Professional Documents
Culture Documents
El primer texto
Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como ésta. En la Unidad 2 veremos todos sus
componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en algunas cosas.
En la parte superior esta, en color celeste, la barra del título, en la que aparece el nombre del
documento sobre el que estamos trabajando.
Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento
en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.
Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los
pequeños errores y cómo desplazarte por el documento.
Más abajo tienes el ejercicio Crear un documento donde está todo explicado paso a paso.
2
Al escribir un texto hay que
teclearlo sin pulsar la tecla
INTRO; cuando llegues al final
de la línea, observarás cómo
salta automáticamente de
línea. (La tecla INTRO también
se llama ENTER o retorno
de carro; en el teclado de la
imagen se llama "ent").
Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas
escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente
letra que tecleemos. No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta
forma cuando está dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los menús, e
incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante. También puedes ver una raya
horizontal como ésta que indica dónde acaba el documento.
Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de
dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente,
pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra tecleada. (La tecla
Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la
izquierda).
Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar
la tecla con la flecha pequeña hacia la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta
llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el
error.
Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el
error, mueve el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón;
verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar
Retroceso.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del
punto de inserción.
Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a
Word sobre qué parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado
se identifica claramente porque esta en vídeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en
blanco. Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado.
Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la
palabra completa quedará seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la línea,
3
veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la
línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo
quedará seleccionado.
TRUCO: Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla
y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automáticamente se borrará la palabra seleccionada
y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.
Copiar, cortar y pegar
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar;
mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para
llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos.
Seleccionar el elemento ( carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono
copiar o
Mediante ratón:
4
Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl +
flechas, seleccionamos palabras).
Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botón Office (o el icono
de la barra de acceso rápido) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word
mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del
archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.
Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado
nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.
En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro
de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos.
5
Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de diálogo:
- Guardar en
Guardar en, aquí debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a guardar el documento.
Por defecto aparecerá la carpeta predeterminada Mis documentos, si quieres guardar tu archivo
en otra carpeta debes buscarla y hacer doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar en.
También puedes crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se creará dentro de
la carpeta que figure en el campo Guardar en.
Para facilitarnos la búsqueda de nuestra carpeta Word dispone de seis carpetas (Plantillas de
Confianza, Documentos recientes, Mis documentos, Escritorio, Mi PC, Mis sitios de red) a las
que se puede acceder haciendo clic en uno de los seis iconos de la izquierda.
Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras
del contenido del documento, en el caso de la imagen de esta página aparece El dia amanecio
triste. Si no quieres utilizar este nombre empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y
automáticamente se borrará. Si quieres modificarlo haz clic sobre él.
6
Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente será Documento
de Word, pero tenemos un menú despegable (haciendo clic en el triángulo de
la derecha) con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una
página Web, como ya veremos en el punto correspondiente.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de diálogo
en el que tenemos que elegir una de las tres opciones.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo el cuadro de diálogo
Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.
Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.
7
Otros comandos y opciones de Guardar.
Herramientas.
Se abre una ventana como la que ves aquí para que elijas una de
las opciones disponibles que permiten eliminar, cambiar de nombre
y agregar a Favoritos el archivo seleccionado. Si tu ordenador forma
parte de una red puedes conectar un archivo remoto a una unidad
de red. Puedes ver las propiedades del archivo. También puedes
acceder a las Opciones al guardar, Opciones generales,
Opciones Web y Comprimir imágenes.
7) Vista Previa. También se divide la pantalla en dos partes, pero en este caso, en
la parte derecha se muestran las primeras líneas del contenido del archivo.
Truco: Si tienes varios documentos abiertos puedes guardarlos todos a la vez con el comando
Guardar Todo, este comando no aparece normalmente en el Botón Office, para verlo debes pulsar
la tecla Mayúsculas mientras haces clic en el Botón Office.
Abrir
8
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir del Botón
Office.
Este cuadro de diálogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal estriba en que
dispones de algunas opciones para buscar el documento que queremos abrir.
Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos muestra,
y bastará con hacer doble clic sobre él para abrirlo.
Si conocemos el nombre del documento bastará escribirlo en el campo Nombre del archivo y
hacer clic en el botón Abrir.
9
Si tenemos una carpeta con varios tipos de archivos y muchos documentos, puede resultar
confuso buscar un archivo, en ese caso es muy útil utilizar el campo Tipo de archivo para poner el
tipo de archivo que andamos buscando, así aparecerán muchos menos archivos en el cuadro de
diálogo y nos resultará más fácil buscar un determinado archivo.
Recuperar archivos
Ya hemos visto que desde los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como, haciendo clic en este
Una vez borrado un archivo se puede restaurar de la papelera de reciclaje. Vamos a ver como
hacerlo suponiendo que estemos utilizando el sistema operativo Microsoft Windows.
1) Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de
papelera de reciclaje.
Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser
eliminados.
Si no tienes visible la parte derecha de la papelera también puedes restaurar desde el Botón
Office seleccionando la opción Restaurar.
Si no sabes dónde estaban anteriormente los elementos a restaurar fíjate antes de restaurarlo en
la ruta que aparece en la columna Ubicación original ya que es ahí donde lo guardará.
Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden
recuperar los archivos por este método.
Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben
como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se
les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.
10
También aparecen las herramientas de formato
automáticamente al seleccionar una palabra o frase para
poder modificar, fuente, tamaño y estilo de fuente,etc.
Fuente
Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el
aspecto del texto.
Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los
caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic
sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará
que se abra una ventana con las fuentes disponibles.
En lugar de desplazarnos por el menú despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos
el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente.
Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la
pantalla que en la impresora.
11
Tamaño
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más
utilizados son 10 y 12 puntos.
Estilo
Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres
disponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en
el botón correspondiente.
Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en un tono
anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el
texto y volver a hacer clic sobre el estilo.
También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva.
Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.
Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla
de tabulación TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones.
Word2007 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer
tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además podemos definir la alineación para cada
tabulación.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las
tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen.Para establecer cada tabulación repetir
estos dos pasos, luego de habilitar la regla, haciendo clic en el botón para activar la regla (se
encuentra sobre la barra de desplazamiento vertical):
12
Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa
tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedaría una tabla parecida a la
que vemos en la imagen inferior.
Cambio a mayúsculas
En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se encuentra la opción Cambiar a
mayúsculas y minúsculas... , nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las mayúsculas del
13
texto seleccionado: Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto
en minúsculas.
Revisión ortográfica
Existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del
texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma.
Revisar al finalizar.
Para establecer esta forma de revisión debemos ir al Botón Office , hacer clic en el botón
Opciones de Word y allí seleccionar Revisión.
Aparecerá un cuadro de diálogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar ortografía
mientras escribe.
Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografía
podemos hacerlo de una de estas formas:
14
2.- Pulsando F7.
15
Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones
disponibles en esta ventana.
16
INTRODUCCIÓN
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de
préstamos hipotecarios.
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras,
etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderá cómo se llaman, dónde están y
para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir
trabajando. Cuando conozca todo esto estará en condiciones de empezar a crear hojas de
cálculo.
17
Iniciar Excel 2007
Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
18
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la de otros computadores, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Como puede ver en la figura, este libro consta de varias hojas en las que puede Introducir y editar
información.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el computador los reconozca como
tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con
el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de
título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo
de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se
asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras
no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el
número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel
19
encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma
Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo.
Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de
números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda
20
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observa la ventana de
Excel podrá comprobar todo lo explicado anteriormente.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,
columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la
Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante
veremos las distintas formas de definir un rango.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo
estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
La barra de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos
y le demos el nombre que queramos.
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar
Deshacer o Rehacer .
La Banda de Opciones
21
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer
clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los
diferentes elementos que se pueden crear en Excel.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres
cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán
útiles en cada pantalla.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos
espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaña.
Manejo de Fuentes
Las celdas que contiene cualquier hoja están destinadas a guardar información. En concreto
diremos que la información a guardar en cada una de las celdas podrá ser de uno de los siguientes
tipos: texto, números, o fechas y horas, etc.
1. Tipo Texto -Un texto se compone de letras, números y símbolos. Cuando se Introduce un
texto en una celda, éste se justifica en la parte izquierda de la misma.
2. Tipo Numérico -Al Introducir números, Excel automáticamente les da un formato General,
aunque si se acompaña con un signo de moneda delante del número, o con un signo de tanto
por ciento (%) detrás, les asignará un formato monetario
o porcentual respectivamente. Los números se justifican en la parte derecha de las celdas. Si
cuando se Introduce un número aparecen los signos ####, significa que el número no cabe
en el ancho de la celda, por lo que se deberá ensanchar.
22
Para introducir un número con formato de texto se debe poner delante una comilla simple. Un
ejemplo sería códigos de productos, que aún siendo números, nunca se tratan como tales;
algunos de ellos tienen como primer dígito un cero, que al considerarlo como un número
desaparece. Para que un código se trate con formato de texto, a la hora de Introducirlo debe
escribir por ejemplo: '03655485214.
3. Fechas y Horas -Las fechas se almacenan como números de serie, y las horas como
fracciones de decimales. Por este motivo (tener formato numérico), será perfectamente
posible sumar, restar o hacer cualquier cálculo con fechas u horas.
A partir de los datos introducidos, se pueden obtener dos tipos de resultado, bien diferenciados:
o UN VALOR CONSTANTE -Resultado que se obtiene tras haber Introducido directamente en una
celda, un dato de tipo valor numérico, fecha, hora, moneda, porcentaje, fracción o un texto. Este
valor no cambiará a menos que se edite su contenido (es un valor constante).
o UNA FÓRMULA -Resultado que se obtiene tras haber Introducido una secuencia de valores, con
referencias a celdas, funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de los valores
existentes. En general las fórmulas comienzan siempre con el signo (=). Un valor que se ha
creado a partir de una fórmula puede cambiar cuando cambian otros valores de la hoja de cálculo.
Para Introducir información en una celda, basta con seleccionarla e Introducir los datos deseados. En
el momento de Introducir un dato en una celda concreta, podrá ir viendo el dato tanto en la celda
donde lo está Introduciendo, como en la barra de fórmulas. Para acabar de Introducir un dato,
debe pulsar <Enter> si considera que el dato es correcto y desea dejarlo en esa celda, o la tecla
<Esc> cuando no sea así y desee anular la operación. Si mientras lo está Introduciendo comete
algún error, puede corregirlo utilizando la tecla <Retroceso> para borrar los caracteres que acaba
de escribir, o bien las flechas de dirección para mover el cursor hasta donde se encuentre el error, y
así poder corregirlo.
23
¿Cómo deshacer los últimos cambios efectuados?
Sitúese en UNA celda con información y pulse <Supr>.El contenido de esta celda (Fecha Partida)
desaparece. Inmediatamente se da cuenta de que esta información no es la que quería eliminar, y
decide recuperarla. <Control> + <Z>
Observe por ejemplo el contenido de alguna celda con información su libro de trabajo. Para poder
modificar el contenido de la celda, haga doble clic en ella y observará cómo aparece un cursor dentro
de la misma.
Este cursor parpadeante nos indicará dónde estamos situados para poder modificar el contenido de
la celda.
Para desplazarse por el contenido de la celda puede utilizar las teclas de dirección del teclado.
Ubíquese y corrija todas la situaciones que desee y al finalizar confirme los cambios pulsando
<Enter>.
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y
cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.
24
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para
modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También
cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan
deberemos guardar el libro antes de cerrar.
En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a
grabar tu trabajo.
a) Observe como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
b) Haga doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.
c) En el recuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que quieres ponerle a su archivo.
d) y por último haga clic sobre el botón Guardar.
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes
de la modificación. Para ello:
25
O bien, haga clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso
Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía.
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar
utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de
Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.
Un archivo de Excel recibe el nombre de LIBRO. Cada libro está compuesto por una o más HOJAS.
Normalmente, al iniciar un nuevo Libro, aparecen tres hojas en blanco, llamadas Hoja1, Hoja2 y
Hoja3.
Se seleccionan haciendo doble click sobre su respectiva pestaña. Las pestañas aparecen en la parte
inferior izquierda de la pantalla.
26
Forma 1:
Hacer click derecho en la pestaña de cualquiera de las hojas, digamos en la Hoja3. Aparece la
siguente ventana:
27
En la ventana de selección, elegir Hoja de Cálculo y presionar Aceptar (casi siempre la opción
Hoja de Cálculo está predefinida)
La nueva Hoja de Cálculo siempre aparece a la izquierda de la hoja de donde se hizo click derecho:
28
CÓMO CAMBIAR EL NOMBRE DE LAS HOJAS DE CÁLCULO
Explicación
Forma 1:
Paso 1:
Paso 2:
Forma 2:
29
¿CÓMO HACER PARA QUE EL TEXTO RESULTANTE DE UNA FÓRMULA SE MUESTRE EN DOS
RENGLONES?
Si necesito que el resultado de una fórmula aparezca en dos renglones, lo que tengo que hacer es:
Por ejemplo, si quiero que en la misma celda aparezca en dos renglones el nombre de la cuidad y el
país, escribo :
30
Nota: si no se formatea la celda para que acepte Ajustar el texto, el salto del renglón no tendrá
efecto.
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y
cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para
modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También
cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan
deberemos guardar el libro antes de cerrar.
En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad
donde vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
32
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la
modificación. Para ello:
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar
utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de
Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.
la opción Cerrar.
33
En caso de detectar un
archivo al cual se le ha
realizado una
modificación no
almacenada, Excel nos
avisará de ello
mostrándonos el
siguiente cuadro de
diálogo:
No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última
vez que guardamos.
En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo
Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre
que tenía.
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos
que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
34
bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas.
En caso de utilizar el botón Nuevo, aparecerá un nuevo libro automáticamente, pero si utilizamos
el menú se abrirá el panel de tareas en la parte derecha de la ventana con el siguiente aspecto:
Haz clic sobre el enlace para empezar un libro de trabajo vacío. (Se podría
utilizar otra opción de la barra pero en estos casos se crearía el libro de trabajo a partir de otros
libros ya creados).
Automáticamente se abrirá un nuevo libro de trabajo.
LISTA DE DATOS
Una lista de Datos no es más que un rango de celdas de la hoja de cálculo. La primera fila del
rango, que puede estar situada en cualquier fila de la hoja de cálculo, contiene los rótulos de las
columnas e inmediatamente debajo de ella, sin ninguna fila en blanco, las filas con la información
deseada.
Los rótulos de los campos se recomienda que sean cortos, aunque pueden estar formados por
cualquier combinación de caracteres, incluidos espacios en blanco y ocupar más de una línea.
A cada fila de la tabla formada, por lo general se le llama registro y contiene un grupo de campos.
No pueden usarse como nombres de campos de funciones o fórmulas que produzcan valores
numéricos, pero sí texto.
Una vez diseñada la estructura de la lista de Datos, se procede a Introducir los registros. Cada
columna de la fila puede contener texto, números fórmulas y funciones, al igual que sucedía en la
hoja de cálculo, pero un registro no puede ocupar más de un línea.
Cuando se Introduce información en una hoja de cálculo, Excel examina todos los Datos de la
misma columna y comprueba si alguno de los caracteres de la entrada actual coincide con algunas
entradas existentes en esa columna. Si existe algún carácter igual, lo propone como entrada. En
caso de ser correcto pulse Intro para aceptarlo; en caso contrario, siga escribiendo.
Active una celda perteneciente a la columna por la cual se desea llevar a cabo la ordenación
Si la columna contiene entradas numéricas y de tipo texto, Excel, en una ordenación ascendente,
sitúa todas las entradas numéricas antes que las de tipo texto.
Si un dato contiene todo tipo de entradas, en una ordenación ascendente Excel sigue este orden:
números, textos, valores lógicos (primero Falso, luego verdadero), valores de error, celdas en
blanco. La ordenación descendente es la inversa a la anterior, excepto que en ambos órdenes las
celdas en blanco son siempre las últimas.
En el área la lista tiene fila de encabezamiento, active la opción sí, en el caso de tenerla.
En el área Ordenar Por seleccione la columna principal por la que se desea llevar a cabo la
ordenación.
En el área Luego por seleccione la columna deseada como segundo criterio de ordenación.
Excel sólo permite ordenar Datos por tres columnas. Cuando se desea ordenar por más de tres
columnas, por ejemplo por cinco, primero se ordenan por las dos últimas columnas en orden de
importancia (como primer y segundo criterio) y luego se vuelve a ordenar por las otras tres
columnas.
Para que la ordenación se realice por columnas, active la opción Ordenar de arriba abajo o
Ordenar de izquierda a derecha.
Con un filtro Excel visualiza las filas que cumplen unas determinadas condiciones, mientras que
oculta las demás. Para poder filtrar una lista, ésta debe poseer rótulos de columna. Las filas
filtradas se pueden copiar en otra hoja de cálculo del libro de trabajo actual, si se desea.
Autofiltro.
Filtro Avanzado.
Autofiltro
Para poder aplicar un filtro, primero hay que identificar la lista que se desea filtrar, y a
continuación aplicarlo.
Active una celda de la lista de Datos; no es necesario que sea un rótulo. El rango
adyacente a la celda seleccionada es asumido como una lista de Datos en la cual se va a
realizar el filtrado de los Datos.
Ejecute Datos, Filtro, Autofiltro. Junto a los campos de la lista de Datos aparecen unas
flechas para poder hacer el auto filtrado, como en la siguiente figura:
Haga clic en el menú desplegable del rótulo de campo en el cual se va a especificar la condición de
filtrado. Aparece una lista con todas las ocurrencias de esa columna, ordenadas por orden al
alfabético o numérico.
Al hacer clic sobre la opción deseada, Excel muestra las filas que cumplen la condición. El rótulo
del campo por el que se ha llevado a cabo el filtrado y las filas visualizadas aparecen de color azul.
Puede seleccionar Y (filas que a la vez cumplen ambos criterios) y O (filas que cumplen uno u otro
criterio) según convenga.
Dentro de los criterios personalizados se pueden emplear los comodines * y s. El símbolo asterisco
(*) sustituye a cualquier número de caracteres.
FÓRMULAS EN MICROSOFT EXCEL
Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de
valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se Introduce dicha
fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más
celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo,
operandos y, con frecuencia, por funciones. Para Introducir una fórmula en una celda, se debe
entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres
que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar
espacios en blanco dentro de la misma.
Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a
celdas, constantes, operadores y funciones.
Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una
circunferencia, A = R2, se puede escribir en Excel como:
=PI()*B1^2
- Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1.
Una fórmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma
siguiente:
OPERADORES
Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los
elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores:
aritméticos, de comparación, texto y de referencia.
Tipos de operadores
- Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como
suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados
numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.
- "Sierra"&" Nevada"
& Concatena o une dos valores para produce el valor “Sierra Nevada”
generar un nuevo valor de texto - A3&B3
( "y" comercial) continuo. crea un nuevo valor de texto formado por
el valor de texto que contiene la celda A3
concatenado o unido con el valor de texto
que contiene la celda B3
No siempre las fórmulas que se requieren utilizar son fórmulas simples ( fórmulas en las que sólo
se utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar fórmulas en donde se requieren dos o
mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la fórmula, así
como también, para la evaluación de los diferentes operados de manera que se obtenga el
resultado correcto, como por ejemplo, la fórmula =PI()*B1^2 que se presentó anteriormente.
Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una fórmula, esto es, puede estar formado por
otros operandos y operadores.
Como se mencionó anteriormente, una fórmula está compuesta por los elementos o valores que
se van a procesar (los operandos), combinados mediante los operadores. El procesamiento u
operaciones especificadas en la fórmula por los operadores se efectúan de acuerdo a un orden
establecido previamente. Para el procesamiento de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a
derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar,
para luego realizar los cálculos u operaciones según el orden encontrado.
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el
orden correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación. Si una
fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un
operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté mas a
la izquierda.
3º % Porcentaje
4º ^ Exponenciación
5º * y / Multiplicación y división
6º + y - Suma y resta
Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte
de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se
procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis
que abre y otro paréntesis que cierra.
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede
escribir como: =(5+2)*3
En este caso Excel sumará 5 más 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel
que calcule primero la suma del valor que se encuentra en la celda B4, luego le sume el valor
constante 25, y después divida el resultado entre la sumatoria de los valores que contienen o se
encuentran en las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
En una fórmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones
especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores constantes,
referencias a celdas, funciones.
Constantes
Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Por ejemplo, la
fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una referencia
a una celda, una fórmula, o un valor obtenido como resultado de una fórmula, no es una
constante.
Referencias a celdas
Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e
indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula.
En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de cálculo. También
puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros
de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos.
Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas
identificadas mediante letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas identificadas
mediante números (del 1 al 65.536). Estas letras y números se denominan títulos o nombres de
fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida
del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la
intersección de la columna B y la fila 2.
Hace referencia a:
En el siguiente ejemplo, la función PROMEDIO calcula el valor promedio de los valores contenidos
en el rango B1:B10 de la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro de trabajo.
En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de cálculo en el mismo libro, donde el
nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de
un rango de celdas.
- Referencias relativas Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la
posición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si se
traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de
celda en la fórmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa
una fórmula se utilizan referencias relativas.
Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las fórmula que
se crea en la celda destino se ajusta automáticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene
la fórmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se
modifica automáticamente la fórmula obteniéndose en la celda B3 la nueva fórmula como =A2.
- Referencias absolutas Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace
referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula
de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino
no varia. De forma predeterminada cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas
y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de
columna y del número de fila de la celda, por ejemplo $A$1.
Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia
absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a
la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.
Fórmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3
- Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila
relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la
forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc.
Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la
referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.
Si una fórmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativa
se modifica automáticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula
=A$1, que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la
celda B2 a la celda C3, la nueva fórmula que contendrá la celda C3 es entonces =B$1.
Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos
utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para
producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR(A10;2) redondea un valor
numérico que está en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.
- Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que las
diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo la
función PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la
cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función PAGO.INT.ENTRE.
Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botón
para insertar una función en la barra de fórmulas , si está activa esta barra de
fórmulas; o se abre el menú Insertar y a continuación se selecciona la opción Función….
- Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden
ser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o
FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes,
fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función es
definido por la función misma, y cada uno de estos argumentos deberá ser un valor válido y del
tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la función. Algunas
funciones no necesitan argumentos como la función PI( ). Nótese que a pesar de no tener
argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de
cierre.
Funciones Anidadas
En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra
función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza la función SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual
compara el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada) con el valor 50,
para determinar cual valor se le va a asignar a la celda en la que se Introduce la fórmula.
Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá
devolver el mismo tipo de valor que el requerido por este argumento. Por ejemplo, si el
argumento especifica un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver
VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de
funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una
función de segundo nivel. En el ejemplo anterior, la función PROMEDIO y la función SUMA son
ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada
dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.
Como se mencionó anteriormente, las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los
valores que se encuentran en la misma hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo,
para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se Introduce la fórmula. Para
Introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( = ).
Una fórmula sencilla o simple contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas
fórmulas se muestran a continuación:
Fórmula Acción
Otra forma para ingresar una fórmula, es utilizar la barra de fórmulas si está activada.
Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la fórmula
se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por
ejemplo si la celda B2 contiene la fórmula =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente
de la celda C2.
Fórmula Acción
Para Introducir estas fórmulas se puede seguir cualquiera de los siguientes procedimientos:
- Procedimiento 1
- Procedimiento 2
Cuando se Introduce una fórmula que contiene referencia de celdas Excel muestra en colores
diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al Introducir en la celda D9 la fórmula
=(C9*B9) se podrá observar algo como lo siguiente:
Fórmula Acción
Como se mencionó anteriormente, una función anidada es aquella en que uno o varios de sus
argumentos son a su vez funciones. Como por ejemplo:
=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0)
Esta fórmula produce como resultado la sumatoria de un conjunto de números (SUMA) que se
encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda G2 hasta la celda G5 (G2:G5), sólo
si el PROMEDIO de otro conjunto de números, que se encuentran en el rango de celdas
comprendido desde la celda F2 hasta la celda F5 (F2:F5), es mayor que 50; en caso contrario,
produce como resultado el valor 0 (cero).
Cuando se trabaja con una hoja de cálculo, el objetivo primordial es expresar los cálculos
requeridos que llevan a la solución de un problema mediante una o más fórmulas. Pero es
frecuente que, por la naturaleza del problema, una fórmula que se ha Introducido en una celda se
necesite copiarla a otra u otras celdas donde se aplica la misma fórmula. Al copiarse una fórmula
de una celda a otras celdas, las referencias de celda pueden cambiar de acuerdo al tipo de
referencia que se utilice.
- Procedimiento 1
- Procedimiento 2
Si la fórmula que se necesita copiar va a ser copiada a una celda o rango de celdas que están
contiguas o adyacentes a la misma, se puede copiar la fórmula utilizando el cuadro de llenado o
botón de relleno (cuadrado negro pequeño situado en la esquina inferior derecha de la
selección. Cuando se sitúa el cursor del mouse (ratón) sobre el controlador de relleno, el
Cuando se copia una fórmula de una celda a otras u otras celdas el Excel aplica el siguiente
procedimiento:
1. Obtiene el desplazamiento en columnas y filas que existe entre la celda origen y la celda
destino.
2. Para crear la fórmula en la celda destino, utiliza como base la fórmula existente en la celda
origen o celda que se copia, modificando, en cada una de las referencia de celdas que se
encuentran en esta fórmula, la referencia a la columna sumándole o restándole el
desplazamiento de columna obtenido antes, y luego hace lo mismo con la referencia a la
fila. Si la referencia a columna o fila está escrita en forma absoluta, el desplazamiento
encontrado no es aplicado, esto es, la referencia a la columna o fila permanece igual o no
es modificada.
En el ejemplo siguiente se explicará que sucede con las referencias de celda cuando se copia una
fórmula de la celda A1 a la celda C3:
Sin por alguna razón, una fórmula que ya se ha ingresado en una celda necesita ser modificada, no
es conveniente volver a escribir la fórmula desde el principio, sino utilizar el procedimiento para
modificación o edición del contenido de una celda, el cual se muestra a continuación:
1. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desea modificar.
2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de fórmulas
3. Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar, cambiar o eliminar caracteres en
la fórmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del mouse y/o las teclas de
direccionamiento del cursor.
4. Para finalizar la edición y aceptar las modificaciones realizadas presione la tecla ENTRAR o
presione el botón Introducir de la barra de fórmulas.
Para eliminar fórmulas que se encuentren en una hoja de cálculo, el procedimiento más directo y
sencillo es el siguiente:
Se pueden eliminar todas las fórmulas que están en un rango de celdas, para lo cual se debe
seleccionar primero el rango de celdas y luego se presiona la tecla <SUPR>.
CORREGIR FÓRMULAS
Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas
en las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de cálculo no tenga ningún problema, pero
ayudan en gran medida a encontrar los errores más comunes.
Los problemas se pueden revisar de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortográfico,
o inmediatamente sobre la hoja de cálculo mientras se trabaja. Cuando Excel detecta un problema,
muestra un pequeño triángulo en la esquina superior izquierda de la celda. Ambos métodos
presentan las mismas opciones.
Si se selecciona la celda que muestra este triángulo aparece al lado de la misma el botón que
al hacer clic en él muestra un conjunto de opciones. Se puede solucionar el problema utilizando
alguna de las opciones que aparecen u omitirlo. Si se omite, ya no volverá a aparecer en las
comprobaciones de errores subsiguientes. Sin embargo, todos los errores que haya omitido se
pueden restablecer para que vuelvan a mostrarse.
Es frecuente que en una hoja de cálculo nos aparezca este indicador de error en celdas que con
toda seguridad sabemos que no tienen errores, como cuando Excel detecta que al copiarse una
fórmula a una celda, una de las celdas contiguas a ésta contiene una fórmula que es diferente, lo
cual lo podríamos interpretar como una señal de precaución.
Más adelante se explicará con detalle estos y otros procedimientos para corregir errores.
ERRORES FRECUENTES EN LAS FORMULAS
En Excel se presenta un valor de error en una celda cuando no puede calcular correctamente la
fórmula para dicha celda. Los valores de error comienzan siempre con el signo de número (#) y
algunos de estos son:
#### : Produce un argumento que es demasiado largo para la celda También ocurre cuando un
valor numérico constante es demasiado largo. Esto en realidad no es un error, sino que la columna
debe ser más ancha.
Explicación
Si se trata de números, puedo restarlos y donde me de diferente de cero significa que en ese
renglón no son iguales. Pero si se trata de textos esta solución no funciona.
Así que mejor, en ambos casos, puedo hacer una comparación entre los dos. Si en C2 pongo esta
fórmula =(A2=B2) Excel va a comparar lo que hay en A2 contra lo que hay en B2. Si las celdas son
iguales, el resultado de la fórmula es VERDADERO. Si las celdas son diferentes, el resultado de la
fórmula es FALSO. De esta forma, puedo detectar diferencias fácilmente.
Crear una Presentación
A continuación veremos cómo crear una nueva Presentación en blanco, esta opción se suele
utilizar cuando la persona que genera la presentación sabe manejar bien el programa y también
cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades.
En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre Presentación en blanco o
selecciónala y pulsa el botón Crear.
Así es como te puede quedar una presentación en blanco. Tienes una diapositiva y dos cuadros
de texto para añadir un título y añadir un subtítulo.
A partir de ahí tendremos que dar contenido a las diapositivas, añadir las diapositivas que hagan
falta y todo lo demás.
A continuación veremos cómo crear una Presentación con una de las plantillas que incorpora
el propio PowerPoint.
Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede
necesitar nuestra presentación.
A continuación veremos cómo guardar una presentación. Es importante que cada cierto tiempo
guardemos los cambios realizados en nuestra presentación para que en el caso de que el sistema falle
perdamos los menos cambios posibles.
Guardar una Presentación
Para guardar una presentación podemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar o también
se puede hacer con el botón .
Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana similar a la que
mostramos a continuación.
También podemos crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se creará dentro de la
carpeta que figure en el campo Guardar en.
Después en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la
presentación y por último pulsaremos en el botón Guardar.
Si por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por
otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo:
y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable.
Si queremos guardar una presentación con otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva
presentación utilizando una presentación que ya tenemos) desplegaremos el Botón Office y
seleccionamos la opción Guardar como, entonces aparecerá la misma ventana que cuando pulsamos
por primera vez en el botón Guardar. Cuando utilizamos esta opción tenemos al final dos
presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo
nombre.
Abrir una Presentación
Para abrir una presentación deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Abrir o pulsar la
combinación de teclas CTRL + A.
En esa misma sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones abiertas (en nuestro caso
Reunión Administrativos y aulaClic). Si la presentación que queremos abrir se encuentra entre esas
hacemos bastará con hacer clic en su nombre. Este listado se ve generando a medida que usamos
PowerPoint con los últimos documentos abiertos.
Si quieres que alguno de estos archivos parezca siempre haz clic sobre el botón y el archivo
quedará fijado en la lista, de modo que siempre que abrás el Botón Office podrás encontrarlo
rápidamente.
Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal
selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más
fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación.
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un
gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc.
Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos con
más detalle y sobre ellos podemos realizar las mismas funciones que hemos visto con las diapositivas,
es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc.
Seleccionar Objetos
Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.
Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla SHIFT (mayúsculas) y con el ratón
selecciona los objetos.
Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada
la tecla CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la selección.
Copiar Objetos
Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:
Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él hasta que el marco tome este aspecto: . Puedes
seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos visto en el punto anterior.
Luego dar la orden de copiar con el icono de la banda de opciones.
Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto pero lo más probable es que se sitúe encima
del objeto que has copiado por lo que tendrás que moverlo hasta su posición definitiva. Esto lo vemos
en el siguiente apartado.
La acción copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales.
Duplicar Objetos
Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el método de duplicar objetos
que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que tenemos seleccionado/s.
después de Ctrl+Alt+D
Como puedes ver encima del objeto original aparece la nueva copia. Si quieres cambiarla de lugar
solo tienes que seleccionarla y desplazarla hasta el lugar que quieras.