PLAN DE CONTINGENCIA PARA ACTIVIDADES

FUERA DE LAS INSTALACIONES DE ENTIDAD.

PLAN DE CONTINGENCIA

PRESENTACIÓN

La ENTIDAD como Institución, establece el siguiente plan de contingencia para garantizar

adecuados procedimientos y óptima organización para superar posibles eventualidades en
actividades realizadas fuera de las instalaciones de la Institución.

1. OBJETIVO

Determinar la información necesaria, los roles y procedimientos a seguir en caso de

presentarse una emergencia durante una actividad fuera de las instalaciones de la
Institución.

2. ALCANCE

El presente documento enuncia las acciones necesarias del plan de contingencia para todas
las actividades realizadas fuera de las instalaciones de la institución, como salidas
deportivas, recreativas, académicas y extracurriculares en las cuales los responsables sean
docentes, administrativos o algún otro trabajador de la ENTIDAD.

3. ELEMENTOS PARA EL PLAN DE CONTINGENCIA

A continuación, se establecen los roles de liderazgo y apoyo en caso de presentarse alguna

emergencia o contingencia. De igual manera, se formulan los instrumentos que se deben
diligenciar antes de la salida o desarrollo de la actividad.

3.1 Roles y funciones en caso de emergencia

Líder de la emergencia: Debido a su conocimiento de la actividad y de los participantes,

este rol debe ser asumido por el coordinador de la actividad. Su función consiste en
asegurarse de que antes de la hora de salida se cuente con los materiales y elementos
requeridos para atender las emergencias, así como ser reconocido por el grupo como la
persona líder. Define el segundo al mando y asume la coordinación de estrategias y
procedimientos durante cualquier eventualidad.
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Líder de la emergencia, encargado: Si el coordinador de la actividad se encuentra

inhabilitado para asumir el liderazgo de la emergencia, este rol será asumido por la
siguiente persona al mando quien se encargará de cumplir las funciones establecidas para el
líder de la emergencia.

Persona contacto en la Institución: Será asumido por el coordinador de Bienestar o por

quien él designe. Su función es mantener comunicación permanente o por lo menos cada
seis horas con el coordinador de la actividad y tener en su poder toda la información
pertinente al grupo, es decir los anexos de este plan debidamente diligenciados. Se
encargará de comunicar a sus superiores, en caso de eventualidad o infortunio de alguno de
los miembros de los grupos objeto de la salida.

Apoyo en primeros auxilios: Este rol será asumido por el personal de salud asistente a la
actividad (médicos, enfermeros, APH o brigadistas) y se encargarán de la atención a
posibles pacientes.

Apoyo en la atención: Rol asumido por las demás personas presentes, integrantes de los
grupos de la institución. Su función es mantenerse en clama, estar atentos a las indicaciones
del líder de la emergencia y ponerse a su disposición para resolver el percance.

3.2 Comunicaciones

Con el fin de estar informados permanentemente de la ubicación del grupo que se encuentra
fuera de las instalaciones de la Entidad y del estado de sus integrantes, se realizarán
llamadas entre el coordinador de la salida y la persona contacto en la Institución por lo
menos cada seis horas, o a discrecionalidad del coordinador según condiciones de la salida
(señal de comunicación, alteraciones de orden público, estado del tiempo, entre otras).

4. POSIBLES CONTINGENCIAS

1. Falla mecánica del medio de transporte utilizado.

2. Accidente del medio de transporte utilizado.
3. Pérdida de algún miembro del grupo.
4. Encuentro con Grupos armados.
5. Dificultades de transporte al regreso.
6. Accidente, intoxicación o enfermedad general.
7. Retiro voluntario de un miembro del grupo sin el permiso del coordinador.

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5. PLANES DE ACCION

En cualquier tipo de contingencia, la primera acción por parte del coordinador de la

actividad será comunicar a las personas contacto en la Institución.

Caso N° 1. Falla mecánica del medio de transporte utilizado.

Inicialmente todos permanecerán dentro del bus, mientras el coordinador de la actividad

trata de solucionar con el conductor y las personas conocedoras del tema. En caso de
requerirse transporte diferente, el coordinador de la actividad se encargará de la gestión
correspondiente.

De ser necesario devolverse por alguna causa, por ejemplo, a buscar repuestos, los
encargados serán quienes el coordinador de la actividad designe.

Caso N° 2. Accidente del medio de transporte utilizado.

Inicialmente todos permanecerán donde se encuentren. El coordinador de la actividad

tomará la información de las personas y el vehículo, de ser necesario, ordenará la
evacuación del vehículo.

El personal de salud se encargara de las labores de primeros auxilios. En caso de requerirse,

los brigadistas presentes direccionarán y ejecutarán las labores de búsqueda, rescate o
salvamento.

Caso N° 3. Pérdida de algún(os) miembro(s) del grupo.

El coordinador de la actividad decidirá los pasos a seguir. La búsqueda no se debe intentar

de manera individual.

Caso N° 4. Encuentro con Grupos Armados.

El coordinador de la actividad será la única persona responsable de representar al grupo.

Los miembros del grupo deben evite dar o recibir información a menos que se le delegue
esta función.

Caso N° 5. Dificultades de transporte de regreso.

Si siendo las 6:00 p.m., se han agotado los recursos para conseguir transporte, el
coordinador de la actividad tomará la decisión de conseguir hospedaje, previo aviso a los
contactos en la Institución.

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Caso N° 6. Accidente, intoxicación o enfermedad general.

Si en el grupo se cuenta con las personas idóneas, se prestará el primer auxilio

correspondiente. El coordinador de la actividad comunicará a su contacto en la Institución y
designará a dos personas para trasladar al paciente al centro de salud más cercano. Se
mantendrá comunicación telefónica cada hora entre los encargados del paciente y el
coordinador del grupo.

De acuerdo a la evolución del paciente y al parte médico, el coordinador de la salida

establecerá el destino de los demás integrantes del grupo y en compañía con el contacto de
la Institución establecerán la necesidad de dar aviso a los familiares del paciente.

Caso N° 7. Retiro voluntario de un miembro del grupo sin el permiso del coordinador.

En este caso el coordinador de la actividad comunicará la novedad al contacto en la

Institución y definirán dar aviso al acudiente o familiares del participante.

6. RECOMENDACIONES GENERALES

Ante cualquier situación descrita o no en este plan de contingencia, se deben considerar las
siguientes recomendaciones.

- Mantenga siempre la calma, autocontrólese.

- Trate de calmar a sus compañeros, sin caer en la pasividad.
- Evalúe y póngase a disposición del coordinador de la actividad.
- Acate las decisiones tomadas.
- Esté seguro de entender cualquier indicación, si es preciso confirme la información.
- Asegúrese de leer y entender el plan.
- Ayude de acuerdo a su capacidad.

CUALQUIER DUDA QUE NO ESTÉ CONTEMPLADA EN ESTE PLAN DE

CONTINGENCIA, ACLÁRELA CON LOS COORDINADORES DE SALIDA.

7. DOCUMENTOS

El coordinador de la actividad debe llevar el anexo 1 totalmente diligenciado, incluidos sus

anexos y dejar una copia a cada una de las personas contacto en la Institución.

A cada uno de los asistentes a la actividad se le debe hacer diligenciar y firmar los anexo 2
y 3, antes de iniciar la salida.

Todos los participantes deben llevar consigo sus documentos de identificación, carné de la
EPS, de la ARL, de la entidad y del seguro estudiantil, tal como corresponda.

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ANEXO 1.
DATOS BASICO DE LA ACTIVIDAD

Antes de realizar la actividad se deben diligenciar los siguientes datos.

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD:

LUGAR DE DESTINO:
FECHA DE LA ACTIVIDAD:

INFORMACION GENERAL

LOCALIZACIÓN:
(Distancia a Bogotá)

ACCESOS:

MUNICIPIOS CERCANOS:
CENTROS DE SALUD
CERCANOS:
(Nombre y teléfono)
CLIMA:
ALTITUD:
CARTOGRAFÍA:

ASPECTOS ESPECIFICOS

OBJETIVOS DE LA SALIDA.

CANTIDAD DE PARTICIPANTES:
(Diligenciar el anexo 1)

PROGRAMACIÓN Y CRONOGRAMA:

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COORDINADOR(ES) GENERAL DE LA ACTIVIDAD.

Nombre:
Teléfono:

Nombre:
Teléfono:

PERSONAL DE SALUD ASISTENTE A LA ACTIVIDAD

(Enfermeros, APH o brigadistas)

PERSONAS CONTACTO EN LA ENTIDAD DURANTE LA ACTIVIDAD

Nombre:
Teléfono:

Nombre:
Teléfono:

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ANEXO 2

LISTADO DE DATOS DE LOS PARTICIPANTES

Dolencias, En caso de emergencia

Tipo
Nombre C. C. Teléfono celular Área de trabajo. medicamentos, EPS avisar a: Nombre y
y RH
alergias teléfono.

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Dolencias, En caso de emergencia

Tipo
Nombre C. C. Teléfono celular Área de trabajo. medicamentos, EPS avisar a: Nombre y
y RH
alergias teléfono.

Nota: Todas los participantes a la actividad deben diligenciar estos datos, incluyendo los coordinadores.

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ANEXO 3

COMPROMISO EXONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD.

Conste por el presente documento, que el suscrito, ___________________________ mayor

y vecino de Bogotá, D.C., identificado con la C. C. __________________ de
_________________, que de manera libre, autónoma y espontanea exonero de toda
responsabilidad civil, contractual y aún extracontraactual, con ocasión de la actividad
________________________ a realizar por ENTIDAD, con Nit 860.507.903-3, el día
__________________ tanto en mi condición de asistente y participante de manera liberal,
al igual que como pasajero o acompañante del servicio de transporte.

En tal virtud, declaro que me encuentro tanto física como mentalmente apto y asumo de
manera personal toda responsabilidad que se pueda derivar de cualquier accidente o
emergencia que me llegase a suceder o a terceros, en razón y con ocasión de dicha
actividad, liberando en consecuencia de toda reclamación civil, presente o futura derivada
de los mismos hechos que dieron origen al presente documento, denominado "exoneración
de responsabilidad" en contra de LA ENTIDAD, sus socios, personas naturales o jurídicas
y demás empresas vinculadas con ella.

Así mismo, declaro conocer los alcances, itinerarios, recorridos y lugares geográficos a
transitar con ocasión de la nombrada actividad, como consecuencia asumo la
responsabilidad y compromiso de acatar y observar todas y cada una de las medidas de
seguridad, establecidas por el coordinador de la actividad.

Para constancia y reconocimiento del compromiso adquirido y recogido en el presente

documento lo suscribo a los ______ días del mes de _________ de 2018.

Atentamente.

________________________
C.C.

NOTA: En caso de menores de edad los acudientes o padres del menor deben enviar un
documento de exoneración similar y una autorización de asistencia de su hijo a la actividad.

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