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MANUAL DE COMUNICACIONES

ÁREA DE COMUNICACIONES

OCTUBRE 2017
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 4
2. OBJETIVO ................................................................................................................................... 4
3. ALCANCE .................................................................................................................................... 4
4. MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................................. 5
Misión........................................................................................................................................ 6
Visión ......................................................................................................................................... 6
Principios ................................................................................................................................... 6
Valores....................................................................................................................................... 6
5. MARCO LEGAL............................................................................................................................ 7
6. POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN................................................................................................... 8
7. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................................ 9
8. LA COMUNICACIÓN EN LA CULTURA ORGANIZACIONAL ............................................................. 9
9. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ................................................................. 9
10. MEDIOS DE COMUNICACIÓN .................................................................................................. 10
10.1. COMUNICACIÓN INTERNA ............................................................................................... 10
10.1.1. INTRANET ................................................................................................................. 10
10.1.2. CORREO ELECTRÓNICO ............................................................................................. 11
10.1.3. FONDO DE PANTALLA ............................................................................................... 11
10.1.4. BOLETÍN COPNIA AL DÍA ........................................................................................... 12
10.1.5. NotiCOPNIA .............................................................................................................. 12
10.1.6. CÁPSULAS INFORMATIVAS ........................................................................................ 12
10.1.7. COMUNICACIONES INTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2015
................................................................................................................................................ 13
10.1.8. COMUNICACIONES INTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .................... 14
10.1.9. MONITOREO DE MEDIOS .......................................................................................... 16
10.2. COMUNICACIÓN EXTERNA .............................................................................................. 17
10.2.1. PÁGINA WEB ............................................................................................................ 17
10.2.2. CARTELERAS FÍSICAS ................................................................................................. 19
10.2.3. REDES SOCIALES ....................................................................................................... 19
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10.2.4. CARTAS..................................................................................................................... 20
10.2.5. PIEZAS GRÁFICAS PUBLICITARIAS .............................................................................. 20
10.2.6. VIDEO INSTITUCIONAL .............................................................................................. 20
10.2.7. RENDICIÓN DE CUENTAS........................................................................................... 21
10.2.7. CHAT ........................................................................................................................ 21
10.2.8. COMUNICACIONES EXTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO
9001:2015 ................................................................................................................................ 21
10.2.9. COMUNICACIONES EXTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................... 22
10.2.10. VOCEROS ................................................................................................................ 26
11. PÚBLICO ............................................................................................................................. 26
11.1. PÚBLICO INTERNO ....................................................................................................... 26
11.2. PÚBLICO EXTERNO ....................................................................................................... 27
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INTRODUCCIÓN

La comunicación institucional es fundamental para el fortalecimiento de la imagen, el sentido de

pertenencia, la cultura organizacional y el posicionamiento ante la opinión pública, teniendo en
cuenta que facilita el cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales, la Misión y Visión.

Por esto, se establecen lineamientos estratégicos para que la comunicación sea un eje transversal y
un proceso efectivo que genere credibilidad y confianza al interior y al exterior de la entidad,
contribuyendo al desarrollo del plan estratégico institucional y al cumplimiento de la política nacional
de mejora continua.

2. OBJETIVO

Orientar acciones de comunicación con calidad, asertividad y coherencia que permitan el

cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales.

3. ALCANCE

Este documento sirve de guía para que todos los servidores de la Entidad, realicen adecuada y
oportunamente las solicitudes de divulgación de información interna o externa, según sea el caso, en
concordancia con los objetivos estratégicos, principios, Valores, Misión y Visión de la entidad,
convirtiéndose en un sistema abierto a la participación, al diálogo y a la transparencia.
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4. MARCO INSTITUCIONAL

El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, es una entidad especial de derecho público
del orden nacional, creada a través de la Ley 94 de 1937, y actualmente regulada por los artículos 25,
26, 27 y siguientes de la Ley 435 de 1998, la Ley 842 de 2003 y la Ley 1325 de 2009; encargada de la
función administrativa de Inspección, Control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, sus profesiones
afines y auxiliares (Artículo 26 de la Constitución Política), motivo por el cual, a través de las
actuaciones administrativas correspondientes, expide las Matrículas Profesionales o los Certificados
de Inscripción Profesional (actos administrativos) que constituyen la autorización del estado para
ejercer dichas profesiones, y adelanta en ejercicio de la acción disciplinaria ético profesional, como
Tribunal de Ética Profesional, las investigaciones disciplinarias ético profesionales, a través del
procedimiento administrativo de carácter sancionatorio establecido en la Ley 842 de 2003, a los
profesionales bajo su control que vulneren el Código de Ética Profesional establecido en la misma.

La entidad no está adscrita, ni vinculada, a Ministerio o Departamento Administrativo alguno, cumple

funciones administrativas, expide actos administrativos y se financia con recursos propios
provenientes de las tasas que se cobran por las matrículas y certificados de inscripción profesional,
por tal motivo no recibe recursos del presupuesto nacional.

El COPNIA ejerce su función en todo el territorio nacional a través de los respectivos Consejos
Seccionales, creados para regular y dinamizar coordinadamente su función, en aplicación de la figura
jurídica de la desconcentración. Estos Consejos Seccionales no tienen autonomía funcional,
patrimonial, ni jurídica, ni pueden ser considerados como autoridad pública del orden departamental,
ya que tampoco son parte de la estructura administrativa del respectivo Departamento, aunque en
su integración participen algunos Secretarios de Despacho Departamental. Los Consejos Seccionales
y sus Secretarías, son parte de la estructura administrativa del Consejo Profesional Nacional de
Ingeniería-COPNIA y, en consecuencia, actúan como dependencias directas de éste.
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Misión

Somos la autoridad pública encargada de proteger a la sociedad del inadecuado ejercicio profesional
de los ingenieros, profesionales afines y auxiliares, mediante la Autorización, Inspección, Control y
Vigilancia que se concreta, de acuerdo con las competencias otorgadas por la ley, con la inscripción
del Registro Profesional y con la función de Tribunal de Ética Profesional.

Visión

En el año 2018 el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA será reconocido en Colombia
como entidad pública de excelencia en los procesos de autorización, inspección, control y vigilancia
del ejercicio profesional de los ingenieros, profesionales, afines y auxiliares, mediante el
mejoramiento en la aplicación de tecnologías de información y comunicación, la consolidación de
relaciones interinstitucionales estratégicas y el compromiso y responsabilidad de sus funcionarios
con el servicio a la ciudadanía.

Principios

RECONOCIMIENTO: En el COPNIA confiamos en el trabajo de los funcionarios y valoramos el esfuerzo

de todos ellos para alcanzar los objetivos institucionales.

TRANSPARENCIA: En el COPNIA todas las actuaciones de los funcionarios son visibles a la ciudadanía
y al público interesado.

TRATO DIGNO: En el COPNIA los funcionarios ofrecen un trato respetuoso, justo y solidario a los
usuarios y compañeros.

Valores

RECONOCIMIENTO

GRATITUD: Me siento agradecido con la entidad que construyo día a día y con las oportunidades que
brinda para mi vida.
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CONFIANZA: Creo en la palabra del otro, soy honesto al decir lo que pienso y propongo soluciones.

COMPROMISO: Cumplo con mi palabra y realizo con calidad mi trabajo haciéndome responsable de
mis actos.

TRANSPARENCIA

HONESTIDAD: Actúo de buena fe rechazando la corrupción en cualquiera de sus manifestaciones y

obro con rectitud en el manejo de los recursos públicos.

TRATO DIGNO

JUSTICIA: No discrimino y doy a los demás lo que es debido de acuerdo con sus derechos y deberes.

SOLIDARIDAD: Reconozco las necesidades de los demás y me comprometo a ayudarles con

respuestas efectivas.

VOCACIÓN DE SERVICIO: Soy consciente de que mi servicio está para ayudar a la ciudadanía.

5. MARCO LEGAL

 El COPNIA, dentro del presente Manual, proyecta la comunicación como eje transversal de
la entidad, por lo cual tiene en cuenta toda la normativa vigente legal, tanto interna como
externa, aquí descrita:
 Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del
derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.
 Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI
2014. “Eje transversal Información y Comunicación, pág. 89-93”.
 Manual 3.1 para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea para Entidades del
orden nacional.
 Ley 1242 de enero 05 de 2009, “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un
nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los
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datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la

información y las comunicaciones, entre otras disposiciones”.
 Resolución 3564 de 2015 por la cual se establecen los lineamientos de los estándares para
publicación y divulgación de la información.
 Decreto 2573 del 12 de diciembre de 2014. “Por la cual se establece los lineamientos
generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 del
2009 y se dictan otras disposiciones”
 El Documento CONPES 3650 de 2010 declara de importancia estratégica la implementación
de la estrategia de Gobierno en línea en Colombia.
 Documento CONPES 3654 de 2010 “Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a
los Ciudadanos”.

6. POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN

De acuerdo con la Resolución No. 554 del 12 de mayo de 2015, el Consejo Profesional Nacional de
Ingeniería COPNIA adoptó las siguientes políticas de comunicación:

La Comunicación en el COPNIA, fortalece los procesos de las diferentes áreas a nivel interno y vela
porque los canales de comunicación sean efectivos para los usuarios externos.

La Comunicación en el COPNIA, es transversal a todos los procesos, conservando la interdependencia

en la elaboración del mensaje que se va a difundir y que será insumo para el plan de comunicaciones.

La Comunicación en el COPNIA, es garante del derecho constitucional a la información pública, en

todos los procesos organizacionales y de sus productos.

La Comunicación en el COPNIA, está orientada a generar resultados en los públicos internos y

externos.
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7. MARCO CONCEPTUAL

La comunicación es un proceso de intercambio de información a través del cual se alcanza un

objetivo, se cumple una meta o se modifica la conducta, en este sentido es importante desarrollar
procedimientos que garanticen una comunicación asertiva, participativa y dinámica que genere
credibilidad tanto al interior como al exterior de la entidad.

8. LA COMUNICACIÓN EN LA CULTURA ORGANIZACIONAL

La cultura organizacional se describe como el conjunto de patrones de conducta, actitudes, creencias

y experiencias que cada uno de los integrantes de la entidad aprehende para el cumplimiento de los
valores y principios institucionales.

La cultura al interior de las organizaciones está determinada por el sentido de pertenencia y el buen
clima laboral, en este sentido la participación, la inclusión, el reconocimiento y el respeto, son
elementos indispensables para la creación de una cultura que refleje al exterior lo que se vive al
interior de la entidad.

El área de Gestión Humana, con el apoyo del proceso de Comunicación, tiene a su cargo fomentar la
cultura organizacional, a través de campañas, mensajes y actividades que se vean reflejados en el
mejoramiento de las relaciones, el acercamiento de la alta dirección con los servidores, el
fortalecimiento del sentido de pertenencia y el trabajo en equipo.

9. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La comunicación e información en el COPNIA tienen como objetivo aportar de manera transversal el

cumplimiento de la Misión, alcanzar la Visión y lograr objetivos estratégicos institucionales.
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10. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Los medios de comunicación están constituidos por los diferentes canales con los que cuenta la
entidad para la divulgación de la información interna y externa.

10.1. COMUNICACIÓN INTERNA

Es un procedimiento que se lleva a cabo al interior de la entidad y que está dirigido exclusivamente
a los servidores de la organización, a través de este se dan a conocer las noticias destacadas de la alta
dirección, las actividades, eventos y campañas de las diferentes áreas, así como las convocatorias y
reconocimientos.

10.1.1. INTRANET: es una herramienta de uso exclusivo para los funcionarios de la entidad, a través
de la cual se comparte información de interés general.

Accesibilidad: se accede a través de una URL y se ingresa a los contenidos con el usuario y contraseña
institucional.

Usabilidad: Es una herramienta de lectura rápida, con información destacada, actividades, eventos,
fotografías y documentos de fácil descarga y consulta.

Contenido: en intranet se publica información de carácter interno como: noticias, mapa de procesos,
reconocimientos, eventos, Noticopnia, temas de bienestar (cumpleaños, capacitaciones),
información de las Subdirecciones y Secretarías Seccionales, también se tiene acceso a las
aplicaciones como: Invesflow, ticket, Seven, Kactus, entre otras.

Administración: la publicación y actualización de información, está a cargo del área de

Comunicaciones, cuenta con el soporte técnico y de seguridad de la información que brinda el área
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).
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10.1.2. CORREO ELECTRÓNICO: el Outlook es un software que permite enviar, recibir y administrar el
correo electrónico, el calendario y los contactos. Este servicio se debe utilizar de manera institucional,
según el Manual de Identidad Corporativa.

Accesibilidad: se accede a través de la aplicación de Office.

Usabilidad: El correo electrónico de la Entidad debe ser utilizado exclusivamente para fines
institucionales y su comunicación debe ser respetuosa y asertiva. La firma establecida en el Manual
de Identidad Corporativa, se debe utilizar en todos los correos, el fondo de escritura debe ser blanco,
como viene predeterminado.

Contenido: institucional, administrado bajo la responsabilidad de cada uno de los servidores públicos.

Nota: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser divulgada al interior de la
Entidad, debe enviarse al área de Comunicaciones con las características del mensaje, teniendo en
cuenta que si se habla de invitaciones, actividades u otros, con fines de reserva en calendario
personal, se debe enviar con mínimo cuatro (4) días hábiles de anterioridad.

10.1.3. FONDO DE PANTALLA: Medio utilizado en los equipos de cómputo como apoyo en la
divulgación de información en campañas internas.

Contenido: institucional, con información de interés para los servidores de la entidad, de acuerdo a
los requerimiento de cada una de las áreas.

Administración: este medio estará coordinado por el área de Comunicaciones en contenido y diseño,
con el apoyo del área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para su
publicación.
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10.1.4. BOLETÍN COPNIA AL DÍA: en cumplimiento de la Política de Cero Papel del Gobierno Nacional,
se creó el boletín digital, especializado en divulgación de información institucional.

Accesibilidad: se accede a través de Intranet o a través del correo electrónico.

Usabilidad: por su contenido, es de carácter interno, su divulgación se realiza a través de Intranet y

correo institucional.

Contenido: el boletín se enviará con información de interés institucional, que requiera un despliegue
mayor.

Administración: el diseño, contenido y divulgación está a cargo de área de Comunicaciones.

10.1.5. NotiCOPNIA: en cumplimiento de la Política de Cero Papel del Gobierno Nacional, se creó el
boletín digital, especializado en divulgación de información institucional.

Accesibilidad: se accede a través de Intranet o a través del correo electrónico.

Usabilidad: por su contenido es de carácter interno, la divulgación se realiza a través de Intranet y

correo institucional.

Contenido: el boletín se enviará cada dos meses con el apoyo de las diferentes áreas y Secretarías
Seccionales para adquirir la información documental y fotográfica para definir el contenido.

Administración: el diseño, contenido y divulgación está a cargo de área de Comunicaciones.

10.1.6. CÁPSULAS INFORMATIVAS: infografía digital que contiene información institucional corta,
precisa y clara.

Accesibilidad: se accede a través de Intranet o a través del correo electrónico.

Contenido: por su contenido es de carácter interno, la divulgación se realiza a través de Intranet y

correo institucional.

Usabilidad: las infografías se enviarán de acuerdo a los requerimientos que realice el área
correspondiente.
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Administración: el diseño, revisión y ajuste de contenido y la divulgación está a cargo del área de
Comunicaciones.

Nota: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser diagramada, debe enviarse
con mínimo cuatro (4) días hábiles de anterioridad al área de Comunicaciones con las características
del mensaje.

10.1.7. COMUNICACIONES INTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2015

Conforme a lo establecido en la norma ISO 9001:2015, y con el propósito de establecer comunicación

interna eficiente, se establecen los canales de comunicación, así como los actores involucrados en el
proceso, descritos a continuación:

¿Qué? ¿Cuándo? ¿A quién? ¿Cómo? ¿Quién?

Al ingreso
Cuando se realizan Inducción
Subdirección de
modificaciones a la A los funcionarios Memorando
Política de Calidad Planeación, Control y
misma de la Entidad Página web e
Seguimiento
De forma intranet
permanente
Al ingreso
Cuando se realizan Inducción
Subdirección de
Objetivos de modificaciones a la A los funcionarios Memorando
Planeación, Control y
Calidad misma de la Entidad Página web e
Seguimiento
De forma intranet
permanente
Rendición de
cuentas de la A los funcionarios Audiencia de
eficacia del sistema Rendición de cuentas de la Entidad rendición de Director General
de gestión de A la comunidad cuentas
calidad
De forma
Subdirección de
Procedimientos de permanente Intranet y página
A los funcionarios Planeación, Control y
los procesos Cuando se realizan web
Seguimiento
cambios
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¿Qué? ¿Cuándo? ¿A quién? ¿Cómo? ¿Quién?

Al ingreso
Cuando se realizan Inducción
Responsabilidades y modificaciones a la A los funcionarios Memorando Área de Gestión
autoridades misma de la Entidad Página web e Humana
De forma intranet
permanente

10.1.8. COMUNICACIONES INTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: procedimiento que

permite establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación
interna en seguridad y salud en el trabajo en COPNIA.

Responsabilidades:

Responsable de SST: Vigilar que se cumpla la normatividad para la contratación y los

procedimientos de operación establecidos.

Área contratación: Informar a los posibles proveedores y contratistas los requerimientos del
presente procedimiento.

Verificar antes de la contratación del servicio o bien el cumplimiento de los requisitos

iniciales estipulados en el presente procedimiento para los contratistas o proveedores.

Informar al responsable de seguridad y salud en el trabajo de posibles incumplimientos por

parte de los contratitas o proveedores en ítems relacionados con SST.

Contratistas y/o proveedores: Conocer y ser conscientes de los peligros de sus actividades y
de los controles establecidos para disminuir la probabilidad o consecuencias de
posibles incidentes o accidentes de trabajo.

Reportar cualquier accidente, incidente o acción insegura que se presente en el desarrollo

de las actividades del contrato, así mismo deberá participar en la investigación de accidente
e incidentes que se presenten.

Realizar las actividades estipuladas en el contrato según los parámetros y controles

operacionales en SST.

Prestar su servicio con oportunidad, honestidad y amabilidad según los requerimientos

establecidos en el contrato.

Participar en las actividades SST programadas por el COPNIA a las cuales sean convocados.
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Comunicaciones Internas

Conjunto de mensajes de carácter institucional que son competencia exclusiva de los trabajadores.
Dónde se
Qué se debe genera la Quién debe
A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar informació comunicar
n
Compromiso Intranet
frente al
A todo el Virtualmen Comunicaciones Permanente
Sistema de SST Alta dirección
personal te Internas mente
Gestión:
Políticas Página Web

Cuando se
Áreas internas Reuniones
Requisitos generen
SST: Matriz interesadas
legales nuevos
legal según
aplicables Comunicados requisitos
requisito
legales

Funciones y Virtualmen
Intranet
responsabili te
dades en SST y alta A todo el Document Comunicaciones En la
Alta dirección o Físico
seguridad y dirección personal Internas inducción
salud en el
Página Web
trabajo

Para las quejas y SST y gestores

reclamos de plan de Document
relacionadas acción para o Físico
con el SST y temas de SST y
Partes Formato de
Quejas y Atención al a las áreas Cuando se
interesada Quejas,
Reclamos Ciudadano para pertinentes presenten
s reclamos
las quejas y para quejas y
reclamos de reclamos por
prestación del la prestación
servicio del servicio

Formato de
Acciones Jefes o Al responsable
Todos los Document Acciones Cuando se
Correctivas y Responsables de de aplicar plan o Físico
procesos correctivas y presenten
Preventivas los procesos de acción, SST
preventivas
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Dónde se
Qué se debe genera la Quién debe
A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar informació comunicar
n
Auditores Jefe o
Resultados
Proceso de Responsable Informe de Después de
de las Document
Gestión del proceso Auditoria cada
auditorías o Físico
SST SST auditado y Interna auditoria
internas
Jefe SST

Resultados Acta de Revisión

Revisión
de revisiones por la alta
por la Alta dirección SST , COPASST Document Anualmente
por la Alta dirección,
dirección o Físico
dirección COPASST

Cuando se
Document defina un
Procedimien Jefes o o Físico Reuniones, nuevo
Todos los Miembros del
tos de los Responsables de Divulgaciones, documento,
procesos proceso Virtualmen
procesos los procesos intranet o cuando
te surja la
necesidad

Cuando se
Miembros del defina un
Jefes o Virtualmen
Todos los proceso y Reuniones, nuevo
Indicadores Responsables de te
procesos Director Divulgaciones indicador, o
los procesos
General cuando surja
la necesidad

Cuando se
Actividades
Presencial programen
o Todo el
SST SST Cartelera, e-mail actividades o
capacitacion personal Virtualmen capacitacion
es SST te es en SST

10.1.9. MONITOREO DE MEDIOS: es una actividad orgánica que realiza el área de Comunicaciones,
que permite tener una lectura de la imagen del COPNIA, estar informados de las noticias más
destacadas del sector de la ingeniería y anticiparse a cualquier evento que pueda afectar la imagen
de la entidad.
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10.2. COMUNICACIÓN EXTERNA

10.2.1. PÁGINA WEB: es una herramienta digital y electrónica que facilita la divulgación de noticias,
políticas, planes, programas, proyectos y normatividad del COPNIA, fomenta la participación
ciudadana permitiendo al usuario interactuar a través del envío de peticiones, quejas y reclamos, así
como realizar la solicitud y diligenciamiento de trámites en línea, mejorando la comunicación entre
el usuario y la entidad.

Su contenido está determinado por las siguientes variables:

Noticioso: información de interés general en actualidad, participación ciudadana, convenios, eventos

y actividades, entre otros.

Documentación y consulta: con el propósito de ser una entidad transparente y siguiendo los
lineamientos de la ley de Transparencia y acceso a la información pública, ley anticorrupción y
atención al ciudadano, se publicará información establecida por la ley tales como: documentos,
manuales, instructivos, presentaciones, informes, normograma, investigaciones, encuestas,
presupuesto, entre otros.

Administración: los contenidos, actualización y publicación están a cargo del área de Comunicaciones,
mientras que el área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, está a cargo de la
infraestructura tecnológica, respaldo y seguridad de la información y demás temas de su
competencia.

Nota 1: La información publicada en los Blogs del portal web, es responsabilidad de sus creadores o
de las personas que ellos designen, en cualquiera de los dos casos se deberá dar el crédito respectivo
en la publicación.

Nota 2: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser divulgada a través de la
página web, debe enviarse al área de Comunicaciones con las características del mensaje, teniendo
en cuenta los siguientes parámetros:
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- Publicación de informes y documentos: se deben enviar en PDF al área de Comunicaciones por

correo electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación, cada uno de los archivos
debe contener una descripción corta y la URL donde se debe realizar la publicación.

- Publicación notas, noticias, eventos o actividades: se debe enviar la información al área de

Comunicaciones por correo electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación,
incluyendo la URL donde se debe realizar la publicación.

- Procesos de contratación y convocatorias: se debe enviar la información al área de Comunicaciones

por correo electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación, incluyendo el número
del proceso, el objeto, la modalidad, el valor, el enlace del SECOP, la fecha de apertura del proceso y
la fecha de cierre del proceso.

Nota: Cuando la información a publicar sea de eventos o actividades donde se involucre a la

ciudadanía, entes externos, gremios o asociaciones, la información se debe enviar con mínimo 30
días de anticipación para su publicación.

- Actualización de información: se debe enviar la información al área de Comunicaciones por correo

electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación, incluyendo la URL donde se debe
realizar la publicación.

- Eliminación de información: se debe enviar la solicitud al área de Comunicaciones por correo

electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad, indicando el motivo, el responsable y la URL donde
se debe encuentra publicada la información.

Nota: Cuando la solicitud de eliminación de información provenga de un área diferente a la

responsable de emitirla, esta deberá tener el visto bueno del Subdirector, profesional de gestión o
profesional del área que emitió originalmente la información.
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Derechos de Autor

En el portal web, los contenidos, fotografías, diseños, logotipos, imágenes, sonidos, vídeos,
animaciones, códigos fuente y cualquier creación intelectual existente, están protegidos por
derechos de autor.

En caso de requerir, para uso personal sin finalidad comercial o de distribución, la impresión, copia o
almacenamiento de contenidos, éstos deben contener los respectivos créditos a nombre del COPNIA,
o radicar por escrito una solicitud de autorización para hacer uso del material.

Importante: El COPNIA no realizará publicación de contenidos en su portal web, que contenga

lenguaje inadecuado, difamatorio, que atente contra la honra, moral, dignidad y buen nombre de la
Entidad, de la comunidad universitaria y/o de terceros, o que vaya en contra del Código Ética
Profesional de los Ingenieros, profesionales afines, auxiliares y maestros de obra.

10.2.2. CARTELERAS FÍSICAS: elementos utilizados para la divulgación de información de interés

general, publicación de notificaciones, carta del trato digno al ciudadano, decálogo ético y horarios
de atención.

Su imagen debe estar conforme a lo establecido en el Manual de Identidad Corporativa del COPNIA.

10.2.3. REDES SOCIALES: su uso es de carácter institucional, por medio de ellas se busca el
fortalecimiento de la interacción entre la comunidad en general y la entidad, así como incentivar la
participación ciudadana a través del uso de las nuevas tecnologías.

Accesibilidad: se accede a través de internet.

Contenido: por su contenido es de carácter interno y externo.

Usabilidad: la publicación de la información se realiza por demanda, conforme a las necesidades que
surjan.

Administración: el contenido y publicación de información está a cargo del área de Comunicaciones.

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Twitter: @Copnia

Facebook: www.facebook.com/Copnia

Youtube: Consejo Profesional Nacional de Ingeniería

10.2.4. CARTAS: son instrumentos utilizados para comunicación externa, puede ser en divulgación,
solicitudes, o agradecimientos, esto con el propósito de fortalecer las relaciones públicas y generar
espacios de acercamiento con las entidades y empresas.

10.2.5. PIEZAS GRÁFICAS PUBLICITARIAS: serán creadas teniendo en cuenta lo establecido en el

Manual de Identidad Corporativa del COPNIA. Se realizan teniendo en cuenta la normativa de
austeridad del gasto vigente. Estas piezas se deben solicitar con mínimo ocho (8) días de anticipación
al área de Comunicaciones.

Algunas piezas son: infografías, cápsulas informativas, afiches, plegables, volantes, portafolio,
carpetas corporativas, carné, señalización de áreas físicas interna y externa, pendones, exhibidores,
stand, habladores entre otros.

Nota: si se requiere diseñar y producir una publicación especial se debe solicitar con la suficiente
anticipación al área de Comunicaciones para su respectiva planeación y desarrollo.

10.2.6. VIDEO INSTITUCIONAL: es una herramienta que contribuye al fortalecimiento de la imagen

institucional, así como al posicionamiento y recordación en escenarios donde el COPNIA tenga
presencia, a través de éste se dan a conocer los aspectos más importantes de la entidad como es la
Misión, Visión, Valores y Principios.
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10.2.7. RENDICIÓN DE CUENTAS: es un acto público a través del cual se da a conocer a la ciudadanía,
opinión pública y demás partes interesadas, la gestión que ha realizado la Entidad durante un
periodo, destacando los logros y la ejecución presupuestal.

Anexo 1 – Estrategia de Rendición de Cuentas.

10.2.7. CHAT: Aplicativo de mensajería a través del cual se pueden realizar consultas y resolver
inquietudes. Este aplicativo es administrado por el Área de Atención al Ciudadano con el apoyo en
Infraestructura Tecnológica y Seguridad de la Información del área de Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones.

10.2.8. COMUNICACIONES EXTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2015

Conforme a lo establecido en la norma ISO 9001:2015, y con el propósito de establecer comunicación

externa eficiente, se establecen los canales de comunicación, así como los actores involucrados en el
proceso, descritos a continuación:

¿Qué? ¿Cuándo? ¿A quién? ¿Cómo? ¿Quién?

Página web
Canales de
De manera
Información relativa comunicación
permanente Área de atención al
a los productos y Usuarios dispuestos: Correo
Por solicitud ciudadano
servicios electrónico,
específica
teléfono, chat,
personal

Atención de las Por los canales de

Por solicitud Área de atención al
consultas o Usuarios comunicación
específica ciudadano
solicitudes dispuestos

Retroalimentación
de los usuarios
relativas a los
Por los canales de
productos y Por solicitud Área de atención al
Usuarios comunicación
servicios, específica ciudadano
dispuestos
incluyendo las
quejas de los
clientes
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¿Qué? ¿Cuándo? ¿A quién? ¿Cómo? ¿Quién?

Comunicación con Por los canales de

Por solicitud Contratistas y Supervisor de los
los proveedores comunicación
específica proveedores contratos
externos dispuestos

Los procesos,
En la etapa Página web del
productos y Proveedores Área de
contractual de los COPNIA
servicios a externos Contratación
procesos SECOP
proporcionar
Actas de
La aprobación de seguimiento
Proveedores Supervisor de los
productos y/o Etapa contractual Formatos de
externos contratos
servicios aprobación de
pagos
El control y el
Actas de
seguimiento del
seguimiento
desempeño del Proveedores Supervisor de los
Etapa contractual Formatos de
proveedor externo externos contratos
aprobación de
a aplicar por la
pagos
organización
Las actividades de
verificación o
validación que la
organización, o su Proveedores Supervisor de los
Etapa contractual Contrato
cliente, pretenden externos contratos
llevar a cabo en las
instalaciones del
proveedor externo

10.2.9. COMUNICACIONES EXTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: procedimiento que

permite establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación
externa en seguridad y salud en el trabajo en COPNIA, así como regular y asegurar la comunicación
entre COPNIA y terceras partes en seguridad y salud en el trabajo.

Responsabilidades:

Responsable de SST: Vigilar que se cumpla la normatividad para la contratación y los

procedimientos de operación establecidos.

Área contratación: Informar a los posibles proveedores y contratistas los requerimientos del
presente procedimiento.
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Verificar antes de la contratación del servicio o bien el cumplimiento de los requisitos

iniciales estipulados en el presente procedimiento para los contratistas o proveedores.

Informar al responsable de seguridad y salud en el trabajo de posibles incumplimientos por

parte de los contratitas o proveedores en ítems relacionados con SST.

Contratistas y/o proveedores: Conocer y ser conscientes de los peligros de sus actividades y
de los controles establecidos para disminuir la probabilidad o consecuencias de
posibles incidentes o accidentes de trabajo.

Reportar cualquier accidente, incidente o acción insegura que se presente en el desarrollo

de las actividades del contrato, así mismo deberá participar en la investigación de accidente
e incidentes que se presenten.

Realizar las actividades estipuladas en el contrato según los parámetros y controles

operacionales en SST.

Prestar su servicio con oportunidad, honestidad y amabilidad según los requerimientos

establecidos en el contrato.

Participar en las actividades SST programadas por el COPNIA a las cuales sean convocados.

Mensajes emitidos por COPNIA hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o
mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y
servicios

Dónde se
Qué se debe Quién debe
genera la A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar comunicar
información
Resultado de
la evaluación
Durante el
de los
Virtualm periodo
proveedores
Gestión Gestión ente Comunicación definido para
frente a los Al Proveedor
Humana Humana vía e-mail la revaluación
requisitos
de los
del sistema
proveedores
de gestión
de SST

A todo el Al ingreso a las

Riesgos y personal, Comunicación instalaciones
Peligros de SST SST contratistas, Virtualm vía e-mail, de la
seguridad y visitantes, y ente divulgación, en organización.
demás
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Dónde se
Qué se debe Quién debe
genera la A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar comunicar
información
salud en el partes inducción y re
trabajo interesadas inducción

A todo el Virtualm
personal, ente En la inducción y
Documen Al ingreso
Reglamento contratistas, re inducción,
to Físico como
de Higiene y SST SST visitantes, y cartelera,
trabajador o
Seguridad demás documento
contratista
partes escrito
interesadas

Presencia Jornadas de Cuando se

Requisitos l Capacitación, presenten
legales y A las partes Documen matriz legal modificacione
otros interesadas to físico
SST SST s, o se
aplicables a conductores, Documen Manual del
to Físico Sistema de establezcan
la etc.
Gestión , nuevos
Organización
requisitos
folletos

Objetivos,
charlas de una vez al año
metas y
Virtualm seguridad- y/o según lo
programas A todo el
SST SST ente capacitaciones, requiera el
de del personal
inducción y re- cumplimiento
Sistema de
inducciones de indicadores
Gestión

SST, cuando Documen

Información sean to Físico Registro de Cuando se
ARL y demás
de accidentes reporte de la presente un
SST partes
accidentes e graves o ARL, documento accidente /
interesadas
incidentes. mortales la escrito incidente
alta dirección

Resultado y Cuando se
Todos los Documen Informes de
plan de SST SST desarrollan
procesos to Físico inspecciones
inspecciones inspecciones

Comunicación una vez al año,

Políticas SST
A todo el vía e-mail, Cada vez que
y otras SST SST Virtualm
personal divulgación, modifiquen o
políticas ente
inducción , se requiera
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Dónde se
Qué se debe Quién debe
genera la A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar comunicar
información
Documen charlas ,
to Físico inducciones y re
inducciones,
documento
escrito

Documen socialización y
Procedimien
to Físico charlas de Cada año ,
tos
A todo el seguridad , cada vez que
operativos, SST SST Virtualm
personal cartillas de SST, se modifiquen
instructivos ente inducción y re o se requiera
y manuales
inducción

Resultados Documen
Cada vez que
de la to Físico vía email-
A todo el se reporte en
comunicació SST SST charlas-
personal Virtualm una tarjeta
ny carteleras
ente contacto
participación

Cada vez que

socialización y se genere un
Documen charlas de cambio que
to Físico seguridad , afecte al
A todo el
intranet, sistema como
Gestión del personal Virtualm
SST SST cartillas de SST, está
Cambio según ente
inducción y re estipulado en
corresponda
inducción, el
Documento procedimiento
escrito de la gestión
del cambio

Información
solicitada
Documen Cada vez que
por entes de Ente de
to Físico Documento lo solicite el
control en SST Alta dirección control
escrito ente de
temas de respectivo
control
SST
(Ministerios)
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Dónde se
Qué se debe Quién debe
genera la A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar comunicar
información
Cuando se
Actividades Virtualm programen
o Todo el ente
SST Alta dirección Cartelera, e-mail actividades o
capacitacion personal Documen capacitaciones
es SST to Físico
en SST

10.2.10. VOCEROS: El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería tiene como voceros oficiales al
Presidente del Consejo o su delegado y el Director General de la entidad, serán ellos los encargados
de delegar la función en otras personas cuando sea necesaria una declaración o entrevista en medios
de comunicación.

Este procedimiento es acompañado por el área de Comunicaciones.

11. PÚBLICO

Es la persona receptora del mensaje de comunicación que se emita por el COPNIA.

11.1. PÚBLICO INTERNO

Servidores públicos: personal que presta sus servicios a la entidad.

Consejo Nacional: es el colectivo de la Alta Dirección de la Entidad. En su seno se decide, entre otros
temas, la plataforma estratégica y se delibera sobre los procesos disciplinarios en segunda instancia.

Consejo Seccional: es el colectivo de representatividad departamental o regional. Se establece y se

conforma según la Ley 842 de 2003; resuelve mediante actuaciones de primera instancia
contravenciones al Código de Ética Profesional del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines
y de sus profesiones auxiliares.
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11.2. PÚBLICO EXTERNO

Es todo ciudadano que puede interactuar con la Entidad, pero que no tiene una relación directa con
ella.

 Profesionales matriculados.
 Profesionales de ingeniería, profesiones afines y profesiones auxiliares.
 Contratistas.
 Proveedores.
 Ministerios Públicos del Gobierno Nacional.
 Consejos
 Gremios
 Asociaciones.
 Organizaciones de egresados de las diferentes universidades.
 Gobiernos territoriales.
 Universidades públicas y privadas del país que en sus programas de formación profesional
ofrezcan ingeniería o programas afines a la ingeniería, que sean competencia del COPNIA.
 Instituciones de formación técnica o tecnológica en profesiones auxiliares a la ingeniería, que
sean competencia del COPNIA.
 Entes de control del Estado.

Control de cambios

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

1 Enero /14 Primera emisión

Actualización del Manual de Comunicaciones en los siguientes contenidos:
2 Abril/15  Políticas de comunicaciones
 Se separó del Manual de Identidad Corporativa
 Se crearon otros canales de comunicación interna y externa
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No. Fecha Descripción del cambio o modificación

 Se actualizó el marco conceptual

3 Julio/16  Se realizó la actualización en el contenido de las Redes Sociales
 Se actualizan la normatividad de comunicación
 Se actualizó la información de Intranet
 Se actualizó la información del correo electrónico
 Se actualizó la información de los fondos de pantalla
 Se actualizó la información de boletín COPNIA al día
 Se actualizó la información de NotiCOPNIA
 Se actualizó la información de cápsulas informativas
4 Octubre/17  Se incluyó la información de comunicaciones en seguridad y salud en
el trabajo
 Se actualizó la información de página web
 Se incluyó la información de derechos de Autor
 Se actualizó la información de redes sociales
 Se actualizó la información de piezas gráficas publicitarias
 Se incluyó la información de Comunicaciones en el Sistema de
Gestión de la Calidad ISO 9001:2015

LUIS RICARDO MORANTES AFRICANO
PROFESIONAL ESPECIALIZADO ÁREA
DE COMUNICACIONES
ACTUALIZÓ
GLORIA MATILDE TORRES CRUZ RUBEN DARIO OCHOA ARBELAEZ
SUBDIRECTORA DE PLANEACIÓN,
DIRECTOR GENERAL
CONTROL Y SEGUIMIENTO
REVISÓ APROBÓ