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TEORÍA DE SISTEMAS
 
 
 
 
AUDITORÍA
  OPERATIVA
 
AUTOR:
 
Wilder Alejandro Romero
 
 
 
 
 
ÍNDICE  
 

 Introducción  
Recomendaciones  académicas  
Desarrollo  de  cada  una  de  las  temáticas  
1. Teoría  de  Sistemas  
2. Definición  de  sistema  
3. Concepto  sistema  
4. Conceptos  Básicos  
5. Entropía  
6. Regulación  Homeostática  
7. Atributos  y  relaciones  
8. Clasificación  de  los  sistemas  
9. De  acuerdo  a  su  Estructura  
10. De  acuerdo  a  su  Funcionamiento  
11. De  acuerdo  a  sus  Objetivos  
12. Sistemas  de  Información  
13. Organizaciones  
14. Características  de  la  Organización  
15. Los  sistemas  de  Información  de  una  Empresa  
16. Procesos  y  Procedimientos  Organizacionales  
17. Que  son  los  Procesos  
18. Mapa  de  Procesos    
19. Establecimiento  de  Procesos  claves  
20. Procesos  Estratégicos,  Fundamentales  y  de  Soporte  
21. El  Proceso  Contable  
22. Fases  del  proceso  contable    
23. El  Proceso  de  Auditoria  
24. Fases  del  proceso  de  Auditoria  
 
 
 
 
 
 
 

2 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
INTRODUCCIÓN  
 
En  este  capítulo,  se  pretende  hacer  un  acercamiento  a  diversas  vertientes  teóricas  como  lo  son  la  
“Teoría   Administrativa”   y   lo   que   ha   sido   denominado   como   "Teoría   de   Sistemas",   esto   con   el  
propósito   de   explorar   posibilidades   dentro   de   la   interpretación   dentro   de   la   ciencia  
administrativa,  en  especial  aquellas  que  permitan  aplicar  un  mismo  o  muy  semejante  esquema  
analítico   a   los   fenómenos   administrativos   y   a   los   comportamientos   específicos   de   procesos  
dentro  de  las  organizaciones,  utilizando  una  teoría  para  explicar  el  comportamiento  de  la  otra.  
 
En  este  sentido  los  diversos  aportes  teóricos  y  metodológicos  de  la  teoría  de  sistemas  junto  con  
la   teoría   administrativa,   permitirá   conformar   una   alternativa   para   el   análisis   de   procesos,  
intentando  entender  los  mismos  dentro  del  desarrollo  normal  al  interior  de  las  organizaciones.  
Los   afluentes   teóricos   de   la   teoría   sistémica   que   se   presentan   en   este   documento   son   muy  
variados  en  el  sentido  de  su  aplicabilidad  en  el  contexto  administrativo,  particularmente  en  lo  
referente  a  los  procesos  y  procedimientos  operativos.      
 
Esto   no   responde   a   una   elaboración   teórica   terminada   por   parte   del   autor,   sino   más   bien   a  
inquietudes   y   exploraciones   teóricas   personales   que   se   han   acumulado   en   los   últimos   años,  
durante  los  cuales  se  ha  buscado  conformar  una  postura  propia  que  recolecte  las  bondades  de  
paradigmas  teóricos  que  reconocen  la  dinámica  sistémica  y  el  ámbito  administrativo,  pero  que  
tampoco   ignoran   la   necesidad   de   la   organización   y   la   estructuración   de   los   procesos  
organizacionales  dentro  de  esquemas  lógicos  y  predecibles  que  ayuden  a  la  entidad  a  ser  más  
eficiente  y  eficaz.    
   
Las  sociedades  crean  organizaciones  para  que  les  proporcione  bienes  y  servicios,  evalúan  esas  
organizaciones  de  acuerdo  con  la  manera  en  que  se  cumplan  esas  tareas  a  satisfacción.  Es  decir,  
las  sociedades  cuentan  con  que  sus  organizaciones  se  desempeñen  en  forma  eficiente  y  eficaz,  
esto  quiere  decir  que  se  espera  de  ellas  resultados  favorables  de  acuerdo  con  su  inversión,  por  lo  
que  deben  observar  continuamente  todo  aquello  relacionado  con  los  procesos  que  le  permitirán  
obtener  los  resultados  esperados.  
 
El   desempeño   organizacional   depende   del   desempeño   individual   y   colectivo   dentro   de   la  
organización.  Las  organizaciones  se  componen  de  personas  que  trabajan  individualmente  o  en  
grupo,  igualmente  de  recursos  físicos  y  financieros.  Para  alcanzar  altos  grados  de  desempeño  de  
organización,   los   administradores   deben   lograr   altos   grados   de   desempeño   por   parte   de   las  
personas  que  hay  dentro  de  la  organización  y  una  adecuada  optimización  de  sus  recursos.    
 
La   sociedad   evalúa   el   desempeño   organizacional,   pero   los   administradores   evalúan   el   trabajo  
individual.   Son   conceptos   separados   aunque   relacionados,   de   todas   maneras   el   tema   que   nos  
compete  tiene  que  ver  con  el  desempeño  organizacional  y  con  los  resultados  esperados  por  la  
sociedad  de  sus  organizaciones.  
 

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El  proceso  real  de  evaluación  del  desempeño  es  más  difícil  de  lo  que  se  supone.  Es  fácil  decir  que  
los  administradores  dirigieran  las  organizaciones  de  tal  manera  que  se  aumentaran  al  máximo  los  
fines   con   el   empleo   eficiente   de   los   recursos,   pero   hacerlo   es   mucho   más   fácil,   he   allí   la  
importancia   del   aporte   de   la   teoría   de   sistemas   para   entender   el   funcionamiento   de   las  
organizaciones.  Este  dilema  administrativo  puede  comprenderse  mejor  mediante  la  teoría  de  los  
sistemas.  
 

RECOMENDACIONES  ACADÉMICAS  
 
 
La   teoría   general   de   sistemas,   es   indispensable   para   entender   el   funcionamiento   de   una  
organización  y  la  forma  en  cómo  interactúan,  cada  una  de  sus  partes  o  subsistemas,  al  igual  que  
las  teorías  administrativas,  nos  permiten  un  entendimiento  más  completo  de  la  organización,  este  
análisis  y  entendimiento  de  la  organización  son  indispensables  para  llevar  a  un  buen  término  una  
auditoría  operacional.  
El  abordaje  teórico  es  fundamental  en  el  entendimiento  de  una  organización  moderna,  con  el  fin  
de  determinar  su  eficiencia  y  realizar  análisis  exhaustivos  de  sus  procesos  y  de  las  implicaciones  
de  estos  en  el  buen  funcionamiento  de  la  organización  y  de  la  forma  en  como  la  dirección  toma  
las  decisiones.    
 

DESARROLLO  DE  CADA  UNA  DE  LAS  UNIDADES  TEMÁTICAS  


 

1  Teoría  General  de  Sistemas  y  la  Organización  

 
El   concepto   de   la   organización   como   sistema,   que   se   relaciona   como   uno   más   amplio   (la  
sociedad),   introduce   la   importancia   de   la   retroalimentación   como   herramienta   de   control.     La  
organización   depende   del   medio   técnico,   no   únicamente   para   sus   insumos   sino   también   para   la  
aceptación  de  sus  productos;  resulta  entonces  imperativo  que  la  organización  elabore  los  medios  
para  ajustarse  a  las  demandas  ambientales.  
 
El   enfoque   sistémico   es   una   metodología   que   permite   describir   el   comportamiento   de   las  
organizaciones,  tanto  en  su  interior  como  en  su  exterior  partiendo  de  la  definición  de  la  teoría  de  
sistemas.  
 
 
 

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2.  Definición  de  Sistema  

 
Para  (Hall  &  Fagen,  1956).    Se  habla  es  de  un  grupo  de  elementos  que  interactúan  y  se  desarrollan,  
comunicados  entre  sí,  y  encaminados  a  la  consecución  de  los  objetivos  fijados  por  la  organización.    
 
(Parsons,   1999).   Emite   una   interesante   noción   de   sistema,   que   para   él   se   refiere   “a   un   conjunto  
de  interdependencias  entre  parte,  componente  y  procesos  que  implica  regularidades  de  relación  
discernibles,  como  a  un  tipo  similar  de  interdependencia  entre  dicho  conjunto  y  el  ambiente  que  
le  rodea”.  
 
La  unidad  del  sistema  desde  otro  enfoque,  es  un  todo  inseparable  e  interrelacionado,  resulta  “que  
un   sistema   no   es   la   simple   suma   de   sus   partes,   sino   que   la   interrelación   de   dos   o   más   partes  
resulta  en  una  calidad  emergente  que  no  se  explica  por  las  partes  consideradas  separadamente”,  
(Lopez,  Parada  ,  &  Simonetti,  1995).  
 
En   el   concepto   anterior   el   concepto   de   un   "todo"   puede   ser,   o   mejor   puede   abarcar   solo   la  
percepción   o   concepción   que   tenga   el   sujeto   respecto   del   mundo   (puede   ser   muy   amplia),   o   de  
un  fenómeno  que  puede  no  ser  muy  preciso  ya  que  no  son  claros  los  límites,  aquí  es  donde  es  
más   necesario   el   concepto   de   sistema   -­‐-­‐refiriéndose   a   lo   expuesto   anteriormente   por   (Lopez,  
Parada  ,  &  Simonetti,  1995).  un  conjunto  con  partes  reconocibles  como  interrelacionadas—este  
concepto  permite  el  abordaje  del  concepto  un  “todo,  ya  que  permite  el  análisis  de  este,  y  con  una  
perspectiva  científica.  Según  (Johansen  B.,  2004).  "ante  la  palabra  sistema'',  todos  los  que  la  han  
definido  están  de  acuerdo  en  que  es  un  conjunto  de  partes  coordinadas  y  en  interacción  para  
alcanzar  un  conjuntos  de  objetivos.  También  aporta  otras  definiciones  tales  como:  "según  (Hall  &  
Fagen,  1956).  “...  conjunto  de  objetos  y  sus  relaciones,  y  las  relaciones  entre  los  objetos  y  sus  
atributos",   y   según   el   General   Systems   Society   for   Research,   "un   conjunto   de   partes   y   sus  
interrelaciones”.  
 

3.  Concepto  de  Sistema  

 
El  concepto  sistema,  fue  utilizado  por  primera  vez,  durante  el  transcurso  de  la  segunda  guerra  
mundial,  en  la  cual,  movilizar  la  cantidad  de  recursos  utilizados,  ya  sean  soldados,  armas,  aviones,  
barcos,   alimentos,   ropa,   etc.,   lo   cual   generó   un   desarrollo   metodológico   el   cual   incorpora   un  
análisis   estratégico,   que   permitió   el   funcionamiento   de   diversos   sistemas,   que   se   volvieron  
interdependientes  a  la  hora  de  afrontar  la  batalla.  En  el  periodo  de  la  postguerra,  estas  teorías  y  
estrategias   fueron   abordadas   por   las   empresas   que   las   adaptaron   hacia   los   negocios,   con   el  
nombre  de  “operación  de  sistemas”,  donde  se  evidencia  la  interdisciplinariedad  y  la  colaboración  
entre  diversos  factores,  con  el  fin  de  lograr  un  objetivo  en  común.  

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Con  Bertalanffy  (1989),  se  establece  claramente  la  importancia  de  los  estudios  de  sistemas  para  
diversos  campos  de  la  ciencia,  solo  que  con  este  autor,  dichos  estudios  dejan  de  pertenecer  solo  
a   la   biología,   para   buscar   realizar   el   sueño   (de   Bertalanffy)   de   transformarlo   en   un   lenguaje  
universal  para  la  ciencia,  incluyendo  los  estudios  de  la  sociedad.  
 
(Ackoff,   2000).   Define   a   la   empresa   como   una   organización   cuya   función   social   primaria   es  
producir   y   distribuir   riquezas.   Ante   esta   definición   hay   que   resaltar   la   palabra   organización,  
palabra  que  pareciera  ser  conocida  por  todos,  sin  embargo,  el  autor  se  dedica  a  dar  una  definición  
precisa  de  lo  que  él  considera  una  organización  como:  “un  sistema  con  un  propósito  que  contiene  
partes  que  a  su  vez  tienen  propósitos,  las  organizaciones  también  son  partes  de  otros  sistemas  
mayores   con   propósitos   propios”.     Las   organizaciones   también   son   partes   de   otros   sistemas  
mayores  con  propósitos  propios”  (p.296).  Como  se  habrá  podido  notar  el  énfasis  en  este  caso  es  
en   la   palabra   sistema,   definida   por   el   autor   como   “...un   grupo   de   elementos   que   no   puede  
separarse  en  sus  partes  constituyentes.  De  esto  se  desprende  que:    
 
• Las  propiedades  esenciales  de  un  sistema  se  pierden  cuando  éste  se  descompone  física  o  
conceptualmente  y    
• Las  propiedades  esenciales  de  las  partes  también  se  pierden  cuando  se  separan  éstas  del  
todo  física  o  conceptualmente”  (p.296).    
 
La   teoría   sistémica   o   Teoría   General   de   los   Sistemas   no   es,   en   términos   estrictos,   una   teoría  
científica   a   la   manera   de   la   teoría   de   la   gravitación   universal,   la   de   la   evolución   o   la   de   la  
relatividad,  en  el  sentido  de  que  no  implica  un  cambio  radical  de  paradigma  o  una  revolución  
científica.   Es,   asegura   (Rapoport,   1986).   Una   perspectiva,   un   punto   de   vista   que   alimenta   un  
programa  o  una  dirección  dentro  de  la  filosofía  contemporánea  de  la  ciencia.  
 
Tiene   entonces   mucho   más   en   común   con   las   doctrinas   filosóficas   que   con   los   modelos  
estructurados  de  las  ciencias  exactas.  Esto  alienta  la  búsqueda  de  las  relaciones  cualitativas  que  
se  generan  entre  los  elementos  de  los  sistemas  sociales,  como  una  alternativa  integradora  que  
puede   ayudar   a   reestructurar   la   teoría   social,   tan   afectada   hoy   por   las   crisis   de   las   ideologías  
extremas.  
 
 
 
 
 

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4.  Conceptos  Básicos  

 
Todos  los  sistemas  poseen  características  que  determinan  la  manera  en  que  deben  abordarse,  
por   ende   la   forma   en   cómo   deben   establecerse   los   procedimientos   para   su   correcto  
funcionamiento,  deben  ajustarse  a  estas  características  y  así  garantizar  su  buen  desempeño.  
 
La  teoría  de  los  sistemas  establece  que  toda  empresa  u  organización  debe  establecer  objetivos  
que   permitan   la   mejora   continua   de   la   gestión   organizacional   y   el   cumplimiento   de   dichos  
objetivos.     Todo   sistema   debe   estar   subordinado   a   los   procesos   de   gestión,   y   servir   de  
instrumento  para  la  buena  administración  de  los  mismos.  
 
Todo  sistema  debe  realizar  actividades  que  permitan  generar  un  autocontrol,  ya  que  revisiones  
periódicas  de  los  sistemas  por  parte  de  la  organización,  garantizan  niveles  altos  de  eficiencia  y  
eficacia,  esto  en  relación  con  la  posible  entropía  que  pueda  sufrir  el  sistema,  dentro  del  transcurso  
normal  de  las  operaciones  en  la  organización.  
 

5.  Entropía  

Debido  a  que  tanto  los  sistemas  probabilistas  como  los  deterministas  tienden  a  perder  su  estado  
de  equilibrio,  los  unos  porque  buscan  su  estado  más  probable  (el  del  desorden  que  el  del  orden)  
y   los   otros   por   deterioro   en   sus   elementos   o   en   sus   interrelaciones,   el   cual   se   da   con   el   tiempo,  
los  sistemas  tienden  a  salir  de  su  estado  normal  de  funcionamiento  y  por  ende  pierden  eficacia.  
Esto  se  denomina  tendencia  a  ganar  entropía,  esto  puede  suceder  dentro  de  las  empresas.    
 
La  entropía  es  pues  la  energía  ineficaz  o  energía  atrofiada.  En  los  sistemas  de  trabajo  humanos  es  
la  cantidad  de  trabajo  que  no  conduce  a  alcanzar  ningún  objetivo,  en  lo  organizacional  es  el  desvío  
de  los  procesos  normales  que  pueden  traer  altos  riesgos  dentro  de  las  organizaciones  que  pueden  
llevar  a  fraudes.  
 
El   hecho   de   que   todos   los   sistemas   tiendan   a   ganar   entropía   es   lo   que   justifica   realmente   el  
estudio  de  los  procesos,  cuya  función  es  entonces  la  de  contribuir  al  buen  funcionamiento  de  los  
sistemas.  
   
La   "entropía"   es   entonces,   la   tendencia   que   tiene   todo   sistema   a   desgastarse   y   así   perder  
eficiencia   y   eficacia,   es   decir   que   todo   sistema   tiende   a   generar   caos,   se   puede   entender,  
pensando  en  un  cambio  negativo  en  las  organizaciones  todo  aquello  que    conlleva  a  un  desvío  de  
objetivos   empresariales,   esto   se   debe   en   particular   a   presiones   ejercidas,   tanto   dentro   como  
desde  fuera  del  sistema,  esto  genera  diversos  cambios  dentro  del  sistema.  
 

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6.  La  regulación  homoestática  

 
La  regulación  homoestática  se  define  como  tratar  de  volver  a  la  normalidad    a  los  sistemas.  El  
estado  de  entropía  de  un  sistema  no  siempre  es  el  mismo,  ya  que  si  bien  una  de  las  características  
de  los  sistemas  es  tender  a  perder  su  estado  de  equilibrio  y  tratar  de  buscar  nuevamente  este  
equilibrio.  Este  es  un  proceso  homeostático,  en  el  que  se  trata  de  mantener  dentro  de  ciertas  
condiciones  el  estado  del  sistema.  
 
La   regulación   homeostática   trata   de   mantener   dentro   de   ciertos   rangos   los   valores   de   las  
variables  indicadoras  del  funcionamiento  del  sistema.  Para  esto  utiliza  las  variables  de  MEDICION  
que   permiten   detectar   el   estado   del   sistema   y   las   variables   COMPENSATORIAS   que   permiten  
mediante  la  modificación  de  sus  valores,  volver  el  sistema  al  nivel  deseado.  
 
En   este   contexto   se   busca   que   los   procesos   dentro   de   las   organizaciones   cumplan   con   los  
requisitos   de   eficiencia   y   eficacia,   por   lo   que   se   deben   aplicar   correctivos   adecuados   a  
interacciones   negativas   en   los   procesos   que   se   puedan   llevar   a   cabo   en   una   organización,  
permitiendo  corregir  anomalías  en  los  mismos.    
 
Como  indica  (Watzlawick,  Beavin  Bavelas,  &  Janet,  1993).    Cada  una  de  las  partes  de  un  sistema  
está  relacionada  de  tal  modo  con  las  otras  que  un  cambio  en  una  de  ellas  provoca  un  cambio  en  
todas  las  demás  y  en  el  sistema  total.  Esto  es,  un  sistema  se  comporta  no  sólo  como  un  simple  
compuesto  de  elementos  independientes,  sino  como  un  todo  inseparable  y  coherente.  Quizá  esta  
característica   se   entienda   mejor   en   contraste   con   su   opuesto   polar,   el   carácter   sumatorio:   si   las  
variaciones  en  una  de  las  partes  no  afectan  a  las  otras  o  a  la  totalidad,  entonces  dichas  partes  son  
independientes   entre   sí   y   constituyen   un   "montón"   (para   utilizar   un   término   tomado   de   la  
literatura   sobre   sistemas)   que   no   es   más   complejo   que   la   suma   de   sus   elementos.   Este   carácter  
sumatorio  puede  ubicarse  en  el  otro  extremo  de  un  continuo  hipotético  de  totalidad,  y  cabe  decir  
que  los  sistemas  siempre  se  caracterizan  por  cierto  grado  de  totalidad.  
 

7.  Atributos  y  relaciones  

 
Los  "objetos"  son  las  partes  o  componentes  del  sistema,  limitados  en  su  variedad.  Los  "atributos"  
son  las  propiedades  de  los  objetos  y  las  "relaciones"  son  los  que  enlazan  el  sistema  en  su  conjunto.  
Estas  relaciones  son  las  que  dan  idea  de  un  sistema  válido,  constituyen  su  aspecto  fundamental.  
Un  sistema  tiene  integridad,  tiene  partes  que  están  conectadas  a  cada  una  de  las  otras  de  alguna  
forma;  las  partes  pequeñas  se  pueden  identificar;  pero  son  las  conexiones  entre  partes  las  que  
dan  forma  al  sistema.  
 

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Los   “Atributos”   son   las   propiedades   de   los   parámetros   objeto.   Una   propiedad   es   una  
manifestación  externa  de  la  forma  en  que  el  objeto  se  conoce,  observa  o  introduce  en  su  proceso.  
Los  atributos  de  los  objetos  se  pueden  alterar  como  resultado  de  una  operación  en  el  sistema.  
 
Las  “Relaciones”  son  los  vínculos  que  enlazan  objetos  y  atributos  en  el  proceso  del  sistema.  Se  
postulan   relaciones   entre   todos   los   elementos   del   sistema   y   subsistemas   y   entre   dos   o   más  
subsistemas.  
 

8.  Clasificación  de  los  sistemas    

 
Los  sistemas  se  clasifican  de  acuerdo  con:  Su  estructura,  su  funcionamiento,  sus  objetivos.  
 
Clasificación  de  acuerdo  a  su  Estructura  
 
El  grado  de  complejidad  de  la  misma  permite  alcanzar  un  grado  de  descripción  según  se  conozcan  
o  no  todos  sus  elementos  e  interrelaciones.  
 
En  razón  de  la  estructura  hay  sistemas:  Simples,  Complejos  y  Excesivamente  Complejos.  
 
Simples:  
Aquellos  que  poseen  pocas  relaciones  entre  ellos  y  pocos  elementos,  pero  que  además  se  pueden  
describir  con  facilidad.  
Complejos:  
Son  fáciles  de  describir  a  pesar  de  que  cuentan  con  un  gran  número  de  elementos  y  de  relaciones  
entre  ellos.  
Excesivamente  complejos:  
Son   aquellos   que   no   se   pueden   describir   en   su   totalidad,   ya   que   no   se   conocen   todos   sus  
elementos  o  sus  relaciones  entre  ellos.  
 
 
 
 
 
 
 
 

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9.  Clasificación  de  acuerdo  a  su  Funcionamiento  

 
La   naturaleza   de   los   elementos   de   un   sistema   puede   determinar   o   no   un   único   plano   de  
comunicación  con  los  que  se  podrá  predecir  o  no  su  funcionamiento.  Según  esta  característica  
habrá  sistemas:  Deterministas  y  Probabilistas.  
 
• Deterministas:  Cuando  se  puede  predecir  su  funcionamiento  
• Probabilistas:  Cuando  no  se  puede  predecir  su  funcionamiento  
 

10.  Clasificación  de  acuerdo  a  Sus  objetivos  

 
La  interdependencia  de  objetivos  entre  sistemas,  subsistemas,  o  la  autonomía  en  los  objetivos  de  
un  sistema  permite  clasificarlos  en:  Abiertos  y  Cerrados.  
 
Abiertos:   Cuando   los   objetivos   son   establecidos   en   relación   a   los   del   sistema   jerárquicamente  
superior.  Un  tipo  de  sistema  abierto  es  el  sistema  de  flujo  estacionario  en  el  que  el  gasto  de  cada  
corriente  de  masa  que  entra  en  el  sistema  y  sale  de  él,  es  constante  y  además  no  hay  acumulación  
ni  disminución  de  energía  dentro  del  sistema;  y  la  sustancia  de  trabajo  en  cualquier  punto  del  
sistema,  permanece  constante.  
 
Todo  sistema  abierto  se  ve  modificado  y  tiene  relación  con  su  entorno.  Gozan  de  flexibilidad  y  
capacidad  de  decisión.  Cerrados:  Cuando  es  autónomo  en  sus  objetivos.  Un  sistema  cerrado  es  
aquel  en  el  cual  no  hay  intercambio  de  materia  con  los  medios  circundantes  (entorno);  la  casa  no  
atraviesa  sus  límites,  sin  embargo  puede  haber  varias  formas  distintas  de  energías  linternas  en  el  
sistema.  La  energía  contenida  o  almacenada  dentro  de  un  sistema  consiste  en  energía  interna  
molecular,  energía  cinética  y  energía  potencial.  
 
Las  propiedades  de  una  sustancia  particular  pueden  variar  también  con  el  tiempo,  en  este  caso  
se   denomina   Sistema   Transitorio,   en   el   que   cambia   la   energía   total   almacenada.   Un   sistema  
cerrado  en  el  que  no  haya  flujo,  se  denomina  sistema  no  fuente  o  sin  corriente.  En  estos  sistemas  
la  energía  total  es  igual  a  la  energía  molecular  interna.  El  sistema  cerrado  tiene  que  ver  con  la  
tendencia   que   éste   posee   de   moverse   a   un   equilibrio   estático   y   entropía.   Es   la   tendencia   de  
cualquier  sistema  cerrado  de  moverse  hacia  un  estado  caótico  o  impredecible,  en  el  cual  no  existe  
potencial  adicional  de  transformación  de  energía  o  trabajo.  El  análisis  de  los  sistemas  cerrados  es  
relativamente  simple,  ya  que  solo  necesitamos  considerar  los  estados  final  o  inicial  después  de  
alcanzado  el  equilibrio.  
 

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11.  Sistemas  de  Información    

 
Un  sistema  de  información  es  una  agrupación  de  elementos  que  se  relacionan  entre  sí,  con  el  fin  
de  servir  como  herramienta  de  apoyo  a  todas  las  actividades  de  la  organización.  
 
 Los  sistemas  de  información  están  dirigidos  al  manejo  y  gestión  de  la  información,  con  el  fin  de  
apoyar   las   actividades   para   la   consecución   de   los   objetivos,     los   elementos   que   lo   conforman  
pueden  ser:  personas,  datos,  actividades  o  recursos.  
 
Estos   elementos   se   interrelacionan   con   el   fin   de   procesar   la   información   dando   lugar   a  
información   con   valor   agregado,   estableciendo   canales   de   comunicación   adecuados   a   la  
organización  y  a  sus  necesidades.  
 

Algunas  de  las  características  de  este  tipo  de  sistema  son:  

 
Sistemas   transaccionales:   apoyan   el   nivel   operativo   de   la   organización,   realiza   tareas   de  
automatización,  además  facilitan  la  recolección  de  la  información.  
 
Sistemas  de  apoyo  a  la  toma  de  decisiones:  constituyen  la  plataforma  de  información,  por  lo  tanto  
su   implementación   se   realiza   una   vez   se   ha   establecido   el   sistema   transaccional,   proporciona  
información  a  la  dirección  de  la  organización  tanto  a  nivel  medio  como  a  nivel  alto,  se  realizan  
operaciones   matemáticas   muy   elaboradas,   con   el   fin   de   apoyar   los   procesos   de   toma   de  
decisiones.  Sistemas  estratégicos:  su  misión  es  obtener  ventajas  frente  a  los  competidores,  esto  
es  en  cuanto  al  precio,  servicios,  al  cliente    a  los  proveedores.  
 
Las  dinámicas  propias  de  la  economía  global,  es  decir,  globalización,  avances  en  la  tecnología,  
tamaño  de  las  organizaciones,  etc.,  contribuyen  a  la  necesidad  de  los  sistemas  de  información  por  
parte  de  las  organizaciones.  
Los  sistemas  de  planificación  de  recursos  empresariales  ERM,  es  un  sistema  dirigido  a  la  toma  de  
decisiones  por  parte  de  la  alta  gerencia,  estos  sistemas  se  caracterizan  por  trabajar  en  conjunto,  
tanto   operaciones   de   producción   de   bienes   y   servicios,   como   los   aspectos   que   involucran   la  
distribución   de   los   mismos,   controla   gran   parte   de   las   actividades   de   la   organización,   esto   es,  
producción,   sistemas   de   pago,   sistemas   contables   y   de   control   interno,   sistemas   de   cobro,  
inventarios,  gestión  del  factor  humano,  ventas,  etc.  
 
Este   tipo   de   herramientas   o   software   ERM,   integran   las   actividades   de   la   organización,   con   la  
cualidad  de  ser  altamente  adaptables  y  modulares,  con  el  fin  de  proveer  información  de  calidad  
para  la  alta  gerencia.  
 

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12.  Organizaciones  

 
Una  organización  es  cualquier  entidad  compuesta  por  personas  y  recursos,  con  el  fin  de  alcanzar  
uno  o  unos  objetivos  determinados,  y  puede  ser  clasificada  como  burocrática  u  organizacional.  
 Para   (Ivancevich,   Konopaske,   &   Matteson,   2010).   La   estructura   de   la   organización   “es   el  
entramado  de  puestos  de  trabajo  y  departamentos  que  orienta  la  conducta  de  los  individuos  y  
grupos  hacia  la  consecución  de  los  objetivos  de  la  organización".  
 

13.  Características  de  la  organización  

 
Existen   en   la   actualidad   tres   diferentes   concepciones   acerca   de   la   organización,   aunque   entre  
estas  puedan  existir  puntos  de  aproximación,  estas  concepciones  son  las  de  Weber,  Etzioni  y  la  
de  Solana.  
 
Según  (Etzioni,  1980)  las  organizaciones  se  caracterizan  principalmente  por:  
 
División  del  trabajo,  del  poder  y  de  la  responsabilidad.  
 
Estas  divisiones  han  sido  deliberadamente  planeadas  para  alcanzar  ciertos  fines.  
 
a.   La   división   del   trabajo   se   verifica   en   la   existencia   de   distintas   áreas   a   las   que   se   les   asigna  
diversas  funciones,  para  lo  cual  desarrollan  diferentes  actividades.  Por  ejemplo,  la  gerencia  de  
personal   o   la   gerencia   de   comercialización.   Ambas   gerencias   se   subdividen   a   su   vez   en   áreas  
menores  generalmente  llamadas  departamentos:  de  reclutamiento,  de  selección,  de  control,  de  
ventas,  de  investigación  del  mercado.  
b.  Los  departamentos  también  pueden  subdividirse  aún  más  hasta  llegar  al  nivel  de  la  tarea  que  
ejecuta  cada  trabajador  en  su  puesto  de  trabajo.  
c.  La  división  del  poder  se  verifica  en  el  hecho  de  que  todos  los  miembros  de  una  organización  no  
poseen  el  mismo  poder  y  en  la  existencia  de  niveles  jerárquicos  de  autoridad  formal.  Por  ejemplo,  
el  jefe  de  departamento  de  selección  depende  del  gerente  del  personal.  En  los  niveles  superiores  
se  concentra  el  poder  y  la  autoridad.  
d.  La  división  en  la  responsabilidad  en  las  comunicaciones  es  una  consecuencia  de  las  divisiones  
del   trabajo   y   del   poder   de   tal   manera,   cada   nivel   de   la   estructura   tendrá   determinados   tipos   de  
mensajes  y  de  información  en  los  que  actúa  como  emisor,  canal  o  receptor.  
 
Los  sistemas  de  información  en  la  empresa  
 

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Un   sistema   de   información   no   siempre   está   relacionado   con   tecnologías   de   la   información,  
aunque  bajo  las  condiciones  actuales,  y  el  desarrollo  de  la  tecnología,  se  requiere  de  un  mínimo  
de  vinculación  de  los  sistemas  de  información  con  las  tecnologías  de  la  información.  
Es  necesario  que  si  existen  diversas  aplicaciones  informáticas,  estás  no  funcionaran  de  manera  
óptima  si  se  intentan  integran,  al  respecto  (Gil  Pechuan,  2006)  para  que  el  sistema  de  información  
exista   "deberá   contemplar   el   diseño   de   un   sistema   integrado   que   relacione   las   informaciones  
generales   por   las   diversas   aplicaciones   funcionales   de   la   empresa   y   que   permita   así,   mejorar   los  
procesos  de  toma  de  decisiones".  
 

14.  Los  procesos  y  procedimientos  Organizacionales  

 
Es  el  conjunto  de  actividades  que  se  realizan  mediante  responsables  para  cumplir  un  fin  u  objetivo  
específico  e  involucra  varias  áreas  de  la  empresa.  
 
Este  concepto  puede  asumir  diversos  significados  según  la  rama  de  la  ciencia  en  que  se  utilice.  
 
Para:  
Las  Ciencias  Sociales:  Proceso  Histórico,  Proceso  geográfico    
El  Derecho:  Proceso  judicial.    
La  Informática:  Proceso  (informática).    
La  Manufactura  e  Industria:  Proceso  de  fabricación.    
La  Economía  y  Empresa:  Es  un  proceso  Productivo.    
 
Para  efectos  de  este  estudio,  nos  interesa  identificar  y  estudiar  los  concernientes  a  las  ciencias  
económicas  y  empresa.  
 

15.  Que  son  los  procesos  

 
Los  procesos  son  lo  que  las  organizaciones  hacen  en  sus  actividades  naturales.  El  problema  es  que  
tales   actividades   en   las   organizaciones   que   no   trabajan   por   procesos,   se   encuentran  
fragmentadas  y  escondidas  detrás  de  sus  estructuras  organizacionales.  
 
 

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16  .  El  Mapa  de  Procesos    

 
Es  un  diagrama,  una  forma  de  representar  los  procesos  con  los  que  cuenta  una  organización.  
 
El  mapa  de  procesos  ejemplifica  la  cadena  de  valor,  de  manera  tal  que  se  puede  establecer  la  
forma   en   como   está   constituida   la   cadena   y   la   posición   que   ocupan   los   diversos   procesos,  
involucrando  el  objetivo  de  la  organización  con  los  procesos  que  posee,  de  manera  tal  que  nos  
permite  aprender  de  él.  
 
Los  mapas  de  procesos  se  crean  a  partir  de  las  representaciones  mentales  que  se  realizan  sobre  
diversos  temas,  para  lograr  una  mejor  conceptualización  y  entendimiento  del  tema.  
 

17.  Establecimiento  de  los  procesos  clave.    

 
En   la   elaboración   de   un   mapa   de   procesos,   primero   se   deben   clasificar   los   procesos   más  
importantes  y/o  estratégicos  para  la  organización,  con  el  fin  de  establecer  ventajas  competitivas  
para  la  organización.    
 
Dentro  de  la  red  de  procesos  debemos  garantizar  que  se  establezcan  aquellos  procesos  que  le  
garantizarán  a  la  organización  implementar  la  estrategia  seleccionada  con  la  que  la  organización  
pueda  generar  una  ventaja  competitiva  en  el  entorno  en  el  que  compite.    
 
A  continuación  se  describen  los  pasos  para  desarrollar  un  mapa  de  procesos:  
   
• Realizar  un  inventario  de  todos  los  procesos  de  la  empresa  prestadora  de  servicios.    
• Determinar:    
• Las   capacidades   y   competencias   que   la   empresa   prestadora   de   servicios   debe  
potenciar   para   mantener   una   ventaja   competitiva   sostenible   y   rentabilidades  
superiores  a  la  media  del  sector.    
Las   características,   condiciones   o   variables   que   al   estar   debidamente   soportadas,  
conservadas   o   gestionadas   tienen   un   impacto   significativo   en   el   éxito   de   la  
empresa  prestadora  de  servicios.    
• Establecer   qué   variables   son   influenciables   por   la   dirección   a   través   de   sus  
decisiones   y   su   incidencia   en   la   posición   competitiva   global   de   la   empresa   de  
servicios.    

14 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
• •Objetivos  intermedios  cuya  ejecución  conduce  a  la  implementación  exitosa  de  la  
estrategia  y,  con  ello,  al  logro  de  sus  beneficios.    
• Trabajos  clave  que  deben  ejecutarse  muy  bien  para  que  la  empresa  de  servicios  
llegue  a  ser  exitosa.  
•  El  resultado  final  de  esta  operación  va  a  ser  la  obtención  del  grado  de  importancia  
de   cada   uno   de   los   procesos   de   la   empresa   de   servicios   y,   en   función   de   dicho  
grado,   el   conocimiento   de   cuáles   son   los   procesos   más   importantes   que  
denominaremos  PROCESOS  CLAVES.  
 

18.  El  Proceso  Contable    

 
Son   todas  las  actividades  (producción,  operaciones,   financiación,   inversión),   que   involucran   a   la  
contabilidad   y   que   se   transforma   en   información   financiera,   más   específicamente   en   estados  
financieros.  
   
El  proceso  contable  define  la  serie  de  etapas  sucesivas  del  ciclo  contable  que  permite  transformar  
dato   contables   en   informes   contables.   El   proceso   comienza   con   la   selección   de   los   hechos  
económicos,  y  continua  con  su  anotación  en  diversos  registros  hasta  llegar  a  la  emisión  de  los  
estados  contables.  
 

19.  Fases  del  proceso  contable  

 
Las   fases   son   las   diversas   etapas   o   actividades   que   se   desarrollan   para   el   cumplimiento   del  
proceso  contables.  Estas  fases  son:  
•  Identificación  de  las  operaciones  
•  Recolección  o  captura  de  información  
•  Clasificación  y  registro  
• Resúmenes  intermedios  
•  Estados  financieros  
 

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20  .  El  Proceso  de  Auditoria  

 
Es  el  conjunto  de  actividades  que  permiten  llevar  a  cabo  al  auditor  su  labor  en  el  desarrollo  de  
una   auditoria.En   el   proceso   de   una   auditoría,   los   procedimientos   específicos   varían   según   la  
auditoría,  no  obstante,  los  pasos  fundamentales  son  esencialmente  los  mismos  casi  siempre:  
 
1.  Conocer  al  cliente  y  su  entorno  
2.  Identificar  y  evaluar  los  riesgos  inherentes  a  los  errores  materiales,  entre  ellos  los  riesgos  de  
fraude  
3.  Conocer  a  fondo  el  control  interno  para  planear  la  auditoría  
4.  Determinar    el  nivel  planeado  del  riesgo  de  control  y  diseñar  más  pruebas  de  los  controles  y  
pruebas  sustantivas  
5.  Realizar  pruebas  adicionales  de  los  controles  
6.  Revaluar  el  riesgo  de  control  y  modificar  las  pruebas  sustantivas  planeadas  
7.  Efectuar  pruebas  sustantivas  y  terminar  la  auditoría  
8.  Hacerse  una  opinión  y  presentar  el  informe  de  auditoría.  
 
Fases  del  proceso  de  auditoria  
 
La  Auditoria  se  divide  en  tres  fases:  
1-­‐  Planeación  
2-­‐  Ejecución  
3-­‐  Informe  

21.  Fase  Planeación    

En  esta  fase  se  involucra  no  solo  el  grupo  de  auditoría  y  la  entidad  con  el  fin  de  determinar  los  
objetivos  y  el  alcance  de  la  auditoría.    En  esta  etapa  es  indispensable,  el  conocimiento  del  cliente  
por  parte  del  auditor,  con  el  fin  de  establecer  un  programa  ajustado  a  la  realidad  de        Se  hace  un  
bosquejo  de  la  situación  de  la  entidad,  acerca  de  su  organización,  sistema  contable,  controles  
internos,   estrategias   y   demás   elementos   que   le   permitan   al   auditor   elaborar   el   programa   de  
auditoria  que  se  llevará  a  efecto.  
 
Elementos  Principales  de  esta  Fase    
1.  Conocimiento  y  Comprensión  de  la  Entidad  
2.  Objetivos  y  Alcance  de  la  auditoria  
3.  Análisis  Preliminar  del  Sistema  de  Control  Interno  
4.  Identificación,  valoración,  análisis  y  respuesta  a  los  Riesgos  y  establecer  la  Materialidad  
5.  Planeación  Específica  de  la  auditoria  
6.  Programas  de    Auditoria  

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22.  Fase  de  Ejecución  

 
En   esta   fase   se   realiza   el   programa   de   auditoría   establecido   en   la   fase   anterior,   esto   es,   la  
realización  de  diversas  pruebas,  tales  como:  de  cumplimiento,  analíticas,  sustantivas,  de  control,  
etc.,  con  el  fin  de  determinar  si  los  estados  financieros  presentan  razonablemente  la  situación  
financiera  de  la  empresa,  se  consigue  la  evidencia  y  se  identifican  los  hallazgos,  que  nos  permiten  
formar  una  conclusión  y  las  recomendaciones.  Esta  fase  representa  la  labor  del  audito.  

23.  Fase  de  preparación  del  informe  

 
En  esta  fase  se  llevan  a  cabo  la  preparación  y  presentación  del  Informe  de  auditoría.    Los  informes  
son  esenciales  para  cualquier  compromiso  de  auditoría  o  certeza  de  cumplimento,  puesto  que  
comunican  los  hallazgos  del  auditor.  Los  usuarios  de  los  estados  financieros  dependen  del  informe  
del   auditor   para   tener   certeza   sobre   los   estados   financieros   de   la   compañía.   El   informe   de  
auditoría  es  el  paso  final  del  proceso  de  auditoría.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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