Nomor SBM-33-R00

MANUAL PERUSAHAAN
Revisi 1
SHORE BASED MANUAL (SBM) Tanggal FEB 2018
BAGIAN 33 – PROSEDUR AUDIT Halaman 1 dari 8

Bagian 33 – Prosedur Audit Internal

1. TUJUAN
Untuk memverifikasi semua kegiatan di bawah manajemen PT Barokah Gemilang Perkasa (BGP)
dilakukan sesuai dengan prosedur yang disetujui dan ditetapkan oleh perusahaan serta sebagai
pedoman pelaksanaan Audit dan Inspeksi dalam rangka mendukung peningkatan kualitas dan
keefektifan Sistem Manajemen Keselamatan dan Perlindungan Lingkungan.

2. RUANG LINGKUP
Mencakup seluruh kegiatan yang berlangsung di lingkungan kerja darat, kapal maupun galangan.

3. TANGGUNG JAWAB
3.1 Managing Director
3.2 DPA/CSO/MR
3.3 QSHE Division Head
3.4 Other Divison / Department Head audited
3.5 Master

4. DEFINISI
4.1 Audit adalah pemeriksaan sistematis dan independen terhadap pelaksanaan manual perusahaan
di kantor dan kapal.
4.2 Inspeksi adalah pemeriksaan hal teknis tertentu secara berkala di kantor atau kapal untuk
memenuhi prosedur tertentu yang diatur oleh manual perusahaan atau asosiasi industri terkait.
4.3 Lead Auditor adalah pimpinan tim audit dan bertanggung jawab kepada DPA/CSO/MR atau QHSE
Division Head terhadap pelaksanaan proses audit.
4.4 Proses audit adalah tahapan audit dimulai dari rapat pembuka sampai seluruh ketidaksesuaian
yang ditemukan selama audit diperbaiki (ditutup).
4.5 Auditor adalah orang yang berpengalaman dan bersertifikat untuk melakukan audit.
4.6 Auditee adalah orang yang di audit
4.7 Major Non-Conformance (Major NC) adalah ketidaksesuaian besar dari pelaksanaan prosedur dan
mengancam keselamatan dan perlindungan lingkungan di lingkungan kerja secara langsung jika
ketidaksesuaian besar ini tidak diperbaiki selama audit internal berlangsung.
4.8 Non-Conformance (NC) adalah ketidaksesuaian dari pelaksanaan prosedur dan mengancam
keselamatan dan perlindungan lingkungan di lingkungan kerja secara tidak langsung jika
ketidaksesuaian ini masih dilakukan, dimana bukti pendukung menunjukan prosedur tidak
diterapkan penuh oleh auditee.
4.9 Observasi adalah temuan audit dimana ini belum diatur oleh prosedur di manual perusahaan
tetapi dapat berpotensi menjadi NC dan mengancam keselamatan dan perlindungan lingkungan di
lingkungan kerja secara tidak langsung.
4.10 Objective Evidence adalah arsip, dokumen atau fakta tertulis bersifat kuantitatif atau kualitatif dari
NC atau NC besar yang ditemukan selama audit yang dapat diuji dan dipertanggungjawabkan.
4.11 Perbaikan adalah tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki NC terkait sesuai prosedur terkait

Level 2 / SBM 33 – Prosedur Audit SALINAN TERKENDALI

 Nomor SBM-33-R00
MANUAL PERUSAHAAN
Revisi 1
SHORE BASED MANUAL (SBM) Tanggal FEB 2018
BAGIAN 33 – PROSEDUR AUDIT Halaman 2 dari 8

pada manual perusahaan terkait atau peraturan asosiasi industri yang berlaku dan menjadi acuan.
4.12 Tindakan perbaikan adalah tindakan yang diperlukan untuk mencegah NC terkait terjadi kembali di
kapal atau departemen kantor yang diaudit.
4.13 Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk mencegah NC terkait terjadi di seluruh kapal atau
perusahaan.
4.14 Tanggal ulang tahun (anniversary date) adalah tanggal dan bulan setiap tahun yang menunjukkan
tanggal habis masa berlaku sertifikat atau dokumen terkait.

5. PROSEDUR
5.1 Internal Audit
5.1.1 Umum

Audit internal dilakukan untuk memeriksa secara sistematis terhadap penerapan prosedur dari
manual perusahaan di kapal dan kantor untuk memenuhi ketentuan - ketentuan dari ISM code,
ISO 9001, ISO 14001, OHSAS, MLC code dan/atau ISPS code.

QSHE Division head dibantu QSHE team akan menyusun jadwal audit internal di kapal dan kantor
untuk 1 tahun dan menyampaikan ini kepada top manajemen pada minggu kedua Januari.

Setiap kapal yang dikelola perusahaan dan bersertifikat ISM code, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS,
MLC code dan/atau ISPS code diaudit setahun sekali dan tidak lebih dari 12 bulan kecuali pada saat
jatuh tempo audit internal itu kapal tidak dapat di audit kerena alasan operasional dimana ini tidak
lebih dari 3 bulan dan dengan persetujuan DPA / CSO / MR atau QSHE Division head.

Kapal yang dikelola perusahaan dan tidak bersertifikat ISM code, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS,
MLC code dan/atau ISPS code diaudit setahun sekali berdasarkan perintah dari DPA / CSO / MR
atau QSHE Division head.

Lead auditor dan auditor internal yang ditugaskan melakukan audit internal harus bersertifikat,
berpengalaman dan tidak memihak (independen), sedangkan karyawan kantor yang berpotensi
menjadi auditor internal tetapi belum besertifikat dan berpengalaman dapat mengikuti proses
audit internal sebagai bekal mengikuti kursus sertifikasi auditor internal. QSHE Division head
diberikan kewenangan penuh menunjuk lead auditor dan auditor sesuai keperluan perusahaan.

Auditor internal dan auditee berkedudukan sama dalam proses audit. Audit internal harus
dilakukan secara independen (objektif) bukan subjektif dan setiap temuan ketidaksesuaian harus
memiliki objective evidence mengacu kepada manual perusahaan.

Lead auditor internal diberikan kewenangan penuh menyelesaikan setiap perselisihan mengenai
objective evidence ketidaksesuaian dan dapat meminta pertimbangan dari QSHE Division head
sesuai keperluan. Jika perselisihan tidak dapat diselesaikan oleh lead auditor internal maka QSHE

Level 2 / SBM 33 – Prosedur Audit SALINAN TERKENDALI

 Nomor SBM-33-R00
MANUAL PERUSAHAAN
Revisi 1
SHORE BASED MANUAL (SBM) Tanggal FEB 2018
BAGIAN 33 – PROSEDUR AUDIT Halaman 3 dari 8

Division head harus menyelesaiakan secara independen mengacu kepada manual perusahaan.

Pelaksanaan audit internal di kapal dan kantor (pada setiap divisi atau departemen di kantor)
harus dimulai dengan rapat pembuka dan diakhiri rapat penutup. Lead auditor atau auditor
internal harus menjelaskan lingkup dan tujuan audit internal yang akan dilakukan kepada auditee
pada rapat pembuka, sedangkan pada rapat penutup harus dibahas setiap ketidaksesuaian yang
ditemukan serta perbaikan dan berapa lama waktu perbaikan yang disepakati antara lead auditor
atau auditor internal dengan auditee didampingi atasan auditee jika ada. Setiap ketidaksesuaaian
yang sudah disepakati pada rapat penutup bersifat mengikat dan harus diperbaiki untuk perbaikan
berkelanjutan pada penerapan manual perusahaan.

Berapa lama ketidaksesuaian harus diperbaiki ditentukan mengacu tingkat resiko terkait yang
diyakini oleh lead auditor yang akan dijelaskan lebih rinci pada 5.1.3 di bawah.

Jika lead auditor atau auditor internal menemukan potensi major NC selama melakukan audit
internal di kapal maka Division head, Department head, DPA atau CSO terkait harus dihubungi
pada saat itu juga untuk membahas perbaikan yang diperlukan untuk menurunkan major NC
menjadi NC (menurunkan tingkat resiko) dimana ini dapat disetujui jika sebelum rapat penutup
dilakukan Division head atau Department head terkait dapat memberikan bukti perbaikan tertulis
yang diperlukan untuk menurunkan tingkat resiko kepada lead auditor atau auditor internal.

Setelah selesai audit internal di kapal atau kantor, auditor internal paling sedikit 1 bulan sekali
harus mengingatkan auditee untuk menutup setiap NC sesuai perbaikan dan batas waktu yang
sudah disepakati melalui email yang juga ditembuskan kepada QSHE Division head. Ini dapat
dilakukan dengan log audit internal sebagai sarana untuk mengingatkan.

Batas waktu penutupan NC yang disepakati dapat diperpanjang pada kondisi tertentu setelah
didiskusikan dan memperoleh persetujuan dari QSHE Division head, DPA, CSO atau MR dimana
penilaian resiko terkait perlu dilakukan dan disetujui QSHE Division head.

QSHE Division head akan menyampaikan kemajuan pelaksanaan audit internal di kapal dan kantor
kepada tim manajemen perusahan setiap 3 bulan yang berisi audit internal yang sudah dilakukan,
audit internal yang belum dilakukan dan menyimpang dari jadwal audit internal serta status log
audit mengenai NC yang sudah dan belum diperbaiki.

QSHE Divison head akan menentukan program tahunan audit internal untuk mencegah NC
berulang yang beresiko kepada pengoperasian kapal mendukung tujuan perbaikan berkelanjutan
terhadap penerapan manual perusahaan dan menyampaikan ini kepada top manajemen pada
minggu kedua Januari.

5.1.2 Persiapan Audit Internal

Level 2 / SBM 33 – Prosedur Audit SALINAN TERKENDALI

 Nomor SBM-33-R00
MANUAL PERUSAHAAN
Revisi 1
SHORE BASED MANUAL (SBM) Tanggal FEB 2018
BAGIAN 33 – PROSEDUR AUDIT Halaman 4 dari 8

Sebelum melakukan audit internal, lead auditor dan auditor internal yang ditugaskan harus :
1. Memberikan info kapan audit internal akan dilakukan di kapal atau departemen kantor.
2. Menyiapkan formulir untuk menyusun laporan audit internal.
3. Bertemu QSHE Divison head untuk diberikan pengarahan mengenai program audit internal
tahunan untuk mencegah NC berulang, lingkup audit internal, teknik melakukan audit internal
dan objective evidence yang perlu diperiksa selama audit internal berlangsung.

Laporan audit internal yang disusun terdiri:

1. FM-SBM-33-01-R00 = Persiapan audit.
2. FM-SBM-33-02-R00 = Daftar hadir audit dan wawacara audit.
3. FM-SBM-33-03-R00 = Daftar periksa audit internal.
4. FM-SBM-33-04-R00 = Laporan ketidaksesuaian hasil audit.
5. FM-SBM-33-05-R00 = Laporan observasi hasil audit.
6. Log audit.

5.1.3 Pelaksanaan Audit

Lead auditor internal akan memimpin rapat pembuka dan rapat penutup dimana setiap auditor,
auditee dan atasan auditee yang terlibat selama audit internal berlangsung diminta hadir pada
kedua rapat ini. Nahkoda harus hadir di rapat pembuka dan penutup audit internal.

Pada rapat pembuka, lead auditor internal harus menjelaskan prosedur audit internal, program
audit internal tahunan untuk mencegah NC berulang, lingkup audit internal, waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan audit internal, teknik melakukan audit internal dan objective
evidence yang perlu diperiksa.

Pemeriksaan sistematis terhadap objective evidence dan wawancara dengan auditee selama audit
internal berlangsung dilakukan secara acak dan tidak boleh mengganggu operasional kapal atau
kantor yang dapat mengakibatkan insiden terjadi.

Setelah disetujui DPA atau CSO (untuk kapal ISPS code), kapal ‘laid up’ (tambat) lebih dari 6 bulan
dimana Nahkoda, mualim 1, KKM dan masinis 1 tidak ada di kapal dapat tidak diaudit internal.

Pada rapat penutup harus dibahas setiap ketidaksesuaian yang ditemukan serta perbaikan dan
berapa lama waktu perbaikan yang disepakati mengacu tingkat resiko di bawah ini
1. Resiko tinggi atau major NC harus diperbaiki selama audit internal berlangsung (sebelum rapat
penutup dilakukan) atau diturunkan menjadi resiko sedang atau NC dengan menunjukan bukti
perbaikan yang diperlukan dan disepakati sesuai arahan lead auditor internal atau QSHE
Division head.
2. Resiko sedang atau NC harus diperbaiki tidak lebih dari 1 bulan sejak rapat penutup audit
internal dilakukan.

Level 2 / SBM 33 – Prosedur Audit SALINAN TERKENDALI

 Nomor SBM-33-R00
MANUAL PERUSAHAAN
Revisi 1
SHORE BASED MANUAL (SBM) Tanggal FEB 2018
BAGIAN 33 – PROSEDUR AUDIT Halaman 5 dari 8

3. Resiko rendah atau NC harus diperbaiki tidak lebih dari 3 bulan sejak rapat penutup audit
internal dilakukan.

Untuk perbaikan berkelanjutan, temuan observasi dipertimbangkan untuk diperbaiki tidak lebih
dari 12 bulan setelah auditor internal membahas ini dengan DPA atau CSO dan disetujui oleh DPA
atau CSO untuk diperbaiki.

Setiap ketidaksesuaian yang disepakati harus dalam bentuk tertulis yang ditandatangani auditor
internal, auditee, atasan auditee dan nahkoda (hanya untuk audit internal di kapal).

5.1.4 Penyusuan laporan audit internal

Setelah auditor internal selesai menyusun laporan audit internal yang terdiri FM-SBM-33-01-R00,
FM-SBM-33-02-R00, FM-SBM-33-03-R00, FM-SBM-33-04-R00, FM-SBM-33-05-R00 dan log audit,
laporan ini diserahkan kepada QSHE Division head untuk diperiksa dan disetujui lalu dikirimkan
kepada nahkoda atau auditee terkait untuk memperbaiki setiap ketidaksesuaian yang disepakati.

DPA, CSO dan MR memberikan kewenangan penuh kepada QSHE Division head untuk menaikan
dan menurunkan tingkat resiko dari ketidaksesuaian hasil audit internal termasuk menghapus
ketidaksuaian atau menurunkan ketidaksesuaian menjadi observasi jika tidak sesuai atau memang
belum diatur pada manual perusahaan

Penomoran laporan ketidaksesuaian atau observasi hasil audit internal:

1. Nomor urut/bulan/tahun/nama kapal, atau
2. Nomor urut/bulan/tahun/nama divisi atau departemen.

Auditor internal diberikan 14 hari kerja untuk menyusun laporan audit internal lengkap setelah
selesai audit internal di kapal terhitung sejak auditor internal itu sudah berada kembali di kantor,
dan diberikan 14 hari kerja untuk menyusun laporan audit internal lengkap setelah rapat penutup
dilakukan di divisi atau departemen kantor yang diaudit internal.

5.1.5 Penutupan ketidaksesuaian hasil audit internal

Auditor internal harus memeriksa dan memastikan setiap bukti perbaikan yang diberikan auditee
sudah sesuai kesepakatan rapat penutup audit internal dan memenuhi prosedur terkait pada
manual perusahaan, dan memberikan pernyataan tertulis pada laporan ketidaksesuaian atau
observasi terkait bahwa ‘NC atau observasi ditutup’ jika bukti perbaikan yang diterima sudah
sesuai dan memenuhi.

Lead auditor, QSHE Division head, DPA, CSO dan MR menandatangani laporan ketidaksesuaian
yang sudah dinyatakan ditutup sebagai bukti sudah memeriksa dan menyetujui.

Level 2 / SBM 33 – Prosedur Audit SALINAN TERKENDALI

 Nomor SBM-33-R00
MANUAL PERUSAHAAN
Revisi 1
SHORE BASED MANUAL (SBM) Tanggal FEB 2018
BAGIAN 33 – PROSEDUR AUDIT Halaman 6 dari 8

Setiap laporan audit internal (hard copy dan soft copy) yang sudah ditutup hanya disimpan oleh
QSHE division dan arsip salinan laporan ada di kapal terkait.

5.2 Audit Ekstenal

5.2.1 Umum
Audit eksternal (audit sertifikasi) dilakukan untuk sertifikasi awal dari manual perusahaan dan
mempertahankan sertifikat terkait mengacu peraturan yang dipenuhi, contoh ISM code, ISO 9001,
ISO 14001, OHSAS, ISPS code dan MLC code.

Setiap peraturan yang dipenuhi (ISM code, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS, ISPS code, MLC code, dll.)
memiliki jadwal audit sertifikasi yang sudah diatur oleh peraturan terkait termasuk jendela atau
rentang waktu pelaksanaan audit sertifikasi.

Audit sertifikasi ISM code, ISPS code dan MLC code hanya dapat dilakukan oleh badan sertifikasi
yang diberikan kewenangan oleh negara bendera, umumnya ini dilakukan oleh badan klasifikasi
kapal. Sedangkan audit sertifikasi ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS tidak diatur negara bendara
untuk dilakukan oleh badan sertifikasi tertentu.

QSHE departemen bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan audit sertifikasi termasuk
menutup NC hasil audit sertifikasi, tetapi setiap divisi atau departemen di kantor dan kapal wajib
membantu QSHE departemen menutup NC di bawah arahan QSHE departemen jika NC terkait
ditemukan oleh auditor eksternal saat melakukan audit di divisi atau departemen di kantor dan
kapal yang bersangkutan.

Paling lambat 1 bulan sebelum jatuh tempo pelaksanaan audit sertifikasi, QSHE departemen akan
menginfokan kepada setiap divisi atau departemen di kantor dan kapal untuk segera melakukan
persiapan yang diperlukan. Paling sedikit 1 karyawan perwakilan dari QSHE departemen akan
ditugaskan QSHE Division head untuk mendampingi audit sertifikasi di kapal dan kantor.

Hard copy dan soft copy dari setiap laporan audit eksternal yang sudah dilakukan harus diberikan
kepada QSHE Division head tidak lebih dari 1 bulan sejak audit eksternal terkait dilakukan untuk
diarsipkan.

5.2.2 Tahapan Audit Sertifikasi ISM code

1. Audit Interim
Audit interim sertifikasi ISM code pada perusahaan yang belum besertifikat ISM code dan akan
mengelola kapal dapat dilakukan setelah sistem manajemen keselamatan disetujui oleh badan
klasifikasi kapal dan dapat menunjukan kepada badan klasifikasi kapal bahwa kapal yang akan
dikelola termasuk salah satu jenis kapal yang diatur oleh SOLAS atau ISM code.

Audit interim sertifikasi ISM code pada kapal yang akan dikelola perusahaan dimana perusahaan

Level 2 / SBM 33 – Prosedur Audit SALINAN TERKENDALI

 Nomor SBM-33-R00
MANUAL PERUSAHAAN
Revisi 1
SHORE BASED MANUAL (SBM) Tanggal FEB 2018
BAGIAN 33 – PROSEDUR AUDIT Halaman 7 dari 8

yang mengelola kapal itu harus sudah bersertifikat ISM code. Audit interim ini juga diberlakukan
kepada kapal ganti bendera, kapal ganti perusahaan pengelola kapal atau sertifikat SMC kapal
dicabut karena melanggar peraturan ISM code.

Sertifikat interim ISM code perusahaan dan kapal berlaku 5 bulan sejak audit interim dilakukan
dapat diperpanjang 1 bulan untuk alasan tertentu yang harus disetujui oleh badan klasifikasi kapal
atau negara bendera.

2. Audit Initial
Sebelum sertifikat interim ISM code perusahaan dan kapal habis masa berlaku harus dilakukan
audit internal sebelum mengundang badan klasifikasi kapal untuk melakukan audit initial dalam
rangka penerbitan sertifikat ISM permanen. Audit internal ini dapat dilakukan setelah 3 bulan
menerapkan sistem manajemen keselamatan yang sudah disetujui disetujui

Sertifikat ISM code jangka pendek (short term) menggantikan sertifikat interim setelah audit initial
dilakukan, dan sertifikat ISM code permanen diterbitkan setelah seluruh NC hasil audit initial
dinyatakan ditutup oleh auditor eksternal terkait dari badan klasifikasi kapal.

3. Audit Tahunan
Audit tahunan hanya diberlakukan kepada perusahaan pengelola kapal bersertifikat ISM code
dengan rentang waktu 3 bulan sebelum atau sesudah tanggal ulang tahun dari sertifikat ISM code
perusahaan.

4. Audit Pertengahan
Audit pertengahan hanya diberlakukan kepada kapal bersertifikat ISM code yang dapat dilakukan
mulai tahun kedua dari sertifikat ISM code kapal dan paling lambat tahun ketiga.

5. Audit Pembaruan
Audit pembaruan dilakukan pada tahun kelima dari sertikat ISM code perusahaan dan kapal dan
dapat dilakukan 3 bulan sebelum sertifikat ISM code perusahaan dan kapal habis masa berlaku.

6. Audit Tambahan
Dilakukan oleh badan klasifikasi kapal untuk kasus tertentu.

6. DOKUMEN TERKAIT
6.1 Persiapan Audit (FM-SBM-33-01-R00)
6.2 Daftar hadir audit dan wawacara audit (FM-SBM-33-02-R00)
6.3 Daftar periksa audit internal (FM-SBM-33-03-R00)
6.4 Laporan ketidaksesuaian hasil audit (FM-SBM-33-04-R00)
6.5 Laporan observasi hasil audit (FM-SBM-33-05-R00)
6.6 Log audit.

Level 2 / SBM 33 – Prosedur Audit SALINAN TERKENDALI

 Nomor SBM-33-R00
MANUAL PERUSAHAAN
Revisi 1
SHORE BASED MANUAL (SBM) Tanggal FEB 2018
BAGIAN 33 – PROSEDUR AUDIT Halaman 8 dari 8

7. REFERENSI
7.1 ISM codw

Level 2 / SBM 33 – Prosedur Audit SALINAN TERKENDALI