Logistics, S.A.

Informe de Auditoría Interna

Área de Ingresos

FECHA
Guatemala, 24 de noviembre de 2017

A QUIEN VA DIRIGIDO
Señores
Consejo de Administración

PARRAFO DE INTRODUCCION
De conformidad con nuestro programa anual de Auditoria Interna, hemos concluido con la
revisión de actividades del DEPARTAMENTO DE TESORERIA de la organización. La
revisión cubrió el periodo comprendido del 1 de junio al 31 de septiembre de 2017, y fue
realizada por el Lic. Juan Rodríguez y su grupo de colaboradores, durante el periodo del
21 de octubre al 14 de noviembre, la discusión de oportunidades de mejora con la
administración se llevó a cabo el día 28 de noviembre del año en curso.

PARRAFO DE ALCANCE
Nuestro trabajo de auditoria fue efectuado de conformidad con las Normas Internacionales
para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna (NIEPAI).
Nuestra revisión se limitó al área de INGRESOS y las actividades de cómputo que le son
relativas.
PARRAFO DE ANTECEDENTES
El área de ingresos de la compañía, incluye todas aquellas actividades que se requieren
llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, productos y servicios.
Estas actividades incluyen el uso por los clientes de los servicios que presta la compañía,
mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo.
En virtud de que el área de ingresos es el ciclo en que se lleva a cobo el control físico y del
derecho de propiedad sobre los recursos que se venden derivado al grado de importancia
de dicho ciclo se hace necesaria la verificación de los procedimientos que se llevan a cabo
en el área de tesorería.
Logistics, S.A.
ASPECTOS PRINCIPALES
La Tesorería debe generar él o los documentos probatorios de los ingresos que recibe.
En los Comprobantes de pago debe especificarse el concepto al que correspondan los
ingresos.
Todo pago realizado por cheque póliza (proveedores, unidades responsables y terceros)
será entregado al beneficiario únicamente mediante la presentación de su contra-recibo.
Los pagos en efectivo en Tesorería deben ser mediante la presentación del o de los
documentos en original, Ficha de Salida en Efectivo y Ficha de Gastos a Comprobar,
debidamente firmados, autorizados y sellados por la Dirección de Programación y Control
Presupuestal.
PRESENTACION DE ASPECTOS INDIVIDUALES
Oportunidad de Mejora No.1

Se determinó que existe la facilidad para que se cometa hurto del efectivo proveniente de
cobros a clientes; mediante la clonación, alteración, extravío o robo de recibos de caja y
alteración de los datos de facturación.

Recomendación

Emitir recibos de caja directamente del sistema y para el efecto el Departamento de

Sistemas, deberá: Crear un formulario para la emisión de recibos de caja, dentro del
dominio web utilizado actualmente para la toma de pedidos, desarrollando el enlacen con
el sistema contable; de forma tal que se registre automáticamente el efectivo en tránsito
(crear una cuenta contable 110103301 con el nombre de “Efectivo en Tránsito”) y se abone
la cuenta corriente del cliente.

Oportunidad de Mejora No.2

Se determinó que existe el riesgo de que personas no autorizadas, obtengan las claves de
acceso a las cuentas bancarias, que se extraigan cheques en blanco y falsifiquen firmas en
cheques, produciendo desfalco y robo de efectivo en bancos.

Recomendación

Segregar las funciones para que una persona sea la responsable del manejo de los accesos
a las cuentas bancarias, solicitar al banco la parametrización de las cuentas para limitar
accesos y crear una línea de autorización en el sistema contable.

Implementar un checkbook para el registro de cada uno de los cheques emitidos y anulados.
Logistics, S.A.
Solicitar al banco el servicio de firmas autorizadas y las combinaciones
de las mismas, además de modificar el manual de políticas y procedimientos para que
según que tipo de pagos puede firmar cada funcionario.

Oportunidad de Mejora No.3

Se determinó que existe la facilidad de utilizar los fondos de Caja Chica para cubrir gastos
personales, ingresando o alterando facturas de gasto.

Recomendación

Se debe emitir y difundir “Guía para el manejo de Caja Chica”, limitando la naturaleza y
montos a cubrir por este fondo; se sugiere limitar el uso de los fondos de Caja Chica para
gastos menores a Q. 500.00 y por concepto de garrafones de agua pura, servicios de
extracción de basura, combustibles, alimentos y servicios de taxi para personal que labore
horas extras, gastos de viaje producidos por visitas a cliente y por papelería y útiles de
limpieza para bodegas departamentales.

Oportunidad de Mejora No.4

Se estableció que la entidad no aplica lo regulado en la Norma Internacional de Información

Financiera No. 15, para el reconocimiento de sus ingresos.

Recomendación

Capacitar al encargado del registro de los ingresos de la entidad para que se aplique de la
Norma Internacional de Información Financiera No. 15, considerando el principio
fundamental que deben transferirse todas las ventajas y desventajas de los bines para que
el ingreso sea reconocido.

Oportunidad de Mejora No.5

Se detectó que las sucursales no siguen el procedimiento para la entrega de valores en
moneda nacional y en moneda extranjera, esto porque la documentación de respaldo se
encontró alterada.

Recomendación
Capacitar a los responsables de cada una de las sucursales, para que el procedimiento de
las entregas de valores sea de forma diaria y que la documentación enviada al banco no
sea alterada.
Logistics, S.A.
Oportunidad de Mejora No.6

Se verificó que la unidad de ingresos no prepara de forma diaria las conciliaciones bancarias
según lo estable el manual de procedimientos.

Recomendación
Emitir una llamada de atención escrita para el encargado del área de ingresos, para que se
aplique la política por no estar la información de las conciliaciones bancarias al día, y se
solicite que en un plazo no mayor de una semana se actualice la información.

Oportunidad de Mejora No. 7

Se detectó que existen operaciones sin compensar y que las cuentas bancarias no han sido
cerradas a final de cada mes.

Recomendación
Capacitar a los responsables de área de ingresos para que sepan la forma en que debe
operarse las transacciones y que en un plazo no mayor de dos semanas se compensen
todas las transacciones y para el mes de septiembre todas las cuentas tengan el saldo final
del estado de cuenta respectivo.

COMENTARIOS DEL AUDITADO

El personal involucrado en el área de INGRESOS está de acuerdo con los hallazgos y las
recomendaciones efectuadas. Asimismo, está de acuerdo que la fecha para presentar el
plan de acción para fortalecer las oportunidades de mejora dará inicio el 1 de enero del año
2018.

PARRAFO FINAL
El Departamento de Auditoria Interna, desea agradecer la cooperación recibida por el Jefe
del Departamento de TESORERIA/ ÁREA DE INGRESOS, así como a sus empleados y se
pone a las órdenes, para cualquier duda o consulta necesaria.

FIRMA

_________________________________
Lic. Mario Solorzano
Director Auditoría Interna
DISTRIBUCION:
Jefe del Departamento
Gerente General
Jefe de Auditoria
Logistics, S.A.
NOTA:
Los títulos en rojo son únicamente como guía para
identificar la estructura del informe de Auditoría
Interna más no deben incluirse como parte del
informe.