LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PRESENTADO POR:
LUIS ALFONSO LOPEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Villavicencio
2018
 INTRODUCCION
Según lo visto y lo leído en esta fase del curso podemos aducir que el Estado surge como respuesta
a necesidades de organización, se ve precisado a fijarse en la necesidad de buscar sus decisiones
en las normas que rigen la conducta humana. La autoridad no podrá hacer que reinen el orden y la
paz, si no comienza por concebir las relaciones de los hombres entre sí sobre las bases de justicia.
El reconocimiento del Estado moderno debe de traer unos elementos esenciales como son:

Población: Grupo de personas que habitan en un territorio determinado. El pueblo implica una
multitud masa o pluralidad de personas consideradas bajo un mismo territorio con interese
comunes, es decir, hace referencia de simple agrupación de seres humanos dentro de un territorio
donde un estado ejerce su poder político. Territorio: Constituido por el suelo, subsuelo, espacio
aéreo y las aguas, en que se lleva a cabo la actividad estatal y donde el Estado ejerce sus
potestades. Es el lugar geográfico en el que habita una población determinada; es el soporte físico
de la Nación y del Estado.

Gobierno: Es la estructura organizada asumida or cada país para el ejercicio del poder del Estado.
Gobernar implica la toma de decisiones apropiadas para llegar al objetivo planteado. El Gobierno
es esencialmente la acción por la cual la autoridad impone una línea de conducta, a individuos
humanos. Los gobernados son los habitantes del Estado, nacionales y extranjeros, que se
encuentran en el territorio estatal.

La actividad de la autoridad en su aspecto de Gobierno es dar órdenes. Su misión principal es

ordenar. Naturalmente que esas órdenes no deben ser arbitrarias, sino que han de dirigirse hacia
la consecución del bien público.Esto es, la fuente material del Derecho positivo debe ser siempre
el Derecho natural entendiendo a éste como el recto ordenamiento de la conducta de los
hombres, que deriva de su peculiar naturaleza individual y social. Vemos que el Derecho en esta
forma nace del aspecto de la actividad de la autoridad que hemos considerado como Gobierno
según como se ve en el video.

Esta función de elaboración del Derecho en su aspecto formal por medio de las órdenes que dicta
el Estado, se ve condicionada por la orientación hacia la consecución del bien público.
La nación puede caracterizarse como un grupo social relativamente extenso cuyos integrantes
poseen un sentido de pertenencia a rasgos culturales y a una conciencia histórica común. Los
integrantes de una nación tienen una conciencia más o menos explícita, según los casos, de formar
parte de una comunidad distinta a las demás. Esta conciencia nacional implica la identificación con
valores culturales comunes, así como vínculos efectivos de solidaridad entre los integrantes de
una nación. En Colombia la legislación sobre la documentación no es muy conocida, por esta razón
los funcionarios y personas atinentes a esta situación caigan en muchas equivocaciones al
momento de dar un concepto o dar trámite a un documento. Esto siendo cobijado por las leyes
colombianas a cobijo de la constitución colombiana, tratados internacionales y leyes acorde a la
necesidad del Estado. En cuanto a la legislación documental es preciso referenciar lo siguiente: el
objetivo esencial de los archivos consiste en disponer de una documentación organizada, de tal
forma que la historia institucional sea recuperable para el uso de la administración y del servicio al
ciudadano y se constituya en fuente de la historia. Los archivos son importantes para la
administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la
toma de decisiones basadas en antecedentes.
 LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Si bien la gestión de archivos es una herramienta administrativa bastante subestimada en la
mayoría de las empresas, debemos decir que la misma es tan importante como cualquier otra área
de la empresa, ya que gracias a los archivos que se poseen, correspondientes a la información
pasada de la empresa y sus movimientos económicos y financieros; el cuerpo ejecutivo
correspondiente, puede utilizar la gestión de archivos como un arma de defensa frente a todos
aquellos inconvenientes que se presentan y que aparentemente no tiene solución.

Como bien lo determina su denominación, la gestión de archivos se encarga del control y

almacenamiento de todos los archivos de información que se puedan poseer de la empresa desde
su nacimiento hasta la actualidad.

Una de las ventajas más importantes que nos otorga mantener una buena gestión de archivos, es
que como mencionábamos al principio, la misma sirve de guía para la toma de decisiones que
pueden llegar a determinar el rumbo que tomara la empresa de aquí en adelante.

En la gestión de archivos se documentan todos aquellos movimientos comerciales y económicos,

los inconvenientes que se le presentaron a los procesos correspondientes de todas las actividades
llevadas a cabo en la empresa, los problemas a los cuales la misma les tuvo que hacer frente, junto
con las ideas y estrategias de solución para poder disminuir al mínimo el impacto negativo de los
mismos sobre la gestión.

Es importantísimo entonces que toda empresa tome las medidas necesarias, para la conservación
y manejo de la información, para el uso de los mismos empleados de la empresa, ya que el contar
con la información, en lugar indicado, y en orden que debe clasificarse, facilita mucho más a los
empleados, sus labores, sin pérdida de tiempo en la búsqueda de la información, ya que sin este
sistema, la información puede estar almacenada en sitios no adecuados, ni mucho menos
clasificada, con la implementación del sistema de Gestión Documental se racionalizan los recursos,
conservando así el Medio Ambiente, el cual es de vital importancia para la humanidad y sobre
todo que debemos cuidar de él.

Es importante conservar la información, porque ésta es imprescindible, para la toma de

decisiones, para la formulación de cualquier proyecto, sobre todo cuando estos necesitan
consultar la información, de antecedentes históricos, ya que sabemos que sin esto, no se puede
formular ningún proyecto.

Atreves del tiempo el archivo documental toma forma y se posesiona en un entorno laboral, social
y comunitario, convirtiéndose en la base de datos de las empresas; Con la ayuda de los entes
pertinentes que cada día apoyan contribuyendo con la mejora de la de la organización
documental, sacando nuevas reformas y decretos que avalan el archivo en Colombia, ha facilitado
que esta se lleve a cabo en el entorno laboral y social.

Hablar de la organización y el manejo del archivo es muy complejo ya que aporta un avance muy
importante en las empresas en cuanto a su organización y manejo del archivo; este implementado
con el fin de mejorar el uso ya que si no se implementa en las empresas la documentación se
deteriora mucho y puede sufrir daños y no servirá de soporte el día que esta se requiera.
Por el incremento que se genera en los últimos años en las empresas se debe guardar constancia y
se ve la necesidad de implementar la normalización de la gestión de la documentación, así una
mejor calidad en el uso de la organización y el acceso de los documentos en la empresa ya que la
documentación que allí se archiva es su patrimonio documental y de su memoria institucional e
histórica.

Para comprender el entorno legal dentro del cual se envuelve la documentación y la información,
que son de estudio dentro de este curso, se es necesario entender que es estado, como se decide,
su clasificación, el concepto de legalidad, que es la documentación y su diferencia con la
información.

Dentro de este proceso podemos divisar que el estado se estructura dentro de tres ramas. El
estado se divide en territorio población y soberanía, estos conceptos son básicos para entender
sobre la legislación documental ya que dentro de la documentación legal se estructuran o
identifican estas figuras dentro de lo plasmado en la documentación.
Ya que hablaremos de legalidad, dentro de este se integra el concepto de derecho y ley, por los
cuales nos regimos todos y debemos vigilar que no exista una contravención dentro de la función
legal y manejo propio de la documentación con el derecho y la ley, es decir que estén dentro del
marco legal tanto la información como la documentación.

El Derecho propiamente dicho significa un conjunto de leyes y normas que establecen un

funcionamiento propio con fundamentos en la libertad y equidad con el fin de promover un
estado garantista y solidario. Este derecho se divide en dos; primero es el derecho natural el cual
habla de la prevalencia del bien común y la participación de la población en la ley divina esta se
caracteriza por su funcionalidad inclinada al lado moral y religioso. Y el segundo es el derecho
positivo el cual se regula por las disposiciones escritas y vigentes de un estado y que son de
carácter obligatorio y participativo para los habitantes del territorio nacional.

Históricamente se ha advertido sobre la absoluta libertad de la población para hacer o no hacer

según sea su intención, la ley de alguna u otra forma se muestra para poder restringir esa libertad
con el fin de garantizar la protección de los demás habitantes del estado.

Teniendo en cuenta los conceptos anteriormente aportados dentro de este ensayo ya podemos
definir que es la legislación. La legislación es un conjunto de leyes que han sido aprobadas
previamente por el órgano legislativo estas son creadas para el bien de la comunidad y el que las
transgreda deberá responder con la correspondiente sanción que conlleve el acto que realice y
que este dentro del marco de la contravención legislativa.

La legalidad e la información y de los documentos son el tema de objeto actual, pero hay que
tener encuentra que información y documento no es lo mismo por lo cual se es necesario
diferenciarlos. La información es un conjunto de datos que dan significado a algo que pueda ser
entendible y legible lo hacen de carácter informativo o de deducción personal, esta es creada para
dar conocimiento de este tema a otras personas que accedan a lo plasmado en cualquier objeto
en el cual se le pueda escribir, grabar o plasmar.

La documentación por su parte es cualquier base o soporte que contenga información plasmada
en él; este debe ser en cualquier elemento material, tiene por característica que debe tener la
capacidad para que se le plasme de forma manual o tecnológica la información una serie de datos
que contienen un elemento intangible que puede ser interpretado de forma directa o indirecta
por cualquier persona.
 CONCLUSIONES

El archivo en las empresas o entidades públicas y privadas a veces ven el archivo como un
gasto y pérdida de plata en invertir. Sabiendo que más adelante pueden necesitar los
documentos para defenderse ante una demanda o en otros casos.

El archivo organizado, se puede consultar de manera fácil los documentos que solicitemos
en las empresas. Me deja un gran conocimiento acerca de este tema muy importante y
que me va ayudar y a facilitar ya teniendo las bases.