B.

Soal Sistem Kearsipan

16. Bagian terkecil dari suatu nama atau judul disebut ....a. Abjad
b. Caption
c. Indeks
d. Label
e. Unit

17. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a. Penampungan
b. Penelitian
c. Penandatanganan
d. Pengindeksan
e. Pengkodean

18. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....
a. Pengkodean
b. Penampungan
c. Penelitian
d. Penyimpanan
e. Penyortiran

19. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....
a. Mengisi buku
b. Menentapkan indeks dan kodenya
c. Surat diteliti kemudian dikirim
d. Menetapkan jumlah indeks
e. Menandatangani

20. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....
a. Laci
b. Almari
c. Filling Cabinet
d. Ruangan
e. Tas

21. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah
....
a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
b. Menuju tempat penyimpanan
c. Mengambil arsip yang diminta
d. Mengisi buku kas kecil
e. Mengisi bon peminjam

22. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi
dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....
a. Sistem Klasifikasi
b. Sistem Subjek atau Pokok
c. Sistem Kronologid. Sistem Wilayah
e. Sistem Nama

23. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....

a. Vertikal
b. Horizontal
c. Berjenjang
d. Diagonal
e. Vertikal berjenjang

24. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....
a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
b. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
c. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
d. Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah
e. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip

25. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....

a. Buku tulis
b. Buku agenda
c. Buku klaper
d. Buku simpan
e. Kertas

26. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat
penyimpanan warkat adalah ....
a. Daftar klasifikasi
b. Indeks
c. Rak sortir
d. Subjek surat
e. Kartu indeks

27. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan
penyimpanan disebut ....
a. Mengkode
b. Menyortir
c. Mengindeks
d. Menyimpan
e. Memeriksa

28.Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks
disebut ....
a. Unit
b. Mengkode
c. Mengabjad
d. Caption
e. Mengindeks

29. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
a. Tanggal surat masuk
b. Tanggal surat keluar
c. Tanggal suraat ditandatangani
d. Tanggal surat dikode
e. Tanggal surat dikirim

30. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar
terlebih dahulu ....
a. Pemisahan
b. Masalah
c. Pengelompokan
d. Subjek

ESSAY
1) Jelaskan pengertian arsip dan keasipan
2) Uraikan Nilai guna arsip yang dikenal dengan istilah ALFRED, kepanjangan dan
penjelasannya.
3) Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan dokumen perjalanan bisnis?
4) Dokumen perjalanan bisnis dibedakan menjadi 2, sebutkan, jelaskan, serta berilah contohnya
!
5) Jelaskan bagaimana proses dalam menyiapkan dokumen perjalanan bisnis !

Jawaban
1. Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan
keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis.

2. Dokumen perjalanan bisnis dibedakan menjadi dua, yaitu

a. Dokumen internal, yaitu dokumen yang di terbitkan oleh perusahaan atau instansi yang
bersangkutan. Contohnya: surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas.
b. Dokumen eksternal, yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan
untuk perjalanan bisnis. Contohnya : paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda
bukti perijinan), sertifikat kesehatan, tiket pesawat terbang, voucher penginapan, surat izin
berdasarkan profesi, travel funds, dan expense account sheet.

3.Proses dalam menyiapkan dokumen perjalanan bisnis pimpinan diantaranya harus mengetahui
tujuan dari perjalanan bisnis, kemudian mengelompokkan dokumen internal dan dokumen
eksternal yang dibutuhkan. Jika pimpinan hanya melakukan perjalanan bisnis dalam negeri atau
bahkan dalam kota, sekretaris tidak perlu menyertakan dokumen eksternal seperti paspor, visa,
surat keterangan fiskal, yellow card, dan sebagainya namun menyiapakan dokumen internal.
Tetapi ketika tujuan perjalanan bisnis pimpinan adalah ke luar negeri, maka seorang sekretaris
harus menyiapkan dokumen internal dan eksternal yang dibutuhkan dan terutama dokumen
ekternalnya harus sesuai stnadar dari negara yang akan dituju.

4. Dokumen adalah surat berharga yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti
atau keterangan.

5. Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk
huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi
dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer dan lain-lain yang
disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

6. Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat
ditemukan dengan cepat dan mudah.

7. Nilai guna arsip yang dikenal dengan istilah ALFRED adalah sebagai berikut.
A= Administrasi Value (Nilai Administrasi)
L= Legal Value (Nilai Hukum)
F= Fiscal Value (Nilai Keuangan)
R= Research Value (Nilai Penelitian)
E= Education Value (Nilai Pendidikan)
D= Documentation Value ( Nilai Dokumentasi)