Tabla de contenidos

1. Introducción ................................................................................................. 3

2. ¿Cómo abrir Microsoft Excel? ..................................................................... 4

3. Entorno de la interfaz de Microsoft Excel ................................................... 8

3.1. Elementos generales de la interfaz ............................................................. 9

3.2. Libro de trabajo ........................................................................................... 11

3.3. Hoja de cálculo........................................................................................... 12

3.4. Cinta de opciones ...................................................................................... 14

3.5. Ayuda........................................................................................................... 19

4. Manejo básico del libro ............................................................................. 22

4.1. Crear un libro nuevo ................................................................................... 22

4.2. Abrir libros existentes ................................................................................... 23

4.3. Guardar libros .............................................................................................. 24

4.3.1. Guardar ....................................................................................................... 25

4.3.2. Guardar como ............................................................................................ 26

4.4. Movilización ................................................................................................. 28

4.4.1. Movilización en la hoja ............................................................................... 28

4.4.2. Movilización en el libro ............................................................................... 30

5. Manejo básico de datos ........................................................................... 31

5.1. Introducir datos ........................................................................................... 31

5.2. Modificar datos ........................................................................................... 33

5.3. Movimientos del cursor ............................................................................... 34

5.4. Tipos de datos ............................................................................................. 37

5.4.1. Valores constantes ...................................................................................... 37

5.4.2. Fórmulas y valores lógicos .......................................................................... 39

6. Administración de hojas ............................................................................ 40

6.1. Insertar hojas en un libro de trabajo .......................................................... 40

6.2. Mover o copiar hojas en un libro de trabajo ............................................ 41

6.3. Eliminar hojas en un libro de trabajo ......................................................... 44

6.4. Cambiar el nombre o etiqueta de la hoja ............................................... 45

6.5. Ocultar y mostrar hojas ............................................................................... 46

6.5.1. Ocultar hojas ............................................................................................... 46

6.5.2. Mostrar hojas ............................................................................................... 47

6.6. Cambiar el color a las etiquetas de una hoja ......................................... 48

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 1. Introducción

Excel es un programa del tipo hoja de cálculo que permite realizar

operaciones con números organizados en una cuadricula. Es útil para
realizar desde simples sumas hasta cálculos estadísticos.
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden
contener:
• Texto.
• Valores numéricos, fechas y datos horarios.
• Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor
de esta celda en función de los valores de otras celdas.

Así mismo se le puede dar formato a la hoja de cálculo de Excel, crear

tablas, organizar datos, crear gráficos y muchas otras funciones. Este
programa puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de
hojas de cálculo en un mismo libro de trabajo siempre que la memoria de la
computadora lo permita.

3
 2. ¿Cómo abrir Microsoft Excel?

Existen tres posibles maneras de abrir el programa Microsoft Excel:

a) La primera es por medio del escritorio o pantalla principal de la

computadora, en el cual podría encontrar el ícono o dibujo que
identifica al programa. El dibujo debe ser como el siguiente:

Si se encuentra un dibujo como el anterior en el escritorio de la

computadora, solo se debe hacer doble clic sobre el mismo y el
programa se iniciará, abriendo la ventana siguiente:

En este caso se puede crear un documento a partir de una plantilla o

como Libro en blanco, se debe dar clic sobre el elegido y se abrirá un
documento nuevo con el nombre “Libro1”.

4
b) La segunda forma es por medio del botón de inicio de Windows, el
cual está ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla de la
computadora. Si se pulsa clic sobre este botón, se despliega la
siguiente pantalla:

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En esta pantalla hay un menú en el cual se encuentran accesos rápidos a
los programas instalados en la computadora que se esté utilizando. Si en
el área de acceso rápido a programas se encuentra el ícono o dibujo que
identifica a Microsoft Excel, puede pulsar clic sobre el ícono para abrir el
programa. De esta forma, se desplegará la ventana de inicio del programa
y puede seleccionar abrir un libro en blanco llamado “Libro1”.

c) La tercera forma de abrir Excel es por medio del botón de buscar.

Al dar clic se despliega la siguiente ventana.

En la barra de búsqueda debe escribir el nombre de la aplicación en

6
este caso Excel 2016. De la lista de búsqueda seleccionar el programa.
De esta forma, se desplegará la ventana de inicio del programa y
puede seleccionar abrir un libro en blanco llamado “Libro1”.

7
 3. Entorno de la interfaz de Microsoft Excel

Llamamos interfaz a la presentación gráfica que posee un programa (lo que

se observa en pantalla). Al iniciar Microsoft Excel, automáticamente abrirá
un libro en blanco llamado “Libro1” (cuando se guarda una hoja el usuario
debe cambiarle el nombre). Se observará una página similar a la siguiente:

Antes de describir detalladamente los principales elementos de la interfaz

de Microsoft Excel, se explicará algunos de los conceptos básicos que utiliza
el programa.

8
 3.1. Elementos generales de la interfaz
En la ventana principal de Excel, se pueden distinguir los siguientes
elementos:

a. Barra de herramientas de acceso rápido: Contiene íconos para

ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más
habituales, como: guardar, deshacer, entre otros. Esta barra se puede
personalizar para incluir otros botones, según lo desee el usuario.

b. Cinta de opciones: Está compuesta por una serie de pestañas

ubicadas en la parte superior de la pantalla, en cada pestaña
aparecen grupos de herramientas con comandos que nos permiten
modificar y personalizar el libro.

c. Barra de título de la ventana de Microsoft Excel: Incluye el nombre del

libro abierto. Cuando se crea un libro nuevo, automáticamente se le

9
 asigna el nombre provisional “Libro1”, hasta que el usuario lo guarde,
dándole un nuevo nombre.

d. Botones de manejo de la ventana. Son comunes en las ventanas de

Windows y permiten minimizar, maximizar y cerrar la ventana de Excel.
Se encuentran en el extremo superior derecho de la ventana.

e. Barra de fórmulas. En ellas se puede insertar y modificar tanto fórmulas

específicas como el contenido de las celdas. A su izquierda aparece
el Cuadro de nombres, el cual indica la celda activa.

f. Área de trabajo: Conformado por columnas y filas las cuales, a su vez,

conforman las celdas. Por ejemplo, en la imagen se observa la celda
A1; es decir, columna A, fila 1.

g. Botones de desplazamiento: Permite desplazarse entre las hojas. Es útil

cuando existe una gran cantidad de hojas en el libro.

h. Barras de desplazamiento: La barra horizontal permite movilizar la

pantalla de izquierda a derecha, la barra vertical permite movilizar de
abajo hacia arriba.

i. Barra de estado: Muestra el estado de la hoja del libro.

j. Ficha de hojas: Un libro está formado por hojas, cada una de ellas
están formadas por columnas y celdas. Esta pestaña que se señalan
en la imagen permite desplazarse entre las hojas del libro, así como
crear nuevas hojas. Actualmente la Hoja1 es la que se encuentra
activa.

k. Los botones de visualización: Normal, Diseño de página y Vista

previa de salto de página.

l. Los botones de desplazamiento para el Zoom de la página: Estos

permiten acercar o alejar la visualización del libro.

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 3.2. Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que se crea al ejecutar Excel, es decir, todo

lo que se haga en este programa será almacenado en un libro de trabajo.

Cuando abrimos Excel, automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo

con el nombre provisional “Libro1”. Si se vuelve a abrir otro libro nuevo, este se
llamará provisionalmente “Libro2”, y así sucesivamente.

Un libro de trabajo está conformado por varias hojas, en un inicio aparece

una hoja, pero el usuario puede agregar más. Estas hojas facilitan la
organización de la información pues es posible mantener varias hojas en un
mismo libro, de manera que se pueda organizar en un solo archivo toda la
información de un trabajo o proyecto.
En el caso de la imagen, puede observarse que el Libro1 tiene tres hojas:
Hoja1, Hoja2, Hoja3.

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A cada una de estas hojas se les puede modificar el nombre, incluso el color
de la pestaña que contiene el nombre. Este proceso se abarcará más
adelante en este manual.

3.3. Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es una hoja cuadriculada conformada por columnas
y filas. Permite organizar los distintos datos, cálculos y operaciones de
una misma hoja de trabajo.

Una celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda

recibe el nombre de la columna a la que pertenece seguida del número
de su fila. En la siguiente figura podrá observar la celda D5.

Una columna es un conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.

Cada columna es nombrada por letras mayúsculas. En la figura puede
observar la columna D.

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Una fila es un conjunto de celdas seleccionadas horizontalmente. Cada
fila es nombrada por número entero positivo. En la figura puede
observar la fila 5.

El Rango es un bloque rectangular conformado por una o más celdas,

de manera que Excel las trata como una sola unidad. En la siguiente

13
figura puede observar el rango B2:E10, es decir, las celdas desde el B2
hasta el E10.

A continuación, se explicarán los elementos generales de la interfaz de

Microsoft Office Excel.

3.4. Cinta de opciones

a. Archivo: Contiene algunas de las opciones más utilizadas en el

programa como nuevo, abrir, guardar, guardar como, imprimir,
compartir, exportar, publicar, cerrar. La opción nuevo, permite
crear un nuevo libro, mientras que la opción abrir permite
visualizar y editar uno ya existente. Además, este botón presenta
un recuadro con el nombre de los archivos que han sido abiertos
recientemente, para facilitar su edición.

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La cinta de opciones contiene una serie de pestañas o fichas ubicadas
en la parte superior de la pantalla, donde aparecen grupos de
herramientas que incluyen los comandos más utilizados.

• Fichas: Hay siete fichas básicas en la parte superior: Inicio, Insertar,

Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. Con un doble
clic sobre cualquiera de ellas, se ocultan o muestran las
herramientas. En la imagen se representa la ficha Inicio.

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• Grupos: Cada ficha contiene varios grupos de comandos o
elementos relacionados, que permiten modificar el libro. En la
imagen se encuentra señalado el grupo de Celdas; sin embargo,
se pueden observar otros grupos como: Portapapeles, Fuente,
Estilos y Alineación.

• Comando: Generalmente está representado por un botón o

menú. Un comando corresponde a una instrucción que le indica
a la computadora que debe hacer. Por ejemplo, en la siguiente
imagen se muestra el comando que corresponde al menú
tamaño del texto. Al utilizar este comando, se le indica a la
computadora que cambie el tamaño del texto.

• Iniciador de cuadros de diálogo. Corresponde a un botón que se

encuentra en cada grupo y que, al presionarlo, abre una ventana
más amplia y con más herramientas relacionadas con el grupo
en el que nos ubicamos. Está representado por la siguiente
imagen y siempre está ubicado en la esquina inferior derecha de
cada grupo:

16
A continuación, se explicará, de manera general, cada una de las fichas de
la cinta de opciones:

✓ Inicio: contiene las operaciones de Portapapeles, Fuente, Alineación,

Número, Estilos, Celdas y Edición. Principalmente, permite dar formato
al texto con el que se trabaja.

✓ Insertar: contiene las operaciones Tablas, Ilustraciones,

Complementos, Gráficos, Paseos, Minigráficos, Filtros, Vínculos y Texto.
Permite insertar diversas opciones para personalizar, presentar y
complementar el texto.

✓ Diseño de página: contiene las operaciones Temas, Configurar

página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y
Organizar. Permite dar formato a la presentación del libro y
acomodar el texto o información que ahí se incluya.

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✓ Fórmulas: contiene las operaciones de Biblioteca de funciones,
Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo. Permite
ingresar o modificar o administrar las distintas fórmulas que se
incluyan en el libro.

✓ Datos: contiene las operaciones de Obtener y transformar datos,

Consultas y conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos,
Previsión y Esquema. Facilita el mantenimiento y administración
de los datos utilizados en el libro.

✓ Revisar: contiene las operaciones de Revisión, Comentarios, y

Cambios. Facilita la revisión y corrección de libros.

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 ✓ Vista: contiene las operaciones de Vistas de libro, Mostrar u
ocultar, Zoom, Ventana y Macros. Habilita diversas opciones para
visualizar el libro.

✓ Fichas adicionales: algunas fichas sólo aparecen cuando se

necesitan, dependiendo del objeto con el que se esté
trabajando. Presenta fichas correspondientes a imágenes, tablas,
dibujos, diagramas y gráficos. En este caso corresponde a la barra
Formato de Imagen.

Nota: más adelante se ampliará sobre el uso de las distintas opciones

que se presentan en las fichas.

3.5. Ayuda

Para activar la Ayuda de Microsoft Excel, se debe utilizar la barra ¿Qué

desea hacer? que se encuentra en la barra de pestañas.

En la barra debe escribir el texto de la temática que requiere ayuda, por

ejemplo, gráficos.
Al escribir se despliegan sugerencias del tema para ser consultadas.

19
Para visualizar las sugerencias debe dar clic sobre las referencias y
seleccionar la temática deseada. También puede seleccionar la opción de
Ayuda donde podrá especificar la temática o ver todas las posibilidades
sobre un tema en específico.

También puede presionar F1 para llegar a este menú. Esta opción se

utiliza cuando se requiere de una guía para realizar un procedimiento,
para encontrar un comando que no se puede localizar o incluso resolver

20
un problema con el libro.

En este menú podrá encontrar las siguientes opciones:

✓ Buscar: Podemos introducir el texto o palabra clave para buscar la guía

necesaria y pulsar (Enter).
✓ Temas de ayuda destacados: Muestra una tabla de contenidos para
ver los temas de ayuda.

21
 4. Manejo básico del libro

4.1. Crear un libro nuevo

Al comenzar a trabajar con Microsoft Excel, automáticamente se genera un
libro en blanco. Si, teniendo ya un libro, se quisiera abrir otro libro en blanco
y comenzar a trabajar con uno nuevo, necesita:

1. Pulsar clic en el botón de Archivo.

2. Selecciona “Nuevo”

3. Mostrando la siguiente ventana:

En esta ventana se podrá indicar el tipo de plantilla (machote) a utilizar,

si será un libro en blanco o se podrá elegir entre otras opciones. Para

22
este curso, solo se abrirán y se usará los libros en blanco, por lo que
deberá seleccionar “Libro en blanco”.

4. Pulsar clic en sobre esta opción.

4.2. Abrir libros existentes

Para abrir un libro ya existente, siga el procedimiento a continuación

descrito:

1. Pulsar clic en el botón de Archivo.

2. Seleccione “Abrir”.
3. Se mostrará una ventana similar a la siguiente:

En dicha ventana:
• Aparece la lista de archivos abiertos recientemente por la
herramienta, si en esta lista se encuentra el archivo que requiere solo
debe clic para abrirlo.
• Si requiere otro archivo puede buscarlos por medio de la opción

23
 Examinar, al seleccionar el comando indicado se abre la siguiente
ventana.

• Debe buscar la carpeta donde se encuentra el libro que desea abrir,

ya sea que lo tenga almacenado en el disco duro de su computadora
o en algún otro dispositivo de almacenamiento. Lo selecciona y da
clic en Abrir.
• El libro aparecerá en pantalla.

4.3. Guardar libros

Esta opción permite al usuario guardar en la memoria del ordenador, el
archivo que se está trabajado. En la barra de acceso rápido ubique el
ícono representado por un disco . También puede utilizar los
comandos: “Guardar” y “Guardar como” de la pestaña Archivo, que se
explica a continuación:

24
 4.3.1. Guardar
Cuando se selecciona esta opción no se abrirá ningún cuadro de
diálogo; simplemente se guardarán en su actual ubicación los cambios
que hayas efectuado en el libro.

Para guardar un libro, sólo debe pulsar clic en el ícono del disco, el cual
se encuentra en la ficha Archivo y en la barra de menú rápido:

Si es la primera vez que guarda el libro, se abrirá una ventana similar al

de la imagen, que se muestra a continuación, donde debe elegir la
carpeta en donde se almacenará el libro en su computadora y el
formato con el que desea guardarlo. Mediante la opción Examinar
puede hacer el proceso más específico.

25
Para guardarlo, debe digitar en la casilla “Nombre del archivo” el título
que quiere darle al libro y pulsar en la opción Guardar.

Las siguientes veces que desea guardar el mismo libro, luego de haber
realizado cambios, ya no verá el cuadro de diálogo, el proceso será
automático y se guardará en el mismo lugar y con el mismo nombre que
usted eligió.

4.3.2. Guardar como

Para almacenar el libro con otro nombre o en otro lugar, siga los siguientes
pasos:
1. Pulse en la ficha Archivo.
2. Seleccione “Guardar como”. Se mostrará una ventana como
la siguiente:

26
3. En esta ventana, puede elegir la opción Examinar para
seleccionar una carpeta en específico donde almacenar el
archivo.

4. En esta ventana, elija la primera opción “Libro de Excel”.

5. Anotar el nombre del archivo y dar clic en Guardar.

27
Las otras opciones de guardar que permite Excel indican el formato y la
extensión con la que el libro se guardará.

• Libro de Excel: Se guardará con la extensión .xlsx que es el formato

que utilizan los libros realizados en Microsoft Office Excel.
• Libro Excel 97-2003: Guardará como una versión anterior con la
extensión .xls
• Hoja de cálculo de OpenDocument: Guardará el documento como
archivo .odt
• PDF: Guardará el documento como archivo .pdf

4.4. Movilización
4.4.1. Movilización en la hoja
En la pantalla, se verá solo una pequeña parte de las columnas y filas
posibles. Por lo que, cuando se incluyen muchos datos es necesario
moverse en ella a través de las flechas direccionales del teclado del
computador (flecha abajo, flecha arriba, flecha derecha y flecha

28
izquierda).

Sin importar en qué celda se encuentre, al presionar CTRL+INICIO,

inmediatamente se posicionará en la celda A1.

Otra forma rápida de moverse hacia una celda es escribir el nombre de

la celda deseada en el cuadro de la parte izquierda de la Barra de
Fórmulas y presionar Enter. Observe las siguientes imágenes: a la
izquierda se encuentra la celda A1. Si se digita A5 y luego se presiona
Enter, el marcador se posiciona en la celda A5, aparece activa, tal y
como se muestra en la imagen de la derecha.

Además, siempre se puede usar el mouse o ratón para movilizar las

barras de desplazamiento y buscar la celda que se desea seleccionar.

29
4.4.2. Movilización en el libro
Como ya se ha mencionado anteriormente, dentro del libro hay
varias hojas. Desde la Ficha de hojas se puede activar la hoja
que se desea visualizar. Con pulsar clic en la etiqueta de Hoja1
ésta se activa:

Si se pulsa clic en la etiqueta de Hoja3 ésta se activa:

Si hay muchas hojas, es posible que no pueda observarse la etiqueta

de cada una de ellas, por lo que los Botones de Desplazamiento
adquieren importancia.

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Los puntos suspensivos indican que hay más hojas.

Nota: si todas las hojas del libro pueden visualizarse, estos botones no
tendrán ningún efecto.

30
 5. Manejo básico de datos

5.1. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir datos, estos
pueden ser de texto, número, fecha, hora, porcentajes, fórmulas, entre otros.

Pasos para introducir datos:

1. Posiciónese en la celda donde desea introducir los datos. En el caso

de la imagen se ha situado en la celda B2.

2. Escribir el dato que desea introducir. En el caso del ejemplo se ha

escrito: “Bienvenido al curso de Microsoft Excel”. Lo que introduzca
aparecerá tanto en la celda B2 en este caso y en la Barra de Fórmulas.

31
 3. Observe que lo introducido se visualiza en un espacio mayor que
el de la celda, sin embargo, la información se almacena en la B2.
Observe que, si se posiciona en la celda C2, la Barra de Fórmulas
aparece vacía, lo que indica que la celda C2 no tiene datos
ingresados.

Sin embargo, si se introduce otro dato, en C2 y se regresa a B2, se observa

la información completa en la Barra de Fórmulas.

32
 5.2. Modificar datos
Es posible que mientras se escriben los datos en una celda, se digite un
dato con algún error o simplemente se requiera de una modificación.
Para realizar el cambio o la modificación, se utiliza la tecla de retroceso
(Backspace), la cual borrará cada uno de los caracteres anteriores
hasta llegar al que se desea modificar o borrar. O puede posicionarse
pulsando clic sobre la celda en donde se encuentre el carácter a borrar
o a modificar dentro de la celda.

No se puede utilizar la tecla flecha izquierda del teclado, directamente

sobre la celda con el dato a modificar, pues equivale a moverse a la
celda anterior.

Si ya había ingresado el contenido de la celda, pero desea regresar a

ella para modificar, siga los siguientes pasos.

Seleccione la celda que desea modificar. En este caso C3.

Hay dos opciones:

1. Primera opción pulsar doble clic sobre la celda, en este caso C3,
y utilizando las flechas direccionales del teclado, movilizarse hasta
el dato a corregirse, puede borrar los datos incorrectos y escribir
los nuevos. Pulse Enter para dar por finalizada la corrección.

33
 2. Segunda opción, pulsar clic sobre la Barra de Funciones de la
celda donde se encuentre el dato a corregir. Utilizando las flechas
direccionales del teclado situarse en el dato a modificar. Pulsar
Enter para dar por finalizada la modificación.

Si se desea reemplazar por completo el contenido de una celda, sólo

posiciónese en esa celda y escriba lo que desea. Automáticamente se
realizará el cambio.

5.3. Movimientos del cursor

Cursor de marcado

Este cursor permite marcar y seleccionar celdas. Cuando el cursor se

posiciona en la hoja de trabajo o en el centro de la celda, el cursor
toma forma de cruz blanca. Así se seleccionan las celdas para realizar
diversas acciones.

Un ejemplo de una selección es el siguiente:

34
Cursor de relleno

El curso cursor de relleno se identifica porque aparece como una cruz

negra. Se activa cuando se ubica el cursor en la esquina inferior
derecha de una celda y permite copiar el contenido de una celda a
otras contiguas o realizarán una serie de datos, según se seleccione.

Para ejemplificar su uso, se describe un ejemplo a continuación:

1. Escriba en la celda A1 la palabra Enero, y situé el cursor en la

esquina inferior derecha, el cursor tomara una forma de cruz
negra como la que se muestra a continuación. El cursor rellenará
con los diferentes meses el resto de celdas hacia abajo.

2. Deslice el cursor sin soltar el botón derecho hacia abajo y el

resultado obtenido es el siguiente:

35
Las funciones del autorelleno se explicarán con mayor detalle en la
sección Manipulación de celdas.

Cursor de mover celdas

Este cursor indica que la celda seleccionada se podrá mover a otro
lugar. Para utilizarlo siga los siguientes pasos:

1. Ponga el cursor en el borde inferior de la celda, el cursor tomará

una forma de flechas con cruces en las puntas:

2. Pulse clic y sin soltarlo, arrastre las celdas al lugar deseado. En el

ejemplo, las celdas fueron movidas de la columna A la columna
B.

36
 5.4. Tipos de datos
Existen distintos tipos de datos que pueden introducirse en una hoja de
trabajo formada de celdas.

5.4.1. Valores constantes

Se refieren a datos que son incluidos en una celda y que no cambian
como números, texto, fecha y hora.

a. Números: incluyen los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y signos

aritméticos. Automáticamente son alineados hacia la derecha en
la celda.
Si un número es muy grande para caber en el ancho de la celda,
este número cambia a notación científica.
Para escribir un número negativo se le agrega un signo de menos
adelante del número, por ejemplo: -2. También puede escribir
entre paréntesis (2), de esta forma Excel lo interpretará como un -
2.

b. Fecha y Hora: puede introducirse directamente, sólo se escribe de

la forma en la que desea que se presente. Este tipo de datos
también se alinean a la derecha en la celda. Por ejemplo: escriba
26/04/2018 y en otra celda escriba 11:30. Posiciónese en cada
una de las celdas y observe la Barra de Fórmulas.

37
Para este tipo de datos Excel permite aplicar diversos formatos, los
cuales se aplican en la opción Formato de celdas, en la pestaña
Número. Se explicarán más adelante.

c. Texto: un texto está conformado tanto por letras, números o

símbolos. Cada celda puede contener más de diez mil
caracteres. Estos se alinearán a la izquierda de la celda. Si el texto
introducido no cabe en una única celda, utilizará las celdas
adyacentes a su derecha (celdas en blanco); sin embargo, los
datos se almacenarán únicamente en la celda original.
Más adelante se detallará cómo visualizar el contenido de este
tipo de celdas en una única celda, sin utilizar las celdas
adyacentes.

38
 5.4.2. Fórmulas y valores lógicos

Son los datos que se introducen en una celda y que permiten realizar
operaciones matemáticas lógicas. En una fórmula se pueden mezclar
distintas operaciones. Las fórmulas pueden ser numéricas o con texto.
Deben iniciar siempre con el signo =.

Pueden utilizarse distintos tipos de operadores, por ejemplo: operadores

aritméticos (+, -, *, /, %, ^), operadores relacionales (<, >, > =, < =,
<>), operador rango (:), operador de unión (,), operadores lógicos
(Not, And, Or), entre otros.

Las fórmulas respetan el orden de las prioridades de las operaciones tal

y como se describen en matemática. Es decir, prioridad los paréntesis,
potencias y radicales (en el orden que aparezcan), multiplicaciones y
divisiones (en el orden que aparezcan), sumas y restas (en el orden que
aparezcan).

Además, existen algunas funciones predeterminadas, por ejemplo:

financieras, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, lógica, entre
otras. En el curso, no se profundizará al respecto, pero se describirán la
utilización algunas de las fórmulas más representativas más adelante en
el manual.

39
Nótese que en la celda B4 se escribe la operación 2+5 pero al no tener
el signo = el sistema lo reconoce como texto mientras que en la celda
B5 si se agregó con el símbolo igual como se ve en la barra de fórmulas
y por ende en la celda se muestra el resultado de la operación.

6. Administración de hojas

6.1. Insertar hojas en un libro de trabajo

Como ya se ha mencionado, un libro se crea con una hoja, pero si se
necesita trabajar con más hojas, será necesario añadir más. El número
de hojas puede variar de 1 a 255.

Para añadir una hoja, realice los siguientes pasos:

1. Sitúese en etiqueta de la hoja posterior a la posición donde
desea insertar la nueva hoja. Las hojas se añadirán a la derecha
de la hoja seleccionada. En el ejemplo se ilustra la Hoja3 como
la hoja activa. Presione clic en el signo de +.

40
 2. Otra forma es por medio de la opción Insertar del menú de Inicio.
Elija la opción Insertar hoja.

El libro quedará similar al de la imagen siguiente:

Una vez insertada la hoja se puede cambiar su posición o copiar.

6.2. Mover o copiar hojas en un libro de trabajo

Es posible que sea necesario cambiar de posición las hojas de cálculo del
libro de trabajo para modificar el orden en el que aparecen las etiquetas.
Para ello se realiza alguno de los siguientes procedimientos.

1. Presione clic en la etiqueta de la hoja que desea mover. En este

ejemplo, se seleccionará la etiqueta de la Hoja4.

41
2. Presione clic en la etiqueta de la hoja que desea mover.
Presione el botón derecho del mouse o ratón, el cual desplegará
un menú. Seleccione la opción de Mover o copiar…, como se
ilustra en la imagen.

3. Luego, aparecerá un cuadro de diálogo similar al de la imagen

siguiente. Pulse en la opción Mover al final.

4. La Hoja4 se moverá y ubicará al final para que quede ordenada.

42
Otra forma consiste en posicionarse sobre la hoja que desea mover,
presionar clic y sin soltarlo, mover el cursor del mouse justo donde
colocará la hoja. Mientras arrastramos el cursor, aparece una flecha
sobre las hojas indicando dónde se situará la hoja en caso de soltar el
botón del mouse.

Como resultado se obtendrá la siguiente imagen.

Para copiar la Hoja4, se sigue el mismo procedimiento: posicionarse sobre la

etiqueta de la hoja que se desea copiar, presionar clic derecho y seleccionar
Mover o copiar…., escoger dónde se insertará la copia y en el cuadro de
diálogo se debe activar la casilla de Crear una copia, marcándola con un
check.

43
Como resultado, debe obtenerse una copia de la Hoja4 antes de la Hoja3.
Observe la siguiente imagen.

La copia de la Hoja4 se llamará provisionalmente Hoja4(2). Si creamos otra

copia de la misma hoja, ésta se llamará Hoja4(3).

6.3. Eliminar hojas en un libro de trabajo

Al igual que se insertan hojas de trabajo dentro de un mismo libro, se pueden
eliminar. A continuación, se explicarán los procedimientos para llevarlo a
cabo.

1. Posiciónese en la etiqueta de la hoja a eliminar. En este caso se

ilustra cómo eliminar la Hoja4 (2).

2. Presione clic derecho sobre la etiqueta y seleccione la opción

Eliminar.

44
 6.4. Cambiar el nombre o etiqueta de la hoja
Por defecto, en Excel cuando se crea un nuevo libro trae una hoja, llamada:
Hoja1. Sin embargo, es posible añadir más hojas, por ello es aconsejable
utilizar un nombre representativo para cada una de ellas.

Tenga en cuenta que la longitud máxima de los nombres de las hojas es de

31 caracteres y que no puede haber dos hojas de cálculo con el mismo
nombre, dentro del mismo libro de trabajo.

Para cambiar el nombre de la hoja, basta con pulsar doble clic sobre la
etiqueta respectiva. De esta manera se activará el nombre para que pueda
modificarse.

45
6.5. Ocultar y mostrar hojas

6.5.1. Ocultar hojas

Para ocultar una hoja de cálculo, presione clic derecho sobre la
etiqueta respectiva a la hoja que desea ocultar. Aparecerá un
cuadro de diálogo donde debe elegir Ocultar. A modo de
ejemplo ocultaremos la Hoja2.

46
Esta acción permite esconder la hoja, pero sin eliminarla del libro de trabajo

6.5.2. Mostrar hojas

Para mostrar una hoja de cálculo, presione clic derecho sobre la etiqueta
de alguna de las hojas. Aparecerá un cuadro de diálogo donde debe elegir
Mostrar.

En el cuadro de diálogo, que seguidamente aparecerá, debe elegir el

nombre de la hoja que desea mostrar.

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 6.6. Cambiar el color a las etiquetas de una hoja
Para asignarle un color a la etiqueta de una hoja, presione clic derecho
sobre ella, luego aparecerá un cuadro de diálogo donde deberá
seleccionar Color de la etiqueta, seguidamente se mostrará la paleta
de colores para que escoja el color que prefiera.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos
pasos y seleccionar Sin color, de la paleta de colores.

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