SAMPLE Approval Letter to Conduct Research at Off­Campus site

September 19, 2002

Name of Principal, Director, Person­in­Charge
Anyone’s Elementary School
1000 School Street
San Francisco, CA  94000

Dear Human Subjects Committee:

It is my understanding that Student Researcher Name will be conducting a research
study at Anyone’s Elementary School on “THE TITLE OF RESEARCH”.  
Ms./Mr. Student has informed me of the design of the study as well as the targeted 
population.

I support this effort and will provide any assistance necessary for the successful 
implementation of this study.  If you have any questions, please do not hesitate to 
call.  I can be reached at (000) 000­0000.

Sincerely,
Name of Principal/Director/Person­in­charge
Title, name of school/agency/center/etc.
Date
Mr. X
Head of School or Center
Address

RE: Permission to Conduct Research Study

Dear Mr. X:

I am writing to request permission to conduct a research study at your institution or
(e.g., after school center).  I am currently enrolled in the (specify program) at Notre
Dame de Namur University in Belmont, CA, and am in the process of writing my 
(i.e., Master’s Thesis).  The study is entitled (specify).

I hope that the school administration will allow me to recruit (i.e., specify x 
number of individuals, boys, girls; indicate age of children) from the school to 
anonymously complete a 4­page questionnaire (copy enclosed).  Due to the nature 
of the study, I hope to recruit (the mother, father, or guardian) of these students to 
anonymously complete their own 2­page questionnaire (copy enclosed).  Interested
students, who volunteer to participate, will be given a consent form to be signed by
their parent or guardian (copy enclosed) and returned to the primary researcher at 
the beginning of the survey process.  Parents who volunteer to participate will also 
be given consent forms to be signed and returned to the primary researcher (copy 
enclosed).
If approval is granted, student participants will complete the survey in a classroom 
or other quiet setting on the school site. (Indicate when and where i.e., recess, 
during school time, lunch, after school and ask permission for use of this time as 
well).  The survey process should take no longer than (specify time commitment).  
Parent participants would complete the survey at home.  The survey results will be 
pooled for the thesis project and individual results of this study will remain 
absolutely confidential and anonymous.  Should this study be published, only 
pooled results will be documented.  No costs will be incurred by either your 
school/center or the individual participants.

Your approval to conduct this study will be greatly appreciated.  I will follow up 
with a telephone call next week and would be happy to answer any questions or 
concerns that you may have at that time. You may contact me at my email 
address:_________________________________.

If you agree, kindly sign below and return the signed form in the enclosed self­
addressed envelope.  Alternatively, kindly submit a signed letter of permission on 
your institution’s letterhead acknowledging your consent and permission for me to 
conduct this survey/study at your institution.

Sincerely,

Researcher name and affiliation

Enclosures

cc:        Dr. Z, Research Advisor, NDNU

Approved by:
_____________________         ____________________       _________

Print your name and title here     Signature                               Date