ADMINISTRACIÓN

DE HOTELES Y
RESTAURANTES

Planificación, implementación y control del departamento de AABB

Caso Coffe break

NOMBRE: Leandro Garnica Orellana, Fernanda Contreras

CARRERA: Administración de Hoteles y Restaurantes
ASIGNATURA: Estudio de casos de especialidad
PROFESOR: Juan Francisco Quezada M.
FECHA: 26-9-2018
1 Introducción
Para realizar eventos de cualquier índole se debe planificar con antelación, estandarizar los procesos para
que sean de calidad, todo esto sin olvidar el factor financiero y la estructura de costos. Por ello se pondrá
en práctica la planificación de dos Coffe break con calidad de superior para una reunión de quince
empresarios turísticos. El servicio será ficticiamente entregado en las instalaciones de Ambrosía Eventos,
empresa dedicada a la prestación de servicio de banquetería y catering ejecutivo de alta calidad, la cual
posee, también salas de reuniones y capacitaciones, todas con una capacidad máxima de 20 personas.
Más adelante se detallará la organización del equipo de trabajo para la realización exitosa de lo propuesto.

Considerando todos los factores anteriores se elegirán proveedores, mano de obra y tamaño de los
espacios.

Por otra parte, se definirán los costos asociados a estas actividades, generando controles y evaluaciones
de resultados, que tienen como fin buscar rentabilidad.
2 La empresa

2.1 Resumen ejecutivo

Ambrosía es una organización enfocada al servicio
de banquetería con motivos ejecutivos, pues cuenta con una sala de
reuniones, sala de capacitaciones y un salón comedor. Su sello proviene de la alta calidad de los servicios
prestados, los cuales resultan en eventos exitosos, de excelente llegada y experiencia.

2.2 Ubicación
La empresa se encuentra ubicada a pasos del centro de la ciudad en Cochrane 601, esquina con
Clemente Escobar.

2.3 Establecimiento
Dentro de las instalaciones que comprenden inmueble se encuentra la cocina y bodega, salón comedor,
sala de reuniones, sala de capacitaciones, servicios anexos tales como los baños públicos y los del personal,
oficina, vestíbulo, entre otros. Todas ellas necesarias para que se lleven a cabo de forma adecuada todas
las actividades tanto como del personal como de los clientes.

2.3.1 Distribución de espacios

El área necesaria para el funcionamiento de la empresa es distribuida en función al espacio de confort de
una persona, ya sea estando estática o circulando, que va desde 1.1m2 a 3.2m2. Otro factor clave es la
capacidad de clientes que podemos albergar dentro del establecimiento.

Se estiman 299m2 para la superficie del establecimiento de una sola planta.

2.3.1.1 Salón comedor

Este salón utiliza el 70 por ciento de la superficie del área de alimentos y bebidas (comedor, cocina,
servicios anexos relacionados). Presenta mesas redondas de 6’, es decir, 15.2 cm, que dispuestas en su
máxima capacidad acogen a 20 personas simultáneamente.

2.3.1.2 Cocina
Su superficie es calculada como el 30 por ciento del área de Alimentos y bebidas, espacio suficiente para
contener una variedad de equipos que facilitan la transformación de las materias primas en preparaciones
listas para servir.
2.3.1.3 Salas de reuniones
Se tiene una sala con mesas dispuestas en forma de “U” y capacidad de albergar hasta 20 personas en un
área de 65m2. Además de otra, más pequeña, de 37m2 con capacidad de 10 personas en una mesa
rectangular amplia.

2.3.1.4 Salas de capacitación

Salas ordenadas como salón de clases o escuela con mesas rectangulares, permiten la capacidad de 20
personas en un área de 45m2 cada una.

2.3.1.5 Servicios anexos

Este apartado tiene relación con otras instalaciones indispensables para la actividad de la empresa.

 Baños públicos: 30m2 (3m2 por cada 4 personas según Minsal)

 Baños de personal: 15m2
 Oficina: 14m2
 Vestíbulo: 7% de superficie total, es decir, 20.9 mt2.
 Bodega: 5% de superficie total, es decir, 14.9 mt2.
2.4 Servicios

La empresa se compromete a prestar el servicio de cómodas salas de reuniones y salas de capacitaciones

con soporte de hasta 20 personas, además de opciones de alimentación para un desarrollo óptimo de las
actividades del cliente en las instalaciones. Éstas pueden ser coffee break, íntimas cenas o cocktail,
llevadas a cabo en el salón comedor.

Para un mayor confort las salas disponen de proyector, pizarra, calefacción, wifi, equipamiento necesario
para el desarrollo de video conferencias como micrófonos, cámaras y monitores.

La contratación de estos servicios se puede llevar a cabo mediante distintos paquetes que se ajustan a los
requerimientos del usuario, van desde paquetes básicos a completos, que incluyen la mayoría de nuestros
servicios presentados a continuación.

 Sala de reuniones por hora.

 Sala de capacitaciones por hora, media jornada, jornada nocturna, jornada completa más plan de
alimentación.
 Menú: desayuno, almuerzo,cena.
 Coffee Break.
 Cocktail.

3 Recurso humano
3.1 Descripción de cargo

Cocina

3.1.1 Maestro de cocina

Es el encargado de la producción, manipulación y montaje de todos los servicios gastronómicos,
dando cumplimiento a las normas y procedimientos en las estandarizaciones establecidas,
produce la Mise en Place para el correcto funcionamiento de la carta, eventos especiales, menú
ejecutivo en montaje, puntos de cocción, gramajes y presentación de los alimentos.
Encargado de mantener el orden e higiene de los alimentos en los diferentes puestos de las
brigadas, además es el encargado de la mantención del orden de su espacio de trabajo.

3.1.2 Ayudante de cocina

Este trabajador tiene como objetivo de colaborar con los chefs o cocineros en la preparación de los alimentos.
Entre sus funciones principales destaca el mantenimiento de la higiene, lavar vajillas y los cubiertos utilizados
por los clientes. También se encargan de tirar la basura, del orden de la cocina y los utensilios además ayudan
con las tareas más sencillas en trabajos rutinarios de la cocina, tales como limpiar, pelar y cortar las verduras,
mezclar los ingredientes, desplumar de aves de corral, picar carne, desescamar pescado.

Salón

3.1.3 Garzón
Los garzones son aquellos que sirven alimentos y bebidas en restaurantes, clubes,
establecimientos comerciales y cantinas. El que prepara las mesas o mostradores para la comida
colocando manteles limpios, cubiertos, vasos, saleros, condimentos y flores; presenta el menú al
cliente, responde las preguntas que se le hacen sobre alimentos y bebidas, y hace sugerencias al
cliente; toma nota del pedido y lo transmite a la cocina; sirve la comida; presenta la cuenta al
cliente para que la abone o la firme; retira el mantel, servilletas, platos, vasos y cubiertos usados
o da órdenes para su retiro.

3.1.4 Anfitrión
Un anfitrión es quien está a cargo de que los invitados se encuentren lo más cómodos y
satisfechos posible, se encarga del operativo general de la organización, envía las invitaciones,
asume todas las necesidades que el evento requiere para su buen desarrollo y toma las decisiones
relacionadas con el protocolo que afecta a los asistentes

3.1.5 Stewart
Atingente para aquellas personas cuyas responsabilidades incluyen ejercer labores de higienización de
pisos, murallas y maquinaria de produccion gastronomica y de servicio, ademas de mantener en efectivas
condiciones de limpieza cuchilleria, cristaleria, vajilla y plaqueseria. También se asocia a este perfil, el retiro
de las basuras y desperdicios. Asimismo, debe optimizar los recursos materiales con los que dispone para
trabajar.

3.2 Contrato temporal

El contrato temporal supone un pacto entre empleador y empleado en el que se estipula la
prestación de servicios durante un periodo temporal determinado.
En general, todos ellos deben ser realizados por escrito, si bien algunos de ellos pueden bajo
circunstancias específicas realizarse de manera oral. Los periodos de prueba variarán en función
del tiempo de contratación estipulada. En su mayoría, se permiten prórrogas. Dentro de este tipo
de contratos podemos encontrar varios subtipos, entre los que destaca el siguiente y con el cual
trabajaremos

Por obra o servicio

Se emplea este tipo de contrato en aquellas vinculaciones laborales que se sabe que van a tener
un inicio y final determinados, si bien la fecha de finalización es incierta y se circunscribe a la
finalización de un determinado servicio.
3.3 Personal de trabajo
En este punto describiremos la actividad que realizara el personal con el cual contaremos para el
evento Coffee Break de empresarios del área Turística dejando registro de que serán 5 los
trabajadores que se encargarán de la prestación de este, cada uno de estos personajes tendrán
funciones que cumplir con relación a su cargo siendo de suma importancia para la correcta entrega
del servicio acordado.
 1 anfitrión: será el encargado de verificar que toda la implementación para el servicio de
Coffee este en correcto orden, dará bienvenida a empresarios entregando información de
lo que se está ofreciendo durante el servicio, quedará atento a cada solicitud de los clientes.
 1 maestro de cocina: encargado de la preparación de bocadillos y presentación de estos
en los platos.
 1 ayudante de cocina: atento a las órdenes que le genere el maestro de cocina para cubrir
necesidades de momento
 1 Garzón: el encargado de repartir bocadillos a los clientes, servir bebestibles disponibles
y retirada de demás sobrantes en el espacio dispuesto para el coffee.
 1 Steward: miembro del equipo que se encargara de la limpieza del lugar y loza utilizada
una vez terminado el evento

4 Selección de proveedores
4.1 Argumentación, justificación
Ambrosía eventos ha escogido a Delisur, ubicado en Avenida España # 860, como su proveedor de pan de
molde, bases para pastelería y coctelería, pues ofrece una amplia variedad, se encuentra dentro de la
ciudad y la calidad ya es conocida.
Para los abarrotes, productos para aseo y otros insumos se ha escogido a Disreval, ubicado en Barros Arana
558, que puede despachar dentro de la ciudad, no solo en su sala de venta, lo que puede resultar cómodo
en ocasiones. Esto lo pone sobre sus competidores como Fruna o La Caserita que no tienen esta modalidad
de despacho.

4.2 Solicitud de pedidos

Tanto para Delisur como para Disreval, los pedidos pueden hacerse presencialmente en sus salas de venta
o mediante correo electrónico, ya que ambos ofrecen un catálogo online donde se pueden ver los
productos, sin embargo, no su disponibilidad.

Es posible comunicarse con los proveedores por medio de e-mail para la solicitud, por lo que Delisur y
Disreval nos asignan un ejecutivo de ventas, quien será el receptor de estos correos. Los cuales contienen
la cantidad y nombre del producto en catálogo.

Una vez enviado el pedido, los proveedores responden con una nota de venta e información sobre la
llegada del pedido, es decir, los días en los que regularmente se despachan estos.
5 Servicio de Coffee Break
5.1 Contexto
Se requiere el servicio de dos Coffe break con calidad superior para 15 empresarios turísticos, uno en
horario de desayuno y otro a la hora del té.

5.2 Propuesta
5.3 Estructura de costos
Mediante fichas técnicas simplificadas, se identificará el costo de materia prima directa de las
preparaciones que se incluirán en el Coffe break. Estos valores sumados a los costos indirectos de
fabricación y la mano de obra directa, es decir trabajadores que corresponden al área de A.A.B.B,
resultarán en el costo por persona para un menú de Coffe break.

Sobre dicho costo se adicionará un porcentaje de margen de utilidad, a lo que luego se la agregará el
impuesto al valor agregado, I.V.A.
5.4 Herramientas de control
5.4.1 Layout mesa tipo para coffee break

5.4.2 Time list

07:00am. Llegada de personal de cocina.

07:30am. Mise en place cocina lista.

08:00am. Inicio reunión.

08:30am. Llegada de personal de atención, anfitrión y garzón.

08:30am. Elaboración de bocadillos lista.

09:00am. Preparación de salón y mesas listas para Coffee break.

10:00am. Inicio de 1er Coffee break, atención del anfitrión y respectivo garzón.

11:00am. Finalización de 1er Coffee break.

11:00am. Retirada de utensilios restantes.

11:10am. Lavado, secado y guardado de Cubiertos y loza.

11:20am. Decoración guardada, mantel listo para el lavado.

11:20am. Aseo y arreglo de salón.

11.40am. Limpieza y cierre turno de cocina.

5.4.3 Check list

Puntos de control: Montaje y ejecución de coffee break en salón

Fecha
Responsable Firma

Previo inicio de Coffee Break

Actividad Responsable
Montaje de mesa y decoración
Colocación de utensilios en mesa
Espacios limpios y ordenados
Iluminación Funcionando
correctamente
Montaje comida en la mesa
Montaje de jugos,agua,café y té
Otro
Otro

Coffee Break Finalizado

Actividad Responsable
Mesas limpias y desconchadas
Mantelería Limpia y nueva
Espacios reordenados y limpios
Revisión de vajilla y cubertería
Otro
Otro
5.5 Orden de servicio
6 Resultados
6.1 Estado de resultado
Para medir los resultados de las operaciones de la empresa se elaborará un estado de resultados; un reporte
financiero que en base a un periodo determinado muestra de manera detallada los ingresos obtenidos, los
gastos en el momento en que se producen y como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado
la empresa en el periodo de tiempo de un mes. A raíz de esta información será posible realizar un análisis
que facilitará la toma de decisiones para periodos venideros.

Para el caso de Ambrosía eventos el estado de resultado se elaboró con las ventas propuestas
mensualmente, 735 menús de Coffe break, 16 en horario de mañana y 16 en horario de tarde durante 23
días en el mes, al precio promedio de venta.

Los costos totales se construyeron con el enfoque de absorción multiplicado por la cantidad de menús
vendidos. Más adelante en los gastos de administración y ventas se manifiestan dos sueldos administrativos
de $550.000 cada uno, una porción del arriendo y el sueldo correspondiente al Steward.
Con la información obtenida se muestra un resultado positivo, pero bajo, que es insuficiente para reinvertir
a corto plazo. Para maximizar el ingreso mensual se podrían evaluar las otras áreas que generan ingresos
al establecimiento como el arriendo de salas de reunión y capacitación que no han sido analizadas. Y de
esta forma generar un panorama más acabado, que permita ver la situación total de la empresa.

7 Conclusión

Para llevar a cabo el desarrollo del evento se han utilizado diferentes herramientas en función del correcto
desarrollo de un evento empresarial, dentro del primer paso en su elaboración ha sido realizar un análisis
interno y externo. En esta primera parte se determinó:

1. la situación global de la empresa Ambrosía eventos y su entorno a través de la recopilación de

información a través del medio internet
2. el perfil del público objetivo a los que nos dirigimos y qué queremos conseguir de ellos
3. descripción del evento a realizar dejando en claro la cantidad de personas trabajadoras y a la que
será prestado el servicio de Coffe break

Así mismo, también dentro del desarrollo de este informe se contempló la realización de un seguimiento
de las tareas desarrolladas utilizando las herramientas de control:

4. Time list.

5. Check list

6. Layout

En segunda parte se desarrolló el análisis del presupuesto para la elaboración de dicho Coffe, teniendo
lugar el uso de las herramientas

7. Ficha técnica del evento.

8. Estado de resultado, que como dato importante en la elaboración de este evento se obtuvo un valor de
$280.000, costo total para la elaboración de Coffe break de calidad superior para empresarios turísticos,
siendo este un resultado positivo, pero bajo.
obteniendo como conclusión final que el monto obtenido es insuficiente para reinvertir a corto plazo y que
para maximizar el ingreso mensual se deberá evaluar las otras áreas que generan ingresos al
establecimiento como el arriendo de salas de reunión y capacitación que no han sido analizadas.