1

1. ¿Qué vas a encontrar aquí?

01. No escribas el paréntesis de cierre tras la fórmula ....................................4

02. Mantener las referencias al mover la fórmula ..........................................6
03. Mantener las referencias al copiar la fórmula ...........................................7
04. Doble clic para copiar las fórmulas hacia abajo .........................................8
05. Utilizar tablas para rellenar fórmulas automáticamente ...........................9
06. Utilizar Autocompletar + Tab para introducir funciones ...........................9
07. Ctrl + clic para introducir separadores de argumentos............................10
08. Utilizar ventana de ayuda para seleccionar argumentos .........................11
09. Visualizar nombres de argumentos en la función....................................12
10. Mover ventana de ayuda de funciones ...................................................12
11. Mostrar fórmulas en vez de resultados ...................................................13
12. Seleccionar fórmulas de la hoja al mismo tiempo ...................................14
13. Convertir fórmulas en valores estáticos ..................................................15
14. Ajustar valores en la propia celda ...........................................................16
15. Utilizar nombres para hacer las fórmulas más legibles ...........................18
16. Aplicar nombres a fórmulas que ya existen ............................................20
17. Guardar una fórmula sin terminar ..........................................................20
18. Familiarízate con las funciones que mejor se adaptan a los resultados que
deseas obtener ................................................................................................21
19. F4 para cambiar referencias absolutas, relativas y mixtas.......................22
20. Utilizar el filtro de datos..........................................................................22
21. F9 para calcular parte de una fórmula ....................................................25

2
22. Utiliza la herramienta Evaluar fórmula para resolver problemas paso a
paso 25
23. Divide las fórmulas complejas en otras más pequeñas ...........................26
24. Utiliza nombres de rango para almacenar valores ..................................27
25. Concatena la descripción del resultado de una fórmula y su valor ..........28
26. Saltos de línea para hacer las fórmulas más legibles ...............................29
27. Utiliza tablas siempre que puedas ..........................................................30
28. Utiliza la herramienta Autosuma ............................................................31
29. Evitar errores utilizando Validación de datos ..........................................32

3
¡Hola!

Mi nombre es Sergio Propergol y llevo a los mandos

de Ayuda Excel desde 2006.

Mi misión es simple: ayudo a Excelers a mejorar, por medio de

entrenamientos y mentorías, sus habilidades con Excel, para que
alcancen hitos y logren sus objetivos profesionales.

Un Exceler, por si te lo estás preguntando, es alguien como tú, que basa su

trabajo y su forma de trabajar en torno a Excel, que siempre está buscando una
excusa o una nueva tarea donde utilizarlo.

Este ebook que tienes delante es una herramienta de trabajo para Excelers que
te llevará a un nivel más alto en el manejo de Excel.

Los 28 trucos que te presento aquí, quizá los conozcas porque ya los utilices o
porque los hayas visto en otros sitios, pero merece la pena tenerlos en cuenta si
es que quieres ahorrarte un buen tiempo de trabajo.

4
 01. No escribas el paréntesis de cierre tras la fórmula

En realidad, con este truco no ahorrarás mucho tiempo, pero cuando tienes
prisa por terminar tu trabajo, suele venir bastante bien.

Se trata de no introducir el paréntesis final de la fórmula. Si estás introduciendo

una fórmula simple, que contiene solo una función, el paréntesis final se
introducirá automáticamente.

Puedes introducir sin problema la fórmula =SUMA(A1:B10

Excel la reconocerá inmediatamente.

Si se trata de una fórmula más compleja, Excel te hará una pregunta para
comprobar si realmente es correcta la fórmula introducida.

5
En otros casos, cuando Excel no puede entender qué fórmula estás tratando de
introducir, has introducido paréntesis de más o te has equivocado al introducir
el número de argumentos, se mostrará un mensaje de error para que la corrijas
inmediatamente.

02. Mantener las referencias al mover la fórmula

Ya conoces el poder de las referencias relativas en Excel. Gracias a ellas puedes

cortar una celda para pegarla en otra ubicación y las referencias se “mueven”
junto con la fórmula.

Pero algunas veces puede que no quieras esto. Lo que quieres es mantener las
referencias mientras mueves la fórmula.

Para hacer esto tienes dos opciones:

 Cortar el contenido de la fórmula desde la barra de fórmulas y pegarlo en

otra celda o…
 Hacer clic en cualquier borde de la celda y arrastrarla a la nueva
ubicación.

6
Como ves, el resultado no cambia.

03. Mantener las referencias al copiar la fórmula

Cuando copias y pegas una celda que contiene una fórmula, las referencias
relativas también se ajustan a la nueva ubicación.

En muchos casos no querrás que esto suceda. Si quieres mantener fijas las
referencias, primero dale a la celda formato de texto escribiendo un apóstrofe
delante. A continuación, cópiala y pégala en la nueva ubicación. Para finalizar,
elimina el apóstrofe de ambas celdas.

Como ves, el resultado no cambia.

7
 04. Doble clic para copiar las fórmulas hacia abajo

Un truco que utilizo constantemente para copiar una fórmula hacia abajo es el
de hacer doble clic en el controlador de relleno de la celda.

Al hacer doble clic la fórmula se copiará hasta la última celda con contenido que
se encuentre a la izquierda de la celda donde está la fórmula.

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 05. Utilizar tablas para rellenar fórmulas
automáticamente

En muchos artículos de los que escribo hablo sobre las ventajas que tiene utilizar
tablas para almacenar datos. Una de esas ventajas es que puedes escribir una
fórmula en una celda, que al pulsar la tecla Intro, se copiará hacia abajo hasta el
final de la tabla.

06. Utilizar Autocompletar + Tab para introducir

funciones

Cuando introduces el nombre de una función, puedes evitar teclear el nombre

completo. Al comenzar a escribir, la herramienta Autocompletar va mostrando
las posibles funciones que puedes introducir a medida que vas introduciendo
caracteres.

9
Introduce los caracteres hasta que la función que desees aparezca señalada. A
continuación, pulsa la tecla Tab y los restantes caracteres se introducirán
automáticamente, junto con el paréntesis de apertura.

Cuanto más larga sea la función a introducir, mayor será el tiempo que ahorres.

07. Ctrl + clic para introducir separadores de

argumentos

Un truco para evitar introducir los separadores de argumentos en las fórmulas

es pulsar la tecla Ctrl al seleccionar una celda.

10
No es que se ahorre mucho tiempo, pero puedes evitar tener que levantar la
mano del ratón cuando estás introduciendo fórmulas con muchos argumentos.

08. Utilizar ventana de ayuda para seleccionar

argumentos

Una técnica que he descubierto hace poco es la de seleccionar los argumentos

desde el cuadro de ayuda de la función mientras está seleccionada.

Haz doble clic en alguna celda que contenga una fórmula con funciones. Se
mostrará el cuadro de ayuda de la función donde se muestran los nombres de
los argumentos que debes introducir para que funcione. Si haces clic en los
nombres de estos argumentos, se seleccionará en la barra de fórmulas.

11
 09. Visualizar nombres de argumentos en la función

Normalmente, al introducir una función en una celda, Excel muestra un cuadro

de ayuda sobre esa función, en el que se ven el nombre de la función y los
argumentos que admite (obligatorios y opcionales).

Cuando estás introduciendo la función en la celda, y Excel ya ha reconocido el

nombre de la función, pulsa Ctrl + Mayús + A para mostrar tanto en la celda
como en la barra de fórmulas, el nombre de los argumentos.

10. Mover ventana de ayuda de funciones

En algunas ocasiones, la ventana de ayuda de la función no te dejará visualizar la

fórmula que estás escribiendo o seleccionar rangos de celdas.

La solución es simplemente arrastrarlo hacia un sitio donde no te moleste.

Asegúrate de hacer clic en una zona en la que el ratón se transforme en una
cruz.

12
 11. Mostrar fórmulas en vez de resultados

Si no conoces este truco, las únicas opciones que tienes para ver las fórmulas en
la pantalla son la de convertirlas en texto (poniendo un apóstrofe delante) o la
de seleccionarla y fijarte en la barra de herramientas…

Si necesitas ver todas las fórmulas de la hoja, pulsa Ctrl + ^. Verás que las
columnas se hacen más anchas perdiendo el diseño original.

Después de modificar las fórmulas que necesites, puedes volver al estado

anterior (mostrando los resultados), pulsando de nuevo Ctrl + ^.

Desde la ficha Fórmulas también puedes hacer esto, pulsando el botón Mostrar
fórmulas del grupo Auditoría de fórmulas.

13
 12. Seleccionar fórmulas de la hoja al mismo tiempo

Una forma de localizar todas las fórmulas de una hoja es utilizando el cuadro Ir
a. Es una herramienta que no suele utilizarse, pero es muy útil en bastantes
ocasiones.

La forma más rápida de acceder al cuadro es pulsar F5. A continuación haz clic
en el botón Especial para mostrar el cuadro Ir a especial.

Como ves en la imagen, tienes muchas opciones para seleccionar y, entre ellas, a
su vez, puedes elegir varios tipos de fórmulas.

14
 13. Convertir fórmulas en valores estáticos

Un problema muy habitual en Excel es que, cuando se hace un cálculo en una

fórmula, se vuelven a calcular todas las fórmulas de nuevo (si no está activado el
cálculo manual, claro). Esto puede ralentizar mucho el uso del libro porque,
hasta que no termina de calcular, no se pueden volver a hacer cambios.

La solución está en convertir los resultados de las fórmulas, que ya sabes de

antemano que no van a volver a cambiar, en valores estáticos. De esta forma
evitarás cálculos innecesarios en el libro.

Selecciona las celdas que contienen las fórmulas y pulsa Ctrl + C para copiarlas.
A continuación, selecciona Pegar > Pegado especial > Pegado especial de la
ficha Inicio y selecciona Valores.

Las fórmulas se sustituyen en la misma celda por los valores que contienen.

15
 14. Ajustar valores en la propia celda

¿Sabías que Excel permite hacer algunas operaciones sencillas directamente en

las celdas y sin tener que escribir fórmulas?

Como digo, con Excel es posible, por ejemplo, sumar, restar, multiplicar o dividir
una lista de valores gracias a la herramienta Pegado especial.

Para incrementar o disminuir un 25% una lista de importes:

1. En una celda en blanco introduce 1,25 si lo que quieres es aumentar los

importes o 0,75 para disminuirlos.
2. Copia la celda en la que has introducido el número pulsando Ctrl + C o
haciendo clic en el botón copiar de la ficha Inicio.

3. Una vez copiada la celda, selecciona el rango de celdas sobre el que

quieras hacer la operación.
4. A continuación, pulsa en el desplegable del botón Pegar y selecciona
Pegado especial. También encontrarás este comando si pulsas con el
botón derecho del ratón en alguna parte del rango.

16
5. Cuando veas en la pantalla el cuadro de diálogo Pegado especial,
selecciona la operación Multiplicar.

6. Al pulsar en Aceptar, todos los valores se multiplicarán por el número que

introdujiste en la primera celda.

17
Prueba también a hacer otro tipo de operaciones sumando, restando o
dividiendo números.

Este truco es ideal para hallar descuentos y aumentos de precios, ahorrándote

algunos pasos intermedios como la creación y el arrastrado de fórmulas que
hagan el cálculo.

15. Utilizar nombres para hacer las fórmulas más

legibles

Una de las herramientas más útiles pero que poca gente utiliza son los nombres.
Éstos permiten que los cálculos sean más rápidos y se entiendan mejor las
fórmulas.

Imagina que te encuentras creando una tabla de amortizaciones. En la celda A1

se encuentra la tasa de interés. Si no utilizaras nombres, las fórmulas para
calcular el interés serían algo así:

18
=B5*$A$1

=B6*$A$1

=B7*$A$1

=B8*$A$1

Si a la celda A1 le asignas el nombre “Tasa_Interes”, quedaría de la siguiente

forma:

=B5*Tasa_Interes

=B6*Tasa_Interes

=B7*Tasa_Interes

=B8*Tasa_Interes

Crear un nombre es muy sencillo. En este caso, para crear el nombre

Tasa_interes, he seleccionado la celda A1 y he escrito el nombre directamente
en el cuadro de nombres.

Tienes más información acerca de los nombres en Excel en este enlace.

19
 16. Aplicar nombres a fórmulas que ya existen

Puede que comiences a crear una hoja pensando que va a tener una corta
utilidad, pero resulta que continúas utilizándola y se vuelve más y más compleja.
Si decides comenzar a utilizar nombres en las fórmulas no es necesario que
sustituyas cada nombre rango a rango.

Selecciona las fórmulas a las que quieras aplicar algún nombre y haz clic en
Fórmulas > Asignar nombre > Aplicar nombres. A continuación, selecciona de la
lista el nombre que quieras aplicar y haz clic en Aceptar. Las referencias de
celdas se sustituirán por los correspondientes nombres.

17. Guardar una fórmula sin terminar

Excel no permite introducir una fórmula sin finalizar y que contenga errores. Si
intentas introducir una fórmula con errores, aparecerá un mensaje de error y no
se grabará.

20
Para poder continuar con el trabajo sin tener que eliminar la fórmula, puedes
guardarla como texto, escribiendo un apóstrofe delante de la fórmula.

18. Familiarízate con las funciones que mejor se

adaptan a los resultados que deseas obtener

Las funciones de Excel fueron creadas para resolver problemas específicos.

Digamos que se pueden considerar como fórmulas con nombre, que cumplen un
objetivo específico y que devuelven un valor. Por ejemplo, la función SUMA
tiene un solo objetivo: sumar el valor de todos los argumentos. Si la alimentas
con rangos que contienen números, el resultado será la suma de ellos.

Las funciones son realmente útiles para resolver problemas en Excel por lo que
es conveniente que te familiarices con ellas (por lo menos con las que más
utilices).

Si eres alumno de Ayuda Excel, podrás consultar mi listado de funciones de Excel

más utilizadas para conocer el objetivo de cada una de ellas y verlas en acción a
través de los ejemplos.

21
 19. F4 para cambiar referencias absolutas, relativas y
mixtas

La clave para crear fórmulas sólidas y consistentes está en utilizar

correctamente las referencias, de forma que a la hora de moverlas o copiarlas,
los resultados sean los que se esperan.

Seguro que también piensas que adaptar las referencias (relativas y absolutas)
para que funcionen en cualquier ubicación, es una tarea engorrosa…

Pulsando la tecla F4 al situar el cursor sobre una referencia de celda, alternará el

tipo entre los cuatro posibles (absoluta, mixta fijando columnas, relativa y mixta
fijando filas)

20. Utilizar el filtro de datos

Los filtros te permitirán visualizar en pantalla únicamente los registros que

cumplen con una o varias condiciones. Los demás datos permanecen en la hoja,
pero no se muestran.

Tienes disponibles muchos tipos de filtros que se adaptan sin problema a

cualquier dato que contenga la columna.

Para agregar filtros a los datos haz clic en la ficha Inicio, pulsa el botón Ordenar
y filtrar y a continuación Filtro. También puedes encontrar este botón en la ficha
Datos. Se mostrarán unos botones desplegables en el encabezado de cada
columna.

22
Por defecto el filtro muestra todos los datos. Haciendo clic en el botón, se
muestran todas las opciones de la herramienta. Haz clic en las casillas de
verificación de cada dato para hacer que se muestren o se oculten al hacer clic
en Aceptar.

Para aplicar un segundo filtro y sucesivos, basta con hacer clic en el desplegable
de otra columna y seleccionar los datos de la misma forma.

Cuando se crea un filtro en una columna, los filtros de las demás columnas sólo
muestran los valores visibles.

Además de poder seleccionar datos mediante casillas de verificación, también

puedes introducir manualmente un valor en el cuadro para que Excel lo busque.

23
A medida que vas escribiendo, Excel va mostrando solamente los valores que
corresponden con el texto que se escribe.

Según sea el tipo de datos que contiene la columna, se muestran unas opciones
u otras.

24
 21. F9 para calcular parte de una fórmula

La tecla F9 puede calcular parte de una fórmula en tiempo real, es decir, antes
de pulsar la tecla Intro para introducirla. Es una de las mejores herramientas
que tiene Excel para depurar fórmulas muy grandes que necesitan ser evaluadas
por segmentos.

Para utilizar este truco, selecciona previamente, en la barra de fórmulas, la parte

de la fórmula que quieres calcular, y pulsa F9. El resultado del cálculo aparecerá
también en la barra de fórmulas.

22. Utiliza la herramienta Evaluar fórmula para resolver

problemas paso a paso

Lo peor que te puede pasar cuando creas una fórmula de dos o tres filas de
longitud es que al pulsar Intro, aparezca un error…

La herramienta Evaluar fórmula te permitirá resolver una fórmula compleja

paso a paso de la misma forma en que lo hace Excel.

Esta herramienta se encuentra en la ficha Fórmulas. Para utilizarla, selecciona la

celda que contiene la fórmula y pulsa el botón Evaluar fórmula.

Ve pulsando en el botón Evaluar dentro del cuadro mientras se va calculando

cada parte subrayada. El último resultado calculado aparece en cursiva.

25
 23. Divide las fórmulas complejas en otras más
pequeñas

Cuando tengas que crear una fórmula compleja y no sepas cómo hacerlo,
comienza a crearla pensando en el resultado que deseas obtener y sustituyendo
los valores que no sabes cómo calcularlos, por valores.

Por ejemplo, si quieres calcular el importe en la celda G7 teniendo en cuenta los

valores introducidos en G4 y G5, puedes comenzar escribiendo la función
BUSCARV introduciendo un 2 como selector de columna. A continuación, en una
celda aparte, puedes calcular ese selector de columna mediante COINCIDIR, de
forma que luego puedas sustituir el 2 que has escrito en la fórmula principal, con
esta otra fórmula.

26
 24. Utiliza nombres de rango para almacenar valores

En muchos casos sustituir valores por nombres, acelerará mucho tu trabajo. Te

pongo un ejemplo:

Imagina que debes calcular los intereses a pagar sobre varios importes:

=A1*5%

=A2*5%

27
=A3*5%

=A4*5%

Si esta tasa de interés cambia, tendrías que modificar el contenido de todas las
celdas (hay otras técnicas para evitarlo, pero esto es un ejemplo).

Si creas un nuevo nombre llamado Tasa_Interes y lo aplicas en las fórmulas

anteriores, cuando este porcentaje varíe, sólo tendrás que cambiar el valor
asociado al nombre una sola vez.

25. Concatena la descripción del resultado de una

fórmula y su valor

Cuando creas una hoja de cálculo cuyo resultado se basa en unidades diferentes,
puede llegar a ser complicado expresarlas en las celdas para dejar claro el tipo
de unidad de la que se trata.

28
Mira este ejemplo:

Como ves, estoy utilizando el carácter de concatenación (&) para unir el

resultado de la multiplicación con un texto que muestra las unidades.

También se suele utilizar mucho la función TEXTO cuando se trata de mostrar

diferentes formatos de fecha, moneda o número.

26. Saltos de línea para hacer las fórmulas más legibles

Muy a menudo utilizarás funciones condicionales (SI, SUMAR.SI,

CONTAR.SI.CONJUNTO…) para hallar un resultado en base a unos criterios.

Una forma muy útil de facilitar la interpretación de estas fórmulas es agregando

saltos de línea para diferenciar tanto las condiciones como el rango donde se
han de buscar y al rango donde se encuentran los datos con los que se va a
operar.

Observa la imagen:

29
Como ves, he aplicado saltos de línea para separar las condiciones y los
resultados a devolver y, además, la segunda función SI tiene una sangría para
diferenciarla de la primera.

Para crear el salto de línea sólo tienes que pulsar Alt + Intro donde desees
crearlo y la sangría sólo son espacios.

27. Utiliza tablas siempre que puedas

No me canso de repetir en Ayuda Excel que utilizar tablas sólo tiene beneficios:

 Tienen integradas las herramientas de ordenar y filtrar.

 Los encabezados siempre permanecen visibles, aunque hagas scroll.
 Se expanden automáticamente al introducir nuevos datos.
 Mantienen el formato, aunque se introduzcan nuevos datos.
 Las fórmulas se ajustan automáticamente en todos los registros de la
tabla.

30
Para convertir un rango de datos en una tabla, asegúrate de que la celda activa
se encuentra dentro de cualquier celda y haz clic en la ficha Insertar > Tabla (o
pulsa Ctrl + T).

Excel te preguntará por la ubicación de los datos. Si el rango de datos cuenta con
encabezados que quieres utilizar en la tabla, selecciona la casilla de verificación.

Al hacer clic en Aceptar, el rango de celdas cambiará totalmente de formato.

Como ves debajo, se crean los desplegables en los encabezados para filtrar y
ordenar y las filas (que en las tabla se llaman registros), se colorean de forma
alternativa (esto se puede modificar).

28. Utiliza la herramienta Autosuma

La herramienta Autosuma es fantástica cuando quieres sumar los valores de

celdas contiguas, ¿la has probado?

31
Autosuma es capaz de detectar valores en columnas y filas, aunque tiene una
pequeña pega: cuando Excel encuentra una celda en blanco deja de sumar.

Autosuma es muy útil para calcular totales de muchas filas o columnas a la vez.

28 + 1. Evitar errores utilizando Validación de datos

¿Sabías que puedes utilizar la validación de datos para restringir el tipo de datos
y/o los valores que se pueden introducir en una celda? Esto puede ser muy útil
cuando compartes libros o cuando quieres evitar que se produzcan errores al
introducir ciertos datos.

Échale un vistazo a este tutorial donde te muestro cómo crear una validación de
datos de forma sencilla.

O, si estás comenzando, puedes seguir este otro tutorial.

32
 Finalizando…

Gracias por haber leído estos trucos. Estoy seguro de que te van a ayudar a
fortalecer tus conocimientos de Excel para conseguir tus objetivos. Por favor,
escríbeme en caso de que así sea.

Por favor, piratea este ebook

Ahora que has llegado hasta aquí y has descubierto algunos

trucos que no conocías… piensa en tus amigos, compañeros de
trabajo o contactos a quienes les pueda interesar y ¡envíaselo!

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lo agradeceré.

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Puedes encontrarme de las siguientes formas:

En www.ayudaexcel.com, donde te ofrezco tutoriales gratuitos, entrenamientos

y otras formaciones.

En Facebook, donde suelo publicar además, artículos exclusivos y los que me

parecen interesantes cuando navego en Internet.

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