DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS

EMPRESAS AFILIADAS A FENALCO SAN GIL

“BRINDAR ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS
DEL MUNICIPIO DE SAN GIL”

GRUPO TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

SENA CENTRO AGROTURÍSTICO

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
COMPETENCIA: PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS
NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
SAN GIL
2011
DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS
EMPRESAS AFILIADAS A FENALCO SAN GIL
“BRINDAR ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS
DEL MUNICIPIO DE SAN GIL”

GRUPO TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Rosa Milena Arenas Martínez

Instructora

11

46
 SENA CENTRO AGROTURÍSTICO
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
COMPETENCIA: PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS
NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
SAN GIL
2011

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. GLOSARIO………………………………………………………………………….... 5

2. JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………….... 6
3. OBJETIVOS………………………………………………………………………….... 7
3.1 OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………… 7
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS…………………………………………………….…. 7
4. HIPÓTESIS……………………………………………………………………………. 8
5. MARCO TEÓRICO………………………………………………………………….... 9
5.1 GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………………………….… 9
5.1.1 La importancia de la Gestión Documental………………………...………..10
5.1.2 Objetivos de la gestión documental………………………………..………..11
5.1.3 Características de la Gestión Documental…………………...……………..11
5.1.4 Campo de aplicación de la Gestión Documental..………………….……..11
5.2 AGREMIACIONES………………………………………………………………….12
5.2.1 Agremiación empresarial………………………………………………………12
5.3 FENALCO…………………………………………………………………………...14
5.3.1 Objetivos………………………………………………………………………..…15
5.3.2 Seccionales……………………………………………………………………….15
5.3.3 Actividades que realiza FENALCO San Gil……………………………….…17
5.3.4 Junta directiva FENALCO San Gil 2011-2013…………………………........18
5.4 LA ENCUESTA……………………………………………………………..............20
5.4.1 Tipos de encuesta……………………………………………………………….20
5.4.2 Característica de la encuesta……………………………………………….…21
5.4.3 Pasos para realización de la encuesta……………………………………....21
6. TRABAJO DE CAMPO………………………………………………………………23
7. CONCLUSIONES…………………………………………………………………….35
11

46
8. ANEXOS…………………………………………………………………………….…36
8.1 LISTADO DE EMPRESAS ENCUESTADAS..…………………………………..36
8.2 MODELO DE ENCUESTA…………………...…………………………………….39
8.3 MODELO DE TABLA DE RETENCIÓN…………………….…………………....43
9. BIBLIOGRAFÍA……………….………………………………………………..…….44

1. GLOSARIO

1. Afiliar: ​Incorporar o inscribir a alguien en una organización o en un

grupo.

2. Diagnosticar: ​Recoger y analizar datos para evaluar problemas de

diversa naturaleza.

3. FENALCO: Federación Nacional de Comerciantes. Entidad gremial, de

carácter permanente, civil y privado, sin ánimo de lucro, encargada de
fomentar el desarrollo del comercio y de orientar, representar y proteger
sus intereses, dentro de un criterio de bienestar y progreso del país.

4. Gremio: ​Es una organización sin ánimo de lucro que reúne a

empresas, personas naturales y entidades jurídicas del orden nacional,
pertenecientes algún sector económico específico.

5. Hipótesis: ​Es la suposición que se formula provisionalmente para guiar

la investigación, la cual debe demostrarla o negarla.

6. Tabla de retención: Es un documento en el cual se registra el listado

de series con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se
asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
11

46
 7. Tabulación​​: Consiste en determinar grupos, subgrupos, clases o
categorías en los que puedan ser clasificadas las respuestas de la
encuesta aplicada en la investigación, resumiendo los datos en tablas
estadísticas.

1. JUSTIFICACIÓN

En este proyecto de investigación, se busca dar inicio al desarrollo de

nuestro proyecto formativo : “ Brindar asesoría en la implementación y
divulgación de la Gestión Documental dirigida a empresas asociadas en
gremios del municipio de San Gil “ a través del diagnóstico sobre el manejo
de la gestión documental en las empresas afiliadas a FENALCO San Gil,
con el fin de apropiar nuestros conocimientos en la metodología de la
investigación, dar a conocer nuestro perfil ocupacional como tecnólogos en
Gestión Documental, tener contacto empresarial y posteriormente lograr
desempeñar nuestros conocimientos de manera armónica teniendo en
cuenta las políticas, planes, programas, proyectos y realidades del tema y
naturaleza del ente empresarial, buscando así el mejoramiento continuo de
esta gestión.

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Conocer e identificar los procesos archivísticos de las empresas afiliadas a

FENALCO San Gil. (Proyecto formativo: Brindar asesoría en la implementación y
11

46
divulgación de la gestión documental dirigido a empresas asociadas en gremios
del municipio de San Gil).

1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Documentar e investigar sobre los diferentes contenidos: gestión documental,

normatividad, agremiaciones, fuentes y tipos de investigación.
● Determinar la muestra de las empresas, las cuales se van a investigar a través
de los diferentes métodos: encuesta, cuestionario y/o entrevista.
● Diseño del instrumento de investigación: Encuesta, cuestionario y/o entrevista.
● Aplicación del instrumento de investigación (Trabajo de campo).
● Organizar y tabular la información obtenida de los instrumentos de
investigación.
● Elaborar el informe de la investigación realizada.

3. HIPÓTESIS

Las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, no tienen conocimiento de las

normas relacionadas con la gestión documental, por tal motivo sus archivos no
son manejados adecuadamente.

11

46
 5. MARCO TEÓRICO

5.1 GESTIÓN DOCUMENTAL

El manejo documental es una actividad que se viene realizando desde el inicio

de la escritura, que nació debido a la necesidad de documentar o fijar actos
administrativos, transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de
los hechos.
La mejor manera de llevar los documentos es archivándolos ordenadamente,
aplicando las normas técnicas y prácticas necesarias para el manejo de un
archivo, el cual permitirá clasificar y conservar los documentos útiles para la
empresa y/o entidad.
Los cambios tecnológicos han permitido la modificación y la utilización de
nuevas herramientas brindando mayor facilidad a la hora de archivar los
documentos: archivos digitales, microfilmación, tabla de retención, muebles y/o
estantes especiales para archivo con tecnología, seguridad y material
apropiado.
Según la ley 594 del 2000,1 ​se define la gestión documental como el conjunto
de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Así mismo la ley 594 del 2000 define el archivo como:
● Un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.

1
​LEY 594 DEL 2000: Ley general de archivo.
11

46
 ● Institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

Además, dentro de nuestro proceso de investigación, para desarrollar el marco

teórico se realizó una entrevista en el Centro agro-turístico SENA San Gil, con
la funcionaria Grezia Zambrano Pallares2:
“El Manejo documental es un proceso que permite gestionar de una forma
técnica la organización de los documentos de las entidades basándose en las
normas legales vigentes, permitiendo que los archivos estén de alguna forma
controlados y conservados a partir de la herramienta fundamental que son las
tablas de retención documental, las cuales son la guía para el manejo
adecuado de los archivos”.
Además, manifestó: el SENA maneja procesos y procedimientos, cada uno de
ellos con una documentación que se produce diario o mensualmente. Se debe
organizar con las tablas de Retención Documental. Esta información se
conserva en el caso que sea requerida por alguna de las dependencias
(presupuesto, planeación, coordinación académica, etc). Cada proceso tiene
un color que lo identifica para su fácil búsqueda. El archivo se mantiene
durante un tiempo determinado, se elabora un inventario documental y
posteriormente es transferido a la regional de Bucaramanga.

​5.1.1 La importancia de la Gestión Documental

Algunos de los beneficios que brinda el manejar correctamente el archivo es:

● Permite obtener fácilmente la información solicitada en su debido
momento.
● Facilita la acreditación y certificación por parte de las normas de calidad.
● Minimiza el tiempo y el costo en la consulta de un documento.
● “Mejora la atención a los clientes”3.
● “Reduce los costos legales”4.
● Aumenta la satisfacción de los clientes.
● Los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones.

2
​.Grecia Zambrano Pallares: líder procesos documentales
3
​http://www.sociedadelainformación.com/12/Gestión%20Documental.pdf
4
​http://www.sociedadelainformación.com/12/Gestión%20Documental.pdf

11

46
 5.1.2 Objetivos de la Gestión Documental

Los objetivos de una correcta gestión y planificación del archivo son:

● Mejorar la utilización de los recursos humanos y materiales.
● Facilitar la localización de documentos.
● Saber aprovechar el espacio.
● Incremento en la productividad de las personas.
● Visualizar un mejor aspecto al lugar.
● Prever a la empresa de problemas legales.

5.1.3 Características de la Gestión Documental

Las principales características de un archivo son:

● Tener fácil acceso a las personas capacitadas en cualquier momento.
● Se deben establecer prácticas de control y sencillez en el manejo de la
información.
● Poseer suficiente capacidad de ​almacenamiento que permita la adecuada
organización.
● Marcar los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicación
por términos semejantes y para su posterior localización.

5.1.4 Campo de aplicación de la gestión documental

Aprovechando nuestro perfil académico- laboral, y en búsqueda del desarrollo

de nuestro proyecto formativo: “brindar asesoría en la implementación y
divulgación de la Gestión Documental dirigido a empresas asociadas en
gremios del municipio de San Gil”, decidimos realizar el diagnóstico de la
gestión documental con la agremiación empresarial: FENALCO San Gil

11

46
 Por ello desarrollamos algunas investigaciones como:

1. AGREMIACIONES

Las agremiaciones son entidades formadas por un conjunto de socios para la

persecución de un fin común, generalmente sin ánimo lucro con una gestión
democrática que agrupa a personas naturales y/o jurídicas.

5.2.1 Agremiación Empresarial

La evolución y globalización del mercado ha exigido la creación de agremiaciones

empresariales las cuales ofrecen representación y apoyan el fortalecimiento de
las cadenas productivas ofreciendo un mejor desarrollo económico dentro y fuera
del país, a través de capacitaciones, seminarios, simposios ,festivales, convenios
educativos, conferencias y asesorías relacionadas con el tema empresarial,
satisfaciendo las necesidades y expectativas de los empresarios.

Para crear una agremiación se debe tener en cuenta:

● Reconocimiento institucional sólo cuando hay eminente interés público que

beneficia el bien común.
● No haber discriminación de las personas de la misma comunidad.

11

46
● Debe de ser democrática5.

5
http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/

11

46
En Colombia se reconocen agremiaciones empresariales como6:

Asociaci
ón
Colombi
ana de
Administr
adoras
de
Fondos
de
Pensione
s y de
Cesantía
s
Asociaci
ón
Nacional
de
Industria
s
Financier
as
Asociaci
ón
Nacional
de
Empresa
rio de
Colombi
a

6
​http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/

11

46
 Cámara
Colombi
ana de la
Construc
ción

Federaci
ón
Nacional
de
Comerci
ante

5.3 FENALCO

La Federación Nacional de Comerciantes, FENALCO, es una entidad gremial, de

carácter permanente, sin ánimo de lucro, encargada de fomentar el desarrollo del
comercio y de orientar, representar y proteger sus intereses, dentro de un criterio
de bienestar y progreso del país. Actúa de acuerdo con las leyes Colombianas,
siendo su finalidad la de promover el desarrollo del comercio privado de bienes y
servicios, y velar porque la actividad comercial continúe desempeñando en el
futuro la función social, política y económica que corresponde. Aglutina a los
comerciantes particulares que realizan actividades mercantiles ajustadas a las
leyes y a los principios de la moral y la ética comercial7.

Esta entidad busca mantener la buena imagen que se compone principalmente del
prestigio, reconocimiento y buenas relaciones personales y empresariales.

http://www.cali.gov.co
7
​

11

46
Misión

FENALCO trabaja por el bien de la Nación y el desarrollo del comercio. Para esto
busca la justicia social, lucha por afianzar las instituciones democráticas y
promueve la solidaridad gremial, eficiencia y modernización de los empresarios
colombianos. Impulsa el desarrollo intelectual, económico y social, de todas las
personas vinculadas al Gremio, y es un foro de discusión sobre los problemas del
país8.

Visión

El gremio continuará siendo reconocido como el principal vocero del comercio,

defensor de la iniciativa privada y de la libertad de empresa. La organización, con
una estructura sectorial eficiente, agrupará al mayor número de empresarios
posible con el fin de promover su desarrollo y productividad.
Dispondremos de excelentes comunicaciones, y una estructura administrativa y
financiera regida por principios de eficiencia y mejoramiento continuo. El portafolio
de productos y servicios estará fortalecido mediante una coordinación central que
velará por el progreso de toda la Federación.

Seguiremos colaborando con la modernización de nuestros afiliados, con especial

atención a los tenderos, a los pequeños y a los medianos comerciantes. Este
proceso estará acorde con la internacionalización de la economía colombiana9.

5.3.1 Objetivos

● Trabajan buscando la eficacia de las actividades y procesos, a través del

desarrollo de una cultura de mejora continua.
● Satisfacen las necesidades y expectativas de sus clientes a través de una
adecuada representación gremial, suministro de información oportuna y veraz, y
apoyo en el desarrollo competitivo.
● Logran la conservación de los afiliados actuales y aumentan los afiliados a la
federación, mediante la gestión de actividades de mercadeo.

8
​http://www.fenalcosantander.com.co
9
​http://www.fenalcosantander.com.co
11

46
● Desarrollan una estructura administrativa y financiera que permita obtener una
adecuada rentabilidad y que garantice la supervivencia de la Federación.
● Promueven la solidaridad gremial, la eficiencia y modernización de los
empresarios santandereanos, impulsando su desarrollo intelectual, económico y
social, sirviendo como foro de discusión de los problemas de la región.
● Mantienen relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores para
contar con talento humano externo, recursos técnicos, administrativos y
financieros de óptima calidad que garanticen la prestación de los servicios.
● Apoya el desarrollo de las competencias del recurso humano como base para el
logro de un adecuado funcionamiento de la organización y el desarrollo del
sentido de pertenencia Fenalquista.

5.3.2 Seccionales

● Principio del formulario

FENALCO VALLE
www.fenalcovalle.com.co
fenalcovalle@fenalco.com.co

FENALCO SANTANDER
www.fenalcosantander.com.co
fenalcosantander@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

Final del formulario

Principio del formulario

11

46
 FENALCO TOLIMA
www.fenalcotolima.com.co
fenalcotolima@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO META
www.fenalco.com.co/fenalco/pagina_meta/index.htm
fenalcometa@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO CUNDINAMARCA
www.fenalcobogota.com.co
fenalcobogota@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO VALLE
www.fenalcovalle.com.co
nalcovalle@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

11

46
 FENALCO SANTANDER
www.fenalcosantander.com.co
fenalcosantander@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO TOLIMA
www.fenalcotolima.com.co
fenalcotolima@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO META
www.fenalco.com.co/fenalco/pagina_meta/index.htm
fenalcometa@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO CUNDINAMARCA
www.fenalcobogota.com.co
fenalcobogota@fenalco.com.co

Final del formulario

FENALCO SECCIONAL SAN GIL.

Director (a):​​ Johana Lucia Miranda Moreno
11

46
Dirección​​: Cra. 10 No. 12-37 Of. 209
Email:​​ fenalcosangil@fenalco.com.co
Teléfono​​: 7245818

5.3.3 Algunas actividades que realiza FENALCO San Gil

● FENALCO organizó en el parque el Gallineral de San Gil una actividad para

las mujeres con el fin de celebrar su día, en el año 2009.
● El junio del 2009 se firmó un convenio entre SENA Centro Agroturístico y
FENALCO con la finalidad de dar inicio a la TECNOLOGÍA EN
ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL para sus afiliados. A la fecha tenemos
dos tecnologías en proceso de formación
● FENALCO realizó en el 2011 un foro de movilidad para descongestionar las
vías.
● FENALCO Santander lideró una jornada nacional con el fin de no permitir la
explotación de oro en el páramo de Santurbán, para cuidar el medio
ambiente a su alrededores, el día 24 de marzo 201110.

● FENALCO San Gil realizó una actividad donde los aprendices de

FENALCO - SENA de la tecnología administración empresarial se
encontraron realizando la competencia de talento humano el día 18 de abril
del 201111.

● En San Gil se llevó a cabo la asamblea de socios número 18 el día 3 de

mayo 2011, con el fin de rendir cuentas de la agremiación, aprobar las
nuevas proyecciones para el futuro y homenajear a los comerciantes
comprometidos con el comercio12.
● FENALCO apoya al afiliado ofreciéndole asesoría jurídica, comercial y
laboral con el fin de que él pueda cumplir a cabalidad sus obligaciones.
● FENALCO lideró una capacitación de manipulación de alimentos.
● FENALCO dispone de una revista llamada Noti-FENALCO, la cual tiene
como objetivo informar a sus asociados acerca de los eventos próximos, la
cual es producida trimestralmente.
10
​http://www.caracol.com.co/nota.aspx?id=1444109
11
​http://centroagroturistico.blogspot.com/2010/04/aprendicez-fenalco-y-direccion-del.html
12
​Revista Noti-Fenalco San Gil

11

46
 ● En el último año FENALCO ha venido gestionando diversos proyectos
como lo es la puesta en marcha del aeropuerto Los Pozos y el anillo vial
que de San Gil conduce al Socorro en gestión con la Aeronáutica Civil, ​la
Gobernación de Santander, Diputados y Senadores del Departamento.
● Algunos eventos exitosos que FENALCO realizó en la provincia, se llevaron
a cabo durante las ferias y fiesta y en los encuentros empresariales
dirigidos a un público específico, como lo fueron los seminarios, las
conferencias, las actividades de fortalecimiento y las capacitaciones en
alianza con el SENA y la Cámara de Comercio seccional San Gil, uno de
los encuentros con mayor concurrencia fue la primer rueda de negocios
entre empresarios de la región, teniendo como fin un año más exitoso en
las actividades del gremio.
● Algunos de los servicios que presta FENALCO a sus afiliados son las
Asesorías Jurídicas, Fenal Cobra, Club de Amigos y Pro Crédito, para un
mejor desempeño y resultado en sus actividades comerciales, así mismo
para lograr un mejor acercamiento hacia las empresas de FENALCO San
Gil obtendremos ayuda.

5.3.4 Junta Directiva FENALCO San Gil 2011- 201313

Luis Humberto Porras Rueda (Casa Del Comercio)

Luis Francisco Ruiz Cediel (Coohilados Del Fonce)

Fabio Corzo Ortiz (Rivano Cueros al Vegetal)

Jimmy Archila Silva (Cala asociados)

Antonio Ramírez Bernal (Ladrillera Versalles)

Luis Fernando Reyes (Asoparsa)

Gerardo Norato Hernández (San Gil Travel)

Edgar Lesmes Rodríguez (Sura Rodríguez- Lesmes)

13
​http://www.fenalcosantander.com.co/secciones.php?seccion=1&subseccion=16
11

46
Mauricio Berardlnelli Gonzales (Deposito el Nogal)

Martha Gema Núñez Martínez (Hotel Bella Isla)

Deysi Sánchez Castro (Casitas Soluciones)

Roció Del Pilar García Blanco (Corpocides)

Oscar Fernando Rodríguez Ortega (Financiera Comultrasan)

Johana Lucia Miranda Moreno (Directora Ejecutiva).

Para el desarrollo de nuestra investigación seleccionamos como instrumento de

recolección de información LA ENCUESTA por la facilidad de tabulación e
interpretación de los resultados, bajos costos y facilidad al desarrollarla con los
empresarios por permitir pregunta y respuesta cerrada a diferencia de la
entrevista.

5.4 LA ENCUESTA

Es un estudio en el cual el investigador no modifica el entorno. La información es

recolectada por medio de una serie de preguntas dirigidas a una muestra
representativa o al total de la población estadística en estudio, conformada por
personas, empresas u organizaciones con el fin de obtener datos precisos,
opiniones, características o hechos específicos El investigador debe seleccionar
las preguntas más convenientes, de acuerdo con la naturaleza de la investigación.

1. Tipos de encuesta

11

46
 ● Encuesta personales:
Son aquellas en las que el entrevistador se dirige al lugar de trabajo, hogares,
empresas, oficinas, etc.…y realiza una serie de preguntas claras y concisas con
las que pretende recolectar de manera rápida la información necesaria de su
proyecto investigativo.
● Encuestas por correo:
Permite obtener gran cantidad de información disminuyendo sus costos, el
entrevistado se siente tranquilo y puede ser más sincero a la hora de dar
respuestas pues no siente la presión del investigador. Entre las desventajas
encontradas podemos resaltar que la encuesta por correo no es flexible y lleva
un poco más de tiempo en su realización y posee poca acogida en el público.´
● Encuestas telefónicas:
Son las de mayor uso por que facilitan al investigador una mayor interacción con
el encuestado y, así mismo él puede obtener respuestas claras. Requieren un
elevado costo para su desarrollo en comparación con las encuestas por correo.

5.4.2 Características de la encuesta

● La encuesta es objetiva.
● Las preguntas de una encuesta son cerradas por lo tanto no permite que el
encuestado de su opinión.
● La encuesta busca poder tabular las repuestas.
● La encuesta no toma como tal una población completa, solo selecciona una
muestra y esta responde por el total de la población.
● Evalúa periódicamente los resultados.
● Distingue variables demográficas, económicas y sociales.

2. Pasos para la realización de la encuesta

● Determinar los objetivos de la encuesta justificando de manera clara el fin

de la investigación.
● Determinar la información requerida investigando los datos ajustados a la
misma con el objeto de llevar a cabo los objetivos propuestos.
● Diseño de las preguntas correspondientes las cuales nos señalaran los
resultados.
● Asignar la población a la cual irá dirigida la encuesta .En este caso
Empresas afiliadas a FENALCO San Gil.
● Establecer el número de encuestas que se realizaran. Para ello se necesita
efectuar la fórmula para determinar la muestra la cual nos permite obtener
11

46
 un número representativo del total de la población que vamos a estudiar14:
n = (Z²pqN) / (Ne² + Z²pq)
Donde:
n​​: muestra: es el número representativo del grupo de personas que queremos
estudiar (población) y, por tanto, el número de encuetas que debemos realizar, o
el número de personas que debemos encuestar.
N​​: población: es el grupo de personas que vamos a estudiar, las cuales podrían
estar conformadas, por ejemplo, por nuestro público objetivo.
z​​: nivel de confianza: mide la confiabilidad de los resultados. Lo usual es utilizar un
nivel de confianza de 95% (1.96) o de 90% (1.65). Mientras mayor sea el nivel de
confianza, mayor confiabilidad tendrán los resultados, pero, por otro lado, mayor
será el número de la muestra, es decir, mayores encuestas tendremos que
realizar.
e​​: grado de error: mide el porcentaje de error que puede haber en los resultados.
Lo usual es utilizar un grado de error de 5% o de 10%. Mientras menor margen de
error, mayor validez tendrán los resultados, pero, por otro lado, mayor será el
número de la muestra, es decir, mayores encuestas tendremos que realizar.
p​​: probabilidad de ocurrencia: probabilidad de que ocurra el evento. Lo usual es
utilizar una probabilidad de ocurrencia del 50%.
q​​: probabilidad de no ocurrencia: probabilidad de que no ocurra el evento. Lo
usual es utilizar una probabilidad de no ocurrencia del 50%. La suma de “p” más
“q” siempre debe dar 100%.
● Aplicación de la encuesta a la muestra capturada.
● Organización y selección de la información.
● Conteo y codificación de resultados. Tabulación (Tabla o cuadro con los
resultados obtenidos.) de la información a través de métodos estadísticos.
● De acuerdo con los resultados adquiridos se efectúa un análisis de los
mismos para extraer las conclusiones de la tabulación realizada.
● Toma de decisiones.

http://www.crecenegocios.com/como-hacer-una-encuesta/
14
​
11

46
 1. TRABAJO DE CAMPO

Para el desarrollo de nuestra investigación utilizamos una muestra de 56

empresas de una población de 152 empresas, determinadas por la directora de
FENALCO San Gil al azar por ser las empresas más grandes y representativas del
gremio empresarial de la provincia Guanentina y Comunera. (Anexo n. 8.1)
Las preguntas desarrolladas en la encuesta con sus respectivos resultados son​:
(Anexo n. 8.2)

1. Cree usted que es importante el manejo adecuado y la gestión documental

para los procesos de gestión de calidad, imagen, prestigio, organización y
evidencia para la empresa?

Interpretación

De las 56 empresas encuestadas el 100% ​consideran que es importante el

manejo adecuado y la gestión documental para los procesos de gestión de
calidad, imagen, prestigio, organización y evidencia para la empresa.

11

46
2. Considera que debe haber una (s) persona (s) exclusivamente encargada y
responsable del archivo?

Interpretación

De las 56 empresas encuestadas, el 75% consideran que debe haber un

funcionario encargado exclusivamente del archivo, el 25% de las empresas
manifiesta que no es importante, pues su tamaño no lo amerita, cada
funcionario se hace responsable del archivo de su dependencia por tanto
sus empleados deben ser multifuncionales, debido a que la contratación de
una persona exclusivamente para esta labor genera costos de salario,
prestaciones y espacio físico.

3. Quién administra el archivo en la empresa?

Interpretación

De las 56 empresas encuestadas en un 43% el archivo es administrado

por la secretaria, en un 21% las empresas dejan esta función a otro
personal, entre estos se encuentran en un 65% por todos los funcionarios
11

46
 de la empresa y en 35%, como servicios generales, recepcionista, aprendiz
SENA, asesorías comerciales y particulares. En un 20% el archivo es
organizado por los funcionarios directivos, y en un 16% por la asistente de
la empresa.

4. Considera que es importante la capacitación y formación del personal en el

tema de la gestión documental?

Interpretación

De las 56 empresas encuestadas el 100% consideran que es necesaria la

capacitación y formación de una persona en gestión documental, para el
manejo del archivo en cada empresa.

5. En la empresa conocen y aplican normas establecidas para la gestión

documental?

Interpretación

De las 56 empresas encuestadas el 50% de ellas conocen y aplican alguna

norma respecto al manejo del archivo, entre estas: el Código de Comercio,
la Norma 6001, la Norma 594 del 2000, la ISO 2001-2008 y la más utilizada
es la ISO 9000. El otro 50% de las empresas encuestadas no conocen
ninguna de estas normas de organización e identificación para su archivo,
11

46
 por tanto no las aplican.

6. El sistema y organización e identificación del material en archivo es:

Interpretación

De las 56 empresas encuestadas el 45% utiliza el sistema alfabético, para

la organización del archivo. El 20% de las empresas encuestadas hacen
uso del sistema temático, en la organización de sus archivos. Un 14% de
las empresas encuestadas tienen otros sistemas para su organización
documental, en la mayoría de los casos las empresas hacen uso del
sistema cronológico y en una menor proporción no utilizan ningún sistema
de organización en sus archivos. El 13% de las empresas encuestadas
utilizan el sistema numérico y un 9% hacen uso del sistema alfanumérico.

7. En la empresa, cuáles de estos elementos y/o tecnologías se utilizan para

la conservación de los documentos?

Interpretación

De las 56 empresas encuestadas el 46% utiliza otros métodos o tecnologías

para la conservación de los documentos, combinando varios de estos, entre
los cuales sobresale el uso de carpetas y az, claro está, que también se
utilizan archivos digitales, microfilmación, cajas especiales y fotos en menor
proporción combinados entre si. El 34% de las empresas encuestadas
hacen uso sólo de carpetas, el 18% de las empresas hacen uso de az y el
2% sólo archivos digitales.

11

46
8. La empresa cuenta con un espacio establecido y suficiente para la
organización y conservación de los documentos permitiendo su adecuado
manejo?

Interpretación

De las 56 empresas encuestadas, un 80% cuenta con un espacio

establecido y suficiente para la organización y conservación del archivo de
la empresa, en un 20% de las empresas encuestadas no cuentan con un
espacio determinado para la ubicación de su archivo.

9. Los documentos están expuestos a:

Interpretación

De las 56 empresas encuestadas, el 45% considera que sus archivos están

expuestos a otros factores como animales y polvo, pero la mayoría este
porcentaje aseguran que sus archivos no están expuestos a ningún factor
que perjudique sus documentos. El 27% de las empresas encuestadas
tienen sus archivos expuestos a la luz, el 21% a ventilación y el 7% a
humedad.

10. A qué tipos de riesgos está expuesto el archivo?

11

46
 Interpretación

De las 56 empresas encuestadas, el 50% considera que sus archivos están

expuestos a riesgos naturales, dentro 25% de las empresas encuestadas
en su mayoría consideran que están expuestas a todos los riesgos
mencionados y en menor proporción considera que no está expuesto a
ningún riesgo. El 14% de las empresas encuestadas considera que sus
archivos están expuestos a incendio y el 11% a robo.

11. Qué procedimientos aplican para controlar el riesgo al que está expuesto el
archivo?

Interpretación
De las 56 empresas encuestas, el procedimiento que aplican para controlar
el riesgo al que está expuesto el archivo ​es el siguiente, el 59% utilizan
extinguidores, el 20% extintores, termostato y control de humedad, el ​13%
control de plagas, el 5% control de humedad y un 4% termostato.

12. En qué material están elaboradas las unidades de depósito de los

archivos?

Interpretación
De las 56 de las empresas encuestadas, el material del que están
elaboradas las unidades de depósito de los archivos son en un 36%
madera, un 29% utilizan metálico y el 36% corresponde a otros los cuales
abarcan los anteriores mencionados mas el cartón , el piso y cajas.

11

46
13. La entidad cuenta con tablas de retención documental?

Interpretación:
De las 56 empresas encuestadas un 70% no cuentan con tablas de
retención para la organización documental, mientras que el 30% de las
empresas si la utiliza para este fin, es decir para ordenar su información.

14. Existe un plan de prevención de desastres?

Interpretación
De las 56 empresas encuestadas un 55% no tienen un plan de prevención
de desastres y un 45% si cuenta con un plan de prevención de desastres.

15. Cuál es el tiempo de duración de los archivos físicos y digitales dentro de la

empresa?

Interpretación
De las 56 de las empresas encuestadas, el tiempo de duración de los
archivos físicos y digitales es en un 5% de 13 a 24 meses, 9% de 1 a 12
meses, 25% de 25 a 36​ ​meses y un 61% superior a los 36 meses.

16. Qué tipo de conservación maneja con los documentos de la empresa?

Interpretación
De las 56 empresas encuestadas, el tipo de conservación que manejan con
los documentos de la empresa es en un 41% conservación total, 34%
selección, 14% eliminación, 7% utiliza los 4 tipos conservación y un 4%
11

46
 microfilmación, solo una empresa no utiliza ningún tipo de conservación.

8. CONCLUSIONES

1. Basándonos en el conocimiento adquirido acerca de la metodología y las

fuentes de investigación, se pudo llevar a cabo satisfactoriamente, el
trabajo de campo propuesto en las empresas afiliadas a FENALCO San
Gil, con el fin de desarrollar nuestra idea de investigación.

2. Por medio del desarrollo de la idea de investigación, se logró conocer parte

del manejo archivístico que llevan las empresas al momento de identificar y
conservar sus documentos.

3. Aplicando uno de los instrumentos de investigación como es la encuesta,

se pudo recolectar la información necesaria ofrecida por las empresas, para
poder realizar el diagnostico acerca del manejo documental que llevan.

4. Al momento de aplicar la encuesta en las empresas afiliadas a FENALCO

San Gil, además de la información registrada en cada una de estas, se
pudo visualizar algunos de los archivos que las empresas conservan en sus
instalaciones, lo cual nos permite darnos cuenta de la realidad respecto al
manejo de su documentación.

5. Partiendo de la información recopilada en las encuestas, se realizó la

debida organización y tabulación, lo cual permitió conocer estadística y
gráficamente los resultados de la investigación.

6. Las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, en su gran mayoría no

11

46
 conocen los procesos archivísticos establecidos en la norma, pero si están
interesadas en apoyar la evolución de la gestión documental, con el fin de
ofrecer mayor calidad a sus clientes en el suministro de la información,
cumplir con los requerimientos que determine la norma de certificación y
administrar la información como patrimonio institucional para manejo
administrativo, legal, económico y de gestión.

9. ANEXOS

9.1LISTADO DE LAS EMPRESAS ENCUESTADAS

NOMBRE DE LA EMPRESA REPRESENTANTE LEGAL

AGROPECUARIA LA SABANA Heriberto Sequeda Martínez
ASOPARSA TELESANGIL Luis Fernando Reyes
AUTOTRAMITES Jorge Alonso Rodriguez
CAJASAN SUPERMERCADO Luz Estella Mantilla Tapias
CALA ASOCIADOS LTDA Jimmy Archila Silva
CASA DEL COMERCIO Luis Humberto Porras R.
CASITAS SOLUCIONES INMOBILIARIAS Daisy Sánchez Castro
CENTRO OFTANM. DE S/GIL GALVIS
RUEDA Ivan Villamil García
CONTACTO SEGURO Alejandro Silva Rodriguez
COOHILADOS DEL FONCE LTDA Luis Francisco Ruiz Cediel
COOP. MULTIACTIVA COMULTRASAN Fredy Hernández Martínez
COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE
STDER Alvaro Cancino Gutiérrez
COOTRAGUANENTA Nestor Pereira
CORPOCIDES Rocio del Pilar García Blanco
CORVIAS Y EMCOVIAS LTDA Víctor Manuel Buitrago
COTRASANGIL LTDA Fabian Andrés Vargas Porras
Mauricio Berardinelli
DEPOSITO DE MATERIALES EL NOGAL González
DISPRO - ALPINA Olga Gómez Palomino
ESTACION DE SERVICIO LA PALOBLANCA Fabio Bueno Duran
FERRETERIA CONSTRUMART Faustino Tapias Tapias
FERROMAQUINAS SAN GIL Euclides Salazar Rueda

11

46

FINANCIERA COMULTRASAN
FUNDACION EDISOCIAL
HOTEL ABRIL
HOTEL POSADA CAMPESTRE
HOTEL PUERTO BAHIA
INDUSTRIAS FIMAR
INFORTEC SAN GIL
SOL Y LUNA AGENCIA DE VIAJES
LADRILLERA VERSALLES DE RAMIREZ
LTDA
MOTOS VILLAREAL
NORGAS
OPTICA AMERICANA
OTONIEL SOLANO DIAZ
PAPELERIA Y JUGUETERIA BOLIVAR
PLASTIFONCE
PONQUE GRANADOS
PROCESOS PSS
PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES
PUNTO EXCLUSIVO Y ALGO MAS
RECARCOMPUTO
REST. MESON DEL CUCHICUTE Y RODEO
RETRATOS FOTOGRAFIA DIGITAL
RINCON Y RINCON CIA LTDA
RIVANO CUEROS AL VEGETAL
RODRIGUEZ LESMES Y CIA LTDA
SAN GIL SONREIR S.A.
SAN GIL.COM.CO
SEGUROS MAPFRE
SERVITECA FULL LLANTAS
T.V. CABLE SAN GIL
11
46
Oscar Fernando Rodriguez
Ortega
Olga Lucia Gualdron Diaz
Elizabeth Abril
Oscar Ardila
Leidy Patricia Gamboa
Parada
Jaime Rueda Balaguera
Edithsson Roman Martínez
Roa
Javier Ribero García
Antonio Ramírez Bernal
Jesús Alberto Villareal
Cárdenas
Manuel Monsalve
Fabian Caceres García
Otoniel Solano Diaz
Luis Modesto Lineros
Alirio Aparicio López
Helber Granados Nuñez
Nancy galindo Collazos
Martha Gema Nuñez
Martínez
Marcelino Lizcano Africano
Martha Elena Gómez Rangel
Luz Marina Gómez Neira
Jorge Luis Peñaloza Sánchez
Gustavo Rincón Gómez
Fabio Enrique Corzo Ortiz
Edgar Orlando Lesmes
Rodriguez
Edgar Rodriguez González
Gerardo Alberto Norato H.
Angela María Calderon
Aparicio
Samuel Galvis Meneses
Milton E. San Miguel M.
VILLA TIENDA DE MARCAS ( san Gil) Gustavo Villareal León
YAMAHA Mariluz Salamanca
MOLINOS GUANENTA Nelson González Perez
José Alberto Bastilla
SUPERIOR DE PINTURAS Hernández
TIENDA DE MODAS SCORPION Blanca Georgina Corzo de V.
Carlos Enrique Millan
ELECTRICOS EL CHURCO Martínez
José Fernando Santos
ELECTROBENSA Nieves
ELECTRODOMESTICOS EL HOGAR Jairo Castillo Ortiz

8.2 MODELO DE ENCUESTA

APLICADA POR:​​ Grupo de Tecnología en Gestión

Documental SENA San Gil
APLICADA A:​​ Muestra empresas afiliadas a
FENALCO San Gil
OBJETIVO: ​Diagnóstico de proceso de la gestión documental en las empresas
afiliadas a FENALCO San Gil
PROYECTO FORMATIVO: ​BRINDAR ASESORIA EN LA IMPLEMENTACION
Y DIVULGACION DE LA GESTION DOCUMENTAL DIRIGIDO A EMPRESAS
ASOCIADAS EN GREMIOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL.
INDICACIONES:
● Preguntas cerradas
● Leer o escuchar cada pregunta, para dar una respuesta acertada que
facilite la investigación
NOMBRE DE LA EMPRESA​​:
_______________________________________________________
RESPONDIDA POR:
_____________________________________________________________
CARGO:​​ _____________________________________________
APLICADA POR:​​ ____________________________________________

1. Cree usted que es importante el manejo adecuado y la gestión documental

11

46
 para los procesos de gestión de calidad, imagen, prestigio, organización y
evidencia para la empresa?
a. SI______
b. NO_____
2. Considera que debe haber una (s) persona (s) exclusivamente encargada y
responsable del archivo?
a. SI_______
b. NO______
3. Quién administra el archivo en la empresa?
a. Secretaria______
b. Asistente ______
c. Funcionarios directivos______
d. Otro ______ cuál?____________
4. Considera que es importante la capacitación y formación del personal en el
tema de la gestión documental?
a. SI_______
b. NO______
5. En la empresa conocen y aplican normas establecidas para la gestión
documental:
a. SI_______ cuál? ________
b. NO______
6. El sistema y organización e identificación del material en archivo es:
a. Alfabético _______
b. Numérico_______
c. Alfanumérico_______
d. Temático_____
e. Otro? ______ Cuál?___________
7. En la empresa, cuáles de estos elementos y/o tecnologías se utilizan para
la conservación de los documentos?
a. Carpetas _____
b. AZ _____
c. Archivos digitales ______
d. Microfilmación________
e. Otro? ______ Cuál?_____________
8. La empresa cuenta con un espacio establecido y suficiente para la
organización y conservación de los documentos permitiendo su adecuado
manejo?
a. SI _____ Cuál?_________
b. NO ____
9. Los documentos están expuestos a:
11

46
a. Luz _______
b. Humedad ______
c. Ventilación ______
d. Otro? ______ cuál?_______
10. A qué tipos de riesgos está expuesto el archivo?
a. Natural
b. Incendio
c. Robo
d. Otro? _______ Cuál? ______
11. Qué procedimientos aplican para controlar el riesgo al que expuesto el
archivo?
a. Extinguidores__________
b. Termostato - control de temperatura __________
c. Control de plagas _______
d. Control de humedad________
e. Otro?_______ cuál?_______
12. En qué material están elaboradas las unidades de depósito de los
archivos?
a. Madera
b. Metálico
c. Otro?_______ cuál?_______
13. La entidad cuenta con tablas de retención documental?
a. SI ________
b. NO ________
14. Existe un plan de prevención de desastres?
a. SI ________
b. NO _______
15. Cuál es el tiempo de duración de los archivos físicos y digitales dentro de la
empresa?
a. 1 a 12 meses
b. 13 a 24 meses
c. 25 a 36 meses
d. otro _____ Cuál?______
16. Qué tipo de conservación maneja con los documentos de la empresa?
a. Microfilmación ________
b. Eliminación __________
c. Conservación total ______
d. Selección _______
e. Otro?________ Cuál?_______

11

46
FIRMA DEL ENCUESTADOR:
________________________________________

FIRMA DEL ENCUESTADO:

_________________________________________

1. MODELO DE TABLA DE RETENCIÓN

TABLAS DE
RETENCIÓN Código:
DOCUMENTA GD-P-01-F-01
L - TRD
11

46
 Versión: 02

Fecha:
01/10/2009

OFICIN
A
PRODU
CTORA:

D
I
S
P
O
S
I
C
PROCEDIMIENTOS
I
Ó
N
F
I
SERIES TIEMPO N
CÓDIG DOCUMENTALE RETENCI A
O S ON L
Sub series y ARCHIV ARCHIVO
Tipos O CENTRA C.T
SERIE Documentales GESTIÓN L S . M E

CONVE
NCIONE
S: Fecha Aprobación

11

46
 SELECCIONAR,
S
DEPURAR
CONSERVACIÓ
C.T.
N TOTAL
Jefe
M MICROFILM, Presidente Comité Depende Jefe de Archivo
SCANEAR, ETC. Archivo ncia Entidad
E ELIMINACIÓN

10. BIBLIOGRAFÍA

http://www.sociedadelainformación.com/12/Gestión%20Documental.pdf
http://www.sociedadelainformación.com/12/Gestión%20Documental.pdf
​http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/

http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/

http://www.cali.gov.co

http://www.fenalcosantander.com.co

http://www.fenalcosantander.com.co

http://www.caracol.com.co/nota.aspx?id=1444109
http://centroagroturistico.blogspot.com/2010/04/aprendicez-fenalco-y-direccion-del.
html
​http://www.fenalcosantander.com.co/secciones.php?seccion=1&subseccion=16
http://www.crecenegocios.com/como-hacer-una-encuesta/
LEY 594 DEL 2000.Ley general de archivo.
NOTI-FENALCO. Revista. San Gil.

ZAMBRANO PALLARES, Grezia. Líder en procesos documentales .SENA. San Gil

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46