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Nome: _________________________________________________
Número da matrícula: _____________________________________
Endereço: ______________________________________________
Bairro: _________________________________________________
Cidade: ________________________________________________
Telefone: _______________________________________________
Anotações Gerais: ________________________________________
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Administração V2
Apresentação do curso de Administração
Todos os profissionais atualmente necessitam de uma visão
ampla do funcionamento de sua empresa, seja qual for a área da
mesma em que irá trabalhar. Essa visão garante ao funcionário um
entendimento melhor do seu trabalho dentro da organização.
O mercado de trabalho está cada vez mais exigente e o
conhecimento, mesmo que geral, do funcionamento de uma empresa
pode se tornar um diferencial no exercício de sua função dentro de
qualquer organização.
Esse curso de Administração visa trazer essa visão da empresa
ao aluno, de forma leve procura passar conceitos que ajudarão muito
no dia a dia profissional de todos, procuramos mostrar como funcionam
alguns processos que são rotineiros dentro de uma empresa e também
uma visão geral dos setores mais importantes.
Procuramos utilizar uma linguagem bem simples e com
exemplos e exercícios fazer com que o aluno absorva o conteúdo
proposto no curso.
Marcas Registradas:
Todas as marcas e nomes de produtos apresentados nesta apostila são
de responsabilidade de seus respectivos proprietários, não estando a
editora associada a nenhum fornecedor ou produto apresentado nesta
apostila.
A Administração – na prática
Uma empresa, para se eficiente e ter vida longa – ao ser criada - precisa
de planejamento (definição de objetivos e planos de ação), organização
(recursos humanos), coordenação (união de setores para a execução dos
planos) e controle (verificação do desempenho, avaliação e correção de erros).
Para que essa organização seja viável, usa-se da departamentalização.
(divisão do trabalho em unidades administrativas
O que é Planejamento?
Planejar: Prever os acontecimentos, sondar o futuro, elaborar plano de
ação. Inclui as decisões sobre objetivos, ações futuras e recursos necessários
para realizar estes objetivos.
O que é Organização?
Organizar: Provem da associação de pessoas e tecnologia para atingir
um determinado objetivo. Uma empresa é uma organização. Pessoas, dinheiro
e matérias compõem os recursos que ingressam na organização. Bens e
serviços, como por exemplo, brinquedos e saúde saem das organizações,
assegurando os lucros e a continuidade da organização.
O que é Coordenação?
Coordenar: Comandar, dirigir o pessoal, ligar, unir todos os atos e
esforços. Transmissão de ordens para as pessoas, ajudá-las a tomar decisões
por conta própria, a fim de alcançar o máximo esforço de todos os funcionários,
dirigidos para interesses globais da organização
O que é Controlar?
Controle: É vigiar para que tudo ocorra conforme as ordens dadas e as
regras pré-fixadas. É a verificação da execução dos objetivos esperados e os
resultados alcançados.
Administração V2 7
necessário saber definir um objetivo e direcionar ações para atingi-los,
administrando as ações.
Objetivo
s
Recurso Decisões
s
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Módulo 2 – A criação e o desenvolvimento das empresas
Administração V2 9
S/C Prestação exclusiva de Serviços com e sem fins lucrativos ex:
sem fins lucrativos: centro médico.. igreja .. associação de bairro //// com
fins: academia, borracharia.
o Bens
o Tecnologia
o Dinheiro
o Conhecimento
o Entre outros
3.1 O ORGANOGRAMA
10 Administração V2
DIREÇÃO GERAL
Módulo 4 – Definições
4.1 CLIENTES
São as empresas ou pessoas que compram da minha empresa.
4.2 FORNECEDORES
São as empresas ou pessoas que vendem para minha empresa.
4.3 CONCORRENTES
São empresas que produzem produtos ou serviços iguais aos meus.
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4.4 CONSULTORES
São profissionais independentes que trabalham para ajudar a empresa a
resolver problemas específicos, não são funcionários e sim contratados.
4.5 BUROCRACIA
Impõe normas que levam a atingir objetivos, com maior eficiência e
segurança.
Outros Termos:
Colaboradores: São os funcionários que trabalham na empresa
Compradores: Pessoas que trabalham na área de compras
Vendedores: Pessoas que trabalham na área de vendas
Qualidade: É definida pela satisfação total do cliente em relação a um
produto ou serviço
Transportes
Apoio operacional
Atendimento telefônico
Atendimento pessoal
E-mail
12 Administração V2
5.2 DOCUMENTAÇÃO UTILIZADA NO APOIO ADMINISTRATIVO
Veja abaixo os tipos de documentações de apoio utilizadas e alguns
exemplos de cada uma:
Documentação de Controle:
Ficha de cadastro de clientes
Ficha de cadastro de fornecedores
Fichas de conta corrente
Documentação comercial:
Orçamentos e Pedidos
Relatórios Informativos
Documentação Financeira:
Recibos
Vales
Faturas
Duplicatas
Boletos
Cheques
Extratos demonstrativos
Documentação Contábil:
Livros de Escrituração
Demonstrações Contábeis
Documentação Fiscal:
Notas Fiscais
Guias de recolhimento – DARF, GPS, GRPS, etc.
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Documentação Jurídica:
Contratos e distratos
Ofícios
Petições
Requerimentos
------ PREÇOS
------ CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
------ PRAZO DE ENTREGA
6.1 O PROCESSO DE COMPRAS
Requisição Interna:
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Cotação de Preços:
Ordem de Compra:
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Módulo 7 – Área de Suprimentos e Materiais
7.1 ALMOXARIFADO
O Almoxarifado é responsável pelo recebimentos, controle, estocagem e
entrega dos materiais aos setores.
INVENTÁRIO:
Periodicamente o almoxarifado deve fazer o INVENTÁRIO DE ESTOQUE que
nada mais é do que a conferência para verificar se o que tem em estoque
está batendo com o saldo que está lançado na ficha, então:
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Programação de pedidos
Encaminhamento dos produtos à expedição
Encaixotamento, pesagem, conferência e liberação
Carregamento dos caminhões
Emissão da Nota Fiscal
8.1 Vendas
Executar tarefas diversificadas com o objetivo final de captar e atender o
cliente
Administrar vendas e vendedores, buscando manter o cliente ativo
Metas de Vendas
O departamento de vendas da empresa trabalha com metas de vendas, isto é,
são volumes mensuráveis que a empresa estipula para que a área de vendas
busque essa meta.
Exemplo de META:
A empresa ALFA tem a meta de vender 5.000 pares
De sapato no mês de Dezembro.
Gerenciamento de Vendedores
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Por Bairro,
Cidade,
Estado,
Região,
Entre outros.
1. INTENÇÃO DE COMPRA
2. AVALIAÇÃO DO CLIENTE
3. CADASTRO DO CLIENTE
8.3 Faturamento
Nesse setor são emitidas as notas fiscais relativos as vendas realizadas
pela empresa. Todas as vendas dever ser acompanhadas de Nota Fiscal.
8.4 Cobrança
Esse é um setor delicado da empresa, nele os funcionários gerenciam as
cobranças, baixam os pagamentos feitos e fazem uma das tarefas mais
difíceis da área comercial, que é COBRAR CLIENTES QUE ESTÃO
ATRASADOS.
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Essa área preza pela satisfação do cliente e presta esse serviço de
suporte antes, durante e depois da venda.
Atualmente as empresa estão dando cada vez mais importância para o
suporte, pois com isso, o cliente fica satisfeito como produto comprado e tem
mais chances de ficar FIEL a empresa.
8.6 Marketing
Está ligado a vendas, tem a função de criar campanhas para manter e
aumentar as vendas da empresa. Com suas campanhas o marketing ajuda o
setor de vendas a atingir sua meta de vendas.
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Mala direta: É a venda por catálogo via correio
Internet: É a venda efetuada através do site da empresa na Internet
Vendedores: Vendas feitas através das visitas dos vendedores aos clientes
9.3 Os 4 Pês
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Estoque: Informa ao setor de produção as disponibilidades de materiais para
serem utilizados na produção e recebe do setor de produção as necessidades
de materiais.
Então estoque,
INFORMA DISPONIBILIDADES
RECEBE AS NECESSIDADES
Então vendas,
INFORMA OS PEDIDOS
RECEBE PREVISÃO DE FABRICAÇÃO
Então compras,
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MANUTENÇÕES CORRETIVAS: São manutenções feitas depois que a
máquina já quebrou.
Testes em lotes: Esses testes são feitos depois que os produtos são
fabricados. É escolhido um lote, em pequena quantidade, para testes e
avaliado o resultado
Entrada $ Saída
RECEBIMENTOS ENTRADA DE DINHEIRO
PAGAMENTOS SAÍDA DE DINHEIRO
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11.2 Documentação envolvida no processo
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Exemplo: Estamos no mês de Janeiro e conforme as vendas realizadas, temos
os seguintes totais de recebimentos previstos:
Fevereiro R$ 10.000,00
Março R$ 9.000,00
Abril R$ 15.000,00
Fevereiro R$ 8.000,00
Março R$ 3.000,00
Abril R$ 11.000,00
Exercícios práticos
Módulo 1
1) Uma empresa para ser eficiente e ter vida longa precisa de Planejamento,
Coordenação, Organização e Controle, Preencha os espaços em branco com a
letra correspondente da tabela abaixo:
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A – Planejamento
B – Coordenação
C – Organização
D – Controle
__ Prever os acontecimentos
__ Verificar se tudo está ocorrendo conforme as ordens dadas
__ Sondar o futuro
__ Dirigir o pessoal
__ Decidir sobre objetivos
__ Transmitir ordens para as pessoas
__ Recursos e objetivos
__ Verificar resultados alcançados
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
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2 - __________________________________________________________
1 - _________________________________________________________
2 - _________________________________________________________
1 - _________________________________________________________
2 - _________________________________________________________
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Total de custo: R$ 30.000,00
LUCRO: ______________________
2004:
Total de vendas: R$ 190.000,00
Total de custo: R$ 160.000,00
LUCRO: ______________________
7) Recurso é tudo que a empresa tem disponível para alcançar seus objetivos,
dê exemplo de 3 recursos da empresa:
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação
Módulo 2
1) Descreva abaixo se eu provavelmente terei sucesso ou fracasso se
tentar fazer o que está escrito:
__________ Vender sorvetes numa cidade que faz frio o ano todo
__________ Vender sopas quentes na praia
__________ Vender refrigerantes gelados no verão
2) Descreva abaixo exemplos de 3 empresas que trabalham com serviços:
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3) Descreva abaixo exemplos de 3 empresas que trabalham com bens:
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4) Na divisão do comércio temos o VAREJISTA, ATACADISTA, CONSUMIDOR
e FABRICANTE, preencha as lacunas abaixo:
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O Atacadista compra do ______________
O Consumidor compra do ______________
O Varejista compra do ________________
5) Qual a diferença entre profissional autônomo e pessoas que fazem
trabalhos informais?
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6) A empresa para ser constituída precisa de capital inicial, descreva abaixo 3
exemplos de capital inicial:
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7) A empresa como pessoa Jurídica tem uma documentação básica, o CNPJ
para pessoa jurídica corresponde ao _______ para pessoa física.
8) O contrato social para pessoa Jurídica corresponde ao _____ para pessoa
física.
Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação
Módulo 3
1) Descreva abaixo 3 setores que fazem parte da área comercial da empresa:
____________________________________________
____________________________________________
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Módulo 4
1) O Sr. Alberto entra em uma loja de roupas para comprar uma calça, nesse
exemplo o Sr. Alberto é:
__ CLIENTE __ FORNECEDOR
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Módulo 5
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2) Dê dois exemplos de situações em que é utilizado o serviço externo da
empresa:
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_________________________________________________________
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5) O que é um orçamento?
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6) O que é um pedido?
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Módulo 6
1) Quais são os três pontos que o setor de compras tem que ficar atento na
hora da compra?
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2) O processo de compras tem 5 etapas, quais são?
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Administração V2 33
Preencha a requisição abaixo, contendo esses materiais:
Data: / / Número :
Material:
Fornecedor A B C Observações
Preço do Produto
Cond. de Pagto
Prazo de Entrega
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Depois de preencher a cotação de compras, indique qual fornecedor ganhou a
cotação e o motivo:
Motivo: _____________________________________________________
Foram comprados:
Administração V2 35
ECP - Empresa Comercial Modelo Ltda
Rua Xavantes,123 – Centro ORDEM DE COMPRA
AMERICANA - SP Número: _______
Data de Emissão
/ /
Município: _________________________________
TOTAL
Foram comprados:
100 Kilos de Pasta para fixação no valor de 8,90 o kilo
300 Litros de Cloro industrial no valor de 10,00 o litro
100 Litros de Solvente no valor de 5,00 o litro
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Com essas informações, preencha a ordem de compra:
Data de Emissão
/ /
Município: _________________________________
TOTAL
Módulo 7
Administração V2 37
2) Descreva uma das funções do almoxarifado:
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FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE
Data Doc Qtd. Unit. Total Qtd. Unit Total Qtd. PM* Total
Data Doc Qtd. Unit. Total Qtd. Unit Total Qtd. PM* Total
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7) Se ao realizar o inventário e contatamos o seguinte em um dos itens:
Saldo Armazenado: 90
Saldo na Ficha do Estoque: 88
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Módulo 8
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Módulo 9
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Administração V2 43
Módulo 10
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44 Administração V2
Módulo 11
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Data Descrição
Administração V2 45
Conforme as operações descritas anteriormente, preencha a ficha de fluxo de
caixa:
FLUXO DE CAIXA
Data Histórico Entrada Saída Saldo
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Previsões de Entradas:
Janeiro: 10.000,00
Fevereiro: 20.000,00
Março: 10.000,00
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Previsões de Saídas:
Janeiro: 5.000,00
Fevereiro: 13.000,00
Março: 2.000,00
FIM DA APOSTILA
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ANOTAÇÕES GERAIS
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