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Resumen
Se presenta el Diseño de un Cuadro de Mando Integral para la Facultad de Ingeniería, Ciencias
y Administración de la Universidad de La Frontera. Su elaboración utiliza una base documental y
empírica en conjunto con los resultados de la aplicación de encuestas a los actores clave del proceso.
Se incorporan a la gestión estratégica las necesidades del cliente en forma de perspectivas y objetivos
estratégicos, definiendo los principales indicadores de la gestión vinculados en un diagrama causa-
efecto, y los factores críticos de éxito. Se ejemplifica el uso de software de apoyo al seguimiento del
CMI.
Palabras clave: CMI, gestión estratégica universitaria.
Abstract
This work presents the design of a Balance Score Card for the Faculty of Engineering, Science
and Administration of the Universidad de La Frontera. Its development requires using empirical
information along with results obtained when applying surveys to key process players. Customer
needs are included in the strategic management process through prospects and objectives. Key
management indicators are defined and linked through a cause-effect diagram, identifying critical
success factors. Software is used to support its follow up.
Keywords: BSC, strategic management university.
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Más allá de la gestión estratégica en educación superior: aplicación del Cuadro de Mando Integral / Bustos et. al.
Introducción
Las instituciones de educación superior requieren contar con un sistema de gestión que
les permita medir y controlar eficaz y eficientemente los resultados de su estrategia. La
utilización de una herramienta adecuada de gestión brinda la oportunidad de incre-
mentar la calidad académica, científica y cultural al facilitar el proceso de competir con
liderazgo en el cada vez más exigente mercado de la educación universitaria.
Si bien la aplicación de métodos estructurados de apoyo estratégico y táctico a nivel
empresarial se encuentra ampliamente difundida, su uso en ambientes académicos es
escaso y discordante con los diagnósticos de gestión educativa que dan cuenta de la
imperiosa necesidad de mejora en los procesos de gestión.
Es sabido que la definición de la visión y misión de una organización permite establecer
su ámbito de gestión estratégica y plantear objetivos e indicadores. En este contexto, la
organización bajo estudio requiere de contar con un instrumento práctico que coadyuve
a medir y controlar la gestión de cada uno de los aspectos de su plan estratégico. Con
ello sería posible facilitar el proceso de captura de las necesidades del entorno respecto
a la formación académica, el desarrollo regional, la investigación científica, la extensión
cultural y las regulaciones del mercado educacional. Una metodología de gestión que ha
sido aplicada ampliamente en la empresa privada y en algunas organizaciones públicas
es el Cuadro de Mando Integral (CMI).
Con tal fin, se diseña para la Facultad de Ingeniería Ciencias y Administración (en
adelante la Facultad o FICA) un CMI vinculado al proceso de planificación estraté-
gica de la Universidad de La Frontera (en adelante la Universidad). Para lograr esto,
es necesario: (1) Revisar el alineamiento estratégico de la Facultad con relación a la
planificación estratégica de la institución; (2) Establecer las perspectivas del CMI per-
tinentes a la realidad estratégica de la Facultad; (3) Definir un conjunto de indicadores
cuantificables y establecer las relaciones de causalidad entre los mismos; (4) Establecer
roles responsables por indicadores, objetivos y perspectivas; y (5) Proponer y evaluar
iniciativas estratégicas para superar las situaciones deficitarias actuales.
Este trabajo presenta, en primer lugar, los antecedentes de la institución. A continuación,
se detallan los elementos conceptuales y teóricos relacionados con el CMI. Posterior-
mente, se revisa la planificación estratégica de la estructura académica bajo estudio y su
coherencia con el plan estratégico general de la institución. Seguidamente se presenta
el diseño del CMI para la Facultad y las conclusiones del estudio.
Antecedentes
La gestión institucional de la Universidad y particularmente de la Facultad, posee carac-
terísticas similares a las de cualquier empresa moderna en constante evolución. Cuenta
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Marco Teórico
La planificación estratégica es una herramienta utilizada para delinear y orientar la ges-
tión de las organizaciones en el largo plazo y crear un marco operativo a corto plazo. Es
un esfuerzo sistematizado por encaminar las acciones y decisiones que definen la forma
de alcanzar las metas propuestas, debiendo responder de manera flexible a los cambios
del entorno, brindando así la oportunidad de aprovechar las posibles discontinuidades
como impulsos para alcanzar los objetivos propuestos. El proceso de planificación
estratégica y ejecución de ésta agregan valor a la organización, ya que a medida que
la planificación se alinea y orienta a la obtención de los objetivos, ésta sufre cambios
internos y externos que facilitan su supervivencia.
La estrategia determina el curso de acción conscientemente deseado y establecido de
forma anticipada, con la finalidad de asegurar el logro de los objetivos de la empresa.
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Esta debe ser coherente con las acciones y conocida e internalizada por toda la organi-
zación. Existen, en general, tres tipos de estrategias.
El primer tipo es a nivel de negocios. Su elemento fundamental consiste en crear y refor-
zar la posición competitiva a largo plazo en el mercado (Thompson y Strickland, 1999).
Porter (1985) menciona dos formas de competir: bajos precios -economías de escala,
optimización- y diferenciación de productos -únicos, con alto valor agregado-. Otra
forma de competir es propuesta por Hax (2003) según una estrategia de solución integral
al cliente (modelo Delta), la cual se diferencia del modelo de Porter en la generación de
valor para el cliente, fuerza impulsora de la estrategia. La utilización del modelo Delta es
concordante con la estructura actual de la Facultad, ya que ésta, al no tener fines de lucro,
vuelve su foco central al cliente, al cual debe satisfacer y retener por medio de una solución
completa a sus expectativas de producto/servicio. Así, se deben desarrollar proposiciones
de valor que hagan a los clientes preferir la Facultad sobre la oferta de la competencia o
bien que no están siendo abordadas por ellas. Esto se logra definiendo cursos de acción
donde la calidad superior de los servicios/productos a entregar es la prioridad, así como
la exclusividad de servicios/productos (monopolio de servicio), o de proyectos que la
Facultad realiza o realizaría (complementador) con ventaja competitiva.
Una segunda estrategia de tipo funcional concierne al plan de acción administrativo
para manejar una actividad (funcional) o procesos importantes dentro del negocio (e.g.
Investigación y Desarrollo, servicio al cliente). Finalmente, la tercera estrategia es de tipo
operacional y concierne a la forma de administrar las unidades organizacionales de pri-
mera línea en el negocio, desempeñando tareas de la logística interna y externa de forma
estratégica. En el caso de la Facultad, la formulación de estrategias debe incluir los tres
tipos, ya que se cuenta con múltiples “negocios”: prestación de servicios educacionales
de pregrado y postgrado, actividades de investigación y actividades de extensión. De
esta forma, el plan estratégico surge como producto del proceso de estrategia operativa
en los niveles de la organización para los cuales fue creado.
El proceso de definición de la estrategia requiere tomar en consideración cuatro po-
tenciales puntos débiles mencionados por Navarro (2004):
• La cantidad de problemas encontrados en los diagnósticos iniciales.
• Definir la estrategia a nivel de alta dirección y no comunicarlo a toda la
organización.
• La inexistencia de una relación entre los niveles estratégico, táctico y operativo,
limitando así la ejecución de la estrategia.
• Definir una estrategia “estática” que no se adapte al actual entorno cam-
biante.
Evitar estas debilidades requiere de la promoción a nivel institucional de una cultura
dispuesta a recibir críticas constructivas y de la motivación a todos los involucrados
por aportar y opinar sobre la estrategia a seguir. Bajo este esquema, el CMI se presenta
como una herramienta adecuada en la solución de estas dificultades potenciales.
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Figura 1. Modelo de Horváth y Partners (2001) para la implementación del CMI
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Para elaborar el Mapa Estratégico, se toma como base el Plan Estratégico de la Facultad,
el cual permite identificar objetivos estratégicos para cada perspectiva en el diseño del
CMI y construir elementos de retroalimentación y validación de iniciativas. No obstante,
dado que existe un conjunto de situaciones reales de la gestión y de relación con el
entorno de la Facultad, que el plan estratégico no describe a pesar de ser absolutamente
trascendentes para el diseño del CMI, se realizan encuestas a clientes internos y externos
para complementar la elaboración del Mapa Estratégico. El objetivo principal de las
encuestas es identificar los elementos necesarios que permitiesen lograr el alineamiento
estratégico de los Departamentos Académicos con la Planificación Estratégica de la
FICA, incluyendo sus características particulares y sus potencialidades. Este permite
orientar la gestión a la satisfacción de las necesidades de los clientes internos y externos,
que, en definitiva, son la razón de ser de la organización.
Para esto, se construyen tres tipos de encuestas: (i) clientes-alumnos, quienes repre-
sentan la mayor proporción de los ingresos y cuya formación es producto de los pro-
cesos educativos, representando, además, la imagen que tienen los empleadores sobre
nuestros profesionales; (ii) directores de Departamentos, quienes, al tener múltiples
roles (académico y gestión intermedia), son una excelente fuente de retroalimentación;
(iii) clientes externos relacionados con el desarrollo regional. Las encuestas contienen
preguntas cerradas (selección múltiple) y abiertas (desarrollo), donde cada pregunta
se vincula con los objetivos estratégicos de los clientes. Se encuesta a un total de 20
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Mapa Estratégico
La Figura 2 presenta el Mapa Estratégico desarrollado para la Facultad según los aná-
lisis anteriores y los resultados obtenidos por medio de la encuestas. Éste contiene los
objetivos estratégicos y las vinculaciones de éstos entre sí, desarrollados de acuerdo a las
perspectivas a las que pertenecen. Se observa en la gráfica la transformación de activos
tangibles (presupuesto) e intangibles (capital intelectual) en resultados tangibles con
respecto a los clientes, como, por ejemplo, la retención de los mismos, participación en
el mercado, etc. Además, se muestra la plataforma que da estabilidad (supervivencia)
a la Facultad: una gestión ordenada y eficiente de las finanzas (Optimizar los procesos
de ejecución presupuestaria). A partir de esta plataforma pueden desplegarse iniciativas
o acciones que permitan el Desarrollo del Recurso Humano de la Facultad, los cuales,
a su vez, permiten tener procesos internos eficaces para ofrecer servicios de calidad a
los clientes. Un tipo de objetivo estratégico de los procesos internos propuestos son:
Mantener programas académicos actualizados, flexibles y acreditados, vinculados al
proceso de formación continua. De esta forma, y según la perspectiva de clientes, se
determina el cumplimiento del objetivo estratégico a seguir: Desarrollar una oferta
de formación continua (postgrado) consistente con la formación de pregrado y las
necesidades de los profesionales del medio.
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Figura 2. Mapa Estratégico para el Diseño del Cuadro de Mando Integral Más allá de la gestión estratégica en educación superior: aplicación del Cuadro de Mando Integral / Bustos et. al.
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Cada objetivo estratégico definido debe ser documentado. Para los indicadores del
objetivo estratégico C1, se presenta su respectiva documentación en las tablas 3 a 7.
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Figura 4. Diagrama causa-efecto
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El CMI en DELPHOS
Si bien este trabajo se enfoca al desarrollo de las tres primeras etapas del Modelo de
Horváth y Partners (2001), el CMI como herramienta de gestión estratégica aplicable en
las organizaciones, necesariamente debe desarrollar las etapas cuatro (gestionar la imple-
mentación) y cinco (garantizar una aplicación continuada del CMI). Por tal motivo, se
muestran a continuación distintas vistas de los elementos del CMI-FICA a través de su
representación en DELPHOS, software especializado para CMI. En un futuro próximo,
se espera la implementación de este proceso. Por ahora, se detalla la información que
corresponde a la etapa cuatro del modelo bajo el siguiente supuesto: todos los datos y
valores que aparecen en las representaciones son valores ficticios y se incluyen sólo por
requerimiento del software utilizado para representar la información.
A la izquierda de la figura, se observa el despliegue de las perspectivas, objetivos estraté-
gicos e indicadores. El primer nivel de desagregación de izquierda a derecha representa
las perspectivas del CMI-FICA; el segundo nivel de desagregación corresponde a los
objetivos estratégicos de cada perspectiva; el tercer nivel representa los indicadores. Para
cada una de las perspectivas, objetivos estratégicos e indicadores, existe un “semáforo”,
el cual señala el cumplimiento de acuerdo al estándar establecido. En este ejemplo, se
despliegan los indicadores de los objetivos estratégicos: “Desarrollar formación continua”
y “Fortalecer el auto aprendizaje y emprendimiento de los egresados” de la perspectiva
de los clientes. A su derecha, se encuentran los semáforos que dan a conocer de forma
gráfica el “score” o puntaje de cada elemento, es decir, el “marcador de resultados” de
cada elemento y su contribución al resultado global.
Figura 5. Cuadro de Mando Integral FICA en DELPHOS
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Conclusiones
Se ha presentado el diseño de un Cuadro de Mando Integral para la Facultad de Inge-
niería, Ciencias y Administración de la Universidad de La Frontera, elaborado utilizando
una base documental y empírica en conjunto con la aplicación de encuestas a los actores
clave del proceso. El análisis realizado a la gestión estratégica sugiere la realización de
una serie de cambios tácticos y operativos en la Facultad, mejorando así la forma de
llevar a cabo la consecución de sus objetivos. Se han identificado las perspectivas del
CMI que representan de manera sustantiva el quehacer de la Facultad, definiendo
los indicadores adecuados a la realidad de la institución, y precisando sus relaciones
de causalidad mediante la construcción de un modelo sólido basado en el CMI. La
propuesta aquí presentada no es la solución final al tema de la gestión estratégica de la
Facultad, sino más bien una aproximación formal. Su implementación requiere en el
futuro cercano: la actualización de cada perspectiva, objetivos estratégicos e indicadores
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