CAPACITACIÓN ADMINISTRATIVA

La capacitación en aspectos administrativos no requiere instalaciones especiales a

menos que se incluya formación en computación. Un ambiente que favorezca al
aprendizaje es el principal factor al escoger el lugar de capacitación. Debe hacerse un
esfuerzo para aislar a los participantes de las demandas de su trabajo diario.

Todos los docentes deben estar familiarizados con el uso de métodos de

adiestramiento basados en la experiencia (simulaciones, estudios de casos y trabajos
en grupo), ya que este es el método fundamental mediante el cual se transmiten
conceptos y habilidades administrativas.

Un equipo de proyectores y diapositivas es todo lo que se requiere. Debe enfatizarse

sobre los materiales más apropiados para ayudar a los empleados a entender y aplicar
conceptos y herramientas administrativas.

Lista de preparación para capacitación local

Seleccionar docentes que tengan:

 Experiencia en áreas administrativas o negocios que sean relevantes para el

programa de capacitación.

 Tiempo para participar en el diseño y ejecutar el programa de capacitación.

 La habilidad para trabajar como parte de un equipo.

 La habilidad para utilizar una amplia variedad de métodos y técnicas de

capacitación efectivamente.

Encontrar los ambientes que proporcionen:

 Un espacio confortable para trabajar largas horas.

 Alojamiento y alimentos para los participantes, docentes y personal del

programa.

 Acceso a transporte.

Tener material y equipo básico de adiestramiento tales como:

 Materiales para escribir las ideas durante "la lluvia de ideas", por ejemplo,
libretas grandes, caballetes o pizarrones y tizas.

 Gafetes para identificar a los participantes.

 Libretas, lapiceros y lápices para los participantes y los docentes.

 Proyector de películas, proyector de diapositivas, equipo de video, etc.

Herramientas y Técnicas
Guías para la preparación de un presupuesto
Facilitadores/Coordinadores (diseño del programa de capacitación)
1. Salarios (tiempo completo): Número de días, multiplicado por el salario diario,
multiplicado por el número de coordinadores.

2. Honorarios (medio tiempo): Número de días, multiplicado por el honorario

diario, multiplicado por el número de coordinadores.

1
 3. Viáticos: Número de días, multiplicado por el viático diario, multiplicado por el
número de coordinadores.

4. Viajes: Número de viajes, multiplicado por la tarifa de viaje ida y vuelta,

multiplicado por el número de coordinadores.
Facilitadores/Coordinadores (ejecución del programa de capacitación,
evaluación y elaboración de informes)
1. Salarios (tiempo completo): Número de días, multiplicado por el salario diario,
multiplicado por el número de coordinadores.

2. Honorarios (medio tiempo): Número de días, multiplicado por el honorario,

multiplicado por el número de coordinadores.

3. Viáticos: Número de días, multiplicado por el salario diario, multiplicado por el

número de coordinadores.

4. Viajes: Número de viajes, multiplicado por la tarifa de viaje ida y vuelta,

multiplicado por el número de coordinadores.
Materiales, equipo e instalaciones
1. Materiales de adiestramiento (órdenes): Número de paquetes, multiplicados por
el precio unitario.

2. Materiales de adiestramiento (costos de envío y de aduana).

3. Materiales de capacitación (duplicación):

a. Papel.

b. Esténciles o fotocopias.

c. Costo de mano de obra.

4. Suministros para el adiestramiento: Costo del artículo, multiplicado por el

número de participantes.

5. Alquiler de equipo: Precio de alquiler, multiplicado por el número de días.

6. Local: Alquiler diario, multiplicado por el número de días.

Participantes
1. Viajes (ida y regreso del adiestramiento): Tarifa de viaje ida y regreso,
multiplicada por el número de participantes.

2. Viajes (relacionados con el adiestramiento): Tarifa de viaje ida y regreso,

multiplicada por el número de participantes.

3. Viáticos: Tarifa diaria (local), multiplicada por el número de participantes.

4. Viáticos: Tarifa diaria (no local), multiplicada por el número de participantes.

Secretariales y de oficina
1. Secretarias.

2. Suministros para secretaria.

3. Personal de apoyo.

2
 4. Comunicaciones (cartas, llamadas por teléfono, fax, telegramas).

5. Refrigerios.

6. Eventos especiales de apertura y clausura.

Actividades post-adiestramiento
1. Copias del informe.

a. Elaboración.

b. Copias.

c. Distribución.

2. Seguimiento.

a. Viajes

b. Viáticos.

c. Salario/honorarios.

d. Preparación, duplicación y distribución de informes.

3. Evaluación.

a. Viajes.

b. Viáticos.

c. Salarios/honorarios.

d. Preparación, duplicación y distribución de informes

3
 ADMINISTRAR LA LOGÍSTICA DEL PROGRAMA
El éxito de un programa de capacitación depende, no sólo de la calidad de éste, sino
también de la logística subyacente al programa. Los participantes necesitan estar
cómodos, bien alimentados y disponer del transporte necesario. Si falta cualquiera de
estos factores, los participantes tendrán problemas para concentrarse en su
capacitación.

Para asegurar que las cosas se efectúan correctamente, el trabajo de los docentes
debe ser coordinado con el personal administrativo y de logística. Las decisiones que
tomen los instructores, tienen un impacto directo sobre el personal
administrativo/logístico y requieren una buena comunicación, una retroalimentación y
una coordinación efectiva. El responsable del programa de capacitación debe preparar
un plan de trabajo que identifique:

 Todas las actividades que necesitan realizarse;

 Todos los materiales que se requieren para cada actividad;

 Los responsables de cada actividad;

 La fecha límite para terminar cada actividad.

Ejemplo de un plan logístico de trabajo

Tiempo
Materiales que se Personal Fecha Tareas
Actividades requerid
necesitan responsable límite terminadas
o
1. Seleccionar y Coord.
reservar un aula. capacitación 1 día
Coordinador
de
2. Enviar capacitación
invitaciones. Vía Intranet RRHH 1 día
Coord.
3. Finalizar el capacitación
diseño del curso. Capacitadores 1 semana
4. Seleccionar los Coord.
materiales de Referencias capacitación
capacitación. bibliográficas Capacitadores 1 semana

Libros, manuales de
5. Preparar capacitación,
manuales y folders o carpetas,
materiales de plumas, lápices y Asistente de
capacitación. libretas RRHH 1 semana

6. Preparar los
refrigerios para los Café, te, tazas, Asistente de
participantes. vasos, etc. RRHH medio día
Una vez que se tiene el plan de trabajo, debe asegurarse que cada quien tenga
una copia. Debe utilizarse antes, durante y después del taller para comprobar que
todo se realiza de acuerdo con el plan y el tiempo. Tener presente que siempre
puede fallar algo hasta en un programa bien preparado. Como en todos los planes
de trabajo, hay que ser flexible y estar listo para hacer ajustes cuando sea
necesario.

4
 LISTA DE VERIFICACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
Gran parte de estas tareas pueden delegarse al personal administrativo o al docente.

Tareas de preparación

 Seleccionar las fechas para el taller de capacitación.

 Obtener los permisos necesarios.

 Organizar los registros del taller.

 Reservar el local para la capacitación.

 Coordinar la participación de cada docente en las unidades temáticas.

 Seleccionar a los docentes y personal que participará en la capacitación.

 Hacer arreglos posibles de hospedaje.

 Identificar personas con recursos potenciales e invitados especiales.

 Identificar participantes potenciales.

 Establecer el apoyo secretarial, administrativo y logístico.

 Enviar invitaciones a los participantes (anexar los objetivos del programa).

 Completar los arreglos de hospedaje. Preparar un paquete de orientación con

información del área y el lugar de la capacitación.

 Preparar una agenda para la ceremonia de apertura, gafetes para la

identificación de los participantes, horario y lista de participantes.

 Asegurarse que las formas de evaluación estén listas.

Tareas a realizarse durante el programa

 Hacer seguimiento de los gastos en relación con el presupuesto establecido.

 Mantener archivos del taller de trabajo.

 Evaluar con los docentes el proceso diario y hacer los ajustes necesarios.

 Arreglar una visita regular a las personas del área logística/administrativa.

 Preparar una lista de las direcciones de los participantes.

 Auxiliar a los participantes con los arreglos de su viaje de regreso.

 Hacer los arreglos necesarios para las comidas y refrigerios.

 Ordenar y preparar certificados.

 Ordenar materiales de lectura, tales como publicaciones relevantes al curso.

 Ordenar material y equipo de adiestramiento.

 Preparar el equipo (audiovisual, computadoras, etc.).

 Preparar manuales de docentes y participantes y panfletos.

5
  Planear y organizar la ceremonia de apertura.

 Hacer arreglos para información a la prensa (si es apropiado).

 Planear y reservar espacio/transporte/comida para eventos especiales.

 Reservar habitaciones incluyendo un salón de conferencias con el equipo

adecuado, salas más pequeñas para el trabajo en grupo con
ventilación/calefacción/iluminación adecuada, etc.

 Contratar el aseo diario de los salones.

 Dar ayuda secretarial/administrativa a los docentes.

 Opcional: Arreglar una foto del grupo.

Tareas post-programa
 Reunirse con los docentes y con miembros del equipo logístico/administrativo
para discutir los problemas encontrados y los éxitos logrados y establecer una
retroalimentación general.

 Enviar cartas de agradecimiento a todas las personas que colaboraron con el

programa.

 Actualizar o terminar manuales para docentes y una bibliografía de referencia

con material de adiestramiento.

 Clasificar los resultados de la evaluación.

 Seleccionar, redactar y reproducir informes finales y recomendaciones.

Herramientas y Técnicas

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 EVALUACIÓN FINAL DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
Curso: ________________________________ Lugar: __________________

Director: ______________________________ Fechas: __________________

A. Aspectos educativos

1. Evaluar cada uno de los siguientes aspectos del programa de adiestramiento

encerrando en un círculo un número de la siguiente escala:
Excelente Muy bien Bien Satisf. No satisf.
Logro de los
objetivos del
programa 5 4 3 2 1
Logro de mis
objetivos
personales 5 4 3 2 1
Relevancia del
contenido para mi
situación de
trabajo 5 4 3 2 1
Efectividad de las
técnicas y
metodología de
adiestramiento 5 4 3 2 1
Organización del
programa 5 4 3 2 1
Utilidad del
material del
programa 5 4 3 2 1
Efectividad de los
docentes 5 4 3 2 1
2. En cuanto al tiempo de duración del programa, éste fue:

 Muy largo

 Muy corto

 Adecuado

3. Por favor indique las cinco sesiones más importantes para su trabajo (díganos cuál
fue la más relevante).

4. Señale las cinco sesiones que fueron menos relevantes para su trabajo (díganos
cuál fue la menos relevante).

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5. ¿En qué temas le hubiera gustado utilizar más tiempo (profundizar)?

6. ¿Qué aspectos adicionales le hubiera gustado incluir en el programa?

B. Aspectos administrativos

Evaluar cada uno de los siguientes aspectos del programa encerrando en un círculo un
número de la escala siguiente:
Excelente Muy bueno Bueno Adecuado No adecuado
Alojamiento 5 4 3 2 1
Comida 5 4 3 2 1
Salón de
clases 5 4 3 2 1
Apoyo
administrati
vo 5 4 3 2 1
Actividades
sociales 5 4 3 2 1
Transporte
local 5 4 3 2 1
Sugerencias y comentarios:

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 DINÁMICAS PARA, LA CAPACITACIÓN PARTICIPATIVA
A. Ejercicios para la presentación y rompimiento del hielo

1. Juego de nombre (tiempo dependiente del tamaño del grupo)

Este ejercicio acelera el proceso de llegar a ser conocido y recordar los nombres de
otros participantes. El conocimiento y pronunciación correcta de los nombres es
particularmente importante en grupos mixtos donde muchos nombres no serán
familiares.
Instrucciones
Introduzca y explique el ejercicio y comience una ronda, en la cual cada uno dice el
(primer) nombre de él/ella Deje bastante tiempo para que los otros repitan el nombre
entre ellos mismos y encuentren un modo de unir ese nombre a la persona. Los
nombres no corrientes pueden escribirse en la pizarra.

Cuando la ronda se completa, usted dice "Mi nombre es ..." señale otra persona, diga
el nombre de él/ella, y pídale que mire hacia otra persona. Por ejemplo: "Mi nombre es
Laura, su nombre Olatunde. Olatunde ¿podría usted señalar a Mohan? Usted deberá
evitar mirar a Mohan cuando lo hace y pedirá al resto del grupo que no ayude a
Olatunde con una mirada a Mohan.

Olatunde debe decir el primer nombre propio de ella, señala a Mohan, menciona el
nombre de él y pide a Mohan mirar a otra persona, a cuyo punto Olatunde no deberá
mirar en dirección de la otra persona.

Continúe varias veces hasta que le parezca que los nombres se convierten en
familiares.

Una variación ocurre cuando todos han tomado su turno, pida a los participantes que
cambien las sillas, para evitar asociar los nombres con la posición de las personas en
el círculo. Practique el procedimiento otra vez, hasta que cada uno parezca conocer
todos los nombres.

2. AUTO-RETRATOS-PIEDRAS DE AVANCE (20 MINUTOS)

Este ejercicio ayuda a crear una atmósfera relajada y permite a cada participante
presentar aspectos de si mismos. Generalmente esto causa mucho entretenimiento.
Los participantes asocian alguna cosa en forma visual con el nombre y los
acontecimientos que condujeron a la persona a concurrir al taller.

INSTRUCCIONES

Pida a los participantes que dibujen un auto-retrato en un trozo de papel. Pueden

elegir cualquier estilo que quieran - artístico, caricaturesco, abstracto. Pídales que
escriban sus nombres en el retrato.

Pida a ellos que escriban en la parte inferior del papel esas tres "piedras de avance"
(eventos importantes) que los condujeron a este taller. Explíqueles que las "piedras de
avance" pueden ser por ej., experiencias de la niñez, influencia de los padres,
parientes, amigos, experiencia de capacitación formal, eventos o reuniones clave,
lectura, experiencia laboral.

Recoja los retratos y los exhiba en pizarras o en la pared. Dé tiempo a los

participantes para ver la exhibición.

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B. MÉTODOS DE VISUALIZACIÓN

DINÀMICA PARA UN DIAGRAMA IMPACTO

Instrucciones

Divida los participantes en grupos. Pida los equipos para seleccionar una actividad o
evento, el impacto que ellos desean investigar (por ej., Deserción de clientes, Ideas de
mantener al cliente con nosotros).

Pídales que representen el impacto, sobre papel (o en el suelo) como un diagrama que
muestre cómo la actividad o evento afecta diferentes grupos y las consecuencias.
Estas podrían ser positivas o negativas. Pídales relacionar las consecuencias,
empleando flechas para indicar la dirección del flujo.

Anímelos a pensar en los efectos primarios, secundarios y terciarios, agrupándolos en

diferentes sub-sistemas.
Pídales que exhiban sus flujos de diagramas y como grupo los comenten. Las
preguntas siguientes pueden ser útiles para estructurar la discusión:
 ¿Cómo puede el proceso diferir en la práctica?
 ¿Qué ha aprendido usted como grupo de este ejercicio?
 ¿Qué aplicaciones cree usted que pueda tener para su trabajo?

C. DINÀMICAS PARA EXTRAER LA VARIEDAD DE IDEAS Y OPINIONES ENTRE

LOS PARTICIPANTES

1. Tormenta de ideas (tiempo: 10-30 minutos)

"Tormenta de ideas" es una manera de reunir rápidamente ideas entre los

participantes. Todas las ideas se tratan con igualdad, ninguna debe ser rechazada.
Una sesión de tormenta de ideas puede trabajar bien con un grupo grande y toma
menos tiempo. El capacitador escribe el tema de la sesión en papel de modo que
todos los participantes puedan verlo.

Ejemplo: ¿Qué es Deserción de clientes?

Se solicita a los participantes anoten todas sus ideas concernientes a este tema sobre
tarjetas. Todos pueden estimularse a contribuir con la entrega de un número fijo de
tarjetas a cada participante. La escritura debe hacerse silenciosamente, y no deben
hacerse comentarios. Cuando todos han terminado de escribir el capacitador lee las
tarjetas en el plenario y las fija en la pizarra, mientras pueden formularse preguntas de
comprensión respondidas por los que escribieron.
Alternativamente, cuando el grupo ha logrado que cada uno y todos los implicados se
conozcan mutuamente, las ideas pueden justamente expresarse por una persona que
las escribe en una pizarra o fija en una carta, pero sin comentar cómo son escritas.
Sólo después que se han recogido un gran número de ideas ellas deberán usarse para
la discusión.

2. Estudios de casos (tiempo: 1 a 3 horas)

Un texto preparado con un "caso" apropiado al tema de la sesión se lee al grupo

plenario y distribuye entre los grupos formados por participantes. De una u otra
manera los participantes se dividen en pequeños grupos. Puede ser un relato
completo o no terminado. Correspondientemente, los grupos tienen que completar la

10
historia mediante la provisión de un final apropiado, o ellos tienen que responder a una
o dos preguntas concernientes a la historia. Se le pide a cada grupo que presente sus
resultados en el plenario. El caso debe ser comprendido por todos, y debe
relacionarse con una situación que es familiar a los participantes.

Ventajas

Se estimula a los participantes a examinar ideas y soluciones alternativas. Pueden

comprobar el conocimiento y experiencia que tienen, y en el proceso pueden bien
identificar áreas que necesitan aprender.
Los estudios de casos pueden escribirse para destacar problemas que se oscurecen
por las complejidades de la vida real. Además, el método indirecto del estudio de un
caso ficticio puede ayudar a sobrellevar la resistencia al cambio de actitudes y
comportamiento. Por ejemplo, si usted critica la actuación de las personas en un
trabajo, hay una tendencia de ellos a defenderse entre ellos y a rechazar su criticismo.
Un estudio ficción puede reflejar su comportamiento e inducirles a cuestionarlo en el
marco de un curso de capacitación.

Desventajas: Los estudios de caso pueden requerir largo tiempo.

Distribuciones de asientos
En forma de U

Ventajas

El capacitador puede pasear entre los participantes

El capacitador tiene contacto visual con todos los participantes.

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