MEDIOS DE ALMACENAJE

Cuando se organiza o se reorganiza un almacén, hay necesidad de dotarlo de todos los

medios adecuados para que el sector que preste sea oportuno y así pueda cumplir
eficazmente con la finalidad que tiene asignada. Al referirse a los medios que son
necesarios al almacén, se quiere significar que todo aquello que ayuda a guardar y
conservar convenientemente las existencias, asegura su manipulación sin peligro y
permita el control en forma eficiente.
Dotar a los almacenes de los medios que permitan mejorar su rendimiento, requiere un
estudio y una selección. Un estudio de almacén en sí, su funcionamiento, del movimiento
que tienen sus artículos, del tipo o clase de mercadería que guarda,etc y aún se puede
considerar un estudio del personal que los sirva como medio humano necesario para que
con los medios materiales puedan lograr la finalidad que se persigue. El resultado de dicho
estudio es seleccionar cada uno de los medios que se necesitan, tanto humanos como
materiales, eligiendo aquellos que mejor resultado puedan dar según del almacén que se
trate.
De lo expresado se puede deducir que los medios que requiere el almacén para su
funcionamiento son de dos clases:
1. Humanos; o sea, el personal que debe dedicarse a recibir, guardar, controlar y
despachar las existencias
2. Materiales que son los que ayudan al personal a cumplir con las funciones
indicadas.
Para los primeros, hay que tener en cuenta qué función debe desempeñar, qué
conocimientos requiere, condiciones que debe tener que asuma la función,etc.
para los segundos, se debe considerar que ellos son los locales, las estanterías, los medios
de transporte interno y el equipo de almacenaje. Se estudiarán ambos y se verá las mejores
condiciones para el excelente desempeño del almacén.
3.1 Medios humanos
3.1.1 El personal del almacén.- Es casi general la creencia de que el personal de
almacenes no requiere, como para otros puestos mayor selección que la de la honradez, y
que puede enviarse indistintamente a cualquier individuo, que muchas veces ha fracasado
en otras actividades de la entidad y del cual no pueden desprenderse por diversas razones.
En esos casos no se piensa que el individuo constituirá una carga para el almacén, que
estorbara y limitará al resto en el que desempeño de sus funciones y que, muchas veces,
por su falta de preparación, será el origen de errores y problemas que el jefe de almacén
tendrá que solucionar y que incidirá en el desempeño, no sólo del almacén, sino también
de toda la entidad.
Hay que pensar que al igual que los demás dependencias de la empresa, el almacén
también requiere del personal idóneo para los trabajos que en él se realizan, y que es
necesario efectuar un análisis de las tareas que allí se desempeñan para elegir
posteriormente el personal que deben llevar las acabo, a manera de formar equipos
homogéneos, muy compenetrados, conocedores de la labor a desempeñar y de los cuales
se puedan obtener rendimiento satisfactorios.
El análisis de las tareas por realizar, se refiere a la ejecución de las operaciones de
almacenamiento, es decir, hay que seleccionar personal para recepcionar los artículos,
para guardarlos y despacharlos para mantenerlos y manipularlos y por último para
efectuar el o los controles que sean convenientes. En esta selección hay que contemplar
las cualidades morales, intelectuales y físicas que deben poseer aquellos que ocuparán
puestos para las diferentes operaciones mencionadas y que se analizarán a continuación.
a) Cualidades Morales .- Por tratarse de una dependencia en la cual se encuentra,
convertido en artículos, gran parte del capital que invierte una entidad, es
sumamente conveniente que todo el personal que en ella labores sea de suma
confianza, es decir, que una de las principales cualidades morales, será la tan
mencionada honradez del personal. Pero además de ello, y sobre todo lo que se
encargan de la recepción y de dirigir los depósitos y controlarlos, deben tener un
gran sentido de responsabilidad y la suficiente entereza para, conocimientos que
responsabilidad les cabe en el desempeño de sus puestos, afrontarla en todo
instante y tomar decisiones, teniendo en cuenta la finalidad de almacén y sus
funciones sin temor a los resultados y sin tratar de evadirla en aquellos casos en
que las decisiones tomadas no den los resultados que se esperan.
También hay que considerar que la minuciosidad, sociabilidad, disciplina, laboriosidad,
iniciativa, sinceridad y criterio son cualidades que deben estar presentes, en mayor o
menor grado, en el personal de almacenes.
b) Cualidades intelectuales.- Es conveniente en este aspecto, determinar para cada
puesto, el grado de conocimiento que se requiere sobre el propio trabajo y sobre
tareas relacionadas, para de esta manera tener una idea de cómo será desempeñado
el puesto por el individuo elegido. Esto no quiere decir que se juzgue de antemano
al individuo sino que es conveniente establecer cómo podrá ser desempeñado el
puesto, lo que lógicamente se constatará posteriormente certificando o ratificando
la primera apreciación.
Entre los conocimientos y habilidades que deben poseerse, hay que señalar el grado de
instrucción que se necesita, la habilidad manual que se requiere, los conocimientos
técnicos, la capacidad para aprender, y el fin muchos aspectos más que se circunscriben
a cada labor por desempeñar.
c) Cualidades físicas.- En los almacenes hay que mover los artículos que ellos
contienen, lógicamente será conveniente que el personal posea la suficiente
habilidad o capacidad física para llevar a cabo su tarea sin que por su falta se
produzcan accidentes. En el manipuleo de los artículos hay que realizar
movimientos complicados del cuerpo, esfuerzos, trabajar en condiciones de
ambiente muchas veces difíciles que exigen del personal condiciones especiales
para poder ejecutar el trabajo sin sufrir alteraciones que resulten contrarias a la
labor sobre todo el personal de mantenimiento y manipuleo, debe reunir
condiciones físicas excepcionales que le permitan realizar esfuerzos y trabajar en
las condiciones que el almacén exija.
Hay que tener presente que la atención que se debe poner en la tarea, las continuas
cuentas a realizar, el control constante de los artículos, la posibilidad de accidentes,etc
pueden alterar las facultades psíquicas del personal del almacén y por consiguiente, es
sumamente conveniente observar a este personal y atenderlos a la primeros síntomas para
evitar futuros problemas que posiblemente resultan difíciles de solucionar.
Realizada la Selección del personal de almacén, hay que preocuparse porque se forma un
equipo de trabajo, en el cual trabajen asociados y piensen todos en que lo que se trata de
alcanzar es la finalidad del almacén, es decir, llegar a proporcionar un servicio eficiente
a las otras dependencias de la entidad, evitando malos entendidos y razonamientos que
atentan contra el cumplimiento de las función.
3.2 Medios materiales.-
3.2.1 Locales.- Al llevar a cabo la distribución de la zona de almacenaje, teniendo en
cuenta los artículos o existencias que deben guardarse en ella, se deben determinar
cuántos locales se levantarán o construirán y cuáles eran sus formas, dimensiones,
características, etapas por cuanto la función que cada uno de ellos cumple dentro del
almacenaje es la que da lugar a que los artículos sean entregados al consumidor en
óptimas condiciones de uso. Por esta razón es que se debe llevarse a cabo el estudio de
los locales que se necesitan y las condiciones que cada uno requiere, de manera de
construirlos o adaptarlos a las necesidades de la entidad y de las existencias que en Ellos
se van a almacenar.
El estudio que se menciona, se debe efectuar bajó dos puntos de vista:
- Construcción que requiere, según las existencias que almacenará.
- Función que en él se va a cumplir es decir cuál de los de las operaciones de
almacenamiento se va a realizar.

a. Construcción: Según los artículos que guardan los locales deberán responder a
ciertas condiciones, pero en todos ellos habrá que determinar los siguientes
aspectos:
- Material de que debe construirse, o modificarse que habrá que hacer si ya
construido.
- Clases de techos que necesita y calidad de ellos, para satisfacer las condiciones de
seguridad y resguardo que necesitan los artículos que en él se van a guardar.
- Puertas de ingreso y salida que debe tener, indicando cuántas su ubicación,
finalidad de cada una, material de qué están hechas servicio que prestaran, etc.
- Suelo o pavimento, estableciendo la resistencia necesaria, en relación con los
materiales por guardar, material que deben utilizarse dificultades que presenta y
como solucionarlas,etc.
- Iluminación que requiera y como sea le dará; ¿será necesario dotarla de luz
artificial?, en ese caso como se podrá hacer y cuántas luces habrá que instalar,
¿será natural?, en ese caso cuántas ventanas debe tener el local y de qué forma,
cómo se dará seguridad a esos espacios,etc.
- Condiciones ambientales que presentará y si están acordes con las que requieren
los artículos que se van a guardar en ellos o habrá necesidad de modificar.
- Condiciones de seguridad que deben proporcionar las paredes, techos, ventanas,
iluminación etc. Para evitar pérdidas deterioro incendios etc.
 - Será suficiente un solo piso o se necesitarán dos pisos, y en este caso cómo será
la comunicación entre uno y otro, sobre todo para la recepción y despacho de
mercadería. Establecer cuántas escaleras hay que construir y de qué material, el
paso que tendrá etc. .Si convendrá montacargas, dónde colocarlos, de qué
capacidad etc.
Cuando se trata de locales existentes y que hay que adaptarlos, conveniente establecer
las ventajas que presentan para el almacenamiento que en ellos se está realizando o que
se va a realizar, y también las desventajas, para lograrla solucionarlas con muy poco
desempeño si es posible, de manera que satisfagan ampliamente la función de almacenaje.
b. Función que cumpla.- Se ha indicado que según la operación de almacenamiento
que en el local se realice, habrá que establecer su ubicación, la distribución
interior, las necesidades de estantería y otros medios etc. Y por consiguiente,
establecer las condiciones que exija un local cuando se dedica a:
- Recepción
- Almacenamiento, propiamente dicho, o
- Despachos de artículos
Recepción.- Siendo estos locales los lugares donde se reciben los artículos y dónde se
constatan y controlan si están de acuerdo o no con lo solicitado es muy conveniente que
su ubicación y distribución permita:
- La descarga, para lo cual deben encontrarse cerca o sobre las vías de acceso, de
manera de permitir la llegada de los medios de transporte externo, sin ningún
inconveniente.
- También por la misma razón anterior, debe disponer de un espacio lo
suficientemente amplio para que los vehículos en los que llegan los artículos
puedan maniobra perfectamente, sin tropiezos ni inconvenientes, sobre todo sin
demoras. Lógicamente se necesitara que los vehículos ingresan por una puerta y
dispongan de un lugar para estacionar en espera de ser descargados, lo que
permitirá la misma puerta para salir, sin mayores inconvenientes, si no se pone de
otra.
- El desembalaje, y para ello deberá contar con el espacio necesario en el que pueda
sacar los artículos, sin peligro de deterioro y al mismo tiempo guardar
momentáneamente el material en el que vienen embalados, sin que esté estorben
ni entorpezca el labor.
- La verificación o chequeo, que por constituir un primer control de artículos
adquiridos, hay que hacerlos en forma minuciosa y detallada. Para este trabajo, se
debe contar con un local equipado con mesas, balanzas, winchas, medios de
manipuleo, etc., que permitan ejecutar la labor sin problemas. Además dispondrá
de estanterías en las que se almacenan los artículos temporales, especialmente
aquellos que por diversas razones no pueden ser verificados o entregados a
bodegas o depósitos de almacenamiento.
- La distribución de los otros locales, para lo que es necesario disponer de vías de
salida cercanas, puertas ad-hoc para que los medios de trasportes interno que
ejecuten a distribución de los artículos puedan ingresar al local.
- Como se ha indicado, al tratar sobre la verificación, existen artículos que por
necesidades de control o dificultades en este, deben permanecer un mayor tiempo
en Recepción, por consiguiente, habrá que dotar al local destinado a ello de
estanterías de manera de satisfacer esa necesidad.