MANUAL DE PROCEDIMIENTO

CIRCULACIÓN

BUC

1997
(Actualizado Nov. 2002)
INDICE

I. Introducción ___________________________________________________________ 3
II. Usuarios _____________________________________________________________ 4
A. Miembros de la Universidad de Cantabria ______________________________________ 4
B. Usuarios especiales de la UC __________________________________________________ 4
C. Usuarios externos___________________________________________________________ 5
III. Condiciones de préstamo _______________________________________________ 6
A. Según tipos de usuario_______________________________________________________ 6
B. Según tipos de fondo ________________________________________________________ 6
IV. Procedimiento de préstamo ______________________________________________ 8
A. Condiciones previas _________________________________________________________ 8
1. Dónde se hacen los préstamos y devoluciones ___________________________________________ 8
2. Identificación de los usuarios ________________________________________________________ 8
3. Confidencialidad __________________________________________________________________ 9
B. Préstamo automatizado _____________________________________________________ 10
1. Préstamo _______________________________________________________________________ 11
2. Devolución _____________________________________________________________________ 12
3. Reservas y renovaciones ___________________________________________________________ 13
4. Consulta________________________________________________________________________ 14
V. Incidencias más frecuentes______________________________________________ 16
VI. Gestión de usuarios ___________________________________________________ 18
A. Datos del registro de usuario ________________________________________________ 18
B. Creación, consulta, modificación de registros ___________________________________ 20
1. creación de registros ______________________________________________________________ 20
2. Consulta y modificación ___________________________________________________________ 20
VII. Gestión de plazos y calendarios_________________________________________ 22
A. Modificación de plazos en un centro __________________________________________ 22
B. Modificación de plazos en toda la BUC ________________________________________ 23

ANEXOS
1. Plantilla para carga manual
2. Usuarios: tabla de tipos, caducidad y visualización
3. Listado de los códigos de estudios

2
I. Introducción

Este manual intenta recoger las normas y procedimientos de préstamo comunes para toda la BUC,
independientemente de en qué División se preste el servicio, por ello algunos encontrareis recogidas
situaciones o incidencias que no se producen en vuestro puesto de trabajo (y que os pueden ser útiles para
responder a preguntas de los usuarios, además de para vuestro conocimiento de la BUC en general).

Aunque todas las personas que en la actualidad atienden el préstamo conocen suficientemente bien el
procedimiento, parece que un manual es conveniente. Por una parte, es importante que las personas que se
incorporan nuevas o que cambian de puesto de trabajo dispongan de una “chuleta” con la que resolver dudas
cotidianas y que sirva como recordatorio de la formación inicial que hayan recibido. Por otra parte, parece
necesario que haya uniformidad en las respuestas a los usuarios ante incidencias similares en diferentes
Divisiones; esta necesidad es cada vez más evidente ya que nuestros usuarios tienden a utilizar varias
Divisiones indistintamente y resulta incoherente que reciban distintas respuestas a los mismos problemas.

El manual se organiza en seis grandes apartados. Los dos primeros se refieren a las normas
generales: el primero es un esquema de quiénes pueden ser usuarios de la BUC, y qué tipos de usuario son., el
segundo recoge las condiciones y normas generales de préstamo para cada tipo de usuario y cada tipo de
fondo y se señalan la excepciones más habituales. Los dos siguientes apartados se refieren a las transacciones
de préstamo propiamente dichas: el tercer apartado es el más largo y se refiere al procedimiento de préstamo,
tanto por lo que se refiere a las condiciones previas de lugar, identificación y confidencialidad, como a los
pasos que hay que hay que dar para la realización de distintas operaciones de préstamo automatizado
(préstamo, devolución, consulta, renovación reserva) y cuáles son las incidencias habituales en esas
operaciones (mensajes del sistema y otras) y qué hacer ante ellas; el cuarto apartado es una miscelánea de
incidencias variadas y frecuentes relacionadas con la circulación de fondos y qué hacer en esos casos. Los
dos últimos apartados se refieren a la gestión del sistema : uno de estos apartados recoge la gestión de la base
de datos de usuarios, y el último (más específicamente dirigido a los responsables de División y a los
Ayudantes) la gestión de calendarios y plazos.

Como veréis, en general se intenta compaginar el mantenimiento de las normas de préstamo y la

integridad de las colecciones con la información al usuario lo más clara y correcta posible: éste no debería
quedarse nunca con la impresión de que las normas de la BUC son arbitrarias e injustificadas, o de que no se
le informa de qué pasa cuando hay una incidencia.

El préstamo exige una relación constante con el usuario y frecuentes improvisaciones. Cuando
surgen incidencias imprevistas, la mayor parte de las veces se resuelven sobre la marcha basándose en la
experiencia personal de cada uno. Esto está bien pero sería bueno para todos comunicar a los demás cuál ha
sido la incidencia y cómo se ha resuelto, para adoptar todos en el futuro la misma solución u otra que se
sugiera y que parezca mejor. En este sentido “gentebuc” podría ser un foro adecuado de comunicación.

3
II. Usuarios

A. Miembros de la Universidad de Cantabria

• Alumnos de primer y segundo ciclo (tipo de usuario : A).

• Alumnos de tercer ciclo (doctorado) y de cursos de magister y especialización (tipo de
usuario : B)
• Alumnos de los cursos de especialización (tipo de usuario: A)
• Becarios de investigación FPI y FPU (tipo de usuario : D)
• Personal Docente e Investigador (PDI) (tipo de usuario : D). Incluye catedráticos,
titulares, ayudantes, profesorado de la Escuela de Graduados Sociales, y profesores
asociados (indicando para estos últimos departamento y persona de contacto)
• Personal de Administración y Servicios (PAS), incluye a todo el personal de la
Universidad (tipo de usuario : P)

B. Usuarios especiales de la UC

• Oficina de Información y Acceso al Documento (OIAD) (tipo de usuario : O)

• Investigadores contratados, sin carga docente pero asimilados a profesores titulares del
tipo de los del IFCA y los contratados por el programa Ramón y Cajal (tipo de usuario:
D)

• Investigadores contratados en general (por los dptos. etc.) (tipo de usuario: B)

• Usuario de Gabinete, personal docente o alumnos de tercer ciclo que utilizan un

gabinete de investigación (tipo de usuario : G). Su cuenta como usuario de gabinete es
distinta de su cuenta como usuario del préstamo a domicilio, se le hace el préstamo a una
u otra según dónde van a ser utilizados los libros.

• Usuario Biblioteca: las distintas secciones, oficinas y divisiones de la BUC pueden tener
cuentas que se utilizan cuando es necesario realizar algún proceso técnico, de reparación
o similar sobre algún libro de tal manera que quede registrado en qué oficina está el
mismo (tipo de usuario : D)

• Alumnos del CAP: figuran en una lista que el ICE hace llegar a la Biblioteca (la tiene
Elena), si no tienen hecha tarjeta de lector se la hace el responsable de la División
correspondiente verificando antes que figura en esa lista (tipo de usuario : A)

• Alumnos del CIUC (tipo de usuario: A). La BUC recibe un listado del que envía copia a
cada División.

• Alumnos Erasmus y similar (tipo de usuario: A). Sólo durante el período de su estancia
en España. La BUC recibe un listado (se envía copia a cada División)

4
 • Becarios de otras entidades para colaboración con un Dpto. De la UC en un proyecto de
investigación (tipo de usuario: B)

• Profesores visitantes (tipo de usuario: P) sólo si van a estar más de un mes e indicando
departamento y persona de contacto.

• Becarios de colaboración, becarios-alumnos (caducidad con el cursos académico) (tipo

de usuario: P)

C. Usuarios externos

Miembros de colectivos profesionales que mediante la firma de un convenio pueden utilizar

los servicios de la BUC, incluido el préstamo a domicilio. Todos ellos son tipo de usuario : P,
excepto los alumnos de la UNED (tipo A); para hacerles la tarjeta de lector es necesario que
acrediten su condición de miembros de dicho colectivo así como presentar el DNI y demás datos
personales.

• Personal de MEC : funcionarios docentes de la Dirección Provincial de Cantabria , esto

es, profesorado del Ministerio de Educación en Cantabria (no incluye colegios
concertados).

• Alumnos de la UNED (tipo A) del centro asociado de Cantabria o de otros centros

asociados siempre y cuando el solicitante sea residente en Cantabria (domicilio del
DNI).

• Socios de Alucan (tipo A), anualmente nos pasan listado de las bajas, que se borran de la
base de datos.

• Miembros de los siguientes colegios profesionales:

∗ Colegio de Economistas de Cantabria
∗ Colegio de Enfermería de Cantabria
∗ Colegio Oficial de Psicólogos
∗ Colegio Oficial de Graduados Sociales
∗ Colegio Oficial de Abogados
∗ Colegio Oficial de Químicos de Cantabria
∗ Colegio Oficial de Doctores y Licenciados en Filosofía y Letras y en Ciencias de
Cantabria

• Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo: algunos miembros están

autorizados para el uso de la BUC, la relación nominal de los mismos la tiene Elena

• Miembros de la Delegación de Cantabria de la Asociación Española de Ingenieros de

Telecomunicaciones

5
III. Condiciones de préstamo

A. Según tipos de usuario

Tipo A Tipo B Tipo D Tipo P Tipo G Tipo O

Cantidad 2 libros 15 libros 60 libros 3 libros 60 libros 200

(4) libros

Duración del 5 días 3 meses 6 meses 10 días 1 año 1 mes

préstamo (1) laborables laborables

Sanción (2) Sí No No Sí No No

Renovación No (6) 1 10 No 1 1

Reserva No (6) No Sí (3)(5) No Sí (5) Sí

(1) Como norma general. Sin embargo, puede haber limitaciones según el tipo de fondo
(ver más abajo)

(2) Sanción: el usuario sancionado queda excluido del préstamo dos días laborales por
cada día de retraso y cada libro.

(3) El personal de las distintas oficinas o divisiones puede reservar obras como
advertencia de que a su devolución no deben colocarse en la estantería sino prestarse a
esa oficina para procesos técnicos o de otro tipo.

(4) Exclusivamente del centro donde se ubica el gabinete; no se desmagnetizan.

(5) Sólo en el caso en que se pide a un usuario que renuncie temporalmente a su

derecho en favor de otro (le pedimos que devuelva ese libro unos días en favor de
otra persona aunque no esté vencido el préstamo; lógicamente, el primer usuario
quiere que después se le vuelva a hacer el préstamo de forma inmediata). No se
hacen reservas a docentes ni gabinetes en ningún otro caso.

(6) Excepcionalmente, MED lleva un sistema aparte con control manual.

B. Según tipos de fondo

∗ Colección M (monografías): Se aplican las condiciones generales según tipo de

usuario especificadas en el punto anterior. Puede ocurrir que algunas de las obras en
esta colección tengan el tejuelo escrito en rojo, en ese caso no se prestan a nadie
(excepto Gabinetes y OIAD) pero siempre hay ejemplares duplicados prestables
bien en M, bien en B y advertiremos de ello al usuario.

6
∗ Colección B (básica): La duración del préstamo para obras de esta colección es de
5 días hábiles para todos los usuarios, sean del tipo que sean y nunca se renueva el
préstamo de uno de estos libros. Por otra parte, las obras de esta colección NO se
prestan a los usuarios de gabinete. Los ejemplares con el tejuelo escrito en rojo no se
prestan a ningún usuario, pero siempre existen duplicados e informamos de ello al
usuario.

* Colección R (referencia): Nunca es prestable para ningún usuario excepto para

Gabinetes (G) y OIAD (O). Además de ésta, las únicas excepciones que pueden
hacerse son: a) Que el usuario necesite hacer fotocopias y la fotocopiadora (en los
centros donde hay sólo una) esté estropeada, en este caso se le deja sacar el libro sólo
un rato y tiene que dejar el carné (que tiene que estar vigente) en la biblioteca; lo
mismo cuando el usuario necesita hacer fotocopias en formato especial que no se
pueden hacer en el biblioteca. b) En ocasiones, algún profesor necesita el material para
una clase (un atlas o algo así), en ese caso se le permite sacarlo de la biblioteca pero
siempre ha de ser devuelto en el mismo día. c) A menudo hay alumnos que solicitan
poderse llevar diccionarios, etc. para un examen, como norma general NO se les presta,
sin embargo, en ocasiones puede estar justificado (por ejemplo, un alumno extranjero
no ha venido a España con toda su biblioteca personal), estos casos se consideran uno a
uno y si el responsable de División considera que la petición es razonable puede
autorizar el préstamo, el usuario deja su carné (vigente) hasta la devolución del libro.

• Colección S (revistas): Nunca es prestable para ninguna categoría de usuario. La

única excepción posible es la de la necesidad de hacer fotocopias, en las mismas
condiciones y casos que para R.

Números monográficos: a medida que se vayan procesando tendrán disponibilidad

“a” (préstamo restringido); si un usuario quiere llevar en préstamo un nº monográfico
que aún no ha sido procesado, llevarlo al responsable de la División: si es ciertamente
un monográfico, se precataloga (o se cataloga entero si da tiempo) y se le presta al
usuario; a la devolución del ítem habrá que completar la precatalogación.

* Colecciones E (especiales): pueden ser o no prestables. La mayoría se prestan

normalmente, sin embargo, como las condiciones de cada tipo de material pueden
cambiar ligeramente según la División, según el número de ejemplares, o según vayan
o no asociados a libros de M ó B, es conveniente estar muy atento a los plazos de
préstamo y los mensajes que pueden aparecer en el terminal al hacer el préstamo.

Los libros raros o antiguos (colección E l ) sólo se prestan a la OIAD, Docentes,

Tercer ciclo, Usuario biblioteca o Gabinetes.

Las tesis originales (colección E t) no se prestan nunca, no se pueden fotocopiar y

sólo se pueden consultar en sala cumplimentando previamente un impreso. La única
excepción que se puede hacer para las tesis originales es la del préstamo a la OIAD y
sólo cuando sea una tesis de la que hay un duplicado (si hay un solo ejemplar se
considera material de archivo y por tanto no prestable nunca, sin excepciones).

7
IV. Procedimiento de préstamo

A. Condiciones previas

1. Dónde se hacen los préstamos y devoluciones

En cada División se prestan los libros que constituyen sus fondos, como
norma general NO se envían libros de uno a otro centro para el préstamo. Sin
embargo, hay casos en los que esto se justifica, sobre todo respecto a la Escuela de
Minas de Torrelavega sí se atenderán las peticiones que nos lleguen en ese sentido.

Como caso particular, la Escuela de Enfermería tiene un acuerdo para la

realización del préstamo en la propia escuela (en la que no existe División de la
BUC) a través de un becario para este fin y con plazos de préstamo adaptados. Sin
embargo, este acuerdo se refiere al préstamo de los libros de MED, no de otras
divisiones.

Cualquier usuario puede utilizar las instalaciones o los servicios (incluido el

préstamo) en cualquiera de las Divisiones . Ahora bien, las obras que se han
prestado en una División deben devolverse en el mismo sitio. De todos modos, si
se hace la devolución de un libro de otro centro (por despiste o porque se dé alguna
circunstancia excepcional que lo justifique), se envía ese libro al centro
correspondiente con la mayor brevedad y añadiendo una nota que explique lo que
ha pasado y si está ya devuelto o no, desmagnetizado o no, etc.

Durante los fines de semana y festivos, se admiten devoluciones en el INT

y en el PAR para todos los centros. En estos casos, se realiza la devolución normal
al usuario y se magnetiza el libro; a continuación se realiza un préstamo a nombre
de la división de biblioteca correspondiente (INT o PAR) para que en el catálogo no
aparezca como disponible y se envía con el correo de la BUC a la División a la que
pertenece el libro y en a que tendrán que hacer la devolución definitiva.

2. Identificación de los usuarios

Los usuarios tienen que traer carné, preferiblemente el de la Universidad (tarjeta

con código de barras), pero también vale que se identifiquen mediante DNI, carné de
conducir, etc., en cualquier caso, el que acude a hacer un préstamo tiene que ser titular
y propietario del carné (no vale el de un compañero). Los usuarios externos deben tener
una tarjeta de lector de la BUC (la pueden hacer todos los responsables de División a la
vez que le dan de alta en la base de datos de usuarios). Si se da el caso de que sea un
usuario al que conoces con nombre y apellidos puedes no pedirle el carné. Se trata de
asegurarse de que el usuario al que se le presta el libro es la misma persona que queda
registrada en el ordenador con ese libro a su nombre.

8
 3. Confidencialidad

No se pueden dar a un usuario datos sobre las obras que tiene en préstamo otro
usuario. Se puede informar de cuándo debe ser devuelta una obra y si es necesario el
responsable de la División se pondrá en contacto con el prestatario de un libro para
recuperar un libro que solicita otro usuario, pero no se puede decir quién tiene un libro
concreto o qué libros tiene en préstamo un usuario concreto.

9
B. Préstamo automatizado

• Se hace desde la cuenta de auxiliares:

login: auxiliares password: ********

• En el menú principal, elegir la opción 14 y pulsar F1

• En el siguiente menú aparecen 4 opciones. La opción nº 3 no la utilizamos nunca.

Las opciones 1 (“Préstamo rápido”) y 2 (“Devolución rápida”) se utilizan
excepcionalmente cuando hay que hacer una carga masiva de datos de préstamo o
una serie muy larga de devoluciones.

• Normalmente utilizamos la opción nº 4 (“Gestión de la circulación”): Teclear 4 y

F1

• Aparece una pantalla con ocho columnas. OP: se refiere al tipo de operación que se
va a hacer (préstamo, devolución o consulta). N.USUARIO es para el nº del usuario
(normalmente el del DNI). USUARIO: incluye los datos de nombre y apellidos del
usuario. N.EJEMPLAR: es para el nº del código de barras del libro que se presta o
se devuelve. TITULO: indica el título de la obra. T: es un código del tipo de fondo
y usuario. FECHA DEVL: indica cuándo debe ser devuelto un libro. RETRASO:
señala el nº de días de retraso con que se devuelve un libro.

SABINI-3 GESTION DE LA CIRCULACION

CIRCULACION FECHA:25/09/97

______________________________________________________________________________

OP N.USUARIO USUARIO N.EJEMPLAR TITULO T FECHA DEVL RETRASO

______________________________________________________________________________

CONF 1 HELP 2 ATRS 5 CANC 10 IMPR 11 ABDR 12

10
 1. Préstamo

a) Pasos
⇒ Teclear PR en la primera columna
⇒ Introducir el DNI del usuario (bien leído del código de barras de la tarjeta, bien tecleado a
mano). Una vez introducido el DNI sale el nombre completo del usuario. Si da problemas (puede
haber errores en los ficheros de usuarios), introducir, en la columna donde se teclea el DNI, el
primer apellido del usuario (no más de siete letras) y pulsar F2, lo que sale es un índice de
usuarios, hay que buscar cuál es el que nos interesa, teclear el número que le precede y
confirmar (F1), en ese momento ya estamos en el mismo paso que después de haber tecleado un
DNI sin problemas.
⇒ Introducir el código de barras del libro, si el lector óptico no lee bien, introducir a mano los
números del código de barras.
⇒ Aparece la fecha de devolución. Confirmar (F1).
⇒ Aparece el mensaje “¿Desea efectuar otro préstamo a este usuario?” Contestar S (sí) si el usuario
va a llevar más libros y N ó Intro si no va a llevar más.
⇒ Desmagnetizar el libro y dárselo al usuario avisándole de la fecha en que lo tiene que devolver y
que aparece en pantalla.

b) Mensajes

Mensajes más frecuentes que pueden aparecer en la parte inferior de la pantalla al realizar
un préstamo:

• “Este usuario tiene obras en préstamo cuyo plazo ha finalizado ¿Desea hacer este préstamo?
(S/N)” : contestar S (sí) si el usuario es la OIAD, personal docente o tercer ciclo, aunque
avisándole de que tiene obras para devolver o renovar, y que si no le ha llegado carta de
reclamación, le llegará en breve. Contestar N (no) en todos los demás casos.
• “Este usuario no puede solicitar más préstamos”: este mensaje significa que el usuario ha llegado
al tope de libros que puede tener prestados simultáneamente, quiere decir que el préstamo que
estamos intentando hacer NO lo hace y que por tanto el usuario NO se puede llevar el libro (sea
cual sea la categoría del usuario) y hay que recomendarle que devuelva algún libro si quiere
solicitar más préstamos.
• “Error en el tipo de préstamo” : verificar que el libro es prestable (que no tiene tejuelo rojo o
escrito en rojo), si no es prestable hay que pedirle al usuario que busque otro ejemplar igual que
sí lo sea (y en su caso ayudarle a buscarlo). Si es prestable y ha salido este mensaje, volver a
intentar hacer el préstamo (a menudo a la segunda ya lo coge bien) y si también esta vez vuelve
a salir el mensaje es que hay algún error en los códigos del libro y en ese caso hay que pasárselo
al responsable de la División para que lo corrija antes de hacer el préstamo.
• “Ejemplar prestado a otro usuario” : el libro figura como prestado a otra persona. Hacer la
devolución y anotar el nombre del usuario al que estaba prestado. Hacer el préstamo al usuario
que lo solicita ahora y pasarle al responsable de la División el nombre del primer usuario para
averiguar qué ha pasado y si hay que quitarle la sanción.
• “Usuario sancionado hasta…” : NO se le hace el préstamo que está solicitando. Decírselo.
Decirle hasta cuando está sancionado. NO se lleva el libro.
• “Usuario con carné caducado” : puede tratarse de un usuario con plazos de vencimiento erróneos
o excepcionales y que por lo tanto no se han renovado de forma automática, pero también puede
tratarse de ex-usuarios o de usuarios a quienes se ha cancelado el carné como sanción
extraordinaria (y esto figurará en su registro de usuario). En todos los casos, es el responsable de
División el que debe consultar y, si es el caso, renovar el carné.

11
 En todo caso, es muy importante estar atento a los mensajes que puedan aparecer al hacer
un préstamo, sean estos que van explicados u otros que pudiera haber olvidado. Leer
siempre con atención cualquier mensaje antes de confirmar nada y en caso de duda
consultarlo.

c) Notas

Material complementario: Cuando un libro tiene material complementario, esto va indicado en una
anotación colocada encima del código de barras que indica también la signatura de este material. Se
le avisa al usuario de la existencia de este material y se le pregunta si lo quiere, si es así hay que
sacarlo del armario correspondiente y hacer el préstamo (si el usuario no está ya a tope de sus
préstamos posibles).
En ocasiones, además de la anotación que avisa de la existencia de material complementario
y su signatura, hay marcado un círculo rojo sobre el código de barras del libro. Esto significa que el
material complementario no tiene código de barras propio (y por tanto no cuenta como otro
préstamo), entonces el usuario se tiene que llevar obligatoriamente el material complementario. En
algunas Divisiones el espacio disponible permite no obligar al usuario a llevar este material ya que
si no lo quiere se puede reservar en un armario o estante dentro del mostrador de préstamo,
ordenado por signatura, hasta que el usuario devuelva el material principal.
Mucho ojo con no pasar disquetes, vídeos o cintas de audio por el desmagnetizador.

Gabinetes: Los usuarios de gabinete tienen dos cuentas, una personal y otra de gabinete. En la
cuenta de gabinete sólo se pueden cargar préstamos de libros del mismo centro en el que se
encuentra el gabinete, y además estos libros NO se desmagnetizan. La razón es que estos libros
mantienen cierta disponiblidad para la consulta en el propio centro. Si el usuario quiere sacar los
libros de la Biblioteca (aunque sea para llevarlos a un gabinete en otro centro) debe cargar ese
préstamo a su cuenta personal.
2. Devolución

a) Pasos
⇒ Teclear DV en la primera columna
⇒ Introducir el código de barras del libro
⇒ Confirmar (F1)
⇒ Magnetizar el libro

b) Mensajes

• “No figura el préstamo de esta obra” : No decirle nada al usuario. Pasar el libro al responsable de
la División para que verifique que todos los códigos que tiene asignados están bien (si es así,
suponemos que el fallo se debe a un simple error de tecleo al hacer el préstamo).
• “Usuario sancionado hasta…” : decirle cuántos días de retraso trae (vienen indicados en la
columna de la derecha) y hasta cuándo está sancionado (esta fecha es la que aparece en el
mensaje al pie de la pantalla). Ojo porque si el usuario devuelve más de un libro es probable que
todos ellos estén con retraso y por tanto que se le acumulen sanciones, hay que fijarse al
devolver el primer libro hasta qué fecha es la sanción pero no decirle nada hasta haber devuelto
el último libro en que ya sale la sanción definitiva. En el caso de que el usuario no sea alumno de
primer o segundo ciclo no sale mensaje de sanción pero se le suele decir que trae retraso.

12
 c) Notas

Si al magnetizar un libro no se enciende el piloto rojo: comprobar si tiene o no cinta

(probando a desmagnetizar y volver a magnetizar), si pese a todo sigue sin encenderse el piloto,
entonces ponerle al libro una cinta magnética de libro (caja con las letras en verde). Si esta
incidencia se repite con mucha frecuencia a lo largo de un día, avisar al responsable de la División
ya que en ese caso es posible que se haya estropeado el aparato.

Fijarse bien que el libro que se devuelve sea del centro ya que algunas Divisiones utilizan
signaturas muy parecidas. Esto también hay que tenerlo en cuenta cuando se ordenan los libros en
las estanterías.

Materiales especiales : cuando se devuelve un libro con indicación de material especial y

punto rojo hay que verificar que el usuario devuelve todo el material que se llevó. En los centros en
que se les da a elegir llevarlo o no hay que buscar el material complementario en la estantería de
reserva antes de hacer la devolución: si el material está se hace la devolución y se coloca todo en su
sitio; si el material no está, significa que se lo llevó el usuario y se le debe reclamar a éste que lo
devuelva antes de hacer la devolución del libro.

3. Reservas y renovaciones

a) Renovación

Para renovar un préstamo se realizan los mismos pasos que para un préstamo normal, el
sistema lo interpreta automáticamente como una renovación. Cuando el préstamo de ese libro ya ha
sido renovado aparecerá un mensaje advirtiendo “Este usuario no puede hacer más renovaciones”.
En este caso el usuario debe devolver el libro, no obstante, para el personal docente suele
autorizarse otra renovación, en ese caso hay que devolver el libro y hacer un nuevo préstamo. En
caso de duda se consulta con el responsable de la División.

Es importante recordar que el préstamo de los libros de la colección Básica (B) no es

renovable (aunque el sistema lo permita)

Renovaciones especiales: El personal docente viene a veces a hacer la renovación con la

carta de reclamación que le hemos enviado desde la biblioteca. En este caso se les puede renovar
esos préstamos tecleando a mano el número del código de barras que viene en la carta de
reclamación. Aún así, si alguno de los libros presenta algún problema (está reservado por alguna
oficina de la biblioteca, lo ha pedido la OIAD, o cualquier otra incidencia que así lo requiera) se le
pedirá al profesor que devuelva el libro, o lo lleve físicamente a la biblioteca para su renovación,
según los casos.

Para el PDI y el personal investigador, se admiten las renovaciones por correo electrónico
(eventualmente, también por teléfono), aunque en los casos de obras de la colección B o de obras
reservadas por algún motivo, no se efectuará la renovación y se le contestará por la misma vía
reclamando el libro.

b) Reserva

13
• Quien puede reservar obras que están prestadas a otro usuario: De momento y mientras el
sistema no permita gestionar mejor las reservas, no se hace reserva de préstamo a ningún
usuario. Sin embargo, el personal de la Biblioteca sí puede reservar obras en la cuenta de cada
División u oficina cuando sea necesario para realizar procesos técnicos o de conservación o por
cualquier otra causa excepcional.
También se podrán reservar libros para la OIAD.

• Pasos: Para hacer una reserva se teclea RV en la primera columna y a continuación es necesario
introducir los datos del usuario (DNI) y el código de barras del libro que se quiere reservar ( y
que tendremos que haber consultado y apuntado previamente puesto que no se dispone del
libro).

• Mensajes e incidencias: Al hacer la devolución de un libro que está reservado aparece el mensaje
“Obra reservada por el usuario…..”. Si intentamos prestar a otro usuario un libro reservado
aparecerá un mensaje avisando de que “Existen usuarios que han reservado esta obra” y el
sistema no permitirá realizar el préstamo que estamos intentando hacer.

• Cancelación: la única forma de cancelar una reserva es prestar el libro al usuario que lo había
reservado y a continuación hacer la devolución del mismo.

4. Consulta

a) De usuarios

⇒ Teclear CN en la primera columna

⇒ Teclear los apellidos del usuario (en este caso permite escribir todas las letras necesarias, pero no
consultar usando el DNI)
⇒ Pulsar F2
⇒ Sale un índice de usuarios, teclear el número que precede al usuario que nos interesa.
⇒ Pulsar F1: vuelve a la pantalla de préstamo y muestra el nombre elegido
⇒ Pulsar F1 de nuevo: muestra el registro de usuario con todos los préstamos que tiene a su
nombre, fecha de préstamo y devolución y, en su caso, número de reclamaciones que se le han
enviado.
⇒ Pulsar F12 para volver a la pantalla de préstamo.

b) De libros

⇒ Teclear CN en la primera columna

⇒ Mover el cursor con la tecla ↓ hasta la columna del código de barras (N. EJEMPLAR).
⇒ Escribir el título (o el principio del título) del libro (admite todos los caracteres que se quiera).
⇒ Pulsar F2
⇒ Sale un índice de títulos, elegir el que se quiere tecleando el número que le precede
⇒ Pulsar F1, vuelve a salir la pantalla de préstamo con el título elegido
⇒ Pulsar F1 otra vez, sale una lista de los ejemplares y volúmenes de ese título con indicación de a
quién está prestado cada uno y hasta cuándo (sale sólo lista de los códigos de barras, de modo
que si es un título que corresponde a distintos libros, ejemplares diferentes o volúmenes
diferentes, y estamos interesados en un ítem en particular, tendremos que haber averiguado

14
 previamente el Código de barras de ese ítem para poder saber sin equívocos si está prestado y a
quién).
⇒ Pulsar F12 para volver a pantalla de préstamo.

15
V. Incidencias más frecuentes

♦ Caída de corriente o avería en el sistema: Si por la razón que sea no funciona el sistema informático hay
que anotar a mano las transacciones de préstamo en una hoja como la que figura al final de este manual.
En la hoja hay que anotar el centro y la fecha. Cuando se solucione la avería, hay que cargar todos los
préstamos y devoluciones que se hayan hecho con la mayor brevedad posible. Es muy probable que surjan
incidencias (se han hecho préstamos a usuarios sancionados, o se han hecho más préstamos de los
permitidos, etc.) todas ellas hay que ir apuntándolas con los datos del usuario y el libro y pasárselas al
responsable de la División para que las resuelva. Si la avería se ha prolongado más de un día, al cargar
todas las transacciones habrá que empezar una sesión por día poniéndole fecha del día correspondiente (y
que estará anotada en las hojas que utilizamos ese día) para que no se produzcan sanciones injustificadas
o plazos de préstamo indebidos.

♦ “He devuelto el libro hace días y ahora me lo reclaman” : comprobar que el libro todavía figura prestado
a su nombre: a) no figura: explicarle que la carta de reclamación puede haber salido antes de que
devolviera el libro y haberle llegado después. b) sí figura prestado a su nombre: comprobar que el libro
está en las estanterías y que es exactamente ese libro (número del código de barras). Puede ocurrir que:

∗ No está - se le explica al usuario que no es que dudemos de su palabra, pero el libro no está y
por tanto no podemos darle de baja el préstamo. Le explicamos que nosotros lo vamos a
buscar por si acaso está descolocado (como efectivamente haremos) y en ese caso le haríamos
la devolución y le quitaríamos la sanción si la tiene, pero que también él revise en su casa o
en su despacho por si inadvertidamente cree haberlo devuelto y no es así. Si hay algún
problema con el usuario, se le remite al responsable de la División.

∗ Sí está - se hace la devolución y se explica que posiblemente ha sido un error de tecleo. Si

tiene sanción , avisar al responsable de la División para quitársela.

♦ “El libro xxx figura como disponible pero no está en la estantería”:

∗ Verificar en el Capel que la signatura que el usuario ha mirado es la correcta, esto es, que la
signatura que ha buscado en la estantería en la que aparecía en el Capel (muy frecuentes las
confusiones entre colecciones B y M)

∗ Ir a la estantería y comprobar que efectivamente el libro no está. Mirar un poco en los sitios
de alrededor y en signaturas parecidas. Mirar entre los libros que acaban de devolver y entre
los que están con las novedades.

∗ Si pese a todo no aparece, explicar al usuario que lo puede estar consultando alguien en sala o
que puede estar descolocado, que si le es posible que pase por la tarde o al día siguiente
(según la hora que sea) a ver si lo hemos localizado. Incluso puede pedírsele un teléfono
donde avisarle cuando lo encontremos.

∗ Tomar nota de qué libro es y qué signatura para poder buscarlo en algún momento de poca
afluencia de público.

♦ El ejemplar que se quieren llevar no es prestable y no quedan más ejemplares prestables disponibles : El
usuario no puede hacer el préstamo pero es importante informarle de la fecha de devolución de los
ejemplares que están prestados o verificar que no hay más ejemplares en otra División. Es importante
también explicarle los motivos por los cuales cuando una obra tiene mucha demanda se considera que un

16
 ejemplar no es prestable con objeto de que, como mínimo, pueda ser consultada en la biblioteca en todo
momento (cosa que efectivamente el usuario puede hacer).

♦ Libros no catalogados : En algunas Divisiones pueden quedar pequeños grupos de libros todavía sin
catalogar. Cuando un usuario quiera llevarse uno de ellos, se le explica que antes hay que introducir sus
datos en el ordenador y que por favor espere un poco. Lo que se hace es pasar el libro al responsable de la
División o al ayudante (si lo hay) para que lo procese. Si no hay personal que pueda catalogarlo en ese
momento se le avisa al usuario de cuándo puede pasar a por él ya que habrá que esperar a que esté
catalogado y si es necesario se avisará para ello a personal de otra División. En principio, el usuario no
debería esperar más de un día, si le urge mucho y no puede esperar se le puede hacer un préstamo manual
tomando nota de los datos del libro y la fecha de préstamo, y reteniendo en la Biblioteca el carné del
usuario (no el DNI sino el de la Universidad); en todo caso, a su devolución debe ser procesado.

♦ Nuevas adquisiciones : Los libros recién comprados y ya catalogados no se colocan directamente en las
estanterías. En algunas Divisiones estos libros se reservan en un estante de la oficina durante unos quince
días más o menos ya que la persona que pidió comprarlos tiene preferencia para el primer préstamo (este
periodo de “reserva” en el despacho no se aplica para obras de la colección Básica, para obras de
Referencia ni para obras que han llegado por donación). En el INT, en lugar del despacho del responsable
se utiliza para este fin la estantería de “Novedades” situada junto a la sala de monografías. Habrá que
tener esto en cuenta cuando un usuario esté buscando un libro que aparece como disponible en Capel pero
que no está en la estantería, y también cuando la persona que pidió comprarlo venga a por él.

♦ Retrasos extraordinarios : puede suceder que un usuario devuelva un libro con tanto retraso que le sale
una sanción superior a los calendarios que tenemos definidos y el sistema se queda colgado. En estos
casos, hay que anotar los datos de usuario y del libro y pasárselos a Gonzalo o a Chus Saiz (vale un
simple mensaje de correo electrónico o una llamada de teléfono). Para desbloquear la pantalla, pulsar
“CTRL” + C, y luego la opción L (si hay algún problema llamar a Gonzalo o a Chus Saiz)

♦ Sanciones extraordinarias : en ocasiones se “pilla” a un usuario llevándose un libro sin hacer préstamo, o
haciendo devoluciones retrasadas con evidente mala fe (por ejemplo, hay veces en que el usuario
manifiesta abiertamente que la sanción no le importa y que el libro lo ha tenido hasta terminar los
exámenes, sin importarle el perjuicio causado a sus compañeros). En estos casos u otros similares, hay
que llevar al usuario a hablar con el responsable de la División que si lo estima procedente le cancelará el
carné.

♦ El usuario ha perdido o deteriorado completamente el libro : tiene que comprar otro igual (en este caso,
si lo solicita, puede llevarse el libro deteriorado, previo expurgo formal) . Si es un libro agotado, tiene que
entregar a la biblioteca el importe del libro según catálogo (y se adjunta al ingreso por fotocopias que
enviamos a Elena) o comprar otro libro de la misma materia y características.

♦ Libros que se retiran para encuadernar : hay que prestarlos a la cuenta “Biblioteca” de cada División de
modo que en el Capel no aparezcan como “Disponible”; además, cada División puede decidir introducir
en el registro de fondos del ejemplar un subcampo de nota publica con el texto “En reparación”. Cuando
los libros se reincorporan a la colección hay que hacer la devolución (y borrar la nota en la Divisiones en
que se haga).

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VI. Gestión de usuarios

La opción 13 del menú principal de la cuenta “sabuc” introduce en la base de datos de los usuarios
de la BUC. Entrando en esta opción, aparece directamente una plantilla vacía de registro de usuario. Las
acciones que podemos realizar aquí son: creación , consulta y modificación de los registros.

A. Datos del registro de usuario

En este apartado se describen los campos del registro y la forma de cumplimentarlos, tanto para creación de
nuevos registros como para modificación de los mismos.

• DATOS PERSONALES

• Número - Es el número de control de Sabini. Utilizamos el del DNI/Pasaporte. Es un campo

alfanumérico con una longitud fija de ocho caracteres, por eso los DNI con menos de ocho cifras
se completan con ceros por la izquierda. Los pasaportes se completan del mismo modo si es
necesario, si tienen más de ocho caracteres (cifras o letras) se reducen eliminando los caracteres
que no corresponden a las letras. Las cuentas de Gabinete llevan un código específico.

• Nombre - Apellido1 Apellido2, Nombre. Visualmente diferenciamos los datos introduciéndolos

en mayúsculas y sin acentos para PDI y PAS; en minúsculas y con acentos para Alumnos; en
mayúsculas los apellidos y minúsculas el nombre todos los demás.

• DNI/Pasaporte - Hay que introducir este dato de forma completa y correcta (en el campo de
Número podía estar recortado o ampliado)

• Los demás datos personales (nacionalidad, profesión, etc. no los cumplimentamos)

• CAMPOS DE DOMICILIO - Pueden introducirse datos de varios domicilios para el mismo usuario, para
ello se cumplimentan todos los campos para el primer domicilio y luego se pulsa F5 y se cumplimentan
los datos del segundo domicilio, etc. Para usuarios PAS y PDI incluiremos sólo los datos del lugar de
trabajo. Para los Alumnos (de cualquier ciclo) introducimos primero los datos académicos (carrera, curso,
etc.) y después (con F5) los datos del domicilio actual y, si es necesario, incluiremos a continuación un
tercer grupo de datos con los del domicilio habitual o familiar. Campos:

• Tipo de domicilio - es un código numérico según la siguiente tipología:

0 = El actual (p.ej., dirección en Santander durante el curso para alumnos de otras

provincias)

1 = El habitual (domicilio familiar)

2 = Lugar de trabajo (para PDI y PAS y sin repetir campo para datos de dirección personal;
para alumnos, etc. es el código para introducir los datos del centro de enseñanza, carrera,…)

3 = Gabinetes

4 = Correo electrónico

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 • Dirección - Para el PAS se introduce la Unidad Funcional. Para PDI, el Departamento. Para el
resto de los usuarios el domicilio (actual o habitual, según el código que hayamos puesto) o el
código de los estudios que cursa (ver anexo). Para Gabinetes, el nº del gabinete asignado al
usuario.

• Población - Para PDI y PAS corresponde al centro de trabajo; para domicilios personales
corresponde a la localidad; para datos académicos de alumnos, es el campo donde indicamos el
curso (con un dígito: 1, 2, 3…); para gabinetes, es el centro en el que está el gabinete asignado.

• Código postal y provincia - los correspondientes a domicilios personales. Para datos

académicos de alumnos, es el campo donde indicamos la especialidad (ver anexo).

• País - debe rellenarse con los códigos normalizados de uso internacional. Existe una ventana de
ayuda pulsando F2.

• Teléfono - es importante cumplimentar este campo siempre que sea posible.

• OTROS DATOS

• Centro - No lo utlizamos de momento

• Tipo de usuario - Introducir, según corresponda (ver capítulo II de este manual), uno de los
siguientes códigos:

A = Alumnos B = Tercer ciclo D = PDI e Investigadores

G = gabinetes O = OIAD P = PAS y usuarios externos

• Fecha fin de sanción - En este campo aparece la fecha hasta la que un usuario está sancionado
por el sistema (o estuvo sancionado la última vez). Es modificable/suprimible o se puede crear si
no existía .

• Enviar correspondencia a - se indica el código del tipo de domicilio al que se enviará

correspondencia y avisos. Cuando hay varios, se escoge el que se considera más apropiado, en
general se prefiere el domicilio actual, pero si hay problemas en la recepción de correspondencia
se cambiará por el habitual. Para el PAS utilizaremos siempre el correo electrónico. Para PDI,
Investigadores y Gabinetes, se pone preferentemente el código de correo electrónico o el
correspondiente al Departamento si así lo prefiere el usuario.

• Estado del carné - Existe una ventana de ayuda que ofrece la lista de los códigos posibles. En
general, no utilizaremos este campo excepto para dar de baja un usuario, confirmando el mensaje
que muestra el programa, una vez introducido el código, avisando de tal circunstancia. Hay que
tener en cuenta que el sistema no permite dar de baja un registro si el usuario tiene préstamos
pendientes.

• Fecha de expedición /renovación y Fecha de caducidad - Estos dos campos los asigna el
ordenador automáticamente, con una periodicidad de un año. Se modifican a mano (ver anexo).

• Tema de investigación - En usuarios becarios, magister etc. se utiliza para especificar el área de
conocimiento dentro del Dpto. , o aclaraciones similares. También utilizamos este campo para
notas que expliquen el motivo de cancelación de un carné (sanciones extraordinarias, domicilio
erróneo,…) o cualquier otra incidencia relativa al registro del usuario. Para usuarios externos, se
indica en mayúsculas el concepto por el que lo son (“CONVENIO MEC” “ALUMNO UNED”,

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 etc.) Para Erasmus y similares, indicaremos en este campo en qué centro está el alumno y quién
es su tutor.

B. Creación, consulta, modificación de registros

1. creación de registros

• Antes de introducir un nuevo registro es necesario que quien lo solicita acredite ser usuario de la BUC
(resguardo de la matrícula, tarjeta universitaria vigente, etc.)
• Hay que verificar que no tiene ya un registro de usuario haciendo la consulta no sólo por DNI (en
ocasiones son erróneos), sino por apellidos.
• Para crear el registro:

⇒ Se teclea el DNI en el campo “Número” (del modo indicado en el apartado anterior) y se pulsa
F1.
⇒ Aparece el mensaje “Usuario no existente” que eliminamos con Intro
⇒ El cursor se coloca ya en el campo de “Nombre”. A partir de aquí cumplimentamos todos los
datos necesarios según se describe en el apartado anterior.
⇒ Se confirma el registro con F1.

• Es importante crear el registro a partir del campo “Número”, y no desde el “Nombre”, ya que entonces
asigna un número secuencial en el primer campo que no corresponde con el DNI (y por tanto el registro
no es recuperable por este dato).

2. Consulta y modificación

• Si sabemos el DNI del usuario lo más sencillo es teclearlo en el campo “Número” y pulsar F1; aparece el
registro completo sobre el que podemos hacer modificaciones.
• Si no tenemos el DNI, o no encontramos el registro con este dato, consultaremos por apellidos: movemos
el cursor al campo “Nombre” y tecleamos la parte de los apellidos que consideremos necesaria más F2.
Aparece un listado alfabético de usuarios: seleccionamos el que nos interesa por el número que le precede
y pulsamos F1 dos veces. Ya tenemos el registro completo para modificaciones.
• Para modificar un campo del registro: movemos el cursor hasta el punto deseado y tecleamos los datos
correctos. Confirmamos con F1. La única excepción es la modificación del campo “Número” que requiere
destruir el registro y volverlo a crear con el DNI correcto (conviene imprimir el registro antes de
destruirlo para copiar los demás datos si es necesario, sin olvidarse de teclear F5 para tener todos los
domicilios).

NOTAS:

* Para modificar o consultar un registro de usuario es imprescindible que este registro NO ESTE
ABIERTO en otro terminal. Es muy frecuente que se entre en un registro cuando avisan del mostrador de
préstamo que a ese usuario no se le puede hacer el préstamo por algún motivo, y que cuando pretendemos
consultar su registro no aparezcan los datos y se quede “colgado”. Lo que ocurre es que este registro está en
uso en el módulo de préstamo (por ejemplo, mostrando el mensaje de “usuario con carné caducado”), es
necesario que en el mostrador abandonen esa transacción concreta.

* Para destruir un registro hay que teclear el código correspondiente (x) en el campo de “estado
carnet”. El sistema no permite destruir un registro con transacciones pendientes.

* Causas de modificación de registros:

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 • Errores en los datos (DNI, nombre, etc.).
• Duplicidad de registros: se eliminan todos menos uno.
• Pérdida de la Tarjeta: para evitar que la use otra persona, se cancela el DNI
anterior y se abre un registro nuevo pero empezando por la letra del NIF y
eliminando el último dígito del DNI, el usuario advertirá de ello al hacer los
préstamos. Si aparece la tarjeta, se vuelve todo a la normalidad.
• Cambios en los datos: cambios de domicilio, cambio del estatus o tipo de
usuario., etc.
• Anulación de sanciones por causa justificada (casos mencionados en apartados
anteriores)
• Imposición de sanciones por causa justificada
• Invalidación del carné (caducándolo) en los casos de sanción extraordinaria que
se mencionan más arriba.
• Invalidación preventiva del carné cuando nos sean devueltas cartas de
reclamación por domicilio desconocido, y hasta que podamos corregir este dato.

* En los dos últimos casos (cancelación), hay que poner una nota en el campo “Tema de
investigación”, explicando la causa de la cancelación de modo que desde cualquier División se pueda saber
que no se trata de un error en la fecha de caducidad, sino de una sanción.

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VII. Gestión de plazos y calendarios

Se gestiona desde el menú 15 o de administración (requiere palabra de entrada adicional).

Respecto a plazos puede ser necesario a) modificar los plazos en un centro concreto (cierre por limpieza, por
obras, por patrono del centro, por fiesta local…), o modificar los plazos para toda la BUC (vacaciones de
Navidad y Semana Santa, cambio en los tipos de préstamo, etc.).

A. Modificación de plazos en un centro

Dentro del menú 15, elegimos la Opción 1 “Tabla de tipos de servicio”. Esta opción ofrece una tabla
que relaciona tipos de usuarios y tipos de fondos. Cuando en un centro se prevé un cierre que no afecta a
otros centros habrá que modificar los plazos en esta tabla; normalmente basta con modificar los plazos
correspondientes a alumnos para fondos de ese centro, para el resto de los usuarios no es necesario ya que no
están sujetos a sanción.

Pasos:
• Calculamos con antelación qué día hay que ampliar el plazo de préstamo para que el/los
días de cierre no haya que hacer ninguna devolución de préstamo a alumnos. Las
modificaciones habrá que hacerlas exactamente en la fecha que hayamos calculado
(teniendo en cuenta festivos, etc.). Calculamos también qué día hay que volver a
establecer el plazo normal.

• En la tabla de Tipos de Servicio buscamos la línea que combina Usuario A con el código
de colección M de nuestro centro (ver tabla más abajo): esta línea va precedida de un
código de Tipo (que siempre empieza por 2).

• En la parte inferior de la pantalla, donde pone “Crear o modificar tipo:”, tecleamos ese
código y F1. El cursor se sitúa en la línea correspondiente y movemos el cursor hasta la
columna “duración del préstamo” en la que tecleamos el número de días que hemos
calculado que debe durar el préstamo para librar el cierre. Confirmamos.

• Hacemos lo mismo para la colección B.

• El día que hayamos calculado que hay que volver a poner los plazos habituales, hacemos
la modificación correspondiente de la misma forma.

Códigos de colecciones para cada centro:

INT DEC MED CIE CAM IND MAR MIN

Monográfica c e g i k m o q
Básica d f h j l n p r

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 B. Modificación de plazos en toda la BUC

Se realiza desde la pantalla de “Definición del calendario” (opción 3 del menú 15). Desde aquí
se pueden establecer los días del año que son festivos y en los que, por tanto, no es posible realizar
devoluciones. Lo utilizamos para festivos comunes a toda la universidad.

Pasos:

• Escribir el año con cuatro cifras.

• Escribir el mes en mayúsculas.

• Aparece el calendario del mes solicitado. Sólo hay que colocar un asterisco (*) al lado del día
que es festivo. Para eliminar un festivo sólo hay que borrar el asterisco.

• Se confirma con F1.

Normalmente se define hacia mediados de año el calendario del año siguiente marcando como
festivos los fines de semana y las fiestas ya conocidas, posteriormente se añaden las modificaciones
necesarias.

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