PLANIFICACIÓN Y

ORGANIZACIÓN
DE VENTAS
MARKETING ESTRATÉGICO
Contenido
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 2
I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LAS VENTAS .......................................................... 3
II. CONCEPTOS PREVIOS ................................................................................................ 4
2.1 DEPARTAMENTO DE VENTAS ............................................................................... 4
2.2 EL PROCESO DE LAS VENTAS ................................................................................ 6
III. PLANEACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS ................................................. 7
3.1 CÓMO PLANIFICAR EL PROCESO DE VENTA ......................................................... 7
3.2 OBJETIVOS DE LOS AGENTES DE VENTAS........................................................... 10
3.3 IMPORTANCIA DE PLANIFICAR LAS VENTAS ...................................................... 11
3.4 TECNICAS PARA PRESUPUESTAR LAS VENTAS ................................................... 11
3.5 TERRITORIO DE VENTAS ..................................................................................... 12
3.6 RUTAS Y VISITAS DE VENTAS .............................................................................. 13
3.7 ADMINISTRACIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES ............................. 14
IV. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS ........................................... 17
4.1 TIPOS ESTRUCTURALES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS ............................... 17
4.2 EL AGENTE DE VENTAS Y SU TAREA. .................................................................. 17
4.3 EL PROCESO DE SELECCIÓN DE AGENTES ........................................................... 18
4.4 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EQUIPO DE VENTAS. ................. 19
4.5 AREAS DE CONTROL DE LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS................................... 20
CONCLUSIONES .............................................................................................................. 21
ANEXOS........................................................................................................................... 22

1
 INTRODUCCIÓN

Una parte esencial de la mercadotecnia la constituye la generación de estrategias

concretas y bien definidas que permitan que el producto (bien o servicio) llegue al
mercado satisfaciendo así las necesidades del consumidor final.
Dentro de la mezcla de mercadotecnia encontramos una serie de variables que
son: producto, precio, plaza y promoción. Para que se logre una promoción efectiva será
necesario recurrir a las ventas como medio de colocación del producto; sin embargo se
tiene la falsa idea de que las ventas funcionan de manera empírica y que no requieren
de una gran organización, pero si se toma en cuenta que es el mecanismo para llegar al
consumidor y obtener una ganancia, se descubre que implican un proceso que deja de
lado el azar y la improvisación.
En la organización de las ventas vemos que están implícitos varios aspectos que se
deben de planificar y dirigir de manera adecuada cuidando todos los detalles, pero el
punto de partida será siempre contar con buen producto que sea conocido no sólo por
la fuerza de ventas, sino además por todos los colaboradores de la empresa ya que
resulta incongruente pensar que no conocemos los bienes o servicios que comercializa
la institución para la que prestamos nuestros servicios.
La mejor estrategia para lograr una venta es utilizando la negociación, que bien
orientada puede llevarnos al ideal de ganar-ganar. Existen diferentes mecanismos para
lograr una venta y estos se definen de acuerdo con el giro, meta y planificación de la
propia empresa. El generar un cliente satisfecho y darle el seguimiento adecuado, sin
duda conduce a otras ventas y al inicio de una larga relación comercial.

2
I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LAS VENTAS
Hace muchísimos años, 4,000 A.C. las ventas ya existían y se dice que los árabes
ya comercializaban entre ellos. Viajaban en grandes caravanas por aquello de los
asaltos a los viajeros y vendían sus productos en la Mesopotamia y Egipto. Entre
las personas de aquella época se tendía a menospreciar a quienes se dedicaban
a vender o prestar un servicio a cambio de una ganancia; esta creencia cambió
al paso del tiempo, en la edad media precisamente; la gente admitió que las
ganancias estaban justificadas en esta actividad.

Tiempo después, en los años de 1780, cuando las Colonias Norteamericanas

rompieron relaciones con Inglaterra, los colonos establecieron factorías
compitiendo con los ingleses de ahí surgió un señor llamado Moses Brown quien
instaló una fábrica de hilados, y después vendió a las amas de casa sus
productos, reconociéndose entonces, como el primer vendedor de casa en casa.

Tiempo después aparece un personaje de las ventas llamado “el baratillero” el

cual era hábil y astuto, pero muy mentiroso, pues vendía a la gente una cosa por
otra.

A este señor le sucedió otro personaje llamado el viajante, llamado también el

saludador o el hombre del apretón de manos, el cual era un señor muy elegante
con su sombrero de copa alta, su puro y su buen vestir; se distinguía por ser una
persona de mundo, con grandes historias que contar. Finalmente apareció otro
personaje llamado Jonh Patterson, el cual por su gran habilidad para vender y
para organizar grupos de vendedores se le llama “el padre de las ventas”.

3
II. CONCEPTOS PREVIOS

2.1 DEPARTAMENTO DE VENTAS

El departamento de ventas es el que se tiene como función principal
comercializar los bienes o servicios que ofrece la empresa, por conducto de
la fuerza de ventas. Para que este departamento funcione de forma
correcta, se deben aplicar “técnicas y políticas acordes con el producto que
se desea vender”.

Dependiendo del tamaño de la empresa, sobre todo si se trata de medianas

o grandes, se puede dividir el departamento de ventas en sectores que
atiendan a diferentes zonas de la población. Ejemplo: en la Ciudad de
México se pueden considerar las zonas: Norte, Sur, Oriente y Poniente; y en
el país se puede atender a clientes de las zonas: Norte, Sur, Centro, Pacífico
y Golfo. Cabe aclarar que esta división siempre variará de acuerdo con las
necesidades detectadas por cada empresa.
La estructura del departamento de ventas por lo general es vertical y
horizontal. La estructura vertical es la que se da por el nivel jerárquico y las
personas que la integran tienen una posición de mandos, ejemplo:

En la estructura horizontal se ubican personas con una misma posición

jerárquica y, por lo tanto, se presenta la comunicación con rapidez, por

4
ejemplo, a nivel Subdirectores se da este tipo de estructura como se
constata en el siguiente esquema:

Las funciones del departamento de ventas se pueden dividir en:

 Las funciones básicas
 Organización de la fuerza de ventas.

Las funciones básicas son aquellas esenciales para que el departamento de

ventas marche correctamente y se subdividen en:
a) Funciones administrativas: “Consisten en la formulación de normas
comerciales, planear, organizar, controlar, valorar la actuación de los
vendedores, señalar estrategias a seguir en las ventas, etcétera”.

b) Funciones operativas: son las relacionadas con los directores, gerentes

y supervisores de ventas. Entre las tareas que ejecutan están las
siguientes:

a. Contratación, supervisión y evaluación de la fuerza de ventas.

b. Realización de estudios de mercado.

c. Juntas y reuniones periódicas relacionadas con las ventas.

d. Organización de promociones comerciales.

c) Funciones técnicas: las hacen los jefes técnicos y sus colaboradores y se

encargan de solucionar los problemas operativos que surgen en el área
de ventas.
Respecto a la organización de fuerza de ventas, por lo general se divide por:

5
 Y se le asigna un número determinado de vendedores; ejemplo: Si se trata
de una agencia de viajes, la organización será por zonas geográficas y se
distribuirán cinco agentes para viajes nacionales, tres agentes para viajes a
Norteamérica, dos más para Centro y Sudamérica y uno para resto del
mundo.
Otro ejemplo: en un área de promoción de un banco, la organización de la
fuerza de ventas se puede dar por clientes: 10 promotores le darán
seguimiento a clientes corporativos, 10 más a clientes de segmentos altos,
cinco a clientes de segmentos medianos y por último, tres promotores más
para micro y pequeñas empresas.

2.2 EL PROCESO DE LAS VENTAS

La venta sigue siendo un arte, más que una ciencia; aunque las habilidades
requeridas puedan perfeccionarse mediante el análisis y el entrenamiento.

6
 La parte invisible de la operación de persona a persona no se presta a una
sistematización y planeación completa, pero existen pasos en el proceso de
ventas y su dominio puede ayudar a hacer un mejor trabajo. Son los
siguientes:

III. PLANEACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

3.1 CÓMO PLANIFICAR EL PROCESO DE VENTA

El jefe de ventas es el encargado de planear las funciones del departamento
de ventas y de establecer objetivos claros para el resto del equipo, tomando
las decisiones necesarias para lograrlo.

3.1.1 Determinación de los objetivos de ventas

El encargado de las ventas debe partir, considerando los objetivos de
mercadotecnia, las políticas y estrategias, así como los criterios de
control de carácter general. Probablemente tendrá previsiones de

7
 venta de acuerdo a lo que la compañía desea vender para un tiempo
determinado en cantidad de dinero y de mercancía, así como los
beneficios necesarios para cubrir los gastos de operación y lograr el
crecimiento de la misma. En este inicio, el jefe de ventas, quizás,
contará con un presupuesto de gastos limitados, una descripción de la
gama de productos disponibles, alguna estructura de precios y apoyo
de promoción, entre otros. Ejemplo:

3.1.2 Pasos para el proceso de planeación de ventas

a) Análisis de la situación
b) Establecimientos de metas y objetivos
c) Determinación del potencial de mercado
d) Pronóstico de ventas
e) Selección de estrategias
f) Desarrollo de actividades
g) Asignación de recursos
h) Control del plan
3.1.3 Desarrollo del plan de ventas

8
Una vez hechas las previsiones y fijados los objetivos, el jefe deberá
considerar la forma en que deberá conseguirse. Es evidente que ya
habrá meditado un poco sobre el plan, al formular los objetivos. Una
vez redactado aquél, quizás sea necesario reconsiderar los objetivos
identificados con anterioridad. En esencia, el jefe de ventas debe tener
presente cinco preguntas:
1) ¿Qué se va a vender?
2) ¿A quién se le va a vender?
3) ¿A qué precio se va a vender?
4) ¿Con qué método se va a vender?
5) ¿A qué nivel de costo eficiencia se va a vender?
Ejemplo:

 El volumen de la empresa: a mayor número de vendedores,

mayor esfuerzo destinados al control y seguimiento.

 Diversificación de productos: mientras más productos maneje

una empresa y se encuentren en un mayor número de
clasificaciones, se deberán contratar vendedores especializados
para tener una mejor distribución y por ende, ventas. Ejemplo:
la empresa Procter&Gamble ofrece una cantidad y diversidad de
productos muy importante, por lo que requieren desarrollar a su
fuerza de ventas en rubros como: productos de belleza, cuidados
para el hogar y electrodomésticos, por ejemplo.

 Los medios de distribución: que se deberán elegir en función de

la infraestructura con la que se cuente. Ejemplo: leche Lala®
tiene medios de distribución muy grandes y bien definidos para
cubrir su mercado, mientras que Mi Leche® de acuerdo con sus
necesidades y objetivos de ventas, tiene sus propios medios de
hacer llegar su producto a sus consumidores.

9
3.2 OBJETIVOS DE LOS AGENTES DE VENTAS
Para los agentes, la gerencia de ventas establece determinados objetivos de
volumen, ganancias, gastos y actividades de ventas, con la intención de
proporcionarles incentivos, ejercer control sobre sus movimientos y valorar
su producción. Los objetivos de los agentes representan patrones o
estándares de realización que la gerencia espera de la fuerza de ventas, la
cual debe alcanzarlos o rebasarlos en el cumplimiento de su deber.
Los agentes de ventas aceptan de buen agrado, objetivos razonables, esto
es, definidos en base a datos reales y estimaciones bien calculadas, ya que
representan medidas definidas con qué valorar y medir su progreso. Con
objetivos bien predeterminados es posible distinguir entre agentes
eficientes y los que no lo son, premiando a través de incentivos a los que se
lo merecen en proporción a su rendimiento, y de esta forma motivarlos a
producir más.
3.2.1 Tipos de objetivos
 De volúmen: Establecer una cantidad de mercancía como meta.
 De ganancias: Establecer ganancias de acuerdo al tipo de producto.
 De gastos: Establecer metas de gastos.
 De actividades: Establecer metas de actividades diarias, semanales
o quincenales.
3.2.2 Determinación del potencial del mercado
Cuando se determinan objetivos de volumen para los agentes de
ventas, lo primero que se debe hacer es calcular el potencial del
mercado y, para ello, se deben analizar los siguientes factores:
 Las personas  Fuentes de datos
 El poder de compra relativos a factores
 El deseo de compra del mercado.
 La disponibilidad del
producto

10
 3.3 IMPORTANCIA DE PLANIFICAR LAS VENTAS
Desde el punto de vista conceptual la tarea de planeación del gerente de
ventas es la misma que la del gerente de mercadeo, e incluye establecer
objetivos enfocados en la misión y relacionados con la comprensión de los
puntos fuertes, puntos débiles, las oportunidades y las amenazas. Los
objetivos de la fuerza de ventas incluye desarrollar nuevos negocios,
vender los servicios, obtener información y proteger el territorio contra los
ataques de la competencia. Estos objetivos que orientan la formulación de
las estrategias de ventas, deben desarrollarse junto con la fuerza de venta.
Un componente importante del proceso de planeación de ventas es
preparar planes de contingencia, tomando en cuenta las influencias
impredecibles e incontrolables, como los cambios en el entorno
económico, legal o regulatorio, que pueden afectar en el desempeño de
ventas. El marco de planeación debe incorporar varias premisas,
incluyendo los peores escenarios.

3.4 TECNICAS PARA PRESUPUESTAR LAS VENTAS

Se emplea en las compañías no fabricantes usualmente abarca la
planificación de ventas. El plan de ventas es el primer presupuesto de
mercancía en una empresa comercial.

El método de precios unitarios se planifica las ventas que habrán de

venderse así como su precio unitario de ventas para cada artículo. El
método resulta práctico cuando:
 Él numera de línea de producto es limitado.
 Precio de venta relativamente alto.

Método del monto de las ventas con este método se planifica las ventas
en términos monetarios para cada departamento de venta. Al planificar
las ventas en una compañía deben considerarse varios factores.
 Medio ambiente externo.

11
  Condiciones generales de los negocios que puedan afectar a la
compañía durante el próximo periodo.
 Condiciones locales de los negocios que se prevé prevalezcan.
 La tendencia de la población en el área de comercialización.
 Probable inflación o deflación.
 Cambios esperados en la situación competitiva.
 Estilos tecnológicos esperados.

3.5 TERRITORIO DE VENTAS

3.3.1 ¿Qué es un territorio de ventas?
Un territorio de ventas es un área geográfica en la que habitan clientes
actuales y potenciales a los que se debe atender de forma eficiente y
económicamente un solo agente, sucursal, minorista o distribuidor. El
tamaño y la forma del territorio depende de la concentración y poder
de compra de los clientes y prospectos que en él radican, así como de
sus hábitos de compra, de las características geográficas de la zona y
de tipo de acceso a la misma. Un territorio puede tener las
proporciones de unas cuantas manzanas o colonias de la ciudad, un
municipio, un estado y también comprende varios estados o zonas
comerciales, como la noroeste, que incluye a las Bajas Californias,
Sonora y Sinaloa. En algunas organizaciones no se asignan territorios a
los agentes de ventas, si no que se les permite vender donde mejor les
parezca, porque suponen que los agentes trabajan con mayor libertad
cuando no están suscritos a un área determinada. No hay lugar a
diferencias entre ellos cuando no tienen áreas asignadas. Los agentes
que venden aparatos para el hogar, automóviles, seguros de vida,
entre otros, no tienen áreas específicas y esto permite ahorrar tiempo
y dinero porque no necesitan de vigilancia o supervisión por parte la
empresa.
3.3.2 Criterios para que sea eficiente el trabajo de los mismos:
1) Deben tener más o menos el mismo potencial de mercado.
2) Deben establecerse por áreas mercantiles.

12
 3) Deben estar divididos en subterritorios.
3.3.3 Métodos para establecer territorios de ventas
1. Determinación del territorio básico de ventas.
2. Establecimiento de un territorio básico de ventas
3. Determinación del número de contactos que puede atender un
agente.
4. Frecuencia de las visitas.

3.6 RUTAS Y VISITAS DE VENTAS

Se entiende por zona de venta “un conjunto de clientes actuales, antiguos y
potenciales asignados a un determinado vendedor, delegación, distribuidor.
La zona de ventas tiene que estar localizada en un área que facilite su
adecuada y rentable cobertura, quedando bien definidos sus límites
geográficos para facilitar la tarea de revisión y control”.

Cabe señalar que hacer una distribución territorial es atinado para:

 Tener la imagen de ser una empresa bien organizada.

 Garantizar una mejor cobertura en el mercado y un seguimiento más
personalizado a los clientes.
 Incrementar la efectividad de la fuerza de ventas.

Las rutas de ventas son el “conjunto de itinerarios que el vendedor o

promotor ha de seguir para visitar, periódicamente o no, a los clientes
designados”. Entre los beneficios que ofrece el establecer rutas de ventas, se
encuentran:

 En ciudades grandes, se puede aprovechar mejor el tiempo.

 Se reduce el cansancio de los vendedores y el riesgo implícito en su
desplazamiento.
 Se consigue una mejor cobertura de clientes.

Las empresas farmacéuticas trabajan por lo regular bajo este esquema y

distribuyen a sus representantes médicos por zona.

13
3.7 ADMINISTRACIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES
Una de las aplicaciones de la mercadotecnia hoy en día radica en su
orientación hacia el cliente, es decir, empresas centradas en escuchar,
diseñar y atender las necesidades de los consumidores.

Aquellas organizaciones que han trabajado por y para sus clientes, reflejan
los resultados en los altos índices de ventas y en un buen crecimiento.

La administración de las relaciones con los clientes o ARC, “es un modelo

general de las actividades de la empresa que busca aumentar los ingresos y
las utilidades al centrarse en los clientes”.

2.3.1. Del marketing masivo al marketing individualizado

El desarrollo de la ARC obedece a los avances de la mercadotecnia,”

que han sido posibles gracias a los adelantos tecnológicos”. Esta
evolución de la mercadotecnia inicia en los inicios del siglo XXI con el
marketing masivo y hoy en día se refleja en el marketing uno a uno.
Revise con atención el siguiente esquema que se está adaptado del
libro Administración de ventas:

14
 El marketing orientado a los clientes busca establecer vínculos con los
individuos y cobra auge en los años de 1980. El marketing uno a uno
surge como una necesidad de las empresas de ofrecer productos y
servicios a la medida de sus clientes. La administración de las
relaciones con el cliente tiene cabida en estas dos mercadotecnias y
sus objetivos principales son:

 Conservar clientes.
 Atraer más clientes.
 Rentabilidad de los clientes.

Entre las ventajas que ofrece la ARC, se enlistan las siguientes:

a) Disminuye los costos de publicidad.

b) Facilita la posibilidad de dirigirse a clientes específicos.
c) Permite a las empresas competir con base en los servicios, no
en los precios.
d) Acelera el tiempo necesario para desarrollar y comercializar un
producto.

2.3.2. Ciclo de la administración de relaciones con los clientes

15
 Descubrir conocimientos

Permite obtener y analizar información sobre el cliente en

diferentes puntos de contacto como: llamadas telefónicas,
redes sociales, archivos den centro de atención telefónica,
puntos de venta, etcétera.

 Planear el mercado

En este punto se desarrollan los planes y estrategias de

mercadotecnia con fase a lo recabado en la fase anterior, es
decir, permite diseñar los medios para atraer al cliente.

 Interacción con los clientes

Es en esta fase en donde se aplican los planes y estrategias a

través de la fuerza de ventas. El contacto puede ser vía
telefónica, personal o por internet.

 Análisis y perfeccionamiento

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 En esta última etapa se da el aprendizaje suscitado por la
respuesta del cliente ante los productos o servicios que se le
ofrecieron; de ser necesario, se replantearán los planes y
estrategias con el fin de maximizar el rendimiento de la
inversión del cliente.

IV. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

4.1 TIPOS ESTRUCTURALES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Tipos estructurales de la organización de ventas Las funciones de una
organización de ventas, pueden concentrarse en cuatro tipos esenciales de
estructura orgánica:
1) Tipo línea: Es donde toda la responsabilidad del mercado recae en una
sola persona, el gerente de ventas.
2) Tipo línea y técnica: Es cuando la empresa empieza a crecer y crecen
también las responsabilidades del gerente del caso anterior.
3) Tipo técnico funcional: Es el resultado de la combinación de los dos
casos anteriores y solo se da a los ejecutivos cuando las
responsabilidades crecen enormemente, pero sin autoridad de línea.
4) Comités: Coordinan las funciones de línea y técnica y facilitan, en
términos generales, la administración; normalmente están integrados
por los socios o dueños.

4.2 EL AGENTE DE VENTAS Y SU TAREA.

Si multiplicas, por cada producto y servicio diferente y la cantidad de
diversas empresas que existen y que ofrecen lo mismo, lograrás darte una
idea de la dimensión de competencia que existe en los mercados; cada
día se ofrece un nuevo producto y servicio a los consumidores ya que los
avances tecnológicos nos permiten cada vez, acceder a niveles de vida
cada vez más altos; lo anterior hace que las ventas necesiten de agentes
con una filosofía distinta para satisfacer las demandas de los
compradores modernos.

17
 Para vender un volumen de bienes o servicios que dejen ganancias,
contrarrestar la competencia cada día mayor y satisfacer las exigencias
renovadas de los consumidores en el mercado del comprador, es
necesario, que el moderno agente de ventas deje de ser un empleado
que solo toma pedidos, y empiece a ayudar a sus clientes a tomar
decisiones.
El agente de ventas profesional pone su servicio a disposición del cliente,
como lo haría un buen médico con su paciente, por encima de la
compensación inmediata de un pedido o de una comisión; se detiene a
estudiar las necesidades de los compradores, así como el doctor
determina los problemas físicos de sus pacientes y les receta la medicina
adecuada para aliviar sus males. De la misma forma, el agente de ventas
les indica a sus compradores el tipo adecuado de bien o servicio que más
se adecue a sus necesidades, a un precio justo y de buena calidad.
 CARACTERISTICAS DE UN PROFESIONAL DE VENTAS
 Autonomía
 Flexible
 Permanencia en su actuación
 Comunicación
 Carácter
 Colaborador
 Que se adapte fácilmente

4.3 EL PROCESO DE SELECCIÓN DE AGENTES

Uno de los pasos más importantes para poder contar con vendedores
innovadores y creativos, es que los gerentes de ventas tengan el cuidado
de seleccionar adecuadamente a los integrantes de su equipo. El proceso
de seleccionar a los agentes de ventas se inicia únicamente después de
haber analizado los requisitos para el trabajo de ventas y de haber
establecido un patrón o criterio de méritos personales, con el cual
puedan medirse y compararse las características e historiales de los
solicitantes. Cada uno de los instrumentos incluidos en el procedimiento

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 selectivo, sirve para confirmar o rechazar los resultados de otras técnicas
de selección, y garantiza una valoración más exacta del candidato.
1) La solicitud
2) Las entrevistas
3) La investigación de referencias
4) La investigación del crédito
5) La esposa del solicitante
6) Pruebas de aptitud para ventas
7) Exámenes físicos
8) Examen Médico
9) Contratación
10) Curso de inducción

4.4 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EQUIPO DE VENTAS.

A medida que va transcurriendo la última década del siglo XX, las empresas
se ven forzadas, como consecuencia de una serie de presiones
competitivas y económicas, a adoptar una postura más orientada hacia el
mercado.
Las empresas orientadas al mercado coordinan e integran todas sus
actividades en pos del objetivo de mejorar el nivel de satisfacción de
sus clientes. Administradores eficientes, adaptables a las circunstancias,
lideres emprendedores que constituyen el motor del cambio dentro y
fuera el negocio. Este tipo de organizaciones tiene como objetivo fomentar
un entorno en el que dicho objetivo esté presente en cada una de las
decisiones que tomen. Para esto se requiere un director general que tenga
experiencia en marketing o al menos, centrado en las actividades de
marketing.
El papel que desempeñan los equipos de ventas actualmente dentro de las
empresas es más significativo, ya que estos asumen el papel de consultor
y coordinador de marketing. Asesoran a sus clientes para ayudarlos a
definir sus necesidades y sus problemas. Coordinan la recopilación de
información sobre mercado y cliente que es necesaria para evaluar tales

19
 necesidades, esta información es presentada a los departamentos
correspondientes. Ellos son la cara de la empresa ante los clientes, y les
corresponde la responsabilidad de resolver los problemas y satisfacer
adecuadamente las necesidades de sus clientes.

4.5 AREAS DE CONTROL DE LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS

El control asegura que el sistema avance hacia los objetivos de la
organización de acuerdo con el plan. Cuando un sistema se encuentra fuera
de control, algunos ajustes menores pueden devolverlo a la normalidad. El
estado de fuera de control del sistema también puede revelar que los
objetivos el plan no eran realistas; por lo tanto, quizás, se requiera retomar
la etapa de planeación y repetir la secuencia de funciones.
El control de la organización de ventas garantiza que la dirección del
personal conduzca a la organización hacia los objetivos del plan.

 Establecimientos de sistemas de informes:

Los sistemas de informes garantizan que la organización vaya tras sus
objetivos. Para establecer estos sistemas, hay que determinar que
datos básicos se requieren y cómo y cuándo se informarla respecto.

 Desarrollo de estándares de desempeño:

Los estándares de desempeño especifican cuan bien deben realizarse
las actividades de la descripción del puesto. Por ejemplo: un vendedor
que no hace 10 visitas al día quizás no actúa en forma adecuada, si esa
es la norma para la compañía. Todos los niveles de la organización de
ventas tendrán estándares similares.

 Medición del desempeño:

El sistema de control debe incluir procedimientos para medir
resultados como las ventas en dólares o la participación del mercado
para ver si el vendedor cumple sus metas. El control es automático
cuando se proporcionan estos datos al vendedor las cuotas y los

20
 resultados de ventas le permiten evaluar su desempeño sin esperar las
evaluaciones del gerente.

 Toma de acciones correctivas:

Cuando los resultados se alejan de los estándares de desempeño, es
necesario aconsejar al personal para ayudarlo a alcanzar las normas. Se
requiere volver a planear y repetir el proceso administrativo cuando el
plan original no es realista o cuando ocurren cambios ambientales
inesperados. La acción correctiva en la administración de ventas,
comprende volver a capacitar, un cambio de asignaciones, la
degradación o el despido.

CONCLUSIONES

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El departamento de ventas tiene como función comercializar los productos o
servicios que ofrece la empresa.
La planificación de ventas es importante porque permite planificar las
estrategias adecuadas para lograr los objetivos previamente planeados. Las
visitas y rutas de ventas permiten atender, vender y dar seguimiento a un
conjunto de clientes.
Establecer rutas es importante ya que se puede aprovechar mejor el tiempo
de desplazamiento y brindar un mejor servicio al cliente.
La administración de las relaciones con los clientes permite dirigir los planes
y estrategias hacía las necesidades concretas de los clientes y aprender de las
respuestas que estos tienen ante el producto o servicio que se les ofrece.
El beneficio de la planeación es que proporciona la base para el control. Lo
hace proporcionando normas por las cuales puede medirse el desempeño,
siendo entonces evidente cualquiera desviación del plan.
La función clave de la organización de ventas consiste en asumir
el liderazgo frente a sus clientes y en nombre los mismos.
Se debe realizar un plan claro, sencillo y flexible con un presupuesto detallado.
Los métodos de venta son aquellos que utilizan para acercarse a los clientes e
iniciar el proceso de venta.

ANEXOS

22
23