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ESTUDIO DE CASO

Actividad De Aprendizaje OA 2

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya


determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la
documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen la misma
autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la codificación
unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión también estará a su
cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es


necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya se
cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el
sistema de gestión.

Elaboro: Idier Loaiza Zabala


C.C.: 1014204108
SOLUCIÓN

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la


información documentada o montar los procedimientos operativos?

Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID) es la constancia


documental del resultado de la aplicación de los procedimientos operativos o técnicos
específicos, y por ende su control también es posterior a dichos procedimientos.
Dejando esto claro, mi recomendación seria hacerlo al mismo tiempo, ya que el diseño de cómo
debe ser la documentación, orden, formato, codificación, clasificación, nomenclatura es
indispensable para estandarizar los procesos. Pero es cierto también, que hasta que no se tienen
redactados todos los procedimientos, no se sabe exactamente qué información documentada se
genera y por lo tanto, no se puede completar los registros de control de documentos. Por lo tanto,
debe ser al mismo tiempo, e ir corrigiendo a medida que se va redactando todos los
procedimientos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información


Documentada y justifique su respuesta.

Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo


Esta etapa es muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y documentada cómo
realizar los diferentes procesos y procedimientos de la organización, qué alcance tienen éstos,
así como los responsables de cada una de las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015
estable la obligatoriedad de documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual
de calidad, Procedimientos, Instrucciones de trabajo. Registros.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa


Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

Elaboro: Idier Loaiza Zabala


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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el fin de facilitar su presentación y
utilización.
ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
DEFINICIONES:

1. Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del documento revisado
previamente.
2. Caracterización de procesos : Documento que describe las características generales del proceso, esto es,
los rasgos diferenciadores del mismo
3. Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
4. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del Sistema
de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
5. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento
documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o
electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
6. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de Gestión,
todo aquel que cumpla con le registrado en este procedimiento y su anexo.
7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde su
vigencia.
8. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o
actividad.
9. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa Confecciones S.A.,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación
10. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en
temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o
documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una o varias
actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se
desea realizar del procedimiento. los instructivos,.. se limitan a indicar o clarificar la forma de operar,
utilizar o realizar algo.
12. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del
Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
14. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados

16. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir
una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un
producto o un servicio.
17. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO) : Documento que establece
requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas en el
desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se describen
estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
18. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter
referencial
19. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades
desempeñadas.
20. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
21. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de
la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
22. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a
los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
23. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por
ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
24. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento

Elaboro: Idier Loaiza Zabala


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DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009


2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos

CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes
lineamientos :
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora de
Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por el Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación.
• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser aprobados mediante memorando,
adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que
describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos


estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).
La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina
Asesora de Planeación.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional
de Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la
intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o electrónica
de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de
Planeación, mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo
establecido en el presente procedimiento.
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se
reflejan en la siguiente pirámide documental:

Elaboro: Idier Loaiza Zabala


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ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está compuesta

por un encabezado, el contenido específico y un pie de página, como se muestra a


continuación:
Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y


deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente figura:

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Código :
PROCESO
Versión:
LOGO
NOMBRE Página 1 de
DEL
DOCUMENTO

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

 Manual de Calidad
 Caracterización de Proceso
 Otros manuales
 Normograma
 Procedimiento
 Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental y S&SO y Programa Gestión Ambiental y S&SO
 Formato

Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, es el definido
para aplicación lateral nivel 1, por el manual de identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Nombre del proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o pertenece el documento que
se está elaborando.

Nombre del documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control (Manual de calidad,
Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del mismo y
el título del documento que se va a referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad se realizará de manera
alfanumérica:

Codificación de los documentos: El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones S.A.

SIGLA SIGLA TIPO CONSECUTIVO


EMPRESA PROCESO DOCUMENTO
CO XX XX XX
TIPO DE DOCUMENTO CÓDIG
O
Caracterización de Proceso CP
Manual MN
Procedimiento PR
Formato FT
Guía GU
Instructivo IN
Protocolo PC
Indicador IND
Matriz de riesgo MR
Planes en Gestión Ambiental o PL
S&SO
Programa en Gestión PG
Ambiental o
S&SO

Elaboro: Idier Loaiza Zabala


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Elaboro: Idier Loaiza Zabala
C.C.: 1014204108
Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de identidad visual de la
Institución, tal como se muestra a continuación:

Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o pertenece
el documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control (Manual de
calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.), información que
relaciona el contenido del mismo y el título del documento que se va a referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad se realizará de
manera alfanumérica:

Codificación de los documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del Sistema Integrado
de Gestión de la Empresa Confecciones S.A.

SIGLA SIGLA TIPO CONSECUTIVO


EMPRESA PROCESO DOCUMENTO
CO XX XX XX

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Caracterización de Proceso CP
Manual MN
Procedimiento PR
Formato FT
Guía GU
Instructivo IN
Protocolo PC
Indicador IND
Matriz de riesgo MR
Planes en Gestión Ambiental o PL
S&SO
Programa en Gestión Ambiental o S&SO PG

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