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Belo Horizonte
1º semestre 2009
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1. INTRODUÇÃO
Tais canais devem se preocupar com o entendimento, comunicando aquilo que é de interesse real
para a organização e seus funcionários além de prever possíveis ruídos, conhecidos como a
famosa "rádio-peão".
Informar não significa comunicar, a comunicação apenas acontece se houver troca, ou seja, se
ocorrer “feedback”, não pode haver distanciamento nem isolamento entre a organização e seus
funcionários, entre eles e também entre ela e seus clientes e fornecedores. As organizações
devem se preocupar com a forma como estão se comunicando, uma vez que grande parte delas
pensam que apenas informar é o suficiente.
Quando todos conhecem os meios de comunicação existentes fica mais fácil para todos
desempenharem seus papéis com eficiência e eficácia. Se existem falhas de comunicação, em
uma organização, é muito importante analisar e tomar decisões que encontrem respostas para
esses problemas, uma vez que fatalmente irão gerar um baixo desempenho.
Górgias. O que existe de maior do que a palavra que persuade os juízes nas cortes ou os
Senadores no Conselho, ou os cidadãos na Assembléia, ou em qualquer outro encontro
político? Se você tem o poder de emitir essa palavra, você terá o medico como seu
escravo, e o treinador seu escravo, ou o fazedor de dinheiro de quem você fala, que será
encontrado juntando tesouros, não para ele mesmo, mas para você, que tem a capacidade
de falar e persuadir a multidão. (PLATÃO, apud LESLEY, 2002. p.45)
Diante do exposto acima buscou-se com este artigo identificar quais são os principais obstáculos
à eficácia da comunicação organizacional, bem como sugerir alternativas que minimizem essas
barreiras.
Para a elaboração do artigo foi utilizada a pesquisa bibliográfica através da análise de artigos,
livros, revistas, jornais e periódicos que apresentassem questões referentes ao tema proposto.
2. REFERENCIAL TEÓRICO
Dessa forma, o autor acrescenta a idéia de que a comunicação só é possível quando há, além da
transmissão, a compreensão da mensagem.
Mas, para alcançar este nível de relacionamento com o público interno, é necessário perceber a
importância da comunicação, usá-la como um objeto de persuasão e abrir caminhos de recepção
do feedback dos funcionários.
Empresas fechadas ao diálogo com seus funcionários, segundo Ferreira (2004, p. 59) “têm arestas
incompatíveis com a moderna gestão da qualidade, que aposta, sobretudo no trabalho cooperativo
e na adesão consciente”. Autoridade, hierarquia e centralização de poder nas empresas são
constantemente motivos de problemas internos. Assim, cabe ainda ao setor de comunicação criar
uma ponte de relacionamento entre a empresa e seus funcionários, dando abertura para estes
darem opiniões, e mostrando que eles são parte importante e colaboradora para o alcance da
eficácia.
Ainda sob a ótica da gestão Nassar (2006, p. 27), afirma: “A comunicação transformou-se em um
diferencial gerencial e de gestão da imagem perante a concorrência, vital para o sucesso e a
sobrevivência do negócio”.
Através da comunicação as empresas relacionam-se entre si, assim como com os ambientes
externo e interno, o que contribui, grandemente, para o aprimoramento organizacional, sendo
uma ferramenta útil nas tomadas de decisão.
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A função final desempenhada pela comunicação relaciona-se com seu papel como
facilitadora de tomada de decisões. Ela proporciona as informações que as pessoas e os
grupos precisam para tomar as decisões, transmitindo os dados para que se identifiquem
e avaliem alternativas. (ROBBINS, 2002, p.277)
Robbins (2002) descreve as quatro funções básicas da comunicação dentro das organizações,
assim como em determinados grupos. São elas: controle, motivação, expressão emocional e
informação.
Enquanto atuante no controle das ações dos indivíduos, a comunicação permite, por exemplo,
que funcionários estabeleçam, mesmo que informalmente, uma relação de influência um sobre o
outro ou entre grupos dentro da organização.
Tem função ainda de ser um canal das manifestações sentimentais, insatisfações ou anseios de
um grupo ou entre um grupo de funcionários, permite também a resolução de demandas sociais.
Assim, Robbins (2002, p. 277) ao estabelecer um elo entre essas principais funções da
comunicação afirma: “Para que os grupos tenham um bom desempenho, eles precisam ter algum
tipo de controle sobre seus membros, estimulá-los ao esforço, oferecer os meios para a expressão
emocional e tomar decisões.”
Feedback
O autor expõe que para que o processo de comunicação ocorra é preciso existir uma mensagem a
ser transferida. O fluxo funciona da seguinte forma: uma determinada fonte que tem uma
mensagem a ser transmitida, a codifica, posteriormente, a transmite através de um canal, a
mensagem sofre uma decodificação por parte do receptor dessa mensagem. Assim, o “circulo” se
fecha através do feedback, que verifica o “sucesso na transmissão” da mensagem pretendida.
Fluxos são as diferentes direções dadas à comunicação interna. Dentro da perspectiva dos
fundamentos da comunicação, Robbins (2002) apresenta um estudo da direção da comunicação
que não pode ser desprezado. Assim tem-se a comunicação fluindo verticalmente ou
horizontalmente, sendo que a dimensão vertical é composta pela direção descendente, ascendente
e lateral.
A descendente move-se dos níveis altos para os mais baixos, sendo importante meio de
desenvolvimento, uma vez que as informações mais importantes e estratégicas estão com as
pessoas que ocupam os cargos mais elevados. Nas organizações, sabe-se que informação é
sinônimo de poder, e quanto mais informações um profissional detém, maiores são seus poderes.
Com receio de ter sua posição ameaçada, muitos preferem não compartilhar seus conhecimentos,
causando um grande entrave ao desenvolvimento de qualquer empresa.
A comunicação ascendente é aquela que flui dos níveis mais baixos para os mais altos, eles são
informais e considerados “mais fracos”, pois quem tem o poder da mudança são aqueles
indivíduos situados nos níveis mais altos do organograma.
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A lateral é aquela intergrupal, ou ainda que ocorre entre pessoas de um mesmo nível hierárquico.
Um grande problema que ele pode apresentar são as dificuldades de comunicação, pelo receio em
passar conhecimento estratégico para os colegas.
Torquato (2002) acrescenta ainda o fluxo diagonal, que ocorre entre diferentes níveis
hierárquicos, que se encontram em setores distintos. É considerado pelo autor como
extremamente positivo desde que a empresa possua uma cultura que permita tal atitude, uma vez
que a comunicação será feita, por exemplo, entre um gerente e um subordinado a outra gerência,
passando sempre “por cima” de alguém para que a comunicação seja concluída, o que pode ser
verificado na FIGURA 02
Descendente
Lateral Lateral
Ascendente
Robbins (2002, p. 278) define canal como sendo “a mídia através da qual a mensagem viaja.” O
autor os delimita em canais formais e informais.
Os canais formais são aqueles que acontecem no ambiente de trabalho, seguindo uma escala
hierárquica. Já as redes ou canais informais acontecem aleatoriamente à vontade da diretoria da
organização, ou seja, fluem livremente. Robbins (2002) as denomina também de “redes de
rumores’’. Para que não ocorram “boatos”, transparência é a palavra chave para combatê-los,
pois na maioria das vezes, além de trazer prejuízos enormes para a organização, podem causar
um desgaste sem precedentes, entre todos os envolvidos, comprometendo assim a organização
como um todo.
Vale observar o QUADRO 01 onde Torquato (2002) enumera os canais de comunicação internos,
bem como os problemas mais comuns de cada um deles.
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Quadro 1
Quadro 1
Muito normativos.
Boletins/folhetos/memorandos/ Pouco envolventes.
comunicados
Pouco explicativos.
Incompletos
Pouco atraentes.
Inatuais.
Cansativas e longas.
Pouca motivação.
Falta de credibilidade.
Incredibilidade.
Programas de “portas abertas”, caixas Indefinições sobre resultados das sugestões (feedback
de sugestões, fluxo ascendente fraco)
Pressão do macroambiente.
A escolha correta do canal pelo qual a mensagem será transmitida está condicionada à
fatores como: trivialidade, grau de importância e de sigilo. Esses fatores irão influenciar
diretamente na eficiência e eficácia da informação ser transmitida.
Escolher o melhor canal de comunicação para a organização não é tarefa fácil, todavia é
extremamente importante que a opção seja feita de maneira consciente e bem planejada, pois uma
escolha mal feita poderá acarretar em grandes prejuízos.
Outros fatores como o porte da empresa, qual o público a que se destina a mensagem, além da
periodicidade da mesma, também devem ser levados em conta no momento da escolha do canal.
Segundo Torquato (2003), os canais estão relacionados aos diferentes meios de comunicação
interna. Há uma tendência de se preferir os meios tecnológicos, principalmente pela agilidade e
rapidez dos mesmos. Todavia, não é sempre que se pode utilizá-lo devido, principalmente, à
cultura do receptor, que não está preparado e não detém conhecimento suficiente para tal. Se por
um lado a tecnologia trouxe agilidade e rapidez no processamento das informações, por outro
lado perde-se e muito em relação ao relacionamento humano.
Torquato (2003) aponta quatro formas de comunicação que, segundo ele, constituem, a
comunicação organizacional. Segundo ele, a comunicação cultural está relacionada aos valores
de cada um que compartilhados entre si. Esse tipo de comunicação não apresenta tanta
formalidade quanto à comunicação administrativa que é baseada em diversos canais formais de
comunicação, como papéis, documentos, memorandos. Já o sistema de informação é a
informação em forma de conhecimento armazenada nos bancos de dados da empresa e que são
repartidas entre os indivíduos de uma organização. A comunicação social está relacionada ao
trabalho desenvolvido pelos jornalistas, publicitários, editores, relações públicas, etc.
2.5 Barreiras
Para que o processo comunicativo ocorra sem distorções ou rupturas as aptidões da fala, escrita e
raciocínio são fundamentais. De igual forma, os valores culturais, sociais e, até mesmo,
intelectuais irão influenciar tanto na transmissão quanto na recepção da mensagem. Ou seja,
existem inúmeros fatores que interferem na transmissão, bem como assimilação de uma
mensagem, principalmente dentro do ambiente organizacional.
Robbins (2002) também introduz as principais barreiras para a comunicação eficaz, onde destaca
a filtragem, definida como sendo o manuseio da informação pelo emissor a fim de que seja
percebida pelo receptor de forma mais coerente com seus interesses, ou os interesses da
organização, ou de um grupo.
A percepção seletiva, é outro entrave à comunicação eficaz, citada por Robbins (2002), à medida
que o receptor interpreta ou escuta a mensagem que recebe tendo como alicerce suas motivações,
anseios, desejos, experiências, etc.
Em resposta à uma intimidação as pessoas têm uma reação, quase que instintiva, de defesa.
Assim, quando a mensagem é transmitida por alguém que representa uma afronta, a compreensão
da mensagem de forma clara e dinâmica, fica comprometida.
Kunsch (2003) complementa a relação acima citando as barreiras de status, que surgem do
receio dos colaboradores situados no escalão mais alto da organização têm em transmitir
conhecimento e informação àqueles situados no nível abaixo. Este tipo de atitude é individualista
e não condiz com a postura das empresas que desejam desenvolver e aprimorar sua relação
interna. Como também a pressão do tempo, onde os contatos pessoais estão cada vez mais
restritos, prejudicando o relacionamento interpessoal e troca de informações entre os
colaboradores, e para superar esta barreira, deverá haver uma administração eficiente do tempo,
priorizando o que há de mais importante.
Para tornar o processo de comunicação ainda mais eficiente é importante que as empresas adotem
um processo cada vez menos burocrático, em relação à comunicação interna, uma vez que esta
demora pode gerar resistência por parte dos colaboradores. As barreiras administrativas muitas
das vezes são um entrave ao desenvolvimento e eficiência da comunicação interna, quando deixa
de lado a praticidade e se apega de forma demasiada a regras e conceitos. Como hoje temos um
acesso muito mais facilitado às informações é necessário que se busque um pouco de “malícia”,
pois nem todas geram conhecimento para a organização. O excesso de informação confunde o
receptor, tornando lenta e ineficiente a comunicação interna, isso leva em consideração ainda o
fato de que os indivíduos são limitados em sua habilidade de acumular informação.
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Sendo assim, a comunicação irá atingir sua plenitude em relação à qualidade da mensagem
transmitida, quando a mesma for passada de forma completa, não sucumbindo partes importantes
e essenciais para sua completa interpretação e entendimento por parte dos agentes receptores.
A barreira semântica é muito comum de acontecer nas organizações, pois as fontes, muitas das
vezes, não conseguem ou não estão preparadas para transmitir informações aos receptores que,
por sua vez, não conseguem absorver e entender a mensagem da forma correta.
A barreira psicológica, onde os receptores trazem consigo crenças e valores, que poderão vir a
influenciar diretamente todos aqueles envolvidos no processo de comunicação, também é
apontada por Kunsch (2003). Experiências anteriores mal sucedidas criam também barreiras
psicológicas, pois as pessoas tendem a imaginar e a interiorizar que estes problemas poderão
ocorrer novamente.
Enfim, para evitar ruídos na comunicação, é importante que os gestores organizacionais estejam
atentos e, sobretudo, conheçam os receptores. Indubitavelmente, o que mede a eficiência e
eficácia da comunicação é a boa ou má relação, a empatia e afinidades entre fonte e receptor, uma
vez que seus interesses e expectativas devem, pelo menos, apresentar o maior número possível de
pontos comuns.
Existem alguns pontos que precisam ser cuidadosamente observados e colocados em prática para
que a comunicação seja clara e atinja seu objetivo principal.
Em Management Solutions são citadas sugestões para que essa comunicação seja estabelecida de
forma eficaz:
Apresente novas informações. A maioria das pessoas precisa de fatos novos para
mudar de idéia a respeito de algum assunto. Certifique-se de compartilhar todas as
informações de que dispuser.
Esteja atento às impressões. Preste atenção à impressão que você causa nos outros.
Cuidado com impressões faciais, gestos e linguagem corporal agressivos. Esteja
particularmente atento ao seu tom de voz.
Esclareça o que relatar. Recorra à paráfrases se perceber que seu interlocutor não está
entendendo o que você está dizendo. Utilize esta mesma estratégia para certificar-se de
que o que você ouviu foi o que realmente foi dito. Não tente prever o que vai ser dito e
só responda depois que seu interlocutor terminar de falar.
Demonstre interesse. Faça contato visual para demonstrar ao seu ouvinte que você está
prestando atenção às palavras dele.
Pense antes de falar. Faça pausas e pense antes de falar. Você não terá uma segunda
chance para causar uma primeira impressão. (MANAGEMENT SOLUTIONS, 1999,
p.55)
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3. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O que se conclui a partir deste estudo é que, na maioria das vezes, o ato de se comunicar bem está
relacionado à capacidade de analisar bem a mensagem antes de transmiti-la. Aliado a isso está o
fato de que o receptor é, em grande parte, influenciado por suas próprias percepções, crenças,
sentimentos em relação ao transmissor. Assim, a escolha do canal correto também torna-se uma
ferramenta extremamente importante.
Fica claro o papel do gestor contemporâneo, que deve gerenciar de forma eficaz estas “falhas”,
minimizando as barreiras e tornando a comunicação um diferencial competitivo para a
organização. Sabe-se que os ruídos são inerentes ao processo, mas, é possível até mesmo usá-lo a
favor da organização. Para tal, faz-se necessário a utilização de algumas estratégias tais como:
esclarecer o que for relatado, solucionar problemas pendentes, demonstrar interesse ao ouvir,
pensar antes de falar, enumerar prioridades, resolver mal entendidos, atentar para as impressões,
etc.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
FERREIRA, Alípio do Amaral. Comunicação para a Qualidade. São Paulo: Qualitymark, 2004.
ROBBINS, Stephen P. Comportamento Organizacional. São Paulo: 9ª Ed., Prentice Hall, 2002.