You are on page 1of 16

EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018

O QUE VOCÊ ENCONTRA


NESSE EBOOK:
Introdução
1 A qualidade em primeiro lugar

2 A importância do SGQ Todos os programas promotores


da qualidade têm o único objetivo
3 Como organizar auditorias
de melhorar processos e garantir
internas resultados, mas a grande
pergunta é: como passar nas
4 Como se preparar para auditorias?

auditorias externas
Conclusão
Sobre o Sienge

EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018


É isso o que você vai descobrir neste ebook. Todos os detalhes

INTRODUÇÃO para colocar em prática a melhor receita em busca de conquistar


o sucesso na auditoria estão aqui.

Os programas promotores da qualidade na construção civil Primeiramente, é preciso entender do que é feita a qualidade
têm um objetivo em comum: elevar o padrão e a segurança para os principais programas de certificação. Cada um tem
dos produtos. O que inclui mais responsabilidade sobre o seus critérios a seguir. Mas todos respondem a um Sistema
meio ambiente e sobre as ofertas de imóveis ao público. de Gestão de Qualidade (SGQ). O que leva a sua leitura para o
próximo passo: entender a importância do SGQ.
Existem duas principais certificações para construção, a
ISO 9001 e o PBQP-h (Programa Brasileiro da Qualidade e Por fim, foram reunidas dicas que apontam os melhores
Produtividade do Habitat). O modo de implementação de caminhos para colocar em prática o sistema de qualidade.
ambas é parecido. Afinal de contas, o primeiro fiscal da construção tem de ser
você e a sua equipe!
Se você já tentou colocar em prática essas diretrizes, deve
ter esbarrado em algumas dúvidas. Isso é bastante comum Por tudo isso, nada mais lógico do que realizar auditorias
e faz parte do processo, principalmente quando sabe que internas antes de se submeter ao crivo da certificação, que é o
todo o esforço será avaliado. último assunto tratado aqui.

A sua construtora estaria preparada para Você sabe de tudo o que precisa para promover a qualidade
uma auditoria hoje? em todos os processos?

Tenha uma boa jornada de descoberta até o final desta


leitura!

EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018


1: A qualidade em primeiro lugar

Você já sabe que o objetivo das certificações mais importantes • QMP 4 – Abordagem de processo;
voltadas à construção civil é promover a qualidade. Tanto a • QMP 5 – Melhoria;
ISO 9001 quanto a PBQP-h apontam para essa mesma meta. • QMP 6 – Tomada de decisão baseada em evidências;
• QMP 7 – Gestão de relacionamento.
Mas qual é a principal diferença entre ambas?
Já o PBQP-h é orientado por Normas Regulamentadoras (NR).
A ISO é uma certificação internacional, enquanto o PBQP-h é Todas as diretrizes do programa têm fundamentação nas
promovido pelo Ministério das Cidades. Ambos oferecem a seguintes normas:
certificação para empresas que promovam a qualidade em
processos e produtos. • NR 4 – Serviços especializados em Engenharia de Segurança
e em Medicina do Trabalho;
O programa brasileiro é diretamente inspirado nas diretrizes • NR 5 – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
de qualidade da ISO 9001. No entanto, na mesma medida em • NR 6 – Equipamento de Proteção Individual (EPI);
que a certificação internacional serve para todos os tipos de • NR 9 – Programa de Prevenção e Riscos Ambientais;
empresa, a nacional é focada na construção civil. • NR 10 – Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade;
• NR 12 – Segurança no Trabalho em Máquinas e Equipamentos;
São sete os princípios de gestão da qualidade (QMP) • NR 15 – Atividades e Operações Insalubres;
destacados pela ISO 9001 para quem quer promovê-la em • NR 17 – Ergonomia;
qualquer tipo de negócio: • NR 18 – Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria
da Construção;
• QMP 1 – Foco no cliente; • NR 33 – Segurança e Saúde nos Trabalhos em Espaços
• QMP 2 – Liderança; Confinados.
• QMP 3 – Engajamento;
EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018
São muitos os detalhes que demandam a atenção na hora de
encarar a qualidade como uma missão da construtora. Para
isso, existe um modelo de sistema que precisa ser implantado
na construtora. Você conhecerá essa estratégia a seguir.

2: A importância do SGQ

Para começar a colocar em prática a qualidade é preciso


criar um Sistema de Gestão de Qualidade, que pode ser 1. Sensibilização da empresa;
representado por um setor da construtora. Você pode chamá- 2. Capacitação;
lo de Gestão da Qualidade ou simplesmente nomear um 3. Diagnóstico;
responsável por essa missão. 4. Planejamento;
5. Implementação das mudanças;
A única coisa que não é possível: deixar o planejamento da 6. Auditoria Interna;
qualidade à deriva! 7. Ajustes finais;
8. Auditoria do órgão certificador.
O SGQ segue a lógica de implantação conhecida como PDCA
– Plan, Do, Check, Act. Isso significa que é preciso planejar Na sensibilização da empresa estão inclusas as primeiras
o sistema de qualidade, colocar em prática o planejamento, reuniões e integrações para falar sobre qualidade. Em seguida
rever as decisões tomadas e agir de forma corretiva. a capacitação prepara todos os setores a a aderirem à ideia.

Para começar a implantar o SGQ, você pode seguir um passo Para começar a colocar em prática as mudanças, é preciso
a passo que envolve desde a diretoria até os funcionários analisar quais boas práticas a sua construtora promove.
da operação. São oito as etapas que levam a formação do Assim, você também identifica problemas em processos que
sistema, que só fica completo quando a construtora está podem ser evitados. O que é a base de um bom planejamento.
pronta para conquistar a certificação.
EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018
Depois de planejar, implementar as mudanças fará toda a
diferença nos próximos passos, que envolvem as auditorias.
As internas permitem que a construtora faça ajustes antes de
abrir as portas para os órgãos certificadores da qualidade.

As auditorias externas também podem ser enfrentadas com


mais facilidade. Isso significa que há caminhos para se sair
bem na avaliação externa. É sobre esse preparativo que falam
os próximos dois capítulos.

Confira a seguir como organizar auditorias internas que


satisfaçam os padrões de qualidade almejados pela ISO 9001
e pelo PBQP-h.

EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018


3: Como fazer auditorias internas

Seja da ISO 9001 ou do PBQP-h, as auditorias internas são Em relação à auditoria em si, a ação mais importante é a coleta
formadas por rituais semelhantes e têm função idêntica. Para e formalização de dados que demonstrem a conformidade
a realização das auditorias, é importante que você: dos processos em relação às normas.

A - Defina objetivos e resultados que deseja alcançar com o Documentando a conformidade, é possível encontrar pontos
processo. Cada auditoria deve ter resultados definidos para de melhoria e adequação. Todos os auditores externos levam
atingir, relacionados ao objetivo geral do processo. em conta a realização interna de avaliações da qualidade que
são devidamente documentadas. Desse modo, o processo de
B - Tenha cronograma e planejamento, para fazer a gestão melhoria do SGQ fica transparente.
de que processos serão auditados, quando, quem irá fazê-lo
e quais requisitos serão verificados. Afinal de contas, a qualidade não acontece de uma hora para
outra!
C – Elabore relatórios das auditorias, para responder
perguntas. Isso mesmo! As perguntas ajudam os auditados E é isso que precisa estar claro em todas as documentações.
a entenderem melhor os resultados do processo. Quantos Os auditores externos sabem que conquistar um SGQ
itens cumpriu? Quais precisam de ações? Qual área é o foco consistente é um processo lento e gradativo. Deixar furos
da melhoria? nos históricos das documentações é um erro crasso, pois dá
a entender que a construtora esconde algo por intenção ou
D – Gerencie as ações e não conformidades. Determinar descuido.
uma periodicidade para verificar o andamento das ações é
muito importante. Podem ser verificações rápidas, mas se
realizadas frequentemente, vão contribuir diretamente com
um melhor resultado resultado do processo.
EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018
Quando você realiza auditorias internas, promove a 4. Manter as metas alinhadas aos indicadores criados para
documentação de todas as ações que levam à qualidade. Elas a gestão do SGQ e da construtora como um todo, deixando
acabam se tornando um método de acompanhamento dos claras essas menções nos documentos de planejamento
planos de ação de implementação do SGQ. anual;

A pergunta que resta é: 5. Treinar todos os colaboradores envolvidos a reportar


corretamente as ações que envolvem o SGQ. Se, por acaso,
Ao descobrir inconformidades, como você deve tratá-las? uma ação corretiva for denominada preventiva, o auditor
apontará falha no procedimento, pois agir preventivamente
Existem cinco passos principais para tratá-las e que devem após o erro não resolve o problema
estar documentados antes da auditoria final. Ou seja, é
preciso criar relatórios que indiquem a tentativa de prevenção Sabendo disso, você e seus colaboradores poderão constatar
e manutenção de falhas no SGQ. E as cinco medidas são as a importância de uma documentação fiel aos processos e não
seguintes: conformidades encontrados. Os documentos são a base da
análise feita pela auditoria externa. Auditar internamente é
1. Definir ações corretivas que envolvam toda a construtora considerada uma forma de gerar documentação.
e não somente o setor de qualidade, pois isso mostra
engajamento; Mas que documentos são esses?

2. Fomentar a cultura de que o sistema de gestão da 3.1 Qual é a função do POP


qualidade é importante e traz resultados para todos os
setores, compartilhando, portanto, benefícios e vantagens; Quando existe um processo em um SGQ exemplar, como
ele é documentado?
3. Criar indicadores mensuráveis sobre todos os processos
operacionais e administrativos geradores ou não de não A resposta é: por meio do Procedimento Operacional Padrão
conformidades.Mostra, por exemplo, os custos gerados pelas (POP). Eles servem para documentar atividades como:
não conformidades, cruzando indicadores;

EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018


· Contratação de fornecedores; por ordem de execução;
· Gestão de insumos; · Mapeamento do processo: pode ser feito na forma de
· Segurança do trabalho; diagrama a partir da descrição de tarefas.
· Processo de compras;
· Análise Perigo de Pontos Críticos de Controle (APPCC); Essas três categorias gerais devem ser traduzidas em campos
· Gestão de Crises; de preenchimento. Você pode formatar como quiser, mas os
· Comunicação interna e externa; POPs precisam apresentar as seguintes categorias:
· Desempenho de provedores externos (fornecedores);
· Suficiência de recursos. · Setor;
· Estabelecido (data da implantação e de uso);
Mais importante do que saber para quais tarefas os POPs · Revisado em;
são usados, é entender que eles devem ser preenchidos na · Número da Revisão;
sequência de execução. Isso faz com que a rotina se torne clara · Tarefa;
para o auditor externo, mesmo que não exista a oportunidade · Setor executante;
de acompanhar a execução de projetos do início ao fim. · Objetivo da Tarefa;
· Materiais Necessários;
Para ter qualidade, cada processo deve corresponder a um · Processo (detalhar como executar a tarefa);
procedimento documentado! · Cuidados Especiais;
· Ações em caso de não conformidade (gestão de crise);
E cada projeto envolve uma miríade de processos. Por isso, · Elaborado (responsável pelo POP);
você precisa preencher todos os itens do POP. · Aprovado (responsável por aprovar o POP);
· Executante.
Mas quais são eles?
Além de formatar formulários com todos este itens para
Empresas de variados segmentos usam e formatam o POP cada tarefa, é preciso contar com documentos de apoio. Você
de diversas formas. Mas ele sempre traz: pode referenciá-los dentro da tabela de preenchimento do
POP. Afinal de contas, algumas atividades não se rendem à
· Informações gerais: dados de identificação do tal simplificação e precisam de complementos.
procedimento;
· Descrições das tarefas: hierarquização das atividades

EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018


Podem ser considerados documentos de apoio os seguintes: 3.2 Quem realiza a auditoria interna
· Fichas de inspeção: nelas constam os relatos de campo Para conquistar um SGQ completo, é preciso ou criar um setor
e a descrição das operações de cada obra; de qualidade ou nomear algum responsável por essa tarefa.
Fato é que não é possível elaborar procedimentos para cada
· Relatórios: eles mostram o desempenho financeiro, atividade da construtora sem que exista um responsável por
gerencial e operacional da empresa da construção civil; gerenciá-los.

· Instruções de trabalho de cada etapa das obras Com o tempo, você descobrirá que os processos precisam
operadas: indicam o quanto a construtora sabe guiar processos ser formalizados em procedimentos para gerar qualidade
a partir da normativa, compartilhando conhecimento com os em produtos e serviços. Quem vai apontar sempre para essa
colaboradores. realidade é o profissional responsável pela qualidade.

É muito importante salientar que a construtora deve ter, no


Está em dúvida? mínimo, dois auditores internos. Isso porque não é possível
auditar o próprio processo. Na avaliação externa será levado
Veja como duas empresas organizam seus respectivos POPs: em consideração se essa nomeação foi feita de modo claro e
· Empresa 1; isento.
· Empresa 2.
Podem assumir o papel de auditor um profissional da
qualidade e outro que pertença a uma área importante para
Além de saber como formatar o documento, é preciso entender
o core business, como a engenharia. É importante que ambos
como a documentação respalda as ações da qualidade. Para
recebam treinamento. Existem consultorias especializadas
isso, você precisa saber quem será responsável pela tarefa
nesta área. Além de ebooks como este, que também ajudam.
de inspecionar o andamento da formação do SGQ. O que é
assunto do próximo tópico.
Outro recurso que pode contribuir para o processo de
elaboração de POPs é o software de gestão da construção civil.
Ele registra todos os procedimentos e pode gerar relatórios
que facilitem a elaboração de procedimentos, considerando
todo o histórico da construtora.
EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018
Então, como a avaliação interna deve ser feita?
#5 Destacar as etapas críticas
Existem alguns passos que um gestor da qualidade deve Ao fazer a checagem, você terá, como consequência, que dar
seguir para encabeçar o projeto do SGQ e chegar a realização destaque às etapas críticas. Então você deve responder a duas
da auditoria interna. São eles: principais perguntas. Em quais pontos o processo apresentou
problemas? E o mais importante: todos os problemas foram
#1 Envolver os atuais responsáveis pelo processos resolvidos?
auditáveis
Marcar reuniões para conversar com responsáveis por #6 Fazer auditoria interna
processos de cada setor. Essa é a melhor forma de entender Se todas as etapas críticas foram vencidas, você pode simular
como devem ser elaborados os procedimentos. uma auditoria interna, visitando procedimentos de todos os
setores.
#2 Formar um grupo de trabalho
Com a formação de um grupo de trabalho, o líder da qualidade Para operacionalizar a auditoria interna, os nomeados podem
consegue delegar funções e distribuir tarefas. É importante usar a técnica do 5W1H, muito usada em planos de ação em
que essa equipe seja plural, principalmente enquanto os diversas áreas. Ela consiste em fazer seis perguntas diante
POPs são desenvolvidos. Depois da auditoria externa, essa de cada procedimento. Neste caso, os auditores internos
equipe pode ser dissolvida ou simplificada. devem se questionar se todas as seguintes questões foram
resolvidas:
#3 Descrever todas as etapas do procedimento
Elaborar a tabela ou documento do POP é a missão dessa 1. O que (What);
terceira etapa, que leva à prática todos os formulários 2. Quem (Who);
esboçados no tópico 3.1. 3. Onde (Where);
4. Quando (When);
#4 Prever uma rotina de checagem 5. Por que (Why);
Faz parte do procedimento a revisão constante das etapas, 6. Como (How).
mesmo que seja uma tarefa repetitiva e já consolidada. Há
sempre mudanças a documentar no POP. Essas modificações Não deve restar dúvidas em nenhuma questão levantada a
também precisam estar documentadas ou como anexos ou partir desses aspectos. Estando os auditores internos seguros,
como um item a mais na tabela. é hora de contratar a empresa auditora.
EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018
ATENÇÃO: Há construtoras que preferem contratar consultorias para estabelecer todo
o processo interno de estabelecimento do SGQ. O que significa contratar empresas
que façam também a auditoria interna.

4: Como se preparar Lista dos 20 Organismos de Avaliação da


Conformidade Acreditados pelo Inmetro
para auditorias externas 1. SAS Certificadora Ltda
2. Fundação Carlos Alberto Vanzolini
O procedimento de auditoria externa, apesar de se referir 3. ICQ Brasil - Instituto de Certificação Qualidade Brasil
às certificações ISO 9001 e PBQP-h, depende também da 4. Instituto de Tecnologia do Paraná
empresa contratada. Isso significa que alguns procedimentos 5. DNV GL Business Assurance Avaliações e Certificações
podem diferir de uma para outra, mesmo que estejam se BRasil LTD
referindo às mesmas regras. 6. BVQI do Brasil Sociedade Certificadora Ltda
7. ITAC - Instituto Tecnológico de Avaliação e Certificação da
Cada auditora tem sua forma de aferir a qualidade dos Conformidade Ltda
processos! 8. TÜV Rheiland do Brasil LTDA.
9. Lloyd`s Register do Brasil Ltda
Mas todas dependem da documentação que a sua construtora 10. BRTÜV Avaliações da Qualidade S. A.
gerar a partir de procedimentos como os que culminam 11. Instituto Falcão Bauer da Qualidade - IFBQ
na auditoria interna. Atualmente, o Inmetro credencia 20 12. ABS Group Services do Brasil Ltda
entidades a julgar a conformidade na construção civil. 13. Rina Brasil Serviços Técnicos Ltda
14. ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas
15. BSI Brasil Sistemas de Gestão LTDA
16. Apcer Brasil Certificação LTDA
17. Conceitos Serviços de Certificação LTDA
18. LHS Certificação e avaliação LTDA - ME
19. ALC - América Latina Certificações
20. Asqcert Avaliações e certificações LTDA ME
EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018
Existe uma grande diferença entre a auditoria interna e a 1.Contexto da organização: esse quesito sofreu alteração
externa. A primeira é produtiva, enquanto a segunda tem foco em relação à norma de 2008. Além do escopo e dos processos
na avaliação da conformidade. Uma busca que a construtora do SGQ, passou a considerar a organização em seu contexto
atue conforme às regras, enquanto a outra julga se, de fato, e as necessidades e expectativas das partes interessadas;
há correspondência entre o objetivo e as práticas.
2. Liderança: neste item são considerados o comprometimento
O principal trâmite de uma auditoria é lidar com a papelada e a liderança de modo geral e de forma direcionada ao SGQ,
e verificar se a construtora realmente está de acordo com Com foco no cliente e desenvolvimento de uma política de
o PBQP-h. Para isso se observam regras que estão entre os qualidade;
itens 4.1 ao 8.3. Em linhas gerais, elas tratam de:
3.Planejamento para o SGQ: lidar com riscos ou oportunidades
· Questões gerais do SGQ; e planejar mudanças são novos objetivos que complementam
· Responsabilidade da direção da empresa; o planejamento dos objetivos da qualidade;
· Gestão de recursos;
· Execução da obra; 4.Suporte: Nessa exigência cabem desde os recursos mais
· Medição, análise e melhoria. gerais, até a contemplação de itens como infraestrutura,
ambiente para operação de processos, recursos de
É importante salientar que o programa de certificação monitoração, comunicação, informação documentada e
brasileiro tem duas categorias: A e B. Só recebe está apto às outras medidas que ofereçam suporte ao SGQ.
vantagens como financiamentos exclusivos as empresas nível
A. Por isso é extremamente importante ir além dos requisitos 5.Operação: controle operacional, determinação de
da classe B. produtos ou serviços, comunicação com o cliente e projeto
de desenvolvimento são os principais critérios observados
Já a ISO 9001:2015, para atingir seus sete QMPs – listados neste quesito.
no capítulo 1– exige uma estrutura baseada na ideia de High
Level Structure. Neste caso são avaliados, entre os itens 4.1 e 6.Avaliação de desempenho: Monitoração, medição
10.3 da norma: da satisfação do cliente, análises críticas de processo de
qualidade, ações corretivas e auditorias internas fazem
parte deste quesito de manutenção do SGQ, sempre em
busca da melhoria contínua.
EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018
Se a sua empresa quer se aprovada nas certificações, as Se você ainda está com receio de encarar certificações como
auditorias internas podem ser não somente um instrumento, as do PBQP-h e a ISO 9001, pode ser que tenha mais segurança
mas um requisito para a certificação. Está aí outra diferença ao usar a tecnologia. Ao migrar processos manuais, planilhas
entre ambas. ou sistemas que não estão integrados, promova um único
discurso.
Sabendo dessas diferenças, a sua construtora resolveu se
submeter à auditoria externa. Imagine, no entanto, que A tecnologia que melhor responde às necessidades de quem
algum processo apresentou não conformidades, gerando busca certificação é a do ERP (Enterprise Resource Planning)
uma reprovação. especializado na construção civil. Ele agrega qualidades como:

O que acontece neste caso? · Módulos de gestão da qualidade;


· Administração integrada;
Isso, definitivamente, não significa o encerramento das · Monitoramento do processo de melhoria contínua;
expectativas de implantação das certificações. No caso da ISO · Controle de aquisições;
9001 existe a possibilidade de fazer uma auditoria de follow · Normas e procedimentos;
up em até três meses. Esse é o tempo indicado para colocar · Controle Ambiental;
em prática as melhorias necessárias ao SGQ. · Controle das Auditorias.

As não conformidades encontradas por auditors do PBQP-h


Está em dúvida?
serão tratadas de modo diferente. Elas devem ser pautadas
no artigo 21º do SIAC (Sistema de Avaliação da Conformidade
Veja aqui como um software de gestão ajuda com as
de Empresas de Serviços e Obras da Construção Civil):
normas regulamentadoras.

Art. 21° O OAC deve observar sempre um prazo mínimo para Ao combinar as melhores informações, ao melhor sistema
que seja possível evidenciar a conclusão da ação corretiva e consultorias, só resta escolher uma das 20 instituições
proposta pela empresa. A ação corretiva proposta deve ser certificadoras.
coerente com a gravidade e abrangência da não-conformidade
apontada pela equipe auditora, principalmente no que diz
respeito ao prazo para sua efetivação

EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018


Conclusão:
Percebeu que sem um SGQ é impossível realizar auditorias
internas e ter preparo para buscar uma certificação?

Além de boas leituras sobre os temas, é importante recorrer


à ajuda de consultores especialistas no assunto. O que pode
ser garantia ainda maior de aprovação ao final da jornada
de desenvolvimento da qualidade.

Mas, mais importante do que criar um SQP, é preciso


mantê-lo na construtora. Nenhuma certificação é eterna. E
as auditorias são constantes. Portanto, os mecanismos de
manutenção da qualidade também precisam ser perenes.

Dê continuidade à qualidade!

Eis a única garantia de certificação e sucesso nas auditorias.

EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018


Sobre o Sienge:
O Sienge é um sistema de gestão, também
chamado de ERP – Enterprise Resource Planning,
especializado na Indústria da Construção.

Você pode gerenciar e integrar todas as áreas


de uma empresa sem ter que abrir mão de
um software que atenda com propriedade a
produção da sua empresa.

Com o Sienge e sua equipe altamente capacitada


neste segmento, todas as necessidades do setor
estão ao seu alcance.

Você encontra outros materiais disponíveis


em nosso Blog, sempre com novidades
interessantes.

Visite www.sienge.com.br/blog/
Saiba mais!

EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018

You might also like