CONTROL DE PROYECTOS

El proceso de control debe ser un proceso integrado que permita una visión conjunta del avance del proyecto
en aspectos tales como plazos, costos, recursos, calidad, alcance, riesgos.

Si bien la planificación reduce el grado de desviación de la realidad frente a lo programado no la elimina por
completo, esto quiere decir que no siempre una buena planificación garantizará la consecución exitosa del
proyecto ya que la realidad es impredecible y siempre existirán desviaciones. Las desviaciones que se
producen durante la ejecución del proyecto respecto a la planificación inicial son un hecho inevitable, y se
debe a numerosos motivos, como por ejemplo:

- La aparición de un nuevo proyecto dentro de la empresa, que obliga a repartir recursos y a

cambiar prioridades en los proyectos ya existentes.
- La ausencia de recursos que habían sido planificados anteriormente.
- Cambio de prioridades en las actividades en curso, debido por ejemplo a modificaciones del
alcance o a problemas técnicos.
- Deficiencias en las estimaciones iniciales. Especialmente en las últimas fases del proyecto, donde la
lejanía en el tiempo de la fecha de estimación, hace que ésta no pueda ser lo precisa que debiera.
- Situación social y económica nacional e internacional. El cambio del dólar, el precio del barril de
petróleo, los tipos de interés, los conflictos sociales, las guerras, las huelgas, etc.

Debido a que las desviaciones son inevitables, es necesario para asegurar el éxito del proyecto controlar el
desarrollo del mismo durante su ejecución, para poder detectar a tiempo las desviaciones que se produzcan y
así poder tomar las acciones correctoras necesarias para solventarlas o al menos aliviarlas.

Los procesos de control, comparan el progreso real del proyecto con el programa planificado, pero también
monitorizan y controlan los procesos de iniciación y cierre, como se aprecia en la figura. Esto quiere decir
que los procesos de planificación y de control son complementarios. Se planifica para poder controlar, y no
tiene sentido planificar algo que no va a ser posible o no se pretende controlar.

Además en la siguiente figura se puede ver cómo se van sucediendo e interrelacionando los diferentes
procesos a lo largo del tiempo en cada fase del proyecto.
El proceso de control del proyecto puede ser representado de forma esquemática por un gráfico.

Como se puede observar en la figura, el proceso de control consta de cuatro actividades principales:

• CAPTACION: Captación del estado del proyecto. Esta es la actividad más importante y posiblemente la
más difícil de realizar correctamente, ya que implica el establecimiento de procedimientos adecuados que
permitan obtener de la forma más objetiva posible, la situación actual del proyecto.
• CONTINGENCIA: Comparación con los valores de referencia o consigna. Una vez que se han obtenido
los valores que indican el avance de las diferentes actividades, estos se comparan con los valores
planificados anteriormente (valores de consigna), y se comprueba si existe una desviación.
• REGULACION: Toma de acciones correctoras. Calculada la desviación de los valores obtenidos frente a
los planificados, se toman las medidas a adoptar sobre el proyecto para paliar estas desviaciones.
• ENTORNO: El entorno, es todo aquello que afecta de una u otra manera a la marcha del proyecto.

Y además hay ciertas consideraciones que se deben tomar en cuenta a la hora de un proceso de control:

• Se controla el trabajo y no a los trabajadores. El sistema de control no debe ser visto por los
trabajadores como un espía de su trabajo por parte de la dirección, sino como una herramienta que les
permite realizar su trabajo de forma más eficaz y eficiente. De esta forma los datos proporcionados por los
trabajadores serán más fiables
• El sistema de control debe estar basado en la motivación y el autocontrol. El trabajador que realiza una
tarea es la persona más capacitada para controlar el progreso de la misma, la utilización de controladores
externos puede conducir a la consideración anterior
• El control debe estar basado en trabajo completado. Cada tarea o sub área debe tener asociada su
finalización a una entrega que sea objetivamente verificable
• Los procesos de captura del avance de las tareas deben formar parte del propio trabajo. El trabajador
debe de ser capaz en cada momento de saber cuál es el estado de avance de su tarea. Los procedimientos de
verificación de avance de la misma deben estar establecidos y consensuados previamente a la realización del
trabajo
• Debe existir una correcta realimentación de la situación actual. Una vez captada la situación actual y
comparada con los valores de referencia para decidir unas acciones correctoras y proceder a una nueva
planificación, esta información debe realimentarse según los diferentes niveles de responsabilidad, para que
cada cual sea conocedor de su situación particular (eficacia y eficiencia) y de la situación general de avance
del proyecto.
En la siguiente figura se muestra la integración de los diversos mecanismos de control:

Control de
avance

A continuación pasare a detallar los controles principales.

a) Control de faena.

Generalmente se representa la organización del personal de la faena en forma de un organigrama en el cual

se establecen las funciones de dicho personal y sus dependencias. Se complementa con un manual de
funciones en que se detallan sus obligaciones y atribuciones. Al trabajar juntas muchas personas hay muchas
oportunidades para que se produzcan males entendidos y roces por falta de una determinación precisa de las
funciones, responsabilidades, campos de acción de cada uno y líneas de comunicación. Las líneas de
comunicación son tanto horizontales como verticales y funcionan en ambas direcciones. Debido a expansión
o contracción de las actividades o a cambios de personal este organigrama debe revisarse cada cierto tiempo
e introducir las modificaciones necesarias.

b) Control de avance.

Si en una faena es indispensable tener un programa de trabajo es también importante durante la

construcción, saber si él se esta realizando de acuerdo a lo programado en el expediente técnico. Para ello es
necesario establecer un sistema de control que mantenga informado al ingeniero jefe, periódicamente, del
avance efectuado a fin de que cualquier atraso o deficiencia en alguna de ellas pueda ser corregido a tiempo
aumentando el número de trabajadores, cambiando el equipo o corrigiendo en esa parte el programa de
trabajo. Si las correcciones se llevan a cabo a tiempo se podrá mantener en líneas generales el programa
´primitivo, si este no fuera el caso se modificara el programa lo que significara un mayor costo de las obras
y un posible atraso en la entrega.
 c) Control de rendimiento.

Para esto se debe tener un control de los días faltados o de las horas no trabajadas. Las máquinas o equipos
que trabajan en una faena tienen costo de operación del orden de 30 a 60 veces el
costo de un operario, por lo tanto se de tener un control de los rendimientos obtenidos y las horas trabajadas
para cada una de las máquinas que operan en la faena. Cada equipo deberá tener una hoja de vida para llevar
el control de costos y diariamente se llevará en un gráfico la producción obtenida y los totales por mes. Los
gastos que estos controles originaran son siempre una fracción del valor de las economías que se obtienen en
la operación de equipo. Por último, toda esta información tiene un gran valor para el estudio de los
presupuestos de nuevas obras.

d) Control de Costos.

Para este proceso primero se debe calcular los costos y fijar su precio de venta de los materiales y equipos
antes de la ejecución de la obra, basado en supuestos no siempre bien conocidos y dichos precios permanece
invariables durante toda la obra aunque ellos resulten inferiores a los costos reales, es decir, produzcan
perdidas. Luego, un sistema de contabilidad de costos permitirá determinar, en cada momento de la
construcción, que ítems del presupuesto han sido mal calculados, es decir, sus costos reales son superiores a
los previstos y de su análisis deducir las correcciones o modificaciones que hay que introducir en los
métodos de trabajo, en los equipos, supervisión, sistemas de pago, etc., a fin de reducir las perdidas a un
mínimo. En este sistema se debe enumerar los ítems del presupuesto con sus divisiones y subdivisiones y
debe estar íntimamente relacionado con el presupuesto de la obra con el objeto de
permitir, en cada ítem, una fácil comparación de los costos reales con las estimaciones originales del
presupuesto. En consecuencia, debe ser realista, simple y fácil de comprender por el personal que va a usar
la información que ella proporcione y ser entregada puntualmente en las fechas establecidas.
El atraso en su entrega puede significar un atraso igual en la toma de decisiones con perjuicio para la faena