Grupo de Proceso de Monitoreo y Control
del Proyecto
¿Qué es?: Es el proceso que consiste en
monitorear, analizar y regular el avance a fin
de cumplir con los objetivos de desempeño
definido en el plan para la dirección del
proyecto. El seguimiento continuo proporciona
al equipo de dirección del proyecto
conocimientos sobre la salud del proyecto y
permite identificar las áreas susceptibles de
requerir una atención especial.
Vincula: Una vez han aprobado la propuesta
para el proyecto, pasamos a planificarlo, luego
ejecutamos y mientras ejecutamos
controlamos que todo este saliendo tal y como
hemos previsto.
Pretende:
 Aseguramiento de la calidad: Si
disponemos de un departamento de calidad
es bueno solicitarle ayuda junto con los
líderes de paquetes de trabajo
 Adquirir el equipo de proyecto y
gestionarlo: En la planificación del
proyecto hemos editado los perfiles y
configurado los roles y las
responsabilidades que tendrán
miembros del equipo del proyecto, Es
responsabilidad del Project manager
detectar las capacidades del equipo del
proyecto, las limitaciones y la
disponibilidad,
 La información y las expectativas:
Debemos facilitar un buen ambiente de
trabajo dentro del proyecto y una buena
ejecución de las tareas de seguimiento,
 Monitorear los riesgos: Debemos
controlar su evolución y aparición durante
todo su ciclo de vida del proyecto.
Por fortuna existen herramientas
,Generalmente, esas herramientas se
pueden organizar en cuatro categorías:
1. Monitoreo del proyecto: Realizar
verificaciones constantes para comprobar
que la implementación avanza como se
planificó.
2. Evaluación del proyecto: Evaluar si los
beneficios esperados serán entregados y
siguen siendo válidos. Evaluar los logros y
cambios expresados por el proyecto a
través de las múltiples acciones de
implementación. Necesario realizar un
estudio de Línea Base.
3. Gestión de los riesgos del proyecto:
Identificar y gestionar activamente los
riesgos del proyecto que pueden mermar
su capacidad de alcanzar los resultados
para que la población final aproveche los
beneficios del proyecto.
4. Gestión integrada de cambios: Confirmar
que todos los cambios propuestos para el
proyecto (de alcance, presupuesto,
cronograma, calidad, adquisiciones,
monitoreo y evaluación, transición, etc.)
MONITOREO : Es el proceso sistemático
de recolectar, analizar y utilizar información
para hacer seguimiento al progreso de un
programa en pos de la consecución de sus
objetivos, y para guiar las decisiones de
gestión.
Tipos de Monitoreo:
1. Monitoreo de Resultados: Esta basado
en las actividades, productos e indicadores
estipulados en el marco lógico del proyecto.
2. Monitoreo de Desempeño: se hará en
forma coordinada entre la entidad
financiera, las entidades Ejecutoras
Nacionales, así como las diferentes
instancias que operan el Proyecto, en
coordinación con las comunidades locales.
los
Se propone llevar a cabo anualmente (al
final del año) una revisión del proyecto de
inversiones vigente y el plan de trabajo del
siguiente año.
3. Monitoreo del Impacto del Proyecto: El
impacto causado por los componentes del
proyecto deberá ser monitoreado por las
instancias de participación, organizaciones
locales y proyectos de cooperación
existentes en la zona de influencia.
CONTROL DEL PROYECTO: Subsistema
dentro de la gestión de proyectos, asegurar
que todos los recursos sean utilizados de
manera efectiva, medir y corregir las
actividades o procedimientos en el proyecto,
como base de control es la retroalimentación.
Características:
 Integrado
 Periódico
 Selectivo
 Creativo
 Flexible
Puntos Críticos del Control:
El control efectivo requiere de atención a
aquellos factores críticos para contrastar el
desempeño con los planes.
Estándares de los puntos críticos:
 Estándares de costo: Son medidas
monetarias y asignan valores
monetarios a los costos de las
 operaciones. Ejemplo: El costo de la
mano de obra por unidad o por hora.
 Estándares de Capital: Existen
diversos estándares de capital, todos
provenientes de la aplicación de
mediciones monetarias a artículos
físicos. Ejemplo: Rendimiento sobre la
inversión. Costo sobre beneficio.
 Estándares Intangibles: Los
estándares más difíciles de establecer
son los que no se expresan en
mediciones físicas o monetarias
Estrategias y técnicas de control:
 Diagrama de Gantt: Da seguimiento
(actividad, entregable y etapa): Permite
identificar y monitorear rápidamente el
porcentaje de avance de cada actividad,
etapa y entregable de la ejecución respecto
al tiempo planeado.
 Reuniones de Seguimiento: formaliza los
procesos de comunicación entre los
integrantes del equipo de trabajo. Permite
conocer lo que otros están haciendo y la
relación del avance de dichas tareas.
 Control del ejercicio presupuestal: Es
importante llevar un control de los ingresos
y egresos dentro de cualquier proyecto,
 Reuniones de seguimiento: formaliza los
procesos de comunicación entre los
integrantes del equipo de trabajo. Permite
conocer lo que otros están haciendo y la
relación del avance de dichas tareas.
 Gestión del personal: Dado que los
integrantes del equipo de trabajo de cada
proyecto son los responsables de llevar a
cabo las actividades, elaborar los
entregables e incluso controlar la ejecución
y la consecución de los objetivos, es
importante verificar que realicen el trabajo
de manera adecuada y dentro de los
parámetros establecidos en la descripción
del rol (funciones y responsabilidades) y
matriz de responsabilidades (en cada
actividad y entregable).
 Gestión de cambios: En la realidad,
durante el proyecto vayan surgiendo
inconvenientes, peticiones y problemas que
implican cambios en lo programado, es
importante también controlar este proceso
para evitar que el proyecto se desvíe de su
misión y objetivos.
Que nos permite:
El Grupo de Procesos de Monitoreo y
control del Proyecto permite tomar medidas
oportunas frente a una situación concreto que
se produzco a lo largo del Ciclo de Vida del
Proyecto.
El Grupo de Procesos de Monitoreo y
control del Proyecto permite hacer
proyecciones de presupuesto, de cronograma
y de alcance del Proyecto.
En resumen el Grupo de Procesos de
Monitoreo y control del Proyecto consiste
en estar revisando continuamente el Proyecto,
haciendo el seguimiento e informando sobre
cómo van los trabajos del Proyecto.
Funciones:
 Recopilar, medir y distribuir la información
relativa al desempeño del Proyecto, y en
evaluar las mediciones y las tendencias
que van a permitir efectuar mejoras en el
proceso del Proyecto.
 El monitoreo continuo del Proyecto permite
al equipo de dirección del Proyecto conocer
la salud del proyecto e identificar las áreas
que puedan requerir una atención especial
 El control del Proyecto incluye la
determinación de acciones preventivas o
correctivas, o en modificar los planes de
acción y hacer seguimiento de los mismos
a fin de determinar si las acciones
emprendidas permitieron resolver el
problema.
Monitorear y Controlar los Trabajos del
Proyecto : Controlar el trabajo del proyecto,
es responsabilidad del Director de Proyecto y
de su Equipo. Este proceso consiste en
observar qué está ocurriendo en el Proyecto e
implementar las acciones correctivas
necesarias con el fin de cumplir con los
objetivos del Proyecto.
 MONITOREAR: Supervisar y observar
lo que está ocurriendo
 CONTROLAR: Implementar acciones
correctivas cuando sea preciso
El proceso de monitorear y controlar el
trabajo, es responsabilidad del Director de
Proyecto y de su Equipo. Monitorear y
controlar el trabajo consiste en observar
qué está ocurriendo en el Proyecto. Así
como en implementar las acciones
correctivas necesarias con el fin de cumplir
con los objetivos del Proyecto.
Un continuo seguimiento, aporta al Equipo
una visión sobre cómo se está
desarrollando el Proyecto. Lo que permite
identificar aquellas partes del Proyecto que
requieren una atención especial.
El proceso de Controlar el Trabajo del
Proyecto consiste en:
 Comparar el desempeño real del proyecto
con respecto al plan para la dirección del
proyecto
 Evaluar el desempeño para determinar la
necesidad de una acción preventiva o
correctiva
 Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar
y monitorear los riesgos existentes del
proyecto, para asegurarse de que se
identifiquen los riesgos, se informe sobre
su estado y se implementen los planes
apropiados de respuesta a los riesgos.
 Mantener, durante la ejecución del
proyecto, una base de información precisa
y oportuna relativa al producto o a los
productos del proyecto y su documentación
relacionada.
 Proporcionar la información necesaria para
sustentar el informe de estado, la medición
del avance y las proyecciones.
 Proporcionar proyecciones que permitan
actualizar la información relativa al costo y
al cronograma actual.
 Monitorear la implementación de los
cambios aprobados cuando éstos se
produzcan.
Las acciones correctivas tienen por objeto:
 Buscar problemas, en lugar de esperarlos
 Tener un plan realista con líneas de base
actualizadas
 Encontrar la causa raíz del problema
 Volver el proyecto a su plan original (si
fuera preciso)
Gestión de la integración del proyecto:
ENTRADAS:
1. Plan para la Dirección del Proyecto: Se
utilizaran todos los componentes del este
plan que ya desarrollados, como por
ejemplo las líneas base del Alcance y del
Cronograma, cualquier información que se
considere útil para establecer las guías de
la Gestión del Costos del Proyecto.
2. Informes de Desempeño: Los informes
deben de ser preparados por el equipo del
proyecto, detallando actividades, logros,
hitos, incidentes identificados y problemas.
3. Factores ambientales de la Empresa:
Tales como las normas gubernamentales o
de la Industria, él sistema de autorización
de trabajos de la compañía, la tolerancia la
riesgo por parte de los interesados.
4. Activos de los procesos de la
organización: Tales como los requisitos de
comunicación de la organización,
procedimientos de control, procedimientos
para la gestión de incidentes y defectos,
procedimientos de control de riesgos, base
de datos de las lecciones aprendidas.
5. Acta de Constitución: Desarrollada en el
grupo de procesos de inicio, provee de
información sobre el marco del Proyecto a
tener en cuenta para establecer las guías
de la Gestión del costo del Proyecto, por
ejemplo el resumen de presupuesto a priori
destinado por el patrocinador para
realizarlo.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos: Es utilizado por el
equipo de dirección del proyecto para
interpretar la información proporcionada por
los procesos de seguimientos y control. El
director del proyecto, en colaboración con el
equipo, determina las acciones requeridas.
2. Técnicas Analíticas: Para poder elegir
racionalmente entre varias estrategias de
financiación: por autofinanciación, por
intercambio y por endeudamiento. También,
para poder optar por diversas maneras de
comprar recursos, tales como fabricar,
comprar, alquilar, etc. Además, es posible
que los procedimientos corporativos
recomienden utilizar técnicas financieras
específicas a la hora de determinar una
estimación y tomar la decisión adecuada:
periodo de recuperación retorno de la
inversión flujo de caja y valor neto presente.
3. Sistemas de Información para la
Dirección de Proyectos: que forma parte
de los factores ambientales, proporciona
acceso a herramientas tales como:
 Herramienta de programación.
 Sistema de autorización de trabajos.
 Sistema de gestión de la configuración.
 Sistema de recopilación y distribución de la
información o interfaces a otros sistemas
automáticos en línea.
 4. Reuniones: Del equipo de Proyecto.
Sirven para discutir y abordar cualquier
asunto relacionado con establecer las
políticas, procedimientos, técnicas, métodos
y herramientas que se utilizarán en la
Gestión de Costos del Proyecto.
SALIDAS:
1. Solicitudes de cambio: Las solicitudes de
cambio emitidas pueden ampliar, ajustar o
reducir el alcance del proyecto o producto e
impactar el plan para la dirección del
proyecto, los documentos del proyecto o
los entregables del producto. Las
solicitudes de cambio pueden incluir
acciones preventivas, acciones correctivas
y reparación de defectos.
2. Informes del desempeño de trabajo: son
producto de las reuniones de seguimiento.
Por ejemplo, de avance de reuniones, de
estado del desempeño, Están destinados a
crear conocimiento y a generar decisiones:
Lo que se busca es describir el
comportamiento del desempeño de los
trabajos del proyecto.
 Utilizar métricas: Se pueden definir
métricas específicas para el desempeño
del trabajo en el inicio del Proyecto. De
esta manera tendremos elementos
objetivos de juicio.
 Los informes de estado del proyecto:
Algunos ejemplos de sistemas de
información sobre el proyecto son los
informes de estado, los memorandos,
las justificaciones, las notas
informativas, las recomendaciones y las
actualizaciones.
3. Actualizaciones al Plan para la dirección
del proyecto: Se incluyen Plan de gestión
del cronograma, plan de gestión de costos,
plan de gestión de calidad, línea base del
alcance, línea base del cronograma, línea
base del cronograma de costos. Se deben
detallar los criterios para estructurar,
estimar, preparar y aprobar el presupuesto
del Proyecto. También para controlarlos
los procesos de Gestión de Costos varían
por área de aplicación. Por lo tanto, es
conveniente seleccionarlos y base del Proyecto
documentarlos en el Plan de Gestión de
Costos del Proyecto, que debe
establecer:
 Unidades de medida. Para cada uno
de los recursos se definen las unidades
a usar en la medición de los Costos,
como por ejemplo, Costes indirectos,
tasas horarias, etc.
 Nivel de exactitud. El grado de
redondeo permitido a las estimaciones
de los Costos.
 Nivel de precisión. Las estimaciones
de Costos se ajustarán a una precisión
prescrita dependiendo del alcance de
los paquetes de trabajo y de la
magnitud del Proyecto.
 Umbrales de control. Se suelen dejar
definidos umbrales de control para
permitir desviaciones de costo antes de
tomar acciones correctivas ó
preventivas.
4. Actualización a los documentos del
proyecto: Incluyen las proyecciones, los
informes de desempeño, y el registro de
incidentes. Las actualizaciones se hacen
necesarias dado el caso que se presenten
cambios en el documentos conformado por
los diferentes planes Como:
 Registro de incidentes: mantener
actualizada las revisiones de quejas
presentadas por interrupción o falta de
comunicación en la información, los
reportes de incumplimiento de actividades
producidos por bloqueo de la información
 Cronograma: ampliación del plazo por
retraso en las actividades, ocasionado por
problemas en la comunicación.
 Requisitos financieros: solicitud de
ampliación de recursos para mejora de
medios tecnológicos que optimicen la
comunicación.
Acciones del Proceso de Monitoreo y
Control del Proyecto
El Monitoreo y Control del Proyecto mide el
rendimiento del Proyecto de acuerdo con las
medidas planificadas en los planes de gestión
del Proyecto.
o Comprobar las líneas
base: determinar variaciones de la línea
o Recomendar cambios: recomendar
cambios en el Proyecto y obtener la
 aprobación de cambios en el control
integrado de cambios del Proyecto.
o Actualización de planes: el plan para la
dirección del Proyecto, el enunciado del
alcance del proyecto y otros entregables,
se mantienen actualizados por medio de
una gestión rigurosa y continua de los
cambios, ya sea rechazándolos o
aprobándolos, de manera que se asegure
que sólo los cambios aprobados se
incorporen a una línea base revisada.
o Controlar el alcance: controlar el alcance
del Proyecto, cronograma y coste a nivel de
la línea base del Proyecto
o Revisar las adquisiciones: realizar la
auditoria de las adquisiciones del Proyecto.
o Controlar el Proyecto: refinar los limites
de control y efectuar reuniones con
respecto al control del Proyecto.
o Aceptación de los entregables: obtener
aceptación formal de los entregables que
genere el Proyecto por parte del cliente del
Proyecto.
o Gestionar el tiempo y el coste: gestionar
las reservas de tiempo y coste + re calcular
cuánto va a costar el Proyecto y cuanto va
a durar tras analizar su avance real, no el
planificado y obtener fondos adicionales
cuando las necesidades del Proyecto así lo
requieran.
o Inspecciones periódicas de los
elementos clave del Proyecto: dentro del
monitoreo y control del Proyecto los
informes de desempeño del trabajo del
Proyecto constituyen la representación de
la información sobre el desempeño del
trabajo recopilada en documentos del
proyecto.
o Acciones correctivas: evaluar la
efectividad de las acciones correctivas
implementada, volver a evaluar la
efectividad del Sistema de Control del
Proyecto, utilizar reportes de variación
para ayudar a corregir pequeños
problemas que hemos identificado en
los trabajos del Proyecto antes de que
se vuelvan más graves y validar la
reparación de defectos.
o Riesgos: evaluar la efectividad de la
respuesta del equipo de trabajo del
Proyecto a los riesgos que se plantean
mediante en una auditoria de riesgos
estar pendiente de la aparición de
nuevos riesgos, volver a analizar los
riesgos existentes y utilizar reportes de
variación para ayudar a corregir
pequeños problemas que hemos
identificado en los trabajos del Proyecto.
o Hitos: utilizar los hitos del Proyecto
como una función de control del
Proyecto.
o Calidad: utilizar herramientas de control
de la calidad como la inspección,
diagrama de Pareto, diagramas de
causa efecto, etc.
o Cambios: controlar cambios en el
Proyecto asegurarse de que solo se
implementan los cambios aprobados,
trabajar con el comité de control de
cambios del Proyecto y observar
de donde vienen los cambios que
hemos tenido que aplicar al Proyecto
y tratar de eliminar sus causas.
o Cliente: evaluar la satisfacción del
cliente del Proyecto, completar el
Proyecto de acuerdo con el acta de
constitución del Proyecto y el plan para
la dirección del Proyecto.
o Adquisiciones: administrar las
adquisiciones del Proyecto.
o Equipo: asegurarse del rendimiento de
los miembros del equipo de Proyecto.
o Protocolos: seguir las políticas,
proceso y procedimientos de la
organización, incrementar la efectividad
de los procesos de Dirección de
Proyectos, determinar si las actividades
del Proyecto cumplen con los procesos,
políticas y procedimientos.