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Tutor:
Ing. Oscar F. Giovannini
Mensaje al participante
Estimado participante,
Nos complace mucho tenerlo participando de esta diplomatura y estamos muy agradecidos por su
elección al confiar a la UTN su formación profesional.
A fin de aprovechar en máximo grado los contenidos de este módulo, le recomiendo una lectura
detenida del texto y en particular para todos quienes concurran a los encuentros presenciales, es muy
importante la lectura previa para que su aprendizaje sea mejor aprovechado.
Como tutor de este módulo estoy a su disposición, ya sea durante los encuentros de los días sábado o
bien por correo electrónico en esta dirección: oscargiova@infovia.com.ar.
Durante el desarrollo de este módulo, no dude en contactarse conmigo ante cualquier consulta que
necesite o dificultad que se le presente
Oscar F. Giovannini
Contenido
Introducción ...................................................................................................................................... 4
Conocimiento, análisis, control y mejora de los costos de mantenimiento .......................................... 4
Concepto de costos directos, indirectos y generales en mantenimiento............................................... 6
Costos directos ................................................................................................................................................. 7
Introducción
Los costos del mantenimiento son aquellos que provienen de la función encargada de asegurar que
los activos
• satisfagan los niveles previstos de disponibilidad
• rindan adecuada tasa de producción
• satisfagan las condiciones de seguridad humana
• cumplan con los requisitos ambientales
• permitan obtener productos que cumplan los requisitos de calidad
El rubro costos de mantenimiento pasa a integrar el costo final de los bienes y servicios
demandados por la clientela. Tanto la posición competitiva de la organización como el margen de
ganancias estarán siempre afectados por la incidencia de los costos de mantenimiento.
Mediante el estudio de los costos del mantenimiento se podrá alcanzar un equilibrio entre reducir
costos y mejorar confiabilidad porque tanto el pobre mantenimiento como su exceso causan cada uno
por su parte costos innecesarios. El escaso mantenimiento provoca detenciones, roturas y demás
contratiempos que alteran la marcha de la producción y los servicios. El sobremantenimiento no aporta
beneficios en proporción con la disminución consecuente de los gastos de fallas e incidentes.
En el estudio de los costos del mantenimiento deberemos considerar no solo aquellos elementos
que en una primera visión resultan obvios, tales como el costo de las intervenciones de conservación,
reparaciones, repuestos, mano de obra, etc. sino también un amplio conjunto de otros factores que en
forma directa o indirecta contribuyen en la integración del costo.
Asimismo se deberá prestar mucha atención a los costos de mantenimiento acumulados durante
toda la vida útil de un activo los cuales serán tenidos en cuenta al momento de evaluar alternativas de
adquisición.
no alcanza. Debe estar incluido dentro de un ciclo que además del conocimiento incluya análisis –
control – correcciones – mejoras.
Mano de obra
Análisis y desagregación del
programado
Mantenimiento a condiciones
Subsistema del bien
Por el bien de activo intervenido Órgano o parte principal
componente del bien
Expresado horas, días,
Por el tiempo de no producción
semanas, etc. o en $.
Todo lo cual estará incorporado en la base de datos de la organización tomando los datos
pertinentes de las órdenes de trabajo de mantenimiento.
El control permite comparar los valores de lo ejecutado versus los objetivos previstos y desde allí
arrancan las acciones para corregir los desvíos. Como existirán seguramente discrepancias entre
presupuestado y ejecutado, serán las diferencias de mayor importancia las que pasarán a estudio para
aplicar correcciones en las futuras ejecuciones.
Los objetivos que en términos de costos de mantenimiento se podrán plantear son variados, entre
otros:
Una característica importante que surge del análisis de los costos de mantenimiento es que además
de los costos presentes y pasados (históricos) se consideran costos a futuro, vale decir potenciales.
Los costos presentes y pasados son los que surgen de valorizar en unidades monetarias tanto las
intervenciones de mantenimiento (inspecciones, arreglos, reparaciones) como las pérdidas de
producción, disminuciones del ritmo productivo, deterioros al ambiente, no conformidades de calidad
del producto o servicio, etc. Dichos costos están incluidos en forma directa o indirecta dentro del
sistema contable de la organización e integran por lo tanto el costo de cada unidad de producto o de
servicio.
Los costos potenciales son los que derivan de omitir o retrasar prácticas del mantenimiento; a
futuro seguramente aparecerá la necesidad de arreglar o reparar a causa de estas omisiones cuando
estas reparaciones podrían haberse evitado con intervenciones oportunas
El supuesto ahorro por no realizar hoy las acciones de mantenimiento prescriptas por los
procedimientos arrastrarán a futuro múltiples penalizaciones: reparaciones prematuras por daños
severos que hubieran podido ser evitados, disminución de la vida útil de los bienes del activo, pérdida
del valor de reventa de activos a sustituir antes del fin de su vida útil, etc.
Los costos de mantenimiento se despliegan a lo largo del tiempo. Es inútil basar cualquier análisis
de los costos de mantenimiento con una mirada de tiempo puntual o de corto plazo. Las intervenciones
hechas hoy (especialmente las del mantenimiento sistemático) tendrán repercusión en el futuro.
El gasto que hoy se realice tendrá efectos durante la vida útil del bien, pues si la intervención ha
sido ejecutada conforme a las prescripciones se habrán evitado daños, deterioros, paradas
intempestivas y se habrá mejorado el índice de disponibilidad de los activos.
Al no hacer hoy las acciones de mantenimiento prescriptas por los procedimientos habrá un
supuesto ahorro del momento, que hasta podría ser reflejado con utilidades en un cierre contable
mensual, pero a futuro ocurrirán múltiples penalizaciones: reparaciones prematuras por daños
materiales severos que hubieran podido ser evitados, disminución de la vida útil de los bienes del
activo, pérdida del valor de reventa de activos a sustituir, etc. Vale decir que el supuesto ahorro del
momento se convertirá en pérdida incierta en el futuro por el deterioro progresivo de los bienes.
En relación a lo que ocurre a lo largo del tiempo, donde tendremos el despliegue de intervenciones
y de fallas, podremos clasificar los costos en estos grupos:
Costos directos
Son los costos que están asociados a la ejecución de una determinada intervención. Los costos por
mano de obra, materiales, insumos varios, energía, alquiler de equipos, asesoramiento técnico,
servicios contratados, etc. que demanda una intervención son cargados a una orden de trabajo. Un ítem
de costo directo se aplica sobre una orden sin ninguna duda ni ambigüedad.
Ejemplos típicos de costos directos: análisis de lubricante de una determinada máquina vial, en el
curso de un mantenimiento predictivo; inspección de la puesta a tierra de un edificio contratada a un
tercero; repuestos utilizados en la reparación de una determinada máquina.
Costos indirectos
Son aquellos costos que no pueden atribuirse a una determinada intervención y por lo tanto no
pueden relacionarse a algún trabajo específico, aun cuando tienen relación con actividades del
mantenimiento.
Existen costos indirectos debidos al lucro cesante: las horas pérdidas de producción y/o servicio,
reprocesamientos por defectos de calidad, caídas en la tasa de producción, deterioros ambientales, etc.
También existen costos indirectos en el mantenimiento originados por: supervisión, actividades
administrativas, servicios técnicos de ingeniería y métodos, almacén de repuestos, etc.
Los costos indirectos de mantenimiento se aplican sobre la hora hombre del servicio mediante
cálculo de prorrateo. Al igual que en el prorrateo de los costos generales (ver siguiente párrafo) se
procura calcularlos tomando períodos suficientemente extensos para obtener valores estables.
Costos generales
Son costos que están originados por el funcionamiento de las distintas gerencias, departamentos y
otras divisiones jerárquicas que componen la estructura de la organización.
Por esta razón no pueden atribuirse a una orden de trabajo en particular y en consecuencia será
necesario utilizar algún criterio de prorrateo para aplicarlos sobre la orden que corresponda. Una
manera usual de contabilizarlos es aplicando una tasa sobre las horas de trabajo directo. Otros criterios
de prorrateo distribuyen los costos indirectos y generales sobre alguna unidad significativa de las
actividades de la organización: por ejemplo, metros cuadrados de superficie mantenida, toneladas de
materia prima elaborada, kilómetros recorridos por la flota, etc.
La tasa se obtiene sumando todos los gastos de las áreas de servicio consideradas y dividiéndolas
por la cantidad de horas directas de mantenimiento, m2 de superficie, toneladas de materia prima, km
recorridos según haya sido el criterio de distribución elegido) siempre ambos ítems dentro del mismo
período contable. Para obtener un valor de esta tasa que sea suficientemente confiable conviene
trabajar sobre un período de al menos un año de duración ya que los períodos más cortos dan lugar a
resultados oscilantes.
Los conceptos de costos fijos y variables surgen de considerar las relaciones costo – nivel de
actividad o volumen. La cuestión de costos fijos y variables de ningún modo está relacionada con el
fenómeno económico de la inflación, ya que tendremos costos fijos y variables con o sin inflación.
Costos fijos
Son aquellos cuyo importe (dentro de un determinado periodo contable) se permanecen con igual
valor cualquiera sea el nivel de actividad o volumen productivo de ese periodo. De acuerdo a esta
definición, un costo fijo existe aun cuando sea nula la actividad del periodo. La incidencia de un costo
fijo se reparte o se divide entre la totalidad de las unidades de servicio realizadas, de modo que cuando
mayor nivel de actividad hubiera, la incidencia por cada unidad será menor. Ejemplos:
Costos variables
Son aquellos cuyo importe (dentro de un determinado periodo contable) crece proporcionalmente
con la cantidad de unidades de servicio o producto realizadas. Frecuentemente la variación entre costo
y número de unidades de servicio o producto es lineal. Ejemplos.
Sea un generador diesel que requiere una revisión semanal del nivel de aceite y que tiene un cierto
consumo de aceite por cada hora de funcionamiento. En el gráfico el costo fijo mensual por las cuatro
revisiones semanales es R (en $), y q el costo del aceite utilizado por cada hora de funcionamiento del
motor (también en $). Siendo x el número de horas de operación del motor, resulta el costo total:
Se puede usar este gráfico para resolver el siguiente caso. Sea una alternativa por la cual se podría
usar otro tipo de aceite que brindaría una reducción de h pesos del costo por cada hora de
funcionamiento. El gráfico representando el ahorro para cualquier valor de x sería una recta hx que
pasa por el origen. De modo que superponiendo ambos gráficos podremos reconocer un punto de
equilibrio, y a partir del cual se tendría utilidad.
Es deseable que el sistema de costos de mantenimiento debiera darnos información sobre los
gastos de las intervenciones, horas de parada de servicio, perdidas de producción asociadas clasificadas
por centro de costos, máquinas/equipos, principales subsistemas afectados, tiempos de detención, etc.
por lo tanto este sistema de costos de mantenimiento deberá estar interrelacionado con los sistemas de
fallas y anomalías y con el de gestión técnica de equipos. Así lo exponen Gallará y Pontelli1 en su obra
Mantenimiento Industrial. El gráfico siguiente, que expresa el conjunto de interrelaciones apuntado
anteriormente, está basado sobre el trabajo de estos autores.
1
I. Gallará – D. Pontelli, Mantenimiento Industrial, Ed. Universitas 2006
Esta estructuración seria la mínima indispensable para gestionar eficazmente los costos de
mantenimiento de una organización, de modo que la práctica de cargar a gastos generales los costos de
mantenimiento (solución que suele ser usual en sistemas elementales) debiera ser evitada por las
organizaciones que procuren conocer y controlar sus costos de mantenimiento. Como no se pone en
evidencia las pérdidas causadas por el mantenimiento, éstas pasan a engrosar los gastos generales,
quedan ocultas dentro de ellos y no es posible desarrollar ningún análisis en orden a mejoras.
El mantenimiento se puede llevar adelante basado sobre diferentes criterios, que van desde actuar
solo frente a roturas o degradaciones (de seguridad, calidad, ambiente) severas, hasta realizar
actuaciones sistemáticas sin que aun se hayan presentado fallas..
Tomamos como referencia las normas AFNOR X60010 y 600112 en las cuales se expone un
cuadro sinóptico relacionando los distintos tipos de mantenimiento.
2
Citado por Monchy, Teoría y Práctica del Mantenimiento Industrial, Ed. Masson, 1990.
Autor: Ing. Oscar F. Giovannini 11
Costos del Mantenimiento Parte I Diplomado en Gestión de activos y mantenimiento
El mantenimiento correctivo consiste en ir reparando las fallas a medida que éstas se van
presentando. El personal encargado de dar aviso por las fallas es el propio usuario de las máquinas o
equipos, y el encargado de realizar los arreglos y/o reparaciones es el personal de mantenimiento.
Según sea la índole de la falla y las necesidades de producción y/o servicio, el mantenimiento
correctivo puede contemplar un arreglo como primera intervención inmediata mediante la cual se
podría reponer la marcha del equipo o instalación, dejando para un segundo momento la solución
definitiva mediante reparación.
Tal como es la esencia de este tipo de mantenimiento, no comprende ningún tipo de tareas de
planificación previa.
La expresión general del costo de cada tarea de mantenimiento correctivo tendrá la siguiente
forma3:
3
Torres L.D. – Mantenimiento – Editorial Universitas 2007.
Autor: Ing. Oscar F. Giovannini 13
Costos del Mantenimiento Parte I Diplomado en Gestión de activos y mantenimiento
Además tenemos:
Por otro lado se tiene que los costos por el lucro cesante se obtienen de la siguiente manera:
La planificación previa que se requiere en las actuaciones del mantenimiento preventivo necesita
del trabajo de apoyo coordinado de los servicios técnicos de ingeniería y de abastecimiento de
materiales y repuestos, además de la obvia programación del personal que ejecutará las tareas.
Los costos totales del preventivo sistemático están compuestos por los costos de mantenimiento
preventivo (propiamente dicho) y por una fracción de costos de mantenimiento correctivo asociada a
una mínima infiabilidad materialmente imposible de evitar:
Donde:
El conocimiento de los costos de mantenimiento requiere que por una parte se proporcionen datos
de todas las intervenciones, y por otra parte que se proporcionen datos relativos a las pérdidas de
cualquier naturaleza que hayan sido ocasionadas por las fallas. En ambos casos los datos deberán ser
fidedignos y oportunos de manera que los resultados de su procesamiento puedan dar lugar a tomar
decisiones adecuadas.
Ordenes de Trabajo
Las órdenes de trabajo son documentos que autorizan y respaldan las intervenciones, sean éstas de
inspección, revisiones, arreglos, reparaciones, etc.
Los datos contenidos en una OT podrán variar. El solicitante de la OT consigna número de orden,
fecha y hora de emisión, sector de la organización donde se encuentra el activo objeto del pedido,
número de centro de costos al que se le imputarán los gastos del trabajo, descripción del desperfecto,
horario de disponibilidad del activo en objeto, grado de prioridad, firma del emisor.
Entre los datos consignados en la emisión, el que resulta de mayor importancia desde el punto de
vista de los costos es el que identifica el centro de costos que se hará responsable de los gastos. Un
centro de costos es una porción de la organización dentro de la cual un gerente tiene responsabilidad
primaria por sus costos y gastos; la división por centros de costos sigue aproximadamente las líneas
de autoridad bosquejadas en el organigrama funcional.
4
I. Gallará – D. Pontelli, Obra citada
Autor: Ing. Oscar F. Giovannini 17
Costos del Mantenimiento Parte I Diplomado en Gestión de activos y mantenimiento
Al concluir el trabajo:
• se integran a las bases de datos técnicas los datos de horas hombre, repuestos, materiales,
servicios utilizados, etc. como referencia para futuras consultas
• se valoriza en unidades monetarias cada uno de estos ítems con lo cual se obtiene por resultado
el costo total de la orden y se la cierra formalmente
Reportes de pérdidas
Las fallas observadas en las máquinas, equipos o instalaciones, demandantes de las intervenciones
de mantenimiento pueden generar:
• paradas de producción
• atrasos en las entregas de producción
• caídas en la tasa o ritmo de producción
• no conformidades de calidad
• daños al ambiente
• mayor peligrosidad en el entorno de trabajo
Los datos a incorporar en el reporte de pérdidas podrán variar según sea la naturaleza de la pérdida
denunciada. En cualquiera de los casos será necesario establecer los hechos con precisión y
cuantificación de modo que pueda ser finalmente valorizada la pérdida en unidades monetarias.
Ejemplos: horas de producción perdidas con identificación del centro afectado, valor de la disminución
de la tasa o ritmo de producción con identificación del centro afectado, valor de las multas por
infracciones ambientales, etc.
Evaluadas las pérdidas consignadas, sus valores son referenciados respecto a la OT bajo la cual se
realizó la intervención.
Mediante el estudio y análisis de los costos se puede determinar un nivel óptimo económico –
técnico de mantenimiento. Es decir encontrar un punto de equilibrio el sobremantenimiento y su
opuesto el submantenimiento.
Una vez determinado el bien del activo sobre el cual se trabajará (máquina, equipo, instalación,
etc.), se recaban los datos históricos tomados a lo largo de un suficiente espacio de tiempo.
Determinado el costo de la hora de parada, el costo del lucro cesante (CLC) será directamente
proporcional al número de horas de parada.
El costo de las intervenciones de todo tipo resultará comparativamente bajo cuando el nivel de
mantenimiento es mediocre y correlativamente será alto el número de horas de parada. Por el contrario,
un mantenimiento riguroso arrojará altos costos, en este caso por la prevalencia de las actividades
preventivas.
El costo total de mantenimiento CTM = CI + CLC, siendo ambos términos función de la variable
independiente ”número de horas de parada”. Graficado CTM observamos un mínimo de la función
que se corresponde con un cierto número de horas de parada. Tal número representa el óptimo
económico-técnico buscado.
Ejemplo práctico
Los periodos del estudio son relativamente prolongados, de modo que en economías con inflación
los valores monetarios entre un año y otro tienen importantes variaciones. Al efecto de igualar las
variaciones, para la confección de la tabla se podrá utilizar:
Autor: Ing. Oscar F. Giovannini 21
Costos del Mantenimiento Parte I Diplomado en Gestión de activos y mantenimiento
• recálculo de mano de obra, repuestos, hora de parada, etc. a valor del momento actual
• moneda de valor constante, deflacionando los valores mediante índices adecuados
En las industrias y en los servicios se recurre con mucha frecuencia a la estandarización de las
tareas, tanto las productivas como las de mantenimiento repetitivas.
Teniendo como base las operaciones estandarizadas es posible buscar introducir mejoras a las
mismas, sobre todo para reducir los tiempos de ejecución sin detrimento de todas las demás
condiciones. Cuando ello ocurre, observaremos que la nueva curva del costo de intervenciones en
función del número de horas de parada se desplaza hacia abajo, y el punto de cruce con la recta costo de
paradas se ubica un poco más a la izquierda.
En definitiva, el mínimo del CTM tendrá un valor menor que el anterior y el nivel de horas de
parada también será menor. Quiere decir que por las mejoras se ha logrado mejor costo y mejor nivel de
servicio.
Obras consultadas