Republica de Colombia CÓDIGO AP-TIC-RG-04

VERSIÓN 1

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INFORMATIVA FECHA DE APROBACIÓN 03/11/2015

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PROCESO SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

SISTEMAS INTEGRADOS DE RESPONSABLE DE LA SECRETARIA MARTHA CECILIA OSORIO
SECRETARIA U OFICINA
GESTIÓN U OFICINA LÓPEZ

DONDE SE
QUE SE DEBE QUIEN DEBE
GENERA LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
COMUNICAR COMUNICAR
COMUNICACIÓN

Sistemas Integrados Profesional Medio magnético, Cada vez que

Normograma Dirección del SIG Publicación del Normograma
de gestión universitario correo electronico se actualize

Jefe de Oficina Despacho del

Sistemas Integrados gobernador Cada vez que
Informes de Gestión
de gestión
Profesional Asamblea
Escrito
se requiera.
Informe
Universitario Departamental

Jefe de Oficina
Requerimientos de Sistemas Integrados Cada vez que
información de gestión
Profesional Entes de control Escrito
se requiera.
Informe
Universitario

Sistemas Integrados Jefe de Oficina

de gestión Formato formulación y
Planes de
Profesional Control interno
De acuerdo a la
seguimiento de planes de
Universitario Escrito frecuencia
mejoramiento mejoramiento por proceso,
establecida
individual

Sistemas Integrados
de gestión Jefe de Oficina
Respuesta a las A quien formule la Cada vez que
PQRSD
Profesional PQRSD
Escrito
se requiera
Carta
Universitario
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DONDE SE
QUE SE DEBE QUIEN DEBE
GENERA LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
COMUNICAR COMUNICAR
COMUNICACIÓN
Sistemas Integrados
Formulación y de gestión
medición de los
Profesional De acuerdo a la
Indicadores formulados y
Universitario Dirección SIG Digital frecuencia de
indicadores de medidos a través del aplicativo
medición
gestión del proceso.

Sistemas Integrados
de gestión Profesional
Plan de acción y Plan Secretaria de
Universitario Escrito Bimestral Plan de acción, plan indicativo
indicativo planeación

Evidencias de las Sistemas Integrados

actividades de gestión Profesional Evaluación y seguimiento al
planteadas en el plan Universitario Según Fecha plan anticorrupción y atención
Control interno Escrito
anticorrupción y establecida al ciudadano. Seguimiento a
atención al los riesgos de corrupción.
ciudadano.
Sistemas Integrados
de gestión Después de
Profesional auditorias Acción de mejora, correctiva y
Acciones correctivas Universitario Dirección SIG Escrito
internas y preventiva.
externas.

Sistemas Integrados
Solicitud de bienes y de gestión Auxiliar Grupo de
Cada vez que Solicitud de bienes y
Requerimiento de administrativo administración de Escrito
se necesite Requerimientos de servicios
servicios recursos físicos
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DONDE SE
QUE SE DEBE QUIEN DEBE
GENERA LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
COMUNICAR COMUNICAR
COMUNICACIÓN
Sistemas Integrados Jefe de la oficina,
de gestión Cada vez que
Política y objetivos del
profesional Todos los servidores se modifique, Registro de reunión
Universitario Escrito, reuniones
SIG públicos inducción y Circular
reinducción

Sistemas Integrados Jefe de la Oficina

de gestión Gobernador de
informe de revisión Escrito, correo Informe de revisión por la alta
Santander, Alta Anual
por la dirección electrónico direccón
Dirección

Jefe de oficina, Gobernador

Informe de auditoría interna o
Informe de auditorías Sistemas Integrados Secretario de Escrito, correo
Profesional Anual externa
internas y externas de gestión planeación electrónico
Universitario Carta
Control interno

Creación,
modificación y Profesional
Sistemas Integrados Escrito, correo Cada vez que
eliminación de la Universitario, Oficinas gestoras Circular, Carta
de gestión electrónico sea necesario
información técnico
documentada

Presentación del
Sistemas Integrados Nuevos servidores Capacitaciones, Cada vez que
Sistema Integrado de Jefe de oficina Registro de reunión
de gestión públicos reuniones sea necesario
Gestión

Programa de auditoria Sistemas Integrados Oficina de Control Escrito, correo

Jefe de oficina Anual Carta
Interna de gestión Interno electrónico
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DONDE SE
QUE SE DEBE QUIEN DEBE
GENERA LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
COMUNICAR COMUNICAR
COMUNICACIÓN

Profesional
Noticias y novedades Sistemas Integrados Todos los servidores Cada vez que
Universitario, INTRANET Carta, Circular
del SIG de gestión públicos sea necesario
Técnico

Plan de auditoria Sistemas Integrados Secretarios de

Jefe de oficina Escrito Anual
externa de gestión despacho Carta
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