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PERFIL DE PUESTO Edición:

Fecha:

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

DENOMINACIÓN DEL PUESTO: Secretaria de Gerencia

DEPARTAMENTO: Gerencia DEPENDE DE: Gerencia General

PERSONAL A SU CARGO: N/A

HORARIO DE TRABAJO: 8:00 am – 6:00 p.m. Tipo de contratación: Tiempo completo

UBICACIÓN FÍSICA DEL PUESTO: Edificio Torre Alfa, Col. Lomas del Guijarro, 100 metros
adelante del Ministerio Público. 1er nivel

GENERALIDADES
OBJETIVO DEL PUESTO:
Apoyar en labores secretariales administrativas a la Gerencia General con la finalidad de hacer más
eficientes los tiempos, facilitar la búsqueda de información y suministrar los artículos y/o servicios
requeridos.
OBJETIVO ESPECÍFICO:
 Ejecutar actividades de carácter administrativo relacionadas con la recepción, almacenamiento y entrega
de documentos de clientes internos y externos de la empresa, manteniendo la debida reserva y
confidencialidad de la información proporcionada.
 Poseer habilidades en redacción, comunicación efectiva y calidad de servicio con clientes externo e
interno, manejo de información confidencial y prudencia.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES:
 Llevar el control de la agenda de la Gerencia.
 Apoyar en la logística de eventos institucionales, al interior y exterior.
 Contestar y canalizar las llamadas telefónicas recibidas en la Gerencia.
 Organizar y controlar el archivo físico y computacional de la Gerencia.
 Recepción y despacho de la información externa.
 Conocer las responsabilidades que poseen otros miembros de la empresa, transmitir o
canalizar la información recibida a quien corresponda.
 Manejar agenda de trabajo del Gerente General.
 Realizar tareas de apoyo tales como elaboración de cartas y documentos, scanner, entre
otros. Realizar las solicitudes de materiales de oficina, despacho y mantención de stock
de los mismos.
RESPONSABILIDADES:
 Agendar los compromisos, juntas y proyectos de la Gerencia.
 Canalizar las llamadas telefónicas según corresponda y tomar nota de los recados cuando el
personal de la Gerencia esta de sesionando o ausente.
 Enviar correspondencia y materiales de forma interna y usuarios externos que tienen relación
con la Gerencia.
 Recepción y Distribución de correspondencia manteniendo la prudencia y confidencialidad de
los documentos

APTITUDES
 Capacidad de comunicación: Contacto continuo con clientes internos, externos o terceros
ya sea vía email, teléfono o de manera presencial. Redacción de cartas y documentos, etc…
 Capacidad de organización: Control de documentación e información, gestión del tiempo…
 Capacidad de trabajo en equipo: Coordinación con sus compañeros para desarrollar
determinadas tareas, compartir responsabilidades y objetivos.
 Dinamismo: Desarrollo de diferentes actividades al mismo tiempo, para lo cual necesita
adaptarse rápidamente a los cambios, así como, iniciativa para enfrentar situaciones
difíciles.
 Capacidad de razonamiento: Resolución de problemas cotidianos basándose en el
razonamiento lógico, extrayendo conclusiones y aprendiendo de la experiencia.

POSICION DENTRO DEL ORGANIGRAMA