AGENDA DE TRABAJO PARA LA SOLUCION DE CONFLICTOS

Autores
MAYERLY JOHANA GARCIA LOAIZA
MARLENG CATO
MARLENG CAROLINA CABEZAS ALARCON

Instructor
NIDIA CORTES CUBILLOS
JHON JAIRO PADILLA NAVARRETE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA
VIRTUAL
Bogotá
INTRODUCCION
Se analizan la situación en la organización sobre los conflictos que están generando
cuellos de botellas y no están permitiendo que se llegue a un acuerdo entre los jefes
de las áreas del almacén, jefe de compras, jefe de costos y jefe de presupuestos,
esto está ocasionando que la organización este dividida en intereses propios y no
el de un solo objetivo, es por eso que en este trabajo se realiza una agenda de
trabajo con el fin de dar solución a los conflictos que se están presentando, es
normal que todas la organizaciones tengan desacuerdos, aunque son estos una
oportunidad para que cada una pueda demostrar su potencial y habilidad para dan
solución a la situación, esto debe ser una discusión de no violencia, sino una
discusión de creatividad, de dinamismo, de proactividad para generar estrategias
que le den a la organización lo mejor de cada uno y mejorar los procesos y tiempo
de entrega para la satisfacción del cliente.
 Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de área.
Se realiza un análisis del conflicto que se está generando en la organización, el cual
surge por un desacuerdo entre gerentes que debaten el mejoramiento de los
procesos de la cadena logística, en la situación de conflicto están involucrados el
jefe del almacén, el jefe de compras, el jefe de costos y el jefe de presupuestos, el
desacuerdo que se presenta es por el incumplimientos que se vienen presentando
en las entregas de los pedidos a los clientes. Durante este esta semana se realizara
un agenda de trabajo, en el cual nos reuniremos para debatir el conflicto que hay en
la organización por el incumplimiento a los cliente, nos reuniremos el día lunes a las
7am. Donde se revisara la situación y daremos solución a cada uno de los conflictos.
Agendamiento de trabajo organizativo
Lunes 7am: se revisara criterios del jefe del almacén o inventarios.
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al
almacén los pedidos solicitados.
Hoy lunes se tomara en análisis de la responsabilidad que tiene el jefe de compras
para que el almacén cuente con la materia prima necesaria. Investigaremos porque
el jefe de compras se demora más de 10 días en entregar al almacén los pedidos
solicitados, la materia prima porque esta tan demorada en llegar, pensamos que los
procesos de compras son muy importantes realizarlos de una manera eficiente para
que se eficaz, además de eso tenemos que tener en cuenta que es muy importante
para la empresa seleccionar los mejores proveedores, es bueno pensar en los
tiempos de entrega, si nuestro proveedor se está demorando 10 días en entregarnos
la materia prima, preguntemos porque ?,¡ que es lo que está pasando?.
Nuestro proveedor responde a la organización que la demora en los pedidos ha sido
porque tiene demasiados pedidos acumulados, pensaremos que la selección de
proveedores no es fácil, pero ya que nuestro proveedor no está cumpliendo con
nuestros requerimientos, es necesario cambiarlo de manera inmediata. Ahora
pensaremos cuales métodos utilizaremos para medir la calidad de nuestro nuevo
proveedor, y tener un sistema de evaluación para evaluar su desempeño que
satisfagan las necesidades de la organización, los criterios que tendremos en
cuenta a escoger el nuevo proveedor, la calidad, la responsabilidad, los tiempo de
entrega, los precios, los costos, el servicio al cliente, gestión de reclamos,
compromisos, referencias empresariales, todos estos criterios se deben establecer
para que nuestro nuevo proveedor sea mucho más eficiente en sus tiempos de
entrega y la operación no tenga que parar porque el proveedor no está cumpliendo.
Recuerden gerentes que nuestro objetivo en la empresa es encontrar la solución a
procesos que nos generan cuellos de botella y no permiten que siga la continuidad
en nuestra producción, el conflicto intergrupal que está generando el no darnos
cuenta que el trabajo debe ser un trabajo de equipo, un trabajo colaborativo, el
conflicto se debe tomar como algo positivo para la empresa porque nos deja
entrever, en que situaciones de malos procedimientos estamos fallando, y nos
ayuda a un mejoramiento continuo en la trayectoria o durante el tiempo que estemos
en la organización. Es por eso que hoy tomaremos en reflexión de afrontar los
conflictos de una manera más proactiva, indagadora, cooperativa, para encontrar la
solución.
Martes 7am: se revisara criterios del jefe del almacén o inventarios.
Hoy es nuestro segundo día de agendamiento en la solución de conflictos que
suceden en la organización, daremos paso al análisis de la siguiente situación:
b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles de
inventarios, estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al
manejo de los inventarios.
Tenemos que tener en cuenta que es muy importante para la organización los
presupuestos en costos, y una de las misiones de la organización es simplificar los
costos para tener muchos más beneficios, pensemos en cómo estamos trabajando,
de acuerdo a la oferta y demanda del mercado, se debe seguir buscando estrategias
para seguir realizando las metas que tiene la organización en bajar los costos, y
buscar más oportunidades de mejoras sin dejar decaer nuestros inventarios,
también el presupuesto de nuestros inventarios deben ser de acuerdo a la demanda,
no tendremos producto guardado demasiado tiempo sin utilizarlo hay que bajar
costos y para ello el trabajo debe ser colaborativo, jefe compras debe trabajar de la
mano con jefe de presupuesto para que así nuestro inventarios tenga la capacidad
que necesita para cumplir los procesos de producción. Y así cumplir con las
entregas del cliente.
Miércoles 7am se revisaran los criterios del jefe de compras
Hoy es nuestro tercer día de agendamiento para la solución del conflicto
generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe de compras:
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del jefe de presupuesto por que no apropia las partidas presupuestales
suficientes para realizar los volúmenes de compras necesarios que garanticen
buenos precios y poder tener capacidad de negociación.
Bueno como hablamos anteriormente manejar grandes volúmenes de compras en
el almacén puede ser algo positivo en cuestión de negociación, pero también puede
ser algo negativo para la empresa en costos de la organización, nos colocaremos
en la tarea, el jefe de almacenamiento, realizara un inventario extremo del almacén,
y el jefe de presupuestos realizara un análisis de la demanda que tenemos en
pedidos de los cliente, ya con la información se debatirá la situación de compra en
grandes volúmenes y poner manejar buenos precios, realizaremos antes de tomar
cualquier decisión una matriz dofa donde verificaremos las debilidades, las
fortaleza, oportunidades, y amenazas, que nos pueden ayudar a la toma de decisión
para mirar si comprar grandes cantidades de materia prima pueden ayudar a tener
mejor negociaciones a unos precios más bajos, o también podría generarle a la
organización un sobre costo en los inventarios.
Jueves 7am Criterios del jefe de compras
Hoy es nuestro cuarto día de agendamiento para la solución del conflicto
generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe de compras:
b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna
los faltantes de mercancías para poder hacer de manera adecuada el proceso
de compras.
El jefe de inventarios debe entregar a tiempo la información de inventarios en el
tiempo que es, hay que respetar el trabajo de los demás ya que hay que pensar los
que los procesos dependen de otros procesos en la logística para poder avanzar, si
en el transcurso de la operación no hay un buen flujo de información pues los
procedimientos van a estar mal, y las consecuencias son un caos en la
organización. Según nuestro plan de trabajo y con los nuevos inventarios sabremos
cuales son los faltantes, jefe de compras debes evaluar cuáles serán las compras
cruzando con el inventario, jefe de presupuesto, debes de ver estrategias de mejora
para que los costos sean los mejores y así poder cumplir con el cliente.
Viernes 7am Criterios del Jefe costos y presupuestos
Hoy es nuestro quinto día de agendamiento para la solución del conflicto
generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe costos y
presupuestos.
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del Jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de inventarios
para poder realizar una adecuada programación de pedidos.
El nuevo agendamiento, será entregar los inventarios a tiempo, y solucionar
rápidamente la información que otras áreas dependan de nuestro trabajo, de ahora
en adelante se realizaran inventarios semanales mientras, se normaliza la situación,
y entregamos los pedidos a tiempo de los clientes.
b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de
proveedores.
El jefe de compras tendrá el trabajo de escoger un buen proveedor utilizando
sistemas de evaluación que cumplan con un excelente tiempo de entregas,
 Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área.
AREAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Jefe de Almacén Se realizar inventarios semanales.
Reorganización en el almacén.
Entregar los inventarios a tiempo

Jefe de compras Realizar cambio de proveedores,

realizar sistemas de evaluación para
que el proveedor sea el mejor.
Trabajo colaborativo

Jefe de costos Analizara la demanda del mercado

Jefe de presupuesto Organizará el presupuesto de la

organización.
Análisis dofa para ver posibles
estrategias.

Conclusiones
El trabajo se realizara en equipo, donde se tomara como solución a todos los
conflictos, el aporte de cada uno en su respectiva área de trabajo, los jefe se
compromete a buscar soluciones en los procesos de la organización, con la
cooperación de cada uno se encuentra la solución a los cuellos de botella que están
estancando la operación, se crean estrategias de mejoramiento, para que podamos
cumplir con los pedidos del cliente, se trabaja con un solo objetivo, comunicación
necesaria con las tecnologías de información para que los procesos sean rápido y
agiles en respuesta inmediata a nuestros clientes.