AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode
surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.
1. Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :
 Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang
berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu
instansi/organisasi.
 Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak
yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu
instansi/organisasi.
 Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan
dan tidak mengancam kelembagaan.
2. Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :
 Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus
sampai dialamat hari itu juga.
 Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan
dikirim menurut jadwal kurir.
 Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
 Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat
khusus.
Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan
disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan
masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.
Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu
kendali dalam file.
Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000
s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.
000 UMUM .14 Pungutan

001 Lambang .2 Lembaga Sosial Desa (LSD)

002 Tanda .32 Kuliah Kerja Nyata (KKN)

Kehormatan/Penghargaan
untuk pegawailihat 861.1 .33 Pusat Latihan

003 Hari Raya/Besar .34 Kursus-Kursus

004 Ucapan .35 Kurikulum / Sylabus

005 Undangan .36 Ketrampilan

020 PERALATAN .37 Pramuka

040 PERPUSTAKAAN .4 Pembinaan Kesejahteraan

Dokumentasi / Kearsipan / Keluarga (PKK)
Sandi
.25 Petunjuk / Pembinaan
042 Dokumentasi Pelaksanaan

045 Kearsipan .3 Koperasi Desa

060 ORGANISASI / .32 Koperasi Usaha Desa

KETATALAKSANAAN

090 PERJALANAN DINAS

420 PENDIDIKAN
230 ORGANISASI PROFESI DAN
FUNGSIONAL
.1 Pendidikan Khusus Klasifikasi
disini Pendidikan Putra/I Irja
232 Persatuan Guru Republik
Indonesia
421 Sekolah

236 Korps Pegawai Republik

.1 Pra Sekolah
Indonesia

.2 Sekolah Dasar
239 Organisasi Profesi Dan
Fungsional Lainnya
.3 Sekolah Menengah
240 ORGANISASI PEMUDA
.4 Sekolah Tinggi
410 PEMBANGUNAN DESA
.5 Sekolah Kejuruan
411 Pembinaan Usaha Gotong
Royong
.6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis .7 Kegiatan Pelajar
Lustrum
.71 Reuni Darmawisata

.72 Pelajar Teladan

.73 Resimen Mahasiswa

.8 Sekolah Pendidikan Luar

Biasa

.9 PLS / Pemberantasan Buta

Huruf

422 Administrasi Sekolah

.1 Persyaratan Masuk Sekolah,

Testing, Ujian,Pendaftaran,
Mapras, peloncoan

.2 Tahun Pelajaran

.3 Hari Libur

.4 Uang Sekolah, Klasifikasi

Disini SPP

.5 Beasiswa

423 Metode Belajar

.1 Kuliah

.2 Ceramah, Simposium

.3 Diskusi

.4 Kuliah Lapangan,
Widyawisata, KKN, Studi Tur

.5 Kurikulum

.6 Karya Tulis

.7 Ujian

424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen,

Dekan, Rektor
 Klasifikasi Disini: Guru
Teladan
430 KEBUDAYAAN
425 Sarana Pendidikan
431 Kesenian
.1 Gedung
.1 Cabang Kesenian
.11 Gedung Sekolah
.2 Sarana
.12 Kampus
.21 Gedung Kesenian
.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa
432 Kepurbakalaan
.2 Buku
433 Sejarah
.3 Perlengkapan Sekolah
434 Bahasa
426 Keolahragaan
435 Usaha Pertunjukan, Hiburan,
.1 Cabang Olah Raga Kesenangan

.2 Sarana 440 KESEHATAN

.21 Gedung Olah Raga 441 Pembinaan Kesehatan

.22 Stadion 442 Obat-obatan

.23 Lapangan 443 Penyakit Menular

.24 Kolam renang 444 Gizi

.3 Pesta Olah Raga, Klasifikasi 445 Rumah Sakit, Balai Kesehatan,

nya: PON, Porsade, Olimpiade, PUSKESMAS,PUSKESMAS
Keliling, Poliklinik
.4 KONI
446 Tenaga Medis
427 Kepramukaan Meliputi:
Organisasi dan Kegiatan 448 Pengobatan Tadisional
Remaja

Klasifikasi Disini: Gelanggang

Remaja 450 AGAMA

428 Kepramukaan 451 Islam

429 Pendidikan Kedinasan Untuk .1 Peribadatan

Depdagri, Lihat 890
.11 Sholat .2 Manasik

.12 Zakat Fitrah 560 TENAGA KERJA

.13 Puasa .1 Pengangguran

.14 MTQ 561 Upah

.2 Rumah Ibadah 562 Penempatan Tenaka Kerja,

TKI
.3 Tokoh Agama
563 Latihan Kerja
.4 Pendidikan
564 Tenaga Kerja
.41 Tinggi
800 KEPEGAWAIAN
42 Menengah
810 PENGADAAN
.43 Dasar
820 MUTASI
.44 Pondok Pesantren
822 Kenaikan Gaji Berkala
.45 Gedung Sekolah
823 Kenaikan Pangkat /
.46 Tenaga Pengajar Pengangkatan

.47 Buku 824 Pemindahan / Pelimpahan /

Perbantuan
.48 Dakwah
825 Datasering dan Penempatan
Kembali
.49 Organisasi / Lembaga
Pendidikan
826 Penunjukan Tugas Belajar
.5 Harta Agama Wakaf,
Baitulmal, dsb 828 Mutasi Dengan Instansi Lain

.6 Peradilan 830 KEDUDUKAN

.7 Organisasi Keagamaan Bukan Meliputi: Perhitungan Masa

Politik Majelis Ulama Kerja, Penyesuaian Pangkat/
Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan
Jenjang Pangkat
.8 Mazhab

456 Urusan Haji

831 Perhitungan Masa Kerja
.1 ONH
832 Penyesuaian Pangkat / Gaji 845 Perumahan/Tanah

833 Penghargaan Ijazah / 846 Bantuan Sosial

Penyesuaian
850 CUTI Meliputi Cuti Tahunan,
834 Jenjang Pangkat / Eselonering Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti
Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
840 KESEJAHTERAAN PEGAWAI
Diluar Tanggungan Negara Dan
Meliputi: Tunjangan, Dana, Cuti Alasan Lain
Perawatan Kesehatan,
Koperasi, Distribusi, 860 PENILAIAN
Permahan/Tanah,
Bantuan Sosial, Rekreasi Dan 861 Penghargaan
Dispensasi.
.1 Bintang/Satyalencana

841 Tunjangan .2 Kenaikan Pangkat Anumerta

.1 Jabatan .3 Kenaikan Gaji Istimewa

.2 Kehormatan .4 Hadiah Berupa Uang

.3 Kematian/Uang Duka .5 Pegawai Teladan

.4 Tunjangan Hari Raya 862 Hukuman

.5 Perjalanan Dinas 863 Konduite, DP3, Disiplin

Tetap/Cuti/Pindah Pegawai

.6 Keluarga 864 Ujian Dinas

.7 Sandang, Pangan, Papan 865 Penilaian Kehidupan Pegawai

(Bapertarum) Negeri

842 Dana Meliputi: Petunjuk

Pelaksanaan Hidup Sederhana,
Penilaian Kekayaan Pribadi
.1 Taspen (LP2P)

.2 Kesehatan 870 TATA USAHA KEPEGAWAIAN

.3 Asuransi 871 Formasi

843 Perawatan Kesehatan 872 Bezetting/Daftar Urut

Kepegawaian
844 istribusi
873 Registrasi 886 Uang Tunggu

.1 NIP 887 Untuk Sementara Waktu

.2 KARPEG 888 Tidak Dengan Hormat

.3 Legitiminasi/Tanda Pengenal 890 PENDIDIKAN PEGAWAI

.4 Daftar Keluarga, Perkawinan, Meliputi: Perencanaan,

Perceraian, Karis, Karsu
874 Daftar Riwayat Pekerjaan
875 Kewenangan Mutasi Pegawai
Pendidikan Reguler,
Pendidikan Non-Reguler,
Pendidikan Ke Luar Negeri,
Metode, Tenaga Pengajar,
Administrasi Pendidikan,
Fasilitas Sarana Pendidikan

876 Penggajian

.1 SKPP 891 Perencanaan

877 Sumpah/Janji 892 Pendidikan _Egular / Kader

878 Korps Pegawai 893 Pendidikan dan Pelatihan /

Non Reguler
880 PEMBERHENTIAN PEGAWAI
894 Pendidikan Luar Negeri
Pemberhentian,Permintaan
Sendiri, Dengan Hak Pensiun, 895 Metode
Karena
896 Tenaga Pengajar /
Meninggal Dunia, Alasan Lain, Widyaiswara/Narasumber
Dengan Diberi Uang Pesangon,
Uang Tunggu Untuk 897 Administrasi Pendidikan

Sementara Waktu Dan 898 Fasilitas Belajar

Pemberhentian Tidak Dengan
Hormat
899 Sarana
881 Permintaan Sendiri
900 KEUANGAN
882 Dengan Hak Pensiun
910 ANGGARAN
883 Karena Meninggal
920 OTORISASI / SKO
884 Alasan Lain
930 VERIFIKASI
885 Uang Pesangon
940 PEMBUKUAN
950 PERBENDAHARAAN Pemeriksaan Kas

960 PEMBINAAN 970 PENDAPATAN

KEBENDAHARAAN
990 BENDAHARAWAN
961 Pemeriksaan Kas Dan Hasil
Demikian rincian singkat tentang Penomoran Surat. Untuk daftaran nomor surat yang lebih
lengkap dapat di klik di sini.
.

Terimakasih untuk kunjungannya