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MICROSOFT WORD

Material de formación 4
CREACIÓN DE DOCUMENTOS
MAESTROS Y TABLAS DE CONTENIDO
 CREACIÓN DE DOCUMENTOS MAESTROS Y
TABLAS DE CONTENIDO
MATERIAL DE FORMACIÓN 4

contenidos Pag.
INTRODUCCIÓN 2

MAPA CONCEPTUAL 3
Documento maestro 4
Tabla de ilustraciones y portada 5
Tabla de contenido, ilustraciones, números de página 8
Insertar tabla de ilustraciones 8
Abrir el documento maestro 9
Insertar tabla de contenido 10
Insertar número de página 10
Dar formato al número de página 11

Glosario 13
BIBLIOGRAFÍA 14
CREATIVE COMMONS 15
CRÉDITOS DEL PROGRAMA 16

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 1

 INTRODUCCIÓN
En ocasiones se deben trabajar archivos con una estructura definida, ya sea para
el envío de correspondencia a clientes, entre otras situaciones, para ello se hace
pertinente el uso de documentos maestros, ya que permite agilizar el trabajo y
optimizar esfuerzos.

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 2

 Creación de documentos maestros
y tablas de contenido maestro

Contiene

El La La

Documento Tabla de ilustraciones Tabla de contenido, ilustraciones,

maestro y portada números de página

Insertar tabla de ilustraciones.

Abrir el documento maestro.
Insertar tabla de contenido.
Insertar número de página.
Dar formato al número de página.
 Documento maestro
El documento maestro es un documento normal que puede
contener enlaces que conllevan a un conjunto de archivos
separados (subdocumentos), estos se pueden tratar
independientemente como documentos normales.
Pasos para crear el documento maestro:
1. Dar clic en Esquemas de la Barra de estado.
2. Dar clic al inicio del Nivel 2, en este caso al ítem Almohadillas
y seleccionar el listado que conforma este producto.
3. Dar clic en la herramienta Mostrar documento.
4. Se activan una serie de comandos.
5. Dar clic en la herramienta Crear.
Figura 1
3 los archivos.
2 individual.
1
5
4
Fuente: SENA
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Inmediatamente aparece en pantalla un marco delimitando los
enunciados. Lo que contiene este marco se guardará en un
subdocumento.
Para los grupos Anillos y Archivador, se debe efectuar la
misma operación. Para terminar con esta función, es necesario
guardar el documento maestro, este a la vez, guardará los
subdocumentos que se crearon.
Pasos:
• Dar clic en Archivo y luego en el botón Guardar.
• Observará la carpeta donde se guarda el documento
y posteriormente, verá creados cada uno de los
subdocumentos.
6. Para acceder a esta carpeta, debe dar clic en Inicio,
seleccionar Equipo y buscar la carpeta donde se guardaron
7. Estos archivos fueron creados automáticamente con el
nombre del nivel. Ahora, tiene un documento maestro con
3 subdocumentos que pueden ser modificados de manera
SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 4
 Figura 2 3. Ir a la ficha Insertar.
4. Dar clic en la herramienta Cuadro de texto.
5. En el panel, escoger la opción Dibujar cuadro de texto.
Figura 3

1
6
3
4

5
7 2

Fuente: SENA

Fuente: SENA Dibujar el cuadro arrastrando con clic sostenido el mouse a la

esquina opuesta. Una vez dibujado, dar clic dentro del cuadro
Tabla de ilustraciones y portada de texto y realizar los siguientes pasos:

Insertar ilustraciones en el documento 1. Dar clic en la ficha Insertar.

Una vez se tiene la estructura del esquema, se completa la 2. Seleccionar la herramienta Imagen.
información necesaria para crear el catálogo de productos de 3. Se visualiza el cuadro de diálogo Insertar imagen.
oficina. 4. Buscar la ubicación de las imágenes y dar clic en almohadilla
1 (en este caso).
1. Dar clic en el botón Cerrar vista Esquema. 5. Dar clic en Insertar.
2. Cada producto del catálogo contiene una imagen para
una mejor visualización del mismo. Ubicar el primer grupo
usando la barra de desplazamiento y dar clic sobre el
enunciado.

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 5

 Figura 4 Figura 5
1
3 2
2
5

4
1

4
3 6
5

Fuente: SENA
Es necesario dar formato al cuadro de texto, para esto seguir
los siguientes pasos:
1. Seleccionar el cuadro de texto (Dar clic sobre la línea del
cuadro).
2. Ir a la ficha Formato.
3. Dar clic en la herramienta Relleno.
4. Seleccionar la opción Sin relleno.
5. En la herramienta Contorno, dar clic sobre el color que se
desee. (En este caso turquesa, énfasis 1).
Así queda el formato del cuadro de texto:
Fuente: SENA
Insertar título de ilustraciones
Las tablas de ilustraciones muestran dentro del documento en
que página están ubicadas, para lograrlo siga las siguientes
instrucciones:
1. Seleccionar la imagen.
2. Dar clic en la ficha Referencias.
3. Dar clic en la herramienta Insertar título.
4. Se visualiza el cuadro de diálogo Título. (Es posible
complementar el título de la imagen).
5. Dar clic en Aceptar. El título de la ilustración aparece dentro
del cuadro de texto. Por esta razón, es indispensable
agrandarlo para poder ver el título.
6. Para hacer lo mencionado anteriormente, debe dar clic

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 6

 sobre el cuadro de texto y de la esquina inferior, dar clic portada.
sostenido hasta que el texto se vea dentro del cuadro. Para insertar una portada debe seguir los siguientes pasos:

Figura 6 1. Dar clic en la ficha Insertar.

2. Seleccionar la herramienta Portada.
2 3 3. Del panel, elegir una plantilla sugerida.
Figura 7
1

1
2
4
6 3
5

Fuente: SENA
Fuente: SENA
Una vez editado el cuadro, es necesario organizar la
presentación del documento: Figura 8

2 1
1. A cada enunciado se le puede dar el estilo que prefiera, en
este caso poner un borde en la parte inferior.
2. En la parte inferior de cada enunciado debe escribir la
descripción del producto mencionado.
3. Dar clic en el siguiente enunciado y pulsar la tecla Enter,
para separar los productos. 3

Insertar portada

Es posible insertar una hoja con un diseño predeterminado de

Fuente: SENA

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 7

 Tabla de contenido, ilustraciones, números de
Por los colores usados en este ejemplo, elegir la página
opción Moderno.

Usar las barras de desplazamiento, para ver las a) Insertar tabla de ilustraciones
distintas alternativas.
Ahora es necesario crear tablas de ilustraciones para cada
En pantalla se inserta una portada totalmente editable: subdocumento.
Para ello, abrir el subdocumento Almohadillas:
1. Insertar el título dando clic en el marco Título y digitar el
texto. 1. Dar clic en la primera línea de párrafo del documento y
2. Insertar el subtítulo y digitar el párrafo de descripción. digitar el título Tabla de ilustraciones.
3. Las fichas Contextuales Diseño y Presentación, se activan 2. Dar clic en la ficha Referencias.
por si se desea dar otro tipo de formato a los campos 3. Dar clic en la herramienta Insertar tabla de ilustraciones.
editables de Título y Subtítulo. 4. En el cuadro de diálogo, ver Tabla de ilustraciones y
4. Dar clic en la ficha Vista. verificar que la etiqueta de título sea la ilustración.
5. Seleccionar Una página. 5. Dar clic en Aceptar.
6. La portada se verá en su totalidad.
Figura 10
Figura 9 2
3
4
5 3

1 1

2
6
4
5

Fuente: SENA Fuente: SENA

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 8


Cambiar el estilo del título ilustraciones
1. Dar clic al inicio del Título, Tabla de ilustraciones.
2. Dar clic en la ficha Inicio.
3. Dar clic en el botón Más del grupo Estilos y dar clic sobre
el Estilo Título 2. Dar clic en el botón Guardar de la barra
de acceso rápido y cerrar el archivo.
b) Abrir el documento maestro
Una vez insertada la tabla de ilustraciones para cada
subdocumento, se debe abrir el documento maestro para
visualizar estos contenidos.
Luego de abrir el documento maestro, realice los siguientes
pasos:

Figura 11 1. Dar clic el botón Esquema.

2 2. Inicialmente el documento maestro referencia el lugar
donde están guardados los subdocumentos. Para
3 ver su contenido, ir a la ficha Esquema (que se activa
automáticamente).
1 3. Dar clic sobre la herramienta Mostrar documento.
4. Dar clic en el botón Expandir subdocumentos.
5. Dar clic en Cerrar vista de esquema.
En pantalla se puede visualizar como se agrega el contenido
de estos archivos al documento maestro. Usar las barras de
desplazamiento para ver el resto del documento.

Fuente: SENA Figura 12

2 3 4 5
Es necesario realizar estas acciones en cada
subdocumento del catálogo:

• Almohadillas
• Anillos
• Archivador
• Cintas 1
• Papel resma
Fuente: SENA

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 9


Nota: cuando se abre el documento maestro, el tema
aplicado modifica los estilos particulares realizados
a cada subdocumento. Por esta razón se observa
que cuando se modificaba independientemente
cada subdocumento, no coincidían los colores que
anteriormente se habrían asignado.
c) Insertar tabla de contenido
Esta opción genera una tabla de contenido a partir del esquema
y los niveles dados al contenido del catálogo.
Recordar que cada nivel constituye un estilo y de esta manera
se da la jerarquía a los enunciados en el documento:
1. Dar clic al inicio de la página siguiente a la portada.
2. Ir a la ficha Referencias.
3. Dar clic en la herramienta Tabla de contenido.
4. Seleccionar del panel la opción más conveniente de tabla
de contenido.
5. Enpantalla aparece la tabla de contenido con cada uno
de los niveles, señalando la página en la cual es posible
encontrar el producto. Ahora, la tabla de contenido debe
estar ubicada en una hoja independiente.
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Figura 13
3 2
1
4 5
Fuente: SENA
d) Insertar número de página
En el catálogo es necesario referenciar la tabla de contenido y
el número de página donde se encuentra cada producto. Para
ello, se debe insertar el número de página con la siguiente
función:
1. Dar clic en la ficha Insertar.
2. Dar clic en la herramienta Número de página.
3. Dar clic en la opción Márgenes de página. Este es el lugar
donde se ubicará el número.
4. Seleccionar entre las opciones predeterminadas. Para este
caso se insertará las márgenes de página con la opción
Círculo, derecha.
SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 10
 Figura 14 e) Dar formato al número de página
1
Para dar formato al número de página, debe seguir las
2 siguientes instrucciones:

3 1. Seleccionar el elemento y dar clic en la ficha Formato.

2. Dar clic en el botón Más del grupo Estilos del cuadro de
4 texto y seleccionar una de las opciones de estilo.
3. Ir a la ficha Diseño.
4. Dar clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página.
Figura 16
3
Fuente: SENA

5. Se activa la vista de edición de encabezado y pie de página. 4

6. En la margen derecha, aparece el número de página.
2
Fuente 15

1
5

Fuente: SENA

6 Nota: dar clic constantemente en el botón Guardar

de la Barra de acceso rápido. Así, en caso de una
eventualidad, los cambios realizados al documento
pueden conservarse.
Fuente: SENA

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 11

Para visualizar el documento ampliamente:

Dar clic en la ficha Vista y seleccionar la herramienta Dos

páginas.

Figura 17

Fuente: SENA

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 12

 Plantilla: Es un tipo especial de
documento inicial. Al abrir una plantilla,
se abre un nuevo documento con el
contenido, el diseño, el formato, los
estilos (en documentos de Office Word
2016) y el tema de esa plantilla.

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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. (2010). Manejo de Herramientas
Microsoft Office 2017: Word. Colombia: Autor.
 PROGRAMA Manejo Herramientas Microsoft Office:
Microsoft Word
NOMBRE DEL OBJETO Creación de documentos maestros y tablas de contenido
EXPERTO TEMÁTICO Diana Rocío Possos Beltrán
DISEÑADORES GRÁFICOS Caren Xiomara Carvajal Pérez
Luis Guillermo Roberto Báez
Luis Carlos Reyes Parada
GESTORAS DE REPOSITORIO Nancy Astrid Barón López
Milady Tatiana Villamil Castellanos
PROGRAMADORES Nilda Inés Camargo Suescún
Fredy Velandia Figueroa
Wolfran Alirio Pinzón Murillo
GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES Jheison Edimer Muñoz Ramírez
GUIONISTA Adriana Carolina Acosta Caycedo
ASESORAS PEDAGÓGICAS Kennia Andrea Peña Barrera
Janet Lucia Villalba Triana
LÍDER DE L A LÍNEA DE PRODUCCIÓN Zulma Yurany Vianchá Rodríguez