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CONTROL GERENCIAL – 40161

Jaqueline Sánchez Mur


María Isabel Ríos Molina
Mauricio Martínez D.

Una Analogía Necesaria:


Es necesaria esta analogía, por la importancia de estas 2 ideologías que son
opuestas, juntas intentaron dar una explicación de las clases sociales y de la historia
de la humanidad, juntos sociólogos y en una época convulsionada intentan dar
respuestas a la situación económica, son los llamados, padres fundadores de la
sociología moderna Karl Marx y Max Weber.
Desde que se discute sobre las clases sociales, ha sido muy difícil el problema de
definirlas. En otras palabras, ¿quiénes pertenecen a tal o cual clase?, ¿y cuáles son
los criterios para encasillar a un individuo o un grupo de personas en una
determinada clase? Esto es lo que planteo discutir de manera breve y sencilla.
Hemos intentado sintetizar lo más importante en el siguiente cuadro, de las dos
corrientes, para entender de donde provienen y darle un contexto de sus
definiciones.

LA ADMINISTRACIÓN BUROCRÁTICA - MAX WEBER

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Max Weber tratando de aportar a su país Alemania escribe su obra Teoría de la
Burocracia en plena revolución industrial determina cinco principios fundamentales
para su organización y administración pensado para asegurar la eficiencia y la
eficacia.
• Principio 1:” En una burocracia, la autoridad formal de un jefe deriva de la
posición jerárquica que posee en la organización”.
La autoridad es la responsabilidad que tienen los jefes en la toma de
decisiones en la dirección de sus funcionarios para el logro de las metas
establecidas por él y por la organización. En un sistema burocrático de
administración se debe obediencia al jefe, pero no por sus cualidades
particulares, sino porque ocupa una posición que tiene cierto nivel de
autoridad y responsabilidad.

• Principio 2: “En una burocracia las personas deben ocupar los puestos según
su desempeño, no por su lugar en la sociedad ni por sus relaciones
personales”.
Actualmente en Colombia se viene aplicando este principio que lo han
llamado meritocrácia, es decir se eligen las personas por sus competencias
y capacidades.

• Principio3: “Debe especificarse claramente el alcance de la autoridad formal


y las responsabilidades laborales de cada puesto, así como las relaciones
con las demás posiciones de la organización”.
Básicamente se refiere a determinar el manual de funciones para cada cargo
en la organización para poder responsabilizar estrictamente a sus empleados
por sus actos.

• Principio 4: “La autoridad se ejerce con eficacia en una organización cuando


las posiciones están ordenadas jerárquicamente, de modo que los
empleados saben a quién le rinden cuentas”.
Para aplicar este principio se debe elaborar de forma detallada el
organigrama de la empresa de manera tal que cada funcionario sepa
ubicarse en el nivel que le corresponde y tenga claro cuál es el conducto
regular para solución de conflictos.

• Principio 5: “Los gerentes deben crear un sistema bien definido de reglas,


procedimientos y normas de operación uniformes, para que puedan controlar
el comportamiento en la organización”.
Los procedimientos estándares de operación (PEO) son grupos de
instrucciones escritas sobre como desempeñar cierto aspecto de una tarea.
Por ejemplo al finalizar la jornada todos los funcionarios del banco deben

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dejar los computadores apagados por las actualizaciones que se realizan a
diario.
Las normas también llamadas políticas, son códigos de conducta informal y
tácita que especifican como debe actuarse en determinadas situaciones.
Con estos principios Weber pensaba que al implementarlos en las organizaciones
se establecía un sistema de control burocrático que mejora su desempeño por
medio de un sistema general de reglas y procedimientos operativos.
En la práctica, se cometen errores y faltas de atención, por lo que el control se
realiza al final del proceso sin embargo los problemas de calidad se minimizan en
un proceso porque sigue la regla (control burocrático).

DESVENTAJAS DEL CONTROL BUROCRATICO


Cuando se establecen demasiadas reglas las empresas tienden a volverse
demasiado burocráticas, porque los Gerentes exigen que se realice todo con el
manual de reglas y el papeleo se torna excesivo, lo que trae como consecuencia
que la toma de decisiones se vuelva más lenta. Esta lentitud puede poner en peligro
la supervivencia de una organización cuando surgen competidores más agiles.
Las reglas restringen y estandarizan la conducta se corre el riesgo que los
funcionarios únicamente sigan estas reglas y esto ocasiona la disminución del nivel
del aprendizaje dentro de la organización.
La búsqueda de innovaciones requiere de los gerentes el compromiso de descubrir
nuevas formas de hacer las cosas sin embargo la innovación es incompatible con
el uso excesivo de controles burocráticos.

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Cómo se aplican estos principios en el Banco
(María Isabel Ríos Molina)

1. El banco tiene definido su estructura organizacional donde se establecen


unos cargos de dirección y otros operativos que permiten desarrollar su
objeto social y económico.
2. Cada cargo tiene un manual de funciones y responsabilidades claramente
definidos que le permite al funcionario tener claro sus objetivos y el resultado
esperado de su labor para lo cual fue contratado.
3. El Banco tiene establecidos protocolos para ejercer los diferentes
procedimientos en cada cargo por lo cual el funcionario es responsable de
sus acciones y decisiones al desempeñar su trabajo.

CONCLUSIONES

• Es necesario definir de manera clara y sencilla el manual de funciones que


evite la ambigüedad en el concepto para el ejercicio de las funciones.

• La capacitación de los funcionarios es muy importante en la evolución y


progreso de la empresa porque con el control burocrático se propende a la
lentitud.

• La correcta elección de los jefes o directores de área es fundamental


realizarla por sus méritos y capacidades para que los procesos que tienen a
cargo se ejecuten de forma eficiente.

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Instituto Nacional Penitenciario Y Carcelario - INPEC
(Mauricio Martínez D.)

Trabajo con el estado hace más de 15 años, en distintas instituciones en el INPEC


trabajo hace mas de 3 años, lo que he notado es un mal general en las entidades
del Estado.

En el INPEC como en todas las entidades estatales estamos diferenciados por el


tipo de contrato, como se sabe la panta está congelada hace años, pero la ley 80
les da la facultad a las entidades a contratar a funcionarios por el tipo de contrato
de OPS, prestación de servicios a una cantidad muy importante en las instituciones
para prestar hacer distintas labores desde servicios generales, seguridad y
funcionarios para las oficinas.

Esto hace que un importante numero de personas que ejercen en funciones en las
entidades no sean funcionarios directamente de planta, y en la planta tenemos 3
tipos de funcionarios, el funcionario provisional, el de libre nombramiento y remoción
y el de carrera; desafortunadamente los de carrera somos menos.

En el estado tenemos controles, como somos ante todo funcionarios públicos que
debemos prestar servicios a los ciudadanos, hay que cumplir normas y controles,
tenemos, distintos tipos de controles como los internos: el MECI, el MIPGA,
INSLUCION, sistema de calidad, leyes y normas. A los grupos de trabajos se les da
una calificación por parte de Control Interno, y los funcionarios de Carrera
Administrativa, somos evaluados semestralmente, pero los demás funcionarios no
son evaluados, es decir los de libre nombramiento y remoción, los provisionales ni
los de OPS.

CONCLUSION:

Esto conlleva a que el sistema de Weber es ejemplo clásico en la administración


publica, es lento, burocrático, lleno de tramitología y impedimentos para que se
pueda ejercer un verdadero servicio a la ciudadanía.

Este sistema de Weber es retrogrado y no tiene en cuenta el talento humano, es


clasista y excluyente, los trabajadores y especialmente como en las entidades
públicas los de abajo somos más, pero somos los menos tenido en cuenta.

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Liceos del Ejercito
(Jaqueline Sánchez Mur)

Los liceos del Ejercito es una institución estatal que depende del Ejercito Nacional
de Colombia, yo trabajo en la sede central, que es la dirección de todos los liceos
del ejercito a nivel nacional, trabajo en el área de talento humano y mi actividad esta
relacionada con la atención fundamental al servicio del cliente intento.

Los liceos somos una institución de carácter educativo privado, de alta calidad,
desde luego se privilegia a los hijos de los uniformados, pero pueden entrar los hijos
de civiles, como en toda entidad pública, tenemos controles y estamos sometidos y
obligados a cumplirlas, so pena de investigaciones disciplinarias y penales.

Yo trabajo en talento humano y entre mis funciones está la de expedición de


certificaciones y seguimiento a la contratación por Ordenes de Prestación y
Servicios del personal administrativo y docente a nivel nacional. Se requieren varios
controles, presupuestales, jurídicos, documentales en el proceso de contratación o
cancelación de un contrato por OPS.

Nuestro organigrama está formado de arriba hacia abajo y las instrucciones las
recibimos de la misma forma, mas en entidades de jerarquías tan fuerte como son
las del ejército nacional, las ordenes no son discutibles se obedecen, no se someten
a controversias, como dice el dicho comuníquese y cumplace.

CONCLUSION:

En el Ministerio de Defensa y específicamente en el Ejercito Nacional la


administración burocrática de Weber es un claro ejemplo de su teoría, pero para mí
esta revaluada, porque no se tiene en cuenta el talento humano y divide a la
sociedad en clases donde los únicos que pueden administrar y dirigir son los que
tienen recursos el resto de la sociedad no tiene esa capacidad.

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