Grupo de Proceso de Monitoreo y Control para que la población final aproveche los
del Proyecto beneficios del proyecto.
¿Qué es?: Es el proceso que consiste en monitorear, analizar y regular el avance a fin 4. Gestión integrada de cambios: Confirmar de cumplir con los objetivos de desempeño que todos los cambios propuestos para el definido en el plan para la dirección del proyecto (de alcance, presupuesto, proyecto. El seguimiento continuo proporciona cronograma, calidad, adquisiciones, al equipo de dirección del proyecto monitoreo y evaluación, transición, etc.) conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar las áreas susceptibles de MONITOREO : Es el proceso sistemático requerir una atención especial. de recolectar, analizar y utilizar información Vincula: Una vez han aprobado la propuesta para hacer seguimiento al progreso de un para el proyecto, pasamos a planificarlo, luego programa en pos de la consecución de sus ejecutamos y mientras ejecutamos objetivos, y para guiar las decisiones de controlamos que todo este saliendo tal y como gestión. hemos previsto. Tipos de Monitoreo: Pretende: 1. Monitoreo de Resultados: Esta basado Aseguramiento de la calidad: Si en las actividades, productos e indicadores disponemos de un departamento de calidad estipulados en el marco lógico del proyecto. es bueno solicitarle ayuda junto con los 2. Monitoreo de Desempeño: se hará en líderes de paquetes de trabajo forma coordinada entre la entidad Adquirir el equipo de proyecto y financiera, las entidades Ejecutoras gestionarlo: En la planificación del Nacionales, así como las diferentes proyecto hemos editado los perfiles y instancias que operan el Proyecto, en configurado los roles y las coordinación con las comunidades locales. responsabilidades que tendrán los Se propone llevar a cabo anualmente (al miembros del equipo del proyecto, Es final del año) una revisión del proyecto de responsabilidad del Project manager inversiones vigente y el plan de trabajo del detectar las capacidades del equipo del siguiente año. proyecto, las limitaciones y la 3. Monitoreo del Impacto del Proyecto: El disponibilidad, impacto causado por los componentes del La información y las expectativas: proyecto deberá ser monitoreado por las Debemos facilitar un buen ambiente de instancias de participación, organizaciones trabajo dentro del proyecto y una buena locales y proyectos de cooperación ejecución de las tareas de seguimiento, existentes en la zona de influencia. Monitorear los riesgos: Debemos CONTROL DEL PROYECTO: Subsistema controlar su evolución y aparición durante dentro de la gestión de proyectos, asegurar todo su ciclo de vida del proyecto. que todos los recursos sean utilizados de Por fortuna existen herramientas manera efectiva, medir y corregir las ,Generalmente, esas herramientas se actividades o procedimientos en el proyecto, pueden organizar en cuatro categorías: como base de control es la retroalimentación. 1. Monitoreo del proyecto: Realizar Características: verificaciones constantes para comprobar Integrado que la implementación avanza como se Periódico planificó. 2. Evaluación del proyecto: Evaluar si los Selectivo beneficios esperados serán entregados y Creativo siguen siendo válidos. Evaluar los logros y Flexible cambios expresados por el proyecto a Puntos Críticos del Control: través de las múltiples acciones de El control efectivo requiere de atención a implementación. Necesario realizar un aquellos factores críticos para contrastar el estudio de Línea Base. desempeño con los planes. 3. Gestión de los riesgos del proyecto: Estándares de los puntos críticos: Identificar y gestionar activamente los Estándares de costo: Son medidas riesgos del proyecto que pueden mermar monetarias y asignan valores su capacidad de alcanzar los resultados monetarios a los costos de las operaciones. Ejemplo: El costo de la El Grupo de Procesos de Monitoreo y mano de obra por unidad o por hora. control del Proyecto permite tomar medidas Estándares de Capital: Existen oportunas frente a una situación concreto que diversos estándares de capital, todos se produzco a lo largo del Ciclo de Vida del provenientes de la aplicación de Proyecto. mediciones monetarias a artículos El Grupo de Procesos de Monitoreo y físicos. Ejemplo: Rendimiento sobre la control del Proyecto permite hacer inversión. Costo sobre beneficio. proyecciones de presupuesto, de cronograma Estándares Intangibles: Los y de alcance del Proyecto. estándares más difíciles de establecer En resumen el Grupo de Procesos de son los que no se expresan en Monitoreo y control del Proyecto consiste mediciones físicas o monetarias en estar revisando continuamente el Proyecto, Estrategias y técnicas de control: haciendo el seguimiento e informando sobre cómo van los trabajos del Proyecto. Diagrama de Gantt: Da seguimiento Funciones: (actividad, entregable y etapa): Permite Recopilar, medir y distribuir la información identificar y monitorear rápidamente el relativa al desempeño del Proyecto, y en porcentaje de avance de cada actividad, evaluar las mediciones y las tendencias etapa y entregable de la ejecución respecto que van a permitir efectuar mejoras en el al tiempo planeado. proceso del Proyecto. Reuniones de Seguimiento: formaliza los El monitoreo continuo del Proyecto permite procesos de comunicación entre los al equipo de dirección del Proyecto conocer integrantes del equipo de trabajo. Permite la salud del proyecto e identificar las áreas conocer lo que otros están haciendo y la que puedan requerir una atención especial relación del avance de dichas tareas. El control del Proyecto incluye la Control del ejercicio presupuestal: Es determinación de acciones preventivas o importante llevar un control de los ingresos correctivas, o en modificar los planes de y egresos dentro de cualquier proyecto, acción y hacer seguimiento de los mismos Reuniones de seguimiento: formaliza los a fin de determinar si las acciones procesos de comunicación entre los emprendidas permitieron resolver el integrantes del equipo de trabajo. Permite problema. conocer lo que otros están haciendo y la relación del avance de dichas tareas. Monitorear y Controlar los Trabajos del Gestión del personal: Dado que los Proyecto : Controlar el trabajo del proyecto, integrantes del equipo de trabajo de cada es responsabilidad del Director de Proyecto y proyecto son los responsables de llevar a de su Equipo. Este proceso consiste en cabo las actividades, elaborar los observar qué está ocurriendo en el Proyecto e entregables e incluso controlar la ejecución implementar las acciones correctivas y la consecución de los objetivos, es necesarias con el fin de cumplir con los importante verificar que realicen el trabajo objetivos del Proyecto. de manera adecuada y dentro de los MONITOREAR: Supervisar y observar parámetros establecidos en la descripción lo que está ocurriendo del rol (funciones y responsabilidades) y CONTROLAR: Implementar acciones matriz de responsabilidades (en cada correctivas cuando sea preciso actividad y entregable). Gestión de cambios: En la realidad, El proceso de monitorear y controlar el durante el proyecto vayan surgiendo trabajo, es responsabilidad del Director de inconvenientes, peticiones y problemas que Proyecto y de su Equipo. Monitorear y implican cambios en lo programado, es controlar el trabajo consiste en observar importante también controlar este proceso qué está ocurriendo en el Proyecto. Así para evitar que el proyecto se desvíe de su como en implementar las acciones misión y objetivos. correctivas necesarias con el fin de cumplir con los objetivos del Proyecto. Que nos permite: Un continuo seguimiento, aporta al Equipo una visión sobre cómo se está desarrollando el Proyecto. Lo que permite identificar aquellas partes del Proyecto que 3. Factores ambientales de la Empresa: requieren una atención especial. Tales como las normas gubernamentales o de la Industria, él sistema de autorización El proceso de Controlar el Trabajo del de trabajos de la compañía, la tolerancia la Proyecto consiste en: riesgo por parte de los interesados. Comparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan para la dirección del 4. Activos de los procesos de la proyecto organización: Tales como los requisitos de Evaluar el desempeño para determinar la comunicación de la organización, necesidad de una acción preventiva o procedimientos de control, procedimientos correctiva para la gestión de incidentes y defectos, Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar procedimientos de control de riesgos, base y monitorear los riesgos existentes del de datos de las lecciones aprendidas. proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre 5. Acta de Constitución: Desarrollada en el su estado y se implementen los planes grupo de procesos de inicio, provee de apropiados de respuesta a los riesgos. información sobre el marco del Proyecto a Mantener, durante la ejecución del tener en cuenta para establecer las guías proyecto, una base de información precisa de la Gestión del costo del Proyecto, por y oportuna relativa al producto o a los ejemplo el resumen de presupuesto a priori productos del proyecto y su documentación destinado por el patrocinador para relacionada. realizarlo. Proporcionar la información necesaria para sustentar el informe de estado, la medición HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: del avance y las proyecciones. 1. Juicio de Expertos: Es utilizado por el Proporcionar proyecciones que permitan equipo de dirección del proyecto para actualizar la información relativa al costo y interpretar la información proporcionada por al cronograma actual. los procesos de seguimientos y control. El Monitorear la implementación de los director del proyecto, en colaboración con el cambios aprobados cuando éstos se equipo, determina las acciones requeridas. produzcan. 2. Técnicas Analíticas: Para poder elegir Las acciones correctivas tienen por objeto: racionalmente entre varias estrategias de financiación: por autofinanciación, por Buscar problemas, en lugar de esperarlos intercambio y por endeudamiento. También, Tener un plan realista con líneas de base para poder optar por diversas maneras de actualizadas comprar recursos, tales como fabricar, Encontrar la causa raíz del problema comprar, alquilar, etc. Además, es posible Volver el proyecto a su plan original (si que los procedimientos corporativos fuera preciso) recomienden utilizar técnicas financieras específicas a la hora de determinar una Gestión de la integración del proyecto: estimación y tomar la decisión adecuada: ENTRADAS: periodo de recuperación retorno de la 1. Plan para la Dirección del Proyecto: Se inversión flujo de caja y valor neto presente. utilizaran todos los componentes del este plan que ya desarrollados, como por 3. Sistemas de Información para la ejemplo las líneas base del Alcance y del Dirección de Proyectos: que forma parte Cronograma, cualquier información que se de los factores ambientales, proporciona considere útil para establecer las guías de acceso a herramientas tales como: la Gestión del Costos del Proyecto. Herramienta de programación. Sistema de autorización de trabajos. 2. Informes de Desempeño: Los informes Sistema de gestión de la configuración. deben de ser preparados por el equipo del Sistema de recopilación y distribución de la proyecto, detallando actividades, logros, información o interfaces a otros sistemas hitos, incidentes identificados y problemas. automáticos en línea. 4. Reuniones: Del equipo de Proyecto. Unidades de medida. Para cada uno Sirven para discutir y abordar cualquier de los recursos se definen las unidades asunto relacionado con establecer las a usar en la medición de los Costos, políticas, procedimientos, técnicas, métodos como por ejemplo, Costes indirectos, y herramientas que se utilizarán en la tasas horarias, etc. Gestión de Costos del Proyecto. Nivel de exactitud. El grado de redondeo permitido a las estimaciones SALIDAS: de los Costos. Nivel de precisión. Las estimaciones 1. Solicitudes de cambio: Las solicitudes de de Costos se ajustarán a una precisión cambio emitidas pueden ampliar, ajustar o prescrita dependiendo del alcance de reducir el alcance del proyecto o producto e los paquetes de trabajo y de la impactar el plan para la dirección del magnitud del Proyecto. proyecto, los documentos del proyecto o Umbrales de control. Se suelen dejar los entregables del producto. Las definidos umbrales de control para solicitudes de cambio pueden incluir permitir desviaciones de costo antes de acciones preventivas, acciones correctivas tomar acciones correctivas ó y reparación de defectos. preventivas. 2. Informes del desempeño de trabajo: son 4. Actualización a los documentos del producto de las reuniones de seguimiento. proyecto: Incluyen las proyecciones, los Por ejemplo, de avance de reuniones, de informes de desempeño, y el registro de estado del desempeño, Están destinados a incidentes. Las actualizaciones se hacen crear conocimiento y a generar decisiones: necesarias dado el caso que se presenten Lo que se busca es describir el cambios en el documentos conformado por comportamiento del desempeño de los los diferentes planes Como: trabajos del proyecto. Utilizar métricas: Se pueden definir Registro de incidentes: mantener métricas específicas para el desempeño actualizada las revisiones de quejas del trabajo en el inicio del Proyecto. De presentadas por interrupción o falta de esta manera tendremos elementos comunicación en la información, los objetivos de juicio. reportes de incumplimiento de actividades Los informes de estado del proyecto: producidos por bloqueo de la información Algunos ejemplos de sistemas de información sobre el proyecto son los Cronograma: ampliación del plazo por informes de estado, los memorandos, retraso en las actividades, ocasionado por las justificaciones, las notas problemas en la comunicación. informativas, las recomendaciones y las actualizaciones. Requisitos financieros: solicitud de ampliación de recursos para mejora de 3. Actualizaciones al Plan para la dirección medios tecnológicos que optimicen la del proyecto: Se incluyen Plan de gestión comunicación. del cronograma, plan de gestión de costos, Acciones del Proceso de Monitoreo y plan de gestión de calidad, línea base del Control del Proyecto alcance, línea base del cronograma, línea El Monitoreo y Control del Proyecto mide el base del cronograma de costos. Se deben rendimiento del Proyecto de acuerdo con las detallar los criterios para estructurar, medidas planificadas en los planes de gestión estimar, preparar y aprobar el presupuesto del Proyecto. del Proyecto. También para controlarlos los procesos de Gestión de Costos varían o Comprobar las líneas por área de aplicación. Por lo tanto, es base: determinar variaciones de la línea conveniente seleccionarlos y base del Proyecto documentarlos en el Plan de Gestión de Costos del Proyecto, que debe o Recomendar cambios: recomendar establecer: cambios en el Proyecto y obtener la aprobación de cambios en el control mediante en una auditoria de riesgos integrado de cambios del Proyecto. estar pendiente de la aparición de nuevos riesgos, volver a analizar los o Actualización de planes: el plan para la riesgos existentes y utilizar reportes de dirección del Proyecto, el enunciado del variación para ayudar a corregir alcance del proyecto y otros entregables, pequeños problemas que hemos se mantienen actualizados por medio de identificado en los trabajos del Proyecto. una gestión rigurosa y continua de los cambios, ya sea rechazándolos o o Hitos: utilizar los hitos del Proyecto aprobándolos, de manera que se asegure como una función de control del que sólo los cambios aprobados se Proyecto. incorporen a una línea base revisada. o Calidad: utilizar herramientas de control o Controlar el alcance: controlar el alcance de la calidad como la inspección, del Proyecto, cronograma y coste a nivel de diagrama de Pareto, diagramas de la línea base del Proyecto causa efecto, etc.
o Revisar las adquisiciones: realizar la o Cambios: controlar cambios en el
auditoria de las adquisiciones del Proyecto. Proyecto asegurarse de que solo se o Controlar el Proyecto: refinar los limites implementan los cambios aprobados, de control y efectuar reuniones con trabajar con el comité de control de respecto al control del Proyecto. cambios del Proyecto y observar o Aceptación de los entregables: obtener de donde vienen los cambios que aceptación formal de los entregables que hemos tenido que aplicar al Proyecto genere el Proyecto por parte del cliente del y tratar de eliminar sus causas. Proyecto. o Gestionar el tiempo y el coste: gestionar o Cliente: evaluar la satisfacción del las reservas de tiempo y coste + re calcular cliente del Proyecto, completar el cuánto va a costar el Proyecto y cuanto va Proyecto de acuerdo con el acta de a durar tras analizar su avance real, no el constitución del Proyecto y el plan para planificado y obtener fondos adicionales la dirección del Proyecto. cuando las necesidades del Proyecto así lo requieran. o Adquisiciones: administrar las o Inspecciones periódicas de los adquisiciones del Proyecto. elementos clave del Proyecto: dentro del monitoreo y control del Proyecto los o Equipo: asegurarse del rendimiento de informes de desempeño del trabajo del los miembros del equipo de Proyecto. Proyecto constituyen la representación de la información sobre el desempeño del o Protocolos: seguir las políticas, trabajo recopilada en documentos del proceso y procedimientos de la proyecto. organización, incrementar la efectividad de los procesos de Dirección de o Acciones correctivas: evaluar la Proyectos, determinar si las actividades efectividad de las acciones correctivas del Proyecto cumplen con los procesos, implementada, volver a evaluar la políticas y procedimientos. efectividad del Sistema de Control del Proyecto, utilizar reportes de variación para ayudar a corregir pequeños problemas que hemos identificado en los trabajos del Proyecto antes de que se vuelvan más graves y validar la reparación de defectos.
o Riesgos: evaluar la efectividad de la
respuesta del equipo de trabajo del Proyecto a los riesgos que se plantean