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GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

MÓDULO PM

Elaborado por: Katherine Pantoja Jaramillo


Practicante Soporte Técnico Administrativo

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 1 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA
TABLA DE CONTENIDO

Objetivo ............................................................................................................................................... 7
Alcance ................................................................................................................................................ 7
1. Términos generales ..................................................................................................................... 7
2. Gestión de Mantenimiento ....................................................................................................... 12
3. Manual SAP ............................................................................................................................... 14
4. Transacciones de visualización.................................................................................................. 17
4.1. Visualización de órdenes en masa (IW39) ............................................................................ 18
4.2. Visualización de equipos en masa (IH08) .............................................................................. 24
4.3. Visualización ubicación técnica en masa (IH06) .................................................................... 28
5. Transacciones de modificación ................................................................................................. 33
5.1. Modificación de órdenes (IW32) ........................................................................................... 33
1. Reservas ................................................................................................................................ 34
2. Reprogramaciones ................................................................................................................ 37
3. Imprimir................................................................................................................................. 41
4. Cierre ..................................................................................................................................... 47
5.2. Modificación de órdenes en masa (IW38) ............................................................................ 48
5. Reservas ................................................................................................................................ 48
6. Reprogramaciones ................................................................................................................ 50
7. Imprimir................................................................................................................................. 52
5.3. Modificación de Equipos (IE02) ............................................................................................. 56
5.4. Modificación de Equipos en masa (IE05) .............................................................................. 59
5.5. Modificación de Ubicaciones Técnicas (IL02)........................................................................ 61
5.6. Modificación de Ubicaciones Técnicas en masa (IL05) ......................................................... 63
6. Transacciones de Creación ........................................................................................................ 64
6.1. Creación de Equipos (IE01).................................................................................................... 65
6.2. Creación Ubicación Técnica (IL01)......................................................................................... 68
6.3. Creación Avisos de mantenimiento (IW21) .......................................................................... 72

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 2 - 143


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6.4. Crear planes de mantenimiento ........................................................................................... 81
6.5. Crear plan de mantenimiento simple o individual (IP41) ..................................................... 82
6.6. Crear plan de mantenimiento estratégico (IP42) ................................................................ 100
6.7. Creación estrategia ............................................................................................................. 121
7. Programar un plan de mantenimiento (IP10) ......................................................................... 125
7.1. Programación Plan de mantenimiento Simple ................................................................... 125
1.1. Programación Plan de mantenimiento Estratégico ............................................................ 126
2. Cierre de órdenes en masa (SCAT) .......................................................................................... 130
3. Generación mes (IP30) ............................................................................................................ 137
4. Referencias .............................................................................................................................. 142

TABLA DE FIGURAS

Figura 1. Módulos y sub-módulos SAP R/3 ......................................................................................... 8


Figura 2. Relación Módulo PM ............................................................................................................ 9
Figura 3. Grupos Planificadores ........................................................................................................ 10
Figura 4. Esquema Organizacional .................................................................................................... 11
Figura 5. Gestión Mantenimiento ..................................................................................................... 13
Figura 6. SAP R/3 ............................................................................................................................... 15
Figura 7. Menú principal ................................................................................................................... 15
Figura 8. Ingreso transacciones ......................................................................................................... 16
Figura 9. Menú Principal ................................................................................................................... 17
Figura 10. Visualización de órdenes en masa (1/8)........................................................................... 18
Figura 11. Visualización de órdenes en masa (2/8)........................................................................... 19
Figura 12. Visualización de órdenes en masa (3/8)........................................................................... 20
Figura 13. Visualización de órdenes en masa (4/8)........................................................................... 21
Figura 14. Visualización de órdenes en masa (5/8)........................................................................... 22
Figura 15. Visualización de órdenes en masa (6/8)........................................................................... 22
Figura 16. Visualización de órdenes en masa (7/8)........................................................................... 23
Figura 17. Visualización de órdenes en masa (8/8)........................................................................... 23
Figura 18. Visualización de equipos en masa (1/6) ........................................................................... 24
Figura 19. Visualización de equipos en masa (2/6) ........................................................................... 25
Figura 20. Visualización de equipos en masa (3/6) ........................................................................... 26
Figura 21. Visualización de equipos en masa (4/6) ........................................................................... 27
Figura 22. Visualización de equipos en masa (5/6) ........................................................................... 27

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 3 - 143


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Figura 23. Visualización de equipos en masa (6/6) ........................................................................... 27
Figura 24. Visualización de ubicación técnica en masa (1/6) ............................................................ 29
Figura 25. Visualización de ubicación técnica en masa (2/6) ............................................................ 30
Figura 26. Visualización de ubicación técnica en masa (3/6) ............................................................ 31
Figura 27. Visualización de ubicación técnica en masa (4/6) ............................................................ 32
Figura 28. Visualización de ubicación técnica en masa (5/6) ............................................................ 32
Figura 29. Visualización de ubicación técnica en masa (6/6) ............................................................ 32
Figura 30. Modificación órdenes/avisos (Reserva) 1/3 ..................................................................... 34
Figura 31. Modificación órdenes/avisos (Reserva) 2/3 ..................................................................... 35
Figura 32. Modificación órdenes/avisos (Reserva) 3/3 ..................................................................... 36
Figura 33. Modificación órdenes/avisos (Reprogramaciones) 1/4 ................................................... 37
Figura 34. Modificación órdenes/avisos (Reprogramaciones) 2/4 ................................................... 38
Figura 35. Modificación órdenes/avisos (Reprogramaciones) 3/4 ................................................... 39
Figura 36. Modificación órdenes/avisos (Reprogramaciones) 4/4 ................................................... 40
Figura 37. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 1/7 .............................................................. 42
Figura 38. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 2/7 .............................................................. 43
Figura 39. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 3/7.............................................................. 44
Figura 40. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 4/7 .............................................................. 45
Figura 41. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 5/7 .............................................................. 45
Figura 42. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 6/7 .............................................................. 46
Figura 43. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 7/7 .............................................................. 47
Figura 44. Modificación órdenes/avisos (Cierre) .............................................................................. 48
Figura 45.Modificación órdenes/avisos en masa (Reserva) 1/2 ....................................................... 49
Figura 46. Modificación órdenes/avisos en masa (Reserva) 2/2 ...................................................... 50
Figura 47.Modificación órdenes/avisos en masa (Reprogramación) 1/2 ......................................... 51
Figura 48. Modificación órdenes/avisos en masa (Reprogramación) 2/2 ........................................ 51
Figura 49.Modificación órdenes/avisos en masa (Impresión) 1/5 .................................................... 52
Figura 50. Modificación órdenes/avisos en masa (Impresión) 2/5 ................................................... 53
Figura 51. Modificación órdenes/avisos en masa (Impresión) 3/5 ................................................... 53
Figura 52. Modificación órdenes/avisos en masa (Impresión) 4/5 ................................................... 54
Figura 53. Modificación órdenes/avisos en masa (Impresión) 5/5 ................................................... 55
Figura 54. Modificación Equipos (1/3) .............................................................................................. 56
Figura 55. Modificación Equipos (2/3) .............................................................................................. 57
Figura 56. Modificación Equipos (3/3) .............................................................................................. 58
Figura 57. Modificación Equipos en masa (1/2) ................................................................................ 60
Figura 58. Modificación Equipos en masa (2/2) ................................................................................ 61
Figura 59. Modificación Ubicaciones Técnicas (1/2) ......................................................................... 62
Figura 60. Modificación Ubicaciones Técnicas (2/2) ......................................................................... 63
Figura 61. Modificación Ubicaciones Técnicas (2/2) ......................................................................... 64
Figura 62. Flujograma Creación Equipos ........................................................................................... 65
Guía SAP PM Transmetano ESP SA 4 - 143
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Figura 63. Creación Equipo ............................................................................................................... 66
Figura 64. Creación Equipo ............................................................................................................... 67
Figura 65. Flujograma Creación Ubicación Técnica........................................................................... 69
Figura 66. Creación Ubicación Técnica (1/2) ..................................................................................... 70
Figura 67. Creación Ubicación Técnica (2/2) ..................................................................................... 71
Figura 68. Flujograma Creación Avisos de mantenimiento .............................................................. 72
Figura 69. Creación de avisos (1/10) ................................................................................................. 73
Figura 70. Creación de avisos (2/10) ................................................................................................. 74
Figura 71. Creación de avisos (3/10) ................................................................................................. 75
Figura 72. Creación de avisos (4/10) ................................................................................................. 76
Figura 73. Creación de avisos (5/10) ................................................................................................. 77
Figura 74. Creación de avisos (6/10) ................................................................................................. 77
Figura 75. Creación de avisos (7/10) ................................................................................................. 78
Figura 76. Creación de avisos (8/10) ................................................................................................. 79
Figura 77. Creación de avisos (9/10) ................................................................................................. 79
Figura 78. Creación de avisos (10/10) ............................................................................................... 80
Figura 79. Flujograma Creación Planes de Mantenimiento .............................................................. 81
Figura 80. Creación plan de mantenimiento simple (1/19) .............................................................. 83
Figura 81. Creación plan de mantenimiento simple (2/19) .............................................................. 84
Figura 82. Creación plan de mantenimiento simple (3/19) .............................................................. 85
Figura 83. Creación plan de mantenimiento simple (4/19) .............................................................. 86
Figura 84. Creación plan de mantenimiento simple (5/19) ............................................................. 88
Figura 85. Creación plan de mantenimiento simple (6/19) .............................................................. 89
Figura 86. Creación plan de mantenimiento simple (7/19) .............................................................. 90
Figura 87. Creación plan de mantenimiento simple (8/19) .............................................................. 91
Figura 88. Creación plan de mantenimiento simple (9/19) .............................................................. 91
Figura 89. Creación plan de mantenimiento simple (10/19) ............................................................ 92
Figura 90. Creación plan de mantenimiento simple (11/19) ............................................................ 93
Figura 91. Creación plan de mantenimiento simple (12/19) ............................................................ 94
Figura 92. Creación plan de mantenimiento simple (13/19) ............................................................ 95
Figura 93. Creación plan de mantenimiento simple (14/19) ............................................................ 96
Figura 94. Creación plan de mantenimiento simple (15/19) ............................................................ 97
Figura 95. Creación plan de mantenimiento simple (16/19) ............................................................ 98
Figura 96. Creación plan de mantenimiento simple (17/19) ............................................................ 98
Figura 97. Creación plan de mantenimiento simple (18/19) ............................................................ 99
Figura 98. Creación plan de mantenimiento simple (19/19) .......................................................... 100
Figura 99. Creación plan de mantenimiento estratégico (1/22) ..................................................... 101
Figura 100. Creación plan de mantenimiento estratégico (2/22) ................................................... 102
Figura 101. Creación plan de mantenimiento estratégico (3/22) ................................................... 102
Figura 102. Creación plan de mantenimiento estratégico (4/22) ................................................... 103
Guía SAP PM Transmetano ESP SA 5 - 143
GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA
Figura 103. Creación plan de mantenimiento estratégico (5/22) ................................................... 105
Figura 104. Creación plan de mantenimiento estratégico (6/22) ................................................... 107
Figura 105. Creación plan de mantenimiento estratégico (7/22) ................................................... 108
Figura 106. Creación plan de mantenimiento estratégico (8/22) ................................................... 109
Figura 107. Creación plan de mantenimiento estratégico (9/22) ................................................... 110
Figura 108. Creación plan de mantenimiento estratégico (10/22) ................................................. 110
Figura 109. Creación plan de mantenimiento estratégico (11/22) ................................................. 111
Figura 110. Creación plan de mantenimiento estratégico (12/22) ................................................. 112
Figura 111. Creación plan de mantenimiento estratégico (13/22) ................................................. 113
Figura 112. Creación plan de mantenimiento estratégico (14/22) ................................................. 114
Figura 113. Creación plan de mantenimiento estratégico (15/22) ................................................. 115
Figura 114. Creación plan de mantenimiento estratégico (16/22) ................................................. 116
Figura 115. Creación plan de mantenimiento estratégico (17/22) ................................................. 117
Figura 116. Creación plan de mantenimiento estratégico (18/22) ................................................. 118
Figura 117. Creación plan de mantenimiento estratégico (19/22) ................................................. 119
Figura 118. Creación plan de mantenimiento estratégico (20/22) ................................................. 119
Figura 119. Creación plan de mantenimiento estratégico (21/22) ................................................. 120
Figura 120. Creación plan de mantenimiento estratégico (22/22) ................................................. 121
Figura 121. Creación estrategia (1/3) .............................................................................................. 122
Figura 122. Creación estrategia (2/3) .............................................................................................. 123
Figura 123. Creación estrategia (3/3) .............................................................................................. 124
Figura 124. Programación Plan de Mantenimiento (1/6) ............................................................... 125
Figura 125. Programación Plan de Mantenimiento (2/6) ............................................................... 126
Figura 126. Programación Plan de Mantenimiento (3/6) ............................................................... 127
Figura 127. Programación Plan de Mantenimiento (4/6) ............................................................... 128
Figura 128. Programación Plan de Mantenimiento (5/6) ............................................................... 129
Figura 129. Programación Plan de Mantenimiento (6/6) ............................................................... 129
Figura 130. Cierre de órdenes (1/8) ................................................................................................ 130
Figura 131. Cierre de órdenes (2/8) ................................................................................................ 131
Figura 132. Cierre de órdenes (3/8) ................................................................................................ 132
Figura 133. Cierre de órdenes (4/8) ................................................................................................ 133
Figura 134. Cierre de órdenes (5/8) ................................................................................................ 134
Figura 135. Cierre de órdenes (6/8) ................................................................................................ 135
Figura 136. Cierre de órdenes (7/8) ................................................................................................ 136
Figura 137. Cierre de órdenes (8/8) ................................................................................................ 137
Figura 138. Generación mes (1/5)................................................................................................... 138
Figura 139. Generación mes (2/5)................................................................................................... 139
Figura 140. Generación mes (3/5)................................................................................................... 140
Figura 141. Generación mes (4/5)................................................................................................... 140
Figura 142. Generación mes (5/5)................................................................................................... 141
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Objetivo

Definir las funciones de las principales transacciones dentro del módulo SAP PM para la
administración del Plan de Mantenimiento de Transmetano ESP SA.

Alcance

Este manual va dirigido al manejo del módulo PM de SAP, y contiene información de las
principales transacciones.

1. Términos generales

La empresa Transmetano E.S.P. S.A. tiene el objetivo de operar el gasoducto Sebastopol Medellín
bajo una cultura de prevención, para esto ha estructurado un Plan de Mantenimiento dentro del
sistema de gestión SAP R/3.

SAP R/3 es un software ERP (Enterprise Resource Planning) que permite controlar todos los
procesos de la empresa. El sistema R/3 está diseñado en módulos claramente diferenciados, que
responden a las necesidades de cada una de las áreas de la empresa, en la Figura 1 se encuentra la
descripción de los módulos y sub-módulos.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 7 - 143


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Módulo FI Módulo SD Módulo MM

 GL (contabilidad general)  LETRA (logística y ejecución  WM (gestión de almacenes)


 AP (cuentas por pagar) de transportes)  IM (gestión de inventarios)
 AR (cuentas por cobrar)  LIS (sistema de información
 CO (contabilidad de costos) de logística)
 AM (administración de
activos)
 CA (gestión de contratos)

Módulo PP Módulo HR Módulo BC

 PM (Mantenimiento en  PA (administración de  STMS (sistema de corrección


planta) personal) y transporte)
 PI (gestión de fórmulas)  PD (desarrollo de personal)  ABAP (lenguaje nativo de
 QM (aseguramiento de  PY (nomina) SAP R/3 para permitir la
calidad) programación)
 E&HS (gestión del medio
ambiente)

Figura 1. Módulos y sub-módulos SAP R/3

Cada uno de los módulos que conforman este sistema contienen diferentes sub-módulos que
interactúan entre sí, permitiendo el manejo y control de todos los procesos productivos, desde la
recepción de las materias primas, hasta la entrega del producto terminado.

El manejo de las actividades de mantenimiento en Transmetano se administra a través del módulo


PM de SAP. El Sistema PM proporciona al departamento de Mantenimiento el soporte necesario
para la planificación, tratamiento y documentación de los trabajos de mantenimiento. Todas las
actuaciones a efectuar por el departamento de Mantenimiento pueden registrarse, planificarse,
controlarse y comunicarse (1). En la Figura 2 se puede ver la relación de otros módulos con el
módulo PM.

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CO:Control de
MM: Reservas de Centros de Costos PS: Estructuración
Material de de proyectos, PP: Disponibilidad
y Tipos de
Inventario, Presupuestos de recursos
Actividad
Solicitud de productivos
Compras y
Contratos

HR:
AM: Maestro de Cualificaciones y
activos, Planeamiento de
Depreciación, Mano de Obra
Capitalización

PM:
Gestión de Objetos
QM: Técnicos, PSM: Control
Mantenimiento Planeamiento y Presupuestal de la
de Equipos de Ejecución de Tareas Orden de
Calibración con de Mantenimiento, Mantenimiento
control de Historia y Análisis

Figura 2. Relación Módulo PM


Elaboración a partir de: (2)

Para realizar el seguimiento de las actividades programadas en el año por cada grupo de trabajo
de Transmetano, fueron incluidos dentro del módulo PM grupos de trabajo que no se relacionan
directamente con la operación y el mantenimiento pero que requieren la calendarización de sus
actividades, por esta razón se clasificaron de acuerdo a las actividades que ejecutan. En la Figura 3
se encuentra la descripción breve de cada grupo, a todos los grupos se les denomina grupos
planificadores.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 9 - 143


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MEM (Mantenimiento Electromecánico): es el grupo responsable de realizar el montaje y


mantenimiento de maquinaria y equipos industriales.

LIN (Línea): es el grupo encargado del mantenimiento de la línea de transporte. Entre sus
principales funciones están: ejecutar actividades de mantenimiento civil en la infraestructura
del acueducto y evitar la ocupación indebida del derecho de vía.

HSE (Higiene y seguridad Industrial): identificación, evaluación, análisis de riesgos


ocupacionales y recomendaciones específicas para su control, a través de la elaboración de
panoramas, visitas de inspección, mediciones ambientales y asesoría.

AUD (auditoría): es el responsable de planear, organizar, coordinar, ejecutar y controlar las


actividades de auditoría interna encaminadas a evaluar de manera objetiva e
independientemente el sistema de control interno y los procesos de la organización.

GSO (Gestión Social): el desarrollo comunitario que se promueve en el área de influencia de la


compañía tiene como eje al ser humano y está basado en el mecanismo de sostenibilidad.

GHU (Gestión Humana): responsable de dimensionar el talento de las personas que integran
la empresa, incluyendo aspectos como contratación, capacitar a los empleados y proporcionar
el ambiente y mecanismos necesarios para que exista productividad ideal.

SGR (Servicios Generales): es el responsable de manejar los programas de mantenimiento de


la infraestructura (aire acondicionado, pintura de las oficinas) y requerimientos de personal.

Figura 3. Grupos Planificadores

Algunos grupos planificadores se dividen en sub-grupos como se indica en la Figura 4.

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Promigas

LIN
MEM
CDERVIA MTE CCORROSIÓN
O&M
SCADA

Sebastopol

Tasajera
Administrativo-Financiero

Gerencia Técnica
AUD
SGR

HSE Gerencia General


GSO y
GHU
Transmetano

Figura 4. Esquema Organizacional

Dentro de este esquema se maneja la figura de contratistas. Los contratistas son empresas que
prestan servicios a través de contrato marco o por adjudicaciones o licitaciones, para ejecutar
trabajos o servicios especiales.

Dentro del grupo planificador MEM (Mantenimiento electromecánico) se encuentran los


siguientes sub-grupos:

o O&M (Operación y Mantenimiento): Es el responsable de las labores de operación y


mantenimiento de la tubería. Ejecuta operaciones como: inspección de transiciones,
calibración manómetros, toma de gas para cromatografía, entre otros.
o SEBASTOPOL: es el responsable de las labores de inspección y mantenimiento de la
estación de recibo Sebastopol y aledañas. Ejecuta operaciones como: mantenimiento
válvulas de bloqueo, inspección atmosferas explosivas, mantenimiento estaciones, entre
otras.

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o TASAJERA: es el responsable de las labores de inspección y mantenimiento de la estación
de entrega Tasajera y aledaños. Ejecuta operaciones como: mantenimiento válvulas de
bloqueo, inspección atmosferas explosivas, mantenimiento estaciones, entre otras.

o SCADA: (contratista) es el responsable del mantenimiento de equipos y aplicaciones del


CPC (Centro principal de control) y del mantenimiento equipos y aplicaciones del CCA
(Centro de control alterno). SCADA proviene de las siglas de Supervisory Control And Data
Acquisition (Adquisición de datos y supervisión de control). Es una aplicación software de
control, que se comunica con los dispositivos de campo y controla el proceso de forma
automática desde la pantalla del ordenador y proporciona información del proceso a los
operarios.

o CCORROSIÓN (Control corrosión): (contratista) es el responsable del control de la


corrosión en la tubería, algunas de sus actividades son: Evaluación con DCVG (Direct
Current Voltage Gradient) y PCM (Pipeline Current Mapper), toma potenciales on-off.

Dentro del grupo planificador LIN (Mantenimiento Línea) se encuentran los siguientes sub-grupos:

o MTE (Mantenimiento y Trabajos Especiales): se encarga de los trabajos de


mantenimiento especiales, visitar en compañía de los contratistas, las obras de protección
geotécnica que presenten riesgos de falla, a fin de determinar los correctivos necesarios
para el mantenimiento de la integridad de las mismas.

o CDERVIA (Contratista Derecho de Vía): se encarga de las labores civiles y geotécnicas,


tanto preventivas como correctivas como por ejemplo: obras de estabilización, recorridos
metro a metro, mantenimiento tipo 1 y tipo 2 de las estaciones, recorridos área de
impacto potencial, entre otros.

2. Gestión de Mantenimiento

A través del módulo PM de SAP se administran las actividades de mantenimiento preventivo y


correctivo. El mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de equipos o
instalaciones mediante revisión y reparación. El mantenimiento preventivo se gestiona a través de
Planes de Mantenimiento que generan mensualmente las órdenes de mantenimiento que deben
ser ejecutadas.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 12 - 143


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Órdenes de mantenimiento: son las órdenes generadas de forma automática a través del plan de
mantenimiento programado, que describe, las fechas y el alcance de las actividades de
mantenimiento que se realiza a los Objetos Técnicos.

El mantenimiento correctivo es el que se encuentra por fuera del mantenimiento programado, y


se gestiona a través de la creación de avisos de mantenimiento.

Avisos de mantenimiento: son las órdenes generadas fuera del plan de mantenimiento, y deben
ser ingresadas de forma manual al sistema luego de la solicitud de creación de los profesionales de
operación y mantenimiento.

Figura 5. Gestión Mantenimiento

Como se muestra en la Figura 5 se debe consolidar la programación con las órdenes y avisos de
mantenimiento mensuales.

Las órdenes/avisos de mantenimiento son generadas por el practicante de soporte Técnico-


Administrativo en la última semana del mes anterior al que se van a ejecutar, previo cierre del mes
inmediatamente anterior. El plazo máximo de recibo de órdenes de trabajo son los cinco primeros
días hábiles del mes y una vez consolidada la información del mes se debe preparar los informes
de gestión de todos los grupos de mantenimiento y los indicadores de procesos y estratégicos
como se indica en la Figura 5.

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Cada grupo planificador es responsable de actualizar la información de la planeación que le
corresponda.

3. Manual SAP

Para la administración del módulo PM de SAP es importante identificar las principales


transacciones, funciones y su manejo, en la Figura 6 se muestra la interface de incio SAP R/3. El
sistema sobre el que se maneja la planeación es PRD que se señala en azul. El sistema de prueba
es el señalado en violeta, este espacio de prueba permite realizar simulaciones de los cambios,
que no serán registrados en el módulo de producción, con el fin de evitar errores y permitir
estudiar algunas funciones sobre las que tenemos duda.

Las transacciones son un código que ejecuta un programa dentro de SAP, cada transacción maneja
funciones diferentes.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 14 - 143


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Figura 6. SAP R/3

Figura 7. Menú principal

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 15 - 143


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Para facilitar el manejo de las transacciones se ingresan a favoritos, esto permite tener un menú
desplegable con las transacciones principales. Para ingresar las transacciones seguimos la ruta:
Favoritos/Insertar transacción.

Figura 8. Ingreso transacciones

En la entrada manual de una transacción ingresamos el código de la transacción y aceptamos. Una


vez ingresamos las principales transacciones al modulo podemos cambiar el nombre de cada
transacción para reconocerlas en el listado, para esto seleccionamos sobre la transacción con click
derecho y damos modificar favoritos, en este espacio podemos escribir la transacción seguida de
su denominación y obtener un resultado como se muestra en la Figura 9.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 16 - 143


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Figura 9. Menú Principal

4. Transacciones de visualización

Las transacciones de visualización permiten buscar información de órdenes/avisos, equipos y


ubicaciones, para realizar nuevos ingresos o para descargar registros.

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La diferencia entre las transacciones de visualización y visualización en masa es que en la primera
sólo señalamos una opción (orden/aviso, equipo, Ubicación) a visualizar y en la otra tenemos un
listado.

4.1. Visualización de órdenes en masa (IW39)

La transacción de visualización de órdenes en masa IW39 es utilizada principalmente para


organizar la programación mensual. En el menú de inicio, en la barra superior del menú
ingresamos la transacción IW39 y damos Enter o seleccionamos desde el menú de favoritos.

Figura 10. Visualización de órdenes en masa (1/8)

Luego de ingresar a la transacción IW39 podremos ver la interface de la Figura 10.

Si seleccionamos pendiente y en tratamiento (señalados en rojo en la Figura 10) podremos


visualizar todas las órdenes que se encuentran abiertas, si adicionalmente definimos el periodo de
inicio y fin (señalados en purpura en la Figura 10) tendremos las órdenes abiertas de ese periodo
de tiempo. De forma análoga ocurre para las órdenes cerradas, seleccionamos concluido e
histórico (señalados en azul en la Figura 10), obtendremos todas las órdenes cerradas registradas,

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 18 - 143


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si adicionalmente definimos el periodo de inicio y fin (señalados en purpura en la Figura 10)
tendremos las órdenes cerradas de ese periodo de tiempo.

Si queremos visualizar órdenes preventivas escribimos en clase de orden OT12 que corresponde a
las órdenes preventivas o si queremos visualizar avisos escribimos en clase de orden OT11 (en el
campo señalado en naranja en la Figura 10).

El texto breve me permite buscar órdenes a través de una palabra clave escrita entre asteriscos,
(en el campo señalado en verde en la Figura 10).

La visualización de órdenes nos permite seleccionar órdenes de acuerdo a los criterios de


búsqueda disponibles y todos los campos pueden ser de ayuda dependiendo de la información
que conozcas.

Figura 11. Visualización de órdenes en masa (2/8)

Al final del espacio tenemos la opción de Layout en la que seleccionamos la forma en que
requerimos que se disponga la información. Ver Figura 11.

Una vez finalizamos el diligenciamiento de los criterios de búsqueda ejecutamos con F8 o con el
ícono y obtendremos el listado de órdenes como se muestra en la Figura 12.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 19 - 143


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Figura 12. Visualización de órdenes en masa (3/8)

Si necesitamos un dato adicional en la visualización de órdenes podemos incluirlo seleccionando el


ícono en rojo de la Figura 12, que nos permitirá modificar el Layout, señalamos la información
requerida de la columna Pool Col y la agregamos con la flecha que se muestra en la Figura 13
(señalado en azul) luego de ingresar todos los datos adicionales aceptamos con el ícono señalado
en naranja en la Figura 13.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 20 - 143


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Figura 13. Visualización de órdenes en masa (4/8)

Para guardar el Layout debes seguir la siguiente ruta: Opciones/Variantes de visualización/Grabar


variante, escribes un nombre que sea fácil de recordar y seleccionas la opción Específico Usuario.

Para exportar el listado de órdenes a Excel, debes seleccionar el ícono en rojo de la Figura 14, y
debes seleccionar las opciones indicadas en las figuras (Figura 15 y Figura 16).

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 21 - 143


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Figura 14. Visualización de órdenes en masa (5/8)

Figura 15. Visualización de órdenes en masa (6/8)


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Figura 16. Visualización de órdenes en masa (7/8)

Una vez termines el proceso será generado un archivo en Excel el cual deberás guardar en la
Ubicación que dispongas y nombrarlo de acuerdo a la información extraída.

A continuación se encuentra el listado de las funciones disponibles para visualizar órdenes en


masa. Ver Figura 17 y Tabla 1.

Figura 17. Visualización de órdenes en masa (8/8)

Tabla 1. Funciones Menú - Visualización órdenes en masa

Ícono Teclado Función


CTRL +SHIFT+F1 Ingreso a cada una de las órdenes de la lista de visualización que
hayan sido seleccionadas.
SHIFT+F5 Cambia de la transacción de visualización a la transacción de
modificación.
F8 Actualizar
F5, F6 Marcar todo, desmarcar todo
CTRL+SHIFT+F5, Ordenación ascendente
CTRL+SHIFT+F4 Ordenación descendente
CTRL+SHIFT+F2 Fijar filtros (por Grupo de Planificación, Orden, Texto breve,
Fecha fin extrema, Ubicación Técnica, Equipo).
SHIFT+F2 Función Gráfica
SHIFT+F4 Hoja de cálculo del coste (para exportar datos a Excel)
SHIFT+F6 Texto explicativo de cada orden
CTRL+SHIFT+F7 Lista de operaciones
CTRL+F4 Modificación Layout
Guía SAP PM Transmetano ESP SA 23 - 143
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4.2. Visualización de equipos en masa (IH08)

El equipo es un objeto móvil en el sistema SAP, para los cuales las tareas de mantenimiento se
ejecutan individualmente. Cada equipo se gestiona de forma autónoma en el sistema. Los equipos
podrán montarse y desmontarse en ubicaciones técnicas. Los tiempos de empleo de un equipo en
una ubicación técnica se documentan a lo largo del tiempo.

La transacción de visualización de equipos en masa puede ser utilizada para identificar el último
consecutivo de un equipo y utilizarlo para la creación de un nuevo equipo o para ver información
de un grupo de equipos. Se puede visualizar equipos en masa si conocemos el código en SAP y los
ingresamos seleccionando la flecha amarilla y luego ejecutamos o presionamos el ícono marcado
en azul en la Figura 18.

Figura 18. Visualización de equipos en masa (1/6)

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La visualización de equipos se puede realizar con ayuda de la denominación objeto (nombre del
equipo), para esto, escribimos una palabra clave entre asteriscos, esto nos permitirá identificar al
equipo de acuerdo a su codificación en SAP, si conocemos la denominación genérica de un equipo
podemos buscar en Equipo con la denominación seguida de un guion entre asteriscos. Por
ejemplo, al buscar en denominación por *válvulas*, encuentro que las válvulas de seguridad
siempre inician PSV, luego buscamos en el campo Equipo de la siguiente forma *PSV-*o
diligenciamos la información que sea conocida.

Una vez finalizamos el diligenciamiento de los criterios de búsqueda ejecutamos con F8 o con el
ícono y obtendremos el listado de equipos como se muestra en la Figura 19.

Figura 19. Visualización de equipos en masa (2/6)

Para exportar el listado de Equipos a Excel, debes seleccionar el ícono en rojo de la Figura 20, y
debes seleccionar las opciones indicadas en las figuras (Figura 21 y Figura 22).

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Figura 20. Visualización de equipos en masa (3/6)

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Figura 21. Visualización de equipos en masa (4/6)

Figura 22. Visualización de equipos en masa (5/6)

Una vez termines el proceso será generado un archivo en Excel el cual deberás guardar en la
Ubicación que dispongas y nombrarlo de acuerdo a la información extraída.

A continuación se encuentra el listado de las funciones disponibles para visualizar Equipos en


masa. Ver Figura 23 y Tabla 2.

Figura 23. Visualización de equipos en masa (6/6)

Tabla 2. Funciones Menú - Visualización Equipos en masa

Ícono Teclado Función

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CTRL +SHIFT+F1 Ingreso a cada uno de los equipos de la lista de visualización que
hayan sido seleccionados.
SHIFT+F5 Cambia de la transacción de visualización a la transacción de
modificación.
F8 Actualizar
F5, F6 Marcar todo, desmarcar todo
CTRL+SHIFT+F5, Ordenación ascendente
CTRL+SHIFT+F4 Ordenación descendente
CTRL+SHIFT+F2 Fijar filtros (por Equipo, Denominación Equipo, Campo
clasificación, Fabricante del activo fijo, Fabricante número de
serie).
SHIFT+F2 Función Gráfica
SHIFT+F4 Hoja de cálculo del coste (para exportar datos a Excel)
SHIFT+F6 Texto explicativo de cada equipo
CTRL+F4 Modificación Layout

4.3. Visualización ubicación técnica en masa (IH06)

La ubicación técnica es una unidad organizacional dentro de logística, que estructura los objetos
de mantenimiento de una compañía de acuerdo a criterios funcionales, relativos a procesos o
espaciales. Una ubicación técnica representa el lugar en donde se realiza una tarea de
mantenimiento (2).

La transacción de visualización de ubicaciones en masa puede ser utilizada para identificar la


jerarquía de cada ubicación, conocer si el emplazamiento es propio o de terceros, identificar
equipos que correspondan a cada ubicación, conocer el centro de costo asociado, entre otros.

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Figura 24. Visualización de ubicación técnica en masa (1/6)

La visualización de ubicaciones técnicas se puede hacer a través de la denominación de la


ubicación técnica, con una palabra clave entre asteriscos o a través del código en SAP. Si no
seleccionamos ningún criterio de búsqueda y ejecutamos F8 visualizaremos todas las ubicaciones
técnicas de Transmetano.

Existen ubicaciones técnicas que son sistemas (agrupaciones de equipos por características
técnicas).

Una vez finalizamos el diligenciamiento de los criterios de búsqueda ejecutamos con F8 o con el
ícono y obtendremos el listado de ubicaciones técnicas como se muestra en la Figura 25.

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Figura 25. Visualización de ubicación técnica en masa (2/6)

Para exportar el listado de Ubicaciones a Excel, debes seleccionar el ícono en rojo de la Figura 26, y
debes seleccionar las opciones indicadas en las figuras (Figura 21 y Figura 28).

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Figura 26. Visualización de ubicación técnica en masa (3/6)

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Figura 27. Visualización de ubicación técnica en masa (4/6)

Figura 28. Visualización de ubicación técnica en masa (5/6)

Una vez termines el proceso será generado un archivo en Excel el cual deberás guardar en la
Ubicación que dispongas y nombrarlo de acuerdo a la información extraída.

A continuación se encuentra el listado de las funciones disponibles para visualizar Ubicaciones en


masa. Ver Figura 29 y Tabla 3.

Figura 29. Visualización de ubicación técnica en masa (6/6)

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Tabla 3. Funciones Menú - Visualización ubicación técnica en masa

Ícono Teclado Función


CTRL +SHIFT+F1 Ingreso a cada uno de las ubicaciones de la lista de visualización
que hayan sido seleccionadas.
SHIFT+F5 Cambia de la transacción de visualización a la transacción de
modificación.
F8 Actualizar
F5, F6 Marcar todo, desmarcar todo
CTRL+SHIFT+F5, Ordenación ascendente
CTRL+SHIFT+F4 Ordenación descendente
CTRL+SHIFT+F2 Fijar filtros (por Línea seleccionada, Ubicación Técnica,
Denominación de la Ubicación Técnica, Centro de Planificación,
Centro de Coste, Status del sistema, Perfil de catálogo).
SHIFT+F2 Función Gráfica
SHIFT+F4 Hoja de cálculo del coste (para exportar datos a Excel)
SHIFT+F6 Texto explicativo de cada Ubicación
CTRL+F4 Modificación Layout

5. Transacciones de modificación

Las transacciones de modificación se utilizan para cambiar información o desactivar equipos y


ubicaciones, o para hacer reservas de materiales, reprogramaciones, imprimir o modificar el
status en el sistema de órdenes/avisos.

La diferencia entre las transacciones de modificación y modificación en masa es que en la primera


sólo señalamos una (orden/aviso, equipo, ubicación) a modificar y en la otra tenemos un listado
sobre el que podremos efectuar las modificaciones una a una.

5.1. Modificación de órdenes (IW32)

La modificación de las órdenes/avisos se realiza para:

 Hacer reservas
 Reprogramar
 Imprimir

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1. Reservas

Para realizar una reserva ingresamos a la transacción de modificación IW32, si reservaremos


materiales para una orden/aviso utilizamos la transacción IW32 y escribimos el número de la
orden; en caso que se requiere la reserva de materiales para varias órdenes/avisos de
mantenimiento utilizamos la transacción IW38 e ingresamos todas las órdenes/avisos que
requieren reservar materiales ver 5.2.

Figura 30. Modificación órdenes/avisos (Reserva) 1/3

Una vez ingresamos a la orden/aviso que requiere reserva seleccionamos la pestaña


componentes, y diligenciamos sobre cada una de las posiciones la siguiente información:

 Componente: código de material


 Cantidad necesaria: cantidad del material
 Tipo de posición (T): escribimos L que corresponde a posición de almacén
 Almacén: escribimos TM00 que corresponde a Almacén repuestos

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 Centro: escribimos TM00


 Operación: seleccionamos la operación a la cual se le asignara el material, generalmente
es la 0010.

Ingresamos todos los materiales que requieran ser reservados a esa orden/aviso.

Figura 31. Modificación órdenes/avisos (Reserva) 2/3

Una vez ingresamos todos los materiales, seleccionamos el ícono indicado en la Figura 31.

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Figura 32. Modificación órdenes/avisos (Reserva) 3/3

Ingresamos a la siguiente interface y copiamos el número de reserva que se señala en la Figura 32


y guardamos la orden seleccionando el ícono señalado.

Observaciones

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 Una vez guardamos las reservas, respondemos vía e-mail relacionando el número de
orden/aviso y la reserva que le corresponde, este correo debe ir dirigido al solicitante, con
copia al auxiliar de inventarios.

2. Reprogramaciones
Para realizar una reprogramación ingresamos a la transacción de modificación IW32, si
reprogramaremos una orden/aviso utilizamos la transacción IW32 y escribimos el número de la
orden; en caso que se requiera la reprogramación de varias órdenes/avisos de mantenimiento
utilizamos la transacción IW38 e ingresamos todas las órdenes/avisos que requieren
reprogramarse.

Figura 33. Modificación órdenes/avisos (Reprogramaciones) 1/4


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Seleccionamos la fecha fin extremo y cambiamos por la nueva fecha de acuerdo al formato
reporte de modificaciones en órdenes de trabajo de mantenimiento.

Figura 34. Modificación órdenes/avisos (Reprogramaciones) 2/4

Luego seleccionamos el ícono señalado en rojo en la Figura 34 (este ícono activará las opciones de
creación de notas).

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Figura 35. Modificación órdenes/avisos (Reprogramaciones) 3/4

En el cuadro emergente seleccionamos el ícono señalado en la Figura 35 y damos a la opción crear


nota.

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Figura 36. Modificación órdenes/avisos (Reprogramaciones) 4/4

En el espacio título de la nota escribimos con mayúscula sostenida REPROGRAMACIÓN y en el


espacio contiguo escribimos OT REPROGRAMADA SEGUN FORMATO F01-P80-O08 DE LA FECHA
dd/mm/aaaa. La fecha que escribamos al final corresponde a la fecha en la que se realizó la
solicitud de reprogramación según el formato.

Observaciones:

 Las notas permiten guardar información que justifique los cambios realizados en el
sistema y así guardar la trazabilidad de los procesos.
 La reprogramación de órdenes de trabajo deben ser solicitados por los Profesionales de
Mantenimiento y Operaciones y Mantenimiento y Trabajos Especiales de la Gerencia
Técnica, a través del formato F01-P80-O08 Reporte de Modificaciones en Órdenes de Trabajo
de Mantenimiento, y aprobados por el Gerente Técnico. De igual forma, debe proceder el
Guía SAP PM Transmetano ESP SA 40 - 143
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Profesional QHSE.

 Una solicitud de reprogramación no debe contener más del 5% de las órdenes


programadas en el mes.
 Una orden de trabajo no puede ser reprogramada más de 2 veces, salvo que se deba a
agentes externos, tales como trabajos ejecutados por terceros que impidan realizar las
respectivas actividades.
 El plazo máximo para el envío de solicitudes de reprogramación de órdenes de trabajo, es
de diez días contados a partir del recibo de la programación o a lo largo del mismo mes
(esto último, siempre y cuando la razón de la reprogramación haya surgido luego de los 10
días del plazo).

3. Imprimir

Imprimir órdenes/avisos significa que serán exportados de SAP a un archivo de Word y PDF estos
archivos son utilizados para guardar los soportes que corresponden a un mantenimiento. El
archivo en Word debe contener como objetos insertados: la orden/aviso en PDF, permiso de
trabajo, actas de trabajo en campo, y otros documentos que se vinculen a la orden.

Para realizar la impresión ingresamos a las transacciones de modificación IW32, si imprimiremos


una orden/aviso utilizamos la transacción IW32 y escribimos el número de la orden; en caso que
se requiera la impresión de varias órdenes/avisos de mantenimiento utilizamos la transacción
IW38 e ingresamos todas las órdenes/avisos que requieren imprimirse.

Antes de imprimir una orden debo verificar que la orden se encuentre liberada, esto se puede
verificar revisando el status de la orden.

Si la orden aparece abierta se debe liberar señalando un ícono en forma de bandera verde
que se encuentra en la parte superior en el menú secundario señalado en rojo en la Figura 37.

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Menú Principal

Menú Secundario

Status de la orden

Figura 37. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 1/7

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Figura 38. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 2/7

Una vez liberamos la orden seguimos la siguiente ruta en el menú principal:


Orden/imprimir/Orden

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Figura 39. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 3/7

En el cuadro emergente seleccionamos Impr./Enviar fax y Seguimos la siguiente ruta del menú
principal: Sistema/órdenes spool propias. Ver Figura 40.

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Figura 40. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 4/7

Figura 41. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 5/7

Luego de seguir la ruta llegaremos a la interface de la Figura 41. Con CTRL + y podemos seleccionar
el número spool y copiarlo con CTRL + c.

Abrimos un nuevo modo e ingresamos a la transacción ZPMPDF y obtendremos la interface de la


Figura 42.
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Figura 42. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 6/7

Seleccionamos el ícono de la flecha amarilla apuntando hacia afuera (señalado en naranja en la


Figura 42) y aparecerá la ventana emergente de la Figura 42, pegamos el número de la orden
spool (CTRL+V) con el ícono indicado en rojo y ejecutamos con F8 o con el ícono señalado en azul.

En el directorio de salida señalamos la ubicación en que será impresa la orden, y en nombre


escribimos un 0 u otro carácter como se muestra en la Figura 43, para abrir la ubicación deseada.
Una vez abrimos la ubicación borramos el 0 o carácter adicional y ejecutamos con F8 o con el
ícono .

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 46 - 143


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Figura 43. Modificación órdenes/avisos (Impresiones) 7/7

4. Cierre

El cierre de una orden/aviso de mantenimiento se realizará en caso de que se encuentre duplicada


en el sistema o por que el grupo planificador defina que se requiere la eliminación de la orden. La
solicitud de eliminación debe realizarse a través del formato F01-P80-O08 Reporte de
Modificaciones en Órdenes de Trabajo de Mantenimiento que debe ser aprobado según
corresponda.

Para realizar el cierre debemos ingresar a la orden a través de la transacción IW32 de modificación
y seguimos la ruta: Orden/Funciones/Cerrar/Cierre Técnico.

Luego de seguir la ruta el status del sistema de la orden cambiará por CTEC que significa cierre
técnico, como se muestra en la Figura 44.

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Figura 44. Modificación órdenes/avisos (Cierre)

5.2. Modificación de órdenes en masa (IW38)

La modificación de las órdenes/avisos se realiza para:

 Hacer reservas
 Reprogramar
 Imprimir

5. Reservas

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 48 - 143


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Para realizar dos o más reservas ingresamos a la transacción de modificación de órdenes en masa
IW38.

Figura 45.Modificación órdenes/avisos en masa (Reserva) 1/2

Seleccionamos el ícono de la flecha amarilla apuntando hacia afuera (señalado en naranja en la


Figura 45) y aparecerá la ventana emergente de la Figura 45, pegamos los números de orden a los
que se realizaran reservas y ejecutamos con F8 o con el ícono señalado en azul.

Ejecutamos por segunda vez en el ícono señalado en azul o con F8.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 49 - 143


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Figura 46. Modificación órdenes/avisos en masa (Reserva) 2/2

Ingresamos una a una orden/aviso y realizamos la reserva como se indicó en el procedimiento


para realizar reservas individuales. Ver Reservas.

6. Reprogramaciones

Para realizar dos o más reprogramaciones ingresamos a la transacción de modificación órdenes en


masa IW38.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 50 - 143


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Figura 47.Modificación órdenes/avisos en masa (Reprogramación) 1/2

Seleccionamos el ícono de la flecha amarilla apuntando hacia afuera y aparecerá la ventana


emergente de la Figura 47, pegamos los números de orden a los que se realizaran reservas y
ejecutamos con F8 o con el ícono señalado en azul.

Ejecutamos por segunda vez en el ícono señalado en azul o con F8.

Figura 48. Modificación órdenes/avisos en masa (Reprogramación) 2/2

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 51 - 143


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Ingresamos una a una orden/aviso y realizamos la reprogramación como se indicó en el
procedimiento para realizar reprogramaciones individuales. Ver Reprogramaciones.

7. Imprimir

Para realizar dos o más impresiones ingresamos a la transacción de modificación de órdenes en


masa IW38.

Figura 49.Modificación órdenes/avisos en masa (Impresión) 1/5

Seleccionamos el ícono de la flecha amarilla apuntando hacia afuera y aparecerá la ventana


emergente de la Figura 47, pegamos los números de orden a los que se realizaran reservas y
ejecutamos con F8 o con el ícono señalado en azul.

Ejecutamos por segunda vez en el ícono señalado en azul o con F8.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 52 - 143


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Figura 50. Modificación órdenes/avisos en masa (Impresión) 2/5

Seleccionamos la opción señalada en la Figura 50.

Figura 51. Modificación órdenes/avisos en masa (Impresión) 3/5

Adicionamos Status del sistema señalado del listado pool col. y marcando con la flecha que se
indica en la Figura 51 ejecutamos con F8 o con el ícono señalado en azul.

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Figura 52. Modificación órdenes/avisos en masa (Impresión) 4/5

Seleccionamos el ícono de la flecha amarilla apuntando hacia afuera y aparecerá la ventana


emergente de la Figura 52, pegamos el número de la orden spool con el ícono indicado en rojo y
ejecutamos con F8 o con el ícono señalado en azul.

En el directorio de salida señalamos la ubicación en que será impresa la orden, y en nombre


escribimos un 0 u otro carácter como se muestra en la Figura 53, para abrir la ubicación deseada.
Una vez abrimos la ubicación borramos el 0 o carácter adicional y ejecutamos con F8 o con el
ícono .

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 54 - 143


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Figura 53. Modificación órdenes/avisos en masa (Impresión) 5/5

 La reprogramación de órdenes de trabajo deben ser solicitados por los Profesionales de


Mantenimiento y Operaciones y Mantenimiento y Trabajos Especiales de la Gerencia
Técnica, a través del formato F01-P80-O08 Reporte de Modificaciones en Órdenes de Trabajo
de Mantenimiento, y aprobados por el Gerente Técnico. De igual forma, debe proceder el
Profesional QHSE.
 Una solicitud de reprogramación no debe contener más del 5% de las órdenes
programadas en el mes.
 Una orden de trabajo no puede ser reprogramada más de 2 veces, salvo que se deba a
agentes externos, tales como trabajos ejecutados por terceros que impidan realizar las
respectivas actividades.
 El plazo máximo para el envío de solicitudes de reprogramación de órdenes de trabajo, es
de diez días contados a partir del recibo de la programación o a lo largo del mismo mes
(esto último, siempre y cuando la razón de la reprogramación haya surgido luego de los 10
días del plazo).

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5.3. Modificación de Equipos (IE02)

Para cambiar o adicionar información a un equipo ingresamos a la transacción de modificación


IE02, podemos ingresar al equipo a través del código del equipo en SAP; en caso de que se
requiera adicionar o cambiar información de varios equipos se utiliza la transacción IE05 Modificar
equipos en masa.

Nota: La diferencia entre las transacciones IE02 eIE05 es que en la primera sólo señalamos un
equipo a modificar y en la otra tenemos un listado de equipos sobre el que podremos efectuar las
modificaciones una a una.

Figura 54. Modificación Equipos (1/3)

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Una vez ingresamos al equipo podremos realizar los cambios que se requieran o adicionar
información.

Figura 55. Modificación Equipos (2/3)

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Figura 56. Modificación Equipos (3/3)

En la pestaña emplazamiento en el espacio campo clasificación como se señala en la Figura 56, se


encuentra el Tag del equipo (tag corresponde a la clasificación del equipo en campo). Esta
clasificación sigue la siguiente forma:

Abreviación del equipo seguido de cuatro números, los dos primeros números se asignaron de
acuerdo a la ubicación y los dos siguientes corresponden al número del equipo.

Por ejemplo PIT0401, es un transmisor presión de la estación de entrega Puerto Berrio (04), y el
equipo es (01).

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Observaciones

 Un equipo se crea cuando no aparece registrado en el módulo PM de SAP o cuando


corresponde a elementos de una instalación nueva.
 Un equipo se modifica cuando sale de servicio ya sea por daño o reemplazo o cuando se
cambia de ubicación técnica o equipo superior.

5.4. Modificación de Equipos en masa (IE05)

Para cambiar o adicionar información a varios equipos ingresamos a la transacción de modificación


de equipos en masa IE05.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 59 - 143


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Figura 57. Modificación Equipos en masa (1/2)

Seleccionamos el ícono de la flecha amarilla apuntando hacia afuera (señalado en naranja) y


aparecerá la ventana emergente de la Figura 57, pegamos los códigos de equipo a los y
ejecutamos con F8 o con el ícono señalado en azul.

Ejecutamos por segunda vez en el ícono señalado en azul o con F8.

Ingresamos uno a uno de los equipos y realizamos los cambios como se indicó en el procedimiento
para realizar modificaciones individuales. Ver 5.3.

Observaciones

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 60 - 143


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 Un equipo se crea cuando no aparece registrado en el módulo PM de SAP o cuando


corresponde a elementos de una instalación nueva.
 Un equipo se modifica cuando sale de servicio ya sea por daño o reemplazo o cuando se
cambia de ubicación técnica o equipo superior.

Para desactivar un equipo debes seguir la siguiente ruta Equipo/Funciones/Activo-


Inactivo/Desactivar y guardamos; una vez desactivamos un equipo debemos desactivar el plan de
mantenimiento asociado ver ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. y dejar la
ustificación correspondiente a la desactivación para guardar la trazabilidad del proceso.

Figura 58. Modificación Equipos en masa (2/2)

5.5. Modificación de Ubicaciones Técnicas (IL02)

Para cambiar información a una ubicación técnica ingresamos a la transacción de modificación


IL02, podemos ingresar a la ubicación técnica a través del código de la ubicación en SAP; en caso
de que se requiera adicionar o cambiar información de varias ubicaciones se utiliza la transacción
IL05 Modificar Ubicaciones técnicas en masa. La diferencia entre las transacciones IL02 e IL05 es

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 61 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA
que en la primera sólo señalamos una ubicación técnica a modificar y en la otra tenemos un
listado de ubicaciones técnicas sobre el que podremos efectuar las modificaciones una a una.

Figura 59. Modificación Ubicaciones Técnicas (1/2)

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 62 - 143


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Figura 60. Modificación Ubicaciones Técnicas (2/2)

El centro coste señalado en la Figura 60 en la pestaña organización, corresponde a un código que


se asignó a cada ubicación con el fin de manejar los costos de mantenimiento por cada una de las
ubicaciones.

5.6. Modificación de Ubicaciones Técnicas en masa (IL05)

Para cambiar o adicionar información a varios equipos ingresamos a la transacción de modificación


de Ubicaciones Técnicas en masa IL05.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 63 - 143


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Figura 61. Modificación Ubicaciones Técnicas (2/2)

Seleccionamos el ícono de la flecha amarilla apuntando hacia afuera (señalado en naranja) y


aparecerá la ventana emergente de la Figura 61, pegamos los códigos de Ubicación y ejecutamos
con F8 o con el ícono señalado en azul.

Ejecutamos por segunda vez en el ícono señalado en azul o con F8.

Ingresamos uno a uno de los equipos y realizamos los cambios como se indicó en el procedimiento
para realizar modificaciones individuales. Ver 5.5.

6. Transacciones de Creación

Las transacciones de creación se utilizan para ingresar nuevos avisos, Equipos, Ubicaciones, y
planes de mantenimiento.
Guía SAP PM Transmetano ESP SA 64 - 143
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6.1. Creación de Equipos (IE01)

Los planes de mantenimiento y los equipos son creados siguiendo consecutivos, y su codificación
ayuda a clasificarlos. La codificación para la creación de equipos se maneja de la siguiente forma:

Equipos: FX-XXXX (Válvulas), FY- XXXX (computadores)

Para la creación de un equipo utilizamos la transacción IE01. El diagrama del Flujo del Proceso se
puede ver en la Figura 62.

Figura 62. Flujograma Creación Equipos

Para la creación de un equipo ingresamos a la transacción IE01 y diligenciamos los campos


señalados en la Figura 63. En el campo equipo debemos escribir el consecutivo del equipo, para
esto utilizamos la transacción de visualización de Equipos en masa (ver 4.2), y buscamos a qué
clase de equipo corresponde el nuevo ingreso. Una vez conocemos el consecutivo lo ingresamos,
en el campo tipo de equipo escribimos T que corresponde a Equipos O&M y damos enter.

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Figura 63. Creación Equipo

La interface de la Figura 67 corresponde a la información que se debe diligenciar para la nueva


Ubicación. En la pestaña emplazamiento hay un campo denominado campo clasificación, este
código corresponde al TAG del equipo en campo.

Es importante tener en cuenta que cada ingreso debe contener la mayor cantidad de información
posible, y una vez se ingresa un nuevo equipo al sistema se debe asociar a un nuevo plan de
mantenimiento (ver 6.4)

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Figura 64. Creación Equipo

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6.2. Creación Ubicación Técnica (IL01)

Las ubicaciones técnicas son elementos de una estructura técnica, deben ser creadas en jerarquía.
Una ubicación técnica representa un área del sistema en la que puede montarse un objeto. Los
objetos que se pueden montar en las ubicaciones técnicas se denominan equipos en el sistema.

En lo referente a registros maestros de ubicaciones técnicas, se debe tener cuenta lo siguiente:

 Se debe definir y gestionar cada ubicación técnica del componente Mantenimiento


(PM) en un registro separado.
 Las identificaciones relativas a las ubicaciones técnicas se deben estructurar de un modo
jerárquico. Cada nivel jerárquico de las identificaciones de ubicación técnica representa un
grado de detalle determinado en la descripción del sistema.

El registro maestro de una ubicación técnica contiene los siguientes grupos de datos y utiliza la
siguiente codificación:

Estructura (Ubicación técnica): XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX


Niveles: 1 2 3 4 5 6 7 8

Se debe hacer uso de las funciones automáticas del sistema para generar la estructura cuando se
crea la ubicación técnica. En caso de presentarse cambios las ubicaciones pueden ser modificadas,
o eliminadas (petición de borrado o función inactivo). Para guardar la trazabilidad de los procesos
en caso de eliminación se debe registrar una nota en la que se suministre información de las
razones del cambio.

Para la creación de una ubicación Técnica utilizamos la transacción IL01. El diagrama del Flujo del
Proceso se puede ver en la Figura 65.

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Figura 65. Flujograma Creación Ubicación Técnica

Para la creación de una Ubicación Técnica ingresamos a la transacción IL01 y diligenciamos los
campos señalados en la Figura 66. En el campo Ind. Estructura escribimos PROMI (Indicador de
estructura para Promigas), en el campo Tipo Ubicación técnica seleccionamos M que corresponde
a operación y mantenimiento. Finalmente damos Enter

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Figura 66. Creación Ubicación Técnica (1/2)

La interface de la Figura 67 corresponde a la información que se debe diligenciar para la nueva


Ubicación.

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Figura 67. Creación Ubicación Técnica (2/2)

En el campo denominación se escribe el nombre de la Ubicación, en el campo emplazamiento se


debe seleccionar PROPIOS que corresponde a los equipos de Transmetano, en organización se
escoge el centro de coste al que serán cargados los costos de mantenimiento.

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6.3. Creación Avisos de mantenimiento (IW21)

Los avisos de mantenimiento permiten documentar las medidas de mantenimiento; se utilizan en


la gestión de mantenimiento en caso de que se produzca una avería o una situación de excepción
al mantenimiento planeado y se clasifican de dos formas:

 T1 (No conformes)
 T2 (No conformidades)

Para la creación de un aviso de mantenimiento se requiere que el responsable diligencie los


siguientes campos, para guardar el registro de los avisos que se generan por grupo planificador:

Para la creación de un aviso de mantenimiento ingresamos a la transacción IW21,

Figura 68. Flujograma Creación Avisos de mantenimiento

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Figura 69. Creación de avisos (1/10)

De acuerdo a la Figura 69 debemos ingresar la clase de aviso. Existen dos codificaciones posibles:

T1: No conformes
T2: No conformidades

Una vez ingresamos la clase de aviso damos Enter.

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Nombre del aviso

Figura 70. Creación de avisos (2/10)

En la siguiente interface (Figura 70) debemos ingresar el nombre del aviso, en este espacio
definimos de la falla que se presentó y al final colocamos la abreviación de la ubicación técnica

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Figura 71. Creación de avisos (3/10)

Luego agregamos la ubicación técnica con ayuda del Matchcode, agregando una palabra clave
entre asteriscos como se puede observar en la Figura 71.

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Figura 72. Creación de avisos (4/10)

En el campo codificación escribimos o seleccionamos con Matchcode NOCONFOR y en el campo


contiguo seleccionamos:

 Si el aviso es no conformidad seleccionamos 0010 Sí


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 Si el aviso es no conforme seleccionamos 0020 No

Figura 73. Creación de avisos (5/10)

En el espacio descripción señalado, se debe explicar que actividades se realizaran con el fin de dar
solución al problema, esta descripción debe iniciar con la frase “SE REQUIERE…” con mayúscula
sostenida y es tomada de la plantilla de creación de correctivas

Centro: TM00

Centro: TM00

Figura 74. Creación de avisos (6/10)

Los campos Grupo Planificador, Puesto de trabajo responsable se diligencian de acuerdo a la


plantilla de creación de correctivas; en los campos que se señalan en la Figura 74, se puede
seleccionar a través de Matchcode el centro TM00 que corresponde a Transmetano
Mantenimiento.

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Grupo Planificador: MEM, LIN, HSE, SGR, AUD, GHU, GSO.

Puesto de trabajo responsable: MEM-INST, LIN-INGE, HSE-ASIS, SGR-PROF, GHU-PROF, GSO-PROF.

El autor del aviso, corresponde al nombre del usuario creador del aviso.

Luego diligenciamos el campo que corresponde a equipo (en caso que se requiera la intervención
de un equipo)

Desglosar estructura

Figura 75. Creación de avisos (7/10)

Seleccionamos el ícono señalado y buscamos en el listado de equipos el que corresponda.

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Crear orden

Figura 76. Creación de avisos (8/10)

Una vez diligenciamos los campos señalados seleccionamos la pestaña Fechas y escribimos la
fecha fin deseado, de acuerdo a la plantilla de creación de correctivas.

Luego seleccionamos crear orden en el ícono señalado en la Figura 76.

Figura 77. Creación de avisos (9/10)

Luego aparecerá este cuadro emergente y seleccionamos el ícono señalado en la Figura 77. En
caso de que aparezca un segundo cuadro emergente cerramos y aparecerá la siguiente interface.

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Figura 78. Creación de avisos (10/10)

Seleccionamos la clase de actividad PM a través de Matchcode o escribimos 120 (correctivos


varios) y guardamos en el ícono guardar señalado en la Figura 78.

Observaciones:

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 Luego de crear un aviso de mantenimiento es necesario imprimir la orden (Ver 3)


 Una vez impreso el aviso de mantenimiento se debe enviar al grupo planificador que
solicitó su creación y se debe anexar en la “carpeta público” de acuerdo a la fecha fin
programada y al grupo.
 La nueva orden debe registrarse en la programación vigente en la pestaña correctivas
siguiendo la disposición indicada (leer en el manual visualización de órdenes en masa)

6.4. Crear planes de mantenimiento

Los planes de mantenimiento almacenan la información necesaria para emitir órdenes de


mantenimiento preventivo.

Figura 79. Flujograma Creación Planes de Mantenimiento

Existen dos alternativas en la creación de planes, dependiendo del número de operaciones que se
requieran. Las operaciones se definen como las actividades que hacen parte de la ejecución del
plan. En SAP también es posible crear dos tipos de planes diferentes: Plan de mantenimiento
múltiple (si se desea combinar ciclos de mantenimiento de dimensiones diferentes (por ejemplo,
tiempo y distancia), o Planes de mantenimiento para el aprovisionamiento de servicios en
Compras (si se desean utilizar planes de mantenimiento para procesar servicios periódicos), no se
entrara en detalle de este tipo de planes dado que no se manejan dentro del Plan de
Mantenimiento de TRANSMETANO.

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A continuación se desglosan dos de los tipos de planes en función de las frecuencias:

Planes individuales: son aquellos que están basados en ciclos de mantenimiento para ejecutar las
acciones de mantenimiento sobre objetos técnicos a través de una orden. A este tipo de plan le
puede ser asignada sólo una frecuencia.

Planes estratégicos: son aquellos planes que están basados en estrategias de mantenimiento para
ejecutar las acciones de mantenimiento sobre varios objetos técnicos a través de varias órdenes. A
este tipo de plan le pueden ser asignadas dos o más frecuencias. La periodicidad de cada una de
las operaciones se debe fijar de acuerdo a una estrategia.

Una estrategia de mantenimiento define las normas para la secuencia del trabajo de
mantenimiento planificado. Las estrategias de mantenimiento contienen información de
programación general y por lo tanto, se pueden asignar a tantos planes de mantenimiento y tantas
hojas de ruta para mantenimiento (hoja de ruta PM) como sea necesario, se puede planificar el
mantenimiento, regular en función de los valores de contador actualizados para puntos de medida
en equipos y en ubicaciones técnicas.

A todos los planes de mantenimiento se les debe asignar una hoja de ruta. Una hoja de ruta es un
plan que establece a grandes rasgos la secuencia de pasos para alcanzar un objetivo. Se
especifican tiempo y recursos necesarios.

6.5. Crear plan de mantenimiento simple o individual (IP41)

Antes de crear un plan de mantenimiento debo conocer el consecutivo en SAP, para esto
utilizamos la transacción IP16 Visualizar planes de mantenimiento en masa.

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Figura 80. Creación plan de mantenimiento simple (1/19)

En el campo plan mantenimiento preventivo escribimos *TRM-* entre asteriscos y ejecutamos con
F8 o seleccionamos el ícono señalado en azul en la Figura 80. Buscamos el último plan de la lista y
de acuerdo a ese número creamos el nuevo plan. Por ejemplo el último plan es TRM-1455 el
siguiente correspondería a TRM-1456.

En un modo nuevo ingresamos a la transacción IP41 Crear plan simple o individual

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Figura 81. Creación plan de mantenimiento simple (2/19)

Diligenciamos el consecutivo y seleccionamos la opción Orden de mantenimiento preventivo como


se muestra en la Figura 81, damos enter.

La siguiente interface que se muestra en la Figura 82 debe ser diligenciada, y los campos
corresponden a:

Ciclo/unidad: frecuencia del plan

Texto ciclo: descripción de la frecuencia

Ubicación Técnica: a que ubicación se asignará el plan de mantenimiento

Equipo: a que equipo (código en SAP) se asignará el plan de mantenimiento, sólo se puede agregar
un equipo, si se requiere ingresar más de un equipo no se ingresa nada en este espacio.

Centro planificador: corresponde a Transmetano Mantenimiento (TM00)

Clase de orden: corresponde a OT12 Orden de mantenimiento preventivo

Puesto de trabajo responsable: corresponderá al puesto de trabajo responsable de al ejecutar la


orden de mantenimiento.

 AUD-PROF  LIN-INGE
 GHU-PROF  MEM-INST
 GSO-PROF  SGR-PROF
 HSE-ASIS
El grupo planificador: corresponderá al grupo responsable de al ejecutar la orden de
mantenimiento.

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 AUD  LIN
 GHU  MEM
 GSO  SGR
 HSE
Clase actividad PM: seleccionamos 050 Mtto. Preventivo Gral.

Figura 82. Creación plan de mantenimiento simple (3/19)

Se debe diligenciar la información como se muestra en la Figura 82, de acuerdo a la información


de la GSM, o de acuerdo a lo solicitado por los grupos planificadores.

Una vez diligenciada la pestaña ciclos plan de mantenimiento se debe diligenciar la pestaña
parámetros programación plan de mantenimiento como se muestra en la Figura 83.

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Figura 83. Creación plan de mantenimiento simple (4/19)

Los campos de determinación fecha se deben diligenciar siempre de la misma forma, es decir:

 Fact. Dec. Conclusión retr.: 100%


 Tolerancia (+): 0%
 Fact. Dec. Concl. Anticipada: 100%
 Tolerancia (-): 0%
 Factor de dilatación: 1,00

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Los campos de control de orden de entrega

Horizonte de apertura: corresponde al porcentaje de tiempo (en meses) adicional que requiere
una orden para ser ejecutada. Este porcentaje se calcula con la ayuda de la Plantilla para Horizonte
Apertura.

Intervalo de toma: corresponde al horizonte de tiempo sobre el que serán programados los
planes. En este campo escribimos 5 JHR (5 años).

Sujeto a conclusión: todos los planes de frecuencia mayor a 2 meses deben ir sujetos a conclusión,
esto implica que si una orden se genera la próxima orden será generada luego del cierre de la
primera contando los meses de la frecuencia luego del cierre de la primera. Por ejemplo: Un plan
con una frecuencia de 3 meses sujeto a conclusión genera una orden en febrero, la orden fue
ejecutada y cerrada en marzo, la próxima orden saldrá en junio y no en mayo como se esperaría.

Inicio de ciclo: el inicio de ciclo se calcula restando la fecha en la que se requiere la emisión de la
primera orden menos la frecuencia del plan.
Por ejemplo: el plan con frecuencia de 3 meses debe generar la primera orden en Junio de 2015,
entonces el inicio de ciclo será el 15.03.15, en SAP el día no es relevante sin embargo se escoge el
15 para evitar inconvenientes en la generación de la programación.

En los campos de indicador de programación seleccionamos tiempo según día fijado.

Una vez diligenciamos los campos indicados continuamos a la siguiente pestaña Datos adicionales
plan de mantenimiento.

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Figura 84. Creación plan de mantenimiento simple (5/19)

En la selección de la Figura 85, puedo agregar equipos en caso de que el plan de mantenimiento
incluya más de un equipo para mantenimiento. En caso de que no se conozca el código en SAP se
pueden utilizar las transacciones de visualización en masa Ver 4.2,4.3.

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Figura 85. Creación plan de mantenimiento simple (6/19)

Finalmente debemos crear una hoja de Ruta, en la parte inferior en la pestaña posición,
seleccionar el ícono que se señala en azul en la Figura 86. En la hoja de ruta podemos realizar la
asignación de los materiales a cada operación.

La hoja de ruta: es una instrucción detallada que contiene la información sobre las operaciones a
ejecutar, los servicios asociados a las operaciones, el texto que será impreso en la orden de
mantenimiento, los materiales, entre otras. Una hoja de ruta puede ser asignada a varios planes
de mantenimiento.

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Figura 86. Creación plan de mantenimiento simple (7/19)

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Figura 87. Creación plan de mantenimiento simple (8/19)

Seleccionamos la opción Instr. y damos al botón verde para aceptar.

Figura 88. Creación plan de mantenimiento simple (9/19)

Escribimos TRANSMET y damos Enter.

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Figura 89. Creación plan de mantenimiento simple (10/19)

Buscamos si la hoja de ruta para el plan se encuentra dentro del listado, si no se encuentra
debemos crear una nueva, para esto es importante que identifiques el consecutivo, al momento
los consecutivos utilizados han sido las siguientes combinaciones:

 Número - Número
 Letra - Número
 Letra – Letra

La combinación que se maneja en el momento es Letra-Letra. Seleccionamos en el ícono señalado


en la Figura 89, y diligenciamos como se muestra en la Figura 90.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 92 - 143


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Figura 90. Creación plan de mantenimiento simple (11/19)

Luego de diligenciar utilización (4), Grupo planificador (AUD, GHU, GSO, HSE, LIN, MEM, SGR),
Status Hoja de ruta (4), Damos Enter.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 93 - 143


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Figura 91. Creación plan de mantenimiento simple (12/19)

Luego diligenciamos las operaciones en cada una de las posiciones, podemos seleccionar la fila y
adicionar información a la orden. Una vez ingresamos las operaciones damos Enter.

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Figura 92. Creación plan de mantenimiento simple (13/19)

En esta interfase también debemos dar Enter.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 95 - 143


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Figura 93. Creación plan de mantenimiento simple (14/19)

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 96 - 143


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Para ingresar materiales clickeamos sobre el botón Compte. Señalado en azul en la Figura 93.
Ingresaremos a la interface de la Figura 93 , aquí diligenciamos los campos de material y cantidad
como se muestra a continuación, y de acuerdo a la GSM.

Figura 94. Creación plan de mantenimiento simple (15/19)

Si seleccionamos la opción en rojo de la Figura 93 podemos ingresar la información de formatos,


abscisas, y otros documentos que deben ser mencionados en la orden para que el grupo
planificador las anexe como soporte.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 97 - 143


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Figura 95. Creación plan de mantenimiento simple (16/19)

Cuando terminamos de diligenciar la información seleccionamos el ícono señalado en rojo en la


Figura 95.

Figura 96. Creación plan de mantenimiento simple (17/19)

Para asignar un servicio a la orden seleccionamos Externo como se muestra en la Figura 96 y


diligenciamos la siguiente información.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 98 - 143


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Figura 97. Creación plan de mantenimiento simple (18/19)

Si no conocemos algún dato podemos utilizar de guía planes que tengan servicios y que se
relacionen con lo que necesitamos.

Una vez hemos diligenciado la información damos Enter

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 99 - 143


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Figura 98. Creación plan de mantenimiento simple (19/19)

En esta interface debemos diligenciar el código del servicio la cantidad y el precio. Después del
ingreso de los datos damos Enter y seleccionamos el ícono señalado en verde.

Guardamos la hoja de ruta y guardamos el plan.

6.6. Crear plan de mantenimiento estratégico (IP42)

Antes de crear un plan de mantenimiento debo conocer el consecutivo en SAP, para esto
utilizamos la transacción IP16 Visualizar planes de mantenimiento en masa.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 100 - 143


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Figura 99. Creación plan de mantenimiento estratégico (1/22)

En el campo plan mantenimiento preventivo escribimos *TRM-* entre asteriscos y ejecutamos con
F8 o seleccionamos el ícono señalado en azul en la Figura 99. Buscamos el último plan de la lista y
de acuerdo a ese número creamos el nuevo plan. Por ejemplo el último plan es TRM-1455 el
siguiente correspondería a TRM-1456.

En un modo nuevo ingresamos a la transacción IP42 Crear plan estratégico.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 101 - 143


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Figura 100. Creación plan de mantenimiento estratégico (2/22)

Diligenciamos el consecutivo, seleccionamos la opción Orden de mantenimiento preventivo y en


estrategia seleccionamos Matchcode buscamos la estrategia que se ajuste como se muestra en la
Figura 100, damos Enter.

Figura 101. Creación plan de mantenimiento estratégico (3/22)

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 102 - 143


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La estrategia de mantenimiento se escoge de acuerdo a las frecuencias entre las que varía el plan.

Por ejemplo: un plan de tres operaciones diferentes que se realizan con las siguientes frecuencias.

Operación Frecuencia
1 1 mes
2 1 año
3 2 años

En caso de que las frecuencias que se requieran en la creación de un nuevo plan no se encuentren
creadas como estrategia, deben ser creadas (ver 6.6)

Seleccionamos la estrategia que contenga estas 3 frecuencias, en este caso la que se señala en la
Figura 101.

Figura 102. Creación plan de mantenimiento estratégico (4/22)

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 103 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

Ubicación Técnica: a que ubicación se asignará el plan de mantenimiento

Equipo: a que equipo (código en SAP) se asignará el plan de mantenimiento, sólo se puede agregar
un equipo, si se requiere ingresar más de un equipo no se ingresa nada en este espacio.

Centro planificador: corresponde a Transmetano Mantenimiento (TM00)

Clase de orden: corresponde a OT12 Orden de mantenimiento preventivo

Puesto de trabajo responsable: corresponderá al puesto de trabajo responsable de al ejecutar la


orden de mantenimiento.

 AUD-PROF  LIN-INGE
 GHU-PROF  MEM-INST
 GSO-PROF  SGR-PROF
 HSE-ASIS

El grupo planificador: corresponderá al grupo responsable de al ejecutar la orden de


mantenimiento.

 AUD
 GHU
 GSO
 HSE
 LIN
 MEM
 SGR

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 104 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

Clase actividad PM: seleccionamos 050 Mtto. Preventivo Gral.

Se debe diligenciar la información como se muestra en la Figura 102, de acuerdo a la información


de la GSM, o de acuerdo a lo solicitado por los grupos planificadores.

Una vez diligenciada la pestaña ciclos plan de mantenimiento se debe diligenciar la pestaña
parámetros programación plan de mantenimiento como se muestra en la Figura 103.

Figura 103. Creación plan de mantenimiento estratégico (5/22)

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 105 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

Los campos de determinación fecha se deben diligenciar siempre de la misma forma, es decir:

 Fact. Dec. Conclusión retr.: 100%


 Tolerancia (+): 0%
 Fact. Dec. Concl. Anticipada: 100%
 Tolerancia (-): 0%
 Factor de dilatación: 1,00

Los campos de control de orden de entrega

Horizonte de apertura: corresponde al porcentaje de tiempo (en meses) adicional que requiere
una orden para ser ejecutada. Este porcentaje se calcula con la ayuda de la Plantilla para Horizonte
Apertura.

Intervalo de toma: corresponde al horizonte de tiempo sobre el que serán programados los
planes. En este campo escribimos 5 JHR (5 años).

Sujeto a conclusión: todos los planes de frecuencia mayor a 2 meses deben ir sujetos a conclusión,
esto implica que si una orden se genera la próxima orden será generada luego del cierre de la
primera contando los meses de la frecuencia luego del cierre de la primera. Por ejemplo: Un plan
con una frecuencia de 3 meses sujeto a conclusión genera una orden en febrero, la orden fue
ejecutada y cerrada en marzo, la próxima orden saldrá en junio y no en mayo como se esperaría.

Inicio de ciclo: el inicio de ciclo se calcula restando la fecha en la que se requiere la emisión de la
primera orden menos la menor frecuencia del plan.
Por ejemplo: el plan con frecuencias de 3 meses, 6 meses y 12 meses debe generar la primera
orden en Junio de 2015, entonces el inicio de ciclo será el 15.03.15, en SAP el día no es relevante
sin embargo se escoge el 15 para evitar inconvenientes en la generación de la programación.

En los campos de indicador de programación seleccionamos tiempo según día fijado.

Una vez diligenciamos los campos indicados continuamos a la siguiente pestaña Datos adicionales
plan de mantenimiento.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 106 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

Figura 104. Creación plan de mantenimiento estratégico (6/22)

En la selección de la Figura 104, puedo agregar equipos en caso de que el plan de mantenimiento
incluya más de un equipo para mantenimiento. En caso de que no se conozca el código en SAP se
pueden utilizar las transacciones de visualización en masa. Ver 4.2, 4.3.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 107 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

Figura 105. Creación plan de mantenimiento estratégico (7/22)

Finalmente debemos crear una hoja de Ruta, en la parte inferior en la pestaña posición,
seleccionar el ícono que se señala en azul en la Figura 106.

La hoja de ruta: es una instrucción detallada que contiene la información sobre las operaciones a
ejecutar, los servicios asociados a las operaciones, el texto que será impreso en la orden de
mantenimiento, entre otras. Una hoja de ruta puede ser asignada a uno o más planes de
mantenimiento.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 108 - 143


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Figura 106. Creación plan de mantenimiento estratégico (8/22)

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 109 - 143


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Figura 107. Creación plan de mantenimiento estratégico (9/22)

Seleccionamos la opción Instr. y damos al botón verde para aceptar.

Figura 108. Creación plan de mantenimiento estratégico (10/22)

Escribimos TRANSMET y damos Enter.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 110 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

Figura 109. Creación plan de mantenimiento estratégico (11/22)

Buscamos si la hoja de ruta para el plan se encuentra dentro del listado, si no se encuentra
debemos crear una nueva, para esto es importante que identifiques el consecutivo, al momento
los consecutivos utilizados han sido las siguientes combinaciones:

 Número - Número
 Letra - Número
 Letra – Letra

La combinación que se maneja en el momento es Letra-Letra. Seleccionamos en el ícono señalado


en la Figura 109, y diligenciamos como se muestra en la Figura 110.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 111 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

Figura 110. Creación plan de mantenimiento estratégico (12/22)

Luego de diligenciar utilización (4), Grupo planificador (AUD, GHU, GSO, HSE, LIN, MEM, SGR),
Status Hoja de ruta (4), Damos Enter.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 112 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

Figura 111. Creación plan de mantenimiento estratégico (13/22)

Luego diligenciamos las operaciones en cada una de las posiciones, podemos seleccionar la fila y
adicionar información a la orden. Una vez ingresamos las operaciones damos Enter.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 113 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

Figura 112. Creación plan de mantenimiento estratégico (14/22)

En esta interface también debemos dar Enter, por cada una de las operaciones.

Para asignar la frecuencia que corresponde a cada una de las actividades seleccionamos la opción
señalada en la Figura 113.

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 114 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

Figura 113. Creación plan de mantenimiento estratégico (15/22)

Guía SAP PM Transmetano ESP SA 115 - 143


GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA

Seleccionamos de acuerdo a la frecuencia de cada operación, en este caso la operación 1 tiene


frecuencia mensual, la operación 2 tiene frecuencia anual y la operación 3 tiene una frecuencia de
2 años.

Figura 114. Creación plan de mantenimiento estratégico (16/22)

Guardamos el paquete de mantenimiento.

Para ingresar materiales clickeamos sobre el botón Compte. Señalado en azul en la Figura 113.
Ingresaremos a la interface de la Figura 113 , aquí diligenciamos los campos de material y cantidad
como se muestra a continuación, y de acuerdo a la GSM.

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Figura 115. Creación plan de mantenimiento estratégico (17/22)

Si seleccionamos la opción en rojo de la Figura 116 podemos ingresar la información de formatos,


abscisas, y otros documentos que deben ser mencionados en la orden para que el grupo
planificador las anexe como soporte.

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Figura 116. Creación plan de mantenimiento estratégico (18/22)

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Figura 117. Creación plan de mantenimiento estratégico (19/22)

Cuando terminamos de diligenciar la información seleccionamos el ícono señalado en rojo en la


Figura 117.

Figura 118. Creación plan de mantenimiento estratégico (20/22)

Para asignar un servicio a la orden seleccionamos Externo como se muestra en la Figura 118 y
diligenciamos la siguiente información.

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Figura 119. Creación plan de mantenimiento estratégico (21/22)

Si no conocemos algún dato podemos utilizar de guía planes que tengan servicios y que se
relacionen con lo que necesitamos.

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Una vez hemos diligenciado la información damos Enter

Figura 120. Creación plan de mantenimiento estratégico (22/22)

En esta interface debemos diligenciar el código del servicio la cantidad y el precio. Después del
ingreso de los datos damos Enter y seleccionamos el ícono señalado en verde.

Guardamos la hoja de ruta y guardamos el plan.

6.7. Creación estrategia

En caso de que las frecuencias requeridas en un nuevo plan no se encuentren creadas como
estrategia, se deben ingresar de la siguiente forma.

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Ingresamos a la transacción de modificación de estrategias y clickeamos sobre el ícono señalado


en azul en la Figura 121.

Figura 121. Creación estrategia (1/3)

Una vez ingresamos debemos diligenciar los campos que se muestran en la Figura 122. El nombre
de la estrategia debe comenzar en E y los numeros seguidos corresponderán a las frecuencias de
la estrategia en meses. Por ejemplo una estrategia de 1 mes, 1 año y 3 años se puede nombrar de
la forma: E11236.

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Figura 122. Creación estrategia (2/3)

La información de programación se debe diligenciar de forma análoga a la de los planes de


mantenimiento

 Horizonte de apertura: 100%


 Factor de decalaje en conclusión retrasada: 100%
 Tolerancia en conclusión atrasada (%): 0%
 Factor de decalaje en conclusión anticipada: 100%
 Tolerancia en conclusión anticipada (%): 0%

Luego seleccionamos paquetes e ingresamos a la siguiente interfase

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Figura 123. Creación estrategia (3/3)

En esta interface diligenciamos los campos señalados en la Figura 123.

 T: corresponde a la frecuencia en meses


 J: corresponde al orden de posición que se asignó a la estrategia
 T: corresponde al orden J precedido de la letra J

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7. Programar un plan de mantenimiento (IP10)

La programación de un plan de mantenimiento depende de si se clasifica como simple o como


estratégico, pero utilizamos la misma transacción para los dos procedimientos.

7.1. Programación Plan de mantenimiento Simple

La programación de un plan de mantenimiento se realiza a través de la transacción IP10, que


permite iniciar el plan de acuerdo a las fechas requeridas por los grupos planificadores.

Figura 124. Programación Plan de Mantenimiento (1/6)

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Para programar un plan de mantenimiento simple necesitamos conocer la fecha de inicio del ciclo,
que corresponde a la resta entre la fecha que requiero que la orden sea emitida menos la
frecuencia del plan, es decir, si requiero que la primer orden del plan se libere en mayo de 2015 y
la frecuencia del plan es mensual, la fecha de inicio de ciclo sería Abril de 2015. Una vez se da
inicio al ciclo SAP programará de forma automática la emisión de las órdenes, como se muestra en
la Figura 19. Antes de guardar cambios es importante revisar que la programación de las órdenes
sea para la fecha requerida.

Dato adicional: La fecha prevista que aparece en la primera columna corresponde a la fecha que
se prevé la ejecución de la orden es decir, la fecha fin extremo, y la fecha de toma corresponde a
la fecha en que SAP la libera (si el plan tiene horizonte de apertura la fecha de toma será previa a
la fecha prevista).

Figura 125. Programación Plan de Mantenimiento (2/6)

1.1. Programación Plan de mantenimiento Estratégico

La programación de un plan de mantenimiento estratégico se realiza a través de la transacción


IP10, que permite iniciar el plan de acuerdo a las fechas requeridas por los grupos planificadores.

Los planes estratégicos se diferencian de los planes simples por la frecuencia, un plan estratégico
permite asignar varias operaciones con diferentes frecuencias. Los planes simples sólo permiten
una frecuencia (Ver 6.4.)

En la Figura 126, se puede visualizar la forma en la que las órdenes son emitidas de acuerdo a la
programación, en la tabla los espacios marcados con 1 corresponden a la emisión de cada
operación.

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Figura 126. Programación Plan de Mantenimiento (3/6)

Fecha prevista: Junio 2015 Fecha toma OP3: Agosto 2015


Fecha toma OP1: Junio 2015 Inicio de ciclo: Abril 2015
Fecha toma OP2: Junio 2015

Para programar un plan de mantenimiento estratégico debemos definir el ciclo de inicio que
corresponde a la fecha en la que requerimos la emisión de una orden menos la menor frecuencia
y debemos fijar un decalaje.

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Figura 127. Programación Plan de Mantenimiento (4/6)

Para esto seleccionamos Iniciar en el ciclo y seleccionar el paquete

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Figura 128. Programación Plan de Mantenimiento (5/6)

Figura 129. Programación Plan de Mantenimiento (6/6)

En la secuencia del paquete debemos fijar en qué fecha iniciará nuestro ciclo.

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Una vez fijamos el decalaje de inicio damos back y revisamos que la emisión de las órdenes
corresponda al orden solicitado en la GSM.

2. Cierre de órdenes en masa (SCAT)

El cierre de órdenes se realiza a través de la transacción SCAT, y se realiza un día después del día
de recibo de facturas (ver cronograma de cierres contables).

Antes de ingresar la información en SAP, se debe seguir el siguiente procedimiento:

Figura 130. Cierre de órdenes (1/8)

Seleccionamos los números de las órdenes preventivas que fueron entregadas en el mes, las
copiamos y pegamos en un archivo denominado ZPM_CIERRE_ORDENES_MANT, y mantenemos el
formato original del archivo las dos columnas de fechas corresponden a la fecha de ejecución (se
repite) debemos reemplazar Slash por punto y copiamos y pegamos formato de la tabla original
como se ve en la figura (Importante: Recordar conservar el formato del archivo original),
seguimos la ruta guardar como/ texto Unicode/ guardar /Sí cuando cerremos la plantilla no
guardamos cambios.

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Figura 131. Cierre de órdenes (2/8)

Seleccionamos los números de las órdenes correctivas que fueron entregadas en el mes, las
copiamos y pegamos en un archivo denominado ZPM_CIERRE_ORDENES_MANT_O1, y
mantenemos el formato original del archivo las dos columnas de fechas corresponden a la fecha
de ejecución (se repite) debemos reemplazar Slash por punto y copiamos y pegamos formato de la
tabla original como se ve en la figura (Importante: Recordar conservar el formato del archivo
original), seguimos la ruta guardar como/ texto Unicode/ guardar /Sí cuando cerremos la plantilla
no guardamos cambios.

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Una vez tenemos los dos archivos ingresamos a la transacción SCAT.

Figura 132. Cierre de órdenes (3/8)

Seleccionamos la primera opción señalada en rojo de la Figura 132, y ejecutamos con F8 o con el
ícono señalado en azul.

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Figura 133. Cierre de órdenes (4/8)

En la siguiente interface seleccionamos las opciones que se señalan en la Figura 133, luego
seleccionamos la opción señalada en verde buscamos la ubicación sobre la cual guardamos el
archivo ZPM_CIERRE_ORDENES_MANT.

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Figura 134. Cierre de órdenes (5/8)

Finalmente ejecutamos con F8 o seleccionamos el ícono . Para las órdenes correctivas


realizamos el mismo procedimiento.

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Figura 135. Cierre de órdenes (6/8)

Seleccionamos la segunda opción señalada en verde de la Figura 135, y ejecutamos con F8 o con el
ícono señalado en azul.

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Figura 136. Cierre de órdenes (7/8)

En la siguiente interface seleccionamos las opciones que se señalan en la Figura 136, luego
seleccionamos la opción señalada en verde buscamos la ubicación sobre la cual guardamos el
archivo ZPM_CIERRE_ORDENES_MANT.

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Figura 137. Cierre de órdenes (8/8)

Finalmente ejecutamos con F8 o seleccionamos el ícono .

Verificamos con la transacción IW39 Visualizar órdenes en masa, si las órdenes fueron cerradas.

3. Generación mes (IP30)

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Figura 138. Generación mes (1/5)

Se deben diligenciar los campos señalados en azul en la Figura 138 en campo clasificación
escribimos uno a uno los grupos planificadores se sugiere seguir el siguiente orden:

 TM ELECTROMECANICO
 TM CORROSION
 TM LINEA
 TM HSE
 TM SERV GENERALES
 TM AUDITORIA
 TM GEST HUMANA
 TM GEST SOCIAL

En el campo intervalo para objetos de llama se cuentan los días que faltan para terminar el mes
(sin contar el día que estoy programado) hasta el último día del mes que se va a programar.

Ejecutamos con F8, y repetimos el procedimiento para cada uno de los grupos.

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Una vez hemos realizado el proceso para todos los grupos verificamos que todos los planes
generaron órdenes con la transacción IP24 Resumen programación mantenimiento lista.

Figura 139. Generación mes (2/5)

Diligenciamos el campo señalado en azul en la Figura 139 y ejecutamos.

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Figura 140. Generación mes (3/5)

Obtendremos un listado como se muestra en la Figura 140, seleccionamos en la parte superior de


la columna y filtramos con el ícono señalado en azul.

Figura 141. Generación mes (4/5)

Escribimos la fecha del día que se programó hasta el último día de la programación y
seleccionamos el ícono señalado en azul en la Figura 141.

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Figura 142. Generación mes (5/5)

Revisamos que todos los planes de mantenimiento hayan generado una orden, si alguno de los
planes no generó orden debemos ingresar al plan y revisar la causa, es posible que el plan este
sujeto a conclusión, o que falte información en la hoja de ruta.

Realizamos este procedimiento para todos los grupos planificadores.

Luego de verificar que los planes generaron las órdenes correspondientes procedemos a exportar
la programación del mes con la transacción IW39 (Ver 4.1). Seleccionamos las órdenes abiertas y
en el periodo seleccionamos a partir del primer día del mes hasta el último día del mes
programado.

Cuando ya tenemos las órdenes preventivas generadas se debe verificar que todas las órdenes
abiertas en SAP se encuentren en las programaciones (Programación vigente o programada), para
esto utilizamos la función Buscarv de Excel.

Una vez consolidamos la programación se realiza el envío a los grupos planificadores y se incluye
en la unidad publico en la carpeta del mes correspondiente.

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4. Referencias

1. iiR España. Documentación - Gestión de Mantenimiento en entorno SAP (Plant Maintenance).


[En línea] 12 de 2008. [Citado el: 2015 de 5 de 3.] http://www.iirspain.com/.

2. PROMIGAS S.A. E.S.P. Proyecto Mejoras Evolutivas. Medellín : s.n., 2010. pág. 57.

3. Villalba, Julio César Turizzo. Descripción del cargo Gerente General. Medellín : s.n., 2013.

4. TRANSMETANO E.S.P. S.A. . Caracterización del proceso Planeación Corporativa . Medellín : s.n.,
2014.

5. Programa de salud Ocupacional. Higiene y Seguridad Industrial. PANORAMAS DE FACTORES DE


RIESGO LABORAL. Cali : s.n., 2010.

6. Transmetano E.S.P S.A. Caractirización del proceso Gestión HSE . Medellín : s.n., 2014.

7. Echeverri, María Paula. Descripción de cargo profesional Control Corporativo y Cumplimiento.


2014.

8. Transmetano E.S.P. S.A. Caracterización del proceso de Gestión de Cumplimiento y Control


corporativo. Medellín : s.n., 2013. pág. 3.

9. Villalba, Julio César Turizzo. Descripción de cargo Gerente Técnico. 2013. Medellin : s.n.

10. Transmetano E.S.P. S.A. Caracterización del proceso Gestión de Mantenimiento. Medellin :
s.n., 2013.

11. Echeverri, María Paula. Descripción del Cargo Profesional Administrativo Financiero.
Medellin : s.n., 2014.

12. Transmetano E.S.P. S.A. Caracterización del proceso Gestión Social. Medellín : s.n., 2014.

13. —. Caracterización del proceso de Gestión Humana. Medellín : s.n., 2013.

14. —. Caracterización del Proceso Servicios Generales . Medellín : s.n., 2013.

15. Promigas S.A E.S.P. Promigas. [En línea] [Citado el: 31 de 10 de 2014.]
http://www.promigas.com/.

16. Transmetano E.S.P. S.A. TRANSPORTADORA DE METANO ESP SA. [En línea] 25 de 07 de 2013.
[Citado el: 16 de 07 de 2014.] http://www.transmetano.com.co/.

17. PROMIGAS S.A E.S.P. Plan de Mantenimiento. [En línea] 21 de 03 de 2014. [Citado el: 17 de 07
de 2014.] http://www.promigas.com/.

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