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APOSTILAS OPÇÃO
Noções de Arquivologia 1
APOSTILAS OPÇÃO
Princípio da Indivisibilidade ou integridade que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou documento cumpra a sua função na instituição. Para que este
adição indevida. problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema
de base de dados, de preferência simples e descentralizado,
Princípio da Cumulatividade permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu
próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação
Além dos princípios arquivísticos mencionados, as bancas diminuiria o montante de documentos que chegam as
organizadoras tem explorado esse assunto, dessa forma, aqui instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua
vai mais alguns princípios2: tramitação ou destinação registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro
- Princípio da pertinência (ou temático) – os documentos documental, afim de que não se perca o controle, bem como
deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados. Um
consideração a proveniência e a classificação original. exemplo é como ocorre o preenchimento do campo Assunto,
na maioria das vezes é feito de forma errônea, ainda que seja
- Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou um campo extremamente importante.
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se
necessário. Modelos de arquivos
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que
- Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos
territorialidade) – os arquivos deveriam ser conservados em e competências das entidades que os produzem. Os Arquivos
serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, podem ser classificados: Segundo as entidades criador-
excetuados os documentos elaborados pelas representações mantenedoras:
diplomáticas ou resultantes de operações militares. - Públicos (federal, estadual, municipal)
- Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas,
- Princípio da proveniência funcional – com a transferência sociedades, clubes, associações). - Pessoais (fotos de família,
de funções de uma autoridade para outra como resultado de cartas, originais de trabalhos, etc.).
mudança política ou administrativa, documentos relevantes Temos também os Arquivos que guardam e organizam
ou cópias são também transferidos para assegurar a documentos cujas informações são registradas em suportes
continuidade administrativa. Também chamado pertinência diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de
funcional. Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais
completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados
O nível de importância dos arquivos está relacionado com por atividades muito especializadas como os Arquivos
a maneira como são geridos. Para que os arquivos alcancem Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas
um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais
geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados.
documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de Os tipos de pastas existentes são: pastas suspensas
uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou
o valor probatório até o cultural. outras.
Sendo assim, ter seus documentos arquivados
corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que Pastas Suspensas
precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade Indicada para o arquivamento de documentos em
na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de tamanhos: oficio ou A4. Os documentos são arquivados na
dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em
trabalho. estantes. Possuem etiquetas laterais para identificação da
É extremamente importante que os documentos de documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo
arquivos estejam sempre organizados por datas, colocados em corrente.
pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas
ou marcações nas caixa-arquivos, de modo que sua localização Pastas Intercaladoras
seja rápida caso necessária. Essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se
à guarda de pequenos volumes de papéis.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e No dia-a-dia dos escritórios, no entanto,
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, vários documentos são constituídos por grande quantidade de
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, papéis, e as peças que os constituem necessitam ser mantidas
visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda na ordem em que foram produzidas ou acumuladas, para não
permanente. perderem o sentido, como nos casos dos dossiês, por exemplo.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores
encarregados do recebimento, registro, distribuição e Pasta AZ
movimentação dos documentos em curso; denominação Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos
atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição
Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. vertical. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº
Durante a tramitação os arquivos correntes podem exercer do documento ou pasta. É muito utilizado em arquivo corrente.
funções de protocolo como recebimento, registro, distribuição,
movimentação e expedição de documentos, daí a denominação Pasta Sanfonada
comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias
ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas e guias para indicar o assunto. É ideal para o arquivamento de
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documentos utilizados em atividades externas, pois há maior Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos
mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou
em tamanho oficio ou A4. recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos
torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer
Pasta Americana uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de
Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as
policial que possui aba para identificações. É ideal para o recomendações com relação à expedição de documentos,
arquivamento de documentos utilizados em atividades destacam-se:
externas, pois há maior mobilidade do usuário para o
arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4. - Receber a correspondência, verificando a falta de anexos
e completando dados;
Fichário - Separar as cópias, expedindo o original;
- Encaminhar as cópias ao Arquivo.
O fichário se classifica como arquivo permanente. O
fichário é um móvel de aço próprio para fichas, que pode ter É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem
uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias
gavetas para fichas e documentos. documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem
No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição situações diversas. Servem apenas como exemplos para a
horizontal, uma sobre as outras – modelo KARDEX. As fichas elaboração de rotinas em cada instituição.
são fixados por meio de bastões metálicos presos às gavetas.
Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de
a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da Acervos Arquivísticos
imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à
dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de
aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam Acervos Arquivísticos foi instituído pela Resolução nº 28 do
como verdadeiras projeções, nas quais são feitas anotações. CONARQ, com o objetivo de fornecer o código previsto na
O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE,
em posição vertical, uma atrás das outras, geralmente denominado Código de Entidade Custodiadora de Acervos
separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais Arquivísticos - CODEARQ, tornando possível a identificação de
econômico. As gavetas ou bandejas podem comportar um cada entidade custodiadora de acervos arquivísticos no Brasil.
grande número de fichas. Após o cadastramento e fornecimento do CODEARQ, as
entidades custodiadoras de acervos arquivísticos terão
Cadastro: recebimento e registro disponíveis no site do CONARQ, informações básicas sobre sua
instituição, como: missão institucional, acervos, endereço,
Receber as correspondências, separando as de caráter horário de funcionamento e formas de contato.
oficial de caráter particular, distribuindo as de caráter O CODEARQ somente será fornecido às entidades
particular a seus destinatários. custodiadoras que permitam acesso a seu acervo, mesmo que
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a com algumas restrições.
fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem A solicitação do código de identificação pela entidade
ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, custodiadora e, quando for o caso, da unidade administrativa
chegar ao seu destinatário. a ela subordinada ou da subunidade custodiadora, deverá ser
encaminhada à Coordenação do CONARQ, por meio do
Para isto recomenda-se: preenchimento do formulário Cadastro de Entidade
- Separar as correspondências de caráter ostensivo das de Custodiadora de Acervos Arquivísticos e o envio do mesmo
caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus para o e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br.
respectivos destinatários;
- Tomar conhecimento das correspondências de caráter Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade
ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de
antecedentes, se existirem; O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de
- Classificar o documento de acordo com o método da Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão
instituição; carimbando-o em seguida; documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação
- Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo
protocolo. maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e
- Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a das informações, autorizando a eliminação criteriosa de
segunda via da ficha ao documento; documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda
- Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com e a preservação dos documentos de guarda permanente.
os dados das fichas de protocolo; O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta
-Arquivar as fichas de protocolo. da atividade de classificação que recupera o contexto de
produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo
A tramitação de um documento dentro de uma instituição com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da responsável por sua produção ou acumulação.
forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo
protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda
como data de entrada, setores por que já passou, enfim, para os documentos em razão de seus valores administrativo,
acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua
instituição. Isso reduz o tempo de algumas ações dentro da eliminação ou determina a sua guarda permanente.
instituição, acelerando assim, processos que anteriormente
encontravam dificuldades, como a não localização de
documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de
valor probatório, por exemplo.
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3 FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de
arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB),
organização dos arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado Brasília, 2006.
em Ciência da Informação) – Faculdade de Economia, Administração,
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III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam - Visibilidade às funções, subfunções e atividades do
com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, organismo produtor;
as unidades organizacionais também funcionam como arquivo - Padronização da denominação das funções, atividades e
corrente, transferindo os documentos – após cessado o prazo tipos/séries documentais;
previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que - Controle do trâmite;
promoverá o recolhimento ao arquivo permanente. - Atribuição de códigos numéricos;
- Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam Tabela de Temporalidade
com serviços de arquivamento intermediário:
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades A tabela de temporalidade deverá contemplar as
organizacionais são igualmente responsáveis pelo atividades meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta
arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e
cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá destinação dos documentos relativos às suas atividades
assumir tais funções. específicas, complementando a tabela básica. Posteriormente,
esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe
estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento confira legitimidade.
não apresenta valor secundário (probatório ou informativo)
ou a guarda permanente, quando as informações contidas no Métodos de Arquivamento
documento são consideradas importantes para fins de prova, Assim como a Teoria das 3 idades, os métodos de
informação e pesquisa. arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais
A guarda permanente será sempre nas instituições cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais
arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos constância, sobretudo as regras de alfabetação (método
estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela alfabético), o método geográfico e o método numérico simples.
preservação dos documentos e pelo acesso às informações
neles contidas. Outras instituições poderão manter seus Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia
arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos Arquivística, revela que métodos de arquivamento é =
arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações Sequência de operações que determina a disposição dos
sobre os respectivos acervos. documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos
outros, e a identificação de cada unidade.
4. Observações: Neste campo são registradas informações
complementares e justificativas, necessárias à correta Importante: O uso de métodos de arquivamento
aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à apropriados é muito importante para o organismo, pois
alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos dessa forma quem trabalha com a documentação irá
quanto à destinação dos documentos, segundo a organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de
particularidade dos conjuntos documentais avaliados. recuperá-la com rapidez quando for necessário.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a
formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de Mas, como escolher o método mais adequado? Cada
se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas organismo deve adotar métodos de arquivamento que
observações, seu pensamento, para deixar como legado às atendam às suas necessidades específicas, levando-se em
gerações futuras. consideração a estrutura da entidade e as características dos
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não
do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles,
simples, guardar é arquivar. considerando sempre a documentação existente nos setores
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o componentes de determinada empresa.
verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo.
Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram DIVISÃO
mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo
o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do - CLASSES
trabalho intelectual e espiritual do homem. Os métodos de arquivamento são divididos em duas
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, grandes classes:
evita repetição desnecessária de experiências, diminui a • básicos
duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o • padronizados
que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de
pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o - BÁSICOS
administrador a tomada de decisões. Podemos dividir os métodos básicos em:
• alfabético (principal elemento a ser considerado num
O Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de documento: nome)
Documentos associados garantem a simplificação e a • geográfico (principal elemento: local ou procedência)
racionalização dos procedimentos de gestão documental, • numérico (principal elemento: número)
imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos • ideográfico (principal elemento: assunto)
documentos e das informações e autorizam a eliminação
criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram. Observações:
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Cores convencionadas:
A – D e abreviações – ouro ou laranja
E – H e abreviações – rosa ou amarelo
I – N e abreviações – verde
O – Q e abreviações – azul
R – Z e abreviações – palha ou violeta Método alfabético
As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque
conveniências obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não
Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova, apresentará grandes dificuldades nem para a execução do
aparece um nome específico, e aí basta ao candidato usar as trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento
regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda desejado, pois a consulta é direta.
letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo
da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova. Método numérico simples
-Automático - Usa-se para arquivar nomes, evitando
acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do
números e cores correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à
ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer
-Soundex - Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste
semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente. método, devemos organizar dois índices em fichas; numas
fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que
-Mnemônico - Usa-se para codificar os assuntos através da numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no
combinação de letras em lugar de números. As letras são outro são arquivadas numericamente, de acordo com o
consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o
auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo
forma mais ágil, a recuperação da informação. (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o
último número preenchido e assim destinaremos o número
Rôneo - Combina letras, números e cores. Está seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.
obsoleto.
Método alfabético numérico
ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem
em prova, sobretudo para cargos de nível médio. Caem Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que
mais para cargos de nível superior ou para concursos procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples
envolvendo a área Arquivística, ligados aos profissionais e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta
da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve combinação resultou um método que apresenta ao mesmo
saber é identificá-los (VASM-R, estão lembrados). Vale tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no
ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de
não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos numeralfa e alfanumérico.
mnemônico e rôneo estarem obsoletos.
Método geográfico
SISTEMAS
Este método é muito aconselhável quando desejamos
Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica,
grandes sistemas: isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios
• direto etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial
• indireto utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as
praças onde operam ou residem.
- Sistema direto
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do Método específico ou por assunto
documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros Indiscutivelmente, o método específico, representado por
instrumentos de pesquisa. palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis
processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as
pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o
melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o
vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o
fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção
acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do
arquivista, nesta seleção.
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4 http://www.uel.br/cch/cdph/arqtxt/downloads_e_ARQ.pdf
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Os documentos também devem ser analisados com relação dados em resposta às atividades ou ações registradas em um
às precauções de segurança, ou seja, se são considerados documento; atribuir responsabilidade por uma ação a uma
ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a pessoa; registrar a data em que uma ação deve ser executada
legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a e a data em que ocorreu. A movimentação dos documentos
cada documento e as autoridades competentes para fazê-lo. arquivísticos deve ser registrada de forma a garantir que
Os documentos que dizem respeito à segurança da possam ser sempre localizados.
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao As trilhas de auditoria devem registrar o número
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, identificador atribuído pelo sistema, o título, a pessoa ou
da honra e da imagem das pessoas – como por exemplo dossiês unidade que teve acesso ao documento e a hora e a data da
funcionais e prontuários médicos - também estarão sujeitos às movimentação. O sistema deve rastrear o fluxo, a transferência
restrições de acesso, conforme legislação em vigor. entre pessoas, o retorno do documento ao “originador” (home
Um sistema de gestão arquivística de documentos deve location) ou ao armazenamento, assim como a destinação ou o
garantir que os usuários não autorizados não tenham acesso recolhimento a qualquer órgão ou entidade externo, incluindo
aos documentos classificados, isto é, submetidos às categorias instituições arquivísticas.
de sigilo previstas em lei, bem como aqueles que são
originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos Cópias de segurança
documentos sigilosos depende de regulamentação interna do
órgão ou entidade. O sistema de gestão arquivística de documentos deve
O monitoramento e mapeamento das permissões de prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos
acesso são um processo contínuo em todos os sistemas de documentos arquivísticos e dos seus metadados. Devem
gestão arquivística de documentos. também poder recuperá-los rapidamente em caso de perda
devido a sinistros, falhas no sistema, contingência, quebra de
Uso e rastreamento segurança ou degradação do suporte. Esses mecanismos
devem seguir a política de segurança da informação do órgão
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado ou entidade.
pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gestão desse No caso dos sistemas de gestão arquivística de
uso inclui: documentos convencionais pode-se prever a reprodução de
- Identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é, documentos para outros suportes como medida de segurança,
o que ele pode acessar; como, por exemplo, por processo de microfilmagem ou
- Identificação da precaução de segurança e da categoria de digitalização. No caso dos sistemas de gestão arquivística de
sigilo dos documentos; documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realização
- Garantia de que somente os indivíduos autorizados de cópias de segurança (backup). Este processo consiste na
tenham acesso a documentos classificados e aos originalmente realização de cópias periódicas das informações com o
sigilosos; propósito de restauração posterior das mesmas em caso de
- Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo
dos documentos (visualização, impressão, transmissão e cópia acidente.
para a área de transferência) com identificação de usuário, O processo reverso ao backup é o de restauração (restore),
data, hora e, se possível, a estação de trabalho; que consiste em recuperar as informações para o ambiente de
- Revisão periódica das classificações de acesso a fim de produção do SIGAD em um estado consistente. Como o
garantir sua atualização. objetivo é restaurar o sistema em caso de falhas, as
informações não são armazenadas por períodos muito longos
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é (normalmente até um ano).
uma medida de segurança que tem por objetivo verificar a Dessa forma o procedimento de cópias de segurança não
ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau pode ser confundido com uma estratégia de preservação a
de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de longo prazo. Segurança da infraestrutura A natureza das
auditoria dependem da natureza do órgão ou entidade e dos medidas de segurança da infraestrutura de instalações do
documentos produzidos. acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e não é
muito diferente daquela do acervo analógico ou convencional.
Trilhas de auditoria Essas medidas devem levar em conta os seguintes
aspectos: as salas reservadas a computadores servidores,
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso equipamentos de rede e ao acervo digital devem ter
dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD (captura, temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e
registro, classificação, indexação, arquivamento, fornecimento estável de energia elétrica.
armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, Deve haver controle contínuo para verificar se essas
preservação e destinação), informando quem operou, a data e condições estão sendo atendidas; equipamentos contra
hora e as ações tomadas. incêndio têm que ser providos em toda área de instalação e
A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer estarem de acordo com as normas de segurança estabelecidas;
informações sobre o cumprimento das políticas e regras da a substituição dos equipamentos contra incêndio tem que
gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade e seguir uma rotina de verificação e ocorrer antes do final da
serve para: vida útil prevista para os mesmos; o órgão ou entidade tem que
prever instalações adequadas de para-raios, com
- Identificar os autores de cada operação sofrida pelos procedimentos de manutenção periódica, seguindo a
documentos; legislação e normas técnicas já estabelecidas; a área reservada
- Prevenir a perda de documentos; à instalação do SIGAD deverá ser compartimentada, com o
- Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD. objetivo de controlar o acesso às informações; as salas de
- Garantir a segurança e a integridade do SIGAD. computadores servidores são de uso exclusivo de pessoal
autorizado e devem ter controle eletrônico de acesso; para
No caso de procedimentos que tenham prazos a serem acesso a áreas de segurança, identificações e credenciais de
cumpridos pelo órgão ou entidade, deve-se implementar ações autenticação têm que estar de acordo com as atribuições
de rastreamento de forma a: determinar os passos a serem individuais e com as regras de segurança do órgão ou entidade.
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No código de classificação, as funções, atividades, espécies A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como
e tipos documentais genericamente denominados assuntos, subclasses:
encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com
as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais 020 – PESSOAL
refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de 030 – MATERIAL
classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre 040 – PATRIMÔNIO
do geral para o particular. 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
Para este instrumento adotou-se o modelo de código de 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
classificação decimal. Como o próprio nome indica, o sistema 070 – COMUNICAÇÕES
decimal de classificação por assuntos constitui-se num código 080 – (vaga)
numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À
subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais ADMINISTRAÇÃO GERAL
são representadas por um número inteiro, composto de três 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
algarismos, como se segue: Classificam-se os documentos relativos à criação,
estruturação, funcionamento e organização interna do órgão.
Classe 000
Classe 100 020 – PESSOAL
Classe 200 Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos
Classe 300 direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de
Classe 400 acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e
Classe 500 obrigações da instituição empregadora no que tange à
Classe 600 assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios.
Classe 700
Classe 800 030 – MATERIAL
Classe 900 São classificados os documentos referentes à
administração dos materiais do órgão, necessários ao
As classes principais correspondem às grandes funções desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de
desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição
estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem e a conservação e reparo.
códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta
forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: 040 – PATRIMÔNIO
Classificam-se os documentos referentes aos bens
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e
SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA recuperação.
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação Classificam-se os documentos relativos à previsão e
dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe. execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras
Esta subordinação é representada por margens, as quais referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de
espelham a hierarquia dos assuntos tratados. receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta
O Código de classificação de documentos de arquivo para a corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de
administração pública: atividades-meio, possui duas classes contas.
comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos
assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos publicação, produção editorial, preparo, impressão e
relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não são distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle,
comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão.
seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção,
específica de competência. controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos
Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à arquivísticos, como também os documentos relacionados com
classificação, no qual os assuntos são ordenados as atividades de reprodução, conservação e informática.
alfabeticamente e remetidos ao código numérico
correspondente. 070 – COMUNICAÇÕES
Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de Classificam-se os documentos relacionados com a
classificação de documentos de arquivo, serão apresentadas, a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e
seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da
suas respectivas subclasses. informação.
Noções de Arquivologia 12
APOSTILAS OPÇÃO
CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim
Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as
que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência
pelo órgão. cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do
documento se refere a dois ou mais assuntos.
A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses: b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS correspondente ao assunto de que trata o documento.
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS.
SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE Rotinas Correspondentes Às Operações De Classificação
PALESTRAS. MESAS REDONDAS 1. Receber o documento para classificação;
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e
CONCURSOS. FESTAS o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;
940 – VISITAS E VISITANTES 3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de
950 – (vaga) documentos de arquivo, utilizando o índice, quando
960 – (vaga) necessário;
970 – (vaga) 4. Anotar o código na primeira folha do documento;
980 – (vaga) 5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS secundários.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s)
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s)
Incluem-se nesta subclasse documentos referentes à correspondente(s).
organização de solenidades, comemorações, homenagens,
bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes, Arquivamento
servidores ou convidados.
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. arquivado, obedecendo às seguintes operações:
SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para
PALESTRAS. MESAS REDONDAS verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao
Classificam-se os documentos referentes a eventos, arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação
promovidos ou não pelo órgão. atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por
CONCURSOS. FESTAS objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade
Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será
eventos promocionais, do órgão ou de outras instituições, bem possível manter reunidos todos os documentos referentes a
como material de divulgação. um mesmo assunto, organizando-os previamente para o
arquivamento.
Noções de Arquivologia 13
APOSTILAS OPÇÃO
Após a ordenação, os documentos classificados sob o d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação
mesmo código formarão dossiês acondicionados em capas ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são
apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos retirados do arquivo para:
processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo – emprestar aos usuários;
(código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma – prestar informações;
ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua – efetuar uma juntada.
identificação. Os dossiês, processos e volumes serão
arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado
suas dimensões. Esta operação possibilita: por meio do recibo de empréstimo (ver item 2.3), no qual são
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma registradas informações sobre processos, dossiês ou outros
pasta poderão ser arquivados vários dossiês correspondentes documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do
ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data
pastas. da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem
como finalidade controlar o prazo para devolução do
Exemplo: documento e servir como indicador de sua frequência de uso,
fator determinante para o estabelecimento dos prazos para
Pasta: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL sua transferência e recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão
Dossiês: 061.1 – EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s).
VISUAL O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo:
061.2 – DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. – 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta
DIVULGAÇÃO de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da
devolução do documento;
– organizar internamente cada pasta, separando os – 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem
documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar, cronológica, para controle e cobrança, quando vencido o prazo
sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que de devolução.
relativos a um mesmo assunto.
Preservação
Exemplo:
Os documentos arquivísticos têm que se manter acessíveis
Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO e utilizáveis por todo o tempo que se fizer necessário,
garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso
Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame contínuo. Deverão ser asseguradas as características dos
e título de concurso, ordenados alfabeticamente. documentos – tais como autenticidade e acessibilidade - pela
adoção de estratégias institucionais e técnicas proativas de
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no criação e de preservação, que garantam a sua perenidade.
local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com Essas estratégias são estabelecidas por uma política de
a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois preservação.
um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, Tradicionalmente a preservação de documentos
sem possibilidades de recuperação quando solicitado arquivísticos se concentra na obtenção da estabilidade do
posteriormente. suporte da informação. Nos documentos convencionais, o
conteúdo e o suporte estão intrinsecamente ligados, dessa
Rotinas Correspondentes às Operações de forma a manutenção do suporte garante a preservação do
Arquivamento documento. De forma distinta, nos documentos digitais, o foco
da preservação é a manutenção do acesso, que pode implicar
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que na mudança de suporte e formatos, bem como na atualização
tratam do mesmo assunto); do ambiente tecnológico. A fragilidade do suporte digital e a
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem obsolescência tecnológica de hardware, software e formato
cronológica decrescente, sendo o documento com data mais exigem essas intervenções periódicas.
recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; As estratégias de preservação para os documentos
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, arquivísticos devem ser selecionadas com base na sua
de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, capacidade de manter as características dos documentos e na
geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência avaliação custo-benefício. Podem incluir monitoramento e
de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no seu
uma única cópia; manuseio direto e obtenção de suportes e materiais mais
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética, etc). No
apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos caso específico dos documentos digitais, essas estratégias
processos e volumes que, embora inseridos nas pastas incluem a prevenção da obsolescência tecnológica e de danos
suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; físicos ao suporte, por meio de procedimentos de migração
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, como rejuvenescimento (refreshing) e conversão.
identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos
e caixas; digitais são: emulação, encapsulamento e preservação da
6. Manter reunida a documentação seriada, como por tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos se configura
exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o adicionalmente como medida de preservação recomendável e
registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta necessária. Qualquer que seja a estratégia de preservação
suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação adotada, há que se documentar os procedimentos e as
sempre que chegar um novo número. estruturas de metadados.
O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar
disponíveis outros procedimentos para preservar documentos
digitais por longos períodos. As estratégias de preservação de
Noções de Arquivologia 14
APOSTILAS OPÇÃO
documentos digitais e dos respectivos metadados devem ser (B) Biblioteca Nacional (BN).
formulados e integrados ao SIGAD desde a fase de elaboração (C) Agência Bibliográfica Nacional (ABN).
do projeto desse sistema. Só assim será possível garantir o uso (D) Associação Brasileira de Normas Técnica (ABNT).
e acesso aos documentos digitais durante todo o período (E) Instituto Nacional do Livro (INL).
previsto para sua guarda.
Respostas
Questões
01. D / 02. A / 03. A / 04. E / 05. B”
01. A seguir temos a representação de uma pequena parte
de uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
sem os títulos de cada coluna:
2.2. Gestão de Documentos.
I II III
Serviço 074 2 anos Eliminaç
telefônico ão
Gestão de documentos
Listas 074. Enquan Eliminaç
telefônicas 2 to vigora ão A gestão de documentos é um processo essencial no
internas andamento da organização. É necessário estabelecer uma
Ações 091 De 5 a Guarda série de práticas que garanta a organização e preservação de
judiciais 95 anos permanente arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar
Solenidad 910 1 ano Eliminaç informações e preservar a memória dos arquivos.
es ão O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à
empresa ter um maior controle sobre as informações que
As colunas I, II e III correspondem respectivamente, a: produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os
(A) espécie documental, prazos de guarda e observação. documentos são guardados, desenvolver as atividades com
(B) assunto, código de classificação e prazos de guarda. maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos
(C) plano de classificação, observação e prazos de guarda. clientes.
(D) código de classificação, prazos de guarda e destinação De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à
final. política nacional de arquivos públicos e privados, é
(E) número do documento, ciclo documental e controle. considerado gestão de documentos “o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
02. Ao organizar e arquivar uma série de documentos, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
ordenados por nome, assunto ou local, o sistema de intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
classificação utilizado será: guarda permanente”6.
(A) alfabético.
(B) alfanumérico. A gestão ocorre nas fases: corrente e intermediária,
(C) cronológico. atuando na:
(D) geográfico. - Produção;
(E) numérico. - Avaliação;
- Uso;
03. Com relação ao campo teórico da arquivologia, assinale - Tramitação;
a alternativa correta. - Arquivamento.
(A) A arquivologia estuda as funções dos serviços ou
instituições de arquivo e os princípios e as técnicas a serem Objetivos da Gestão de Documentos
observados no tratamento e na disponibilidade dos acervos - Possibilitar a produção, administração, controle e
arquivísticos. manutenção do conjunto documental de forma racional,
(B) As três idades documentais podem ser denominadas econômica e eficiente;
de corrente, semiativa e informativa. - Viabilizar a recuperação da informação através de
(C) O ramo da arquivologia que estuda acervos de ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização
documentos ancestrais é adjetivado de arqueoló gico. e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão;
(D) A arquiví́stica é a té cnica e a arquivologia, a ciencia, - Preservar a memória institucional;
segundo a visão difundida pelo Arquivo Nacional. - Otimizar o uso da informação independente da natureza
(E) O triplo objeto da arquivologia é o fundo arquivístico, o do suporte.
arquivista e a instituição arquivística.
Organização e administração de arquivos
04. O termo que melhor caracteriza o que são as massas Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e
documentais acumuladas é o arquivo administração de arquivos de qualquer organismo/instituição
(A) corrente. estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de:
(B) intermediário. - política interna que reconheça a importância do arquivo
(C) permanente. na estrutura da empresa;
(D) inativo. - ferramentas apropriadas;
(E) morto. - redução do tempo de arquivamento;
- profissionais qualificados;
05. No Brasil, atualmente o órgão responsável pelo - instrumentos de controle e monitoramento do
depósito legal de publicações no Brasil é o (a) armazenamento e tráfego documental e;
(A) Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e - instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo
Tecnologia (IBICT). documental.
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>.
Noções de Arquivologia 15
APOSTILAS OPÇÃO
Objetivos: Questões
- redução de custos com a administração e manutenção do
acervo; 01. O processo administrativo que permite analisar e
- padronização dos sistemas e métodos de arquivamento; controlar sistematicamente, ao longo de seu ciclo de vida, a
- aproveitamento adequado e ganho de espaço físico; informação registrada que se produz, recebe, mantém ou
- maior controle da massa documental; utiliza uma organização, em consonância com sua missão,
- sigilo das informações; objetivos e operações, denomina-se
- preservação e conservação dos documentos; (A) Gestão da Informação.
- recuperação rápida e eficiente das informações. (B) Gestão de Depósito.
(C) Gestão do Conhecimento.
Para Marilena Leite Paes, a organização e administração de (D) Gênero Documental.
arquivos compreendem 4 etapas, são elas: (E) Gestão de Documentos.
3º) Planejamento Etapa que compreende a elaboração 01: E / 02: ERRADO / 03: ERRADO / 04: A.
de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se
em consideração:
• As instituições físicas e equipamentos empregados; 2.3. Instrumentos de
• Elaboração de um projeto de arquivo;
• Os recursos humanos e financeiros;
Gestão de Documentos.
• Os sistemas e métodos de arquivamento que serão
utilizados;
Prezado candidato(a), ressaltamos que os instrumentos
• O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da
de Gestão de Documentos são os seguintes: o Código de
instituição, etc.
Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo. Logo, destacamos que estes
4º) Implantação e acompanhamento
assuntos são devidamente abordados no tópico 2.1.
Finalizando o processo de organização e administração de
Conceitos Fundamentais de Arquivologia.
arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi
planejado, nessa fase:
• Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e
operacional da instituição a necessidade de se adequar aos
novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de 2.4. Protocolo.
documentos desde a sua criação/recepção até a
eliminação/descarte;
• Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas PROTOCOLO.7
que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos;
• Acompanha-se periodicamente a implementação e Antes de qualquer coisa, apresentaremos os conceitos de
execução do planejamento; gestão documental e protocolo, que serão de grande
• Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a importância para uma melhor compreensão do tema proposto.
legislação pertinente e as necessidades da instituição.
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
7 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999.
2004. p. 53-60. p. 37-44.
Noções de Arquivologia 16
APOSTILAS OPÇÃO
Noções de Arquivologia 17
APOSTILAS OPÇÃO
situações diversas. Servem apenas como exemplos para a Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as
elaboração de rotinas em cada instituição. recebidas às sextas-feiras, vésperas de feriados e ponto
Após a discussão das vantagens de implantação de um facultativos.
sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso (...) Todo documento deverá ter sua tramitação registrada
deste sistema, se feito de forma errônea. em sistema informatizado, sendo aceita à tramitação informal
Em um primeiro momento, deve-se pensar num sistema em casos apropriados.
simples de inserção de dados, que venha a atender as (...) A tramitação de documentos será efetuada de forma
necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas descentralizada, sendo a última unidade organizacional,
que trabalham diretamente com o recebimento e registro de detentora do documento, responsável por dar continuidade à
documentos, recebam um treinamento adequado, para que tramitação no sistema informatizado.
possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se (...) Para efetivo controle dos documentos, a tramitação
feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser ocorrerá sempre por intermédio dos responsáveis pelos
comprometido. Deve-se esquecer a ideia de que basta inserir Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e
dados e números num sistema, que todos os problemas serão a distribuição dentro das unidades organizacionais.
resolvidos. (...) Ao receber um documento, o responsável pelo Arquivo
A própria conscientização dos funcionários, no sentido de Setorial deve verificar se este já está cadastrado e tramitado
que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que no sistema; caso não esteja, deve-se solicitar ao Protocolo-
necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para Geral seu cadastramento e tramitação.
todos que venham a executá-las, proporcionado assim um (A) F/ V/ V/ F/ F
melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que (B) V/ F/ V/ V/ V
o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais (C) V/ V/ V/ F/ F
comuns de tramitação documental, desde que utilizado da (D) F/ /F/ F/ V/ F
forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode (E) V/ F/ F/ F/ V
ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.
Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque 03. Ao receber os documentos para expedição, o
as grandes instituições optam por um sistema de protocolo. Protocolo- Geral não deverá proceder da seguinte forma:
Independente do tamanho da instituição, a ideia da
implantação de um sistema de protocolo é válida, desde que (A) verificar se as correspondências recebidas coincidem
algumas ações sejam tomadas no sentido de colaborar para com o controle de expedição efetuado no sistema pela unidade
que este sistema atenda às necessidades para que foi organizacional.
criado. Esperamos que tenha ficado claro que de nada adianta (B) conferir o endereçamento.
apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo se não (C) preencher o(s) formulário(s) específico(s) da Empresa
houver uma colaboração instituição / funcionários. Brasileira de Correios e Telégrafos, quando necessário.
É um procedimento relativamente simples, se comparado (D) expedir pelo Correio ou por outros meios, de acordo
as facilidades que pode trazer. Fica ainda a ideia que não se com as necessidades.
deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os suportes (E) expedir correspondência de caráter particular com
estão sempre em transformação, necessitando assim de especial atenção.
melhores condições na manutenção destes.
Respostas
Questões
01: D / 02: B / 03: E
01. De acordo com a doutrina sobre o tema Gestão de
Documentos, o Protocolo Geral de uma Agência deve executar
as seguintes rotinas:
2.5. Legislação Arquivística.
I. verificar se o destinatário ou a unidade pertencem ou não
à Agência; em caso negativo, devolverá a correspondência ao
remetente, apondo carimbo apropriado e identificando o
Caro(a) Candidato(a) apresentaremos neste tópico as
motivo da devolução.
leis mais exigidas nos concursos públicos, caso tenha
II. registrar, utilizando carimbo próprio, no canto inferior
interesse em estudar todo o conteúdo pertinente a
direito do original e da cópia do interessado, quando houver, a
legislação arquivística acesse:
data, hora e assinatura do recebedor.
http://www.conarq.gov.br/legislacao/coletanea-da-
III. separar a correspondência institucional da particular.
legislacao.html
IV. distribuir a correspondência pública diretamente, e a
correspondência particular mediatamente ao destinatário.
LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
V. registrar em sistema e encaminhar a correspondência
institucional ao Processamento Técnico.
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá
É correto o que está contido em:
outras providências.
(A) I e IV, apenas.
(B) III, apenas.
Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a
(C) II e V, apenas.
microfilmagem de documentos particulares e oficiais
(D) I, II, III e V, apenas.
arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
(E) I, III e IV, apenas.
§1° Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as
certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas
02. Sobre o assunto Distribuição e Tramitação de
diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em
Correspondências, marque V para verdadeiro ou F para falso
juízos ou fora dele.
e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência
§2° Os documentos microfilmados poderão, a critério da
correta.
autoridade competente, ser eliminados por incineração,
(...) Nenhuma correspondência oficial recebida poderá
destruição mecânica ou por outro processo adequado que
permanecer sem tramitação no Protocolo Geral e no
assegure a sua desintegração.
Noções de Arquivologia 18
APOSTILAS OPÇÃO
§3° A incineração dos documentos microfilmados ou sua temporária, do País, de obras raras atingidas no art. 1º e seu
transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de parágrafo único.
termo, por autoridade competente, em livro próprio.
§4° Os filmes negativos resultantes de microfilmagem Art. 3º A infringência destas disposições será punida na
ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada forma da lei, devendo ser efetivadas pela autoridade
sua saída sob qualquer pretexto. competente as apreensões dela decorrentes.
§5° A eliminação ou transferência para outro local dos Parágrafo único. A destinação dos bens apreendidos será
documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de feita em proveito do patrimônio público, após audiência do
termo em livro próprio pela autoridade competente. Conselho Federal de Cultura.
§6° Os originais dos documentos ainda em trânsito,
microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser Art. 4º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação e
arquivados. será regulamentada dentro de 60 (sessenta) dias.
§7° Quando houver conveniência, ou por medida de
segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados Art. 5º Revogam-se as disposições em contrário.
documentos ainda não arquivados desde que autorizados por Brasília, 9 de julho de 1968; 147º da Independência e 80º
autoridade competente. da República.
A. COSTA E SILVA
Art. 2° Os documentos de valor histórico não deverão ser Tarso Dutra
eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da
repartição detentora dos mesmos. LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Art. 3° O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
(noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades privados e dá outras providências.
competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para
a autenticação de traslados e certidões originais de CAPÍTULO I
microfilmagem de documentos oficiais. DISPOSIÇÕES GERAIS
§1° O decreto de regulamentação determinará, igualmente,
quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a
efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem proteção especial a documentos de arquivos, como
como os requisitos que a microfilmagem realizada, por aqueles instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem desenvolvimento científico e como elementos de prova e
autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízos informação.
ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e
certidões originárias. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os
§2° Prescreverá também o decreto as condições que os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
cartórios competentes terão de cumprir para autenticação de públicos, instituições de caráter público e entidades privadas,
reproduções realizados por particulares, para produzir efeitos em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
jurídicos com a terceiros. como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
Art. 4° É dispensável o reconhecimento da firma da
autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de
para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões procedimentos e operações técnicas referentes à sua
originais de microfilmes. produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. recolhimento para guarda permanente.
Art. 6° Revogam-se as disposições em contrário. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos
informações de seu interesse particular ou de interesse
Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da Independência e 80° coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que
da República. serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança
LEI Nº 5.471, DE 09 DE JULHO DE 1968 da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
Dispõe sobre a Exportação de Livros Antigos e Conjuntos pessoas.
Bibliográficos Brasileiros.
Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos
Art. 1º Fica proibida, sob qualquer forma, a exportação de documentos públicos na forma da Lei.
bibliotecas e acervos documentais constituídos de obras
brasileiras ou sobre o Brasil, editadas nos séculos XVI a XIX. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano
Parágrafo único. Inclui-se, igualmente, nesta proibição a material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem
exportação de: prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
a) obras e documentos compreendidos no presente artigo
que, por desmembramento dos conjuntos bibliográficos, ou CAPÍTULO II
isoladamente, hajam sido vendidos; DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
b) coleções de periódicos que já tenham mais de dez anos
de publicados, bem como quaisquer originais e cópias antigas Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de
de partituras musicais. documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas
atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do
Art. 2º Poderá ser permitida, para fins de interesse Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções
cultural, a juízo da autoridade federal competente, a saída administrativas, legislativas e judiciárias.
Noções de Arquivologia 19
APOSTILAS OPÇÃO
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os
públicos no exercício de suas atividades. arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações
§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da
caráter público implica o recolhimento de sua documentação Aeronáutica.
à instituição arquivística pública ou a sua transferência à § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo,
instituição sucessora. o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
correntes, intermediários e permanentes. Judiciário.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto e o arquivo do Poder Legislativo.
de consultas frequentes § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles de acordo com sua estrutura político-jurídica.
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por
razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o
ou recolhimento para guarda permanente. recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
documentos de valor histórico, probatório e informativo que acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
devem ser definitivamente preservados. implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
instituições públicas e de caráter público será realizada
mediante autorização da instituição arquivística pública, na Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo
sua específica esfera de competência. Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos
e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas
Art. 10 Os documentos de valor permanente são funções, bem como preservar e facultar o acesso aos
inalienáveis e imprescritíveis. documentos sob sua guarda.
Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Art. 21 Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal
Poder Público como de interesse público e social, desde que definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos
sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos
a história e desenvolvimento científico nacional. documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e
nesta Lei.
Art. 13 Os arquivos privados identificados como de
interesse público e social não poderão ser alienados com CAPÍTULO V
dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder [Os artigos de nº 22 a 24 foram revogados pela Lei nº
Público exercerá preferência na aquisição. 12.527, de 18 de novembro de 2011]
Art. 17 A administração da documentação pública ou de Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
caráter público compete às instituições arquivísticas federais,
estaduais, do Distrito Federal e municipais. Art. 28 Revogam-se as disposições em contrário.
Noções de Arquivologia 20
APOSTILAS OPÇÃO
Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170º da Independência I - preservar a memória presidencial como um todo num
e 103º da República. conjunto integrado, compreendendo os acervos privados
arquivísticos, bibliográficos e museológicos;
LEI Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 II - coordenar, no que diz respeito às tarefas de
preservação, conservação, organização e acesso aos acervos
Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos presidenciais privados, as ações dos órgãos públicos de
acervos documentais privados dos presidentes da República, documentação e articulá-los com entidades privadas que
e dá outras providências. detenham ou tratem de tais acervos;
III - manter referencial único de informação, capaz de
CAPÍTULO I fornecer ao cidadão, de maneira uniforme e sistemática, a
DISPOSIÇÕES GERAIS possibilidade de localizar, de ter acesso e de utilizar os
documentos, onde quer que estejam guardados, seja em
Art. 1º Os acervos documentais privados de presidentes da entidades públicas, em instituições privadas ou com
República e o acesso à sua consulta e pesquisa passam a ser particulares, tanto na capital federal como na região de origem
protegidos e organizados nos termos desta Lei. do presidente ou nas demais regiões do País;
Parágrafo Único. A participação de pessoas físicas ou IV - propor metodologia, técnicas e tecnologias para
jurídicas de direito privado detentoras de acervo presidencial, identificação, referência, preservação, conservação,
nos benefícios e obrigações decorrentes desta Lei, será organização e difusão da documentação presidencial privada;
voluntária e realizada mediante prévio acordo formal. e
V - conceituar e compatibilizar as informações referentes à
Art. 2º Os documentos que constituem o acervo documentação dos acervos privados presidenciais aos
presidencial privado são na sua origem, de propriedade do documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos de
Presidente da República, inclusive para fins de herança, caráter público.
doação ou venda. Parágrafo Único. O acesso a documentos sigilosos fica
sujeito aos dispositivos legais que regulam a segurança do
Art. 3º Os acervos documentais privados dos presidentes Estado.
da República integram o patrimônio cultural brasileiro e são
declarados de interesse público para os fins de aplicação do § Art. 7º O sistema de acervos documentais privados dos
1º do artigo 216 da Constituição Federal, e são sujeitos às presidentes da República será coordenado pela Comissão de
seguintes restrições: Memória dos Presidentes da República, que atuará em caráter
permanente junto ao Gabinete Pessoal do Presidente da
“Constituição Federal República.
§ 1º O Poder Público, com a colaboração da comunidade, § 1º A Comissão será composta pelos titulares do Arquivo
promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural - IBPC,
meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e Museu da República, Biblioteca Nacional, Secretaria de
desapropriação, e de outras formas de acautelamento e Documentação Histórica do Presidente da República,
preservação Departamento de Documentação da Secretaria-Geral da
I - em caso de venda, a União terá direito de preferência; e Presidência da República, como membros natos, por titulares
II - não poderão ser alienados para o exterior sem de outras entidades integrantes do sistema, e por
manifestação expressa da União.” personalidades de notório saber e experiência em
arquivologia, biblioteconomia e documentação em geral,
CAPÍTULO II designados por decreto do Presidente da República.
DO SISTEMA DOS ACERVOS DOCUMENTAIS PRIVADOS § 2º Além dos membros designados pelo Presidente da
DOS PRESIDENTES DA REPÚBLICA República, participarão das reuniões da Comissão, com direito
a voz mas não a voto, os titulares de entidades ou detentores
Art. 4º Os acervos documentais privados dos presidentes de acervos admitidos formalmente ao sistema.
da República ficam organizados sob a forma de sistema que § 3º A Comissão terá por Secretário-Executivo o titular da
compreende o conjunto de medidas de providências a serem Secretaria de Documentação Histórica do Gabinete Pessoal do
levadas a efeito por entidades públicas e privadas, Presidente da República.
coordenadas entre si, para a preservação, conservação e § 4º A Comissão poderá delegar poderes a subcomissões,
acesso aos acervos documentais privados dos presidentes da que atuarão junto ao Secretário-Executivo.
República, mediante expresso consentimento deles ou de seus § 5º A Organização e o funcionamento da Comissão serão
sucessores. regulados através de seu regimento interno.
Parágrafo Único. O sistema atuará de forma integrada aos § 6º A participação na Comissão Memória dos Presidentes
sistemas nacionais de arquivos, bibliotecas e museus. da República será considerada de natureza relevante e não
remunerada.
Art. 5º O sistema de acervos documentais privados dos § 7º A Secretaria-Geral da Presidência da República e o
presidentes da República terá participação do Arquivo Gabinete Militar da Presidência da República prestarão apoio
Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural - IBPC, administrativo à Comissão.
Museu da República, Biblioteca Nacional, Secretaria de § 8º As despesas relativas a transporte e a hospedagem dos
Documentação Histórica da Presidência da República e, membros da Comissão serão efetuadas na forma do disposto
mediante acordo, de outras entidades públicas e pessoas no artigo 17 desta Lei.
físicas ou jurídicas de direito privado que detenham ou tratem
de acervos documentais presidenciais. Art. 8º Compete à Comissão Memória dos Presidentes da
República:
Art. 6º O sistema de acervos documentais privados dos I - estabelecer política de proteção aos acervos
presidentes da República, através de seus participantes, terá presidenciais privados;
como objetivo: II - assessorar o Presidente da República nos assuntos
referentes à sua documentação;
Noções de Arquivologia 21
APOSTILAS OPÇÃO
III - opinar sobre os projetos suscitados por mantenedores Art. 11. Com o objetivo de organizar o acervo documental
de acervos para fins de concessão de apoio técnico, humano e privado do Presidente da República em exercício, fica criada,
financeiro; como órgão integrante do Gabinete Pessoal do Presidente da
IV - opinar sobre a celebração de convênios entre República, a Secretaria de Documentação Histórica, à qual
mantenedores de acervos e entidades públicas, e fiscalizar sua compete:
execução; I - coordenar e gerir a formação do acervo privado do
V - apoiar, com recursos técnicos e financeiros, a Presidente da República, a partir do levantamento,
preservação, conservação, organização e difusão dos acervos; preservação, conservação e organização dos documentos e
VI - definir as normas básicas de conservação, organização informações complementares;
e acesso necessárias à garantia da preservação dos II - registrar cronologicamente as atividades do Presidente
documentos e suas informações; da República e os fatos decorrentes do exercício do mandato
VII - assegurar a manutenção do inventário geral e registro presidencial; e
dos acervos privados presidenciais, bem como suas condições III - realizar trabalhos de pesquisa histórica e documental
de conservação, organização e acesso; relativos ao acervo, ao Presidente e à sua época
VIII - estimular os proprietários de acervos privados a
ampliar a divulgação de tais acervos e o acesso a eles; Art. 12 A Secretaria de Documentação Histórica será
IX - manifestar-se nos casos de alienação de acervos dirigida por um Secretário, que exercerá a coordenação dos
presidenciais privados, em conformidade com o artigo 3º assuntos, ações e medidas referentes ao acervo documental
desta Lei; privado do Presidente da República.
X - fomentar a pesquisa e a consulta a acervos, e Parágrafo Único. As atividades de apoio técnico e
recomendar providências para sua garantia; e administrativo da Secretaria de Documentação Histórica serão
XI - estimular a iniciativa privada a colaborar com os desempenhadas por técnicos, requisitados, de acordo com a
mantenedores de acervos, para a preservação, divulgação e legislação relativa à Presidência da República, do Arquivo
acesso público. Nacional, do Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural, da
Biblioteca Nacional e de outros órgãos federais de
Art. 9º Os órgãos participantes do sistema de acervos documentação.
documentais dos presidentes da República atuarão de forma
articulada, cabendo, especialmente: Art. 13 Ao final do mandato presidencial, os documentos
I - ao Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural, apoiar os tratados pela Secretaria de Documentação Histórica do
projetos ou programas específicos de interesse do sistema, Presidente da República serão entregues ao titular.
fornecendo os meios técnicos, financeiros e administrativos a Parágrafo Único. Os documentos privados não recolhidos
instituições de documentação ou a detentores de acervos pelo Presidente da República ao final do mandato terão
presidenciais privados; destinação definida pela Comissão Memória dos Presidentes
II - ao Arquivo Nacional, a orientação técnica relativa ao da República.
acervo arquivístico, a organização de centro de referência de
acervos presidenciais que reúna e coloque à disposição dos CAPÍTULO IV
interessados informações sobre documentos arquivísticos, DOS MANTENEDORES DOS ACERVOS
bibliográficos e museológicos, de natureza pública ou privada,
dos presidentes da República, e a manutenção de setor de Art. 14 As entidades, públicas ou privadas, ou as pessoas
arquivos privados presidenciais apto a receber doações de físicas mantenedoras de acervos documentais presidenciais
documentos dessa natureza; privados, poderão solicitar dos órgãos públicos orientação ou
III - ao Museu da República e outros setores do Instituto assistência para a sua organização, manutenção e preservação,
Brasileiro do Patrimônio Cultural, a orientação técnica relativa e pleitear apoio técnico e financeiro do poder público para
ao acervo museológico; projetos de fins educativos, científicos ou culturais.
IV - à Biblioteca Nacional, a orientação técnica relativa ao
acervo bibliográfico; Art. 15 O apoio referido no artigo anterior ficará
V - À Secretaria de Documentação Histórica do Presidente condicionado a que:
da República, organizar, durante cada mandato presidencial, o I - os detentores dos acervos adiram à Política de acervos
acervo privado do Presidente, adequando-o ao estabelecido documentais presidenciais privados formulada pela Comissão
nesta Lei; e dos Acervos Documentais Privados dos Presidentes da
VI - à Fundação Casa de Rui Barbosa, à Fundação Joaquim República e cumpram sua orientação técnica, visando ao
Nabuco, aos serviços de documentação do Ministério da atendimento à coletividade;
Marinha, do Ministério da Aeronáutica e do Ministério do II - os projetos tenham finalidade educacional, científica ou
Exército, ao Arquivo Histórico do Ministério das Relações cultural;
Exteriores, às demais entidades públicas de documentação e, III - os acervos sejam acessíveis à consulta pública e à
mediante acordo, às pessoas físicas ou jurídicas de direito pesquisa, com exceção das restrições previstas em lei.
privado ligadas à documentação, tais como o Centro de § 1º Fica assegurada a consulta ou pesquisa, para fins de
Pesquisa e Documentação da História Contemporânea da estudo ou trabalho, de caráter técnico ou acadêmico, mediante
Fundação Getúlio Vargas, o Instituto Histórico e Geográfico solicitação fundamentada.
Brasileiro e a Associação dos Arquivistas Brasileiros, as § 2º O pesquisador ficará estritamente sujeito às normas
atividades complementares. de acesso e às recomendações de uso estabelecidas pelo
proprietário ou gestor.
CAPÍTULO III § 3º Será estritamente cumprida a classificação de sigilo de
DA ORGANIZAÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL documentos imposta pelo titular, quando do exercício do
PRIVADO DO PRESIDENTE EM EXERCÍCIO cargo.
§ 4º Os documentos só poderão sofrer restrições
Art. 10. O acervo documental do cidadão eleito Presidente adicionais de acesso, por parte do mantenedor, pelo prazo de
da República será considerado presidencial a partir de sua até trinta anos da data de sua publicação ou, no caso de
diplomação, mas o acesso a ele somente se fará mediante revelação constrangedora à honra ou à intimidade, pelo prazo
expressa autorização de seu titular. de até cem anos da data de nascimento da pessoa mencionada.
Noções de Arquivologia 22
APOSTILAS OPÇÃO
Art. 16 Ocorrendo com entidade privada mantenedora de Art. 3º Consideram-se realizados os atos processuais por
acervo presidencial privado a extinção prevista no artigo 22 do meio eletrônico no dia e hora do seu envio ao sistema do Poder
Código Civil, os documentos que o compõem serão Judiciário, do que deverá ser fornecido protocolo eletrônico.
transferidos para a guarda da União. Parágrafo único. Quando a petição eletrônica for enviada
Parágrafo Único. Não havendo no Município ou no Estado, para atender prazo processual, serão consideradas
no Distrito Federal ou no Território ainda não constituído em tempestivas as transmitidas até as 24 (vinte e quatro) horas
Estado, em que a associação teve sua sede, estabelecimento do seu último dia.
nas condições indicadas, o patrimônio se devolverá à Fazenda
do Estado, à do Distrito Federal, ou à da União”. Capítulo II
Da comunicação eletrônica dos atos processuais
Art. 17 As despesas decorrentes desta Lei correrão à conta
das dotações orçamentárias próprias da Presidência da Art. 4º Os tribunais poderão criar Diário da Justiça
República e dos órgãos e entidades participantes do sistema eletrônico, disponibilizado em sítio da rede mundial de
de acervos documentais privados dos presidentes da computadores, para publicação de atos judiciais e
República. administrativos próprios e dos órgãos a eles subordinados,
bem como comunicações em geral.
Art. 18 O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta § 1º O sítio e o conteúdo das publicações de que trata este
Lei nº prazo de noventa dias. artigo deverão ser assinados digitalmente com base em
certificado emitido por Autoridade Certificadora credenciada
Art. 19 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. na forma da lei específica.
§ 2º A publicação eletrônica na forma deste artigo substitui
Art. 20 Revogam-se as disposições em contrário. qualquer outro meio e publicação oficial, para quaisquer
efeitos legais, à exceção dos casos que, por lei, exigem
Brasília, 30 de dezembro de 1991; 170º da Independência intimação ou vista pessoal.
e 103º da República. § 3º Considera-se como data da publicação o primeiro dia
útil seguinte ao da disponibilização da informação no Diário da
LEI Nº 11.419, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2006 Justiça eletrônico.
§ 4º Os prazos processuais terão início no primeiro dia útil
Dispõe sobre a informatização do processo judicial; altera que seguir ao considerado como data da publicação.
a Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo § 5º A criação do Diário da Justiça eletrônico deverá ser
Civil; e dá outras providências. acompanhada de ampla divulgação, e o ato administrativo
correspondente será publicado durante 30 (trinta) dias no
Capítulo I diário oficial em uso.
Da informatização do processo judicial
Art. 5º As intimações serão feitas por meio eletrônico em
Art. 1º O uso de meio eletrônico na tramitação de portal próprio aos que se cadastrarem na forma do art. 2º
processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de desta Lei, dispensando-se a publicação no órgão oficial,
peças processuais será admitido nos termos desta Lei. inclusive eletrônico.
§ 1º Aplica-se o disposto nesta Lei, indistintamente, aos § 1º Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o
processos civil, penal e trabalhista, bem como aos juizados intimando efetivar a consulta eletrônica ao teor da intimação,
especiais, em qualquer grau de jurisdição. certificando-se nos autos a sua realização.
§ 2º Para o disposto nesta Lei, considera-se: § 2º Na hipótese do § 1º deste artigo, nos casos em que a
I - meio eletrônico qualquer forma de armazenamento ou consulta se dê em dia não útil, a intimação será considerada
tráfego de documentos e arquivos digitais; como realizada no primeiro dia útil seguinte.
II - transmissão eletrônica toda forma de comunicação a § 3º A consulta referida nos §§ 1º e 2º deste artigo deverá
distância com a utilização de redes de comunicação, ser feita em até 10 (dez) dias corridos contados da data do
preferencialmente a rede mundial de computadores; envio da intimação, sob pena de considerar-se a intimação
III - assinatura eletrônica as seguintes formas de automaticamente realizada na data do término desse prazo.
identificação inequívoca do signatário: § 4º Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa
a) assinatura digital baseada em certificado digital emitido de correspondência eletrônica, comunicando o envio da
por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de lei intimação e a abertura automática do prazo processual nos
específica; termos do § 3º deste artigo, aos que manifestarem interesse
b) mediante cadastro de usuário no Poder Judiciário, por esse serviço.
conforme disciplinado pelos órgãos respectivos. § 5º Nos casos urgentes em que a intimação feita na forma
deste artigo possa causar prejuízo a quaisquer das partes ou
Art. 2º O envio de petições, de recursos e a prática de atos nos casos em que for evidenciada qualquer tentativa de burla
processuais em geral por meio eletrônico serão admitidos ao sistema, o ato processual deverá ser realizado por outro
mediante uso de assinatura eletrônica, na forma do art. 1º meio que atinja a sua finalidade, conforme determinado pelo
desta Lei, sendo obrigatório o credenciamento prévio no juiz.
Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos § 6º As intimações feitas na forma deste artigo, inclusive da
respectivos. Fazenda Pública, serão consideradas pessoais para todos os
§ 1º O credenciamento no Poder Judiciário será realizado efeitos legais.
mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada
identificação presencial do interessado.
§ 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de
acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo, a identificação
e a autenticidade de suas comunicações.
Noções de Arquivologia 23
APOSTILAS OPÇÃO
Art. 6º Observadas as formas e as cautelas do art. 5º desta § 2º A arguição de falsidade do documento original será
Lei, as citações, inclusive da Fazenda Pública, excetuadas as processada eletronicamente na forma da lei processual em
dos Direitos Processuais Criminal e Infracional, poderão ser vigor.
feitas por meio eletrônico, desde que a íntegra dos autos seja § 3º Os originais dos documentos digitalizados,
acessível ao citando. mencionados no § 2º deste artigo, deverão ser preservados
pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou,
Art. 7º As cartas precatórias, rogatórias, de ordem e, de um quando admitida, até o final do prazo para interposição de
modo geral, todas as comunicações oficiais que transitem ação rescisória.
entre órgãos do Poder Judiciário, bem como entre os deste e os § 4º (VETADO)
dos demais Poderes, serão feitas preferentemente por meio § 5ºOs documentos cuja digitalização seja tecnicamente
eletrônico. inviável devido ao grande volume ou por motivo de
ilegibilidade deverão ser apresentados ao cartório ou
Capítulo III secretaria no prazo de 10 (dez) dias contados do envio de
Do processo eletrônico petição eletrônica comunicando o fato, os quais serão
devolvidos à parte após o trânsito em julgado.
Art. 8º Os órgãos do Poder Judiciário poderão desenvolver § 6º Os documentos digitalizados juntados em processo
sistemas eletrônicos de processamento de ações judiciais por eletrônico somente estarão disponíveis para acesso por meio
meio de autos total ou parcialmente digitais, utilizando, da rede externa para suas respectivas partes processuais e
preferencialmente, a rede mundial de computadores e acesso para o Ministério Público, respeitado o disposto em lei para as
por meio de redes internas e externas. situações de sigilo e de segredo de justiça.
Parágrafo único. Todos os atos processuais do processo
eletrônico serão assinados eletronicamente na forma Art. 12. A conservação dos autos do processo poderá ser
estabelecida nesta Lei. efetuada total ou parcialmente por meio eletrônico.
§ 1º Os autos dos processos eletrônicos deverão ser
Art. 9º No processo eletrônico, todas as citações, protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e
intimações e notificações, inclusive da Fazenda Pública, serão armazenados em meio que garanta a preservação e
feitas por meio eletrônico, na forma desta Lei. integridade dos dados, sendo dispensada a formação de autos
§ 1º As citações, intimações, notificações e remessas que suplementares.
viabilizem o acesso à íntegra do processo correspondente § 2º Os autos de processos eletrônicos que tiverem de ser
serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os remetidos a outro juízo ou instância superior que não
efeitos legais. disponham de sistema compatível deverão ser impressos em
§ 2º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio papel, autuados na forma dos arts. 166 a 168 da Lei nº 5.869,
eletrônico para a realização de citação, intimação ou de 11 de janeiro de 1973 - Código de Processo Civil, ainda que
notificação, esses atos processuais poderão ser praticados de natureza criminal ou trabalhista, ou pertinentes a juizado
segundo as regras ordinárias, digitalizando-se o documento especial.
físico, que deverá ser posteriormente destruído. § 3º No caso do § 2º deste artigo, o escrivão ou o chefe de
secretaria certificará os autores ou a origem dos documentos
Art. 10 A distribuição da petição inicial e a juntada da produzidos nos autos, acrescentando, ressalvada a hipótese de
contestação, dos recursos e das petições em geral, todos em existir segredo de justiça, a forma pela qual o banco de dados
formato digital, nos autos de processo eletrônico, podem ser poderá ser acessado para aferir a autenticidade das peças e das
feitas diretamente pelos advogados públicos e privados, sem respectivas assinaturas digitais.
necessidade da intervenção do cartório ou secretaria judicial, § 4º Feita a autuação na forma estabelecida no § 2º deste
situação em que a autuação deverá se dar de forma artigo, o processo seguirá a tramitação legalmente
automática, fornecendo-se recibo eletrônico de protocolo. estabelecida para os processos físicos.
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em § 5º A digitalização de autos em mídia não digital, em
determinado prazo, por meio de petição eletrônica, serão tramitação ou já arquivados, será precedida de publicação de
considerados tempestivos os efetivados até as 24 (vinte e editais de intimações ou da intimação pessoal das partes e de
quatro) horas do último dia. seus procuradores, para que, no prazo preclusivo de 30
§ 2º No caso do § 1º deste artigo, se o Sistema do Poder (trinta) dias, se manifestem sobre o desejo de manterem
Judiciário se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo pessoalmente a guarda de algum dos documentos originais.
fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil Art. 13º O magistrado poderá determinar que sejam
seguinte à resolução do problema. realizados por meio eletrônico a exibição e o envio de dados e
§ 3º Os órgãos do Poder Judiciário deverão manter de documentos necessários à instrução do processo.
equipamentos de digitalização e de acesso à rede mundial de § 1º Consideram-se cadastros públicos, para os efeitos
computadores à disposição dos interessados para distribuição deste artigo, dentre outros existentes ou que venham a ser
de peças processuais. criados, ainda que mantidos por concessionárias de serviço
público ou empresas privadas, os que contenham informações
Art. 11 Os documentos produzidos eletronicamente e indispensáveis ao exercício da função judicante.
juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e § 2º O acesso de que trata este artigo dar-se-á por qualquer
de seu signatário, na forma estabelecida nesta Lei, serão meio tecnológico disponível, preferentemente o de menor
considerados originais para todos os efeitos legais. custo, considerada sua eficiência.
§ 1º Os extratos digitais e os documentos digitalizados e § 3º (VETADO)
juntados aos autos pelos órgãos da Justiça e seus auxiliares,
pelo Ministério Público e seus auxiliares, pelas procuradorias, Capítulo IV
pelas autoridades policiais, pelas repartições públicas em Disposições gerais e finais
geral e por advogados públicos e privados têm a mesma força
probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e Art. 14 Os sistemas a serem desenvolvidos pelos órgãos do
fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de Poder Judiciário deverão usar, preferencialmente, programas
digitalização. com código aberto, acessíveis ininterruptamente por meio da
Noções de Arquivologia 24
APOSTILAS OPÇÃO
Noções de Arquivologia 25
APOSTILAS OPÇÃO
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser
conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou
Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII sistemas autorizados;
do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha
da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de sido produzida, expedida, recebida ou modificada por
dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; VIII - integridade: qualidade da informação não
e dá outras providências. modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;
IX - primariedade: qualidade da informação coletada na
CAPÍTULO I fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem
DISPOSIÇÕES GERAIS modificações.
Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem Art. 5º É dever do Estado garantir o direito de acesso à
observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, informação, que será franqueada, mediante procedimentos
com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem
XXXIII do art. 5º no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. de fácil compreensão.
216 da Constituição Federal.
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: CAPÍTULO II
I - os órgãos públicos integrantes da administração direta DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO
dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de
Contas, e Judiciário e do Ministério Público; Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público,
II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis,
públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades assegurar a:
controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, I - gestão transparente da informação, propiciando amplo
Distrito Federal e Municípios. acesso a ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua
Art. 2º Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, disponibilidade, autenticidade e integridade; e
às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para III - proteção da informação sigilosa e da informação
realização de ações de interesse público, recursos públicos pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade,
diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, integridade e eventual restrição de acesso.
contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo,
ajustes ou outros instrumentos congêneres. Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei
Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as compreende, entre outros, os direitos de obter:
entidades citadas no caput refere-se à parcela dos recursos I - orientação sobre os procedimentos para a consecução
públicos recebidos e à sua destinação, sem prejuízo das de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada
prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas. ou obtida a informação almejada;
II - informação contida em registros ou documentos,
Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades,
a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e recolhidos ou não a arquivos públicos;
devem ser executados em conformidade com os princípios III - informação produzida ou custodiada por pessoa física
básicos da administração pública e com as seguintes ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus
diretrizes: órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado;
I - observância da publicidade como preceito geral e do IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada;
sigilo como exceção; V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e
II - divulgação de informações de interesse público, entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e
independentemente de solicitações; serviços;
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela VI - informação pertinente à administração do patrimônio
tecnologia da informação; público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de administrativos; e
transparência na administração pública; VII - informação relativa:
V - desenvolvimento do controle social da administração a) à implementação, acompanhamento e resultados dos
pública. programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas,
bem como metas e indicadores propostos;
Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-se: b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno
utilizados para produção e transmissão de conhecimento, e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios
contidos em qualquer meio, suporte ou formato; anteriores.
II - documento: unidade de registro de informações, § 1º O acesso à informação previsto no caput não
qualquer que seja o suporte ou formato; compreende as informações referentes a projetos de pesquisa
III - informação sigilosa: aquela submetida e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja
temporariamente à restrição de acesso público em razão de imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do § 2º Quando não for autorizado acesso integral à
Estado; informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou
natural identificada ou identificável; cópia com ocultação da parte sob sigilo.
V - tratamento da informação: conjunto de ações § 3º O direito de acesso aos documentos ou às informações
referentes à produção, recepção, classificação, utilização, neles contidas utilizados como fundamento da tomada de
acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, decisão e do ato administrativo será assegurado com a edição
arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, do ato decisório respectivo.
destinação ou controle da informação;
Noções de Arquivologia 26
APOSTILAS OPÇÃO
§ 4º Negativa de acesso às informações objeto de pedido previstos no art. 73-B da Lei Complementar nº 101, de 4 de
formulado aos órgãos e entidades referidas no art. 1º, quando maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal).
não fundamentada, sujeitará o responsável a medidas
disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei. Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado
§ 5º Informado do extravio da informação solicitada, mediante:
poderá o interessado requerer à autoridade competente a I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos
imediata abertura de sindicância para apurar o órgãos e entidades do poder público, em local com condições
desaparecimento da respectiva documentação. apropriadas para:
§ 6º Verificada a hipótese prevista nº § 5º deste artigo, o a) atender e orientar o público quanto ao acesso a
responsável pela guarda da informação extraviada deverá, no informações;
prazo de 10 (dez) dias, justificar o fato e indicar testemunhas b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas
que comprovem sua alegação. respectivas unidades;
c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a
Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas promover, informações; e
independentemente de requerimentos, a divulgação em local II - realização de audiências ou consultas públicas,
de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de incentivo à participação popular ou a outras formas de
informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas divulgação.
ou custodiadas.
§ 1º Na divulgação das informações a que se refere o caput, CAPÍTULO III
deverão constar, no mínimo: DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
I - registro das competências e estrutura organizacional, Seção I
endereços e telefones das respectivas unidades e horários de Do Pedido de Acesso
atendimento ao público;
II - registros de quaisquer repasses ou transferências de Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de
recursos financeiros; acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art.
III - registros das despesas; 1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido
IV - informações concernentes a procedimentos conter a identificação do requerente e a especificação da
licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem informação requerida.
como a todos os contratos celebrados; § 1º Para o acesso a informações de interesse público, a
V - dados gerais para o acompanhamento de programas, identificação do requerente não pode conter exigências que
ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e inviabilizem a solicitação.
VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade. § 2º Os órgãos e entidades do poder público devem
§ 2º Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de
entidades públicas deverão utilizar todos os meios e acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.
instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória § 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos
a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de motivos determinantes da solicitação de informações de
computadores (internet). interesse público.
§ 3º Os sítios de que trata o § 2º deverão, na forma de
regulamento, atender, entre outros, aos seguintes requisitos: Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou
I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita conceder o acesso imediato à informação disponível.
o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e § 1º Não sendo possível conceder o acesso imediato, na
em linguagem de fácil compreensão; forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o
II - possibilitar a gravação de relatórios em diversos pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias:
formatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, I - comunicar a data, local e modo para se realizar a
tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão;
informações; II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total
III - possibilitar o acesso automatizado por sistemas ou parcial, do acesso pretendido; ou
externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for
máquina; do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou,
IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados para ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade,
estruturação da informação; cientificando o interessado da remessa de seu pedido de
V - garantir a autenticidade e a integridade das informação.
informações disponíveis para acesso; § 2º O prazo referido no § 1º poderá ser prorrogado por
VI - manter atualizadas as informações disponíveis para mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual
acesso; será cientificado o requerente.
VII - indicar local e instruções que permitam ao § 3º Sem prejuízo da segurança e da proteção das
interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica, informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão
com o órgão ou entidade detentora do sítio; e ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio
VIII - adotar as medidas necessárias para garantir a requerente possa pesquisar a informação de que necessitar.
acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência, nos § 4º Quando não for autorizado o acesso por se tratar de
termos do art. 17 da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, informação total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá
e do art. 9º da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e
Deficiência, aprovada pelo Decreto Legislativo nº 186, de 9 de condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe
julho de 2008. indicada a autoridade competente para sua apreciação.
§ 4º Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) § 5º A informação armazenada em formato digital será
habitantes ficam dispensados da divulgação obrigatória na fornecida nesse formato, caso haja anuência do requerente.
internet a que se refere o § 2º, mantida a obrigatoriedade de § 6º Caso a informação solicitada esteja disponível ao
divulgação, em tempo real, de informações relativas à público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer
execução orçamentária e financeira, nos critérios e prazos outro meio de acesso universal, serão informados ao
requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá
Noções de Arquivologia 27
APOSTILAS OPÇÃO
consultar, obter ou reproduzir a referida informação, Art. 17. No caso de indeferimento de pedido de
procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade desclassificação de informação protocolado em órgão da
pública da obrigação de seu fornecimento direto, salvo se o administração pública federal, poderá o requerente recorrer
requerente declarar não dispor de meios para realizar por si ao Ministro de Estado da área, sem prejuízo das competências
mesmo tais procedimentos. da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, previstas
no art. 35, e do disposto no art. 16.
Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é § 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser
gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos dirigido às autoridades mencionadas depois de submetido à
pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente
poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao superior à autoridade que exarou a decisão impugnada e, no
ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utilizados. caso das Forças Armadas, ao respectivo Comando.
Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos § 2º Indeferido o recurso previsto no caput que tenha como
previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não objeto a desclassificação de informação secreta ou
lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da ultrassecreta, caberá recurso à Comissão Mista de Reavaliação
família, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto de Informações prevista no art. 35.
de 1983.
Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões
Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida denegatórias proferidas no recurso previsto no art. 15 e de
em documento cuja manipulação possa prejudicar sua revisão de classificação de documentos sigilosos serão objeto
integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, com de regulamentação própria dos Poderes Legislativo e
certificação de que esta confere com o original. Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos
Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de âmbitos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o direito
cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e de ser informado sobre o andamento de seu pedido.
sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por
outro meio que não ponha em risco a conservação do Art. 19. (VETADO).
documento original. § 1º (VETADO).
§ 2º Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de informarão ao Conselho Nacional de Justiça e ao Conselho
decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia. Nacional do Ministério Público, respectivamente, as decisões
que, em grau de recurso, negarem acesso a informações de
Seção II interesse público.
Dos Recursos
Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que couber, a Lei nº
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações 9.784, de 29 de janeiro de 1999, ao procedimento de que trata
ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado este Capítulo.
interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a
contar da sua ciência. CAPÍTULO IV
Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO
hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, Seção I
que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias. Disposições Gerais
Art. 16. Negado o acesso à informação pelos órgãos ou Art. 21. Não poderá ser negado acesso à informação
entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos
recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no fundamentais.
prazo de 5 (cinco) dias se: Parágrafo único. As informações ou documentos que
I - o acesso à informação não classificada como sigilosa for versem sobre condutas que impliquem violação dos direitos
negado; humanos praticada por agentes públicos ou a mando de
II - a decisão de negativa de acesso à informação total ou autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição de
parcialmente classificada como sigilosa não indicar a acesso.
autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a
quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação; Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses
III - os procedimentos de classificação de informação legais de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de
sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; segredo industrial decorrentes da exploração direta de
e atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou
IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder
procedimentos previstos nesta Lei. público.
§ 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser
dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido Seção II
à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente Da Classificação da Informação quanto ao Grau e
superior àquela que exarou a decisão impugnada, que Prazos de Sigilo
deliberará no prazo de 5 (cinco) dias.
§ 2º Verificada a procedência das razões do recurso, a Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da
Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação
entidade que adote as providências necessárias para dar as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
cumprimento ao disposto nesta Lei. I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a
§ 3º Negado o acesso à informação pela Controladoria- integridade do território nacional;
Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações
Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35. ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido
fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e
organismos internacionais;
Noções de Arquivologia 28
APOSTILAS OPÇÃO
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da procedimentos de segurança para tratamento de informações
população; sigilosas.
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que,
econômica ou monetária do País; em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as
estratégicos das Forças Armadas; providências necessárias para que seus empregados,
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e prepostos ou representantes observem as medidas e
desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a procedimentos de segurança das informações resultantes da
sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico aplicação desta Lei.
nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas Seção IV
autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como Desclassificação
de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas
com a prevenção ou repressão de infrações. Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito
da administração pública federal é de competência:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:
públicas, observado o seu teor e em razão de sua a) Presidente da República;
imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, b) Vice-Presidente da República;
poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas
reservada. prerrogativas;
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica;
informação, conforme a classificação prevista no caput, e
vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; permanentes no exterior;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso
III - reservada: 5 (cinco) anos. I, dos titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas
§ 2º As informações que puderem colocar em risco a e sociedades de economia mista; e
segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos
respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como incisos I e II e das que exerçam funções de direção, comando
reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo Direção e
exercício ou do último mandato, em caso de reeleição. Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de
§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá acordo com regulamentação específica de cada órgão ou
ser estabelecida como termo final de restrição de acesso à entidade, observado o disposto nesta Lei.
ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra § 1º A competência prevista nos incisos I e II, no que se
antes do transcurso do prazo máximo de classificação. refere à classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser
§ 4º Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o delegada pela autoridade responsável a agente público,
evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação.
automaticamente, de acesso público. § 2º A classificação de informação no grau de sigilo
§ 5º Para a classificação da informação em determinado ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e”
grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da do inciso I deverá ser ratificada pelos respectivos Ministros de
informação e utilizado o critério menos restritivo possível, Estado, no prazo previsto em regulamento.
considerados: § 3º A autoridade ou outro agente público que classificar
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade informação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão
e do Estado; e de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que Informações, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em
defina seu termo final. regulamento.
Noções de Arquivologia 29
APOSTILAS OPÇÃO
Noções de Arquivologia 30
APOSTILAS OPÇÃO
respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei nº 9.507, de 12 de
vista. novembro de 1997, em relação à informação de pessoa, física
ou jurídica, constante de registro ou banco de dados de
Art. 34. Os órgãos e entidades públicas respondem entidades governamentais ou de caráter público.
diretamente pelos danos causados em decorrência da
divulgação não autorizada ou utilização indevida de Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à
informações sigilosas ou informações pessoais, cabendo a reavaliação das informações classificadas como ultrassecretas
apuração de responsabilidade funcional nos casos de dolo ou e secretas no prazo máximo de 2 (dois) anos, contado do termo
culpa, assegurado o respectivo direito de regresso. inicial de vigência desta Lei.
Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa § 1º A restrição de acesso a informações, em razão da
física ou entidade privada que, em virtude de vínculo de reavaliação prevista no caput, deverá observar os prazos e
qualquer natureza com órgãos ou entidades, tenha acesso a condições previstos nesta Lei.
informação sigilosa ou pessoal e a submeta a tratamento § 2º No âmbito da administração pública federal, a
indevido. reavaliação prevista no caput poderá ser revista, a qualquer
tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações,
CAPÍTULO VI observados os termos desta Lei.
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS § 3º Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação
previsto no caput, será mantida a classificação da informação
Art. 35. (VETADO). nos termos da legislação precedente.
§ 1º É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de § 4º As informações classificadas como secretas e
Informações, que decidirá, no âmbito da administração ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto no caput
pública federal, sobre o tratamento e a classificação de serão consideradas, automaticamente, de acesso público.
informações sigilosas e terá competência para:
I - requisitar da autoridade que classificar informação Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar da vigência
como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, desta Lei, o dirigente máximo de cada órgão ou entidade da
parcial ou integral da informação; administração pública federal direta e indireta designará
II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou autoridade que lhe seja diretamente subordinada para, no
secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa âmbito do respectivo órgão ou entidade, exercer as seguintes
interessada, observado o disposto no art. 7º e demais atribuições:
dispositivos desta Lei; e I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada acesso a informação, de forma eficiente e adequada aos
como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto objetivos desta Lei;
o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à II - monitorar a implementação do disposto nesta Lei e
soberania nacional ou à integridade do território nacional ou apresentar relatórios periódicos sobre o seu cumprimento;
grave risco às relações internacionais do País, observado o III - recomendar as medidas indispensáveis à
prazo previsto no § 1º do art. 24. implementação e ao aperfeiçoamento das normas e
§ 2º O prazo referido no inciso III é limitado a uma única procedimentos necessários ao correto cumprimento do
renovação. disposto nesta Lei; e
§ 3º A revisão de ofício a que se refere o inciso II do § 1º IV - orientar as respectivas unidades no que se refere ao
deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a cumprimento do disposto nesta Lei e seus regulamentos.
reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de
documentos ultrassecretos ou secretos. Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da
§ 4º A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista administração pública federal responsável:
de Reavaliação de Informações nos prazos previstos no § 3º I - pela promoção de campanha de abrangência nacional de
implicará a desclassificação automática das informações. fomento à cultura da transparência na administração pública
§ 5º Regulamento disporá sobre a composição, e conscientização do direito fundamental de acesso à
organização e funcionamento da Comissão Mista de informação;
Reavaliação de Informações, observado o mandato de 2 (dois) II - pelo treinamento de agentes públicos no que se refere
anos para seus integrantes e demais disposições desta Lei. ao desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência
na administração pública;
Art. 36. O tratamento de informação sigilosa resultante de III - pelo monitoramento da aplicação da Lei nº âmbito da
tratados, acordos ou atos internacionais atenderá às normas e administração pública federal, concentrando e consolidando a
recomendações constantes desses instrumentos. publicação de informações estatísticas relacionadas no art. 30;
IV - pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de
Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança relatório anual com informações atinentes à implementação
Institucional da Presidência da República, o Núcleo de desta Lei.
Segurança e Credenciamento (NSC), que tem por objetivos:
I - promover e propor a regulamentação do Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta
credenciamento de segurança de pessoas físicas, empresas, Lei nº prazo de 180 (cento e oitenta) dias a contar da data de
órgãos e entidades para tratamento de informações sigilosas; sua publicação.
e
II - garantir a segurança de informações sigilosas, inclusive Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei nº 8.112, de 11 de
aquelas provenientes de países ou organizações dezembro de 1990, passa a vigorar com a seguinte redação:
internacionais com os quais a República Federativa do Brasil
tenha firmado tratado, acordo, contrato ou qualquer outro ato Art. 116. ........................................................................................
internacional, sem prejuízo das atribuições do Ministério das .............................................................................................................
Relações Exteriores e dos demais órgãos competentes. VI - levar as irregularidades de que tiver ciência em razão
Parágrafo único. Regulamento disporá sobre a do cargo ao conhecimento da autoridade superior ou, quando
composição, organização e funcionamento do NSC. houver suspeita de envolvimento desta, ao conhecimento de
outra autoridade competente para apuração;
Noções de Arquivologia 31
APOSTILAS OPÇÃO
.................................................................................” (NR) Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei nº 8.112, de 1990, Brasília, 9 de julho de 2012; 191º da Independência e 124º
passa a vigorar acrescido do seguinte art. 126-A: da República.
Noções de Arquivologia 32
APOSTILAS OPÇÃO
elementos constitutivos suficientes para servir de prova Documentos correntes: são aqueles que estão em curso,
dessas atividades. Tais elementos são: isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas são objeto de
consultas frequentes; eles podem ser conservados nos locais
Suporte: base física do documento; onde foram produzidos sob a responsabilidade órgão
Forma: textual, iconográfico, sonoro; cor, tamanho e tipo produtor; • Documentos intermediários: são aqueles que não
de letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo, são mais de uso corrente, mas que por razões de interesse
carimbo e outros; administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento à
Anotações: urgente, arquive-se, ciente e outros; instituição arquivística. Esses documentos devem ser
Contexto jurídico-administrativo: leis, normas, recolhidos a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade
regimentos, regulamentos, estrutura organizacional etc. conjunta dos funcionários do órgão produtor e da instituição
relativos à instituição criadora do documento. arquivística.
Contexto documentário: regras de workflow, código de
classificação, temporalidade, assunto e outros. Documentos permanentes: são aqueles de valor
Documento eletrônico: Documento em meio eletrônico, histórico, probatório e informativo que devem ser
com um formato digital, processado por computador. definitivamente preservados. Eles não são mais necessários ao
cumprimento das atividades da administração. Devem ser
Documento arquivístico eletrônico9 conservados nas instituições arquivísticas, sob a
responsabilidade dos profissionais de arquivo.
Documento arquivístico processado por um computador.
No caso dos documentos eletrônicos, além dos elementos Pode-se afirmar que a teoria das três idades trouxe como
citados acima, apresentam-se também: inovação a noção do documento intermediário, isto é, a
Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura constatação da existência de inúmeros documentos que,
digital, certificado da assinatura digital e outros. mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento de uma
Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação de certa atividade, precisam ser mantidos, por um determinado
anexos e outros. período, para fins de prova e informação. É o caso, por
Contexto: contexto tecnológico (hardware e software). exemplo, da documentação referente a pessoal, orçamento,
O documento de arquivo se caracteriza primordialmente material, entre outras.
pela sua estabilidade e durabilidade, pois a informação está No Brasil, a Lei Nacional de Arquivos, de 1991, definiu
registrada num suporte que pode ser conservado por centenas gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e
ou até milhares de anos. No ambiente eletrônico, porém, os operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e
vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
intervenção humana e à obsolescência tecnológica. guarda permanente.
Os documentos eletrônicos, gerados no curso das A lei reconheceu que as atividades relativas à
atividades de organizações e pessoas, constituem um documentação das fases corrente e intermediária, realizadas
problema arquivístico e não apenas tecnológico, que diz pelas entidades produtoras com acompanhamento das
respeito ao registro da informação. Se esse registro pode ser instituições arquivísticas, são distintas das atividades da fase
apagado ou modificado sem deixar traço, ou mesmo se tornar permanente, realizadas pelas instituições arquivísticas.
incompreensível em função da obsolescência tecnológica, a Reconheceu também a necessidade da participação das
primeira questão a ser enfrentada diz respeito a como instituições arquivísticas desde o início do processo de
produzir e manter documentos confiáveis, isto é, como produção documental a fim subsidiar os produtores de
garantir a integridade (autenticidade e fidedignidade) dos documentos com informações que facilitem o exercício das
documentos eletrônicos. suas atividades.
O documento de arquivo se caracteriza primordialmente Além disso, a lei reconheceu, no art. 8º, o conceito de ciclo
pela sua estabilidade e durabilidade, pois a informação está vital, importante para a definição do valor dos documentos e
registrada num suporte que pode ser conservado por centenas da responsabilidade pela sua guarda, incluindo sua
ou até milhares de anos. No ambiente eletrônico, porém, os organização, conservação e condições de acesso e uso.
documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer Os conceitos de gestão de documentos e de ciclo vital, ao
vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à serem incorporados na legislação, subsidiaram e
intervenção humana e à obsolescência tecnológica.5 Os possibilitaram a elaboração do código de classificação e da
documentos eletrônicos, gerados no curso das atividades de tabela de temporalidade das atividades-meio da
organizações e pessoas, constituem um problema arquivístico administração pública federal.
e não apenas tecnológico, que diz respeito ao registro da Esses instrumentos são fundamentais para implementar a
informação. Se esse registro pode ser apagado ou modificado gestão de documentos, pois permitem uma produção
sem deixar traço, ou mesmo se tornar incompreensível em controlada, formas de recuperação da informação arquivística
função da obsolescência tecnológica, a primeira questão a ser e o estabelecimento de prazos de retenção, que racionalizam a
enfrentada diz respeito a como produzir e manter documentos massa documental acumulada.
confiáveis, isto é, como garantir a integridade (autenticidade e A experiência nacional e internacional vem demonstrando
fidedignidade) dos documentos eletrônicos. que tão importante quanto criar documentos, é saber
O conceito de gestão de documentos foi estabelecido nos gerenciá-los. A informação arquivística, organizada e
Estados Unidos, a partir da década de 1950, como forma de acessível, serve de base para que a própria administração
racionalizar a produção documental e facilitar o seu acesso.7 possa tomar decisões, que dizem respeito a todos os cidadãos,
Uma das principais consequências da introdução deste e com isso tornar o processo decisório verdadeiramente
conceito foi a elaboração da teoria das três idades, ou ciclo democrático.
vital, isto é, os documentos de arquivo têm uma idade ou fase, As atividades de gestão, portanto, não se restringem a
de acordo com as necessidades do órgão que o produziu. evitar a produção de documentos desnecessários e a
estabelecer depósitos intermediários para garantir a
organização e a preservação dos documentos.
9 Idem.
Noções de Arquivologia 33
APOSTILAS OPÇÃO
10 Ibidem. Eletrônicos.http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media
11 ROCHA, et.al. Gestão Arquivistica de Documentos Eletrônicos. Rio de /publicacoes/gt_gestao_arquivistica__pagina_web_corrigido3.pdf.
Janeiro, 2004. CONARQ – Câmara Técnica de Documentos 12 Idem.
Noções de Arquivologia 34
APOSTILAS OPÇÃO
da transmissão e do recebimento; assinatura; nome do autor, eletrônicos abrangem documentos digitais: “todo documento
do destinatário e do redator; assunto, código de classificação digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é
etc. – controle sobre procedimentos de produção: os digital”.
procedimentos de criação devem ser rigorosos, detalhados e Para tanto, achamos interessante inserir dentro deste
rotineiros a fim de garantir a sua fidedignidade. contexto algumas dúvidas que foram postadas no site da
CONARQ (abaixo será apresentado o link) como “dúvidas mais
Os sistemas eletrônicos de gerenciamento arquivístico frequentes” a respeito dos documentos eletrônicos. Achamos
devem ser idôneos, prevendo: a limitação de acesso à interessantes compartilhar, pois muitas vezes tais dúvidas
tecnologia por meio da criação de privilégios de acesso (senha, podem ser as mesmas que você candidata possui.
cartões); a definição de regras de workflow através da
integração dos procedimentos administrativos e 1. O que é considerado um documento arquivístico
documentários e o estabelecimento de uma trilha de auditoria num ambiente digital
que registre todas as intervenções feitas no documento.10 –
métodos que garantam a não adulteração dos documentos: Resposta: Um documento em formato digital é
mecanismos que garantam a segurança da transmissão, considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou
incluindo a capacidade do sistema eletrônico identificar o recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo
original; mecanismos de preservação (reprodução e migração) de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e
e de verificação da proveniência. retido para ação ou referência.
Exemplos: textos, e-mail, fotografias, filmes, plantas de
É necessário que os arquivos facilitem o estabelecimento arquitetura, bases de dados, áudio ou mesmo websites, desde
de programas de gestão arquivística de documentos e que atendam aos critérios definidos anteriormente.
articulem a definição de requisitos funcionais, que devem se
tornar padrões ou normas, de forma a garantir que sejam 2. Documento digital é a mesma coisa que documento
incorporados aos sistemas eletrônicos de gestão arquivística. eletrônico?
Frente aos desafios apresentados pelos documentos digitais
quanto à produção, ao acesso contínuo e à preservação de Resposta: Na literatura arquivística internacional, ainda é
longo prazo, é preciso colocar em prática essas diretrizes, pois corrente o uso do termo “documento eletrônico” como
do contrário corre-se o risco de perdermos a memória sinônimo de “documento digital”. Entretanto, do ponto de vista
registrada do nosso país. tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico”
e “digital”.
Qual a diferença entre documento eletrônico e Um documento eletrônico é acessível e interpretável por
documento digital? meio de um equipamento eletrônico (aparelho de
Na literatura arquivística internacional, ainda é corrente o videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado
uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um
“documento digital”. Entretanto, do ponto de vista tecnológico, documento digital é um documento eletrônico caracterizado
existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”. pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de
Um documento eletrônico é acessível e interpretável por sistema computacional. Assim, todo documento digital é
meio de um equipamento eletrônico (aparelho de eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado Apesar de ter seu foco atualmente direcionado para os
e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documentos digitais, a CTDE (Câmara Técnica de Documentos
documento digital é um documento eletrônico caracterizado Eletrônicos) mantém seu nome, uma vez que este escopo pode
pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de ser expandido ao longo do desenvolvimento de seus trabalhos.
sistema computacional. Assim, todo documento digital é
eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. Exemplos:
1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita
Exemplos: cassete.
1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita 2) documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em
cassete. Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI.
2) documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em
Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI.” 3. Como posso preservar documentos em formato
digital?
O dicionário de Terminologia Arquivística define
documento eletrônico: Resposta: A instituição deve possuir um programa de
preservação de documentos arquivísticos que incorpore os
“Gênero documental integrado por documentos em meio documentos convencionais e digitais.
eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, A preservação digital é o conjunto de estratégias e
como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.” metodologias destinadas a preservar os documentos em
(DBTA, p. 75). formato digital. Ela pode implicar desde transferências
periódicas dos suportes de armazenamento até a conversão
E quanto ao documento digital: para outros formatos digitais, bem como a atualização do
ambiente tecnológico, o hardware e o software.
“Documento codificado em dígitos binários, acessível por Tais estratégias devem alcançar todas as características
meio de sistema computacional.” (DBTA, p. 75). essenciais que definem um documento digital, que são: físicas
(suporte / registro físico), lógicas (software e formato digital)
Embora estes conceitos do Conselho Nacional de Arquivos e conceituais (estrutura / conteúdo exibido). Além disso, elas
diferenciarem documento digital do eletrônico, há autores que devem levar em conta os elementos necessários para a
preferem usar somente o termo “documento eletrônico” para produção, a manutenção e o acesso aos documentos digitais.
abranger tanto os eletrônicos quanto os digitais, ao considerar Deve-se compreender, ainda, que a preservação digital não
as definições do CONARQ. Todavia não fogem do pensamento é a digitalização de documentos que se apresentam em outros
dos demais, uma vez que o CONARQ afirma que documentos suportes. A digitalização é uma ação que serve à captura de
Noções de Arquivologia 35
APOSTILAS OPÇÃO
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.
gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=10
Questão
Resposta
01. Certo
Anotações
Noções de Arquivologia 36