaissances au sein de l’agence d’évolution et de
recherche de la défense (DERA)”. En: Actes du DLM – Forum sur les données lisibles par machine.
Luxembrug: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea, 1997, p. 275-282
19
FITZLOFF, Emily; GARDNER, Dana. “Web opens enterprise portals”. Infoworld, 1999 (enero).
[http://inforworld.com]. El sistema toma como base la integración de Data Warehouses, Data Marts, Data
Mining y de la gestión del conocimiento (Knowledge Management)
20
MARTÍNEZ, José M; LÓPEZ, Luis; HILERA, José R.; GUTIÉRREZ, Jóse A. “Conditions requises pour les
systèmes d’information. Projet SIDIM pour les administrations locales”. En: Actes du DLM – Forum sur les
données lisibles par machine. Luxembrug: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad
Europea,1997, p. 132-137.
21
Como ejemplo VALLE PALMA VILLALÓN, Maria del; GARCÍA-RAMOS, Luis A. “Diseño conceptual de una
Intranet de interés en gestión documental”. En: 6es Jornades Catalanes de Documentació. Cap a la societat
digital: un món en contínua transformació. Barcelona: Societat Catalana de Documentació i Informació,
Col·legi Oficial de Bibliotecaris – Documentalistes de Catalunya, 1997, p. 333-345
22
Sobre este punto inciden diversos autores, pero es especialmente remarcable la consideración ajena a la
archivística hecha por Eduard TORRELAS ALBIAC (“Sistemes d’informació per a la direcció: la resposta a
les necessitats d’informació de l’empresa moderna”. En: Q. Revista de Qualitat, 1999, núm. 32 (enero), p. 4-
8) sobre las necesidades de contextualización de los datos en los sistemas de análisis estrategico
(Executive Information Systems, EIS) para niveles superiores de decisión, a diferencia de los sistemas más
tradicionales de soporte a la toma de decisiones en los niveles intermedios de una empresa (Decision
Suport Systems), que son quienes los generan. Otros problemas que menciona son la sobrecarga de datos
y la heterogeneidad de la información.
23
DOLLAR, Ch. M. “Seizing the opportunity: archivists in the information age”. Archivum, 1994, vol. XXXIX, p.
449-455
24
KESNER, Richard M. (1998) véase nota 12
25
DOCULABS (1998, véase nota 6), mantiene en su informe que la eclosión de las tecnologías de la
información va ligada a la multiplicación de los documentos generados por la facilidad de duplicación y
diseminación que comportan y, por tanto, obligará a las organizaciones a tomar medidas que garanticen su
“higiene documental” para poder sobrevivir al exceso de información.
26
Como ejemplo CANELA, Montserrat; CAMPOS, Isabel; DOMINGO, Joan; SERRA, Jordi, “Le processus
d’évaluation comme moyen d’intégrer le point de vue archivistique dans la planification, la création et la
utilisation de documents électroniques et de systèmes automatisés. Étude de cas”. En: Actes du DLM –
Forum sur les données lisibles par machine. Luxembrug: Oficina de Publicaciones Oficiales de la
Comunidad Europea,1997, p. 113-117.
27
Para una visión global de todo lo que esto supone tanto para los archiveros como para los productores y
usuarios BORRÁS, Joaquim. “Les relacions entre els arxivers i els productors de documents”. Lligall /
Janus, 1998, núm. 12 / 1998.1, p. 101-115.
28
Para una aproximación a las tendencias en gestión de la información en el ámbito de las bibliotecas y
centros de documentación: SILLERAS, Maria Elvira. “Tecnología y calidad al servicio del ciudadano: el
Centro de Información Municipal”. En: IV Jornadas Españolas de Documentación. Actas. Valencia:
FESABID, 1998, p. 847 – 853, y VIVES GRÀCIA, Josep. “La missió de la biblioteca pública a la societat de
la informació”. Métodos de Información, 1996, vol. 3, núm. 14-15 (noviembre), p. 41-48
29
DOLLAR, CH. M. “Arxivers i gestors de documents: un programa per a l’era de la informació”. Lligall, 1996,
núm. 16, p. 13-26, y KESNER, Richard M. (1998), véase nota 12.
30
DOLLAR, CH. M. (1996) véase nota 29. Ch. Dollar usa el termino “información” allí donde en este texto
consta “documentos” o “documentos electrónicos”.
31
WALNE, Peter (ed. ). Dictionary of Archival Terminology = Dictionnaire de terminologie archivistique.
Munich; Nueva York; Londres; Paris: saur, 1988 (2ª ed. ), ICA Handbooks Series, vol. 7, p. 56-57.
32
Para una visión general de los requerimientos de la gestión y conservación de los documentos electrónicos:
BEARMAN, David. “The Physical Archives and the Virtuals Archives”. Archivum, 1997, vol. XLIII, p. 150-167.
33
Sobre los problemas de llevar a cabo la valoración en el contexto de los documentos electrónicos y de
identificar las necesidades probatorias y de evidencia a largo plazo: EASTWOOD, Terence. “The retention
schedule in the integrated management of records”. Archivum, 1997, vol. XXXIX, p. 52-56, a partir de las
experiencias realizadas en el ámbito norteamericano.
34
INSAR – Supplement III. Guide de l’Information numérique. Luxemburg: Oficina de Publicaciones Oficiales
de la Comunidad Europea, 1998, p. 11-16 y 49-50.
35
La Guide de l’Information numérique distingue entre la estructura lógica y un cuarto elemento que identifica
como “presentación”. El presente trabajo opta por la opinión expresada por la mayoría de los autores de la
bibliografía consultada, es decir por unificar estos dos elementos teniendo en cuenta que generalmente
están estrechamente relacionados.
36
HORSMAN, Peter. “Un système expert pour la gestion de documents électroniques”. En: Actes du DLM –
Forum sur les données lisibles par machine. Luxemburg: Oficina de Publicaciones Oficiales de la
Comunidad Europea,1997, p. 54-59.
37
SKUPSKY, Donald. “Establishing retention periods for electronic records”. Records Management Quarterly,
1993 (abril), extraido de HIGGS, Edward. “From medieval erudition management: the evolution of the
archival profession”. Archivum, 1997, vol. XLIII, p. 142.
38
DOCULABS (1998, véase nota 6)
39
Para una aproximación a la consideración de bases de datos como “documento oficial”, el ejemplo sueco
planteado en GRÄNSTRÖM, Claes. “Relations entre créatreurs, utilisateurs et conservateurs d’information”.
En: Actes du DLM – Forum sur les données lisibles par machine. Luxemburg: Oficina de Publicaciones
Oficiales de la Comunidad Europea,1997,p. 38-42.
40
El Data Mining también se conoce como Knowledge Discovery in Databases (KDD) y se basa en el uso de
técnicas de explotación de datos contenidos en los Data Warehouses. Para una información básica: Data
Mining Notes. The Queen’s University of Belfats. [http://www-
pcc.qub.ac.uk/tec/courses/datamining/stu_notes/dm_book_1.html/]
41
HOFMAN, Johan. “Aspects multidisciplinairesdes documents électroniques, notions du cycle de vie es
dcouments électroniques, caracteristiques et liens avec le flux de l’information / le flux de travaux”. En:
Actes du DLM – Forum sur les données lisibles par machine. Luxemburg: Oficina de Publicaciones Oficiales
de la Comunidad Europea,1997, p. 30-37.
42
Los planteamientos sobre el trabajo de investigación realizado por la University British Columbia siguen los
esquemas expuestos por DURANTI, Lucia. “Préservation de l’intégrité des données électoniques”. En :
Actes du DLM – Forum sur les données lisibles par machine. Luxemburg: Oficina de Publicaciones Oficiales
de la Comunidad Europea,1997, p. 60-65, y por DURANTI, Lucia; EASTWOOD, Terry; MACNEIL, Heather.
“The preservation of the Integrity of Electronic Records”. University British Columbia.
[http://slais.ubs.ca/users/duranti/intro.htm]
43
La definición de “sistema de archivo” tal y como se entiende en el proyecto de la UBC se encuentra en
DURANTI, Lucia (1997), véase nota 42
44
BEARMAN, David (1997), véase nota 32
45
Planteamiento de David BEARMAN recogido en Lucia DURANTI (1997), véase nota 42.
46
HOFMAN, Johan (1997), véase nota 41
47
HOFMAN, Hans. “Dealing with electronic records: intellectual control of records in the digital age”. Lligall /
Janus, 1998, núm. 12 / 1998.1, p. 153-163
48
DOLLAR, CH. M. (1994), véase nota 23
49
Para una visión general sobre el principio de respeto al fondo y el principio de procedencia: DUCHEIN,
Michel. “El respeto de los fondos en archivística: principios teóricos y problemas prácticos”. En: WALNE, P.
(ed.). La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el Prontuario RAMP. París:
UNESCO, 1985 (PGI – 85/WS/32), p. 69-92.
DUCHEIN, Michel. “Le principe de provenance et la patrique du tri, du classemente et de la description en
archivistique contemporaine”. Lligall / Janus, 1998, núm. 12 / 1998.1, p. 87-100
PETILLAT, Christine . “Notions fondamentales de l’archivistiqe integrée (II)”. Archivum, 1994, vol. XXXIX, p.
14-23.
50
Sobre estos aspectos véase la bibliografía citada en la nota anterior, especialmente Michel Duchein y los
siguientes trabajos:
LODOLINI, Elio. Archivística: principios y problemas. Madrid: ANABAD, 1998 (1ª ed. 1984), 358p.
HARDENBERG, Herman. “Algunas referencias sobre los principios para el ordenamiento de archivos”. En:
WALNE, P. (ed.)La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el Prontuario RAMP.
Paris: UNESCO, 1985 (PGI – 85/WS/32), p. 93-96
51
Christopher KITCHING expone las vicisitudes de redacción y aprobación de la norma ISAG (G) en “La
normalització de la descripció arxivística”. Lligall, 1993, núm. 6, p. 43-55
52
Propuesta expuesta en BEARMAN, David; LYTLE, Richard H. “The power of principle of provenance”.
Archivaria, 1985-1986, núm. 21, y recogida por PÉTILLAT, Christine (1994, vease nota 49); y en MULÉ,
Antone. “The principle de provenance: should it remain the Bedrock of professions?”. Archivum, 1997, vol.
XLIII, p. 233-256
53
HOFMAN, Johan (1997), véase nota 41
54
Las ideas expuestas siguen los planteamientos de DURANTI, Lucia (1997), véase nota 42.
55
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general. Teoría y práctica. Sevilla: Diputación, 1991 (5ª ed.
actualizada), p. 171 y siguientes. Recoge la tradición francesa al respecto.
56
LODOLINI, Elio (1998), p. 149 y siguientes, véase nota 50, y VÁZQUEZ MURILLO. Manuel. “Cicle vital
centrat en la vigència”. Lligall, 1997, núm. 11, p. 115-121
57
HOFMAN, Johan (1997), véase nota 41. Mantiene que esta es una fase exclusiva de los documentos
electrónicos.
58
Traducción libre del autor de DOLLAR, CH. M. (1994), en sus conclusiones, véase nota 23.

Archivistica Tecnologias PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Archivistica Tecnologias PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Archivística y nuevas tecnologías: consideraciones sobre

terminología, conceptos y profesión

Lluís-Esteve Casellas i Serra

La expansión del uso de los microordenadores a partir de principios de los años 80

hablamos de tecnologías de la información, porque de buenas a primeras a menudo ya se

1. Tecnologías de la información y profesiones de la información

¿Qué entendemos por tecnologías de la información? Si consideramos como tales aquellas

− La “revolución” en las herramientas informáticas de escritorio, es decir, pensadas para el

su desmaterialización y su carácter multiforme5. Estas características han motivado la

Producción y gestión de documentos electrónicos

− Document Input7. Técnicas y herramientas de captura y transformación de documentos

electrónico, y su recuperación a partir de tecnicas de indización. No ofrecen instrumentos

El uso de estos tipos de productos, que a menudo se utilizan de forma combinada, se

dificultad para identificar con claridad quien es el productor.

Simplificando mucho, podríamos decir que la combinación de algunas de estas herramientas

Los Data Warehouse (DW), pues, son el centro de la arquitectura de sistemas de

- La seguridad de los datos propios de una organización

Tendencias tecnológicas y profesionales de la información

complejidad de la gestión de estas tecnologías. Como consecuencia, la gestión yu

En cuanto a las diferentes profesiones implicadas en la “gestión de la información”17

Management)19, o también soluciones a procesos administrativos que toman como único

2. Archivística y gestión de documentos electrónicos

Cuando hablamos de la gestión de documentos electrónicos desde un punto de vista

El Diccionario de Terminología Archivística31, del Consejo Internacional de Archivos, define

[documents d’] archives/archives courantes) como la información registrada con

- El medio de transmisión del contenido ha dejado de ser único, o eminentemente

En un claro intento de esclarecer y homogeneizar terminología y conceptos, útil tanto en el

- La estructura, es decir la disposición lógica de la información, el tipo de

Las definiciones precedentes comportan de forma inevitable la identificación de registro con

Integridad, procedencia y gestión de documentos electrónicos

En el contexto de los documentos electrónicos la simple declaración de un documento como

En el ámbito de este estudio se entiende por fiabilidad la autoridad y la sinceridad de los

conservación. La fiabilidad de un documento depende exclusivamente de su productor y

En cuanto a los aspectos referidos específicamente a la gestión de los documentos

de su aplicación, mayoritariamente, en fondos cerrados y que, actualmente, en una misma

“multiplicadas” y la superposición, la atribución y la supresión sucesiva de competencias.

Finalmente, la contextualización global se realiza mediante la posibilidad de acceder a los

transferencia física de los documentos de archivo en soporte electrónico al organismo

y recuperación de documentos electrónicos y para su compartimiento en tareas de grupo

Desde el punto de vista archivístico podemos apuntar las siguientes implicaciones:

con independencia de su soporte y, por la identificación de su procedencia, mediante la

Finalmente, se puede concluir que los principios teóricos de la archivística respecto a la

un segundo plano, como ya pasó con la imprenta y el teléfono, y la discusión se centrará en

You might also like