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Contenido
HISTORIA DE LA ARCHIVÍSTICA ................................................................................................ 3

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA COLOMBIANA Y TERMINOLOGÍA ...................................... 8
IMPORTANCIA DE LA ARCHIVÍSTICA EN EL ÁMBITO EMPRESARIAL ........................... 14
TEORÍA Y CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE DOCUMENTOS COMERCIALES
OFICIALES ...................................................................................................................................... 20
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................... 27
OBJETIVOS
Comprender y analizar las bases teóricas de la disciplina archivística, su proceso

de desarrollo, terminología y metodología en el ámbito local e internacional.
GESTIÓN DOCUMENTAL Y
DIPLOMADO VIRTUAL EN:
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
UNIDAD DIDÁCTICA 1: HISTORIA DE LA ARCHIVÍSTICA
FUNDAMENTOS BÁSICOS DE
DOCUMENTO:
GESTIÓN ARCHIVÍSTICA
Pág. 2
HISTORIA DE LA ARCHIVÍSTICA
El origen de la disciplina es desconocido. Se sabe que los archivos, sea

documentos o instituciones aparecen en los primeros siglos de la historia, pero la
reflexión sobre su organización y su gestión es mucho más reciente. La creación
por diversos soberanos europeos en los siglos XIV y XV de las primeras
instituciones encargadas de reagrupar los documentos necesarios para la defensa
de los derechos del estado no parece en efecto haber generado textos normativos
o teóricos sobre el rol de los archivistas o sobre la naturaleza de los archivos.
Aquí también podemos mencionar los primeros manuales de archivística que

están históricamente conocidos. Estos primeros predecesores de la ciencia
archivística, impresos en 1571, probablemente se escribieron durante la primera
mitad del siglo XVI. A su autor, el hidalgo alemán Jacob von Rammingen,
podemos considerarlo el «padre» de esta disciplina. Fundó una tradición
DOCUMENTO:
Pág. 3
archivística, que en Alemania siguió viviendo durante al menos un par de siglos.
La primera teoría archivística fue formulada por él.
Es en esta perspectiva que son llevados a cabo en el siglo XVIII, los primeros
trabajos que pueden considerarse relevantes en la archivística: estos consisten en
mostrar los principios directores de la clasificación de los archivos y del
establecimiento de los instrumentos de búsqueda.
La revolución francesa se hizo un principio de la accesibilidad a todos los

ciudadanos franceses de los archivos de los poderes públicos. En consecuencia
una imponente red de archivos fue engendrada, la cual necesitaba dotarse de
reglas.
Es a Natalis de Wailly que se debe, en una circular enviada en 1841 por el primer
ministro del interior a los Archivos departamentales, la primera conceptualización
del principio de respeto de los fondos. En la práctica, este principio ya existía
montañas, arboles, casas etc. Los componentes móviles quieren decir los medios
de locomoción, agua, nubes, fenómenos naturales etc. y los componentes vivos
son los seres humanos y animales. La fotografía es indiscutiblemente un soporte
documental de gran importancia ya que en ella podemos encontrar grandes
factores que no percibimos en otros documentos, también podemos decir que se
debe ser cuidadoso ya que las fotografías como cualquier documento pueden ser
distorsionadas o manipuladas en interés políticos, sociales o culturales. La
fotografía nos permite detectar diferentes factores del entorno, un soporte
DOCUMENTO:
Pág. 4
fotográfico aparte de conservar la memoria de un acontecimiento también lleva
consigo información desde el contexto histórico ya que las imágenes describen
aspectos que se pueden pasar por alto cuando no se tienen en cuenta este tipo de
soportes .Por último queda decir que la fotografía es sumamente importante en
cualquier investigación histórica ya que permite recrear hechos pasados cuando
no hay suficiente documentación lado y lado, no solamente en Francia. Este
principio del respeto de los fondos, que impone tratar los documentos en función
de su origen y no de su sujeto, es uno de los conceptos de base de la disciplina
archivística.
La constitución de los fondos de archivos de otra parte y de su utilización para

probar los derechos y concurrir a la administración y luego como fuente de la
historia es a partir del siglo XIX, el gran sujeto de reflexión y de inquietud de los
archivistas.
El manejo de los fondos, no es tarea fácil, se necesita mucho para que los
documentos pasen de manera regular y eficaz de las oficinas administrativas
donde son producidos a las instituciones de archivos donde deben ser
conservados.
El papel del archivista en el proceso de creación de los documentos y su lugar en

comparación a las personas y organismos que producen o conservan los archivos,
se convierte por lo tanto en uno de los temas mayores de la archivística.
DOCUMENTO:
Pág. 5
Una cuestión conexa es aquella del uso de los documentos archivados,
producidos y conservados en su origen como pruebas, por lo tanto para responder
a las necesidades de aquellos que los conservan, notablemente en materia
financiera y jurídica, estos pueden servir para conocer mejor el pasado y para
escribir la historia.
Estos dos usos no son necesariamente sucesivos, pero pueden ser

concomitantes, a la vez porque los documentos pueden guardar durante largo
tiempo su función de pruebas (Es el caso de los títulos de propiedades, acuerdos
y tratados internacionales, por ejemplo) y porque la búsqueda histórica puede
portar sobre periodos y eventos recientes. Desde entonces los archivistas deben
encontrar los medios de conciliar el problema de las autoridades de velar por
proteger ciertos secretos, con la voluntad del público que los archivos sean bien
conservados y ampliamente consultables.
Toda la reflexión en materia archivística después de la primera guerra mundial

está también consagrada a la elaboración de soluciones a estos problemas. Los
principales son:
• La teoría de las tres edades (Otro concepto de base de la archivística) que

analiza el ciclo de vida del documento en tres fases sucesivas.
• La elaboración progresiva en cada país de leyes y de reglamentos que
obliguen las administraciones a tener cuenta, luego de la producción de los
documentos, de la vocación de ciertos de entre ellos a volver a los archivos
DOCUMENTO:
Pág. 6
y someter las destrucciones de los documentos al acuerdo de los
archivistas.
• La definición del lugar de las instituciones de archivos en la administración y
en la sociedad que es muy variable según el país.
• La definición de las funciones del archivista, que no es solamente la de
conservar, sino también la de colectar, comunicar y valorizar.
Según Gumaro Damián Cervantes se puede aceptar como una disciplina, en tanto
que quien la practique deberá seguir los lineamientos generalmente aceptados en
las tareas de organización, conservación y servicio de los archivos. Empero, si se
analiza brevemente la literatura de la materia se puede observar que los
estudiosos del área la identifican como una ciencia que se enmarcan en el área de
lo que distinguen como ciencias de la documentación o la información documental
junto la bibliotecología y la Documentación.
DOCUMENTO:
Pág. 7
LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA COLOMBIANA Y TERMINOLOGÍA
CONCEPTO Y DEFINICIÓN
La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupará de la historia, la

creación, la organización, el servicio de la sociedad… Y que llegue a quien solicite
la información. Tiene como base el documento.
El documento es el objeto de atención de la archivística. Lo comparte con la

diplomática que estudia el documento uno por uno, documentos antiguos,
pormenorizando su formulario y sus cláusulas. La archivística lo ve como un
conjunto, la paleografía ve los caracteres gráficos, la sigilografía los aspectos de
validación de un documento…
La archivística es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los

principios de su conservación y organización y los medios para su utilización. Los
medios son guías y catálogos…
DOCUMENTO:
Pág. 8
El diccionario de archivística es la disciplina que trata de los aspectos teóricos y
prácticos de los archivos y da su función. La ciencia práctica que requiere unos
conocimientos teóricos.
Es la ciencia que estudia el nacimiento del archivo, sus principios de conservación,

organización y ponerlo al servicio del público. Es importante la organización del
archivador.
El archivo:
Lugar donde se guardan los documentos de cada información. Y hay un edificio

donde se guardan.
Conjunto de documentos portadores de información, el objeto de la archivística y

de los archivos.
LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA COLOMBIANA
Es importante señalar que hablar de normatividad en relación con el archivo, es

remitirse necesariamente al conocimiento del marco dentro del cual ésta se expide
y se debe cumplir, por ello se ha dispuesto un módulo dedicado a tal fin. A
continuación, se presenta una síntesis de algunos aspectos relevantes para la
fundamentación básica de la
Administración Documental.
DOCUMENTO:
Pág. 9
Al entrar a definir cualquier tipo de reglamentación que afecte los procedimientos
relacionados con la administración de los documentos de archivo, es fundamental
partir del marco legal, general y específico vigente.
El marco legal puede definirse como el conjunto de normas jurídicas dentro del
cual deben actuar los archivos en sus diferentes procesos.
Las normas jurídicas fueron creadas por un gobierno o estado de derecho para
regular el comportamiento de las personas dentro de la sociedad.
La normatividad archivística jurídica comprende el conjunto de normas que

regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos.
Estas normas marco, en su gran mayoría, definen y establecen los alcances y

usos de los documentos, el modo y tiempo de conservación, así como las series
documentales de carácter histórico que deben ser transferidas a los archivos
históricos. Por ello, ninguna determinación podrá ser tomada sin consultar estas
normas.
En Colombia, la normatividad sobre archivos se encuentra dispersa y diluida en

normas de carácter variado o múltiple, que de una u otra manera tienen que ver
con los documentos, sin embargo, el Archivo General de la Nación como ente
rector de las políticas archivísticas en Colombia, ha hecho una compilación de los
más importantes preceptos y las normas esenciales relativas a los archivos.
DOCUMENTO:
Pág. 10
La legislación colombiana relacionada con los archivos, los documentos y el
acceso a la información se encuentra enmarcada por la Constitución Nacional de
1991(es el punto de partida). Varios de sus artículos directa o indirectamente
hacen mención a estos temas, en particular al que tiene que ver con el acceso a
los documentos. Se destacan los siguientes:
Artículo 15. Derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre.
Artículo 20. Derecho a la información.
Artículo 23. Derecho de petición.
Artículo 67. Acceso al conocimiento y a la educación.
Artículo 70. Acceso a la cultura.
Artículo 72. Patrimonio cultural de la nación.
Artículo 74. Acceso a los documentos públicos.
Artículo 78. Regula el control de calidad de la información brindada a la comunidad
Otros aspectos de la legislación colombiana en esta materia se hayan

contemplados particularmente en la Ley 80 de 1989, mediante la cual se creó el
Archivo General de la Nación, y se estructuró un marco para la ley reglamentaria y
ordenación de los archivos públicos de Colombia, con miras a la preservación del
patrimonio histórico.
DOCUMENTO:
Pág. 11
En julio de 2000 fue promulgada la Ley 594 “por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
Igualmente, aunque un poco dispersas, existen una variedad de normas y

reglamentaciones en Leyes, Decretos y Códigos que reglamentan el manejo,
conservación y acceso a la información contenida en los documentos de archivo,
dentro de las cuales se destacan las siguientes:
Código de Procedimiento Civil:
Artículo 251. Definición de documento.
Artículo 252. Documento auténtico.
Artículo 253. Aportación de documentos.
Artículo 254. Valor probatorio de las copias.
Artículo 255. Cotejo de documentos.
Artículo 256. Copias registradas.
Artículo 261. Documentos rotos o alterados.
Artículo 269. Instrumentos sin firma.
Artículo 276. Reconocimiento implícito.
DOCUMENTO:
Pág. 12
Código Contencioso Administrativo:
Artículo 12. Acceso de los ciudadanos a los documentos.
Artículo 13. Reserva legal.
Artículo 17. Acceso a los documentos públicos.
Código Penal:
Artículo 154. Revelación de secreto.
Artículo 218. Falsedad material de empleado oficial en documentos público.
Artículo 219. Falsedad ideológica en documento público.
Artículo 220. Falsedad material de particular en documento público.
Artículo 221. Falsedad en documento privado.
Artículo 222. Uso de documento público falso.
Artículo 223. Destrucción, supresión y ocultación de documentos. Modificado Ley

43/82.
Artículo 224. Destrucción, supresión y ocultación de documento privado.
Artículo 275. Obligación de entregar los documentos.
Código de Comercio:
DOCUMENTO:
Pág. 13
Artículo 44. Certificación del contenido de documentos registrados.
Artículo 251. Comprobantes.
Artículos 60, 134 y Decreto 2649. Conservación y destrucción de libros y papeles

del comerciante.
IMPORTANCIA DE LA ARCHIVÍSTICA EN EL ÁMBITO EMPRESARIAL
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista

puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para
su empresa.
Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio
importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los
documentos de la empresa estén controlados y centralizados.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con

muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su
empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la
información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
DOCUMENTO:
Pág. 14
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida,
junto con instalaciones de recuperación eficientes.
Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los

documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y
otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental
con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como
de salida de su empresa.
Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y

seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de
información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los
ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera
más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la
administración más flexible.
Seguridad en la gestión documental
El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con

acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros
de la empresa y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno
de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus
documentos y archivos del negocio y otra información archivada.
DOCUMENTO:
Pág. 15
Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la
documentación (facturas, contratos,…), el sistema de gestión documental le
permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de
documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran
parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta
documentación.
La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados

debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de
documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una
ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de
documentos para bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de
toda la documentación en papel.
El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino

también los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy
fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.
Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan

aquí, sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de
consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los
documentos de la empresa con facilidad.
DOCUMENTO:
Pág. 16
A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los
documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos
PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede
integrar los fax recibidos en el sistema.
A nivel de distribución de la información, permite la personalización de los datos y

el envío de los documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal, etc…
La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los

siguientes puntos base:
Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor

documental central.
Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar
los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son
inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y

estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y
documentos dentro del sistema de gestión documental.
Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se

realizan a los documentos.
DOCUMENTO:
Pág. 17
Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma
documentación.
Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la

integración en el sistema de gestión documental como metadatos.
Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas

personalizadas.
Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los

demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de

archivado de las copias físicas.
Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos

permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier
documento que tengamos integrado en el sistema.
Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento

(como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que
tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.
Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al

automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y
los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al
DOCUMENTO:
Pág. 18
instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se
puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el
sistema de manera inmediata, etc…
Presupuesto de Gestión Documental
Los Documentos y su importancia para las empresas. Algunas preguntas que

debería realizarse cualquier empresa.
¿Qué información (archivos o documentos) necesitamos para administrar nuestra

empresa?
¿Qué forma es la mejor para nuestro negocio, para almacenar cada tipo de
información?
¿Cómo podemos identificar y recuperar los documentos cuando sea necesario?
¿Somos coherentes en nuestros sistemas, con nuestros metadatos y la

clasificación de los documentos?
¿Cuál es el tiempo de retención oficial que necesita cada clase de información?
¿Cuál es nuestra política de destrucción de los archivos de información?
¿Cuál sería el resultado de un fallo de los sistemas que contienen los datos,
información y documentos de la empresa, y cómo se hace frente a esta situación?
¿Cómo de seguros son nuestros datos, documentos e información importante?

DOCUMENTO:
Pág. 19
¿Cómo de ampliable y duradera en el tiempo es nuestra solución de gestión de
documentos?
¿Estamos seguros de cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias

con respecto a nuestro archivo de documentos y la gestión de los mismos?
TEORÍA Y CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE DOCUMENTOS COMERCIALES

OFICIALES
¿Qué son documentos comerciales?
Los documentos comerciales, también llamados documentos mercantiles, son

todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de
las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos
y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
Misión de los documentos comerciales
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los

actos de comercio
DOCUMENTO:
Pág. 20
Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el

comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Tipos de documentos comerciales
Se clasifican básicamente en dos tipos, a saber:
Negociables. Aquellos que se pueden convertir en efectivo o representan una

promesa de pago, su poseedor puede realizar operaciones comerciales con base
en ellos.
No negociables. Su finalidad es únicamente la de servir como soporte a una

transacción comercial o brindan la información necesaria para realizarla.
Algunos documentos comerciales
Nota de pedido o de compra
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de

compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la
operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del
que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
DOCUMENTO:
Pág. 21
Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las

mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de
entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la
que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan
en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas.
Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los

términos establecidos.
Remito o remisión
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes

vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega

al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que
los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación
para que proceda a la emisión de la factura.
DOCUMENTO:
Pág. 22
Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las
mercaderías salidas.
Factura
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las

mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás
condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se
contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento
que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso
de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en

poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza
la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella

queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y
medio de prueba legal
Nota de débito
Comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber

cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto
que la misma indica.
DOCUMENTO:
Pág. 23
Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de

comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo
expresado en la misma.
Cheque
Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para
girar en descubierto.
No es una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que
debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las
modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre

el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de
la deuda.
Pagaré
DOCUMENTO:
Pág. 24
Documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien ésta
indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un
domicilio estipulado.
El documento oficial
El documento oficial y/o en derecho simplemente documento, que compruebe la

existencia de un hecho, la exactitud o la verdad de una afirmación, etc., que tenga
un valor de prueba. Los documentos son a menudo sinónimo de actas, cartas o
escritos y sirve solo si está firmado.
Este tipo de documentos se agrega o se puede asociar como un tipo de

instrumento, es decir, una herramienta que adquiere facultades y uso en
determinados trámites. Puede ser también una información singularizada, o sea,
que se puede distinguir por un nombre o un código, que trata de un asunto
específico de naturaleza e interés particular de una institución de carácter secreto,
estratégico o que representa capital intelectual.
Hay diferentes tipos de documentos legales entre los más destacados y

extendidos se encuentran: Acta de nacimiento, Credencial de elector, Certificado
de estudios, CURP, Pasaporte, Título y cédula profesional, Cartilla militar, Licencia
de manejo entre otras muchas. Por otra parte cabe mencionar que los documentos
administrativos o legales, según comúnmente se les conozca, son una
DOCUMENTO:
Pág. 25
comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración
pública como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y
el goce de derechos reconocidos por las leyes y las normas que rigen cada
entidad o institución.
Los documentos legales son aquellos en los cuales una autoridad competente
rubrica el documento, ya sea un abogado, un escribano, un juez. Tiene que ser un
autoridad que tenga un título universitario en cuestiones legales, lo que no implica
que un médico legista no pueda refrendar un certificado, por el contrario es
necesaria su firma; así, un director de escuela certifica que un alumno ha cumplido
con los requisitos exigidos por las autoridades educativas.
DOCUMENTO:
Pág. 26
BIBLIOGRAFÍA
1) Wikipedia , Archivística,
https://es.wikipedia.org/wiki/Archiv%C3%ADstica
2) Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional
Antioquia. 2003.
3) Telecon Business Solutions, http://www.tbs-telecon.es/importancia-
gestion-documental
4) www.gestiopolis.com
DOCUMENTO:
Pág. 27
DOCUMENTO:
Pág. 28

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HISTORIA DE LA ARCHIVÍSTICA ................................................................................................ 3

Comprender y analizar las bases teóricas de la disciplina archivística, su proceso

El origen de la disciplina es desconocido. Se sabe que los archivos, sea

Aquí también podemos mencionar los primeros manuales de archivística que

La revolución francesa se hizo un principio de la accesibilidad a todos los

La constitución de los fondos de archivos de otra parte y de su utilización para

El papel del archivista en el proceso de creación de los documentos y su lugar en

Estos dos usos no son necesariamente sucesivos, pero pueden ser

Toda la reflexión en materia archivística después de la primera guerra mundial

• La teoría de las tres edades (Otro concepto de base de la archivística) que

La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupará de la historia, la

El documento es el objeto de atención de la archivística. Lo comparte con la

La archivística es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los

Es la ciencia que estudia el nacimiento del archivo, sus principios de conservación,

Lugar donde se guardan los documentos de cada información. Y hay un edificio

Conjunto de documentos portadores de información, el objeto de la archivística y

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA COLOMBIANA

Es importante señalar que hablar de normatividad en relación con el archivo, es

La normatividad archivística jurídica comprende el conjunto de normas que

Estas normas marco, en su gran mayoría, definen y establecen los alcances y

En Colombia, la normatividad sobre archivos se encuentra dispersa y diluida en

Artículo 15. Derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre.

Artículo 20. Derecho a la información.

Artículo 23. Derecho de petición.

Artículo 67. Acceso al conocimiento y a la educación.

Artículo 70. Acceso a la cultura.

Artículo 72. Patrimonio cultural de la nación.

Artículo 74. Acceso a los documentos públicos.

Artículo 78. Regula el control de calidad de la información brindada a la comunidad

Otros aspectos de la legislación colombiana en esta materia se hayan

Igualmente, aunque un poco dispersas, existen una variedad de normas y

Código de Procedimiento Civil:

Artículo 251. Definición de documento.

Artículo 252. Documento auténtico.

Artículo 253. Aportación de documentos.

Artículo 254. Valor probatorio de las copias.

Artículo 255. Cotejo de documentos.

Artículo 256. Copias registradas.

Artículo 261. Documentos rotos o alterados.

Artículo 269. Instrumentos sin firma.

Artículo 276. Reconocimiento implícito.

Artículo 12. Acceso de los ciudadanos a los documentos.

Artículo 13. Reserva legal.

Artículo 17. Acceso a los documentos públicos.

Artículo 154. Revelación de secreto.

Artículo 218. Falsedad material de empleado oficial en documentos público.

Artículo 219. Falsedad ideológica en documento público.

Artículo 220. Falsedad material de particular en documento público.

Artículo 221. Falsedad en documento privado.

Artículo 222. Uso de documento público falso.

Artículo 223. Destrucción, supresión y ocultación de documentos. Modificado Ley

Artículo 224. Destrucción, supresión y ocultación de documento privado.

Artículo 275. Obligación de entregar los documentos.

Artículo 251. Comprobantes.

Artículos 60, 134 y Decreto 2649. Conservación y destrucción de libros y papeles

IMPORTANCIA DE LA ARCHIVÍSTICA EN EL ÁMBITO EMPRESARIAL

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y

Seguridad en la gestión documental

El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con