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Plataformas
Colaborativas
Eduexperts, (2017). DERECHOS Reservados ©.
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El software colaborativo es, sin duda, una de las herramientas más potentes a la hora de poder
compartir información. Este tipo de plataformas se usan tanto a nivel interno de una empresa
(entre trabajadores) como a nivel interempresarial, donde un grupo de empresas con intereses
comunes crean un repositorio de información accesible por todas ellas.
Tener objetivos claros y estrategias comunes, tanto a nivel individual como colectivo, propicia
que las herramientas colaborativas faciliten los procesos conducentes a tener éxito. Es
importante considerar que la tecnología sólo es un medio, no una solución en sí misma.
De esta forma, los proyectos se dividen en tareas que son asignadas a cada uno de los
integrantes del equipo.
La nueva filosofía empresarial basada en el trabajo en equipo permitirá, entre otros aspectos,
la identificación y desarrollo de proyectos fruto del diálogo colaborativo, oportunidades de
expansión a nuevos mercados, la participación en nuevos programas y proyectos, una mayor
agilidad en la gestión de procesos, una mejora en la información sobre riesgos, oportunidades
y una mayor fluidez de comunicación.
Aunado a esto, un buen sistema tecnológico permite tener éxito no sólo en la implementación
del proyecto en el equipo sino en la rentabilidad de la compañía.
El éxito de los proyectos es fundamental para la rentabilidad de las empresas. Cuando se logra
dominar el tema de la administración de proyectos y se logran los resultados esperados en
forma repetitiva, se puede volver hasta un proceso tan “adictivo”, que hay compañías que
deciden organizar su operación entera como una serie de proyectos. Todo se vuelve un proyecto.
Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades y de pronto se ven con proyectos atrasados
o que sobrepasan el presupuesto asignado. Para asegurar que un proyecto alcance sus objetivos,
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éste debe ser controlado durante todo el proceso, incluyendo las etapas (quizá más
importantes) de estimación y planeación. Especialmente las desviaciones de la ruta definida,
deben identificarse, o incluso predecirse, en forma inmediata. Esto permite al administrador
de proyectos realizar los pasos necesarios para guiar al proyecto en su camino hacia el éxito.
Existe una creciente gama de software para la administración de proyectos, diseñados para
apoyar en la planeación, soporte, gestión y control de los proyectos. Estos son algunos tipos de
funcionalidades que deben considerarse al seleccionar el software de administración de
proyectos que mejor convenga:
Por otra parte, la administración de recursos, que incluye al personal, la maquinaria, el equipo,
etcétera, proporciona una representación de sus capacidades y disponibilidad. Además,
la gestión del tiempo y gastos, así como su aprobación, asegura que los proyectos
reflejen con precisión los costos reales. Una función integral para el reconocimiento de
ingresos y facturación asegura el cumplimiento de los requisitos de contrato y otros
estándares contables. La incorporación de análisis de proyectos y presentación de
informes, combinada con la administración de los procesos de negocio a lo largo del
proyecto, debe generar alertas importantes y comunicar el estado del proyecto de forma
puntual y al día. La facturación de proyectos precisa, asegura que las cuentas de clientes
sean administradas para mejorar el flujo de caja y la salud financiera de la organización
con el mínimo esfuerzo. La automatización de este proceso brinda facilidad y comodidad.
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selección, también toma tiempo finalizar la adquisición, instalar las aplicaciones y capacitar al
personal del equipo del proyecto. Lo más recomendable es que todo lo anterior sea considerado
y esté listo antes de iniciar un proyecto.
En la fase última del proyecto, las herramientas deben dar soporte a las actividades de cierre
cuando se integran los informes finales. Los datos deben ser almacenados con información
práctica como referencia para la planeación y estimación de nuevos proyectos, al mismo tiempo
que el conocimiento y los materiales deben transferirse a sistemas de administración del
conocimiento de manera que el conocimiento adquirido pueda ser utilizado para enriquecer
otros proyectos.
El pronóstico es una estimación numérica del futuro; es imposible conocer lo que pasará, pero
si sabemos qué y por qué ocurrió, podemos predecir en el futuro.
muchas fuentes para integrarla a un modelo que nos permita tener un estimado del futuro, que
esté tan cerca de la realidad como el comportamiento del producto o servicio lo permita.
En una organización que tienen pronósticos adecuados seguramente algunos de los recursos no
serán utilizados de manera óptima, ya que habrá capacidad que no se esté utilizando y
materiales en exceso cuando el pronóstico se quede por encima de lo real, y en el otro extremo
se tendrán que pagar tiempos extra, expedición de materiales y posiblemente se ocasione un
daño a la relación con los clientes.
Debemos entender que los resultados del pronóstico no son solamente una serie de números,
sino que en muchos casos —basados en esos números— se generan compromisos, algunos de los
cuales pueden ser irreversibles, lo que trae como consecuencia impactos económicos y de nivel
de servicio al cliente.
Es importante que las empresas evalúen el costo aproximado que tiene cada porciento de error
de su pronóstico, como una herramienta para lograr la atención de la dirección a la mejora de
este proceso.
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Paulo Coelho
Referencias
• Benavides, A. (2013). Tecnología, la clave en la gestión de proyectos. Recuperado de:
http://www.logisticamx.enfasis.com/articulos/66153-tecnologia-la-clave-la-gestion-
proyectos
• Cortés, J. C. (2012). Forecast colaborativo, más lejos de la incertidumbre. Recuperado
de: http://www.logisticamx.enfasis.com/articulos/64300-forecast-colaborativo-mas-
lejos-la-incertidumbre
• CYBERSUDOE. (2010). Plataformas de Colaboración Interempresarial. Recuperado de:
http://www.cybersudoe.eu/es/actualidades/plataformas.html
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