RECOMENDACIONES PARA EL ESCANEO DE DOCUMENTOS

Los pasos a seguir para completar el escaneo de un documento vienen determinadas por
el tipo de escáner y el software asociado a dicho escáner. No obstante, es objeto de este
documento dar unas sencillas indicaciones aplicables a todos los tipos de escáner.
Las recomendaciones se centrarán en conseguir que los documentos digitales obtenidos
ocupen el menor espacio posible, ya que tienen como fin ser adjuntos a solicitudes on-
line, cuyo tamaño total máximo no debe superar los 4Mb.

Si bien más adelante se citarán los pasos que deben darse para escanear un documento,
los puntos críticos en los que debemos centrarnos para reducir el peso de los
documentos obtenidos son los siguientes:

 COLOR. Optar preferiblemente por el Blanco y Negro, en lugar de Color

 RESOLUCIÓN. Se recomienda utilizar una resolución aproximada de 72 dpi.
 TAMAÑO. No debe aumentarse el tamaño original del documento si no es
necesario. Por ejemplo, digitaliza el DNI a tamaño real, sin aumentar la imagen.
 FORMATOS. Optar preferiblemente por formatos JPEG y GIF, que ocupan
menos espacio manteniendo la calidad de la imagen. Si fuera posible, se
recomienda trasformar el documento escaneado a formato PDF, ya que reduce
considerablemente el tamaño de éste.

ESCÁNER. PASOS A SEGUIR PARA ESCANEAR

Un escáner es un dispositivo que permite capturar imágenes, dibujos y documentos para

convertirlos en formato digital y posteriormente editarlos, imprimirlos o enviarlos por
vía electrónica. Generalmente, los pasos a seguir para escanear un documento son los
siguientes:

1. Verificar que nuestro escáner está conectado.

2. Acceder al menú Inicio, opción Todos los Programas. Identificar el software

asociado a nuestro escáner (Previamente, conviene leer el Manual de Uso o la
Ayuda que trae incorporado nuestro Programa de Escaneo).

3. Colocar en el escáner la imagen o documento que deseamos escanear en la

posición adecuada.

4. Una vez colocada la imagen o documento pasaremos a digitalizarlo. En general,

todos los programas del mercado tienen las siguientes opciones a la hora de
digitalizar:
a. Tipo de imagen: opción que nos permite elegir entre escanear en color,
en escala de grises o en blanco y negro (que es la recomendada).
 b. Resolución: indica cuántos píxeles captura el escáner y se traduce en
imágenes de mayor o menor calidad. Se mide en dpi. El tamaño del
archivo que genera una imagen digitalizada es proporcional a su
resolución.
c. Tamaño: permite elegir el tamaño en píxeles o en centímetros. Un buen
tamaño es aquel que no sobrepasa los límites de la pantalla del monitor y
de la resolución de pantalla que se use. No obstante, para el fin que nos
ocupa, no se recomienda aumentar el tamaño original del documento si
este es inferior al tamaño del monitor.
d. Peso: mide el espacio que ocupa la imagen o documento digitalizado.

5. Habitualmente, una vez concluida la digitalización, el documento obtenido se

nos muestra automáticamente mediante el programa de edición, que permite
modificar y/o guardar la imagen o documento. A la hora de guardar la imagen
existen numerosos formatos; éstos tienen una relación directa con el peso de los
documentos digitalizados:
a. JPEG (Joint Photographic Experts Group) o GIF (Graphics Interchange
Format) son formatos que reducen drásticamente el peso sin perder
mucha calidad.
b. TIFF (Tagged Image File Format) o BMP (BitMap o Mapa de Bits) son
formatos que se utilizan para obtener imágenes de gran calidad pero
consumen mucho espacio en disco, es decir producen documentos de
gran peso.

6. Finalmente, es conveniente etiquetar los archivos guardados con nombres

simples que permitan identificarlos fácilmente a la hora de enviarlos. Es
importante señalar que los nombres de los archivos no deben contener caracteres
especiales, tales como “, -, /, ¡, +, *, etc. Los archivos se nombrarán utilizando
únicamente letras (a-zA-Z) y números (0-9)