CARTILLA GUÍA_ PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL-

ARCHIVO
COMPETENCIA:
210601008: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS
NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

RESULTADOS:
21060100801-Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales
y la legislación vigente.
21060100802-Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el
despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas
institucionales.
21060100804-Despachar los documentos generados en la unidad administrativa,
teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas
colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas
internas y la legislación vigente.
21060100805-Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro
de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la
legislación vigente.
CON ACTIVIDADES A REALIZAR
INSTRUCTORA_EUNICE SOTELO GUEVARA

CARTILLA GUÍA
 ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION Y
VALORACION DOCUMENTAL, LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA
ELIMINACION
INSTRUCTORA: EUNICE SOTELO GUEVARA

ACTIVIDAD INICIAL: La normatividad vigente y la caracterización de diferentes términos son

indispensables para una adecuada comprensión de las generalidades de la Administración Documental
en la archivística. Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca aún más del tema,
realizando la lectura detallada de los siguientes documentos:  LEY 594 DE 2000  EL ACUERDO 027
DE 2006 – REALIZA MAPA CONCEPTUAL DE CADA UNA DE ELLAS

1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los
tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia
está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Esos tipos de archivos son:

Archivo de gestión
Archivo central
Archivo histórico

ACTIVIDAD 1: Consulta sobre el Ciclo Vital de los Archivos y presenta definición y

características de ellos. Realiza un GRÁFICO relacionado con el tema

2. ¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL_TRD?

Con la implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) del SENA Regional Antioquia
se pretende agilizar y racionalizar los procedimientos de producción, tramité, organización, y consulta
de documentos permitiendo a la administración el cumplimiento de sus objetivos institucionales, sus
planes estratégicos, su misión y su portafolio de servicios.

La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus

correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Este instrumento está compuesto por series
documentales, las cuales son "el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas".

ACTIVIDAD 2: CUÁLES SON LOS BENEFICIOS QUE TRAE LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL_TRD
1-

2-

3-

4-

5-

6-

7-
ACTIVIDAD 3: LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SON FUNDAMENTALES DESDE EL
PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO PORQUE:
 Permiten
____________________________________________________________________________
 Facilitan
____________________________________________________________________________
 Ayudan a ___________________________________________________________________
 Identifican y reflejan ___________________________________________________________.
 Integran
____________________________________________________________________________
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por
su carácter pueden eliminarse en el archivo de _____________________.

3. ¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL_TVD?

La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que corresponde a

fondos acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores a la estructura
funcional vigente. En el caso del SENA Regional Norte de Santander, aplica para las estructuras
funcionales anteriores al año 2000.
Las Tablas de Valoración Documental, TVD, para el SENA Regional Norte de Santander, en la
actualidad se encuentran pendientes de aprobación por parte del Archivo General de la Nación
(AGN).

ACTIVIDAD 4: UN POSIBLE FORMATO PARA LAS TVD SERÍA:

ESTE:
 4. ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL?

El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental como un “Conjunto
de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”

La subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.”

ACTIVIDAD 5: DEL SIGUIENTE LISTADO IDENTIFICA SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES CON

CÍDIGOS QUE DARÁS DE ACUERDO A SU CRITERIO PARA: Memorandos- Historias- Certificados y
Cartas
Ejemplo:
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
01 Actas Comité Directivo
02 Actas
001 ACTAS 03 Actas
04 Actas
05 Actas

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

Memorando
Memorando
Memorando
Memorando
Memorando

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

Historia
Historia
Historia
Historia
Historia

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

Certificado
Certificado
Certificado
Certificado
Certificado

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

Carta
Carta
Carta
Carta
Carta
 5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE LA TRD
5.1 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD).

El Formato (Formato No. (1) Archivo 10 Tablas de Retención Documental), de las Tablas de
Retención Documental está compuesto por los siguientes campos:

Dependencia Productora: Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de

retención documental.

Código Dependencia Productora: Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia del
SENA Regional Norte de Santander. Este código es utilizado por todos los funcionarios de la entidad y
en el caso de las TRD, por el Grupo de Archivo Central.

 Entidad Productora: Nombre de la Entidad. Deberá colocarse el nombre completo del SENA
Regional Antioquia.

 Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa (Dependencia) que conserva la

documentación tramitada en ejercicio de sus funciones, Ejemplo Dirección Regional.

 Hoja _ /_: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un
consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de
retención del SENA Regional Antioquia. El segundo corresponde al número total de hojas
diligenciadas para el SENA Regional Antioquia., ejemplo hoja 1 / 10

 Código. Este campo está constituido por:

 Código de Oficina: Establecido, para cada dependencia del SENA Regional Antioquia, por
Resolución Nº 172 del 11 de septiembre de 2016.

 Código de Serie y Subserie: Indica el número de serie y subserie, de acuerdo con la descripción
establecida en el Cuadro de Clasificación del SENA Regional Antioquia.

 Series, Subseries y Tipos Documentales: Constituido por el nombre de la respectiva serie, subserie
y tipo documental, de acuerdo con lo establecido en el cuadro de clasificación y en las Tablas de
Retención Documental del SENA Regional Antioquia.

Código de Serie y Subserie: Los códigos utilizados para las series y las subseries de cada tabla de
retención documental fueron asignados por el consultor que diseñó las TRD y corresponden a una
mnemotecnia (memoria) definida para ese fin dentro de las técnicas de clasificación archivística. Esos
códigos que aparecen en cada TRD deben dejarse sin introducirles ninguna modificación.

Series y Tipos Documentales: En esta columna aparecen los nombres de las series documentales y,
en ocasiones, los tipos documentales que se producen dentro de las series y que corresponden a los
documentos que produce o mantiene cada dependencia, de acuerdo con sus actividades, derivadas
de las funciones que debe cumplir.
 EJEMPLOS:
SERIE: DERECHOS DE PETICION
TIPOS DOCUMENTALES - SOLICITUD
- RESPUESTA
- ANEXOS
ACTIVIDAD 6: Procede a completar las SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SERIE: _______________________
TIPOS DOCUMENTALES -
-
-

SERIE: _________________________
TIPOS DOCUMENTALES -
-
-

SERIE: ________________________
TIPOS DOCUMENTALES -
-
-

ACTIVIDAD 7: CONSULTA SOBRE LA RETENCION DOCUMENTAL. Definición,

características y completa la siguiente tabla de acuerdo al tiempo en años en
que se retiene estos documentos ya sea en el Archivo de Gestión o en el
Archivo Central

Esta columna se divide en dos columnas menores: y

DOCUMENTO ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL
ACTAS 1 AÑO 3 AÑOS
ACUERDOS
CONVENIOS
INFORMES
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
RESOLUCIONES
CONTRATOS
NÓMINA
PLANES Y PROGRAMAS
ASIENTOS DIARIOS DE CONTABILIDAD
LIBRO AUX DE BANCOS
LIBRO MAYOR Y BALANCES
CERTIFICACIONES
INVENTARIOS
HOJAS DE VIDA
HISTORIAS CLINICAS
DERECHO DE PETICION
ACCION DE TUTELA
MEMORANDOS
CIRCULARES
CARTAS COMERCIALES
CARTAS DE PRTESENTACION
SOLICITUDES
OTRA CUAL?
 AHORA BIEN…

La organización física de las series y subseries se hace en

forma alfanumérica en los muebles de archivo,
comenzando desde la gaveta o estante superior hasta en
la parte inferior del mueble.
Las subseries se ordenan respetando la codificación que
aparece en las TRD. Por su parte las unidades
documentales de cada serie o subserie se organizaran
cronológicamente de acuerdo con el orden natural en que
fueron generadas, bajo el principio de orden original.

Preparadas de este modo se pueden organizar de acuerdo con

otros criterios de ordenación (numéricos, alfabéticos o mixtos),
según las características de cada serie, Nosotros utilizamos el
alfanumérico.
En cuanto a los documentos que no hacen parte de la producción
de cada unidad de gestión pero que se consideren importantes
para la función de la dependencia, también llamados
documentos facilitativos, se les puede dar la disposición que
mejor responde a sus necesidades, sin embargo no deben
ubicarse en el mismo lugar de los archivos de gestión.
Nota: Para la disposición de los documentos véase
procedimiento conservación preventiva

Debajo de cada columna de estas aparece un número para cada Serie Documental.
Este número, que aparece al frente de cada serie, corresponde al número de años que los
documentos deben conservarse en cada fase del archivo.

RETENCIÓN EN AÑOS. ESTE CAMPO ESTÁ CONSTITUIDO, POR:

• Archivo de Gestión. Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades
documentales en su fase administrativa. Este tiempo esta determinado en años.

• Archivo Central. Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades

documentales una vez cumplidos los valores primarios y secundarios de la información.
• Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a
los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas
dependencias u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
• Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados
por los distintos archivos de gestión de la SDDE, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por las dependencias y los usuarios externos en general.
• Original / Copia. Indica la tradición documental. Si el documento de la oficina productora es
Original o es una copia.
• Disposición Final. Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie, subserie y tipo
documental, como última etapa del ciclo vital de los documentos; este campo está constituido
por:
• S: Selección. Indica la disposición que se le concede u otorga al expediente bien sea para su
eliminación o su conservación total o parcial.
• M: Microfilmación. Proceso que se realizará a los expedientes, que conforme al análisis
documental deben quedar como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura, al tiempo
que se van a conservar, preservar y asegurar.
• D: Digitalización: Técnica de reproducción de información que se le realizará a los expedientes o
unidades documentales que resulten del análisis documental como soporte para la investigación,
la ciencia y la cultura. Definidos como Patrimonio Documental de la SDDE.
• E: Eliminación. Señala qué expedientes se destruirán, por perder su valor primario y secundario,
debido a que no poseen valor histórico.
• CT: Conservación Total. Establece qué expedientes y/o Unidades Documentales se conservarán
permanentemente, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan
sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en
testimonio de su actividad y trascendencia y se convertirán en patrimonio documental de la SDDE
para la investigación, la ciencia, la tecnología y la memoria histórica.
• Procedimientos. En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados en la modalidad
de selección, muestreo, microfilmación, digitalización, eliminación y o conservación.
• En esta columna también aparecerán determinados los valores y el marco legal y el muestreo.
• Valoración. En este campo se determinan los valores primarios y secundarios de los expedientes,
con el fin de establecer la permanencia en el Archivo de Gestión, Archivo Central y en el Archivo
Histórico.
• Marco Legal. Este campo enuncia las normas que son de competencia directa de los expedientes
y/o unidades documentales. en cada una de las dependencias; es la base para argumentar las
disposiciones finales.
• Muestreo. Operación por la cual se conservan ciertos expedientes y/o unidades documentales de
carácter representativo o especial durante la selección, con criterios alfabéticos, numéricos,
cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros, con el fin de conservarse permanentemente.

SIGLAS Y CONVENCIONES:
D: Código de la Dependencia.
S: Series Sb: Subseries
S-Sb: Código de las Series y Subseries. CT:
Conservación Total.
M: Microfilmación.
D: Digitalización.
E: Eliminación
S: Selección
CP: Conservación Permanente en el Archivo de Gestión.
SERIES: MAYÚSCULA SOSTENIDA en negrilla.
SUBSERIE: Mayúscula Inicial en negrilla.
TIPO DOCUMENTAL: En minúscula sin negrilla.
Vo. Bo. Líder de la dependencia: Firma del jefe o Director de la Dependencia.
Aprobó Comité de Archivo: Número de Acta de aprobación por el Comité de Gestión Documental
y Archivo del SENA Regional Antioquia.
Fecha de Aprobación: Fecha de Aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte del
Comité de Gestión Documental y Archivo del SENA Regional Antioquia.
Fecha de Actualización: Fecha de actualización de las Tablas de Retención Documental.
Aprobó Consejo Departamental de Archivos: Número de Acta de Aprobación por parte del
Consejo Departamental de Archivos.
Fecha de Aprobación: Fecha de aprobación de las Tablas de retención Documental del SENA
Regional Antioquia.
6. CLASES DE DOCUMENTOS
6.1 DOCUMENTOS FACILITATIVOS: Aquellos que son comunes a toda la administración, debido a que
son producto del ejercicio de las mismas funciones; ejemplo, estudios previos, notas contables, recibos
de caja, calificación de objetivos,
ACTIVIDAD 8: Otros cuáles?

6.2 DOCUMENTOS MISIONALES: Los que se producen en relación con las funciones misionales de
cada entidad; Proyectos de Inversión. Políticas de Desarrollo Económico.
ACTIVIDAD 9: Otros cuáles?

7. DISPOSICION FINAL

La disposición final se refiere al destino que debe darse a cada serie documental, una vez que ha
cumplido los períodos de retención establecidos en las columnas anteriores. Como puede observarse
la columna siguiente se denomina DISPOSICION FINAL, la cual se subdivide en cuatro subcolumnas,
cada una de las cuales tiene una o dos letras mayúsculas, las cuales significan lo siguiente:

CT = CONSERVACION TOTAL
S = SELECCIONAR
M = MICROFILMAR
E = ELIMINAR
Para cada serie, por regla general, debe aparecer una o dos columnas de estas marcadas con una X
que indican la disposición final de cada serie documental.
CT = CONSERVACION TOTAL: La conservación total quiere decir que la serie documental
correspondiente no puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo
histórico de la institución.
S = SELECCIONAR: Esta opción significa que una vez que la serie documental ha cumplido
su período de retención en la etapa del archivo de gestión y del archivo central, debe llevarse a cabo
un proceso de selección, de acuerdo con unos criterios previamente establecidos, con el fin de que
se conserve una muestra significativa para la historia. Usualmente esta opción está asociada con
otras acciones establecidas en las tablas de retención y que están relacionadas con la disposición
final de los documentos.
M = MICROFILMAR: A pesar de que la microfilmación es una técnica bastante antigua y
que se han desarrollado tecnologías más modernas para la copia y conservación de documentos, en
la actualidad, es la técnica más utilizada. Cuando las tablas de retención utilizan esta letra al
establecer la disposición final de una serie documental, los documentos deben ser sometidos a este
proceso antes de aplicar cualquiera otra acción indicada.
E = ELIMINAR: Esta indicación quiere decir que una vez los documentos han cumplido su
tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo central puede programarse su
eliminación siguiendo los procedimientos establecidos para dicho fin y que se mencionarán más
adelante.
8. FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL REG-GD-AN-002
El formato se utiliza para relacionar:
8.1 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo de gestión al archivo central.
8.2. Las series documentales que van a ser transferidas del archivo central al archivo histórico.
8.3. Los documentos de apoyo que se requiere eliminar.
9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Según el Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN, “Transferencia documental es la remisión de los
documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes”.

Se conoce como transferencia primaria la que se hace entre el archivo de gestión y el archivo central.
Se denomina transferencia secundaria la que se lleva a cabo entre el archivo central y el archivo
histórico. Cuando las series documentales han cumplido su período de retención en el archivo de
gestión de la dependencia, se prepara la transferencia primaria. El tiempo de retención se empieza a
contar a partir de la fecha en que culminó el trámite, es decir, la fecha de la última actuación.

Para llevar a cabo esta transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
8.1 Revisión de la tabla de retención de la dependencia para confirmar que es pertinente preparar
la transferencia.
8.2 Preparación física de la documentación, mediante la cual debe asegurarse que:
- Los documentos estén organizados cronológicamente o de acuerdo con la organización lógica para
dicha serie documental.
- Cada carpeta tenga hasta doscientos folios.
- Retirar ganchos, clips y demás elementos metálicos
- El documento que esté impreso en papel termoquímico de fax, debe ser
fotocopiado en papel bond de 70 gr.
- Revisar que la foliación esté completa y correcta, con esfero de tinta negra en la
parte superior derecha. (Si viene una foliatura en color diferente se deberá colocar
una línea transversal sobre el número y volver a foliar con tinta negra).
- Todos los documentos deben ir legajados, de manera que coincidan en la parte
superior al papel tamaño oficio.
- Identificar cada carpeta con el rótulo que se muestra en la figura 2 y que incluye la
siguiente información:
- Nombre de la dependencia
- Código de la dependencia
- Serie
- Subserie
- Carpeta
- No. de folios
- No. carpeta
- No. caja
- Año
(Su dimensión es de 12 x 8 cm.)

12 x 8 cm.
RÓTULO

CARPETA
Figura 2. FORMATO DEL ROTULO QUE SE COLOCA
EN CADA CARPETA DEBAJO DE LA PESTAÑA
(Su dimensión es de 12 x 8 cm.)
 NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

CODIGO DEPENDENCIA

SERIE

SUB SERIE

CARPETA

No. FOLIOS

No. CARPETA

No. CAJA

AÑO

- Diligenciar el formato de inventario para cada unidad de

conservación, en el cual deberán tenerse en cuenta los elementos
presentados en dicho formato, como son:

-Localización
-Unidad de conservación
-Serie
-Subserie
-Identificación de la unidad de almacenamiento
-Fechas extremas (inicio y finalización del proceso)
-Número de folios
-Soporte
-Frecuencia de consulta
-Observaciones.
- Tener en cuenta el cronograma de transferencias acordado con el
Grupo de Archivo para el nivel central y en el nivel territorial según lo coordinado
por el jefe y el responsable del archivo.
- Elaborar el acta de transferencia al archivo central
- Entregar al archivo central
- Revisión de la transferencia por parte del archivo central
- Legalización o validación de la transferencia

ACTIVIDAD 10: presentar una Carpeta LEGAJADA Y ROTULADA CON UN CONCEPTO QUE YA USTED
ELEGIRÁ LIBREMENTE
10. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL
La base se datos del archivo central debe contener los siguientes datos de identificación, valoración y
localización de los documentos:
- Código de la dependencia
- Nombre de la dependencia
- Código de la serie documental
- Nombre de la serie documental
- Nombre o número de la unidad de conservación
- Fechas extremas
- Datos de localización: sala, estante, entrepaño y caja
- Fecha final de conservación
- Disposición final

Una vez verificada la información registrada se genera copia de respaldo y se archiva. El servidor
asignado verifica número de la caja y su contenido, examinando que las unidades de conservación
dentro de las cajas se deben encontrar en orden numérico ascendente de izquierda a derecha, que la
caja pueda abrirse de abajo hacia arriba y que el número asignado en el sistema corresponda a la caja.
En los estantes, las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en orden numérico
ascendente.

10. PASOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

El Acuerdo 027 de 2006 del AGN define que: “Documentos de apoyo, son los generados por la misma
oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.”

De lo anterior se desprende que los documentos de apoyo de una dependencia son aquellos que no
aparecen en su TRD.

Los pasos para la eliminación se realizan en los siguientes casos:

10.1 Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que han cumplido su ciclo de
vida útil. (5 años)
10.2 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su
período de retención en el archivo de gestión y debe eliminarse.
10.3 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su
período de retención en el archivo central y debe eliminarse.

Cuando una dependencia considera que debe realizar un proceso de eliminación, previo el análisis
de la TRD, debe diligenciar el formato de inventario para describir los detalles de la serie documental
que será sometida a este proceso. El formato debe ser firmado por el jefe de la dependencia y el
servidor público que lo ha elaborado y debe ir acompañado de la solicitud presentada al Comité de
Archivo de la PGN.
Esta documentación será enviada al Coordinador del Grupo de Archivo Central, quien revisará la
solicitud para confirmar que se ajusta a lo establecido en la TRD. El Coordinador del Grupo de
Archivo presenta las solicitudes al Comité de Archivo del SENA Regional Antioquia, el cual toma la
decisión correspondiente en cada caso.

Las aprobaciones de eliminación aparecerán en el acta respectiva del Comité de Archivo y se

comunicarán a cada dependencia. La dependencia elaborará un acta de eliminación, en la que conste
el número de acta del Comité de Archivo que autorizó la eliminación y adjuntará los formatos de
inventario preparados para el efecto.
 Cumplida esta etapa, debe establecerse, como regla general, que los documentos deben salir
destruidos (picados) de la entidad y el proceso de destrucción debe ser supervisado por funcionarios
del Grupo de Archivo y de Control Interno designados para dicho fin en el nivel central. En el nivel
territorial la supervisión de la destrucción es responsabilidad del jefe de la dependencia. En la sede
central, la recolección de los documentos aprobados para eliminación radica en el Grupo de Archivo
con el fin de programar el retiro de la entidad.

11. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Por mandato de las normas legales, las primeras y unicas Tablas de Retención Documental, TRD,
para el SENA Regional Norte de Santander se elaboraron en el presente año y, una vez aprobadas
por el Archivo General de la Nación, mediante resolución del Director del SENA Regional Norte de
Santander, que se mencionará más adelante, entraron en vigencia desde el 13 de julio de 2009.

Estas primeras TRD se elaboraron con base en la estructura orgánica del SENA Regional Norte de
Santander establecida por la Ley 201 de 1995.

Dentro del proyecto de modernización del SENA Regional Norte de Santander se incluyó el tema de
la gestión documental y dentro de este marco se procedió a elaborar las TRD y para elaborar las
Tablas de Valoración Documental.

Estas fueron entregadas a mediados del presente año, y presentadas formalmente al Comité de
Archivo del SENA Regional Norte de Santander el cual les dio su aprobación y decidió presentarlos al
Director Regional para su institucionalización la cual se llevó a cabo mediante Resolución xxxxx de
2009.

12. ANTECEDENTES LEGALES.

A pesar de que en Colombia se empezó a legislar sobre los archivos desde la Ley 4 de 1913, se va a
iniciar un breve recuento de los antecedentes legales desde 1989. La Ley 80 de 1989 crea el Archivo
General de la Nación y le asignan sus funciones y responsabilidades. Antes se conocía con el nombre
de Archivo Nacional de Colombia.
La Ley 594 del 14 de agosto de 2000, conocida como ley general de archivos, establece lo siguiente
en algunos de sus artículos:
Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado.
Artículo 3. Definiciones. … Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Artículo 4. Principios generales. a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de
disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo
total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos
se clasifican en:

a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
 se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del
Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y
conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos
notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios públicos.
Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que
se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Con el fin de ajustarse al artículo 24 de la Ley 594 de 2000, el SENA Regional Antioquia llevó a cabo
los pasos necesarios para elaborar las TRD, anteriormente mencionadas. Las cuales fueron
aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo mediante acto administrativo del presente año.

Teniendo como base la anterior aprobación, el Director Regional del SENA Regional Antioquia
expidió la Resolución No. xx del xx de julio de 2000 que institucionalizó por primera vez unas TRD
para l el SENA Regional Antioquia

ACTIVIDAD 11: Consultar: A través de que Resolución se institucionalizó por primera vez unas TRD
para l el SENA Regional Antioquia.
De acuerdo al anterior texto: A partir de qué año se empezó a legislar la actividad Archivística en
Colombia?
Cual es considerada la Ley general de Archivos en Colombia?
Realiza un mapa conceptual relacionado con la ley 594/2000

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL_TVD

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la
documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental
(TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un
proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

ACTIVIDAD 12: PORQUE SON IMPORTANTES LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Son 7 aspectos cuáles son?

 Permiten ________________________________________________________________________
 Señalan _________________________________________________________________________.
 Sirve ____________________________________________________________________________
 Garantiza ________________________________________________________________________
 Favorece _________________________________________________________________________
 Permite _________________________________________________________________________
 Racionaliza _______________________________________________________________________
 ACTIVIDAD 12: PORQUE SON IMPORTANTES LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL PARA EL
DESARROLLO DE LA LABOR ARCHIVÍSTICA
 Contribuyen __________________________________________________________________.
 Disminuyen ___________________________________________________________________
 Permiten ____________________________________________________________________
 Reglamentan _________________________________________________________________
 Señalan _____________________________________________________________________
 Registran _____________________________________________________________________
 Identifican ____________________________________________________________________
 Promueven ____________________________________________________________________

FONDOS ACUMULADOS- Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin
ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas
posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios.

CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA ENTIDAD _ Cuando la entidad no está en proceso de
liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha
como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD).
Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese
mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y
servicios prestados durante la última etapa de vida institucional.

Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad o de la

empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados. Qué es una
Tabla de Valoración Documental: Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo
de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA ENTIDAD _ Cuando la entidad no está en proceso de
liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha
como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD).

Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese
mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y
servicios prestados durante la última etapa de vida institucional. Igualmente, la documentación generada durante
el período comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última
reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados. Qué es una Tabla de Valoración Documental:
Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como una disposición final.

PROCESOS DE VALORACIÓN _ De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos
del archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la
investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Por este motivo es importante establecer la fecha a
partir de la cual se deben adelantar los procesos de organización documental para este tipo de fondos, pudiendo
ser, en un principio, la documentación que por su antigüedad supere los 30 años.
VALORACIÓN DOCUMENTAL_ Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se
analizarán desde una triple perspectiva:
1. La trascendencia como testimonio de la entidad.
2. La trascendencia de la actuación de la administración.
3. La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia.
Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su Reglamento General de Archivos para
Colombia, se define valoración documental como: "proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo".
TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS_ Para definir la disposición final del conjunto de la
documentación que haya sido producida y conservada, las entidades deberán adelantar el análisis de
sus Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organización de los
documentos en el archivo. Estos son: El respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u
original de los documentos, los cuales están dados por cada dependencia.
DEFINICIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL_ Definidas por el Archivo General de Distrito
AGD como: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de
agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su
valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
OBJETIVO _ El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de soporte para
recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan
realizar el plan de transferencias secundarias.
ALCANCE _ El alcance de la Tabla de Valoración Documental, como elemento archivístico, es
proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestión Documental que describe en forma
sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. Ésta se convierte en la guía para la organización,
selección y expurgo de los documentos y se constituye en la base de las respectivas transferencias
definidas en el cronograma anual para la entidad.
PLAN DE ACCIÓN _ La ejecución del plan deberá estar sujeta a la aprobación definitiva por parte del
comité de archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas requiere de un control,
evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los logros alcanzados, con el fin de retroalimentar las
etapas propuestas. La programación de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el
instrumento que se presenta a continuación:
ACTIVIDAD 13- FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. TERMINARLO Y DILIGENCIARLA
ENTIDAD PRODUCTORA: ___________________________________________ HOJA N° ____ DE ____
OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________________________

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTACIÓN Archivo Central CT E M S
HOJA DE VIDA
CERTIFICADOS
ACTAS

FORMATO CÓDIGO 8015001

CONVENCIONES:

CT: CONSERVACIÓN TOTAL

E: ELIMINACIÓN
M: MICROFILMACIÓN U OTROS SOPORTES
S: SELECCIÓN

FIRMA APROBACIÓN: _________________________

Jefe o Coordinador de Archivo
FECHA: ______________
 INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o Razón social.

HOJA __ DE __: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un
consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de la tabla de valoración
documental.
OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación
valorada en ejercicio de sus funciones.
CÓDIGO N°: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series
o grupos documentales respectivos.
SERIE O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN: debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán las subseries y/o grupos documentales
correspondientes.
RETENCIÓN: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo Central. Esta
permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación objeto de análisis.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite y transferidos al Archivo
Central, siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
DISPOSICIÓN FINAL: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con mira a su
conservación permanente, eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación u otras técnicas.
CONSERVACIÓN TOTAL (CT): Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo
tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,
procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la
investigación, la ciencia y la cultura. En la Contraloría de Bogotá, D.C. se consideran documentos de conservación
total entre otros, Historias laborales (hojas de vida), Nóminas, Expedientes de Responsabilidad Fiscal, Contratos,
Resoluciones (reglamentarias, ordinarias).
ELIMINACIÓN (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido sus valores primarios
(administrativos, legales, fiscales, contables y secundarios (que no tienen valor histórico y carecen de relevancia
para la investigación, la ciencia y la tecnología)
MICROFILMACIÓN (M): Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.

SELECCIÓN (S): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de
muestreo, entendiéndose éste como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter
representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos,
temáticos, entre otros.
PROCEDIMIENTOS: En esta columna deben consignarse las actividades aplicadas en los documentos de
conservación total, modalidad de muestreo para la selección, microfilmación u otra técnica y eliminación.
ACTIVIDAD 14: REALIZA EL PLAN DE ACCIÓN PARA LA ACTIVIDAD PLAN DE MEJORAMIENTO

Entidad__________________ Fecha_________________________
¿PARA
¿QUÉ? ¿CÓMO? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN? ¿CON QUÉ? PLAN/MEJORA
QUÉ?
Acción Objetivo Actividad F.I. F.C. F.T. Responsabilidad Recursos Resultado

Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

 F.I= FECHA INICIAL
F.C= FECHA CONTROL
F.T = FECHA TERMINACIÓN

ABREVIATURAS UTILIZADAS EN ESTE DOCUMENTO

AGN = Archivo General de la Nación
TRD = Tablas de Retención Documental
TVD = Tablas de Valoración Documental

BIBLIOGRAFIA
Ley 80 de 1989
Ley 594 de 2000
Acuerdo 002 de 2004 / Archivo General de la Nación
Acuerdo 027 de 2006 / Archivo General de la Nación

ACTIVIDAD 15- REALIZA UN CRUCIGRAMA DE ACUERDO A LOS DATOS OFRECIDOS.

HORIZONTALES
1. Uno de los objetivos de los archivos es Servir la
información de manera ágil y
2. Ordenamiento metódico y adecuado de los
documentos para su conservación y consulta.
3. Cualidad del archivo que hace referencia a la sencillez
en la identificación del contenido.
4. Tallaban en madera y mármol documentos y
testamentos.
5. Siglo de oro de las falsificaciones hispanas.
6. Archivo que Comprende el cambio de los documentos
en intervalos determinados (una o dos veces al año)
para su conservación y consulta menos frecuente.
7. Siglo en que nace la Microfilmación.
8. Archivo donde se agrupan documentos transferidos
por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente.
VERTICALES
1. Archivo que satisface las necesidades de conservación
y consulta permanente.
2. Libro de los Dos Testamentos, llamado también Libro
de los Siete Sellos.
3. Archivo memorial más perfecto que se conoce hasta
nuestros días.
4. Archivo que lleva cada dependencia de la empresa.
5. Origina el sistema de memoria irracional.
6. Archivo al que se transfieren desde el archivo central
los documentos de conservación permanente.
7. Recubrían las columnas de sus templos con
inscripciones, para consulta de sus Sacerdotes.
8. Archivo que comprende el traspaso definitivo de los
documentos para su conservación perpetua.
9. Archivo que Comprende toda la documentación que es
sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que
la soliciten.
10. Archivo que reúne documentos pertenecientes a
personas naturales o jurídicas de derecho privado y
aquellos que se deriven de la prestación de sus
servicios.

ACTIVIDAD 16: PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL_PGD

LEA DETENIDAMENTE…. Realice un Crucigrama resuelto con conceptos que usted considere. Debe ser
de al menos 20 conceptos (incluya todo lo que más pueda de la Normatividad en Gestión Documental)

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos
dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para
efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes
procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y
durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico):
 1. Producción de documentos
2. Recepción de documentos,
3. Distribución de documentos,
4. Trámite de documentos,
5. Organización de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL_ DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones. (GRGA)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999 - Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
CÓDIGO PENAL - Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los
documentos públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL - Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
CÓDIGO DE COMERCIO-Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas
comerciales - medios para el asiento de operaciones
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 123. Soportes contables
Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio
Decreto 2150 de 1995 - Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
Acuerdo AGN 060 de 2001. - Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.
NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.
NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm.
(3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.
NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.
NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

ACTIVIDAD 17: GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Diga cuál es el objetivo esencial de los archivos.
2. Aplique la fórmula del proceso de organización.
3. ¿Qué papel cumple el organigrama en el proceso de archivar?
4. Según sus propias palabras defina:
a. Clasificación documental
b. Tabla de retención documental
c. Gestión documental
d. Agrupaciones documentales
ACTIVIDAD 18: GESTIÓN DOCUMENTAL
1. ¿Qué es un sistema de archivos?
2. ¿Por qué es importante manejar un sistema de archivos?
3. Realizar un informe del video “introducción a los sistemas de archivos” que está en el material.
  Definir los siguientes términos: Archivos (como está estructurado)- Programas- Documento-
Carpeta- Unidad de almacenamiento
4. ¿Cómo está estructurado el contenido de los archivos?
5. ¿Cómo se identifican y organizan los archivos?
6. ¿Qué operaciones se pueden realizar con los archivos o ficheros?
7. ¿Cómo se protege un archivo?

ACTIVIDAD 19: GESTIÓN DOCUMENTAL- RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

A G K L Ñ O I P U Y T R G F H J K K L F O L I O S M J
O L R E G R E V I S T A S A N E R E C E P C I O N E R
A R E G I C O P I A S R E G L A M E N T A R I A S L E
N O R Y Z X T P N O R A D I C A B L E S R T M A L O V
E S T I G A N D U T S M T S N U M E R A C I O N O L I
X E A L O E N V I B O L A T H T C O N T A B L R G P S
T L S E L A N O R M L V I N A L E S I R C U L S U O C
E F A S C I R E R A D I A B U A L R E G S T I B A F I
R O T D I C I E R C R I C A N A I L N U M I S A G I R
M L I I R N E X O A E N T A I D L F O A C O N T A C C
U L R N C E X T G E L L O R C I R E S F S E L L X I U
R E C C U D T L E Y G D E T V I L H S N O R A D O A L
A T S E L N E F O L L E E N V I O G F D U L L E S L A
D O E T R O R O I N T O N A S O F N J O R T S I G E R
I S S R E P A L R A D I C U R E V I E I N S P E C S E
C R E J U S D L E I N S P E C C I O N S I S T E I O S
C O N S E E M E T M A N U O H R H M E X T E O T C M A
O N O O O R A T N O F I A V V T E I M S O S F X C A C
N O I F T R A M I T E X T I R I O C V U N U M E E S I
T R C I A O C O N S E C U T V S T X E O L I A T X N D
A A A C O C R E G I S T R U E N O U C P S L N H T U A
B D C I S E L L O R A D I C A D O R C O C A E Y E M R
L I I A E D I E R A D I C S C O N S I E O A Y S R E E
E C N T L D B Y A D I O N E T C O R R O S S A G E R G
S I U E L A E G S A C I N C E T S A M R O N A N O A I
N A M T I D R E C O N T A B L A U M A N R A O U M D S
U N O A N I A N E R A C I D A R M I G E U R A C A U T
M E C P A N C I N D I F O L L E E R T E L E G R A M O
E X A A N U R A P U B L I C A N A X E X T E R I O R A
P R O P A G A N D A R I A M O D E L O Y E S T I L O T
 CONSULTA Y ENCUENTRA EN LA SOPA DE LETRAS QUE SE OFRECIÓ ANTERIORMENTE
Escribir al frente de cada numeral las palabras que corresponden a cada una de las definiciones y resaltarlas en la
sopa de letras.
1. Señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos. LEY GENERAL DE
ARCHIVOS DE COLOMBIA
2. Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las
comunicaciones de una entidad. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA
3. Uno de los requisitos de la normalización. USO O FINALIDAD QUE SE LE DARÁ
4. Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en: COMUNICACIONES INTERNAS, COMUNICACIONES
EXTERNAS
5. Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes. RECEPCION
6. Situar un documento en la empresa. RADICACION
7. Conforman el grupo más voluminoso de documentos comerciales que se producen en una oficina o entidad.
8. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. COMUNICACIONES OFICIALES
9. La recepción se fundamenta en una labor de: INSPECCION
10. Al imprimírselo al documento, indica que éste es de propiedad de la empresa. RADICACION
11. Anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato para su control y trámite dentro
de la entidad. REGISTRO
12. Documentos a los que solo se les sigue un control para sustentar su entrega a las dependencias que deben
atenderlos. DOCUMENTOS NO RADICABLES
13. Estos documentos requieren un tratamiento especial, puesto que su trámite es diferente al de la
correspondencia ordinaria. DOCUMENTOS CONTABLES
14. Se controla su rotación mediante un formato que se adhiere a de la publicación. FOLLETOS, REVISTA Y
COMUNICACIONES
15. Estos documentos no requieren de ningún control especial. PROPAGANDA
16. Nos permiten simplificar los procesos de elaboración, organizar la presentación y el manejo de las
comunicaciones. _______________________¡???
17. Se refieren a la presentación física del documento como: márgenes, espacios y cuerpo de la comunicación.
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION
18. Toda comunicación debe ser elaborada en original y dos copias que reciben el nombre de: COPIAS
REGLAMENTARIAS
19. Es un compendio numérico-cronológico de todas las copias de las comunicaciones despachadas por la
entidad. CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA
20. .Uno aspectos que se observan en el momento de verificación es: FIRMAS AUTORIZADAS
21. Consiste en asignar un número a cada comunicación. RADICACION
22. Último paso del procedimiento de despacho de documentos. REPARTO
23. Estas comunicaciones se numeran y registran en forma independiente. CIRCULARES
24. Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización. MANUAL ADMINISTRATIVO
Son 27 palabras en total. Ánimo...

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 20: AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Escribir al frente de cada expresión la categoría archivística que le corresponda: Fondo, Sección,
Subsección, Serie, Subserie, Unidad Documental, Tipo Documental, Función, Actividad.

1. Contrato de compra-venta UNIDAD DOCUMENTAL

2. Alcaldía Municipal de Argelia FONDO
3. Cárcel Municipal / Secretaría de Gobierno de Bello SECCION -SUBSECCION
4. Capacitación / Gestión Humana SECCION -SUBSECCION
5. Libros Contables SERIE
6. Circulares normativas SUBSERIE
7. Historias Laborales SERIE
8. Pago de nómina ACTIVIDAD
9. Certificado de ingresos y retención en la fuente TIPO DOCUMENTAL
10. Decretos del Alcalde de Guarne FONDO
11. Alcaldía Municipal de Sonsón SERIE
12. Escrituras de la Notaría 3ª de Itagüí SERIE
13. Pago a proveedores ACTIVIDAD
14. Parroquia de San Antonio María Claret FONDO
15. Consecutivo de facturación UNIDAD DOCUMENTAL
16. Colegio Nuestra Señora de Lourdes FONDO
17. Pedir a un tribunal reconocimiento de derechos FUNCION
18. Contratación de personal FUNCION
19. Actas de levantamientos SUBSERIE
20. Liquidación parcial de cesantías ACTIVIDAD
21. Reglamento General de Archivos TIPO DOCUMENTAL
22. Despacho de documentos ACTIVIDAD
23. Comunicar por escrito ACTVIDAD
24. Ficha de matrícula TIPO DOCUMENTAL
25. Sección de Archivo / Secretaría de Gobierno SUBSECCION- SECCION
26. Presidencia de la República FONDO
27. Promover la participación comunitaria ACTIVIDAD
28. Ajustar cuentas ACTIVIDAD
29. Secretaria de educación SECCION
30. Resolución TIPO DOCUMENTAL
31. Gobernación de Antioquia FONDO
32. Departamento de Gestión Humana SECCION
33. Informes de Gestión SUBSERIE
34. Convenios SERIE
35. Juzgado Municipal FONDO
36. Inventario de documentos TIPO DOCUMENTAL
37. Afiliar a los empleados a E. P. S ACTIVIDAD
38. Liquidación de viáticos ACTIVIDAD
39. Registrar la imposición de sacramentos ACTIVIDAD
40. Autorización de pago ACTIVIDAD
41. Pólizas de cumplimiento SUBSERIE
42. Factura de compra-venta TIPO DOCUMENTAL
43. Historias clínicas SERIE
44. Censos Agropecuarios SUBSERIE
45. Afiliación a Caja de Compensación Familiar ACTIVIDAD
46. Entregar documentos ACTIVIDAD
47. Salud Ocupacional / División de Talento Humano SUBSECCION-SECCION
48. Actas Comité de Archivo SUBSERIE
49. Acuerdos del Concejo Municipal de Támesis SERIE
50. Edictos SERIE
51. Licencia de funcionamiento TIPO DOCUMENTAL
52. Envío de documentos ACTIVIDAD
53. Manuales de calidad SUBSERIE
54. Control de documentos ACTIVIDAD
55. Ley General de Archivos TIPO DOCUMENTAL
56. Comprobantes de egreso TIPO DOCUMENTAL
57. Recaudación de impuestos FUNCION
58. Memorias Tercer Seminario del
Sistema Nacional de Archivos UNIDAD DOCUMENTAL
59. Contabilidad / División financiera SUBSECCION-SECCION
60. Portafolio de servicios del Sena SERIE
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 21: Consulta 3 funciones MÁS de la División Administrativa TESORERIA y
completa el cuadro, según el ejemplo

Unidad Documental Tipos

Entidad Unidad Documentales Tipo Documental
Productora Documental Simple Compleja Común Específico
Función
Efectuar los pagos a los Solicitud de
proveedores, de acuerdo compra X
con las políticas X
financieras adoptadas Orden de pago Cotizaciones X
Tesorería por la Junta Directiva de X
la Entidad. Certificado de
disponibilidad
presupuestal X

Registro de
disponibilidad
presupuestal X

Factura de Compra X

Orden de compra x

Entrada almacén
Controlar la operación Informe de
óptima del sistema de operación del x Informe de x
distribución de sistema de operación
acueducto distribución de
acueducto

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL - ORGANIZACIÓN DE CARPETAS

 La organización se hará de tal manera que la fecha más antigua será el primer documento de la carpeta y la
fecha más reciente estará al final de la misma, de la siguiente manera: de enero a diciembre, de 1° a 30 y del
año más antiguo al año actual.
 Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les
corresponde, aun cuando estén plegados.
 En el caso de las historias laborales, se deben tener en cuenta las circulares No. 004 de 2003 y No.
012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la
Nación
Para la organización de las historias clínicas, se debe tener en cuenta la Resolución No 01995
del 8 de Julio de 1999 del Ministerio de Salud.
IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS
Deben estar identificadas, marcadas y rotuladas de la siguiente forma:

Este formato se encuentra en el Mapa de Procesos, Proceso de Gestión Documental, Subproceso Gestión
Archivística, Anexo GGD.03 Identificación de Carpetas, el cual es un anexo de la Guía para la Organización de
Archivos GGD03
FOLIACIÓN

 La documentación debe estar previamente ordenada y depurada

 Se deben foliar todos los documentos
 Debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B
 Se debe numerar de manera consecutiva
 Se debe escribir el número en la esquina superior derecha
 Los anexos impresos que se encuentren se numerarán como un solo folio
 En cada expediente se debe conservar un máximo de 200 folios.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 22: Realiza de acuerdo al anterior ejemplo Identificación de Carpetas

con LOGO FE Y ALEGRIA – Serie: Actas – Cód.: 100– Unidad Administrativa (UAA) Secretaria
Académica- Cód.: 1001 - y otra con SENA, Serie: Programa según el ejemplo: los demás datos los
genera cada quien.
BIBLIOGRAFIA
Ley 594. AGN