CHECK-IN GRUPOS

Una de las funciones más importantes de Conserjería como parte del Departamento de Recepción
es el procedimiento de ingreso de un grupo.

Cuando hablamos de “grupos” nos referimos a una cantidad minima de 10 pasajeros, partir de esa
cantidad, la cifra a que pueden llegar se relaciona directamente con la capacidad del hotel,
temporada etc.

Además de la cantidad de pasajeros, debemos estar informados también de las características

particulares del grupo, como por ejemplo:

Grupos de Turistas extranjeros: Debemos estar preparados para el manejo de un

idioma, preferentemente ingles, que es el universalmente manejado por el mundo del turismo,
debemos saber además cuales son las costumbres de esas personas, información que ya
habremos recibido de la agencia o entidad que los maneja. Un ejemplo es el trato con pasajeros
de origen musulmán, en este caso jamás tender una mano para saludar, ej: mujer a hombre o
viceversa, ya que su religión no se lo permite.

Ejemplo : Si son de origen japonés, debemos saber que las parejas adultas y tradicionalistas no
comparten cama doble, con lo cual deberemos tener preparadas habitaciones con camas
separadas y baños con bañeras pues no utilizan duchas para bañarse.

Grupos de deportistas: Generalmente son muy disciplinados al llegar, pero suelen ocasionar ruidos
en los pisos que pueden molestar a otros pasajeros, o transitar mucho por pasillos y lobby, se
recomienda en estos casos, alojarlos en pisos bajos, para evitar inclusive la saturación de
ascensores. Con respecto a las habitaciones y camas se deberá tener especial cuidado cuando los
grupos son de jugadores de básquet o voleil en este caso nos encontraremos con pasajeros de
mucha altura, generalmente cercanos a los dos metros, con lo cual deberemos tener disponibles si
no tenemos colchones de esas medidas, suplementos alargadores.

Grupos de la tercera edad: Los dispondremos en pisos bajos, teniendo especial cuidado de
informarnos sobre posibles discapacidades motrices.

Grupo de vuelos cancelados o demorados: un caso típico del trabajo de Hoteles de gran categoría,
que tienen convenios especiales con compañías áreas para este tipo de incidentes. Sepamos que
son pasajeros que llegan con gran nivel de stress, no tendremos distribución de habitaciones, solo
cantidad de pasajeros y la información de tipo de habitación que seguramente el jefe e aeropuerto
le habrá informado al hotel.
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El trabajo de manejo de grupos se realiza en conjunto entre Reservas-Recepción-Conserjería-

Botones, donde Reservas es quien proporciona a Recepción el Rooming List, (el listado de
habitaciones cuyos detalles daremos mas adelante en el capitulo de Reservas) con que trabaja
antes de la llegada del contingente.

Los pasos a seguir son los siguientes:

+) Confeccionar el Libro de Pasajeros con los datos del Rooming List

El mismo deberá ser firmado a medida que vayan ingresando a la habitaciones

+) Hacer las Fichas de Pasajeros (solo poner Apellido y Nombre)

+) Colocar las fichas por N° de habitación asignada

+) Preparar marbetes para identificación de equipajes donde pondrá el numero de habitación y

nombre del pasajero

+) Separar del tablero las llaves de las habitaciones a ocuparse, ordenándolas por piso y de menor
a mayor

Al llegar la delegación requerir la colaboración del Tour Conductor y se le da ingreso al grupo:

+) Preguntar si hay cambios de habitaciones. Este es un tema conflictivo a la hora del alojamiento,
nunca permitir que los pasajeros lo soliciten por su cuenta. Es una responsabilidad de quien
acompaña al grupo coordinar y organizar todo el movimiento desde que los huéspedes hacen su
ingreso al hotel.

+) Preguntar si alguna persona que figuraba en el Rooming List no viajo

+) Se le entrega al Tour Conductor las Fichas de Pasajeros para su distribución y confección.

Una vez que el Botones ingreso todo el equipaje al Lobby y los integrantes del grupo terminaron
de confeccionar las Fichas de Pasajeros se comienza con el alojamiento siguiendo estrictamente
con el siguiente orden:

+) Clasificación de los equipajes: lo hace el Botones junto al Tour

Conductor, colocando los marbetes en las valijas correspondientes

+) El alojamiento se hace por piso por habitación, comenzando siempre por los pisos
mas altos, para una mejor circulación de ascensores o escaleras.

+) Los pasajeros asignados a determinada habitación se acercan al front Desk y

entregan la Ficha de Pasajero, firman el Libro de Pasajeros y esperan el acompañamiento del
Botones hasta la habitación

+) El Botones recibe de Conserje la llave de la habitación y guía a los

pasajeros al piso asignado

Toda esta tarea se debe realizar en un tiempo no mayor de 40 minutos, para grupos de más de 20
pasajeros, siempre y cuando tengamos perfectamente coordinados los pasos a seguir.

Si vemos que por algún motivo se nos hace engorroso el check in, alojemos a los pasajeros y luego
distribuyamos los equipajes en las habitaciones en muy probable que nuestros nuevos huéspedes,
hayan llegado cansados del viaje y les moleste esperar.

Por ultimo sepa que tendrá a su alrededor a gente del grupo solicitándole informaciones en forma
permanente, vayan o no acompañados por un tour conductor.