Código SST-PR-CIE-OF-11

PROCEDIMIENTO
COMUNICACIÓN INTERNA Y Revisión 00
EXTERNA
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SISTEMA DE GESTIÒN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

PROCEDIMIENTO
COMUNICACIÓN INTERNA
Y EXTERNA.

ÍNDICE

1. OBJETIVO ............................................................................................................... 2
2. ALCANCE ................................................................................................................ 2
3. RESPONSABLES ..................................................................................................... 2
4. REFERENCIAS ........................................................................................................ 2
5. DEFINICIONES ....................................................................................................... 2
6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ................................................................ 3
7. REGISTROS ............................................................................................................. 5
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1. OBJETIVO
Establecer criterios y una metodología para garantizar la comunicación y generar la
participación y consulta en todos los niveles y partes interesadas de XXXXXXX

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todo el personal de XXXXXXX, y partes interesadas externas.

3. RESPONSABLES
 Unidad de Seguridad y Salud en el trabajo.
 Jefe Administrativo
 Comité paritario de Seguridad y Salud
 Líderes de Procesos
 Servicio Médico de la empresa
 Trabajadores.
4. REFERENCIAS
 RESOLUCIÓN 957.- Reglamento del Instrumento andino de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

5. DEFINICIONES
 COMUNICACIÓN: Acción y efecto de comunicar o comunicarse; proceso mediante el
cual se puede transmitir información de una entidad a otra.

 PARTE INTERESADA: Individuo o grupo relacionado o afectado por actuaciones de la

empresa, tanto externo como interno a la organización y que tienen un interés en el
desempeño o éxito de ésta.

 PARTICIPACIÓN: Es la acción o efecto de participar; tomar o recibir parte de algo;

incorporación dinámica del pueblo a la vida social, económica y política de un país, que
asegure que quien recibe los servicios participe en las decisiones que tienen que ver con
el bienestar colectivo o bien común.

 CONSULTA: Búsqueda de datos que se realiza de una fuente (persona, libro, fichero,
etc.) para informarse sobre un asunto.
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6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

COMUNICACIÓN INTERNA
la comunicación interna garantiza que todos lo jefes de procesos y trabajadores comprendan el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, conozcan los riesgos existentes en
XXXXXXX, así como los objetivo y etas del Sistema y puedan contribuir con el
cumplimiento de Política de la SST, y a la mejora continua. La comunicación se hará por
medio de:
 Correo electrónico
 Circulares informativas
 Área social (tablón de anuncios)
 Reuniones y charlas
 Buzón de sugerencias
 Inducción
 Inspección de actos y condiciones inseguras
La comunicación interna será descendente o ascendente con las siguientes pautas:

 Comunicación descendente

Esta comunicación surge desde la gerencia donde se generan las políticas, objetivos, metas y
planes del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo y a través del Responsable
de Seguridad y Salud en el Trabajo se van trasmitiendo a los trabajadores utilizando las
herramientas de comunicación seleccionadas por la empresa.

 Comunicación ascendente

Los trabajadores y contratistas deben comunicar a sus jefes o encargado del área, o directamente
al Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo cualquier sugerencia o aspecto relevante
orientado a la detección de peligros y sugerencias para su minimización y control. Los
trabajadores deberán utilizar los canales de comunicación propuestos por la empresa.

COMUNICACIÓN EXTERNA.
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La comunicación externa facilita a las personas que no pertenezcan a la estructura de la

organización. Estas comunicaciones las pueden realizar las diferentes partes interesadas como
contratistas, visitantes, socios, proveedores, comunidad, organismos y entes de control. Existen
dos tipos de comunicación externa:

Comunicación al exterior: Se realiza a los clientes, proveedores, contratistas, autoridades

locales y entes de control según sea requerido de dicha comunicación deben quedar evidencias
ya sean como documento o correos electrónicos.

Comunicación desde el exterior: Cualquier parte interesada solicita información o

comunicación, sugerencia o reclamo relacionado con la empresa deben estar soportados con un
documento, que será dirigido al Jefe de Recursos Humanos y/o Encargado de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.

Una vez se haga análisis de la comunicación y dependiendo de la información se levantarán

Acción Correctiva o Acción Preventiva como mecanismos de solución del problema y si es de
gran relevancia se comunicará al personal como lección aprendida. Cerrado el comunicado, se le
dirigirá la respuesta al interesado.

PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

Los trabajadores serán consultados, acerca de todas aquellas situaciones o eventos que puedan
afectar a su Seguridad y Salud, podrán comunicarlos y proponer acciones a los órganos de
participación y representación previstos los cuales tienen como objeto la mejora del sistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

Mecanismos de Consulta y Participación:

 Comité de seguridad e higiene en el trabajo : Los trabajadores participan en la elección de

los representantes por parte de los trabajadores.
 Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación, Valoración de Riesgos y
Determinación de Controles: los trabajadores participan en este proceso por medio de
entrevistas y diligenciando la notificación de peligros y riesgos.
 Reporte de actos y condiciones inseguras: los trabajadores de forma verbal pueden notificar
actos y condiciones inseguras al responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Cuando sea necesario se realizan consultas a las partes interesadas externas pertinentes tales
como: IESS, Ministerio del Trabajo, entre otros.
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7. REGISTROS
 Matriz de comunicación

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